Innehåll Cirklar GRo Varför cirklar? Förankra cirkeln Cirkelns upplägg Cirkelledarens roll Chefens roll Cirkelns spelregler Atrium

Transkript

1 Lathund för ledare

2 Innehåll Cirklar i GRo Varför cirklar? Förankra cirkeln Cirkelns upplägg Cirkelledarens roll Chefens roll Cirkelns spelregler Atrium Stödberättigade kostnader Cirkelledaren är kontaktperson mot GR Kontakta GRo-teamet SMARTa mål

3 i GRo GRo är ett ESF-finansierat projekt som syftar till att skapa hållbara strukturer för lärande genom att ta fram, pröva och utvärdera olika modeller och metoder för utvecklingsarbete. En metod som används är lärande på arbetsplatsen genom studiecirklar. I november 2011 hade 67 medarbetare i kommunerna Ale, Härryda, Kungälv, Lerum, Partille och Stenungsund utbildats till studiecirkelledare genom GRo-projektet. Tanken är att dessa personer ska leda lokala såväl som kommunöverskridande studiecirklar kring olika frågor och teman där verksamheten behöver utvecklas och där anställda vill fördjupa sin kompetens. Den här broschyren är i första hand tänkt som ett stöd för dig som leder en studiecirkel i GRo, men är också användbar för chefer, verksamhetsutvecklare och pedagoger i planerings- och uppföljningsarbetet av studiecirklar. Givetvis kan även studiecirkeldeltagare ha behållning av broschyren för att bättre förstå tanken med studiecirklar som lärandeform i GRo. SMARTa mål 3

4 Varför? Vi människor har olika lärstilar. Vissa lär sig bäst genom att läsa, några genom att lyssna och andra genom att arbeta praktiskt med en uppgift. Ju mer aktiva och engagerade vi är under inlärningsprocessen, desto större behållning har vi av inlärningstillfället. Forskning visar att vår kompetens knappt ökar över huvud taget om vi går på en föreläsning. Om vi däremot omedelbart omsätter det vi lärt oss eller undervisar andra om föreläsningens innehåll, blir resultatet ett annat. GRo satsar därför på aktiviteter som stöttar deltagarna att omsätta sina befintliga och nyvunna kunskaper i handlingar som gagnar verksamheten. Studiecirklar är ett exempel på detta. Studiecirklar är en lärandeform som bygger på att alla deltagare bidrar med sitt kunnande, tillsammans inhämtar ny kunskap och bearbetar den gemensamma kunskapsmassan genom diskussioner. Meningen är att kunskapstillägnandet ska präglas av ett aktivt sökande istället för passivt anammande av andras färdiga uppfattningar. Genom att koppla ny kunskap från cirkeln till upplevelser och situationer i arbetet, fördjupas kunskaperna ytterligare. Boken Studiecirkeln, idéer och metoder av Rolf Christerson och Ulf Levihn, Gleerups förlag 4 SMARTa mål

5 Genomsnittlig behållning av stoff som presenteras på olika sätt Föreläsning 5 % Textläsning 10 % Audio-visuell framställning 20 % Demonstration 30 % Diskussionsgrupp 50 % Lära genom att göra 75 % Undervisa andra/omedelbart omsätta det man lärt 90 % Källa: Inlärningsstilar del II Pedagogerna/Brain Books AB. SMARTa mål 5

