Om bara några veckor kommer vi att välkomna dig till seminariet för 1VDG/DG Elect vid Q Center i St. Charles, IL.

Transkript

1 Bästa första vice distriktsguvernör/dg Elect, Om bara några veckor kommer vi att välkomna dig till seminariet för 1VDG/DG Elect vid Q Center i St. Charles, IL. 1VDG/DG Elect kan förvänta sig en vecka av fokuserad utbildning, möjligheten att fotograferas med vice presidenten, ett besök till Lions Clubs Internationals huvudkontor och en utflykt till Melvin Jones gravplats. Passa på att skapa kontakt med andra 1VDG/DG Elect under din vistelse. Alla 1VDG/DG Elect kommer att erhålla gåvor från vice presidenten och delta i en mångkulturell språkaktivitet under seminariet. Kom ihåg att fästa språklappen som du kommer att få vid Q Center på din namnbricka, så att du kan delta i aktiviteten. En förhandsvisning av kongressen i Milano kommer att hållas på Q Center på onsdag den 13 februari. Information om kongressen i Milano och dag 4 av 1VDG/DG Elect-seminariet kommer att tillhandahållas under denna session. Du vill inte missa den! Representanter från LCI:s avdelning för registrering och boende samt vår reseavdelning kommer att finnas på plats på Q Center. De kan hjälpa dig med eventuella frågor om registrering till Milano, flygresor och flygplatstransfer från Q Center den 15 februari. Med vänlig lionhälsning, Teamet för 1VDG/DG Elect- seminariet

2 GÖR EN NOTERING I KALENDERN Onsdag den 13 februari Förhandsvisning av Milano i samband med 1VDG/DG Elect-seminariet på Q Center Torsdag den 28 februari Sista dag att returnera registreringsformuläret för Milano till dgeseminar@lionsclubs.org samt meddela LCI om du önskar ytterligare hotellnätter vid 1VDG/DG Elect-hotellet. Torsdag den 28 februari Sista datum att skicka ändringar av grupprum Torsdag den 28 februari Sista datum att begära personlig språkassistans Fredag den 29 mars Sista datum att boka din resa Tisdag den 30 april Sista datum att ändra 1VDG/DG Elect registrering/hotellrumsbokning Fredag den 10 maj Sista datum att skicka in reseräkning för vuxen i sällskap Torsdag den 4 juli LCI:s godkända ankomstdag i Milano, Italien Fredag den 5 juli Dag 4 av seminariet för 1VDG/DG Elect och bankett Tisdag den 9 juli LCI:s godkända avresedag i Milano, Italien Fredag den 26 juli Sista datum att skicka in din reseräkning

3 Du bör nu ha... Returnerat registreringsformuläret för Q center, sista datum 22 oktober Om du inte har returnerat formuläret ber vi att du omedelbart kontaktar dgeseminar@lionsclubs.org. Mottagit en bekräftelse för boende på Q Center. Om du inte har mottagit denna bekräftelse ber vi att du omedelbart kontaktar vårt kontor via e-post, dgeseminar@lionsclubs.org. Bokat dina flygbiljetter till Chicago och erhållit din elektroniska biljett. Om du inte har mottagit din elektroniska flygbiljett ber vi att du omedelbart kontaktar LCI:s reseavdelning via e-post DGEtravel@lionsclubs.org. Genomfört dina hemuppgifter i Lions utbildningscenter (senast den 15 januari 2019) och bedömningen Huvud, hjärta och mod. Checklista inför resan... Skydda pass och personliga handlingar Passet måste vara undertecknat och ha tillräckligt med blanka sidor för eventuella visumstämplar och ett visum eller ESTA för inresa till Chicago. Passets sista giltighetsdag måste infalla minst sex månader efter besöket. Ett visum kan komma att behövas beroende på i vilket land du är medborgare och hur lång vistelsen är. Mer informationen finns på: eller Packa inte ner passet i resväskan eftersom du kommer att behöva passet när du checkar in. Kopiera alla dina dokument. Lämna en kopia hemma och packa ned en kopia i ditt handbagage, separat från ditt pass och dina kreditkort. Informera ditt kreditkortsföretag om dina resplaner innan du reser. Skydda dig mot trådlös identitetstöld, också känt som kontaktlös identitetsstöld eller identitetsstöld via RFID, du skyddar dig genom att använda en RFIDblockerande skyddsficka, passhållare, plånbok, väska eller liknande (finns att köpa i större butiker och på internet.)

