Verkställighet av beslut

Transkript

1 Revisionsrapport* Verkställighet av beslut Söderhamns kommun Augusti 2007 Författare Ove Axelsson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och revisionsfråga Avgränsning Metod Granskningsmetod Verkställighet av beslut Ansvar enligt kommunallagen När ska besluten verkställas? Förutsättningar för att kunna verkställa beslut Uppföljning Kontroll av verkställighet Granskning av beslut i Söderhamns kommun Motion om kultur, KF 36, Motion om kommunala friskolor, KF 39, Motion om insyn i den kommunala verksamheten, KF 42, Trygghetsmätning, KF 31, Avverkning på Skatön, KS 57, Motion om Östra Berget, KF 43, Brandskyddsåtgärder i särskilda boendeformer, KS 127, Budget , KF 96, Jämställdhetsplan 2006/2008, 94, Utredning om bostadsanpassningsbidrag, KS 177, Medborgarförslag om att Inköp Hälsingland bör köpa in rättvisemärkt kaffe, KF 115, Medborgarförslag om öppningsbar bro vid Svartsundsrännan, KF 152, Medborgarförslag om att stoppa eller begränsa nattrafiken i centrala Söderhamn, KF 150, Motion om skötbord i offentliga lokaler, KF 162, Motion angående utbildning av lokala företag, KF 191, Expediering Rutiner för expediering av beslut samt bevakning av ärenden

3 7 Kommunstyrelsens uppfattning av återrapporteringsrutiner, bevakning m.m Enkätresultat Sammanfattning Sammanfattande bedömning

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund och revisionsfråga Ett beslut i en politisk församling innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part. Revisorerna i Söderhamns kommun har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska hur verkställighet av beslut fungerar inom kommunen. Granskningen syftar till att följa upp ett antal beslut och undersöka * om besluten verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället * hur lång tid som förflutit mellan beslut och verkställighet * om det finns beslut som inte verkställts och vad som i så fall är orsaken * om verkställigheten avviker från beslut och vad som i så fall är orsaken * om eventuella avvikelser från beslutet rapporterats till beslutsfattarna * om det finns ändamålsenliga administrativa rutiner för expediering av beslut 1.2 Avgränsning Granskningen har inriktats på 15 olika beslut som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen fattat under åren Metod 2.1 Granskningsmetod Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens protokoll från åren har studerats. Fattade beslut har via diariet följts upp och verkställigheten har stämts av såväl vad gäller överensstämmelse med beslut som tidpunkten för utförandet. Intervjuer har genomförts med tjänstemän inom de nämnder som haft att verkställa besluten samt kanslichefen. 4

5 Slutligen har kommunstyrelsens ledamöter (ej ersättare) tillställts en enkät med frågor kring återrapportering, verkställighet och bevakningsrutiner 3 Verkställighet av beslut 3.1 Ansvar enligt kommunallagen Av kommunallagen 3 kap 14 framgår att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. I 6 kap 4 stadgas bl a att Det åligger styrelsen särskilt att...verkställa fullmäktiges beslut... Konsekvensen av dessa paragrafer är att uppgiften för nämnderna är att i allmänhet svara för att fullmäktiges beslut verkställs medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. 3.2 När ska besluten verkställas? Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. I ytterst få fall kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftvinnande. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt. 3.3 Förutsättningar för att kunna verkställa beslut En självklar förutsättning för att beslut ska kunna verkställas är att uppdrag och eventuella direktiv är klart formulerade och att den som fått uppdraget informeras om det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsutformningen och att det finns fungerande expedieringsrutiner. 4 Uppföljning 4.1 Kontroll av verkställighet Det är av vikt att beslutsfattarna får återkoppling på att utdelade uppdrag verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Ett beslut om utförande av utredning eller liknande bör därför åtföljas med tydliga direktiv om vad utredningen/uppdraget har för syfte och ett datum när återrapportering ska ske. Utdelade uppdrag bör noteras i diariet eller på särskild bevakningslista så att fullmäktige eller kommunstyrelsen kan få redovisat vilka uppdrag som är utdelade och när dessa ska återrapporteras. 5

