Min syn på optimal kommunikation i ett produktutvecklingsteam

Transkript

1 Min syn på optimal kommunikation i ett produktutvecklingsteam Linda Sandgren Inpre 3 KN3060 Produktutveckling med formgivning Vt -07

2 Inledning Idag sälls det allt större krav på företag att snabbt få ut nya produkter/tjänster på marknaden. Det innebär att man snabbt måste kunna göra en anpassning till morgondagens krav för att på ett konkurrenskraftigt sätt överleva. En förutsättning för detta är att företagen som även lever med dessa förändringar ständigt arbetar med att förbättra sina utvecklings- och tillverkningsprocesser. För att detta ska vara möjligt krävs det att man i organisationen har ett klimat som uppmuntrar till kommunikation, då detta har visat sig vara en av de viktigaste faktorerna för lyckade produktutvecklingsteam. Medveten, planerad kommunikation i produktutvecklingsteam ökar möjligheterna att man når de uppställda målen snabbare men gör också alla partner delaktiga i själva utvecklingsprocessen. Den här essän kommer därför att fokuseras kring skapandet av optimal kommunikation i ett produktutvecklingsteam. Då är den vitigaste faktorn för att utgången av ett utvecklingsprojekt ska bli lyckat. Jag kommer att först definiera begreppet kommunikation, sedan gå in på en diskussion kring optimal kommunikation i ett produktutvecklingsteam, utifrån mina egen erfarenheter, som även innefattar praktisk och teoretisk kunskap inom området, inhämtade under tre års studier på Mälardalens högskola under men även stöd till viss del från litteratur inom ämnet. Kommunikation Definition av begreppet kommunikation Själva begreppet kommunikation kommer av det latinska communicare, som betyder att göra något tillsammans, att göra någon annan delaktig i något, ha förbindelse med någon, göra gemensam. Mer vardagligt används begreppet för en rad fenomen, allt från personliga samtal med en eller flera personer, till chattande och masskommunikation via globala nätverk och bilder. Kommunikationsprocessen Att kommunicera med vår omgivning är något som vi gjort från de tidiga faserna i livet. Då kanske inte via ord utan mer med ljud, ögonrörelser, handrörelser och beröring. Kommunikation mellan människor är därför mycket mer än ord. Traditionellt brukar man illustrera kommunikationsprocessen med en enkel modell bestående av tre led: en sändare, ett budskap och en mottagare. Sändare Budskap Mottagare Rent principiellt kan kommunikationen alltså definieras som en utväxling av tecken och signaler, information och mening, mellan två eller flera parter. Budskapet sändaren förmedlar till mottagaren är inte på något sätt entydigt. För att fånga in det kommunikativa samspelet som sker i en kommunikation mellan två människor, måste dock modellen med en sändare, ett budskap och en mottagare utvidgas. Själva förmedlandet av budskapet sker genom olika kanaler, verbalt men också ickeverbalt. Med verbal kommunikation menas att budskapet förmedlas med ord, talade eller skrivna. Ickeverbal kommunikation innebär att förmedlandet av budskapet utväxlas på ett annat sätt, oftast sänds dessa ut med hjälp av olika delar av vår kropp. Det kan vara allt ifrån kommunikation genom blickar, kroppshållning, rörelser, ansiktsuttryck, röst till beröring. Det som vi brukar kalla kroppsspråket.