4 Hälsa och försäkring Lions Clubs International tillhandahåller inga rese- eller sjukvårdsförsäkringar till sina medlemmar för resor till och från eller under seminariet. Ta reda på ditt försäkringsskydd ser ut, så att du har ett fullgott skydd under resan och vistelsen. Mobiltelefon Ta reda på om din mobiloperatör erbjuder internationella abonnemang innan du reser. Tidszon St. Charles ligger i närheten av Chicago och tidszonen ligger 6 timmar efter Greenwich Mean Time (GMT -6). Elektricitet Standardspänning i USA är 120V, med uttag för typ A och typ B kontakter. Du bör ta med en adapter och transformator om dina elapparater använder annan spänning eller andra typer av kontakter. Q Center tillhandahåller tyvärr inga transformatorer. Klimat Medeltemperaturen ligger vanligtvis runt +1ºC. Vädret i Chicago i februari kan även innebära snö. Kom ihåg att packa varma kläder, särskilt för utflyktsdagen. REKOMMENDERAD KLÄDSEL Under 1VDG/DG Elect -seminariets evenemang rekommenderas affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform. Rekommenderad klädsel under 1VDG/DG Elect-seminariet: Affärsklädsel Multipeldistriktsuniform Män Kvinnor Kostym eller blazer med Kostym, kjol, långbyxor slips eller klänning Blazer och slips eller sjalett enligt beslut av multipeldistriktet

5 Flygplatstransporter Måndag den 11 februari: Ankomst via flyg LCI:s godkända ankomstdatum är måndag den 11 februari. När du har hämtat ditt bagage ska du leta efter personal från A-1 Airport Limousine, de kommer att hålla upp skyltar med Lions logga och kommer visa vägen till bussarna. DG Elect-bussarna körs av A-1 Airport Limousine Service och de har personal på flygplatserna O Hare och Midway. DG Elect-bussarna kommer att avgå från följande platser: Utrikesflyg Inrikesflyg O'Hare International Airport (ORD) Alla utrikesflyg ankommer till terminal 5. Fortsätt till passkontrollen och visa ditt pass och visum (om tillämpligt) för personalen. Hämta ditt bagage och fortsätt genom tullen. När du har lämnat tullen ska du titta efter Lions logga och personal från A-1. De kommer att stå vid informationsdisken i mitten av terminalen. De kommer att visa vägen till bussarna som kommer att ta dig till Q Center. Fortsätt till bagageutlämningen på nedre plan och hämta ditt bagage. Titta efter Lions logga och personal från A-1 vilka kommer att visa vägen till bussarna som kommer att ta dig till Q Center. Personal från A-1 kommer att stå vid följande vestibuler i respektive terminal: Terminal 1 Vestibul 1E bredvid Starbucks Terminal 2 Vestibul 2C bredvid Starbucks Terminal 3 Vestibul 3E mittemot Starbucks Midway Airport (MDW) Notera, alla utrikesflyg ankommer till O Hare International Airport. Ta rulltrapporna ned till bagageutlämningen. Längst ned vid rulltrapporna ska du titta efter Lions logga och personal från A-1 vilka kommer att visa vägen till ditt bagageband. När du har fått ditt bagage kommer personalen att visa vägen till bussar som kommer att ta dig till Q Center. Notera, det finns endast en terminal vid Midway Airport. Notera: Personliga taxiresor från flygplatsen till Q Center den 11 februari kommer inte att ersättas.