6 5 Granskning av beslut i Söderhamns kommun 5.1 Motion om kultur, KF 36, Kommunfullmäktige beslutade i februari 2005 att bifalla en motion i den del som avsåg att ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att tillsammans med studieförbunden och/eller föreningslivet möjliggöra en kulturvecka för skolans elever varje hösttermin. Har kultur- och fritidsnämnden genomfört en kulturvecka för skolans elever? Till att börja med kan konstateras att fullmäktiges beslut är något vagt formulerat. Vad innebär att möjliggöra? Innebär det att faktiskt genomföra veckan eller bara att se till att det finns förutsättningar för genomförandet? Vår tolkning av beslutet är att fullmäktige förväntade sig att en kulturvecka skulle genomföras. I kultur- och fritidsnämndens yttrande över motionen sägs bl a att en kulturvecka under höstlovet skall självklart utredas och se om detta är möjligt att genomföra under grundförutsättningen är dock att det finns ett intresse från studieförbunden och föreningslivet att medverka. På grund av bl a svagt intresse från studieförbunden anordnades ingen kulturvecka under hösten varken år 2005 eller Har den uteblivna verkställigheten rapporterats till fullmäktige? Lite drygt ett år efter att motionen besvarades tillställdes kultur- och fritidsnämndens ordförande en interpellation i vilken efterfrågades hur kultur- och fritidsnämnden hade arbetet med frågan. Av interpellationssvaret framgick att nämnden inte arbetat med frågan. Beslutet är inte verkställt på det sätt som fullmäktige kan förvänta sig. I princip gäller beslutet fortfarande eftersom uppdraget inte återkallats. Om nämnden inte har för avsikt att anordna en kulturvecka varje hösttermin så bör fullmäktige informeras om detta och ta ställning till om beslutet ska upphävas. 5.2 Motion om kommunala friskolor, KF 39, I en motion till fullmäktige yrkades att barn- och utbildningsnämnden skulle få i uppdrag att intensifiera sitt arbete omkring kommunala friskolor för att möjliggöra en start för detta så snart som möjligt. Motionen bifölls vid fullmäktiges behandling av ärendet. 6

7 På vilket sätt har barn- och utbildningsnämnden arbetat vidare med frågan? Nämnden fortsatte att utreda förutsättningarna för kommunala friskolor och anhöll i december 2005 om fullmäktiges medgivande för att inrätta självförvaltningsorgan inom skolan, en begäran som fullmäktige biföll i januari Barn- och utbildningsnämnden har därefter fattat ett antal beslut som kan bidra till att underlätta processen motett ökat självstyre. Har kommunala friskolor inrättats? Två skolor (Faxeskolan och Kvarnmyraskolan) drivs sedan som kommunala friskolor med lokal styrelse. Har fullmäktige informerats om läget? Någon särskild rapport till fullmäktige om att uppdraget utförts har inte gjorts. I och för sig har inte fullmäktige frågat efter det heller, men med tanke på att det är ett banbrytande beslut hade en rapport kanske uppskattats av dess ledamöter (särskilt motionären). Beslutet är verkställt helt i enlighet med fullmäktiges intentioner. 5.3 Motion om insyn i den kommunala verksamheten, KF 42, I samband med besvarandet av en motion i vilken det föreslogs att insynen i den kommunala verksamheten skulle ökas beslutade fullmäktige bl a att bifalla motionen i den del som avsåg att publicera diariet på Internet. Tidpunkten för övergången till publicering fastställdes till den 1 juli I beslutet uppdrogs också till kommunstyrelsen att fastställa erforderliga regler för publiceringen och regler för gallring av uppgifterna i diarierna. Publiceras diariet på Internet? Diariet publiceras på Internet så till vida att ärenden kan sökas på ärendemening (eller del därav) alternativt diarienummer. Den information som erhålls för respektive ärende är diarienummer, datum då respektive handlingar i ärendet inkom/upprättades, ärenderubrik och rubrik på underliggande handlingar samt uppgift om vem inom förvaltningsorganisationen som kan lämna ytterligare upplysningar. De handlingar som tillhör ärendet går dock inte att ta fram 7