3 Kommunikationsprocessen innebär att en sändare sänder ett budskap genom kanaler i form av tecken och signaler, verbala och ickeverbala. De verbala tecknen kan tyckas vara tydliga och lättförståliga både för sändare och mottagare men trots detta är inte ord entydiga. Även de ickeverbala tecknen och signalerna kan förmedla budskapet mer eller mindre klart. Mycket beroende på att vi i mänskliga relationer signalerar budskapet på många olika nivåer och med olika styrka; rationellt - emotionellt, direkt - indirekt, distanserat - empatiskt, kontrollerat - spontant, medvetet - omedvetet. Vare sig tecknen och signalerna är förmedlade verbalt eller ickeverbalt, tolkas de som sammansatta, en helhet av mottagaren. De ingår oftast i ett mer eller mindre enhetligt kommunikationssystem, en kod. Med kod menas den uppsättning av sociala och språkliga konventioner som användningen av tecken och signaler följer, som man också måste känna till, för att kunna tolka dem med tillräcklig hög grad av säkerhet, men också osäkerhet. Det kan emellertid vara stor skillnad på hur språket används socialt i olika samhällsgrupper vilket gör att signalerna och tecknen blir svårtolkade. Mottagaren tar emot budskapet från sändaren och registrera då en mängd intryck förmedlade både som verbala och ickeverbala, signaler och tecken, men också intryck från omgivningen som ljud, ljus, färger och rörelser. Denna informationsmängd måste begränsas, sorteras, och organiseras till meningsbildande helheter för att förstå budskapet. Filtreringen av informationen sker snabbt och mycket är redan förkastat innan det når medvetandet. Valet av intryck och samordningen av dessa är inte slumpmässigt, utan påverkas av preferenser, intressen, behov, känslor, erfarenheter, kunskap och inte minst av våra förväntningar. Vi ser gärna det vi förväntar oss att se, vilket innebär att människans perceptionsprocess, signalmottagarprocessen, är en spontan tendens till stereotypisering och förvrängning av verkligheten. Normalt kommer emellertid erfarenheter och inlärning att bidra till en mer nyanserad bild av verkligheten och därmed också till att minska tendensen till stereotypisering. För kommunikationsprocessen kan det vara en viktig insikt och en påminnelse om att det vi ser inte är, den hela och sanna verkligheten, utan en tolkning av den. Effekten som de verbala och ickeverbala signalerna har på mottagaren är väsentlig för förståelsen av kommunikationen som helhet. Signalerna och tecknen kan uppfattas på många sätt till exempel som vänligt, neutralt, fientligt, uppgivet, ironiskt eller humoristiskt. Även om signalerna är tydliga vet vi sällan med säkerhet vad de uttrycker, eller vad de avses uttrycka, det är vår tolkning av dem som skapar grunden för bland annat hur vi upplever den andra personen och det utbyte som i sin tur skapar grunden för närhet eller avstånd, förtroende eller misstroende, samarbete eller konflikt. Olika personer kan också reagera olika på samma signaler beroende på hur dessa tolkas. Det som utspelar sig mellan parterna måste förstås ses i ett sammanhang vilket gör kommunikation till en mycket känslig social process. Missförstånd uppstår lätt, om de ickeverbala signalerna motsäger de verbala signalerna eller om vi inte lyssnar tillräckligt uppmärksamt på varandra. Detta gör kommunikation till en komplex och mångtydig process. Trots att vi har kommunicerat med vår omgivning sedan vi var spädbarn, har erfarenhet och forskning visat att de flesta av oss har mycket att lära om kommunikation. Envägskommunikation Envägskommunikation innebär att vi passivt tar emot olika budskap utan att direkt kunna ge någon återkoppling, dvs. en reaktion och respons som mottagaren kan ge sändaren på det sända budskapet. Att titta på TV, lyssna på radio eller att läsa ett brev är några exempel på envägskommunikation. Budskapet går endast i en riktning vilket innebär att sändaren inte

