Omvärldsanalys i praktiken

Transkript

1 Studieplan till Omvärldsanalys i praktiken av Linda Genf och Johanna Laurent Författare: Carina Sommarström, 2013

2 Studieplan Omvärldsanalys i praktiken av Linda Genf och Johanna Laurent Vi möts dagligen av ett intensivt informationsflöde som kan vara svårt att navigera i. Genom att identifiera och systematiskt bevaka viktiga aktörer, händelser och trender kan er organisation eller föreningen stå bättre rustad inför de förändringar som sker. Boken Omvärldsanalys i praktiken är en enkel och praktisk handbok med tips och metoder som hjälper er att samla in och strukturera material för bästa möjliga omvärldsanalys och stöd i beslutsfattandet. Det här är en studiecirkel En studiecirkel består av deltagare som bestämt sig för att fördjupa sina kunskaper och dela med sig av sina erfarenheter. Denna form av lärande har vanligtvis ingen lärare som förväntas vara expert, utan en ledare som ser till att alla kommer till tals och som håller kontakten med NBV lokalt, se Bestäm er för hur många gånger ni vill träffas, hur ofta och hur länge varje gång. Ta gärna kontakt med närmaste NBV-kontor så får ni hjälp att komma igång. Ni kan även få hjälp med andra praktiska frågor. Kontaktperson på NBV:s förbundskansli är verksamhetsutvecklare/omvärldsbevakare Carina Sommarström carina.sommarstrom@nbv.se tel Den här studieplanen bygger på att gruppen träffas fyra gånger om vardera tre studietimmar. För de som vill ha en längre studiecirkel går det såklart bra att läsa och diskutera fler kapitel i boken. I detta upplägg får ni jobba med grunderna i omvärldsbevakning, trendspaning, konsekvensanalys, omvärldskartan och hur man löpande kan följa nyhetsflödet. Målsättningen med träffarna sätter ni själva upp. Målet skulle kunna vara att ni fått förståelse för grunderna i omvärldsbevakning, identifierat viktiga aktörer och trender i er omvärld samt att ni påbörjat en systematisk nyhetsbevakning. Studieförbund Genom att arrangera studiecirkeln tillsammans med NBV (Nykterhetsrörelsens Bildningsverksamhet) kan ni få stöd och hjälp med exempelvis lokaler, studiebesök, kontakter och material. Om materialet Den här studieplanen utgår från boken Omvärldsanalys i praktiken av Linda Genf och Johanna Laurent (Liber 2008). Boken är indelad i två delar. Den första beskriver hur praktiskt omvärldsarbete går till. Den andra består av en verktygslåda med gruppövningar och uppgifter, allt från trendspaning till konsekvensanalys. Det är en fördel om alla deltagare har varsin bok, men det går också bra att läsa på plats eller låna av varandra. Se studieplanen som ett förslag på hur ni kan arbeta med boken. Det finns inga krav på att studiecirkeln måste följa studieplanen helt. Era diskussioner och samtal styrs av era önskemål. Lycka till att få många intressanta samtal och insikter! Utan spaning ingen aning!