8 Har regler för publiceringen och regler för gallring av uppgifterna tagits fram? Några särskilda regler har inte tagits fram för publicering eller gallring. År 2002 togs dokumentet Instruktion för behandling av personuppgifter fram, ett dokument som baseras på reglerna i personuppgiftslagen (PUL). Beslutet är verkställt, i vart fall vad avser publicering på Internet. Några särskilda regler har inte tagits fram med hänvisning till det dokument som togs fram redan år Med hänsyn till hur beslutet är utformat så borde beslutet ha verkställts även i denna del. 5.4 Trygghetsmätning, KF 31, I samband med redovisning av Trygghetsmätning 2005 beslutade fullmäktige bl a att uppdra till välfärdsrådet att följa upp och lämna förslag till eventuella åtgärder med anledning av resultatet i trygghetsmätningen. Hur har välfärdsrådet följt upp trygghetsmätningen? Vid välfärdsrådets sammanträde lämnades ett uppdrag till den inom rådet utsedda brottsförebyggande gruppen vilket innebar att gruppen skulle ta fram förslag till trygghetsskapande åtgärder. Vid rådets sammanträde redovisades en brottsförebyggande strategi, vilken rådet beslutade uppdra till gruppen att arbeta vidare med. Har välfärdsrådet sett behov av åtgärder och har de i så fall resulterat i att förslag lämnats till fullmäktige? Utifrån fullmäktigebeslutet har rådet inte tagit fram några förslag och därmed heller inte rapporterat något till fullmäktige. Kommunfullmäktige borde ha varit tydligare i sitt beslut genom att sätta en tidpunkt för när välfärdsrådet skulle rapportera. Det har vid denna rapports upprättande gått mer än 1,5 år sedan uppdraget delades ut och ännu finns det inte några konkreta åtgärder framtagna. Någon form av resultat borde ha förelegat nu varför det, trots att vissa diskussioner förs inom rådet, inte kan anses att verkställighet har skett. Om verkställighet av beslut drar ut på tiden är det rimligt att uppdragsgivaren, i det här fallet kommunfullmäktige, informeras om detta. 8

9 5.5 Avverkning på Skatön, KS 57, I samband med beslut om planerad avverkning på Skatön beslutade kommunstyrelsen att inte genomföra avverkningen samt att uppdra till tekniska servicenämnden att utarbeta en skötselplan för området. Har skötselplan tagits fram? Nej, tekniska servicenämnden har inte tagit fram någon skötselplan eftersom de väntar på besked från bygg- och miljöavdelningen om huruvida Skatön ska klassas som naturreservat. Detta ärende har vid granskningen visat sig bygga på olika missuppfattningar och missförstånd. Vid intervju med tjänsteman inom bygg- och miljöavdelningen framkom att Skatön redan är ett naturreservat och att det är Länsstyrelsen som ansvarar för framtagande av skötselplan. Att förhållandena är på det sättet är man dock inte medveten om inom den tekniska förvaltningen där man tror att besked om huruvida Skatön ska bli naturreservat eller ej måste inväntas innan skötselplan kan tas fram. Beslutet bygger således från allra första början på en missuppfattning eftersom kommunstyrelsen uppenbarligen inte kände till att det är Länsstyrelsen som ansvarar för framtagande av skötselplanen. Från miljö- och byggavdelningen har information om läget inte lämnats till kommunstyrelsen. 5.6 Motion om Östra Berget, KF 43, Vid behandlingen av en motion i vilken det yrkades på att ett utredningsuppdrag ges med kostnadskalkyl för hur Östra Berget kan rustas upp, moderniseras och göras mer attraktivt för besökande beslutade kommunfullmäktige att bifalla motionen och ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att utreda frågan. Har kultur- och fritidsnämnden utrett frågan? Kultur- och fritidsnämnden har arbetat med ärendet, ett arbete som till vissa delar påbörjades redan innan motionen besvarades av fullmäktige. I mars 2006 hemställdes hos fullmäktige om ett investeringsanslag på kr för vissa upprustningsarbeten. Fullmäktige biföll denna begäran. 9

10 Som en direkt anledning av motionssvaret genomförde förvaltningen en första träff med motionären och stadsarkitekten för att diskutera möjliga förändringar. En arkitektbyrå fick i uppdrag att göra ett förslag vilket resulterade i en illustration som grovt kostnadsuppskattades till ca kr för en ny byggnad. Därutöver tillkommer anläggningskostnader. Detta redovisades för nämnden som i oktober 2006 beslutade att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för vidare åtgärder. Har kultur- och fritidsnämnden fått några närmare direktiv för utredningens inriktning? Efter att nämnden i oktober 2006 lämnat ärendet till kommunstyrelsen har inget hänt i ärendet förrän augusti 2007 då kommunstyrelsen beslutar att ge kultur- och samhällsutvecklingsnämnden i uppdrag att upprätta en långsiktig utvecklingsplan för Östra Bergen och att använda medborgardialoger som ett led i arbetet. Av kommunstyrelsens beslut framgår inte några direktiv men enligt ett tjänsteutlåtande var syftet att hitta en enklare och billigare lösning. Kommunstyrelsen hänvisar dock inte till tjänsteutlåtandet i sitt beslut. Har lägesrapport lämnats till fullmäktige? Nej. Nämnden har såvitt kan bedömas gjort sitt bästa för att verkställa beslutet att utreda frågan. Kommunstyrelsens beslut i augusti 2007 innebär att ärendet bollats tillbaka till nämnden. Det kan konstateras att kommunstyrelsen i sitt beslut varit vag i sitt uppdrag till nämnden, några särskilda direktiv har inte lämnats. 5.7 Brandskyddsåtgärder i särskilda boendeformer, KS 127, Omvårdnadsnämnden inkom i mars 2006 med en begäran om att kommunstyrelsen utifrån brandskyddslagstiftningen skulle initiera och samordna arbetet med att klassificera de vårdanläggningar som omvårdnadsnämnden hyr. Omvårdnadsnämndens begäran behandlades i kommunstyrelsen varvid beslutades att remittera frågan till tekniska servicenämnden, bygg-, miljö- och räddningsnämnden samt omvårdnadsnämnden som tillsammans utser representanter för översyn av brandskyddet samt behov av investeringar. Omvårdnadsnämnden utses att vara sammankallande. Arbetsformerna i övrigt bestäms av berörda förvaltningar. Ev framställningar med anledning av arbetet t ex begäran om investeringsmedel görs därefter av omvårdnadsnämnden till kommunstyrelsen 10

11 Har omvårdnadsnämnden sett till att arbetet påbörjats? Ja, omvårdnadsnämnden kallade till ett inledande möte under våren Arbetet har sedan gått vidare bl a med konsultinsatser i syfte att klassificera nämndens särskilda boendeformer och ta framförslag utifrån kraven i brandskyddslagstiftningen. Har de övriga nämnderna deltagit i arbetet? Ja, såväl andra berörda nämnder som Faxeholmen AB har involverats i arbetet. Har arbetsgruppens arbete dokumenterats? Det finns en mycket god dokumentation kring vad som skett i ärendet. Bland annat finns minnesanteckningar från arbetsgruppens sammanträden. Har eventuella investeringsbehov anmälts till kommunstyrelsen? Nämnden har en ekonomisk plan för detta arbete och har satt av pengar från tidigare års överskott. Nämnden har inte behövt anmäla behov av några investeringsmedel utöver budget. Nämnden har tagit kommunstyrelsens beslut på allvar och vidtagit alla tänkbara åtgärder. Beslutet är verkställt och dokumenterat på ett exemplariskt sätt. Utöver åtgärder i själva byggnaderna har även utbildning för personalen påbörjats. Enligt den plan som finns kommer all personal att få utbildning i brandskyddsfrågor med fyraårsintervaller. 5.8 Budget , KF 96, Beslutet, som omfattar 17 olika punkter, innehåller ett delbeslut med lydelsen tekniska servicenämnden, bygg- miljö- och räddningsnämnden samt kommunstyrelsen ges i uppdrag att till 2008 års budgetarbete (våren 2007) aktualisera en prioriteringsordning för färdigställande av utemiljön vid teknikparksområdet. Har berörda nämnder tagit fram den efterfrågade prioriteringsordningen? Ja. Prioriteringsordning är framtagen och behandlad av kultur- och samhällsutvecklingsnämnden Återrapportering har skett genom att ärendet är inlämnat för behandling i samband med att beslut om 2008 års investeringsbudget ska antas under oktober månad Beslutet är verkställt på det sätt som fullmäktige avsåg och redovisning kommer att ske i samband med behandling av 2008 års investeringsbudget. 11

12 5.9 Jämställdhetsplan 2006/2008, 94, I samband med att fullmäktige fastställde upprättat förslag till jämställdhetsplan 2006/2008 för Söderhamns kommun beslutade att uppdra till kommunstyrelsens personalenhet att för åren 2006, 2007 och 2008 sammanställa ett jämställdhetsbokslut med utgångspunkt från jämställdhetsplanen 2006/2008. Har jämställdhetsbokslut för år 2006 upprättats? Ja. Avseende verksamhetsåret 2006 upprättades ett Miljö- välfärds- och jämställdhetsbokslut. I detta bokslut (som är ett eget dokument, skiljt från årsredovisningen) redovisas hur arbetet med att uppfylla jämställdhetsplanen mål lyckats. Det finns en direkt koppling mellan fullmäktiges mål i planen och den redovisning som sker i det s k välfärdsbokslutet. Har redovisning skett till fullmäktige? Välfärdsbokslutet 2006 redovisades för fullmäktige i maj 2007 varvid bokslutet godkändes. Beslutet är verkställt till punkt och pricka och även rapporterat till fullmäktige i samband med godkännande av välfärdsbokslutet Utredning om bostadsanpassningsbidrag, KS 177, I april 2006 föreslog bygg- miljö- och räddningsnämnden att kommunstyrelsen skulle utreda bostadsanpassningsbidragens hantering. Utredningen föreslogs få som uppdrag att klarlägga mål och organisation för arbetet med bostadsanpassningsbidragen. Kommunstyrelsen beslutade med vid behandlingen av förslaget att med anledning av det utvecklingsarbete som kommer att inledas i augusti 2006 med den nya kultur- och samhällsutvecklingsnämnden, i vilken nuvarande bygg- och miljöförvaltningen kommer att ingå, föreslås att föreslagen utredning om bostadsanpassningsbidrag startas först efter årsskiftet 2006/2007. Har den nya nämnden arbetat med frågan? Nej, några initiativ för att driva ärendet har inte tagits. Vilket är skälet till den uteblivna verkställigheten? Det har ansetts att det funnits andra frågor av högre dignitet att arbeta med. 12

13 Beslutet är inte verkställt. Den nya nämndsorganisationen har varit gällande i 10 månader vid denna granskningsgenomförande. Det har heller inte planerats för när arbetet ska påbörjas. Som kommunstyrelsens beslut är formulerat framgår inte var ansvaret för utredningens genomförande ligger. I den förvaltning som handlägger bostadsanpassningsärendena (kultur- och samhällsutveckling) är man av uppfattningen att det är kommunstyrelsen som bör driva frågan. Kommunstyrelsen borde i sitt beslut ha varit tydligare i frågan om var ansvaret för utredningens bedrivande ska ligga samt när utredningsresultatet ska rapporteras Medborgarförslag om att Inköp Hälsingland bör köpa in rättvisemärkt kaffe, KF 115, I ett medborgarförslag till kommunfullmäktige föreslogs att Inköp Hälsingland ska beställa s k rättvisemärkt kaffe till Hälsinglandskommuner. I yttrande över förslaget påpekade Inköp Hälsingland att förslaget strider mot LOU (Lagen om offentlig upphandling). Fullmäktige beslutade likväl att bifalla medborgarförslaget. Kntrollfrågor Köper Inköp Hälsingland nu in rättvisemärkt kaffe? Det kaffe som idag köps in ingår enligt uppgift från Inköp Hälsingland i den nu gällande livsmedelsupphandling som gällde redan när medborgarförslaget skrevs varför nya kaffeleverantörer inte levererar till kommunen. Har detta meddelats fullmäktige? Nej, utöver det yttrande som Inköp Hälsingland gjorde över medborgarförslaget har inga kontakter tagits med fullmäktige i det här ärendet. Såsom fullmäktigebeslutet är utformat kan det antas att fullmäktiges ledamöter lever i tron att det kaffe som köps in till Söderhamns kommun är rättvisemärkt vilket alltså inte är fallet. Med tanke på detta borde fullmäktige upplysas om varför det för närvarande inte köps in rättvisemärkt kaffe. Inköp Hälsingland är av uppfattningen att fullmäktiges beslut innebär att man bör köpa rättvisemärkt kaffe. Ordet bör är dock vad kommunstyrelsen skrivit i ärenderubriken i medborgarförslaget (som bifölls) talas det inte om bör vilket innebär att fullmäktige anser att rättvisemärkt kaffe ska upphandlas trots att det, som framgår av yttranden i ärendet, inte är förenligt med lagstiftningen. 13

