Plats och tid: Brandstationens sammanträdesrum, kl Kenneth Nygren, ekonom Arne Nilsson Kommunkontoret, , kl 08.

Transkript

1 1 (11) Plats och tid: Brandstationens sammanträdesrum, kl Beslutande: Övriga närvarande: Utses att justera: Justeringens tid och plats: Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande: Assar Nilsson (s), ordförande Anders Jonsson (c) Bengt Åberg (s) Christer Holm (s) Börje Peterson (kd) Inger Sellgren vd Kenneth Nygren, ekonom Arne Nilsson Anders Jonsson (c) Kommunkontoret, , kl Kenneth Nygren Assar Nilsson (s) Anders Jonsson (c) Paragrafer ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ NordmalingsHus AB : Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet Underskrift: Kommunkansliet, Nordmaling Kenneth Nygren

2 2 (11) 192 Justering Protokollet justeras den 18 dec 2006, kl på kommunkontoret. Anders Jonsson utses att jämte ordförande justera dagens protokoll

3 3 (11) 193 Information Information lämnas i följande ärenden: Ekonomirapport: Per sista nov kr efter skatt. Befolkningsutvecklingen Minskat med 54 personer per 21 november. Outhyrda lgh Nordmaling 3 st Rundvik 3 st Byarna 10 st Inträffade händelser/vidtagna åtgärder Ny reviderad offert från Canal Digital lämnas på kabel-tv i Strandholmens och Tallbackens lokaler. Nordantenn lämnar också en offert på samma område. Även en offert på konvertering av centralantennerna på Kullen och Gisslan lämnas. VD har köpt aktieindexobligationer Kina, USA och Win för 500 tkr. Offert på ny värmepumpanläggning i Hörnsjö (Bräntet) lämnas av minst tre leverantörer. Utbyte av gamla motorvärmare till tidstyrda påbörjat i Håknäs, Norrfors och Hörnsjö. Installation av jordfelsbrytare i lgh på Skutan i Rundvik påbörjat efter olyckstillbud. Enkäten Boendeundersökning 2006 utskickat och svarsfrekvensen är stor. Utvärdering av den presenteras vid kommande styrelsemöten.

4 4 (11) 194 Avstyckning och anläggningsåtgärd Bagaren 12. Fastigheten Rundvik 28:14 bestod av två hyreshus med carport, grönområde och grusplan/parkering. Nordmalings kommun övertog ena hyreshuset vilket medförde att fastigheten måste omstyckas. Förslag på avstyckning har lämnats av lantmäteriet. Förslaget godtas med den förändringen att carporten/garagen samt marken carporten/garagen står på ska tillhöra fastigheten 28:14 d.v.s. bolaget.

5 5 (11) 195 Bostadsanpassning av lägenheter. Frågan har väckts när kan kommunen som är ansvarig för bostadsanpassningar, ska kunna ta tillbaka sin utrustning som t.ex. ramper m.m. Tillhandahållna bostadsanpassningar förblir i hyresgästens nyttjanderätt tills kontraktet upphör.

6 6 (11) 196 Lånepolicy för Nordmalingshus. Förslag lämnat av VD: Av Nordmalingshus samlade lånestock skall 50 % av lånen vara upptagna med bunden ränta och med en bindningstid på mellan 1-8 år. 50 % får upptas med rörlig ränta och lånen kan vara bundna mellan 3 månader och 5 år. Av lån med rörlig ränta får högst 10 % vara utan bindningstid. Fördelningen av räntebindning på fast eller rörlig ränta får ha en avvikelse på +/- 10 %. Lånepolicy fastställs enligt upprättat förslag.

7 7 (11) 197 Högtryckspolning av stammar på fastigheten Draken. Problem med avloppsstammarna på fastigheten Draken har tilltagit under åren. Vid akuta problem har endast de lgh som haft stopp högtryckspolats. En offert på stamrensning av hela lägenhetsbeståndet/vissa hus har inkommit från Ragnsells. Stamrensning av alla lgh kostar kr + moms och endast A-huset kostar moms Antar offerten där endast A-huset stamrensas.

8 8 (11) 198 Revisionsrapport från Öhrlings En inledande granskning av förvaltning och räkenskaper för 2006 har gjorts av revisionsföretaget. Följande rekommendationer på rutiner har lämnats i följande ärenden: Styrelsen fastställer rutiner för det långsiktiga underhållet. Styrelsen diskuterar och fastställer behovet av fastighetsspecifika underhållsplaner och tidsplaner. Styrelsen fastställer rutiner kring dokumentationen av att LoU efterlevs. Styrelsen eftersträvar att VD-instruktionen efterlevs alternativt omarbetas. Styrelsen tillser att även investerings- och likviditetsbudget tas fram. Styrelsen tillser att skriftliga rapporteringsinstruktioner tas fram och meddelas Nordmalingshus AB. Styrelsen tillser att dokumentationen kring upprättande av månadsbokslut och budget upprättas samt att styrelsebeslut tas om uppdatering av budgets. Styrelsen tillser att endast behörig firmatecknare undertecknar hyresavtal alternativt att Kenneth Nygren erhåller rätt att underteckna hyresavtal. Bolaget för en inventering av samtliga fastighetsinteckningar samt i de fall de inte används har inteckningarna inlåsta i eget förvar. Uppdatering av aktieboken sedan nyemissionen LoU: Dokumentation kring LoU förvaras i pärmar i Nordmalingshus kontorsrum. Förenklad upphandling får ske för upphandlingar under tre basbelopp men ska följa god upphandlingssed. VD: instruktionen är bifogad kallelsen för kännedom. Likviditetsbudget upprättas. Investeringsbudget upprättas de år investeringar beslutas. Rapporter till styrelsen: Delårs per aug, kvartalsbokslut samt utfallsanalyser per månadsslut inför styrelsemötena.

9 9 (11) Kenneth Nygren erhåller rätt att underteckna hyresavtal. Pantbreven inventeras och återsända pantbrev förvaras i kommunens kassaskåp. Uppdateringen av aktieboken skall uppgraderas genom kommunens omsorg.

10 10 (11) 199 Ramavtal fastighetsunderhåll. Enligt tidigare tagna beslut ska Nordmalingshus gemensamt med kommunen göra en samordnad upphandling av tjänster. Går med i förslagna Ramavtal fastighetsunderhåll med den reservationen att upphandlingar under tre basbelopp ska betecknas som en förenklad upphandling och vara godkända av VD.

11 11 (11) 200 SABO: s förvaltarträff Nästa förvaltarträff hålls i Norsjö den 7-8 mars VD och Kenneth Nygren deltar i träffen.