6 Förankra n Syftet med kompetensutvecklingssatsningar exempelvis studiecirklar är givetvis att de ska leda till att verksamheten blir bättre på att utföra sitt uppdrag. Uppdraget är utgångspunkten för allt utvecklingsarbete. Ett framgångsrikt utvecklingsarbete grundar sig i en samsyn på uppdraget och en förståelse för det sammanhang man verkar i. Återkommande dialogtillfällen mellan medarbetare, mellan chefer och medarbetare och mellan chefer och politiker, är därför viktiga. Analysdagarna i början av GRo-projektet är exempel på sådana dialogtillfällen. För att en studiecirkel ska leda till ökad kompetens hos deltagarna som också kommer verksamheten, brukare och andra medborgare till del, är det viktigt att cirkeln är väl förankrad och ligger i linje med verksamhetens mål. I planeringsfasen av en studiecirkel behöver både chef, studiecirkelledare och medarbetare vara involverade. Studiecirkelledaren behöver förankra cirkeln med sin chef och sina kollegor. Chefen behöver förankra cirkeln hos cirkelledaren och sina medarbetare samt fundera på om cirkeln ligger i linje med verksamhetens uppdrag. 6 SMARTa mål

7 Koppling mellan verksamheten, enheten och individen Kommunens/förvaltningens uppdrag (politisk nivå) Enhetens/avdelningens uppdrag (chefs-/tjänstemannanivå) Individens uppdrag Dialogen är ett redskap för att uppnå samsyn från olika professioner, yrkesgrupper och hierarkiska nivåer i verksamheten. Fritt efter Sveriges Kommuner och Landsting 2006 Att göra ett bra jobb, s 12. SMARTa mål 7

8 ns upplägg Sex till tio deltagare brukar vara lagom storlek på en studiecirkel. Större grupper gör det svårt för alla att komma till tals medan mindre grupper inte ger lika stora möjligheter till erfarenhetsutbyte. Om cirkeln har två ledare kan gruppen eventuellt vara större eftersom det då är möjligt att dela upp gruppen vid vissa diskussioner eller arbetsmoment. Studiecirkelledaren behöver inte vara expert på det ämne som cirkeln rör. Tanken är istället att cirkeldeltagarna tillsammans inhämtar ny kunskap. Men ibland finns det någon i verksamheten som har expertkunskap inom det ämne som cirkeln behandlar. Då kan det vara en god idé att låta denna person leda cirkeln tillsammans med en utbildad cirkelledare. Att leda en cirkel för sina kollegor kan kännas nervöst även om man är utbildad studiecirkelledare. Då kan det vara bra att två personer leder cirkeln gemensamt. Om cirkeln har två ledare behöver dessutom en träff inte ställas in om cirkelledaren exempelvis blir sjuk. Varje kommun bestämmer själv om man vill ha en eller två cirkelledare. Diskutera på arbetsplatserna vad ni tror blir bäst! Förslagsvis avsätts två till tre timmar för en cirkelträff med en paus i mitten för fika. Det kan kännas lockande att ha kortare träffar om det är svårt att få ihop tider och scheman, men risken är att diskussionerna i cirkeln då måste avbrytas innan de riktigt kommit igång. Det är bra om det går en till två veckor mellan cirkelträffarna. Då hinner deltagarna smälta det som sades och förbereda sig inför nästa möte. Om det går för lång tid mellan träffarna riskerar cirkeln i stället att tappa fart. Då 8 SMARTa mål

9 måste spelreglerna för cirkeln ställas upp på nytt varje gång man träffas. En studiecirkel kan ha olika syften och upplägg. Den kan utgå från ett studiematerial, diskutera artiklar, en film eller en bok. I studiecirkeln kan man också göra studiebesök eller bjuda in gästtalare till varje träff, exempelvis brukare, elever, anhöriga, politiker, kollegor eller forskare. En annan variant är att diskutera praktikfall eller dilemmasituationer. Om flera cirklar ska hållas i kommunen kring samma tema, kan det vara en bra idé att starta upp med en gemensam aktivitet för alla cirkelledare och cirkeldeltagare. Att lyssna på en föreläsning eller se en film som berör cirkelämnet kan både ge en gemensam utgångspunkt och inspiration till det fortsatta arbetet. Deltagarna i en studiecirkel kan vara kollegor på en arbetsplats, men kan också komma från skilda arbetsplatser både inom och utom kommunen eller tillhöra olika professioner. Det är syftet med cirkeln som styr hur cirkeln sätts samman. Om syftet med cirkeln är att ta fram fungerande samarbetsrutiner mellan måltids- och skolpersonal behöver givetvis både skol- och måltidspersonal delta. Om syftet istället är att lära mer om ett ovanligt funktionshinder eftersom en ny brukare med det funktionshindret precis flyttat till ett visst boende, är det mer naturligt cirkeln hålls med personalen som jobbar på just det boendet. Du kan annonsera efter cirkeldeltagare i diskussionsforumet på groprojektet.se, eller varför inte på GRo:s Facebooksida? Vill du att GRo-teamet ska uppmärksamma din/er cirkel i en nyhet på groprojektet.se, kontakta GRo:s kommunikatör Maja Sabelsjö, maja.sabelsjo@grkom.se, SMARTa mål 9

