Jag har glädjen att inbjuda er att nominera era ombud och rådgivare till. ITFs 41:a KONGRESS

Transkript

1 SE1 1DR Telephone Fax Till alla medlemsorganisationer Cirkulär nr: : 180/A.18/2005 Or: 14 November 2005 Sw: 24 November 2005 Jag har glädjen att inbjuda er att nominera era ombud och rådgivare till som hålls i: från 2 till och med 9 augusti ITFs 41:a KONGRESS International Convention Centre (ICC) 45 Ordnance Road Durban 4001 Sydafrika Tfn: Fax: Webbplats: Dagordning Dagordningen och tidplanen som fastställts av ITFs styrelse för den 41:a kongressen återfinns I den bifogade informationsbroschyren. Representation Allmänna frågor om representation handläggs i bifogade Utdrag ur ITFs stadgar. Om ni läser texten omsorgsfullt är det möjligt att få fram det rätta antalet ombud som ert förbund får skicka. Observera att medlemssiffran, som deklareras i det årliga frågeformuläret om medlemsantalet, är den siffra som kommer att användas för att räkna ut det antal ombud ert förbund har rätt till samt rösträtt. Organisationer måste ha betalt alla medlemsavgifter för att ha rätt att skicka ombud till kongressen. Stadgarna säger att organisationerna skall sträva efter att säkerställa att antalet kvinnliga ombud skall vara åtminstone i proportion till deras andel av förbundets medlemmar. Dock skall varje delegation som består av fler än tre personer sträva efter att inkludera åtminstone ett kvinnligt ombud. I enlighet med rekommendationerna vid Kvinnokonferensen som ägde rum i London i september, vill jag betona vikten av President Umraomal Purohit General Secretary David Cockroft mail@itf.org.uk Internet

2 - 2 - denna bestämmelse, vilken kommer att övervakas av styrelsen och av kongressens fullmaktsgranskningskommitté. Detta är den första ITF-kongressen i vilken kvinnokonferensen är en ingående del och det är därför viktigt att förbunden säkerställer stark kvinnlig representation i sina delegationer. Registrering Alla deltagare ombud, observatörer, besökare och gäster (innefattande åtföljande personer som önskar komma in i byggnaden där kongressen hålls eller delta i mottagningar) måste registrera sig hos ITFs sekretariat före kongressen. Registrering kommer att äga rum vid Convention Centre från kl till kl tisdagen den 1 augusti, och från kl till kl onsdagen den 2 augusti. Vi skulle vilja be alla deltagare att registrera sig så tidigt som möjligt för att säkerställa att kongressen fungerar på ett smidigt sätt. Hotell Information om hotellrum anges i bifogade informationshäfte för kongressen. Vi skulle vilja be alla som deltar i kongressen att säkerställa att ni använder bara dessa hotell då de är av god kvalitet inom kort avstånd från International Convention Centre, (ICC) och ligger i den del av staden i vilken säkerhetsåtgärderna är maximerade. Dessutom kommer gratis busstrafik att tillhandahållas mellan dessa hotell och Convention Centre. Vi ber er notera att priserna som anges i broschyren är maxpriser och baserade på 2005 års priser plus 10%. Exakta priser kommer att finnas att tillgå närmare tiden för kongressen. En blankett för hotellbokning bifogas. Alla reservationer måste göras genom ITF Administration Department genom att använda bifogade blanketter. Deltagande Bifogat sänder vi er ett formulär för ombud till kongressen. Vänligen returnera era ifyllda hotellboknings- och anmälningsblanketter till Desmond Reid (fax: , e-post reid_desmond@itf.org.uk) så snart som möjligt, men i alla händelser före den 15 maj 2006, för att garantera att en hotellbokning görs för er. Vi ber er notera att ITF inte kan garantera några bokningar som görs efter detta datum. Hotellboknings- och anmälningsblanketterna kommer att finnas på ITFs webbplats ( inom en nära framtid. Inlämnande av motioner I stadgarnas paragraf IV, moment 14, står det att Motioner, vilka skall behandlas av en ordinarie kongress, skall vara generalsekreteraren tillhanda senast fyra månader före kongressens början Vi ber er därför att se till att alla motioner eller förslag till diskussion når mig senast den 2 april Vid sitt möte i oktober 2005 beslöt styrelsen att godkänna följande riktlinjer för insändande av motioner: a) motioner bör begränsas till ett enda ämne; b) de skall inte vara längre än två A4 sidor; c) förbunden skall försöka begränsa sig till högst tre motioner per bransch, och d) att motioner skall skickas in på ett av ITFs arbetsspråk (engelska, franska, tyska, spanska, svenska, japanska, ryska samt arabiska).