6 Fredag den 15 februari: Flygavgångar LCI:s godkända avresedatum är fredag den 15 februari. Se till att du har tagit med dig alla värdesaker från rummet och betalat eventuell hotellräkning innan du checkar ut. Bussar till flygplatsen avgår från lobbyn. Skyltar med ytterligare information om transport från Q Center till flygplatsen den 15 februari kommer att finnas i lobbyn på torsdag den 14 februari. Använd de rekommenderade tiderna nedan när du planerar din resa från Q Center, så att du har gott om tid på flygplatsen: Utrikesflyg O'Hare International Airport (ORD) 3,5 timmar innan avresa Midway Airport (MDW) 3,5 timmar innan avresa Inrikesflyg 3 timmar innan avresa 3 timmar innan avresa Notera: Personliga taxiresor från Q Center till flygplatsen den 15 februari kommer inte att ersättas. Reseassistans Om du har frågor gällande dina flyg eller om flyget är försenat när du befinner dig på resande fot ska du använda dig av resebyråns kontaktinformation som finns på din resplan. Handbagage Placera alla värdesaker, flygbiljetter, pass och medicin i ditt handbagage. Vi rekommenderar att du packar ned ett ombyte i ditt handbagage. Bagage LCI kommer endast att ersätta 1VDG/DG Elect för den första incheckade väskan enligt flygbolagets riktlinjer om storlek och vikt. Ytterligare incheckat bagage och/eller avgifter för väskor som väger för mycket är en personlig utgift. Placera namnlappar med ditt namn, adress och telefonnummer både på insidan och utsidan av alla väskor. Ange dina bagageutgifter på din reseräkning. Ett bagagekvitto krävs för ersättning.

7 ERSÄTTNING Reseräkningar 1VDG och DG Elect som flyger till Chicago bör hålla koll på reseutgifterna till och från sin lokala flygplats. Alla dessa utgifter bör noteras på 1VDG/DG Elect:s reseräkning för lokala transporter i samband med seminariet i St. Charles. Detta formulär skall returneras tillsammans med tillhörande kvitton till reserakningar@lionsclubs.org senast fredag den 15 mars VDG/DG Elect som kör bil till Q Center bör fylla i en reseräkning för bilkörning och skicka in formuläret tillsammans med tillhörande kvitton till reseräkningar@lionsclubs.org senast fredag den 15 mars Ingen ersättning kommer att betalas ut för reseräkningar som mottas 60 dagar efter sista datum. Om du har frågor gällande reseräkningar är du välkommen att kontakta LCI på e- postadress reserakningar@lionsclubs.org. Bankinformation Distriktsguvernörer bör skicka in reseräkningar under sin ämbetsperiod. För att utbetalningarna ska gå snabbt och enkelt föredrar LCI att göra elektroniska utbetalningar. Klicka här för att besöka vår webbplats och fylla i lämpligt formulär under titeln Ytterligare information. Skicka dina bankuppgifter till accountspayable@lionsclubs.org. Ange distrikt och titel på formuläret. Om du har frågor om att skicka in dina bankuppgifter är du välkommen att kontakta LCI via e-post accountspayable@lionsclubs.org

8 Q Center, St. Charles, IL, USA Q Center är mellanvästerns största konferensanläggning och ligger i St. Charles, IL, på cirka 38 hektar mark. Q Center ligger ca 56 km väster om Chicago. I Q Center finns matsalar, möteslokaler och hotellrum. Q Centers hotellrum liknar studenthem och är utrustade med en enkelsäng och ett ergonomiskt skrivbord. De privata badrummen inkluderar en dusch (inget badkar) och är rökfria. På rummet finns en kaffebryggare, klockradio, hårtork, strykjärn och strykbräda samt hygienartiklar. Q Center tillhandahåller en grundläggande gratis internetuppkoppling i alla hotellrum samt en 26 TV. En uppgradering av internetuppkopplingen kostar USD 15 per dag och är en personlig utgift. Q Center har också en presentbutik, tvättmaskiner som du kan använda gratis, ett bemannat kontorscenter, gym och ett tyst rum för meditation/bön. Q Center kommer att erbjuda en atmosfär av fokuserad utbildning som kommer att hjälpa 1VDG/DG Elect att förbereda sig inför sitt år som distriktsguvernör. Möteslokalerna har ljudisolerade väggar, ergonomiska stolar och Q Centers grundläggande internetuppkoppling.

