REGISTRERING LOGISTIKPAKET 1

Transkript

1 Seminarium för första vice distriktsguvernörer/ DG Elect REGISTRERING LOGISTIKPAKET 1 [Type text]

2 Bästa första vice distriktsguvernör/dg Elect. Vi ser fram emot att välkomna dig till seminariet för 1VDG/DG Elect! Årets seminarium är extra speciellt eftersom vi kommer att genomföra seminariet vid Q Center i St. Charles, Illinois, USA. Q Center ligger cirka 55 km väster om Chicago och är en av de största konferensanläggningarna i mellanvästern. Q Center håller utbildningar och storskaliga evenemang för många stora företag och organisationer. Denna fantastiska byggnad erbjuder utbildningslokaler, matsalar och hotellrum på ett och samma område. 1VDG/DG Elect kan se framemot en vecka av fokuserad utbildning, möjligheten att fotograferas tillsammans med vice presidenten och ett besök till Lions Clubs Internationals huvudkontor. 1VDG/DG Elect kommer få möjlighet att skapa kontakt med 1VDG/DG Elect från hela världen och dela sina idéer under det att de förbereder sig inför sitt år som distriktets ledare. Teamet vid LCI ser framemot att samarbeta med dig när du förbereder dig inför seminariet och vi är fast beslutna att göra det både minnesvärt och produktivt. Med vänlig lionhälsning, Teamet för 1VDG/DG Elect- seminariet VDG/DGE LM 1B.SW 2

3 Seminarieregistrering och logistikpaket Det är med glädje som vi skickar information om 1VDG/DG Elect-seminariet 2019 till dig. Seminariet kommer att erbjuda inlärningsmöjligheter som kommer hjälpa 1VDG/DG Elect att förbereda sig inför sitt år som distriktsguvernör. Seminariet kommer att inkludera en fokuserad utbildning och möjligheten att fotograferas tillsammans med vicepresidenten samt ett besök till Lions Clubs Internationals huvudkontor. Seminariet för 1VDG/DG Elect i St. Charles är endast för första vice distriktsguvernör/dg Elect. Partner och/eller vuxna gäster kan inte delta. I detta häfte finner du information om hur du: Registrerar dig till 1VDG/DG Elect- seminariet 2019 vid Q Center i St. Charles, Illinois, USA Reserverar ditt rum vid Q Center i St. Charles, Illinois, USA Bokar din resa till St. Charles, Illinois, USA Registrerar dig till 1VDG/DG Elect-seminariet och den internationella kongressen i Milano, Italien Läs noggrant igenom informationen i detta dokument. Du måste returnera formuläret för registrering och resor till LCI:s Registration and Housing Department senast måndag den 22 oktober 2018 för att LCI ska kunna boka hotellrum och resor. Ett andra logistikdokument kommer att skickas via e-post i januari 2019, det kommer att innehålla detaljerad information om Q Center, reseinstruktioner vid ankomst till St. Charles, flygplatstransfer till Q Center, seminarieprogram för 1VDG/DG Elect och registreringmaterial för den internationella kongressen i Milano, Italien. Ett tredje logistikdokument kommer att skickas via e-post i maj 2019, vilket kommer att innehålla information om den internationella kongressen i Milano, registrerings- och hotellbekräftelser samt program för seminariet för 1VDG/DG Elect och den internationella kongressen i Milano. Uppdaterad information finns på LCI:s webbplats: (använd sökorden 1VDG/DG ELECT- SEMINARIUM ) Vi ser fram emot att välkomna dig till St. Charles! Anteckna detta i din almanacka! VDG/DGE LM 1B.SW 3

4 Måndag 22 oktober Fredag 30 november Januari 2019 Måndag 11 februari Fredag den 15 februari Torsdag den 28 februari Fredag den 15 mars Maj 2019 Sista datum att skicka in registrerings- och reseformulär för 1VDG/DG Elect- seminariet 2019 till LCI. Sista datum att boka dina flygbiljetter. Ett andra logistikdokument innehållande detaljerad information om Q Center, reseinstruktioner vid ankomst till St. Charles (inklusive flygplatstransfer) och seminarieprogram. Incheckningsdatum vid Q Center. Utcheckningsdatum vid Q Center. Sista datum att registrera sig till 1VDG/DG Elect-seminariet 2019 och den internationella kongressen i Milano. Sista datum att skicka in en reseräkning för ALLA transportkostnader i samband med utbildningen vid Q Center till LCI:s ekonomiavdelning. Ett tredje logistikdokument kommer att skickas ut innehållande information och program för 1VDG/DG Elect-seminariet och kongressen i Milano, registrerings- och hotellbekräftelser för Milano, reseinstruktioner och information om flygplatstransfer vid ankomst till Milano VDG/DGE LM 1B.SW 4