10 ledarens roll Studiecirkelledaren är ingen lärare som har de rätta svaren. Istället är det diskussionerna i gruppen som är viktigast. Studiecirkeln bygger på att alla som deltar är aktiva och hjälps åt att skapa en positiv, tillåtande atmosfär. Det är inte bara cirkelledaren som har ett ansvar för att cirkeln blir bra. Alla som deltar i en studiecirkel har rättigheter och skyldigheter att dela med sig av sina kunskaper, erfarenheter, idéer och tankar. Alla deltagare är lika viktiga. Studiecirkelledaren är tänkt att fungera som en ledare för gruppens gemensamma arbete, men ansvarar också för de praktiska arrangemangen kring cirkeln om inget annat bestämts. Det är en bra idé att studiecirkelledaren vid slutet av varje träff sammanfattar vad man kommit fram till och förtydligar vilken eventuell litteratur som ska läsas till nästa träff och om hemuppgifter som ska göras. Studiecirkelledaren ansvarar också för att: distribuera fördjupningslitteratur och annat diskussionsmaterial till gruppdeltagarna. beställa eventuell fika. se till att frånvaro anmäls till cirkelledaren så att den som varit borta kan få information om vad som diskuterats. gruppen håller sig till ämnet. alla cirkeldeltagare kommer till tals och att inte någon eller några tar över. utse en ställföreträdande cirkelledare i gruppen som kan hålla sammankomsten om den ordinarie cirkelledaren får förhinder. 10 SMARTa mål

11 Chefens roll Studiecirklar kan utgöra en språngbräda för utvecklingsarbete i verksamheten. Men för att det ska ske behöver både studiecirkelledare och cirkeldeltagare goda förutsättningar. Givetvis måste tillräckligt med tid avsättas för cirkeln. Det är också bra om cirkeln kan hållas i en lokal där deltagarna inte blir störda av exempelvis brukare eller kollegor. Som chef är det också viktigt att du klargör vad du förväntar dig att cirkeln ska leda till. Ska cirkeldeltagarna ta fram ett styrdokument, komma fram till nya rutiner eller diskutera en viss frågeställning? Är det frivilligt eller obligatoriskt att delta? Vilken budget har cirkeln? Har cirkelledaren mandat att beställa fika, arrangera studiebesök eller bjuda in föreläsare? Eller är det du som chef som ansvarar för detta? Det kan vara bra att varje deltagare får ett intyg efter avslutad studiecirkel som ett bevis på sina nyvunna kunskaper. Studiecirkelledaren och chefen bör gemensamt diskutera hur ett sådant intyg ska utformas och hur stor närvaro som krävs för att en deltagare ska få intyget. SMARTa mål 11

