Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Telefon: Fax:

Transkript

1 DATUM: november 2014 Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Telefon: Fax: TILL: Första vice distriktsguvernörer och DG-elect Ärende: DG Elect-seminariet och den 97:e internationella kongressen 2014 Vi har nöjet att skicka information om DG-elect seminariet (DGE) och den internationella kongressen i Toronto, Ontario, Canada. I det här paketet får du information om hur du: Anmäler dig till DG-elect seminariet och den internationella kongressen Bokar ditt hotellrum i Toronto Bokar dina resebiljetter Beställer specialartiklar såsom tolkhörlurar och specialdieter Planerar dina kläder under DG-elect seminariet Du har redan fått ett utskick innehållande vägledningen för DG Elects hemuppgifter Vägledningen innehåller tre hemuppgifter som har utformats för att behandla de färdigheter och frågor som är viktiga för att du ska nå framgång som distriktsguvernör. Det är viktigt att du genomför var och en av dessa hemuppgifter samt bedömningarna på webbplatsen inom föreskriven tid för att kvalificera till den ersättning för måltider som betalas ut i samband med DG Elect- seminariet Gå noggrant igenom informationen i detta paket. Ett preliminärt seminarieprogram bifogas. Vi ber att du använder detta som hjälp när du planerar. Returnera registrerings- och reseblanketten till LCI senast onsdag den 15 januari så att LCI kan boka ditt rum på hotellet och planera researrangemang. I maj 2014 kommer du att få ett andra utskick som innehåller hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen, måltidsersättning och uppdaterad seminarieinformation. Frågor gällande seminariet skall ställas till: Frågor gällande: Kontakta Telefon E-post Registrering och hotell Reyna Galvan Kathy Gorgan reyna.galvan@lionsclubs.org kathy.gorgan@lionsclubs.org Resor och flyg Lynda Rohr Jan Uecker lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.org Ersättning för resor Laura Delgado laura.delgado@lionsclubs.org Seminarieprogrammet Kvalificeringskrav för dagersättning Lisa Klaban lisa.klaban@lionsclubs.org Uppdaterad information kommer att finnas på LCI:s webbplats (klicka på svenska och ange sökordet DG Elect ) Vi ser fram emot att träffa dig i Toronto! 2014 DGE LM #1.SW

2 Innehåll ANTECKNA DETTA I DIN ALMANACKA...3 REGISTRERING - DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN...3 RESEPOLICY OCH RUTINER...4 Policy för utbetalning av reseersättning till DG Elect...4 Policy för utbetalning av reseersättning till en vuxen i sällskap...4 Ersättning för resor Andra transportsätt...5 Godkända resedatum...5 Resa före eller efter kongressen...5 MÅLTIDSERSÄTTNING/DAGERSÄTTNING...6 HOTELL...6 Hotellprocedur...6 Speciella behov...7 Hotellbekräftelse...7 Ytterligare hotellrum...7 GRUPPMÅLTIDER...7 SVENSKA...7 Personliga tolkar...8 PASS OCH VISUM...8 FÖRESLAGEN KLÄDSEL...8 ÄNDRINGAR...9 BILAGOR...9 2

3 ANTECKNA DETTA I DIN ALMANACKA 16 december Sista dag för att slutföra de tre DG Elect-hemuppgifterna (ett krav för att erhålla måltidsersättning under DG Elect-seminariet) 15 januari Sista dag för att skicka in registrerings- och reseblanketten för DGelect seminariet och den internationella kongressen mars Sista dag att boka flygbiljetter till DG Elect-seminariet 14 mars Sista dag att skicka slutgiltig reseplan till LCI (om tillämpligt) Maj Utskick av hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen och information om måltidsersättning 30 juni Incheckning på hotell för alla DG Elect 1 juli Informationsmöte för enkeldistrikt DG Elect seminarieregistrering och utdelning av gåva Fotografering av DG Elect och vuxen i sällskap 2 juli DG-elect seminariets öppningsceremoni 4 juli DG-elect seminariets bankett 8 juli DG Elect installationsceremoni vid avslutningssessionen 9 juli DG avresa från hotell 25 juli Sista dag för att skicka in utgiftsräkningar REGISTRERING - DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN LCI kommer att registrera dig och en vuxen i sällskap till DG Elect-seminariet och den internationella kongressen. För att inleda denna process måste du fylla i registrerings- och reseblanketten för DG Electseminariet och den internationella kongressen 2014 och returnera den till oss senast onsdag den 15 januari. För vår planering är det mycket viktigt att vi har den allra senaste informationen om dig och vuxen i sällskap. Informationen du anger används för utskick och deltagarlistor. Skicka inte in någon registreringsavgift för kongressen. Registreringsavgiften för partner/vuxen i sällskap på 110 USD kommer att dras av från din måltidsersättning, om tillämpligt. Om du redan har skickat in blanketten för kongressregistrering och hotellrum samt betalning måste du underrätta LCI via e-post registration@lionsclubs.org senast torsdag den 1 maj, så att vi kan återbetala beloppet. För att registrera barn eller andra familjemedlemmar till den internationella kongressen använder du formuläret i tidningen LION, registrerar på webbplatsen eller laddar hem formuläret från LCI:s webbplats. Med anledning av begränsat antal platser till DG-elect seminariets evenemang kan endast en vuxen i sällskap delta i dessa. 3

