Kommunikation i grupp

Transkript

1 DD1393 Mjukvarukonstruktion Kommunikation i grupp Linda Söderlindh, ECE/Språk Universitetsadjunkt i Retorik & teknikvetenskaplig kommunikation

2 Frågor sedan sist? Om muntlig presentation? - Övningarna - Nästa övning (inför slutpresentationen) är den 3 5 maj - Sista övningen är den maj Om retorik eller presentationsteknik i övrigt?

3 Dagens upplägg Kommunikationens förutsättningar Kommunicera internt i gruppen Kommunicera externt till andra Konflikthantering

4 Kommunikation Utgångspunkt: Kommunikation som social interaktion mellan två eller fler människor.

5 Värderingar, förförståelse, attityder mm Uttryck Kommunikativ situation Yttre omständigheter Ordval, röstläge, kroppsspråk mm.. Tolkning Värderingar, förförståelse, attityder mm Budskap Meningsskapande Tolkning Återkoppling Uttryck Andra personer & grupper

6 Kommunikation Utgångspunkt: Kommunikation som social interaktion mellan två eller fler människor. Grupper/organisationer kommunicerar internt & externt Mer än information Meningsskapande Språket (verbalt & icke-verbalt) som verktyg - Vi gör något med språket - Vad och hur vi kommunicerar får konsekvenser - Vår verklighetsuppfattning påverkas av hur vi kommunicerar den

7 Skillnad? Du förstår inte mig! Jag förstår inte dig!

8 Gruppkultur Gemensamma normer & värderingar - Vad är rätt/fel? Vad är lämpligt/olämpligt? Osv - Brott mot detta straffas av övriga gruppen - Identitet i förhållande till andra grupper Internalisering - Värderingar och beteenden blir osynliga för individen - Självklarheter Groupthink - Tendens att okritiskt tänka som övriga gruppen Hur påverkar detta kommunikationen i gruppen?

9 Kommunikation i gruppen Bygger ofta på egna självklarheter - Alla blir experter Informella och formella kanaler för kommunikation Eget språk - Inkluderande vs exkluderande Tolkande - Formar uttrycket

10 Kommunikation i gruppen

11 Roller Skapas av antaganden och förväntningar från andra och en själv, både medvetet och omedvetet Medvetet: - Bli tilldelad en formell roll Omedvetet: - Den som i realiteten motsvarar gruppens förväntningar på rollen - Informell roll Vem motsvarar förväntningarna på rollen?

12 Egna självklarheter Det vi har med oss in i interaktion med andra Tidigare erfarenheter Förväntningar Påverkar vårt beteende Normer & värderingar Personlighet Blir synligt för andra genom våra uttryck: Ordval, argument Icke-verbala signaler Inkludering & exkludering Det vi gör syns, inte varför vi gör det Men vi ska väl rösta om det? Så kan vi väl inte göra?!

13 Vad kan utmärka en bra grupp? Tydligt syfte & tydliga mål Man vet vad man ska göra Trygghet, kontinuitet, viss handlingsfrihet Man vet vad som gäller Respekt för olikheter Alla är aktiva i arbetet & känner ansvar Tillit, humor, förtroende Socialt stöd i varandra trygg med att ventilera problem Öppen kommunikation Hur behöver man kommunicera för att det ska bli så?

14 Kommunikationen bör: Vara allas ansvar Vara planerad och förberedd Föras i lämpliga kanaler - Varken för få eller för många - Ev. i olika nivåer efter detaljnivå Bygga på tillit och förtroende för gruppen, individer och uppgift - Konstruktiv feedback, positivt, motiverande - Inte ge känslan av undanhållande Forma ett gruppspråk - jargong, interna skämt, termer Bör vara rak & tydlig!

15

16 Vara tydlig? Tillräcklig & nödvändig information Logisk struktur Förklara sammanhang och relationer Använd metaforer som publiken känner igen Förklara avvikelser Sammanfatta Alla i gruppen behöver se samma bild Vem behöver veta vad? På vilken detaljnivå? Hur ska det förklaras?

17 På mötet i morgon Men det här reder vi väl ut längre fram!? Nästa månad Absolut!

18 Pratar vi om samma sak? Förklara hur din bild ser ut - Definiera självklarheter Du kan väl ta fram ett bra förslag Jag tar ansvar för det - Konkretisera, exemplifiera - Fråga hur andra uppfattar det du pratar om Låt andra förklara sina bilder - Tydliggör perspektiv Kom överens i gruppen - Konkretisera, t.ex. målet - Prata om kommunikationen Tänker inte alla som jag?

