INSTRUKTION LAB. Checklista och ansvarsfördelning ÖVERSIKT. 1. Introduktion: Nordic City Lab 2. Program för Lab 3. Ansvarsfördelning 4.

Transkript

1 INSTRUKTION LAB Checklista och ansvarsfördelning ÖVERSIKT 1. Introduktion: Nordic City Lab 2. Program för Lab 3. Ansvarsfördelning 4. Finansiering 5. Planering 6. Genomförande 7. Efterarbete NORDICCITYNETWORK.COM

2 INTRODUKTION: NORDIC CITY LAB I januari 2018 satte Nordic City Network ingång processen Nordic City Lab (NCL). Under NCL ska nätverket arbeta utmaningsdrivet för att lösa problem, testa nya modeller, starta pilotprojekt och hitta kreativa förhållningssätt som kan hjälpa oss att utveckla framtidens nordiska städer. Resultatet ställer vi ut i en världsutställning av de nordiska städerna Vision Processen tar sin utgångspunkt i den vision för de nordiska städerna som det politiska forumet antog i Aarhus i september Visionen består av åtta teman: Politiskt ledarskap och samskapande Stadsutveckling och samhällsbyggande Civilsamhället Social hållbarhet Demokrati Innovation Den regionala staden Den gröna omställningen Lokal process Varje stad kommer under NCL definiera utmaningar som de vill fördjupa sig i och arbeta med under processen. Utmaningarna kopplas till de övergripande temana i visionen. Eftersom samskapande är visionens övergripande mål hoppas vi att många av medlemsstäderna kommer testa nya samarbetsformer och samskapande för att lösa sina utmaningar. Under Nordic City Lab kommer varje medlemsstad ta fram en guide till sig själva samt arbeta med en lokal utställning som blir en del av världsutställningen. Lab Under NCL kommer vi att byta ut våra traditionella konferenser mot lab. Labben är en öppen arena där vi möts för att fördjupa kunskapen om aktuella teman, experimentera och testa idéer, utbyta tankar och erfarenheter från de lokala processerna samt bidra till lösningar på gemensamma utmaningar. Labben är kortare än våra tidigare konferenser (1,5 dag) och utgår från en definierad utmaning som värdstaden vill ha hjälp att lösa. Utmaningen är den röda tråden genom labbets tre delar. Varje lab innehåller: En fördjupning i tema och utmaning - som är relevant för värdstaden och nätverket En stadsvandring - där vi testar den lokala utställningen Ett samskapande forum - där vi utbyter erfarenheter från de lokala processerna Världsutställning 2020 visar vi upp resultatet av NCL i en världsutställning av de nordiska städerna. Syftet med Nordic City Lab och världsutställningen att skapa en bättre förståelse för våra städer och förändra dem så att de bättre svarar mot våra önskningar och behov. NORDICCITYNETWORK.COM

3 PROGRAM FÖR LAB Syfte Labbet är en arena där nätverket samlas för att experimentera, skissa, lära sig, inspireras, utmana, tänka och testa. Utgångspunkten i varje lab är städernas lokala arbete med NCL och fokus i labbet ligger på utbyte mellan medlemsstäderna. Värdstaden får hjälp att belysa och perspektivera en aktuell utmaning och deltagarna får möjlighet att utbyta erfarenheter, testa idéer samt kritisk granska och inspireras av varandras arbete. Upplägg Varje lab utgår från ett tema som medlemsstaden vill utforska och som är relevant för nätverket i stort. Temat för labbet relaterar till ett tema i visionen. Utifrån temat formuleras en mer konkret utmaning som värdstaden vill arbeta med. Utmaningen utgör en röd tråd genom labbets tre delar: Fördjupning i tema/utmaning Stadsvandring Samskapande forum Till varje del avsätts ca en halv dag. Totalt är labbet en och en halv dag. Program för labbet tas fram i samarbete mellan värdstaden och kansliet. Fördjupning tema Vid varje lab fördjupar vi oss i ett tema och en utmaning som värdstaden har formulerat. Fördjupningen syftar till att belysa utmaningen ur olika perspektiv och bidra med nya tankar och idéer som värdstaden och de deltagande städerna kan använda i sitt fortsatta arbete. Fördjupningen i temat kan organiseras på olika sätt, exempelvis i form av: grupparbete, panelsamtal, kreativ workshop och föreläsningar. Fokus i övningen ligger på inspiration, lärande samt dialog och utbyte mellan medlemsstäderna. Det är viktigt att formen stödjer detta syfte. Värdstaden ansvarar tillsammans med kansliet för programläggningen av fördjupningen av temat. Stadsvandring Vid varje lab genomför vi en stadsvandring. Syftet med stadsvandringen är att ge perspektiv på den utmaning vi arbetar med i labbet. Genom stadsvandringen får vi större förståelse för lokala förhållanden och konkreta exempel på hur utmaningen tar sig uttryck i den fysiska miljön. Fokus i stadsvandringen ligger på lärande samt dialog och utbyte mellan medlemsstäderna. Det är viktigt att stadsvandringen utformas så att den stödjer detta syfte. Dela gärna upp deltagarna i mindre grupper, förbered frågor som gruppen får reflektera runt och pausa under vandringen för att diskutera det vi ser. Erfarenheterna och lärdomarna från stadsvandringen utgör en grund för det fortsatta arbetet i labbet. Värdstaden ansvarar för programläggningen av stadsvandringen. Samskapande forum Vid varje lab håller vi ett samarbetsforum där vi tillsammans arbetar med labbets utmaning. I samarbetsforumet ligger fokus på medlemsstädernas arbete i Nordic City Lab och hur de lokala processerna kan stödja, inspirera och berika varandra. Syftet med samarbetsforumet är att ge medlemsstäderna en inblick i varandras arbete, att diskutera svårigheter och utmaningar samt bidra med idéer och inspiration till de lokala processerna. Kansliet ansvarar för programläggningen av samarbetsforum