4 RESEPOLICY OCH RUTINER Observera att alla DG-elect flygbokningar måste vara utförda senast fredag den 14 mars. Om du bokar tidigt har du större chans att få direktflyg och andra flygalternativ. FÖLJ PROCEDURERNA FÖR BOKNING AV FLYGBILJETTER I BILAGA NR. 2. Proceduren kommer att variera beroende på vilket land du bor i. Policy för utbetalning av reseersättning till DG Elect Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader: En (1) tur och retur-resa med flyg i ekonomiklass enligt den mest direkta flygrutten för DG Elect. o Ersättning för biljett kommer att baseras på lägsta logiska standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass under perioden för dessa resor. o Du måste följa LCI:s resepolicy för att erhålla ersättning. Tur och returresa mellan din bostad och närmaste flygplats kommer att ersättas under förutsättning att Lions Clubs Internationals utgiftsräkning för resor (bilaga nr. 4) och tillhörande originalkvitton skickas in. Parkering vid flygplatsen kommer att ersättas, under förutsättning att det kostar mindre än kilometerersättning, taxi, buss, tåg eller flygbuss. LCI kommer endast att ersätta DG Elect för den första incheckade väskan i enlighet med flygbolagets riktlinjer om storlek och vikt. o Ytterligare incheckat bagage eller bagageavgifter är en personlig utgift. Flygbolagens policy avseende bagage varierar beroende på flygbolag. o Kontakta ditt flygbolag för mer information. o Utgift för den första incheckade resväskan ska begäras på utgiftsformuläret under rubriken lokala transporter. För ersättning av kostnader måste din kostnadsräkning med originalkvitton skickas till LCI:s Financial Reporting & Compliance Department senast fredag den 25 juli. Policy för utbetalning av reseersättning till en vuxen i sällskap Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader för en vuxen i sällskap: LCI kommer i enlighet med den internationella styrelsens policy att ersätta en vuxen i sällskap upp till USD 500 för resor till den internationella kongressen. o Ersättning gäller endast för transport o Incheckat bagage anses vara en personlig kostnad för vuxen i sällskap Vuxen i sällskap kan boka sina resor hos: o Carlson Wagonlit Travel o En valfri resebyrå o Direkt från flygbolaget o Via nätet genom en resewebbplats Alla vuxna i sällskap ansvarar för att betala sina flygbiljetter vid bokningen. För ersättning på upp till 500 USD måste DGE skicka ett ifyllt DG-elect utgiftsformulär för vuxen i sällskap (bilaga nr. 3) tillsammans med följande dokument: o Kopia på biljetten som inkluderar alla resvägar, flygbolag, flygnummer, klass, datum och tid för ankomst/avgång. 4