14 Beslutet är således inte verkställt och det finns enligt vår uppfattning anledning att, om rättvisemärkt kaffe av ovan nämnda skäl inte upphandlas vid nästa livsmedelsupphandling, informera fullmäktige om det Medborgarförslag om öppningsbar bro vid Svartsundsrännan, KF 152, Medborgarförslaget innebar att en öppningsbar bro skulle byggas vid Svartsundsrännan för att göra det möjligt för mindre segelbåtar och större motorbåtar att passera efter det att rännan muddrats. Tekniska servicenämnden konstaterade i sitt yttrande att lösningen skulle bli dyr och förordade därför en fast bro. Vid kommunfullmäktiges behandling av medborgarförslaget beslutades att återremittera ärendet till tekniska servicenämnden för utredning om en enklare och billigare konstruktion samt eventuella möjligheter till finansiering. Vad har tekniska servicenämnden gjort i ärendet efter återremissbeslutet? När fullmäktige fattade sitt återremissbeslut hade arbetet med brobygget gått så pass långt att det från tekniska serviceförvaltningen inte ansågs vara försvarbart att avbryta arbetet. De limträbalkar som ingick i brobygget hade beställts och ärendet hade (med förutsättningen fast bro) behandlats i vattendomstolen. Tekniska serviceförvaltningen skrev ett yttrande, daterat , i vilket redogjordes för varför förvaltningen alltjämt förordade en fast bro. Tekniska serviceförvaltningen gjorde inte den utredning som fullmäktige begärde i sitt återremissbeslut. Skälen härför redovisades i tekniska servicenämndens remissyttrande. Detta yttrande lämnades till kommunstyrelsen i slutet av november varefter inget hänt i ärendet. Någon återrapportering över vad som skett med återremissen har enligt uppgift inte gjorts Medborgarförslag om att stoppa eller begränsa nattrafiken i centrala Söderhamn, KF 150, Med anledning av ett medborgarförslag om störande nattrafik beslutade fullmäktige att uttala att man ser allvarligt på situationen vad gäller störningar i centrum under nattetid varför det uppdrogs åt välfärdsrådet att samråda med polismyndigheten om åtgärder för att begränsa dessa störningar. 14

15 Har välfärdsrådet haft samråd med polisen? Nej. Hur har välfärdsrådet hanterat frågan? Ärendet har över huvud taget inte behandlats av välfärdsrådet. Har någon dokumentation upprättats/har fullmäktige underrättats? Av ovan redovisade skäl finns inget att dokumentera. Detta ärende har försvunnit i hanteringen. Välfärdsrådet har inte noterat att det fått något uppdrag. Enligt diariet expedierades ärendet till tekniska servicenämnden. Det kan konstateras att misstag av denna art hade kunnat undvikas om fullmäktige i sitt beslut även beslutat när det skulle anmälas till fullmäktige hur rådet agerat för att verkställa beslutet Motion om skötbord i offentliga lokaler, KF 162, I samband med besvarandet av en motion om att behovet av skötbord i offentliga lokaler inventeras och åtgärdas beslutade fullmäktige att bifalla motionen samt att uppdra till lokalförsörjningsgruppen att genomföra en inventeringen och senast i december (2006) redovisa inventeringen med förslag till åtgärder. Har lokalförsörjningsgruppen genomfört den beslutade inventeringen? Ja, inventeringen genomfördes och kommunstyrelsen meddelades resultatet. Finns resultatet dokumenterat? Ja, lokalförsörjningsgruppens resultat finns dokumenterat. Fick fullmäktige en redovisning med förslag till åtgärder i december månad? Någon redovisning till fullmäktige har inte skett. Lokalförsörjningsgruppen inventerade och såg till att skötborden kom på plats (rådhuset, förvaltningshuset, CFL samt biblioteket). Gruppen meddelade kommunstyrelsen var skötborden skulle placeras. Någon redovisning till fullmäktige i december skedde aldrig. Beslutet är på sätt och vis verkställt genom att lokalförsörjningsgruppen sett till att skötbord placerats ut. Fullmäktige fick dock inte den redovisning som enligt beslutet skulle göras. Som beslutet tolkas av oss så ville fullmäktige få ta del av inventeringen med för- 15