4 heller får kännedom om budskapet har gått fram eller om det har blivit förstått och ännu mindre om hur mottagaren har reagerat. Fördelen med envägskommunikation är att den är snabb och okomplicerad, vilket kan vara bra i situationer då snabba beslut måste fattas och förverkligas. Situationer som innebär en hundraprocentig envägskommunikation är dock ovanliga, då kommunikationen normalt pendlar hela tiden fram och tillbaka mellan sändare och mottagare. Tvåvägskommunikation Tvåvägskommunikation innebär att sändaren har möjlighet att få svar och reaktion, återkoppling från mottagaren på det sända budskapet. En form av bekräftelse som oftast sker genom någon form av handlig från mottagarens sida. Mottagaren ges därmed möjlighet till att fråga så fort något är oklart, risken för missförstånd minskar och att parterna lättare känner sig delaktiga de beslut som skall fattas. En vanlig form av tvåvägskommunikation är ett samtal mellan två individer. Optimal kommunikation i ett produktutvecklingsteam Att arbeta i ett produktutvecklingsteam är både spännande och utmanande inte minst med tanke på att man arbetar med ett förändringsarbete. En levande process där man inte riktigt vet resultatet och utgången, också att man har möjlighet att arbeta i ett team, sammanställt för att på ett tvärfunktionellt sätt öka effektiviseringen och kvalitén på resultatet. Detta innebär att man sammanställer ett team med olika kunskaper, erfarenheter och bakgrund ställer det höga krav på kommunikationen i teamet. För att ett samarbete mellan dessa personer ska fungera krävs det att man kommunicera. Att kommunicera är inte en lätt process, då missförstånd och oklarheter lätt uppstår, ställs det ännu högre krav för att teamet ska lyckas. Det krävs inte enbart goda kunskaper om produkten, utan även kunskaper om kommunikation, för att resultatet ska bli bra. Kommunicera handlar om att arbeta tillsammans men det är inte alltid så lätt, då man i team ändra kommunikationsmönstret, som blir mer intensivt och komplicerat. I teamet kan det även pågå flera samtal samtidigt, som varvas med varandra, gamla trådar kan tas upp på nytt och vidareutvecklas. I ett fungerande team binder kommunikationen samman teamets olika delar och ger den näring, näring i form av ny information, upplevelser, kunskaper och erfarenheter men även slaggprodukter som oklarheter och missförstånd. För att kommunikationen i ett produktutvecklingsteam ska fungera optimalt är det viktigt att man har kunskap om själva grupprocessen, dvs. hur det synliga och osynliga samspelet mellan medarbetarna inom ett team fungerar, hur teamet fattar beslut och hur konflikter kan hanteras. Det är också viktigt att veta att grupprocessen ständigt förändras och skiftar karaktär, vilket innebär att man inte kan standardisera varken själva arbetet med utvecklingen eller kommunikationen i teamet. När vi arbetar i team spelar vi alla ett antal olika mer eller mindre tydliga roller, som på något sätt ska samspela med varandra, efter verksamhetens regler och normer. Man kan direkt se att teamet påverkar oss, genom att vi blir annorlunda då vi är i ett team, jämfört med om vi är ensamma. Vi ändar vårt beteende beroende på vem eller vilka vi är tillsammans med. Vi uppträder i allmänhet så som vi tror att teamet förväntar sig att vi ska uppträda. Detta gör det viktigt att vi snabbt kan finna en roll att spela som ger oss trygghet. Tryggheten behövs för att vi ska kunna kommunicera rakt och ärligt. Viktigt för att teamet ska fungera bra, är också att man snabbt försöker skapa en vi-känsla; gemenskap och sammanhang. Ett bra sätt att göra

5 detta är att man i projektstarten upprättar ett gruppkontrakt, dvs. gemensamma regler och normer, för att man ska spela efter samma regler. Denna verbala kommunikation underlättar även beslutsfattandet i teamet och att man skapar en grund för hur konflikter i teamet skall lösas. Ytterligare en förutsättning för att produktutvecklingsteamet ska lyckas är att man skapar ett gemensamt och tydligt mål att arbeta mot. I projektuppstarten är det därför viktigt att man fångar upp de krav som ställs från uppdragsgivaren och att man tillsammans i projektteamet diskuterar dessa och arbetar fram en karvspecifikation, ett verbalt verktyg att fånga in de förutsättningar som ges för projektet och som samtliga av projektets medlemmar har tillgång till och ska förstå innan man startar. En förutsättning för att man ska arbeta i samma riktning. Viktigt att komma minas är att även kravspecifikationen är dynamisk och förutsättningarna ändras konstant under produktutvecklingsprocessen, inte enbart från kunderna, vilket innebär att man under processens gång måste revidera kravspecifikationen för att projektmedlemmarna ska arbeta i samma riktning. Kommunikationen tillsammans med tryggheten i teamet ska ge möjlighet att ifrågasätta och kritisera, att man i projektteamet kan föra en rak kommunikation, att man direkt och tydligt får möjlighet att visa vad man tänker och känner. För kommunikationen innebär det även att man i teamet har ett sådant kommunikationsklimat som tillåter att man ger, även negativ återkoppling i from av att både ge och ta kritik. Det gäller även att man inte enbart förmedlar signaler utan att man i teamet är en aktiv lyssnare. Att arbeta i projekt handlar om att man genom kommunikation klargör de uppgifter som krävs för att nå önskat resultat och att man ständigt måste anpassa sig och vara beredd på snabba förändringar. Då själva utvecklingsprocessen ständigt förändras och saknar förutsägbarhet. Grunden för produktutvecklingsprojekt innebär att man som projektmedlem förstår själva produktutvecklingsprocessen, att man har klara och definierade processteg, att alla projektmedlemmar vet vad respektive steg innebär, vilka resurser som krävs för att nå det resultat som möjliggör att man kan gå vidare. En form av gemensam plattform för produktutvecklingsprocessen och därmed kommunikationen för varje processteg. I ett produktutvecklingsteam som idag oftast är ett tvärfunktionellt sådant, med personer från företagets olika avdelningar måste man på något sätt definiera en plattform, referensram för arbetet, dels genom att man känner själva utvecklingsprocessen men också för kommunikationen. Att man väljer rätt nivå på språket och att man talar så att mottagaren förstår för att undvika att missförstånd uppstår. Men också ge möjlighet för mottagaren att fråga om oklarheter uppkommer. Ibland kan det vara bra att man på något sätt även blir medveten om de störningar, signaler och handlingar, som bidrar till att störa och begränsa kommunikationen, för att den ska fungera optimalt i teamet. Användningen av FMEA för själva projektet kan vara ett bra verbalt kommunikationsmedel för att fånga in detta i produktutvecklingsprojektet. En faktor som även är av avgörande betydelse för produktutvecklingsprojekt är att man i teamet har en bra ledare, en ledare som lyssnar, ser till kommunicera så att resurserna fördelas jämt, men som också ser om det behövs ytterligare stöd i någon fas av projektet. Ledaren ska också kunna förstå och agera om han/hon märker att något är galet i projektet och kommunicera detta till produktutvecklingsteamet innan själva projektet går helt åt fel håll.

6 Att kommunikationen i ett produktutvecklingsteam förändras i och med produktutvecklingsprocessen känns ju självklart. Beroende på var man befinner sig i processen kan behovet av verbal kommunikation avta och övergå till ett ökat behov av visuell kommunikation. Det handlar om att välja rätt kanal; medium för kommunikationen för att mottagaren ska förstå budskapet. Här kommer det gamla talesättet en bild säger mer än tusen ord in och mycket i produktutvecklingsarbetet kräver att man på ett eller annat sätt förstärker den verbala kommunikationen med en visuell sådan. Om det är en produkt man utvecklar, kan det främst handla om skisser och ritningar, men även modeller som har fördelen att man inte enbart kan se produkten, utan även känna på den. Dagens informationssamhälle har givit oss stora möjligheter att berika våra liv och förbättra kommunikationen mellan oss. Det är inte längre nödvändigt att man i ett produktutvecklingsteam ständigt sitter tillsammans och arbetar, Internet erbjuder många möjligheter att arbeta på distans och kommunicera, inte då enbart via ljud som telefon utan även via bild. Man ska inte glömma bort de nätverk som företag har, genom att nätverka kan man i en produktutvecklingsprocess knyta an den kunskap som saknas i företaget utan att behöva studera in den själv. Att nätverka är ett sätt att kommunicera kunskap effektivt och det kommer i framtiden att bli ännu viktigare, att utnyttja sitt nätverk för att lyckas.

7 Referenslitteratur Matts Dahlkwist, Kommunikation utveckling och möjligheter, 1999, Liber AB, ISBN Tom och Hilde Eide, Kommunikation i praktiken relationer, samspel och etik inom socialt arbete, vår och omsorg, 2006, Liber AB, ISBN Bo Bergström, Effektiv visuell kommunikation, 2000, Centraltryckeriet Borås, ISBN