3 Träff 1 Förberedelse: Inför första träffen behöver cirkelledaren vara förberedd och ha läst kapitel 1 samt s.75 - s.77 om gruppövningen Omvärldsreflektion. Cirkelledaren kan då i förväg läsa igenom hur övningen går till, vilka förberedelser och eventuellt material som behövs. I det här fallet behövs post it-lappar, blädderblocksark och tuschpennor. Ett tips är att även reflektera över vilka större händelser som har varit viktiga för organisationen de senaste tio åren för att lättare lotsa gruppen i övningen. Ta er tid att presentera er för varandra vid första tillfället. Berätta vad ni har för förväntningar, vad ni hoppas få med er under cirkeln. Förslag på inledande frågeställning: Vilka framtids- eller samtidsfrågor är viktiga för dig? a) personligen b) för organisationen/föreningen c) för samhället (enligt dig). Var och en kan fundera några minuter och sedan berätta i helgrupp. Därefter kan deltagarna fundera ett par minuter över vilka faktorer som påverkar framtidsfrågorna de nyss identifierade. Faktorer som de själva rår över, faktorer som ni delvis kan påverka samt faktorer som ni inte kan påverka. Denna inledande övning tar tid men ger en bra grund att stå på och skapar ofta intressanta diskussioner. Läs kapitel 1 tillsammans. Ta ett stycke i taget, stanna upp och reflektera på de ställen ni önskar. Lägg särskilt märke till s.10 och omvärldskartan. Den kommer vi att fördjupa oss i vid träff nr 2. Fundera över hur ni jobbar med omvärldsbevakning i dag. Gruppövning: Verktyg 1.1 Omvärldsreflektion på s.75 s.77. Ett bra sätt att starta en omvärldsdiskussion är att börja med en så kallad omvärldsreflektion. Målet med denna övning är att få igång en diskussion kring hur förändringar i omvärlden påverkar olika organisationer och verksamheter. Frågeställningen är Vad har hänt i omvärlden de senaste 10 åren som har påverkat vår organisation? Gör övningen enligt instruktionen i boken. Vilka slutsatser kan vi dra utifrån övningen? Fler frågor att diskutera: Vad är egentligen omvärldsbevakning och omvärldsanalys? På vilket sätt kan omvärldsbevakning vara ett stöd i er organisation? Vad finns det för fördelar att arbeta med omvärldsanalys? Vad krävs för att få till ett aktivt omvärldsarbete? Vilka svårigheter/utmaningar kan man stöta på? Hur ser det ut i er organisation idag, lägger ni tillräckligt med energi på det som händer utanför jämfört med det som sker inom organisationen? Till nästa träff: Läs kapitel 2 s Läs kapitel 3 s.21-30, hoppa över s Läs kapitel 4 s Ett tips är att starta varje cirkel med att diskutera dagsaktuella händelser/trender som berör organisationen eller samhället i stort, sådant ni kanske läst om i tidningen eller sett på nyheterna. Förslagsvis tar cirkelledaren med sig en eller ett par sådana nyheter/reflektioner till varje träff. Det leder ofta till givande diskussioner om vad som är på gång inom ert aktuella område.

4 Träff 2 Förberedelse: Cirkelledaren behöver ha med sig A4 eller A3-papper så att deltagarna kan fylla i de så kallade omvärldskartorna. Printa ut en omvärldskarta till varje deltagare, den finns bifogad i studieplanen. Har alla hunnit läsa texten till träffen? Annars kan det vara aktuellt att gå igenom s Frågor att diskutera: Är det någon som har frågor kring texten eller vill lyfta något särskilt? Vad är en trend? Vilka trender ser du i samhället? Kan någon ge exempel på en metatrend, medellång trend och en kort trend? Ge exempel på aktörer som är viktiga för er organisation/förening. Ge exempel på händelser som påverkar er organisation/förening. Gruppövning: Verktyg 4.2 Identifiera bevakningsområden på s.79. Fyll i en så kallad omvärldskarta med invärld, närvärld och omvärld där ni sätter er organisation/förening i den innersta cirkeln. Vilka aktörer, trender och händelser påverkar organisationen? Vad är omvärlden för er organisation? Går bra att arbeta två och två i denna övning. Vad kan vi påverka? Vad är svårare att påverka? Använd PEST-modellen, det vill säga Politik, Ekonomi, Socialt och Teknik eller den mer specifika EPISTELM för att fånga drivkrafter, trender, händelser och aktörer. EPISTELM står för Ekonomi, Politik, Institutioner, Socialt, Teknik, Ekologi/miljö, Legalt samt Media. Tänk till kring varje bokstav/område och försök fånga upp relevanta trender och aktörer för just er. En bra omvärldsfråga: Vad ska omvärldsbevakningsarbetet handla om? S handlar om att hitta en relevant omvärldsfråga att jobba med. En bra omvärldsfråga ska vara tydlig, framåtsyftande, avgränsad i tid och rum, endast innehålla en fråga, ska handla om omvärld och inte något organisationen direkt kan styra över. På s.78 finns ett bra verktyg, 4.1, att använda. Till nästa träff: Renskriv omvärldskartan och fyll på med fler trender, aktörer och händelser. Läs kapitel 4 s.37-44, kapitel 5 s Fundera kring relevant omvärldsfråga för just er organisation. Träff 3 Fokus denna gång blir på gruppövningar i intuitiv trendspaning och konsekvensanalys. Förberedelse: Cirkelledaren behöver läsa in sig på verktygen 4.4 och 4.5 på s samt verktyg 5.10 på s Ledaren behöver även ha med sig blädderblocksark, tuschpennor och post it-lappar. Frågor att diskutera: Finns det något i texten som är oklart eller som ni vill lyfta av annan anledning? Har ni hunnit fundera över relevant omvärldsfråga? Hur ser omvärldsfrågan för er organisation ut? Har den hamnat på rätt systemnivå? Har ni hittat fler aktörer, trender eller händelser till omvärldskartan?

