DG Elect-seminarium REGISTRERINGS- OCH LOGISTIKPAKET

Transkript

1 DG Elect-seminarium REGISTRERINGS- OCH LOGISTIKPAKET

2

3 DG Elect-seminariets registrerings- och logistikpaket Det är med glädje som vi skickar information om DG Electseminariet 2017 och vår 100:e internationella kongress i Chicago, Illinois, USA till dig. I detta häfte finner du information om hur du: Registrerar dig till DG Elect-seminariet och internationella kongressen Bokar hotellrum i Chicago Bokar resan Planerar din klädsel under DG Elect-seminariet Gå noggrant igenom informationen i detta häfte. Ett preliminärt seminarieprogram bifogas. Vi ber att du använder det som hjälp när du planerar. Du måste returnera formuläret för registrering och resor till Registration and Housing Department senast den 16 december 2016 för att LCI ska kunna boka hotellrum och resor. Du kommer att erhålla ett andra utskick i maj 2017, vilket kommer att innehålla din hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen, seminariets måltidsbiljetter, utbetalning av ersättning för måltider (om kvalificerad) och uppdaterad seminarieinformation. Frågor gällande seminariet kan ställas till: Frågor gällande: Kontakta Telefon E-post Registrering och hotell Penny Siwula Kathy Gorgan dgeseminar@lionsclubs.org kathy.gorgan@lionsclubs.or Resor/flyg Lynda Rohr Jan lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.or Ersättning för resor Laura Delgado laura.delgado@lionsclubs.org Seminarieprogram/Krav för utbetalning av ersättning för måltider Utbetalning av ersättning för måltider Cynthia Bianchi cynthia.bianchi@lionsclubs.org Linda Brzoska linda.brzoska@lionsclubs.org Uppdaterad information finns på LCI:s webbplats: Klicka på svenska och ange DG Elect i sökfältet, du kan även titta på DG Elects Facebooksida genom att söka efter 2017 DGE Chicago. Vi ser fram emot att välkomna dig till Chicago! DG Elect-seminarium 1 Registrerings- och logistikpaket

4 Innehåll: ANTECKNA DETTA I DIN ALMANACKA... 3 REGISTRERING - DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN... 4 HOTELL... 5 Speciella behov... 5 RESEPOLICY OCH RUTINER... 6 DG Elect-seminariets policy för utbetalning av ersättning för resor... 6 Policy för utbetalning av reseersättning för vuxen i sällskap... 7 Resor före eller efter kongressen... 8 ERSÄTTNING FÖR MÅLTIDER... 9 GRUPPMÅLTIDER TOLKNING Personliga tolkar PASS OCH VISUM RUNDTURER PÅ LCI:S INTERNATIONELLA HUVUDKONTOR REKOMMENDERAD KLÄDSEL ÄNDRINGAR Lokaler: (Kan komma att ändras.) EVENEMANG PLATS DG Elect mottagning DG Elect-registrering, fotografering Navy Pier Hyatt Regency Chicago Öppnings- och alla allmänna sessioner Lunch endast för DG-Elect Arie Crown Theater i McCormick Place Hyatt Regency Chicago Gruppsessioner DG Elect-bankett Hyatt Regency Chicago Sheraton Grand Chicago DG Elect-seminarium 2 Registrerings- och logistikpaket

5 ANTECKNA DETTA I DIN ALMANACKA Fredag den 16 december Fredag den 30 december Tisdag den 31 januari Maj 2017 Fyll i och skicka in Registrerings- och reseformuläret för DG Electseminariet och den internationella kongressen 2017 senast detta datum DG Elects 3 hemuppgifter ska vara färdiga (krävs för att erhålla ersättning för måltider) Sista dag att boka flygbiljetter till DG Elect-seminariet 2017 Utskick med din hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen, seminariets måltidsbiljetter, utbetalning av ersättning för måltider och uppdaterad seminarieinformation Måndag den 15 maj Sista dag att skicka in begäran om ersättning för vuxen i sällskaps flygresa Måndag den 26 juni Incheckningsdag på DG Elect-hotellet Onsdag den 5 juli Utcheckningsdag på DG Elect-hotellet Måndag den 24 juli Sista dag att skicka in reseräkning till LCI avseende lokala transporter DG Elect-seminarium 3 Registrerings- och logistikpaket