5 Registrering, boende och resor för 1VDG/DG Elect- seminariet Låt oss börja! Steg 1: Fyll i registrerings- och reseformuläret för 1VDG/DG Elect-seminariet 2019 och returnera det till LCI via e-post, dgeseminar@lionsclubs.org, senast måndag den 22 oktober. Seminariet för 1VDG/DG Elect i St. Charles, IL, USA, är endast för första vice distriktsguvernör/dg Elect. Partner och/eller vuxna gäster kan inte delta. Du kommer att få en registreringsbekräftelse via e-post från LCI, meddelandet kommer även att innehålla information om hur du bokar din flygbiljett. 2-4 veckor därefter kommer Q Center att skicka en hotellbekräftelse via e- post för de av LCI godkända datumen, måndag den 11 februari - fredag den 15 februari. (Extra hotellnätter vid Q Center är en personlig utgift och bokas i mån av plats. Dessa kostnader betalas direkt till Q Center vid utcheckning.) Vänligen kontakta LCI via e-post, dgeseminar@lionsclubs.org, om du inte erhåller din bekräftelse. Steg 2: Boka dina flygbiljetter. I BILAGA 2 finns instruktioner för hur man bokar resa i respektive land. Alla flygbiljetter för 1VDG/DG Elect måste bokas genom LCI:s godkända resebyrå och ska vara bokade senast fredag den 30 november Kontakta resebyrån och boka din resa. Följ instruktionerna i BILAGA 2 gällande betalning/ersättning för flygbiljett. LCI kommer att erhålla en kopia av din resplan och ordna transport till Q Center. Vi ber att du meddelar LCI om du planerar att förlänga din vistelse utöver de av LCI godkända datumen. Viktigt: Kontrollera att datumen på din flygbiljett stämmer överens med datumen på din hotellbokning. Om du behöver hjälp är du välkommen att kontakta oss på dgeseminar@lionsclubs.org VDG/DGE LM 1B.SW 5

6 Q Center Conference Center St. Charles, IL, USA Q Center är mellanvästerns största konferensanläggning och ligger i St. Charles, IL, på cirka 38 hektar mark. Q Center ligger ca 56 km väster om Chicago. I Q Center finns matsalar, möteslokaler och hotellrum. Q Centers hotellrum liknar studenthem och är utrustade med en enkelsäng och ett ergonomiskt skrivbord. De privata badrummen inkluderar en dusch (inget badkar) och är rökfria. Q Center tillhandahåller en grundläggande gratis internetuppkoppling i alla hotellrum samt en 26 TV. En uppgradering av internetuppkopplingen kostar USD 15 per dag och är en personlig utgift. På rummet finns även en kaffebryggare, klockradio, hårtork, strykjärn och strykbräda samt hygienartiklar. Q Center har också en presentbutik, tvättmaskiner som du kan använda gratis, ett bemannat kontorscenter, ett gym och ett tyst rum för meditation/bön. Q Center kommer att erbjuda en atmosfär av fokuserad utbildning som kommer att hjälpa 1VDG/DG Elect att förbereda sig inför sitt år som distriktsguvernör. Möteslokalerna har ljudisolerade väggar, ergonomiska stolar och Q Centers grundläggande internetuppkoppling VDG/DGE LM 1B.SW 6

7 Boende När LCI mottar ditt registrerings- och reseformulär kommer LCI att boka ditt hotellrum. LCI:s godkända datum för ankomst/avresa är måndag den 11 februari och fredag den 15 februari. Du måste bo på Q Center under hela utbildningsprogrammet för 1VDG/DG Elect. LCI kommer endast att betala för ett rum med en säng under de datum som har godkänts av LCI. Partner/vuxna i sällskap kan inte delta vid 1VDG/DG Elect-seminariet. Q Center kommer att göra sitt bästa för att ta hand om gäster med speciella behov. Vi ber att du tillhandahåller detaljerad information om dina behov på formuläret för speciella behov. Extra hotellnätter vid Q Center en är personlig utgift och bokas i mån av plats. Kontakta LCI via e-post dgeseminar@lionsclubs.org för mer information om ytterligare hotellnätter. LCI sköter hotellbokningarna på Q Center. För att undvika missförstånd avseende hotellbokningar ska du inte kontakta hotellet direkt. Alla frågor gällande boende ska ställas till LCI via e-post dgeseminar@lionsclubs.org Eventuella kostnader för fler nätter, kostnader påförda rummet och skatter avseende dessa kostnader skall betalas av 1VDG/DG Elect till hotellet i samband med utcheckning. Måltider vid Q Center LCI kommer att tillhandahålla frukost, lunch och middag under seminariet. Q Center erbjuder ett stort utbud av mat (inklusive vegetarisk och indisk vegetarisk) som kommer att serveras som buffé så att du kan välja att äta enligt dina personliga preferenser VDG/DGE LM 1B.SW 7