19 Kommunikativa ledare? Inkluderar andra i diskussioner Ansvarar för hela bilden - Hjälper andra att koppla sina delar till helheten Ställer öppna frågor - För att få fakta - För att förstå hur andra tänker Motiverar sina beslut - Bidrar till meningsskapande

20 Vikten av att förstå varför Vi behöver se meningen med det vi gör Meningsskapande Vi behöver bli övertygade om mål och handlingsalternativ Kräver tillit och goda argument Förstå hela bilden för att förstå delarna Förstå sin roll i det stora projektet

21 Förklara vad du menar Var tydlig med vad som ska göras och vad det innebär för dem som berörs (gruppmedlemmar, kund, produkt etc.) Vi måste göra så här Det innebär att Förklara varför detta är nödvändigt, ge relevanta skäl Anledningen till att vi behöver göra detta är och det kommer bli bra eftersom Beskriv hur detta ska göras, av vem och när Kalle och Pelle kommer att börja med att.. på torsdag, vilket innebär att Lisa måste bli färdig med senast onsdag och inte fredag som det var sagt tidigare.

22 Tydliggör förväntningar på kommunikativa situationer På mötet hade jag tänkt att vi skulle prata lite om de nya förutsättningarna som dök upp vid mötet med kunden förra veckan. Ta med er idéer så tar jag med fika! Kunden ändrade förutsättningarna förra veckan (se Kalles sammanfattning på plattformen). På nästa möte behöver vi därför komma fram till svar på följande frågor: - Hur påverkar detta tidsramen, produkten och nästa inlämning? - Hur går vi vidare i arbetet? Mötet kommer enbart att ta upp detta, vilket innebär att vi skjuter på frågan om avslutningsfest till nästa möte. Lisa detta påverkar ditt jobb med X direkt. Du, Kalle och jag ses imorgon klockan 8.00!

23 Exempel: Riva upp beslut Jag vet att vi tidigare kom överens om att vi Men nu visar det sig att det inte går eftersom Och därför behöver vi nu göra istället Utgå från gammal information Presentera den nya, förklara! Presentera förändringen, konkret Det kommer att fungera bättre eftersom Förklara hur förändringen ska tolkas Det här får också konsekvenser längre fram eftersom Vad detta leder till? Och det ska vi hantera så här Bemöt frågor innan de dyker upp

24 Gruppens externa kommunikation Från grupp till andra grupper/personer - Framföra (omformulera) frågor, synpunkter etc. - Förklara varför - Förhandla mål etc. Från andra till gruppen - Sprida information/överenskommelser - Förklara varför - Uppdragsgivare/kund - Lärare - Andra grupper

25 Gruppens externa kommunikation Förklara självklarheter - Relatera till kundens eventuella förväntningar & tidigare löften Professionellt förhållningssätt - Lämna interna konflikter och jargong hemma - Respektera kunden och kundens tid Dåliga nyheter? Vilken bild av gruppen vill vi ge kunden? - Uppdragsgivare /kund

26 Gruppens representant Samlar in information & argument Ställer frågor Uttolkare av andras kommunikation - Behöver tänka efter före Vad kommer gruppen säga om det? Hur kommer kunden se på det här? Är det något annat jag behöver veta? Kontrollera inkommande information - Omformulera Innebär det att? Så vill du att vi? Det du säger är alltså att Var tydligt med din egen kommunikation - Vad du och gruppen behöver veta, och varför - Anpassa detaljnivån

27 Att lyssna inte bara höra Förutsättning för att förstå Aktivt lyssnande - Visa att du lyssnar t.ex. med ögonkontakt - Ge den andre utrymme - Lyssna för att förstå, inte bara för att svara! Positiv attityd Avsändaren måste vara tydlig med vad hen vill och varför OBS: Att inte lyssna kan påverka talarens förmåga att uttrycka sig - Känner osäkerhet - Upplevt ointresse bristande engagemang

28 Vad kan störa gruppens arbete? Yttre omständigheter - Osäkerhet kring uppgiften/kursen - Osäkerhet i relation med kund/uppdragsgivare - Övriga riskfaktorer enligt riskanalys Kriser - Förändrad verklighet - Starka känslor som uppgivenhet, förvirring, oro - Lågt förtroende och misstro Konflikter - Möte mellan olika perspektiv, intressen, behov etc.

29 Konflikter Konflikt kring olika saker - Mål vad målet med uppgiften är - Sak olika uppfattningar om fakta - Roll beteenden överensstämmer inte med förväntningar - Oklart man bara bråkar Destruktiva aspekter: - Sur tystnad, dispyt, gräl, våld, krig osv. - Eskalation från ståndpunkt till sammanbrott

30 Konfliktens eskalering 1. Hårdnande ståndpunkter -Diska! -Vill inte! 2. Polarisering & debatt - Då blir det ingen mat 3. Mer handling än ord *smälla i dörren* 4. Stereotypisering - Du kan ju ändå inte laga mat 5. Ansiktsförlust - Du är ju sjuk i huvudet! 6. Hotstrategier - Passa dig, jag kanske flyttar! 7. Begränsad förintelse - Gör det, jag skiter i vilket! 8. Fragmentering - Jag var ändå lyckligare utan dig! 9. Tillsammans ner i avgrunden - Dra åt helvete!

