SMARTARE HANTERING AV DIN KLIENTMILJÖ till ledningen om er En ebok för dig med många datorer, telefoner eller surfplattor.

Transkript

1 EN GUIDE FRÅN NOBICON De 9 viktigaste frågorna SMARTARE HANTERING AV DIN KLIENTMILJÖ till ledningen om er En ebok för dig med många datorer, telefoner eller surfplattor. omvärldsbevakning

2 Vill du prata systematisk omvärldsbevakning? Hör av dig! Jonas Wahlqvist, vd Detta white paper vänder sig främst till dig som ingår i ledningen för en privat, offentlig eller idéburen organisation antingen ledningen för hela organisationen eller för en division eller en avdelning. Du eller ni i ledningen upplever ett behov av att följa och förstå händelser och förändringar i omvärlden. Ni kanske vill bygga upp ett systematiskt omvärldsarbete och vill få tips på hur man gör detta på bästa sätt. Varsågod! Nobicon Nordic AB Storgatan 51 B Umeå

3 Sätt omvärldsbevakning på ledningens agenda. 1 Hur viktigt är omvärldsbevakning för er? Ni behöver bestämma vilken prioritet omvärldsbevakning ska ha på ledningens agenda. Befinner ni er i en bransch med högt förändringstryck? Påverkas er affärsmodell av exempelvis digitalisering och globalisering? Finns ni ett sammanhang med knivskarp konkurrens? Påverkas ni av händelser i andra länder? Är ni beroende av politiska beslut i form av lagar, förordningar eller anslag? Är det värde ni skapar till stor del beroende av aktuell kunskap? För att det ska vara meningsfullt med ett systematiskt omvärldsarbete måste ledningen genuint anse att omvärldsbevakning är viktigt för er verksamhet. 3

4 Definiera er bild av omvärlden. 2 Har ni en gemensam syn på hur omvärlden utvecklas? Vilken bild har ledningen av vart världen är på väg? I vilken riktning rör sig era konkurrenter? Hur tänker och agerar era kunder, medlemmar, medborgare idag och imorgon jämfört med igår? Hur påverkar digitaliseringen er affärsmodell? Hur förhåller sig aktörer till dessa utmaningar? Har ni en gemensam bild av detta? Dessa frågor är viktiga eftersom den gemensamma problemlösningen och beslutsfattandet i ledningsgruppen blir mycket effektivare om ni står på en gemensam grund. För att bygga en sådan grund behövs det ofta en initial omvärldsanalys som beskriver ett perspektiv på omvärlden. Ett sätt att göra detta är att använda trendmetodik och skapa en trendkarta som beskriver de viktigaste förändringarna. En aktuell omvärldsanalys är också en ypperlig grund för en löpande omvärldsbevakning. Att ha en gemensam bild av vart omvärlden är på väg är en förutsättning för ett effektivt ledningsarbete idag. Tyvärr är det inte ovanligt att ett sådant perspektiv saknas. Jonas Wahlqvist, VD Nobicon 4

5 Rita er omvärldskarta. Om ni har definierat en gemensam bild av omvärlden är den här frågan är ofta relativt enkel. Av de omvärldsfaktorer som påverkar er organisation kan ni förmodligen räkna upp ett antal områden där utvecklingen är osäker och som därför är viktiga för er att följa. 3 Inom vilka områden behöver ni löpande bevakning? Det kan exempelvis vara: kunder leverantörer konkurrenter makroekonomi politik lagar och regler samhällsförändringar teknologi innovationer Utmaningen här är ofta att göra en prioritering och fokusera på ett fåtal områden som betyder mest för er. Stor effekt på er verksamhet och stor osäkerhet är två bra indikatorer på detta. 5

6 Utse en beställare. 4 Vem är ansvarig för omvärldsbevakningen? Vem är ansvarig för att säkra resurser och ge direktiv för vilken omvärldsbevakning som ska göras och hur den ska rapporteras till ledningen och andra i organisationen? Detta bör vara någon i ledningen. Frågan är vem? Det är inte helt självklart och måste avgöras från fall till fall. En naturlig hemvist för denna typ av uppdrag är ofta funktionen för affärsutveckling/verksamhetsutveckling, men det kan finnas andra funktioner beroende på hur ni är organiserade, exempelvis marknad, kommunikation eller IT. Förvånansvärt många initiativ inom omvärldsbevakning saknar en tydlig beställare med förankring i ledningsgruppen. Jonas Wahlqvist, VD Nobicon 6

7 Sätt en budget. Räkna med samtliga kostnader, både externa och egen tid. En bra omvärldsbevakning kan göras relativt resurseffektiv, medan all form av tolkning, analys och syntes tar tid. 5 Hur mycket resurser är ni beredda att satsa på omvärldsbevakning? Finns det någon tumregel för hur mycket som bör satsas? Ja, 0,1 0,4 % av omsättningen. Liten organisation, bransch med högt förändringstryck, kunskapsintensiv verksamhet eller fragment erad produktportfölj är exempel på faktorer som motiverar den högre delen av intervallet. Det innebär exempelvis att ett tillverkande företag som omsätter en miljard svenska kronor eller en konsultbyrå som omsätter en kvarts miljard bör lägga i storleksordningen en miljon per år på omvärldsbevakning och omvärldsanalys. Är investeringen lönsam då? Ja, det finns undersökningar som visar att företag som arbetar systematiskt med omvärldsbevakning och omvärldsanalys är mer lönsamma. Affärslogiken för att arbeta systematiskt med omvärldsbevakning påminner om logiken för att ha ett kvalitets- eller miljöledningssystem. Det utvecklar organisationen på lång sikt, även om det är svårt att sätta in exakta siffror i ett business case. 7