5 o Betalningsbevis (kopia på betalt kvitto eller kontoutdrag) Räkningen kan skickas in så snart biljetterna har bokats och ett betalningsbevis har mottagits. Ovanstående dokumentation måste skickas till LCI:s Financial Reporting & Compliance Department senast fredag den 25 juli. * LCI kommer inte att betala/ersätta resor för vuxen i sällskap om distriktet är ett tillfälligt distrikt eller ett etablerat distrikt med färre än 35 klubbar/1 250 medlemmar under två år. Ersättning för resa avseende vuxen i sällskap kan inte överföras till annan person. Behåll alla kvitton avseende resor för vuxen i sällskap. Din partners flygresa kommer att ersättas efter slutet av ditt ämbetsår som distriktsguvernör, under förutsättning att ditt distrikt uppfyller fordringarna för etablerade distrikt med minst 35 klubbar och medlemmar, eller om distriktet ligger under 35 klubbar eller medlemmar men uppvisar en nettoökning i medlemskap på ett, ersätts flygbiljetten för en vuxen i sällskap baserat på aktuell policy. Ersättning för resor Andra transportsätt Om du väljer att inte flyga till Toronto måste du informera LCI:s Travel Department senast onsdag den 15 januari. På sidan 2 av rese- och registreringsblanketten för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen 2014 anger du vilket transportmedel du kommer att använda istället. Om du reser till Toronto med bil, tåg eller buss kommer begränsade utgifter att ersättas i enlighet med organisationens revisionsstadgar. Högsta ersättningsbelopp kommer att vara 1,5 gång lägsta tillgängliga flygpris per den 1 april, förutsatt att en vuxen i sällskap medföljer dig samt att den totala kostnaden för en vuxen i sällskap inte överstiger USD 500. Om du reser själv kommer flygpris för en person att ersättas. Detta avser alla utgifter för hotell, måltider, kilometerersättning, vägtull och parkering vid kongresshotellet. Du kommer då att kontaktas för att erhålla information om högsta ersättningsbelopp. En särskild reseräkning kommer att skickas till dig. Returnera den till Financial Reporting & Compliance Department tillsammans med kvitton senast fredag den 25 juli för att få ersättning. Godkända resedatum Ankomst: måndag den 30 juni Hemresa: onsdag den 9 juli Transport tur och retur mellan flygplatsen och hotell Sheraton Centre Toronto för dig och en vuxen i sällskap kommer att samordnas av LCI. Biljetter för transport till och från flygplatsen kommer att finnas med i utskicket i maj Resa före eller efter kongressen Om du planerar att resa runt före eller efter kongressen måste du se till att dessa datum inte står i strid med ovanstående godkända datum för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen. Om du på LCI:s webbplats anger Rundturer och attraktioner i sökfältet finner du information om rundturer och utflykter för Lions medlemmar och deras gäster. Din flygresa kommer att ersättas baserat på lägsta pris för standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass till/från Toronto, om du hade rest på ovannämnda godkända resedatum. Om priset på flygbiljetten på datum före och/eller efter godkända datum skulle vara högre anses skillnaden vara en personlig utgift. Ytterligare nätter på hotell före och/eller efter godkända datum anses också vara en personlig utgift. 5

6 MÅLTIDSERSÄTTNING/DAGERSÄTTNING Måltidsersättning uppgående till USD 95/dag (förutom gruppmåltider och registreringsavgifter för partner/vuxen i sällskap, om tillämpligt) har godkänts för DG Elect i Toronto. Eventuellt måltidstraktamente skickas tillsammans med bekräftelsen i maj Distrikt som erhåller elektroniska betalningar kommer att erhålla sin ersättning den 15 maj. Notera att LCI inte kommer att tillhandahålla kontantutbetalning av checkar eller möjligheter till valutaväxling i Toronto. Vi rekommenderar att du löser in din check omedelbart när du får den. LCI kommer heller inte att kunna utfärda några checkar på plats. Följande utgifter ersätts inte: Alkoholhaltiga drycker Filmer Tvätt Kostnader från Avgifter för pass och/eller Sjukvård affärscentret visum Dricks Telefon Kassaskåp på hotellet Vuxen i sällskap erhåller inte någon måltidsersättning. Du är själv ansvarig för alla ytterligare utgifter för hotell under resan, extranätter i Toronto och personliga utgifter, vilka måste betalas i samband med utcheckning från hotellet. HOTELL Alla DG Elect och vuxna i sällskap kommer att bo på hotell Sheraton Centre Toronto: Hotellprocedur Sheraton Centre Toronto Hotel 123 Queen Street West Toronto ON, Canada M5H 2M9 Tel: Fax: LCI reserverar automatiskt ett hotell åt dig och vuxen i sällskap för ankomstdatum måndag den 30 juni och avresa onsdag den 9 juli. Om du behöver extra nätter på ditt DG-elect hotell ska du ange detta på din registrerings- och reseblankett för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen Boka inte rum direkt med hotellet. Du måste bo på det anvisade DG Elect-hotellet Sheraton Centre Toronto under hela kongressen. Skicka inte in någon hotelldeposition. LCI kommer att betala hotell Sheraton Centre Toronto för rummet, inklusive skatt, för de godkända nätterna. Extranätter och personliga utgifter måste betalas av dig vid utcheckning. Alla rum är dubbelrum med en stor dubbelsäng eller två enkla sängar. Hotellet kommer att debitera DG Elect för de avgifter som tillkommer för tre eller fyra gäster i samma rum, om tillämpligt. 6

