VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

Transkript

1 Styrelse Vårmöte VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016 I samma båt-samassa veneessä rf ry Verksamhetsområde (landsbygdsprogrammet) Gustavs, Kimitoön, Pargas Invånarantal c Landareal c km 2 Verksamhetsområde (fiskeriprogrammet) Gustavs, Töfsala, Vemo, Virmo, Masku, Nådendal, Reso, Åbo, St: Karins, Pargas, Pemar, Sagu, Kimitoön, Salo Invånarantal c Landareal c km 2 Kontaktuppgifter I samma båt samassa veneessä rf ry Fredrikaplan PARGAS förnamn.efternamn@sameboat.fi

2 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016 INNEHÅLL 1. Allmänt 2. Administration 2.1. Styrelsen 2.2. Styrelsens arbetsgrupp 2.3. Revisorer, bokföring och betalningsrörelse 2.4. Medlemmar och föreningsmöten 2.5. Personal och verksamhetsutrymmen 3. Verksamhet 3.1. Administration 3.2. Projektverksamheten 3.3. Skolning 3.4. Samarbete 3.5. Information och marknadsföring 3.6. Kontakt till myndigheter 3.7. Utvärdering 3.8. Annan verksamhet 4. Ekonomi 4.1. Bokslutet och räkenskapsperiodens resultat 4.2. Administrationen 4.3. Projektfinansieringen 4.4. Kommunernas finansieringsandelar (landsbygdsprogrammet) 4.5. Kommunernas finansieringsandelar (fiskeriprogrammet) 4.6. Föreningens privata medel 5. Slutord

3 1. Allmänt Den huvudsakliga målsättningen för året var att genom utdelning av Leader-medel verkställa Programmet för utvecklingen av landsbygden i Fastlandsfinland inom ramen för föreningens utvecklingsstrategi Skärgården - Aktivt välmående / Saaristo Aktiivista hyvinvointia. Föreningen andra huvudsakliga mål var att driva Skärgårdshavets fiskerigrupp inom ramen för Finlands operativa program för Europeiska havs- och fiskerifonden. Den gällande strategin Vastuullisesti tuotettu kalaa lähivesiltä / Ansvarsfullt producerad fisk från närvattnen godkändes hösten 2015 och år 2016 var första hela verksamhetsåret för fiskerigruppen. Tyngdpunkter enligt verksamhetsplanen: - Konkreta åtgärder för förverkligande av programperioden (informationsverksamhet, skolning, projekthantering) - Påbörjande av fiskerigruppsverksamhet och att hitta dess verksamhetsformer För projektstatistik och styrelsemedlemmarnas närmare uppgifter se Aktionsgruppens årsrapport till JSM 2016 (Bilaga 1). 2. Administration 2.1. Styrelsen Styrelsens sammansättning enligt trepartsprincipen: ORDINARIE MEDLEM Offentliga sektorn Blomberg Teresia, Pargas Eklund Tomas, Pargas Ivars Sven, Kimitoön Organisationerna Rosenqvist Anna-Lisa, Dalsbruk Karlsson Tony, Pargas Aaltonen Jyrki (ordf.), Gustavs Privatpersonerna Wallentowitz Sara, Nagu Rinne Jere, Kimito Heinonen Satu, Iniö PERSONLIG SUPPLEANT Söderlund Nina, Pargas Laurén Fredrik, Kimitoön Herhi Kari, Gustavs Kinos Johan, Dragsfjärd Jansson Micaela, Korpo Villanen Erik, Gustavs Lehtola Olavi, Pargas Lindroos Anne, Kimito Laamanen Satu Elina, Iniö Styrelsens kopplingar till respektive organisationer redovisades till Jord- och skogsbruksministeriet enligt ny anvisning. Redovisningen skickades in efter höstmötet Som styrelsens ordförande fungerade Jyrki Aaltonen och som viceordförande Tomas Eklund. Verksamhetsledaren Emil Oljemark fungerade som styrelsens sekreterare.