8 Hitta rätt kompetens. 6 Ska ni bygga upp en egen omvärldsfunktion eller använda konsulter? Precis som med all annan verksamhet behöver ledningen besluta vad som tillhör kärnverksamheten och vad som kan göras effektivare av en extern specialistkonsult. Att bygga upp ett eget arbetssätt och en egen (ofta nätverksbaserad) organisation för omvärldsbevakning kräver specialistkompetens som kan vara svår att hitta både internt och på arbetsmarknaden. Här vill vi bidra med två tydliga råd: 1. Se till att verkligen hitta rätt kompetens oavsett om det gäller en intern rekrytering eller en extern konsult. Den som leder omvärldsarbetet bör ha erfarenhet av att göra just detta, alternativt ha en rådgivare och ett bollplank till hjälp som har den erfarenheten. 2. Om ni vill bygga upp en bra omvärldsbevakning internt, var medveten om att det, som med all organisati0nsförändring, kommer att krävas uthållighet innan ni får full effekt av arbetet. Räkna med minst 12 månader. 8

9 Arbeta tvärfunktionellt. När ni hittat en ansvarig för genomförandet som tillhör en viss funktion är det dock inte alls säkert att alla som ska involveras i omvärldsbevakningen tillhör denna funktion. Tvärt om är det mycket viktigt att omvärldsbevakningen fungerar tvärfunktionellt och att deltagarna kan tänka utanför den nuvarande funktionsindelningen. 7 Hur ska ni dra slutsatser oberoende av er nuvarande organisationsindelning? Risken är annars att signaler från omvärlden tolkas in i organisations nuvarande arbetssätt och inriktning, vilket innebär att viktiga risker och möjligheter förbises. Det vanligaste är istället att bevakning genomförs i nätverksform där deltagare från organisationens olika funktioner bidrar som ett sidouppdrag till sina ordinarie uppgifter. 9

10 8 Hur vill ni ta del av omvärldsbevakningens resultat? Engagera ledningen i tolkningen av resultatet. Ett systematiskt omvärldsarbete skapar värde först när information och slutsatser används som beslutsunderlag och påverkar ledningens beslut. För att detta ska bli verklighet behöver informationen nå ledningen på ett effektivt sätt. Här finns ett antal underfrågor. Hur mycket vill ledningsgruppen vara involverad i tolkning och analys av insamlad information? Vill ledningen vara mycket involverad passar det ofta att diskutera resultat från omvärldsbevakningen i workshops. Vill ledningen ha en kortare och mer färdigpaketerad leverans passar en presentation eller en skriven rapport bättre. Hur ofta vill ledningen få information? Omvärldsinformation kan levereras dagligen, på veckobasis, på månadsbasis, etc, beroende på önskemål. En viktig fråga i sammanhanget är vilka beslut som omvärldsbevakningen ska stötta. De flesta organisationer har en årscykel med budget, affärsplaner, revidering av strategi, etc. Ofta passar det då bra att väva in leveranser från omvärldsbevakningen vid beredningen av dessa beslut. Ett alternativ till att leverera information och slutsatser är att omvärldsbevakningen även får i uppgift att ta fram förändringsoch förbättringsförslag och att det istället är dessa förslag som levereras till ledningen eller till någon annan befintlig process. 10

11 Effektivisera arbetet med ett bra systemstöd. Ibland hamnar tyvärr val av systemstöd i fokus för tidigt. Det finns många anledningar till det; det är en enklare fråga att ställa än de åtta ovanstående frågorna och det finns många försäljare som vill sälja abonnemang på olika tjänster. Utan svar på de åtta första frågorna är dock risken stor att svaret på denna fråga inte blir det som skapar mest värde för er verksamhet. 9 Vilket systemstöd och vilka källor behöver ni? Att sätta upp ett bra systemstöd och hitta rätt källor är ett hantverk i sig som vi tycker att ni ska fundera på efter att de övriga frågorna besvarats. Nobicon erbjuder systemstödet Awareness som är ett av få verktyg på marknaden som är inriktat mot systematisk omvärldsbevakning. Med hjälp av systemstödet Awareness kan många olika lösningar utformas beroende på hur ni valt att forma ert omvärldsarbete. Systemstödet hjälper ett att spara tid, hitta rätt information och producera snygga nyhetsbrev och rapporter. Vi hjälper er gärna att svara på frågorna ovan och sedan utforma en bra systemstödslösning. 11

12 Hur svarar ni på dessa frågor? 1. Hur viktigt är omvärldsbevakning för er? 2. Har ni en gemensam syn på hur omvärlden utvecklas? 3. Inom vilka områden behöver ni löpande bevakning? 4. Vem är ansvarig för omvärldsbevakningen? 5. Hur mycket resurs er är ni beredda att satsa på omvärldsbevakning? 6. Ska ni bygga upp en egen omvärldsfunktion eller använda konsulter? 7. Hur ska ni dra slutsatser oberoende av er nuvarande organisationsindelning? 8. Hur vill ni ta del av omvärldsbevakningens resultat? 9. Vilket systemstöd och vilka källor behöver ni? Vill du ha hjälp med svaren? Kontakta oss på eller ring

13 För mer info: