Min syn på kommunikation i produktutvecklingsprocessen

Transkript

1 Akademin för Innovation, Design & Teknik Min syn på kommunikation i produktutvecklingsprocessen Individuell essä inom kursen produkt- och processutveckling KPP306 Emilia Klint

2 Innehållsförteckning Inledning...3 Vad är kommunikation?...3 Olika typer av kommunikation...3 Verbal kommunikation...4 Ickeverbal kommunikation...4 Visuell kommunikation...5 Varför missförstår vi varandra?...6 Ålder...7 Kön...7 Utbildning och bakgrund...7 Språk...8 Varför är kommunikationen viktig?...8 Vi-klart...9 Kommunikation i en produktutvecklingsprocess...9 Slutsats och diskussion...10 Referenser...11 Bilder...11 Elektroniska källor...11 Föreläsningar och diskussioner...11 Litteratur...11

3 Inledning Jag har valt att skriva min essä om min syn på kommunikation inom produktutvecklingsprocessen. Anledningen till detta är att jag tycker att kommunikation är ett intressant område och jag har alltid varit fascinerad av språk och sätt att utrycka sig på. Jag tycker även att kommunikationen är en så oerhört viktig aspekt inom såväl produktutvecklingsprocessen som det dagliga livet. Hur kan man förmedla något till andra om man inte kan kommunicera med varandra? Samarbete är i princip omöjligt utan någon typ av kommunikation. En annan orsak till valet av ämne var detta citat av Thomas Jefferson: Om två personer träffas och utbyter en dollar med varandra, så går båda därifrån med en dollar, Om samma personer möts och utbyter en idé, så går båda därifrån med två idéer. Vad är kommunikation? Kommunikation är en process för att överföra information från en punkt till en annan. /Wikipedia Ordet kommunikation har sitt ursprung från det latinska ordet communis som betyder gemensam och ha utvecklats via communicare som betyder göra gemensamt. Det är oftast det man tänker på när man hör ordet kommunikation, ett samtal som går åt två eller flera håll, en så kallad två- eller flervägskommunikation. Inom kommunikation pratar man om sändare och mottagare. Det är en sändare som förmedlar informationen och en mottagare som tar emot den. Emellan sändaren och mottagaren finns det ett brus som stör informationen som förmedlas och en typ av brus kan vara olika tolkningar man gör utav informationen. Olika typer av kommunikation Det finns flera olika typer utav kommunikation. Den första som man kommer att tänka på är nog den talande kommunikationen, den så kallade verbala. Där man kommunicerar med ord och meningar. Men utöver den verbala kommunikationen finns även den ickeverbala kommunikationen och den visuella kommunikationen. Språket står endast för 7 % av kommunikationen mellan människor, övriga procent är kroppsspråk (55 %) och röstkvalitet (38 %), alltså hur man pratar.

4 Det är inte dina ord som har störst betydelse det är sättet de presenteras på! /Lotta Juhlin (2005) Verbal kommunikation När man pratar om en verbal kommunikation menar man oftast dialogen, alltså en ömsesidig kommunikation mellan två människor där kommunikationen går åt två riktningar. Det talade ordet När du kommunicerar med någon så kan det vara viktigt vilka ord du väljer att använda. Pratar du med din lilla kusin på tre år använder du kanske inte de mest komplexa glosorna du har i ditt vokabulär? Och när du pratar med gamla farfar så använder du kanske inte värsta slangen och tugget? Man anpassar alltså de talade orden litegrann och varför man gör detta beror på de olika faktorer som påverkar ens egenuppfattning. (Jag kommer att ta upp detta lite längre ner). Tempo och rytm Hur fort du talar påverkar också hur pass bra personerna du kommunicerar med förstår dig. Vi pratar i den hastighet som vi själva tänker och förstår. Så observera hur personerna du kommunicerar med pratar. Pratar du långsammare än de så tråkar du ut dem och pratar du fortare än dem så kan de ha svårt att hänga med och missa viktiga punkter i det du har att kommunicera (Henrik Fexues, 2007). Betoning Hur och vart man lägger betoningen i en mening påverkar hur det tolkas av människor jag kommunicerar med. Betoningen påverkar även vilken slagkraft du får i din kommunikation, du hjälper de du kommunicerar med att förstå vad du vill ha sagt. Säg att du är chef på ett företag och har en konversation med en medarbetare och säger du meningen: Har du sett någonting vi måste förändra? och lägger betoningen på du, alltså: Har DU sett någonting vi måste förändra? Meningen är nu riktad direkt mot personen man talar med, den kan uppfattas som ett hot och personen man pratar med kan bli rädd och osäker på hur den ska svara. Lägger man istället betoningen på ordet på måste så får meningen en helt annan klang och man tolkar det som att du som säger meningen enbart vill veta de saker som verkligen måste åtgärdas för att företaget ska fungera. Betoningen är också kopplad till frågor, man kan med hjälp av att lägga betoningen på rätt ställe få personer att svara precis som man vill. Så kallade ledande frågor. Ickeverbal kommunikation Ickeverbal kommunikation är precis som det låter, kommunikation som är ordlös. Det är den ickeverbala kommunikationen som tar upp och tolkar signaler vi sänder ut via kroppsspråk, hållning och gester. Den ickeverbala kommunikationen innefattar även klädval och frisyr. Även i skriven form förekommer det i form av handstil och smileys.

5 Kroppsspråk Ditt kroppsspråk förstärker det du kommunicerar och ibland behöver du inte ens använda ord för att man ska förstå. Ditt finns flera saker som räknas in till kroppsspråket, det är hållningen, gesterna, blicken och mimiken (Lotta Juhlin, 2005). Gesterna är inövade och oftast medvetna, som att vi sätter handen bakom örat för att höra bättre. Det finns även omedvetna gester, hos många av oss kommer dessa i form av omedvetna handrörelser som när man blir nervös och det visar sig då i en form av ticks där man upprepade gånger gör något med händerna, rullar en penna eller viker ett papper exempelvis. Det är dock viktigt att påpeka att vårt kroppsråks alla uttryck inte betyder samma sak hela tiden, det beror på situationen och de fysiska förutsättningarna runt omkring (Henrik Fexeus, 2007). Trots att det är ganska svårtolkat inland så är kroppsspråket en viktig faktor om man vill kommunicera med någon, speciellt om man har något viktigt att säga. För att få personer att lyssna på det man har att säga kan man inte signalera exempelvis rädsla och osäkerhet. Det allra bästa sättet att få personer att lyssna på en är att verka intressant och övertygande. Henrik Fexeus (2007) nämner i sin bok att för att få någon att bli intresserad av det man har att säga så ska man härma den personens uttryck och kroppsspråk. Visuell kommunikation Den visuella kommunikationen är precis som det låter en kommunikation som är visuell. Det handlar om bland annat teckningar, skyltar, typografi, design och färg. Ett bra exempel på en visuell kommunikation är ritningar eller monteringsbeskrivningar. Bild 1 Ett exempel på visuell kommunikation. Inom produktutvecklingsprocessen handlar den visuella kommunikationen om, förutom ritningar och monteringsbeskrivningar, hur en produkt uppfattas av kunden eller brukaren. Det ska vara en design på produkten som inte går att feltolkas, man ska förstå hur den ska användas och vara tilltalande på samma gång. Den visuella kommunikationen inom produktutvecklingsprocessen skiljer självklart lite från process till process, helt beroende på vilken typ av produkt som skapas och vilka krav och önskemål som ställs.

6 Varför missförstår vi varandra? Utöver alla de fysiska faktorerna som kroppsspråk, ordval, betoning och tempo i talet finns det även andra faktorer som påverkar kommunikationen. När man kommunicerar med någon har man samtidigt en egentolkning av vad man egentligen menar, man kan inte utgå ifrån att alla delar denna uppfattning. En sak som är självklar för mig kan vara helt oklar för någon annan. Vad beror då detta på? Hur kan något som jag tycker är självklart vara oklart för någon annan? Man måste anpassa sin kommunikation beroende på vem man pratar med. Man får lov att anpassa orden och förklara på ett sådant sätt att alla kan förstå vad man vill ha sagt. Man brukar prata om att det finns olika saker som påverkar att man har olika uppfattningar om vad som egentligen sägs. Några vanliga saker som man tror påverkar är ålder, kön, utbildning, bakgrund och språk. Bild 2 Misslyckande i kommunikationen

7 Ålder Språket förändras hela tiden, och svenska akademin tar varje år in nya ord i det svenska språket. Det svenska språket påverkas även av andra språk och vi kan se många influenser av låneord i det svenska språket. De som har svårast att anpassa sig och hänga med i dessa trender är de äldre. När man kommunicerar med någon äldre kan man anpassa sitt språk och tänka på att inte använda låneord. En annan sak man ska ha i åtanke är att äldre människor ofta är så inkörda på hur det alltid har varit och har ofta sina principer och tillvägagångssätt. Detta gör att de har generellt sett lite svårare att kommunicera med en yngre person. Speciellt om denna yngre person vill ändra på något. Exempelvis på ett företag där det kommer in en nyanställd yngre person som vill ändra på något som man alltid har gjort i alla tider, då finns det många äldre anställda som kan sätta sig på tvären och inte förstå att ändringen är till det bättre. Kön Jag tror att könet i samband med kommunikation var ett större problem förr. Jag har i alla fall den uppfattningen att könet inte påverkar kommunikationen. Att män och kvinnor visst förstår varandra och att kvinnor inte alls är från Venus och män är från Mars. Jag tror inte heller på uttrycket att män är mer rakt på medan kvinnor talar i gåtor, det är bara en dum generalisering. Däremot håller jag till viss del med Lotta Juhlin (2005) när hon beskriver att det finns vissa skillnader i hur kvinnor och män språkar och beter sig. Hon nämner att om det blir fel i kommunikationen mellan en kvinna och en man så har kvinnan oftast en tendens att skylla på sig själv, bli osäker och undra vad hon gjorde för fel. Männen har däremot en större tendens att skaka av sig det och bara gå vidare. (Observera att detta inte gäller alla utan är en generalisering, men jag tror att det ligger lite sanning i det och det har med vår uppfostran att göra). Utbildning och bakgrund Vilken bakgrund och uppväxt man har påverkar ens uppfattningsfält mer än vad man tror. Som barn påverkas man av sina föräldrar och när man växer upp brukar man oftast dela uppfattning om saker och ting med sina nära och kära. Men har man en kommunikation med någon av samma kön och ålder som sig själv kan man ändå tolka signalerna olika. Man kan säga att man talar olika språk, och då menar jag inte det uppenbara att man har olika modersmål utan att man helt enkelt talar i olika nivåer beroende på utbildning, uppväxt och bakgrund. Ett exempel på olika nivåer kan vara i företag där arbetaren ute på golvet säger Det går bra för oss så menar han att det går bra för dem på hans avdelning, medan om chefen för hela företaget säger samma sak så pratar han troligen om hela organisationen. Det är samma sak de säger, men det betyder olika eftersom de har olika uppfattning.

8 Språk Alla har väl någon gång stött på ett språkligt problem med kommunikationen med någon. Och nu talar jag om den uppenbara språkskillnaden att man talar helt olika språk, alltså att man har olika modersmål. Det kan vara så att man försöker ha en kommunikation på någon av de inblandades modersmål eller att båda har olika modersmål och man försöker prata på ett gemensamt språk som båda behärskar. Det är en konst i sig att ha en kommunikation när man talar samma språk eftersom det finns så mycket annat som påverkar hur man tolkar signalerna så om man redan innan talar olika språk blir det ett extra svårt hinder att ta sig förbi. Bild 3 Språkliga svårigheter. Ett sätt att ta sig runt det här språkliga problemet är att överdriva sitt kroppsspråk och gestikulera villt med armarna. Lotta Juhlin (2005) beskriver detta fenomen i inledningen av sin bok, hon befinner sig utomland i ett land där de pratar spanska. Hon går in i en järnhandel och ska köpa expanderplugg (ett ord hon inte kunde på varken engelska eller spanska och som inte fanns med i det lexikonet hon köpt med sig). Så hon började imitera en borrmaskin och sedan visade med händerna hur ett tänkt föremål åkte in i den tänkta väggen och lät ögonblicket efteråt båda händernas fingrar spreta ut i en form som när en blomma slår ut på nolltid. Farbrorn i järnhandeln log och förstod exakt vad hon menade och drog fram en hel låda med just expanderplugg. Varför är kommunikationen viktig? Kommunikation är ett sätt att förmedla något till andra, om inte kommunikationen fanns hur skulle då världen se ut? Man lär sig genom att göra brukar man säga, men man lär sig också genom att iaktta och observera. Men om ingen kommunikation fanns så skulle man aldrig kunna få någon förklaring till varför man gör som man gör eller lära det vidare. Man skulle kunna säga att information och kunskap sprider sig genom någon form av kommunikation.