16 slag till åtgärder. Om detta genomförts är det möjligt att fullmäktige skulle kunna ha haft synpunkter på var skötborden skulle placeras. Beslutet är således till vissa delar verkställt men inte helt och hållet enligt fullmäktiges instruktioner Motion angående utbildning av lokala företag, KF 191, I en motion föreslogs att Söderhamns kommun snarast möjligt startar kurser i offentlig upphandling för lokala företag enligt Kristnehamnsmodellen. Fullmäktige beslutade att bifalla motionen och uppdra till ledningsstaben att i samråd med Inköp Hälsingland undersöka intresset för en kurs i offentlig upphandling för lokala företag i Söderhamns kommun och, om intresse finns, även genomföra en sådan kurs. Har intresset från företagarna undersökts? Någon särskild insats för att undersöka intresset gjordes inte utan man gick direkt på att ordna själva utbildningen. Har utbildningen genomförts? Ja, utbildningen genomfördes under våren Har fullmäktige informerats om vad som hänt? Nej, någon rapportering har inte skett. Beslutet är verkställt. Utbildningen genomfördes under senvintern Kommunens näringslivsorganisation stod tillsammans med Inköp Hälsingland som arrangörer och extern föreläsare engagerades för att utbilda kring LOU (lagen om offentlig upphandling). Det uttrycktes från näringslivsorganisationen en viss besvikelse över att deltagarantalet var lägre än förväntat trots annonsering och direktutskick. 6 Expediering 6.1 Rutiner för expediering av beslut samt bevakning av ärenden Expediering av kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beslut sker av assistent inom kommunstyrelseförvaltningen. Detta sker efter anvisningar från kanslichefen som bedömer och avgör hur ärendena ska expedieras. Expedieringen sker genom att den tjänsteman (alternativt nämnd) som expedieringen sker till får ett e-postmeddelande om att det i do- 16

17 kumenthanteringssystemet (LIS/LÄR) finns ett ärende som ska hanteras. Denne kan då via LIS/LÄR plocka fram såväl beslut som samtliga i ärendet föreliggande handlingar som blivit diarieförda. För expediering av kommunövergripande policys sker expediering via LIS/LÄR till samtliga nämnders diarium. Ett arbete pågår i syfte att via kommunens intranät systematisera kommunövergripande policys, riktlinjer och styrdokument. År 2005 infördes ett bevakningssystem för utdelade uppdrag, ett system som sedan dess utvecklats. Bevakningslistan infördes bl a på grund av kritik från förtroendevalda då det hände att ärenden försvann. Vilka ärenden som ska tas med på listan avgörs av en redaktionsgrupp som efter varje fullmäktigesammanträde går igenom protokollet och noterar ärenden som bedöms ha den statusen att de bör bevakas via listan. Denna grupp har för övrigt också till uppgift att gå igenom kommunens policys, riktlinjer och styrdokument i syfte att systematisera kommunens författningssamling. Listan ska redovisas vid varje sammanträde med kommunstyrelsen, vilket är en ambition men inte fullt ut en realitet. Som en komplettering till den ovan nämnda bevakningslistan redovisas för kommunstyrelsen en lista över avslutade uppdrag. När uppdragen på bevakningslistan anses vara verkställda förs de över till denna lista för redovisning. Av bevakningslistan framgår slutdatum, dvs när uppdraget förväntas vara verkställt och rapporterat. Ofta saknar fattade beslut ett politiskt uttalande om när åtgärden ska vara verkställd varför ledningsstaben brukar diskutera detta och komma fram till ett lämpligt datum. Expedieringsrutinerna bedöms vara ändamålsenliga. Det bevakningssystem som införts är ett utmärkt redskap för att hålla ordning på uppdragen och bevaka så att inte något beslut kommer bort. Egentligen borde det i samband med att beslut fattas också tas beslut om att beslutad åtgärd ska noteras på listan samt när återrapportering ska ske. 7 Kommunstyrelsens uppfattning av återrapporteringsrutiner, bevakning m.m. 7.1 Enkätresultat I syfte att få reda på kommunstyrelsens uppfattning om återrapporteringsrutiner, uppföljning av beslut, verkställighetsgrad m.m. tillställdes samtliga ordinarie ledamöter (15 st) en enkät med frågor rörande detta. Elva av ledamöterna besvarade enkäten. Vi är medvetna om att det statistiska underlaget är allt för lågt för att kunna dra några slutsatser men det 17