6 REGISTRERING OCH HOTELL - DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN LCI kommer att handlägga DG Elects registrering och boende för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen Alla DG Elect kommer att bo på Hyatt Regency Chicago. Ett informationsblad om DG Elect-hotellet finns på vår webbplats. Hyatt ligger bekvämt i centrala Chicago. Låt oss börja! Steg 1: Fyll i registrerings- och reseformulär för DG Elect-seminarium och internationell kongress 2017 för dig och din partner. Returnera formuläret till dgeseminar@lionsclubs.org senast fredag den 16 december Registrering för DG Elect är gratis och avgiften för vuxen i sällskap (USD 130) dras av från din måltidsersättning, om tillämpligt. För att registrera barn eller andra familjemedlemmar till internationella kongressen laddar du hem registreringsformuläret för kongressen och returnerar det till dgeseminar@lionsclubs.org. Steg 2: Du kommer att få ett e-postmeddelande från LCI som bekräftar din registrering och tillhandahåller information om hur du bokar din flygbiljett. Vänligen följ instruktionerna för att boka flyg till Chicago. Proceduren kommer att variera beroende på i vilket land du bor. Alla flygbiljetter för DG Elect måste bokas genom LCI:s godkända resebyrå och vara bokade senast tisdagen den 31 januari Godkänd ankomstdag för DG Elect är måndagen den 26 juni och godkänd avresedag för DG Elect är onsdagen den 5 juli Steg 3: Du kommer att få ett reseförslag från LCI:s godkända resebyrå. Svara på e- postmeddelandet inom 24 timmar för att godkänna resan eller göra ändringar. Inga biljetter kommer att utfärdas förrän LCI:s godkända resebyrå mottar ett e- postmeddelande från dig där du godkänner resplanen. När biljetterna har utfärdats har du 24 timmar på dig att göra ändringar utan avgift. Om du måste göra ändringar efter de inledande 24 timmarna kan du komma att behöva betala en avgift vilken anses vara en personlig utgift. Alla biljetter är elektroniska biljetter, såvida inget annat har angivits. LCI:s godkända resebyrå kommer att debitera LCI för DG Elects flygbiljett. DG Elect-seminarium 4 Registrerings- och logistikpaket

7 HOTELL Efter mottagande av det komplett ifyllda formuläret för registrering och resor kommer LCI att boka hotellrum till dig och en vuxen i sällskap på Hyatt Regency Chicago, på den av LCI godkända ankomstdagen måndag den 26 juni och på den av LCI godkända avresedagen onsdag den 5 juli. Du måste bo på DG Electhotellet under hela kongressen. Om du vill stanna fler nätter anger du det på registreringsformuläret Ytterligare nätter bokas i mån av plats och är en personlig utgift. Alla rum är dubbelrum. Om du önskar fler rum måste dessa bokas genom LCI. En hotelldeposition om USD 200 krävs när din förfrågan bekräftats av LCI. För att undvika förvirring avseende hotellbokningar ska du inte kontakta hotellet direkt. Alla förfrågningar ska ställas till LCI. En hotellbekräftelse kommer att skickas till dig i maj Ta med dig den till Chicago och visa upp den när du checkar in på hotellet. Speciella behov LCI kommer att göra sitt allra bästa för att hjälpa personer med funktionshinder. Ange dina önskemål i detalj på Registrerings- och reseformuläret för den internationella kongressen och DG Elect- seminariet. LCI kommer att vidarebefordra dina önskemål till hotellet. Tillgång på andra rumstyper och speciella önskemål är begränsade och kommer att tillgodoses vid incheckning i mån av tillgång. LCI kommer att betala direkt till hotellet för ditt rum plus skatt på de av LCI godkända datumen. Eventuella kostnader för fler nätter, kostnader påförda rummet, fler gäster och skatter avseende dessa kostnader skall betalas av DG Elect till hotellet i samband med utcheckning. DG Elect-seminarium 5 Registrerings- och logistikpaket

8 TRANSPORT TILL OCH FRÅN FLYGPLATS/TÅGSTATION I CHICAGO Tur- och returresa mellan flygplatsen eller tågstationen och Hyatt Regency Chicago för dig och vuxen i sällskap på LCI:s godkända resedatum kommer att tillhandahållas utan kostnad för dig av LCI. Transferbiljetter till och från flygplatsen för DG Elect och en (1) vuxen i sällskap kommer att inkluderas i utskicket från LCI i maj För att köpa ytterligare transferbiljetter till familjemedlemmar skickar du e-post till LCI, dgeseminar@lionsclubs.org. Kostnaden är USD 27,50 per person för enkel resa, inklusive skatt. RESEPOLICY OCH RUTINER Flygresa: Observera att alla flygresor för DG Elect och vuxen i sällskap måste vara bokade senast tisdag den 31 januari Tidiga bokningar gör det möjligt att få direktflyg. FÖLJ PROCEDURERNA FÖR BOKNING AV FLYG I BILAGA 2. Proceduren kommer att variera beroende på i vilket land du bor. DG Elect-seminariets policy för utbetalning av ersättning för resor Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader: En (1) tur- och returresa med flyg i ekonomiklass enligt mest direkta flygrutt för DG Elect. Ersättning för biljett kommer att baseras på lägsta logiska standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass under perioden för dessa resor. Du måste följa LCI:s resepolicy för att erhålla ersättning. Tur och returresa mellan din bostad och närmaste flygplats kommer att ersättas under förutsättning att LCI:s reseräkning för DG Elects lokala resor skickas in tillsammans med kvitton. Den senaste versionen av formuläret finns på LCI:s webbplats, på sidan Finans. Parkering vid flygplatsen kommer att ersättas, under förutsättning att det kostar mindre än milersättning tur- och retur, taxi, buss, tåg eller flygbuss. LCI kommer endast att ersätta DG Elect för den första incheckade väskan enligt flygbolagets riktlinjer om storlek och vikt. Ytterligare incheckat bagage eller bagageavgifter är en personlig utgift. Flygbolagens bagagepolicy varierar, så kontrollera med ditt flygbolag för att få mer information. Utgiften för en incheckad resväska ska begäras på reseräkningen under rubriken lokala transporter. DG Elect-seminarium 6 Registrerings- och logistikpaket

9 Policy för utbetalning av reseersättning för vuxen i sällskap Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader för vuxen i sällskap: LCI kommer i enlighet med internationella styrelsens policy att ersätta upp till USD 500 avseende resor till DG Elect-seminariet och internationella kongressen för en vuxen i sällskap. Endast flygresa ersätts. Avgifter för incheckat bagage är en personlig utgift för vuxen i sällskap. Vuxen i sällskap kan boka flygresor med: Carlson Wagonlit Travel Valfri resebyrå Direkt med flygbolaget Online på en resesajt Vuxen i sällskap betalar själv för eget flyg då biljetten köps. Flygbolagen ändrar rutinmässigt sina flygtider av olika anledningar. När något ändras kommer flygbolaget att återbekräfta biljetten och i vissa fall kräver flygbolaget att resebyrån utfärdar biljetten på nytt, vilket kan resultera i en avgift. CWT kommer att övervaka flygbokningar till DG Elect-seminariet som bokats via deras kontor. Avgifter för att utfärda nya biljetter till DG Elect kommer att betalas av LCI. Om CWT behöver utfärda en ny biljett till vuxen i sällskap måste avgiften betalas av DG Elect, avgiften kommer sedan att inkluderas i ersättningen om USD 500 för kvalificerad vuxen i sällskap. Om avgiften för att utfärda en ny biljett och kostnaden för vuxen i sällskaps flygresa överstiger USD 500 är DG Elect ansvarig för mellanskillnaden eftersom det är en personlig utgift. För att erhålla ersättning med högst USD 500 måste DG Elect skicka in ett ifyllt ersättningsformulär avseende resekostnader för DG Elect vuxen i sällskap (bilaga 3) tillsammans med följande dokument: Kopia av resplan som inkluderar alla resvägar, flygbolag, flygnummer, klass, datum och tid för ankomst/avgång, pris och biljettnummer. Betalningsbevis (kopia av kvitto eller kontoutdrag för kreditkort) Begäran kan skickas in omedelbart efter det att biljetten har bokats och kvitto erhållits. Ovanstående dokumentation måste vara LCI:s ekonomiavdelning tillhanda senast måndag den 24 juli LCI erbjuder och föredrar att göra elektroniska betalningar, förutsatt att LCI:s bank tillåter elektroniska betalningar till ditt land. Personal vid ekonomiavdelningen kommer att kontakta dig via e-post om du kvalificerar för denna typ av betalning. DG Elect-seminarium 7 Registrerings- och logistikpaket

10 Andra transportsätt Om du väljer att resa till Chicago via bil, tåg eller buss kommer begränsade utgifter att ersättas i enlighet kommer med organisationens ersättningspolicy. Högsta ersättningsbelopp kommer att vara 1,5 gång lägsta tillgängliga flygpris per den 1 april 2017, förutsatt att en vuxen i sällskap medföljer dig samt att den totala kostnaden för en vuxen i sällskap inte överstiger USD 500. Om du reser själv kommer flygpriset för en person att ersättas. Detta avser alla utgifter för hotell, måltider, kilometerersättning, vägtull och parkering vid kongresshotellet. Om du överväger att köra till Chicago vill vi informera om att det är dyrt att parkera i staden och kostnaden för parkering ligger i genomsnitt på över USD 65 per dag. En reseräkning för bilkörning finns på webbsidan för DG Elect samt under sidan för finansresurser på LCI:s webbplats. Returnera reseräkningen för bilkörning till LCI:s ekonomiavdelning tillsammans med kvitton senast den 24 juli 2017 för att erhålla ersättning. LCI erbjuder och föredrar att göra elektroniska betalningar, förutsatt att LCI:s bank tillåter elektroniska betalningar till ditt land. Personal vid ekonomiavdelningen kommer att kontakta dig via e-post om du kvalificerar för denna typ av betalning. * LCI betalar/ersätter inte resor för vuxen i sällskap från ett etablerat distrikt som varit ett övergångsdistrikt i 24 på varandra följande månader eller ett tillfälligt distrikt. (För att erhålla information om status för ditt distrikt, innan du bokar din flygresa, skickar du e-post till: districtadministration@lionsclubs.org.) Flygresa för vuxen i sällskap kommer att ersättas efter slutet av ditt ämbetsår som distriktsguvernör, under förutsättning att ditt distrikt uppfyller kraven för etablerade distrikt med färre än 35 klubbar/1 250 medlemmar. Behåll kvitton för vuxen i sällskaps flygresa tills det att du har fått information från LCI att du kvalificerar för ersättning. Ersättning för resa avseende vuxen i sällskap kan inte överföras till annan person. Resor före eller efter kongressen Om du planerar att göra en rundtur före eller efter DG Elect-seminariet eller kongressen måste du se till att dessa datum inte står i strid med godkänd ankomstdag, 26 juni, och godkänd avresedag, 5 juli. LCI samarbetar med utflyktsföretaget Goway Travel, de kan hjälpa dig att planera en rolig rundtur före eller efter den internationella kongressen, som matchar dina intressen och din budget. Sök efter utflykter på LCI:s webbplats om kongressen, för att se föreslagna resplaner och mycket mer. Boka dina utflykter tidigt för att få bästa pris och säkerställa att din önskade utflykt inte säljer slut. Din flygresa kommer att ersättas baserat på lägsta pris för standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass till/från Chicago om du hade rest på ovannämnda godkända resedatum. Om priset på flygbiljetten på datum före och/eller efter godkända datum skulle vara högre anses skillnaden vara en personlig utgift. Ytterligare nätter på hotell före och/eller efter godkända datum anses också vara en personlig utgift. DG Elect-seminarium 8 Registrerings- och logistikpaket

11 PRELIMINÄRT PROGRAM FÖR DG ELECT- SEMINARIUM Besök vår webbplats för att ta del av det preliminära programmet för DG Elect-seminariet. Programmet kan komma att ändras. VÄGLEDNING FÖR HEMUPPGIFTER/ ERSÄTTNING FÖR MÅLTIDER Du kommer att motta ett e-postmeddelande med information om dina hemuppgifter. Dessa inkluderar tre läsuppgifter och frågor som behandlar färdigheter som är viktiga för din framgång som distriktsguvernör. Det är mycket viktigt att de utförs i tid. Alla hemuppgifter måste slutföras på senast utsatt datum för att du ska kunna erhålla utbetalning av din måltidsersättning avseende DG Elect-seminariet En måltidsersättning motsvarande USD 75,00 per dag i 7 dagar (minus gruppmåltider och registreringsavgifter för vuxen i sällskap, om tillämpligt) har godkänts för kvalificerade DG Elect i Chicago. Din måltidsersättning, om tillämpligt, skickas till dig tillsammans med bekräftelseutskicket i maj Distrikt som erhåller elektroniska utbetalningar från LCI kommer att handläggas innan avresan. Observera att LCI inte kommer att tillhandahålla kontantutbetalning av checkar eller valutaväxling i Chicago. Men det finns många bankomater i Chicago och du kan växla pengar på flygplatsen eller på Hyatt Regency. Vi rekommenderar att du löser in din check direkt när du fått den. LCI kommer heller inte att kunna utfärda några checkar på plats. Vuxen i sällskap erhåller inte någon måltidsersättning. Du är själv ansvarig för alla ytterligare utgifter för hotell eller måltider under resan, resekostnader, ytterligare hotellnätter i Chicago och personliga utgifter vid utcheckning från hotellet. DG Elect-seminarium 9 Registrerings- och logistikpaket

12 GRUPPMÅLTIDER Följande gruppmåltider ingår i DG Elect-seminariets program: För DG Elect DG Elect mottagning - tisdag den 27 juni DG Elect lunch onsdag den 28 juni DG Elect lunch torsdag den 29 juni DG Elect lunch fredag den 30 juni DG Elect-seminariets bankett - fredag den 30 juni För vuxen i sällskap DG Elect mottagning - tisdag den 27 juni DG Elect-seminariets bankett fredag den 30 juni Deltagarantalet vid DG Elect mottagningen är begränsat till DG Elect och registrerad vuxen i sällskap. Alla DG Elect och vuxen i sällskap får en biljett att delta i DG Elect banketten. Ett begränsat antal bankettbiljetter kan köpas för USD 125,00 styck. Kontakta Penny Siwula via e-post dgeseminar@lionsclubs.org för att beställa. TOLKNING Alla DG Elect skall delta i seminariet i det grupprum där distriktets officiella språk talas, vilket har fastställts av District and Club Administration Division vid LCI. En gruppledare som talar något av dessa språk flytande kommer att leda sessionerna i grupprummen. Ändringar av grupprum måste begäras skriftligen till Cynthia Bianchi via e-post cynthia.bianchi@lionsclubs.org senast den 31 januari Ändringar kommer att göras i mån av plats. Personliga tolkar Öppningsceremonin och samtliga allmänna sessioner kommer att presenteras på engelska. LCI tillhandahåller tolkning till följande språk: Finska, franska, hindi, italienska, japanska, kinesiska, koreanska, portugisiska, spanska, svenska och tyska. DG Elect och vuxen i sällskap som önskar tolkning kommer att erhålla en biljett i sitt registreringspaket, vilken kan användas för att erhålla hörlurar i Chicago. Du ansvarar för att hörlurarna återlämnas till LCI efter DG Elects sista allmänna session. LCI förbehåller sig rätten att debitera DG Elect upp till USD 250,00 för borttappad hörlur. Personliga tolkar (för annat språk än de som angetts ovan) måste vara registrerade i förväg vid DG Elect-seminariets kontor och måste följa LCI:s regler. Vänligen kontakta Penny Siwula via e-post dgeseminar@lionsclubs.org för att beställa formulär för personlig tolk. Det ifyllda formuläret och gällande avgift måste returneras till Penny Siwula senast tisdag den 31 januari Godkännande ges om det finns plats i klassrummet. DG Elect-seminarium 10 Registrerings- och logistikpaket