9 Boende Du bör nu ha mottagit en bekräftelse på din rumsbokning från Q Center. LCI:s godkända datum för ankomst/avresa är måndag den 11 februari och fredag den 15 februari. Du måste bo på Q Center under hela utbildningsprogrammet för 1VDG/DG Elect. Incheckningstiden är och utcheckning måste göras senast klockan Tidig incheckning eller sen utcheckning tillgodoses i mån av plats på Q Center och är en personlig utgift. LCI kommer endast att betala för ett rum med en säng under de datum som har godkänts av LCI. Partner/vuxna i sällskap kan inte delta vid 1VDG/DG Elect-seminariet. Q Center kommer att göra sitt bästa för att ta hand om gäster med speciella behov. Meddela vårt kontor om ytterligare önskemål, som inte angavs på reservationsformuläret. Bekräfta att datumen som anges på din boendebekräftelse stämmer överens med dina flygdatum. Extra hotellnätter (utöver de datum som har godkänts av LCI) vid Q Center en är personlig utgift och bokas i mån av plats. Kontakta LCI via e-post dgeseminar@lionsclubs.org för mer information om ytterligare hotellnätter. LCI sköter rumsbokningarna på Q Center. För att undvika missförstånd avseende rumsbokningar ska du inte kontakta Q Center direkt. Alla frågor gällande boende ska ställas till LCI via e-post dgeseminar@lionsclubs.org. Eventuella kostnader för fler nätter, kostnader påförda rummet och skatter avseende dessa kostnader skall betalas av 1VDG/DG Elect till Q Center i samband med utcheckning.

10 Hyra av skoter/rullstol Scootaround är den uthyrningsservice som rekommenderas för skotrar och rullstolar. Skotrar och rullstolar kan levereras till Q Center och användas under hela seminariet. Vänligen klicka här för priser och beställning. Ett kreditkort krävs. Q Centers mobilapp Q Center har en mobilapp som hjälper gäster att navigera på området. Öppna appen på din telefon eller platta för att få en detaljerad vägvisning till din destination. Är du osäker på vilken lokal du letar efter? Välj Evenemang för att finna ditt möte och få vägvisning till lokalen. Om du slår på platstjänster och bluetooth kommer din mobil/platta att kommunicera med över 350 sändare som installerats runt om i Q Center. Informationen som mottas från sändarna placerar dig på kartan. Du kan slå på en funktion som undviker trappor och istället rekommenderar hissar eller visar vägen till närmaste toalett eller andra bekvämligheter. Q Centers app finns i både Apple Store och Google Play. Sök efter Q Center och installera.

11 KARTA ÖVER Q CENTER

12 MÅLTIDER Q Center erbjuder ett stort utbud av mat (inklusive vegetarisk och indisk vegetarisk) som kommer att serveras som buffé så att du kan välja att äta enligt dina personliga preferenser. Seminariepaketet för 1VDG/DG Elect vid Q Center består av tre bufféer per dag som börjar med middag på ankomstdagen den 11 februari och avslutas med lunch på avresedagen den 15 februari. För att undvika köer vid måltiderna har alla 1VDG/DG Elect tilldelats specifika mattider och matsalar. Vi ber att du håller dig till de tider/platser som anges på nästa sida. Restaurangerna Brick Oven Bistro och Club House vid Q Center ligger avskild från konferenscentrets matsal och ingår inte i måltidspaketet. Måltider som köps utanför LCI:s måltidspaket är personliga utgifter som skall betalas direkt till Q Center. Priserna varierar från USD 15 till USD 25. Klicka här för att se måltider och priser vid Brick Oven Bistro.

13 TIDSCHEMA FÖR MÅLTIDER

14 Utflyktsdag På torsdag den 14 februari kommer du att besöka huvudkontoret i Oak Brook där du kommer att träffa och fotograferas med första vice president Dr. Jung-Yul Choi. Ditt besök består av en rundtur på huvudkontoret och ett besök till vår grundares, Melvin Jones, gravplats. Du kommer att erhålla en minnesgåva och en lunchlåda. Genomsnittstemperaturen i Chicago vid den här tiden på året är +1ºC. Väderförhållandena i februari kan också innebära snö. Kom ihåg att packa varma kläder och en vinterjacka för utflykten. Vårt tidsschema är snävt så vi ber att alla 1VDG DG Elect håller sig till den utstakade rundturen. LCI:s butik kommer att vara stängd denna dag och det kommer inte att finnas tillräckligt med tid för att träffa LCI:s personal. Information om rundturstid kommer att finnas i varje klassrum. Vänligen kontakta din gruppledare om du har frågor.