31 Konflikter Konflikt kring olika saker - Mål vad målet med uppgiften är - Sak olika uppfattningar om fakta - Roll beteenden överensstämmer inte med förväntningar - Oklart man bara bråkar Destruktiva aspekter: - Sur tystnad, dispyt, gräl, våld, krig osv. - Eskalation från ståndpunkt till sammanbrott Konstruktiva aspekter: - Möjlighet till förändring - Sätt att klargöra förväntningar Hur påverkar konflikter gruppen och kommunikationen?

32 Hur reagera vid konflikter? Undvika Det är lättare om jag gör det själv istället Kriga direkt Kim, det här är ditt fel, jag tänker minsann inte samarbeta med dig längre! Passivit aggressivt (attitydmarkörer) Skämta bort/om det Typiskt Anna att glömma det, tur att huvudet sitter fast annars skulle hon nog glömma det också

33 Hur reagera vid konflikter? Undvika Kriga direkt Passivt aggressivt Skämta bort/om det Verbala tjuvnyp - Pådyvla någon åsikter hen inte uttryckt Du som inte gillar förslaget tycker väl att vi ska skita i alltihop! - Personangrepp, kritik mot person istället för sak Dig kan man ju inte diskutera med, du är ju dum i huvudet! - Förlöjliga eller fördumma den andre Men det fattar du väl att det inte går!? Vanligt misstag: Att bara reagera på det som händer, istället för att bidra till lösningen på problemet.

34 Hantera konflikter Förhindra - Upptäck potentiella konflikter i tid - Kommunicera öppet! Lyssna - Skilj på fakta, känslor & tolkningar! Mötet började klockan 13, Kim dök upp klockan fakta Vad irriterad jag blir! känslor Det går inte att lita på Kim! Bäst att inte skicka Kim till kundmötet. tolkning (resultat)

35 Hantera konflikter Förhindra Lyssna Reflektera känslor Förstår jag dig rätt? Skilj på behov och uttryck för behov Irriterad = hungrig? Var konstruktiv & lösningsfokuserad - Jag-budskap - Skilj på sak och person - Förhandla Fokusera på målet/uppgiften Jag uppfattar att du är irriterad - Man behöver inte vara helt överens för att samarbeta Ta hjälp om det behövs!

36 Anders fick inte informationen han blivit lovad Jag fick ingen information innan mötet Tom skulle ha mailat ut den till mig Tom motarbetar mig, typiskt Tom! Vad Anders hinner tänka innan han kommer till mötet Jag skulle vilja veta varför Tom motarbetar mig! Vad Anders säger vid mötet

37 Tom hade tekniska problem Ingen fick information innan mötet Anders skulle ha gett mig sitt nummer Typiskt Anders att glömma ge mig sitt nummer Vad Tom hinner tänka innan han kommer till mötet Om man inte gett mig sitt mobilnummer får man skylla sig själv! Vad Tom säger vid mötet Vi tänker inte alltid på att vi bygger våra uttalanden på längre tankekedjor som andra inte haft möjlighet att följa!

38 Vad borde Anders och Tom har gjort? Jag fick ingen information innan mötet Tom skulle ha mailat ut den till mig Tom motarbetar mig, typiskt Tom! Jag skulle vilja veta varför Tom motarbetar mig! Ingen fick information innan mötet Anders skulle ha gett mig sitt nummer Typiskt Anders att glömma ge mig sitt nummer Om man inte gett mig sitt mobilnummer får man skylla sig själv!

39 God kommunikation kräver: Lämpliga kanaler - Vad behöver jag kommunicera? - Vad behöver du få kommunicerat? Tydlighet & ärlighet - Vad behöver jag förklara? - Vilka självklarheter har vi i gruppen? - Säger jag samma sak med kroppen som med orden? Lyssnande attityd och välvilliga tolkningar - Vad tänker jag medan jag lyssnar på andra? - Vill jag förstå hur andra tänker eller föra fram mitt perspektiv? Kan kräva viss prestigelöshet & självinsikt

40 Självinsikt T.ex. om hur vi hanterar feedback från andra - Viktigt mot kund - Viktigt inom gruppen Målet är min egen förändring Förstå Förändra Jag gör så här istället! Kan det vara så här? Förklara Jo, men det är ju för att Försvara Så var det inte alls Förkasta Det här rör inte mig

41 God kommunikation kräver: Lämpliga kanaler Tydlighet & ärlighet Lyssnande attityd och välvilliga tolkningar Fastna inte i eskalerande konflikter Gruppen har ett gemensamt ansvar för att kommunikationen fungerar väl! - Ansvar att vara tydlig som talare - Ansvar att fråga/återkoppla som lyssnare

42 Tack för idag!