Omvärldsanalys regionala Skogsstrategier/program

Transkript

1 PM 1(7) Datum Diarienr Vanja Strand Omvärldsanalys regionala Skogsstrategier/program I arbetet med regionala skogsstrategier/program har önskemål inkommit till Skogsstyrelsen från aktörer som deltar i de regionala processerna, om stöd i att göra omvärldsanalyser. Skogsstyrelsen har uppdraget att bistå i genomförandet av skogsprogrammet och har därför tagit fram förslag på metod som kan stödja arbetet med omvärldsanalyser. Omvärldsanalys innebär vanligen att undersöka och utreda externa processer för att skapa ett beslutsunderlag och överblick. Vilka processer och händelser äger rum i vår omvärld, och hur påverkar det våra möjligheter att nå våra mål? De val som görs till följd av omvärldsanalysen kan beskrivas som vald strategi. Omvärldsanalys relaterar därför till strategiutveckling och övergripande beslut. Det finns fördelar med att tillämpa en likartad metod för processen med omvärldsanalys i olika län/regioner. Det kan exempelvis underlätta för deltagarna att få stöd inom sin egen organisation. Det ökar sannolik även acceptansen för resultatet. Vad är omvärldsanalys i dialogprocessen? Omvärldsanalys handlar i det här arbetet om att lyfta blicken för att kartlägga och beskriva förändringar i omvärlden idag, i syfte att identifiera mönster och dra konsekvenser om vart världen och samhället är på väg. En workshop med fokus på omvärldsanalysen är också ett sätt att få ta del av varandras perspektiv och nulägesbild vilket kan vara bra för den fortsatta processen och gruppen. Den här typen av omvärldsanalys kan sammanfattas i tre grundfrågor: Vad händer? Varför händer det? Vad betyder det för oss på sikt? Då omvärldsanalysen tas fram är det viktigt att inte blanda in egna värderingar och önskningar om framtiden, utan att hålla sig till att identifiera och beskriva utvecklingsmönster i samhället som väsentligen kan komma att påverka de frågor och ämnesområden som den egna organisationen är intresserad av att påverka. För att göra det enklare att förhålla sig objektiv till utvecklingen, men ändå kunna avgöra vad som är viktig att fokusera på bland alla förändringar som pågår i världen, inleds arbetet med att gemensamt bestämma arbetssätt och ledstjärnor för omvärldsanalysen. Hög grad av transparens är viktigt, liksom ömsesidig respekt. Om de som jobbar med analysen tänker lika fyrkantigt och har samma utgångsläge och erfarenheter riskerar analysen bli bristfällig. Att

2 Skogsstyrelsen PM (7) våga tänka vitt och brett och ha en varierad grupp samlade vid samma bord är avgörande för att lyckas fånga upp viktiga förändringar i omvärlden. Tipsbanken, några olika metoder: PESTEL eller PESTLE En allmänt vedertagen metod för omvärldsanalys är den så kallade PESTEL/PESTLE. Här står PESTEL för Politik, Ekonomi, Sociala faktorer, Teknologi, Environment (miljömässiga faktorer) och Legal (rättsliga faktorer). Politiska faktorer Här kartläggs läget för de politiska förhållandena, som grad av politisk stabilitet och trender inom politikområden som påverkar förutsättningarna i skogen. Ekonomiska faktorer Kan handla om makroekonomiska trender och faktorer som kan påverka handeln på en övergripande nivå, samt hur det sen påverkar på den lokala nivån. Exempel kan vara tillväxt, konjunkturer, multipolära handelsmönster, förväntade förändringar i råvaru-resurskostnader och ekonomisk stabilitet. Sociala faktorer Här analyseras trender för mänskliga faktorer som demografi och kulturella aspekter. Exempel kan vara åldersfördelning, jämställdhet, förändringar i livsstil, etiska förhållanden, utbildningsfrågor, traditioner, hälsa m.m. Teknologi Teknologi handlar om den tekniska utvecklingen och hur den tas om hand. Exempel på detta kan vara tekniska framsteg och innovationer, kunskapsöverföring, informationsteknik, digitalisering och infrastruktur. Legalitet Rättsliga faktorer, inkluderar både de lagar som gäller, och andra viktiga regelverk (t ex. skogscertifieringen) som inte har juridisk status. Exempel kan vara miljölagstiftning, skatteregler, anställningslagar. Environment Miljömässiga faktorer, det kan vara både fysisk miljö som mer abstrakta miljöförhållanden. Exempel kan vara klimatförändringar, förlust av biologisk mångfald och omställning till recirkulär bioekonomi. Tre världar i analysen- omvärld, närvärld och invärld. Med omvärld avses i detta fall den värld vi inte kan påverka, men som påverkar oss. Omvärlden kan delas in i olika perspektiv vari förändring kan