12 ns spelregler På första studiecirkelträffen är det bra att komma överens om gemensamma spelregler för cirkeln. Det kan till exempel röra sådant som cirkelns upplägg och syfte, antal träffar, etiska förhållningsregler och om hemuppgifter ska göras mellan träffarna. Många gånger är det bra om ansvarig chef kan delta vid första och sista cirkelträffen. De diskussioner som förs i en studiecirkel rör ibland frågor och ämnen som kan upplevas som känsliga. Det är därför bra att komma överens om att det som sägs under cirkelträffarna stannar inom gruppen. Samtidigt kan det vara värdefullt om någon för anteckningar vid cirkelträffarna. Då är det möjligt för chefer, kollegor eller cirkeldeltagare som inte kunnat medverka vid en viss träff att få information om cirkelns innehåll ändå. Bestäm gemensamt om anteckningarna endast ska få läsas av de som deltar i cirkeln eller om även andra ska kunna ta del av dem. Om anteckningarna ska spridas utanför cirkeln bör alla deltagare få lov att läsa igenom och godkänna dem först. 12 SMARTa mål

13 Atrium Via fliken Aktiviteter på GRo-projektets hemsida, är det möjligt att nå det virtuella gruppforumet Atrium. Atrium är en slags projektarbetsplats för studiecirklar, nätverk, kursdeltagare och andra GRo-grupper. På Atrium kan man delge varandra information och dela dokument och andra filer. I en studiecirkel kan till exempel cirkelledaren diskutera upplägget av cirkeln med gruppmedlemmarna, eller dela ut studiematerial inför en träff. Det är bara medlemmarna i gruppen som kan ta del av informationen på Atrium. När man lägger upp ny information kan man välja att meddela medlemmarna via mail, så man vet när det finns ny information på gruppforumet. I varje grupp ska det finnas minst en administratör. Om du som cirkelledare vill ha en grupp på Atrium för din studiecirkel, så kontaktar du GRoteamet för att få administratörsrättigheter. Därefter kan du bjuda in cirkeldeltagarna att bli medlemmar i gruppen. Mer information om Atrium finns på groprojektet.se under fliken Aktiviteter. SMARTa mål 13

14 Stödberättigade kostnader GRo finansieras med medel från Europeiska Socialfonden (ESF). Projekt som tar emot stöd från ESF är skyldiga att rapportera in alla aktiviteter som genomförs, vilka personer som deltar i aktiviteterna och projektets kostnader till Svenska ESF-rådet och Statistiska Centralbyrån (SCB). Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) är projektägare av GRo och ansvarar för denna inrapportering. Men för att GR ska kunna sköta denna inrapportering måste studiecirkelledare i GRo anmäla sin cirkel och dess deltagare på groprojektet.se och samråda med GRo:s projektteam före bokning av lokaler, inköp av litteratur och anlitande av gästföreläsare m m. Det är bara GR som kan teckna avtal för GRo-projektets räkning! Vid inköp av varor och tjänster i GRo ska Lagen om offentlig upphandling (LoU) och en rad andra lagar och regler följas. Eftersom GR är projektägare av GRo gäller GRs inköpspolicy, inte deltagande kommuners. Det innebär bland annat att avrop ska göras på GR:s och 14 SMARTa mål

15 Upphandlingsbolagets ramavtal. Deltagande kommuners egna ramavtal kan inte åberopas. I GRo har kronor avsatts till varje deltagande kommun för att täcka kostnader som uppstår i samband med lokala studiecirklar. Därutöver disponerar varje kommun en särskild kommunpott som också kan användas till detta ändamål. Varje kommun bestämmer dock själv, efter avstämning med GRo:s projektteam, vilka lärandeaktiviteter som kommunpotten ska finansiera. Som studiecirkelledare är det viktigt att du stämmer av med din chef vad som är rimliga kostnader för din studiecirkel! Följande kostnader för studiecirklar kan ersättas av GRo: lönekostnader inklusive sociala avgifter för studiecirkelledare. Det är möjligt att få ersättning både för tid som läggs på förberedelse och faktiskt genomförande av cirkeln. Ett särskilt tjänsteköpsavtal upprättas mellan GRo och den kommun som ledaren arbetar i. Kontakta GRo-teamet om du vill teckna ett avtal! Ersättningen för lönekostnader utbetalas i efterskott mot faktura. Kopia på lönespecifikation samt ESFtidrapport* ska bifogas liksom mötesanteckningar, inbjudningar eller annat underlag som styrker att ledaren arbetat för GRo-projektet. lokalkostnader. Det är ofta möjligt att boka mindre sammanträdeslokaler i kommunen utan kostnad, men i vissa kommuner och för större lokaler tas ibland en avgift. Det går bra att boka kommunens egna lokaler för studiecirklar och få ersättning för eventuella kostnader i GRo. Observera att det av fakturan ska framgå att lokalen användes för en GRo-aktivitet. Om andra lokaler än kommunens egna av någon anledning skulle behöva bokas är det * ESF-tidrapporten finns att hämta på under fliken Aktiviteter/studiecirklar SMARTa mål 15