18 visar ändå hur ledamöterna uppfattar att dessa rutiner förekommer och fungerar. Enkätsvaren redovisas i bilaga. Generellt kan sägas att ledamöterna i relativt hög grad anser sig ha kontroll på vilka uppdrag som styrelsen lämnat till nämnder och tjänstemän under det senaste året samt vilka uppdrag fullmäktige lämnat till styrelsen under det senaste året (snittvärden 3,7 resp 4,1 på en femgradig skala). På frågan om återrapportering av lämnade uppdrag fungerar bra anser fem av elva att det delvis eller i låg grad fungerar bra. Detta tyder på att det finns en förbättringspotential. Tilltron till bevakningsrutinen är ganska låg, vilket troligen beror på vad som sades under punkten 6.1 ovan, att bevakningslistan ska redovisas vid varje sammanträde med kommunstyrelsen, vilket är en ambition men inte fullt ut en realitet. Frågan om det finns beslut som inte verkställts utan att kommunstyrelsen informerats om detta har fått ett genomsnittligt svarsvärde på 3,0 vilket måste betraktas som för högt för att kunna vara tillfredställande. Det är stor spridning på svaren vad avser huruvida styrelsen i sina beslut sätter ut slutdatum för återrapportering när uppdrag lämnats ut eller uppgifter begärts in. Snittvärdet är 3,5 och alla svarsalternativ utom inte alls har använts. Sammanfattningsvis kan sägas att styrelsen anser sig ha kontroll över utdelade uppdrag men inte är helt nöjd med i vilken utsträckning dessa återrapporteras. Om det vid beslutstillfället också beslutas om när uppdraget förväntas vara utfört och återrapporterat och detta noteras på bevakningslistan som regelmässigt föreläggs styrelsen skulle denna upplevda brist elimineras. En sådan ordning skulle också kunna råda bot på den osäkerhet som ledamöterna känner i frågan om huruvida besluten verkligen blivit verkställda och om det vid eventuell ej genomförd verkställighet redovisas skälet härför. 8 Sammanfattning 8.1 Sammanfattande bedömning Det är en viktig del i den interna kontrollen att de finns rutiner för kontroll av att demokratiskt fattade beslut verkställs och att detta sker på det sätt som beslutsfattarna avsåg. Det är också viktigt att beslutsfattarna, i den mån verkställighet av olika skäl inte sker, får vetskap om detta. 18

19 I granskningsarbetet har vi noterat att av de 15 granskade besluten bedöms sex vara verkställda på de sätt som fullmäktige avsåg och inom rimlig tid från beslutstillfället. Sex beslut är inte verkställda trots att det, enligt vår bedömning, kan anses att rimlig tid för genomförandet (alternativt ett meddelande till uppdragsgivaren om skäl för att inte verkställa) förflutit. Två ärenden har verkställts på ett i och för sig rimligt sätt men uppfyller ändå inte fullmäktiges önskemål fullt ut. I ett av ärendena åligger det inte kommunen att utföra den beslutade åtgärden. Att så är fallet har inte meddelats till uppdragsgivaren (KS). Trots att expedieringen i något enstaka fall inte fungerat bedömer vi att expedieringsrutinerna är tillfyllest. Den så kallade redaktionsgruppen i vars uppgift det bl a ingår att bedöma vilka ärenden som kräver särskild bevakning är ett bra initiativ för att hålla reda på utdelade uppdrag. Dock kan vi konstatera att det trots detta finns ett antal ärenden som inte verkställts vilket torde innebära att de finns anledning att se över på vilket sätt gruppens arbetssätt kan förändras. Sammanfattningsvis anser vi att verkställighetsgraden inte är på en tillfredsställande nivå. I syfte att tydliggöra besluten rekommenderar vi att fullmäktige och kommunstyrelsen i beslutsformuleringen är tydlig i vad som ska åtgärdas och när återrapportering/anmälan ska ske samt var i organisationen ansvaret för utförandet ligger. 19