3 Skogsstyrelsen PM (7) ske, såsom ekonomi och marknad, politik, institutioner, beteenden och livsstilar, teknikutveckling, ekologi och miljö, media och kommunikation. Ett annat begrepp som använts i omvärldsanalysen är närvärld, den arena eller bransch där vi till del kan påverka, men också är starkt beroende av andra aktörers agerande. I centrum för analysen finns en invärld. Ofta utgörs invärlden av den/de organisation(er) eller aktör(er) som är fokus för omvärldsanalysen. Tre världar i omvärldsanalysen. Omvärlden, den värld vi inte kan påverka men som påverkar oss. Närvärlden, den värld vi verkar i och indirekt kan påverka (arenan). Invärlden, den värld vi normalt kan kontrollera, i vårt fall respektive arbetsgrupps ämnesområde och frågeställning. Trender och osäkerheter I omvärldsanalysen fokuserar vi på att identifiera viktiga förändringsmönster, trender, i främst omvärlden men också närvärlden. Trenderna ska vara synliga idag och bör förväntas kunna påverka utvecklingen under överskådlig tid. I förarbetena till skogsprogrammet valde arbetsgrupperna att ha 2030/2040 som tidshorisont för omvärldsanalysen. Förutom trender kan också strategiska osäkerheter identifieras i arbetet. Dessa osäkerheter utgörs av förändringar eller faktorer som ansetts mycket svåra att bedöma utvecklingen kring, men som väsentligen kan komma att påverka utvecklingen. Gruppernas arbetsprocess i omvärldsanalysen Omvärldsanalysen inleds i arbetsgruppen med en gemensam trendspaning och en prioritering av trender utifrån gruppens ämnesområde och vald frågeställning.

4 Skogsstyrelsen PM (7) Arbetet sammanställs och utvecklas till ett större underlag av trendbeskrivningar utifrån gruppens trendspaningar. Spaningar från andra grupper tas också in i arbetet. Arbetsgruppen får sedan komplettera och precisera omvärldsbilden, varefter konsekvenser för frågeställningen analyserades utifrån omvärldsbilden. Övergripande omvärldskarta När Skogsprogrammet arbetades fram inkom underlag från olika dialoger och arbetsgrupper. Resultatet från arbetsuppgrupperna utgjorde inspel till det slutliga programmet, strategin och handlingsplanen, som antogs av regeringen i maj De nationella arbetsgrupperna gjorde omvärldsanalyser som ett underlag till strategiarbetet. Nedan visas en översiktsbild över tongivande omvärldsförändringar som identifierats och beskrivits i förarbetena till skogsprogrammet. Sammanställningen är en ögonblicksbild av arbetet från december 2015 och är inte att betrakta som den slutgiltiga omvärldsanalysen för dialogprocessen. Nyansskillnader kan också finnas i det sätt som de olika grupperna beskrivit och hanterat trenderna. Syftet med bilden är att fånga huvuddragen och ge en sammanfattande bild av trender som tagits upp.