4 Checklista Detta är en checklista för ansvarsfördelning, planering och finansiering av labben - som värdstaden kan ha som utgångspunkt i sin planering. ANSVARSFÖRDELNING Värdstaden har det övergripande ansvaret för labbet. Planering sker i nära dialog och samarbete med kansliet. Kansliet ansvarar för: Alla utskick till nätverket Motta anmälan Sammanställa deltagarlista Layout av program Information på hemsida Tryck av eventuellt annat material Kansliet och värdstaden ansvarar tillsammans för: Planering av program Ta kontakt med talare Värdstaden ansvarar för: Boka lokal Boka mat Tryck av program och deltagarlista Tryck av värdstadens eventuella material Namnskyltar FINANSIERING Värdstaden och kansliet delar på kostnaderna för labbet. Kansliet bekostar: Talare (resa och arvode) Kansliets arbete Layout av program Värdstaden bekostar: Lokal Mat Tryck av program Det egna arbetet

5 PLANERING Värdstaden och kansliet har gemenast ansvar för planering av labbet. Det är viktigt att skicka ut datum och tema för labbet så tidigt som möjligt till nätverket, för att alla intresserade ska kunna sätta av tiden i sina kalendrar. 4 månader innan labbet: Bestämma datum och tema Undersöka möjliga lokaler för konferensen Börja ta kontakt med talare 3 månader innan labbet: Utskick om save the date Information på hemsidan Undersöka hotell (och ev. transport) 2 månader innan labbet: Anmälan öppnar - utskick av inbjudan med övergripande program och information om hotell (och ev. transport) Boka lokal Boka mat 1 månad innan labbet: Utskick av påminnelse med preliminärt detaljerat program Alla talare bokade Lokal och mat klart 3 veckor innan labbet: Slutgiltigt program klart 2 veckor innan labbet: Sista anmälningsdag Layout av slutgiltigt program Eventuellt annat material klart 1 vecka innan labbet: Utskick med slutgiltigt program och deltagarlista Tryck av slutgiltigt program och deltagarlista Tryck av eventuellt annat material Skicka in antal deltagare och matpreferenser till restaurang och catering

6 GENOMFÖRANDE Värdstaden har det övergripande ansvaret för genomförandet av labbet, i nära samarbete med kansliet. Kansliet ansvarar för: Foto Dokumentation till konklusion från labbet Kansliet och värdstaden ansvarar tillsammans för: Hålla tider Kontakt med talare Värdstaden ansvarar för: Registrering av deltagare (utdelning av program, deltagarlista och namnskylt) Kontakt med lokaluthyraren Kontakt med restaurang/ catering ang. mat Eventuell transport under labbet EFTERARBETE Kansliet ansvarar för återkoppling och konklusioner från labbet. Kansliet ansvarar för: Tackbrev till talare och deltagare Samla in presentationer från talare Återkoppling från konferensen på hemsidan Produktion av konklusion från labbet Layout av konklusion från labbet Ev. tryck och utskick av konklusion från labbet