9 Utan kommunikation är samarbete i princip omöjligt. Hur är det möjligt att man ska kunna göra någonting tillsammans om man inte kommunicerar och på sätt får en gemensam förståelse för vad som ska göras? Det är oerhört viktigt att de som kommunicerar med varandra verkligen har en gemensam bild av vad som egentligen sägs. För även om det finns en kommunikation så behöver den inte vara god. Bild 4 Dålig kommunikation Vi-klart För någon vecka sedan var jag på ett företag och deltog i en samarbetsövning. Jag kom då i kontakt med uttrycket Vi-klart. Alla har väl hört talat om uttrycket självklart och flera gånger tyckt att något är självklart, men kruxet med självklart är just att det bara är klart för just en själv. Arbetar man i grupp kan det vara självklart för alla vad som ska göras, men eftersom självklart är personligt så kan det självklara skilja från person till person. Det är därför alla måste skaffa sig samma uppfattning och det är när den här uppfattningen är gemensam och klar för alla som det är Vi-klart (Lars-Göran Thelin, Volvo Powertrain, 2011). Kommunikation i en produktutvecklingsprocess Inom produktutvecklingen finns det kommunikation i flera riktningar. Det finns en horisontell kommunikation som handlar om gruppdynamiken och kommunikationen med de övriga inom projektet. Det finns även en vertikal kommunikation som handlar om kommunikation med alla andra nivåer, det är kommunikationen med uppdragsgivaren, kunderna eller andra avdelningar inom den egna organisationen. Den horisontella kommunikationen inom gruppen är olika under olika stadier i processen. När man som grupp arbetar tillsammans passerar man olika stadier och kommunicerar därför olika beroende på vilket stadie man befinner sig i. Jag tänker inte gå in på alla stadier och vad som händer i dessa, men jag kan nämna nått som exempel. Det finns ett stadie som är nästan i början och kallas för smekmånaden, det stadiet når man när man lärt känna varandra litegrann och bildat en någorlunda uppfattning om varandra. Vid det här stadiet är kommunikationen väldigt bra, lite för bra. Alla tycker lika om allting och ser bara likheter med varandra, allting flyter på harmoniskt och bra (Ulla Holmberg & Lars- Olof Naesén, 1995).

10 Den vertikala kommunikationen är kanske den viktigaste i en produktutvecklingsprocess. Där gäller det verkligen att ha en bra kommunikation så att inga missförstånd uppstår och att kraven från uppdragsgivaren är helt klara och alla är införstådda i vad det är som ska göras. Det finns många punkter där kommunikationen kan brista, en av de mest kritiska är kanske just vid kravinsamlingen och utformningen av kravspecifikationen. Det kan ibland vara svårt för uppdragsgivaren att veta vilka krav den har på produkten, och det kan även vara svårt att lista målgrupperna och vad de vill ha. Slutsats och diskussion Att bara kommunicera är inte speciellt svårt, det svåra är att förmedla det man verkligen vill, detta gäller inte bara i en produktutvecklingsprocess. Det finns så många faktorer som påverkar hur det man säger uppfattas av personerna man kommunicerar med. Det handlar inte om att det ska bli självklart för var och en utan om att det ska bli vi- klart för alla tillsammans. Märker man att personerna man kommunicerar med tolkar det som sägs på eget sätt kan det vara bra att försöka formulera om sig eller använda ett annat kommunikationssätt. Inom just produktutvecklingsprocessen är den visuella kommunikationen en mycket bra kanal att arbeta via. Den visuella kommunikationen i kombination med förklaringar av samma sak fast olika formuleringar gör att de flesta efter en stund har en gemensam förståelse över vad det är som kommuniceras och vad nästa steg är. Det allra viktigaste i en kommunikation mellan människor är kanske just dialogen, att man verkligen pratar med varandra och inte minst lyssnar. Låter andra tala till punkt, ställer frågor och försöker förstå vad som menas. De flesta missförstånd tror jag skulle kunna undvikas om man bara verkligen lyssnade på vad de man kommunicerar med säger. Förstår man ändå inte så frågar man eller ber de förklara på ett annat sätt.

11 Referenser Bilder Bild 1 Ett exempel på visuell kommunikation. (14/4-2011, kl 13.27) Bild 2 Misslyckande i kommunikationen (14/4-2011, kl 13.24) Bild 3 Språkliga svårigheter. (14/4-2011, kl 12.13) Bild 4 Dålig kommunikation (10/8-2007) Elektroniska källor Wikipedia, Kommunikation: (12/4-2011, kl17.16) Wikipedia, Kroppsspråk: (12/4-2011, kl 18.33) Föreläsningar och diskussioner Lars-Göran Thelin, Volvo Powertrain, 2011 Rolf Lövgren, Mälardalens Högskola Litteratur Gisela Håkansson, Yla som vargar, tala som folk (1997). Henrik Fexeus, Konsten att läsa tankar hur du förstår och påverkar andra utan att de märker något (2007). Lotta Juhlin, Den goda kommunikationen Rösten, kroppsspråket och retoriken (2005). Ulla Holmberg & Lars-Olof Naesén, Projektarbetets grunder grundbok för alla som vill lära sig arbeta i projekt (1995).