3 - 3 - Bidrag till kostnader för att delta Enligt paragraf IV moment 17 i stadgarna skall ITF inte bidra till delegationernas kostnader för att delta i kongressen om inte styrelsen i särskilda fall beslutar annorlunda. De villkor som av styrelsen fastställts för att stödja delegationer till 41:a kongressen återges i bifogade PM. En begränsad budget har gjorts tillgänglig för att erbjuda hjälp till organisationer som annars inte skulle kunna delta i kongressen. Bidragen kommer att utdelas av ITFs förvaltningsutskott vid dess möte i april Medlemsorganisationer som vill söka bidrag måste skicka in en skriftlig ansökan till mig senast fredagen den 24 februari Försäkring Vi ber er notera att ITF inte tillhandahåller försäkring för och inte tar ansvar för medicinska problem eller förluster som inträffat under resan till eller från eller under den tid detta möte varar. Ni tillråds bestämt att teckna lämplig reseförsäkring för att få detta. Resa ITF har utsett South African Airways (SAA) till det officiella flygbolaget för sin 41:a kongress. För flygbokningar ber vi er kontakta Jane Wilson vid Dovetail Foks ( ITFs resebyrå), telefon / fax / e-post: ITF@dovetailfoks.com. Reservationer måste göras genom ITFs utsedda resebyrå för att få de särskilda ITF-priser som förhandlats fram med SAA. Vi ber er se till att ni upplyser om att ni är deltagare i ITFs kongress när ni tar kontakt med dem. Vi skulle vilja uppmana er att göra reservationer så långt i förväg som möjligt för att reducera era resekostnader. Rundturer/Utflykter ITF har utsett Shakatours som sin lokala resebyrå för rundturer och utflykter och har förhandlat fram specialpriser för kongressdeltagarna. Shakatours erbjuder en lång rad rundturer inom Sydafrika samt till grannländer. En fullständig förteckning över de rundturer som finns finner ni på Shakatours kommer att ha en disk vid ICC under den tid kongressen pågår. Om ni skulle vilja förboka rundturer ber vi er kontakta Keith Bentley på: Telefon / Fax / E-post: keith@shakatours.com Språk Simultantolkning kommer att erbjudas på följande språk: engelska, franska, tyska, spanska, svenska, japanska, ryska och arabiska. Det finns begränsade möjligheter för andra organisationer som vill ta med tolkar på egen bekostnad. Om ni vill använda er av denna möjlighet ber vi er meddela Desmond Reid (fax / e-post: reid_desmond@itf.org.uk) före den 31 januari Visum Information om formaliteter vid ankomst pass och visum lämnas i den bifogade broschyren med kongressinformation. Kongressdeltagare som kommer från länder för vilka sydafrikanskt inresevisum krävs måste ge tillräckligt med tid för att ett visum ska kunna behandlas och bör, därför, ansöka så snart som möjligt. Om ni får några problem med att få visum, ber vi er omedelbart ta kontakt med vår administrationsavdelning.

4 - 4 - Alla deltagare bör säkerställa att deras pass gäller minst sex månader efter kongressen. Vi ber er också notera att minst två tomma sidor krävs i ert pass för inresa i Sydafrika och immigrationsmyndigheterna är mycket strikta på denna punkt. Om ni reser igenom ett annat land på vägen till/från Sydafrika ber vi er kontrollera eventuella krav på visum för det landet. Mottagning De sydafrikanska medlemsförbunden/itf kommer att vara värdar för en mottagning på söndagen den 6 augusti vid: ushaka Marine World 1 Bell Street Durban 4001 Sydafrika Webbplats: Fullständiga detaljer kommer att finnas att tillgå senare. Mobil uppkoppling Vi ber er kontrollera med er mobilnätleverantör huruvida er mobiltelefon kommer att fungera i Sydafrika. Triband telefoner, BlackBerries och Vodafone 3G kort kommer att fungera i Sydafrika. WiFi kommer också att finnas att tillgå vid ICC till en låg avgift och ITF kommer även att tillhandahålla ett Internetcafé. Barnomsorg Möjligheter till barnpassning kommer att finas för barn i åldern 1 till 9 år under kongressen. Ytterligare information kommer att finnas inom kort. Kostnaden kommer att ligga på ungefär ZAR 40 (US$6) per barn per dag. Om ni är intresserade av barnpassningsmöjligheter ber vi er kryssa i lämplig ruta på formuläret för ombud och lämna detaljuppgifter om berört(da) barn. Catering Information om catering lämnas i den bifogade informationsbroschyren om kongressen. Vi skulle vilja föreslå att alla deltagare använder de möjligheter som finns i International Convention Centre (ICC) då de har skäliga priser och maten är av god kvalitet. Närmaste restauranger runt ICC ligger på taxiavstånd. ITFs webbplats Vi ber er notera att ITFs webbplats uppdateras regelbundet för att ha med fullständig information om den 41:a kongressen ( Informationshäfte Vi bifogar ett kongressinformationshäfte. Läs det noggrant och kontakta mig gärna om det är något ni vill fråga om.

5 - 5-40:e ITF-kongressen, Vancouver, augusti 2002 Bifogat finner ni protokollet från den 40:e ITF-kongressen, vilken ägde rum i Vancouver den augusti Jag ser fram emot att höra ifrån er. Med vänliga hälsningar David Cockroft Generalsekreterare Bilagor. Blankett för hotellbokning Formulär för ombud Kongressinformationsbroschyr Protokoll från den 40:e ITF-kongressen, Vancouver, 2002