5 Skogsstyrelsen PM (7) Den metod som använts i de nationella arbetsgruppernas förarbeten till skogsprogrammet, identifierar vad som BÖR göras, vad VILL vi göra och sedan vad KAN vi göra. Tips på ett verktyg Spana trender Syfte: fånga upp viktiga trender, genom att samla kunskaper som finns i en grupp. Tid: ca 1 timme. Deltagare: personer från olika organisationer Lämpligt deltagarantal: 5-8 personer Mötesredskap: ev. projektor, blädderblocksark, tuschpennor och postit lappar, stora pappersark med omvärldskartor, stora pappersark med diagram för att värdera trender. Funktionärer: moderator Förberedelser: o Skriv ut omvärldskarta Tre Världar som stöd (bild sid 3 i detta dokument). o Skriv ut eller rita upp trendvärderingsdiagram med effekt (stor betydelse till liten betydelse) på ena axeln och säkerhet (osäker till säker), på andra axeln. o Tänk ut en lämplig frågeställning för trendspaningen, utifrån modellen Hur kommer Z att utvecklas i Y på X års sikt, så att du vid behov kan stötta gruppen. Genomförande: o Beskriv syftet med övningen och upplägget. o Beskriv vad som avses med trender och omvärld. o Klargör att övningen handlar om att spana efter betydelsefulla rådande trender (inte gissa framtiden). o Gruppen formulerar gemensamt frågeställningen för omvärldsspaningen, med moderatorn som stöd. Frågan formuleras utifrån Hur kommer Z att utvecklas i Y på X års sikt. o Varje deltagare funderar och skriver sen individuellt på post-it lappar, de rådande trender som hen ser i omvärlden som påverkar frågeställningen. Omvärldskartan kan fungera som stöd och inspiration. En trend per post-it lapp. o Varje deltagare bedömer sina egna post-it lappar utifrån trendens osäkerhet. Markerar med ett utropstecken om trenden är säker och med ett frågetecken om den är osäker. o Samla deltagarna i gruppen. Gå igenom och diskutera alla post-it lapparna och placera in dem i trendvärderingsdiagrammet. Placeringen styrs av gruppens gemensamma bedömning. o Gruppen får nu diskutera igenom, och bestämma sig för de mest betydelsefulla osäkra respektive säkra trenderna.

6 Skogsstyrelsen PM (7) o Avsluta med att summera gemensamma slutsatser från övningen och dokumentera övningen. Efterarbete: Sammanställ och sammanfatta de mest betydelsefulla säkra trenderna och de mest betydelsefulla osäkra trenderna. SWOT-analys En annan metod som ibland används i omvärldsanalysarbete är SWOTanalys. Metoden går ut på att strukturera och fånga upp styrkor och svagheter i förhållande till omvärldens hot och möjligheter, för att kunna göra strategiska val. Ett vanligt sätt att strukturera SWOT-analysen är i fyra fält. De fyra fälten innehåller länets/regionens styrkor (strengths) och svagheter (weaknesess), samt omvärldens möjligheter (opportunities) och hot (threats). Syfte: ta fram underlag för en strategi, baserat på analys av externaoch interna faktorer. Tid: ca 1 timme. Deltagare: personer från olika organisationer Lämpligt deltagarantal: 3-5 personer Mötesredskap: blädderblocksark med fyra fält, tuschpennor Funktionärer: moderator Förberedelser: Lista trender som kan ha stor betydelse. Genomförande: o Identifiera och diskutera hot och möjligheter, utifrån omvärldstrenderna. För in dem i fyrfältaren. o Identifiera och diskutera styrkor och svagheter, fokusera på invärlden och interna faktorer. För in dem i fyrfältaren o Diskutera och analysera vilka handlingsalternativ som är kan förstärka styrkorna och minimera svagheterna för att kunna anpassa sig till de hot och möjligheter som finns. Efterarbete: Sammanfatta handlingsalternativen i form av strategiska råd. Interna faktorer Stödjer måluppfyllelse Styrkor Motverkar måluppfyllelse Svagheter Externa faktorer Möjligheter Hot Exempel på uppställning i fyra fält för SWOT-analys Tips på underlag, omvärldsanalyser i skogsprogrammet:

7 Skogsstyrelsen PM (7) För djupare dokumentation av omvärldsanalys från Skogsprogrammet förarbete hänvisas till lägesrapporten 2016: ab7/2016_lagesrapport-arbetsgrupper_webb.pdf Den nationella omvärldsanalys som Sten B Nilson arbetat fram, presenterades som utkast på skogsprogrammets konferens 7/ , och återfinns här: Lästips om omvärldsanalyser: Konkurrensstrategi, Michael Porter (1983) ISL förlag. Omvärldsanalys i praktiken, Genf och Laurent (2014), Liber. Strategi -en introduktion, Roos, von Krogh, Roos, (2004) Studentlitteratur