7 Speciella behov LCI kommer att göra sitt allra bästa för att hjälpa personer med handikapp. Speciella behov skall anges på registrerings- och reseblanketten för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen. LCI kommer att vidarebefordra din begäran till hotellet. Tillgången på andra rumstyper och speciella behov är begränsade och kommer att tillgodoses vid incheckning, i mån av tillgång. Hotellbekräftelse En hotellbekräftelse kommer att skickas till dig i maj Ta med dig den till Toronto och visa upp den när du checkar in på hotellet. Ytterligare hotellrum Det finns ett begränsat antal rum tillgängliga på hotell Sheraton Centre Toronto för DG Elect-familjer. Följ de här stegen för att boka extra rum för familjemedlemmar. LCI försöker tillmötesgå din begäran på ett närliggande hotell: 1. Fyll i en registreringsblankett med åtminstone en vuxen registrering. (Registreringsblanketter finns på eller i tidningen Lion) 2. Inkludera en hotelldeposition på USD Skicka den ifyllda blanketten och betalning senast torsdag den 1 maj till reyna.galvan@lionsclubs.org GRUPPMÅLTIDER Följande gruppmåltider är inkluderade i DG Elect-seminariets program: För DG Elect DG Elect lunch onsdag den 2 juli DG Elect lunch torsdag den 3 juli DG Elect lunch fredag den 4 juli DG Elect-seminariets bankett fredag den 4 juli För vuxen i sällskap DG Elect-seminariets bankett fredag den 4 juli SVENSKA Alla DG Elect skall delta i seminariet i det grupprum där distriktets officiella språk talas, vilket har fastställts av District and Club Administration Division vid det internationella huvudkontoret. En gruppledare som talar något av dessa språk flytande kommer att leda sessionerna i klassrummen. Ändringar av grupprum måste begäras skriftligen till Lori Saldana på lori.saldana@lionsclubs.org senast onsdag den 15 januari. Ändringar kommer att göras i mån av plats. Öppningsceremonin, de allmänna sessionerna och avslutningsceremonin presenteras på engelska. Simultantolkning kommer att erbjudas på följande språk: Finska, franska, hindi, italienska, japanska, kinesiska, koreanska, portugisiska, spanska, svenska och tyska under seminariet. 7

8 För att beställa hörlurar till DG Elect-seminariet: Notera på registrerings- och reseblanketten för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen 2014 att du önskar hörlurar. Tolkhörlurar måste hämtas ut vid registreringen den 1 juli. Hörlurarna måste lämnas tillbaka efter DG Elect-seminariets avslutningssession den 4 juli. Hörlurar tillhandahålls under seminariet till DG Elect och/eller en vuxen i sällskap utan kostnad. LCI reserverar sig rätten att debitera DG-elect eller vuxen i sällskap upp till USD 100 för borttappad enhet. Personliga tolkar Om du behöver en egen tolk (andra språk än de som specificerats ovan) måste de vara registrerade vid DG Elect-seminariets kontor och måste följa LCI:s regler. Kontakta Reyna Galvan på reyna.galvan@lionsclubs.org för att få ett Formulär för registrering av personlig tolk. Det ifyllda formuläret måste skickas in till Reyna Galvan senast onsdag den 15 januari. PASS OCH VISUM För att resa till Kanada kan det krävas antingen ett pass eller ett visum, beroende på resenärens medborgarskap och längd på vistelsen. Om pass krävs måste ditt pass vara undertecknat och giltigt, samt ha tillräckligt med blanka sidor för stämplar. Passets sista giltighetsdag måste infalla minst sex månader efter besöket. Kontrollera visumkraven med lokal ambassad eller konsulat. Ytterligare information finns här: FÖRESLAGEN KLÄDSEL Affärsklädsel Formell Män Kostym eller blazer och slips. Vit eller svart smoking. (Smokingklädsel.) Kvinnor Kostym, kjol, långbyxor eller klänning. Kvälls- eller cocktail-klädsel Multipeldistriktsuniform Blazer och slips eller sjalett enligt beslut av multipeldistriktet. Följande är föreslagen klädsel under DG Elect-seminariet. Fotografering med vice president Preston och fru Öppningsceremoni, allmänna sessioner, gruppsessioner och avslutningssession DG Elect-seminariets bankett Affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform Affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform Formell eller folkdräkt 8

9 ÄNDRINGAR Om du behöver göra ändringar efter det att du har skickat in registreringsformuläret skickar du e-post till Skicka in alla ändringar senast torsdag den 15 maj. Hotellrumsreservation: Ändra ankomstdatum och/eller avresedatum från hotellet. Ändringar kommer att kunna göras i mån av tillgång. Rättelse av felstavat namn: Skicka in korrekt stavning av ditt eller en vuxen i sällskaps namn. Avbeställning: Om det visar sig att du och/eller en vuxen i sällskap inte kan delta i DG Electseminariet och/eller kongressen ber vi dig att omgående underrätta LCI. BILAGOR 1. Registrerings- och reseblankett för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen a. Hur man bokar flygbiljett USA och Kanada 2b. Procedur för att boka flygbiljett via CWT 2c. Procedur för att boka flygbiljett via lokal godkänd resebyrå 3. Lions Clubs Internationals utgiftsformulär för resor och kostnader för vuxen i sällskap 4. Lions Clubs Internationals utgiftsformulär för resor och kontor (C-30) 5. DGE Beställning av inbjudningsbrev 6. DG Elect-seminariets program