16 viktigt att följa GR:s och Upphandlingsbolagets ramavtal för dagskonferenser. Kontakta GRo-teamet så hjälper de till med bokningen. materialkostnader, exempelvis litteratur. Ramavtal finns för inköp av böcker och media. Kontakta GRo-teamet så hjälper de till med beställningen. resor i samband med exempelvis studiebesök. Tåg- och flygbiljetter liksom bokning av hotell sköts av GRo:s projektteam. Om cirkeldeltagare reser med egen bil ska kommunens egen reseräkningsblankett fyllas i och kostnaden faktureras GRo i efterskott. En kopia på lönespecifikationen liksom reseräkningen måste bifogas. arvode till gästföreläsare. Kontakta GRo-teamet som tecknar avtal med personen. fika. Det går bra att få ersättning för utlägg för fika mot uppvisande av kvitton. Om fika faktureras från leverantören måste fakturan ställas direkt till GRo, inte till kommunen. Alla fakturor ska vara ställda till Göteborgsregionens kommunalförbund, att: GRo, Box 5073, Göteborg. Av fakturaunderlaget ska det framgå vilken aktivitet fakturan gäller samt hur många personer som deltog. Fakturor som är utställda till deltagande kommun kan inte ersättas av GRo. Samla gärna ihop alla kvitton och underlag och sammanställ dem på en faktura per studiecirkel istället för att fakturera GRo varje månad! 16 SMARTa mål

17 ledaren är kontaktperson mot GR Som studiecirkelledare i GRo är du kontaktperson gentemot GRo:s projektteam på GR i frågor som rör lokalbokningar, litteraturbeställning, anlitande av gästföreläsare, arrangemang av studiebesök m m. Du ansvarar också för att: ställa upp minst ett så kallat SMART mål kopplat till studiecirkeln. Varje cirkeldeltagare får givetvis ställa upp egna SMARTa mål också. Mer information om SMARTa mål hittar du på groprojektet.se samt i broschyren SMARTa mål i GRo. skicka in en deltagarlista, som finns på groprojektet.se, till GRo-teamet varje månad så att GRo kan meddela Svenska ESF-rådet och SCB vilka som närvarat vid cirkelträffarna. Bifoga gärna även annat underlag om cirkeln så som inbjudan och eventuell dokumentation. SMARTa mål 17

18 Kontakta GRo-teamet Projektledare Theresa Larsen, Ansvarar för frågor som rör tjänsteköpsavtal, upphandling och kommunpotter. Utbildningsledare Nicholas Singleton, Ansvarar för frågor som rör tjänsteköpsavtal och bokning av föreläsare. Kommunikatör Maja Sabelsjö, Ansvarar för frågor som rör Atrium och informationsinsatser. Projektassistent Jacob Bucht, Ansvarar för frågor som rör administration så som deltagarlistor, bokning av lokaler och inköp av litteratur. Läs mer om GRo på eller följ GRo-projektet på Facebook. 18 SMARTa mål

19 Text: Theresa Larsen Foto och illustrationer: Theresa Larsen Layout: Maja Sabelsjö SMARTa mål 19

20 20 SMARTa mål