15 Vi riktar blicken mot Milano... Du bör fylla i registreringsformuläret för 1VDG/DG Elect 2019 för Milano och därefter skicka det till dgeseminar@lionsclubs.org. Om du har returnerat ditt formulär men inte mottagit en bekräftelse med reseinstruktioner ber vi att du besöker informationskontoret i rum E L203/205 på Q Center, så att vi kan hjälpa dig. Sista dag att skicka in formuläret är fredag den 28 februari. Sista datum att boka din resa till Milano är fredag den 29 mars Klicka här för mer information om registrering till Milano. En speciell förhandsvisning av kongressen i Milano kommer att hållas på Q Center kl på onsdag den 13 februari. Information om kongressen i Milano och dag 4 av 1VDG/DG Elect-seminariet kommer att tillhandahållas vid detta möte. Du vill inte missa det! Distrikts- och klubbnålar DG Elect kommer att erhålla sin LCI namnbricka och nålar till distriktsrådet på fredag den 5 juli (dag 4 av 1VDG/DG Elect-seminariet) i Milano, Italien. Ytterligare information om tid och plats för att hämta ut din namnbricka och dina nålar kommer att finnas i informationen som du kommer att motta i maj. Om du har frågor gällande din namnbricka/nålar är du välkommen att kontakta oss på districtadministration@lionsclubs.org

16 Resor före eller efter kongressen Om du planerar att resa före eller efter 1VDG/DG Elect-seminariet och kongressen måste du se till att resedatumen inte står i strid med godkänd ankomstdag,4 juli, och godkänd avresedag, 9 juli. Ersättning för flygbiljett kommer att baseras på lägsta pris för mest logiska (mest direkta rutt) standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass till/från Milano på godkända resedatum. Avvikelser från de godkända datumen anses vara personliga ändringar och en eventuell ökning av flygpriset i samband med en förlängd vistelse anses vara en personlig utgift. Alla kostnader för hotell, måltider och kostnader påförda rummet under ytterligare nätter anses också vara en personlig utgift. Medlemmar som önskar utforska mer av Italien kan kontakta LCI:s rekommenderade researrangörer, till exempel Aim Italy, Naonis Viaggi, Central Holidays/Rose Marie s Travel LLC och Goway Travel. De kan hjälpa dig att planera härliga resor före eller efter kongressen som matchar dina intressen och din plånbok. Från storstaden Rom, kulinariska Toscana, till den vackra Amalfikusten och mycket mer. Det svåraste kommer vara att besluta vilken resa du ska välja! Besök LCI:s utflyktssida för att se olika utflyktsförslag. Kom ihåg att boka din resa tidigt för att få bästa pris och säkerställa att din önskade resa inte säljer slut. Lokala utflykter i Milano AIM Italy är vår officiella utflyktspartner. De erbjuder Lions och gäster ett stort utbud av guidade utflykter under kongressveckan. Få en privat visning av da Vincis mästerverk Nattvarden, vandra genom den berömda byggnaden Duomo, upplev Milano åkandes i en antik spårvagn, besök Alfa Romeo museet och mycket mer. Besök LCI:s utflyktssida på webbplatsen för att ta del av ett stort utbud lokala utflykter som utformats speciellt för Lions. Många av dessa utflykter kommer att sälja slut snabbt så boka din favoritutflykt tidigt.

17 Frågor gällande 1VDG/DG Elect seminariet 2019 kan ställas till: Frågor gällande: Kontakt Telefonnummer E-postadress Registrering/boende Penny Siwula Kelly Zielinski Resor/flyg Lisa Pastore Lynda Rohr Ersättning för resor Laura Delgado Seminarieprogrammets innehåll Cynthia Bianchi Carlie Gonzales