5 Gruppövning 1: Det blir en hopslagning av de båda verktygen 4.4 och 4.5. Först görs en intuitiv trendspaning och sedan placeras trenderna ut på ett trendvärderingsdiagram. Frågeställningen skulle kunna vara Vilka trender påverkar er organisation på 2-3 års sikt?. Sammanfatta vilka trender som ser ut att vara de mest betydelsefulla. Välj ut ett par trender till att göra konsekvensanalys av. Gruppövning 2: Se s.103 verktyg 5.10 Konsekvensanalys. Konsekvensanalys används för att se vad en trend eller händelse kan få för konsekvenser. Rita upp ett stort träd där rötterna symboliserar drivkrafter, stammen är trenden och grenarna konsekvenser av trenden. Se exempel på s Inför sista träffen: Hur kan vi använda det vi hittills har lärt oss och hitta fram till en systematisk bevakning? Titta gärna på Netvibes, RSS via Outlook och Google Alerts för att hitta gratisverktyg på nätet. Relevant omvärldsfråga behöver preciseras. Träff 4 Vid den sista träffen tar vi upp gratisverktyg för omvärldsbevakning, fördjupningsmaterial och fokuserar på hur vi kan använda det vi hittills lärt oss i cirkeln. Ta vid där den förra cirkeln slutade och sammanfatta hur långt gruppen kommit när det gäller trendspaning och konsekvensanalys. Frågor att diskutera: Vilka gratisverktyg ser intressanta ut? (Netvibes, RSS, podd osv) RSS-funktion. Vilka hemsidor behöver vi följa? Se omvärldskartan. Vilka sökord behövs? Trender, händelser och aktörer. Hur går vi vidare med det vi lärt oss hittills? Börja enkelt. Vem gör vad i det löpande bevakningsarbetet? Ska omvärldsspaning vara en stående punkt på personalmöten/träffar? NBV använder Nobicon som omvärldsbevakningsleverantör. Är det något för er? För NBVavdelningar och medlemsorganisationer finns det möjlighet att få skräddarsydda nyhetsmejl via Nobicon. Kontakta Carina Sommarström på förbundskansliet. Avslutning och utvärdering: Summera vad ni gjort tillsammans i gruppen. Låt var och en fundera på följande frågor: Vilka nya tankar har du fått? Vad var det viktigaste ni gjorde? Vad kommer du att ta med dig härifrån? Gå laget runt och låt alla svara utan att bli avbruten. Prata i gruppen om ni eventuellt vill gå vidare. Kanske bygga på med fler studiecirklar med samma material, nytt material eller inom något annat ämne. Fortsatt arbete: Fördjupande litteratur finns att ladda ner gratis. Häftet Flöden, kvitter och statusuppdateringar är en guide om omvärldsbevakning på nätet från.se. Det är en bra grund i omvärldsbevakning och ger vägledning i de gratisverktyg nätet erbjuder. Det går att prenumerera på.se:s internetguider.

6 Mer litteratur: Framtidssäkra din organisation: 10 steg för en effektiv omvärldsanalys, Henrik Sköld, 2013 (rekommenderas varmt för den som vill gå vidare med omvärldsanalys i organisationen) Bevaka din omvärld, Margareta Nelke (Liber 2006) Ordning och Oreda omvärldsanalys för beslutsfattare, Bengt Wahlström (Liber 2004) Scenarioplanering länken mellan framtid och strategi, Mats Lindgren och Hans Bandhold, (Konsultförlaget, 2008) Uppdaterad:

7