13 PASS OCH VISUM För inresa internationellt till Chicago, USA kan man behöva ett pass och/eller visum beroende på i vilket land den resande är medborgare och hur länge man ska stanna. Passet måste vara undertecknat och ha tillräckligt med blanka sidor för eventuella visumstämplar. Passets sista giltighetsdag måste infalla minst sex månader efter besöket. Kontrollera visumkraven med lokalt konsulat. Informationen finns även på: Ytterligare information om resehandlingar finns på LCI:s webbsida om kongressen. DG Elect inbjudningsbrev för internationella resenärer går att beställa via Convention@lionsclubs.org Ett pass, körkort eller delstatligt ID-kort med foto krävs för amerikanska medborgare. Se för mer information. Rundturer på LCI:s internationella huvudkontor LCI:s huvudkontor som ligger i förorten Oak Brook kommer att vara ett populärt utflyktsmål under kongressveckan. Allied PRA som är LCI:s utsedda resebyrå erbjuder rundturer till LCI:s huvudkontor vilken inkluderar bussresa tur och retur, en 30 minuter guidad rundtur på huvudkontoret samt en liten gåva från LCI, allt detta för endast USD 35 per person. Under kongressveckan den 30 juni - 4 juli kommer dessa rundturer att avgå från McCormick Place kongresscenter. Efterfrågan på rundturerna är stor så boka din utflykt redan idag. Notera att DG Elect måste delta i alla allmänna sessioner samt alla grupprumssessioner. DG Elect-seminarium 11 Registrerings- och logistikpaket

14 REKOMMENDERAD KLÄDSEL Män Kvinnor Ledig affärsklädsel Inte lika formell som affärsklädsel - jeans tillåts inte. Affärsklädsel Kostym eller blazer och slips Kostym, kjol, långbyxor eller klänning Formell Vit smoking (Svart smoking) Aftonklädsel Multipeldistrikt suniform Blazer och slips eller sjalett enligt beslut av multipeldistriktet Föreslagen klädsel under DG Elect-seminariet: DG Elect mottagning Ledig affärsklädsel (OBS: Endast DG Elect kommer att erhålla en speciell skjorta vid registreringen som ska bäras under detta evenemang, tillsammans med svarta byxor.) Vänligen ange din storlek på registreringsformuläret Fotografering med vicepresident Dr. Naresh Aggarwal och fru Navita Aggarwal Affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform Öppningsceremoni, samtliga allmänna sessioner och gruppsessioner Affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform DG Elect-seminariets bankett Formell eller folkdräkt ÄNDRINGAR Om du behöver göra ändringar efter det att du har skickat in registreringsformuläret skickar du e-post till dgeseminar@lionsclubs.org. Vänligen skicka in alla ändringar senast den 31 mars Hotellrumsreservation: Ändra ankomstdatum och/eller avresedatum från hotellet. Ändringar kommer att kunna göras i mån av tillgång. Rättelse av felstavat namn: Skicka in korrekt stavning av ditt namn eller en vuxen i sällskaps namn. Avbeställning: Om det visar sig att du och/eller en vuxen i sällskap inte kan delta i DG Electseminariet och/eller kongressen ber vi dig att omgående underrätta LCI. DG Elect-seminarium 12 Registrerings- och logistikpaket

15

16 Convention Registration and Housing Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA lionsclubs.org E-post: dgeseminar@lionsclubs.org ELLER registration@lionsclubs.org Telefon: Facebook.com/lionsclubs lcicon.org 2017 DGE LM 1 SW 9/16