8 Resepolicy och rutiner Flygresa: Observera att alla flygresor för 1VDG/DG Elect måste vara bokade senast fredag den 30 mars. Tidiga bokningar gör det möjligt att få direktflyg och fler alternativ. Chicago är den stad som ligger närmast Q Center och alla deltagare kommer att flyga till Chicagos flygplatser, O Hare eller Midway. FÖLJ PROCEDURERNA FÖR BOKNING AV FLYG I BILAGA 2. Proceduren kommer att variera beroende på i vilket land du bor. 1VDG/DG Elect-seminariets policy för utbetalning av ersättning för resor Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader: Flygbiljett: En (1) tur och retur-resa med flyg i ekonomiklass enligt mest direkta flygrutt för 1VDG/DG Elect. Ersättning för biljett kommer att baseras på lägsta logiska standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass under perioden för dessa resor. Du måste följa LCI:s resepolicy för att erhålla ersättning. Transport till flygplats Tur- och returresa mellan din bostad och närmaste flygplats kommer att ersättas under förutsättning att LCI:s reseräkning för lokala transporter skickas in tillsammans med kvitton. Den senaste versionen av formuläret finns på LCI:s webbplats, på sidan Finans. Parkering vid flygplatsen kommer att ersättas, under förutsättning att det kostar mindre än milersättning tur- och retur, taxi, buss eller tåg. Bagageavgifter: LCI kommer endast att ersätta 1VDG/DG Elect för den första incheckade väskan enligt flygbolagets riktlinjer om storlek och vikt. Ytterligare incheckat bagage eller bagageavgifter är en personlig utgift VDG/DGE LM 1B.SW 8

9 Flygbolagens bagagepolicy varierar, så kontrollera med ditt flygbolag för att få mer information. Utgiften för den första incheckade resväskan ska begäras på reseräkningen under rubriken lokala transporter. Transport från flygplatsen till Q Center LCI kommer att tillhandahålla gratis busstransport från flygplatserna O Hare och Midway till Q Center, på de av LCI godkända datumen. Ytterligare information om transport från flygplatsen kommer att tillhandahållas i utskicket i januari Andra transportsätt Om du väljer att resa till Q Center med bil, tåg eller buss kommer begränsade utgifter att ersättas i enlighet kommer med LCI:s ersättningspolicy. Den totala resekostnaden för milersättning, tullar, hotell, måltider och parkering för 1VDG/DG Elect får inte överstiga det lägsta logiska priset för en flygbiljett per januari En flygbiljett för en person kommer att ersättas. Om du kör bil tillsammans med en annan 1VDG/DG Elect kommer kilometerersättningen endast att utbetalas en gång. En reseräkning för bilkörning finns på DG Elect sidan på LCI:s webbplats, under finansresurser. Returnera reseräkningen för bilkörning till LCI:s ekonomiavdelning tillsammans med kvitton senast fredag den 15 mars Resor före eller efter Om du planerar att resa före eller efter seminariet måste du se till att resedatumen inte står i strid med godkänd ankomstdag, den 11 februari, eller godkänd avresedag, den 15 februari. Meddela LCI via e-post, dgeseminar@lionsclubs.org, om du planerar att resa före eller efter seminariet samt om du behöver transport från flygplatserna O Hare eller Midway på de godkända datumen VDG/DGE LM 1B.SW 9

10 Q Centers mobilapp Q Center har släppt en mobilapp som hjälper gäster att navigera på området. Öppna appen på din telefon eller platta för att få en detaljerad vägvisning till din destination. Är du osäker på vilken lokal du letar efter? Välj Evenemang för att finna ditt möte och få vägvisning till lokalen. Om du slår på platstjänster och Bluetooth kommer din mobil/platta att kommunicera med över 350 sändare som installerats runt om i Q Center. Informationen som mottas från sändarna hjälper till att placera dig på kartan. Du kan slå på en funktion som undviker trappor och istället rekommenderar hissar och visar vägen till närmaste toalett eller andra bekvämligheter. Q Centers app finns i både Apple Store och Google Play Store. Sök efter Q Center och installera. Pass och visum Beroende på i vilket land 1VDG/DG Elect är medborgare kan ett visum komma att krävas. Ditt pass måste vara undertecknat och ha tillräckligt med blanka sidor för eventuella visumstämplar. Passets sista giltighetsdag måste infalla minst sex månader efter besöket. Kontakta ditt lokala konsulat gällande visumkrav. Deltagare bör planera att ansöka om visum i god tid på grund av handläggningstiden. Informationen finns även på: Ytterligare information om resehandlingar finns på webbsidan LCICON. DG Elect inbjudningsbrev för internationella resenärer kan beställas. Fyll i formuläret för inbjudningsbrev och skicka formuläret till Convention@lionsclubs.org VDG/DGE LM 1B.SW 10

11 1VDG/DG Elect- seminariets program Besök 1VDG/DG Elect-seminariets webbsida för att ta del av det preliminära programmet för 1VDG/DG Elect seminariet. Programmet kan komma att ändras. Handledning för 1VDG/DG Electhemuppgifter Du kommer att få ett e-postmeddelande med information om dina hemuppgifter. Dessa inkluderar läsuppgifter och onlinekurser som behandlar färdigheter som är viktiga för din framgång som distriktsguvernör. Översättning/Tolkning Alla 1VDG/DG Elect skall delta i seminariet i det grupprum där distriktets officiella språk talas, vilket har fastställts av District and Club Administration Division vid LCI. En gruppledare som talar något av dessa språk flytande kommer att leda sessionerna i grupprummen. Byte av grupprum måste begäras skriftligen till Cynthia Bianchi via e-post cynthia.bianchi@lionsclubs.org senast fredag den 11 januari Byten kommer att göras i mån av plats. Öppningsceremonin och samtliga allmänna sessioner kommer att presenteras på engelska. LCI tillhandahåller tolkning till följande språk: Finska, franska, hindi, italienska, japanska, kinesiska, koreanska, portugisiska, spanska, svenska och tyska. Personlig språkassistans: Om du tar med en personlig tolk (för annat språk än de som angivits ovan) måste tolken godkännas av LCI och därefter registreras i förväg. Tolkar måste följa LCI:s regler. Vänligen kontakta Penny Siwula via e-post, dgeseminar@lionsclubs.org, för att beställa ett formulär för personlig tolk. Det ifyllda formuläret och tillhörande avgifter för resa, boende och måltider måste returneras till Penny Siwula senast fredag den 30 november VDG/DGE LM 1B.SW 11

12 Internationell kongress i Milano 2019 En förhandsvisning av kongressen i Milano kommer att hållas vid Q Center på onsdag den 13 februari. Information om kongressen i Milano och dag 4 av 1VDG/DG Elect-seminariet kommer att tillhandahållas vid detta möte. Detta är en session som deltagarna inte vill missa! Information om registrering/boende vid den internationella kongressen i Milano 2019 kommer att tillhandahållas i utskicket i januari Representanter från LCI:s avdelning för registrering och boende kommer att finnas på plats på Q Center och kan svara på eventuella frågor. Saker att komma ihåg: LCI kommer att registrera dig och en vuxen i sällskap till den internationella kongressen 2019 och banketten. Registrera dig inte till kongressen på webbplatsen eftersom det kommer att resultera i dubbla bokningar. För att registrera familjemedlemmar till den internationella kongressen i Milano beställer du ett formulär för 1VDG/DG Elects familjemedlemmar och returnerar det till dgeseminar@lionsclubs.org. Biljetter till banketten och biljetter för transport till och från flygplatsen måste köpas via detta formulär. Biljetter till banketten finns i begränsat antal och bokas i mån av plats. Frågor gällande 1VDG/DG Elect seminariet kan ställas till: Frågor gällande: Kontakt Telefon E-post Registrering och hotell Penny Siwula Kelly Zielinski dgeseminar@lionsclubs.org Resor/flyg Lisa Pastore Lynda Rohr dgetravel@lionsclubs.org Ersättning för resor Laura Delgado DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org Seminarieprogrammets innehåll Cynthia Bianchi cynthia.bianchi@lionsclubs.org VDG/DGE LM 1B.SW 12