4 Styrelsen sammanträdde totalt 6 gånger under året: Café Hallonblad, Pargas (7 styrelsemedlemmar / suppleanter närvarande); Ljungborg föreningshus, Kimito (7); Curatio, Pargas (6) ; Westankärr gård, Kimito (8), ; Kustavin Savipaja, Gustavs (8); ISB-kansli, Pargas (6). I styrelsemötena kunde ordinarie medlemmar och suppleanter delta samtidigt Styrelsens arbetsgrupp Styrelses arbetsgrupp bestod av följande personer: Ordförande Jyrki Aaltonen, samt styrelsemedlemmarna Tomas Eklund, Sven Ivars och Teresia Blomberg. Verksamhetsledaren och övriga representanter från personalen kompletterade arbetsgruppen. Arbetsgruppen sammanträdde inalles sex gånger under år 2016 genom elektroniskt möte (via GoogleDrive). Därtill kunde arbetsgruppen per e-post ge förhandskommentarer på de ärenden som var under behandling Revisorer, bokföring och betalningsrörelse Föreningens revisor (revisorssuppleant) var Kari Niukko (KPMG Wideri). Bokföringen och löneräkningen sköttes av Rantalainen Ab/ Gunilla Storgård genom köptjänst. Betalningsrörelsen sköttes av föreningens personal via internet Medlemmar och föreningsmöten Under året registrerades en föreningsmedlem och inga föreningsmedlemmar registrerades som utträdda i enlighet med föreningens stadgar. Per hade föreningen totalt 56 medlemmar, varav 24 personmedlemmar, 31 organisationsmedlemmar och 2 kommunmedlemmar. Vårmötet hölls den på Björkfeldtas (Curatio), Pargas. Totalt deltog 9 personer. Höstmötet hölls den på Dalsbruks ämbetshus. Totalt deltog 10 personer. Vid årsmöten behandlades stadgeenliga ärenden. På höstmötet 2015 valdes styrgruppen till fiskerigruppen för år Följande personer blev invalda och fungerade som styrgrupp år Ordinarie medlem Suppleant Offentlig sektor Wilhelm Liljeqvist Heikki Liede Olli-Pekka Mäki Taito Ylhäinen Lasse Lehtonen Leena Alitupa Organisationer Privatpersoner Olavi Sahlstén Chris Karppinen Kaj Mattsson Olof Lerche Reima Salonen Mikko Pajula Janne Antila Markku Ketonen Carina Holmberg Antero Eloranta Paavo Kosonen Simon Strömsund

5 Styrgruppen sammanträdde fem gånger under år Personal och verksamhetsutrymmen Kvantitativa mål / Resultat Tillsvidare i kraft varande arbetsförhållanden: 3, varav kvinnor 2, personarbetsår: 3. Tidsbundna arbetsplatser: - Resultat Arbetsplatser tills vidare 3 varav 2 kvinnor, Årsverken 3,08. Föreningen hade 3 personer anställda vid årsskiftet Personal under verksamhetsåret - Anneli Hartiala, kanslisekreterare och projektassistent, 100 % anställning (Verksamhetspeng ). Gick i pension Emil Oljemark, verksamhetsledare, 100% arbetsförhållande (Verksamhetspeng ) - Hanna Hermansson, projektrådgivare, 100% arbetsförhållande. (Verksamhetspeng ) - Maria Saarinen, fiskeriaktivator, 100% arbetsförhållande, anställd from (Fiskeriaktivering och fiskerikryssningsprojektet) Föreningen hade sitt kansli i Pargas (sk. Gamla kommunalstugan), där hela personalen var stationerad. 3. Verksamhet Se verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1) 3.1. Administration För att handha sina uppgifter som aktionsgrupp finansieras föreningens basverksamhet via de sk. Administrations-projekten. År 2016 finansierades verksamheten av administrationsprojektet Verksamhetspeng och Fiskeriaktivering Projektverksamheten Projektbehandlingen och uppföljningen År 2016 var första året under den pågående programperioden ( ) då projektbehandlingen var öppen hela året. Stödbeslutsfunktionerna öppnade gradvis under vintern och våren 2016 och utbetalningsfunktionen på sensommaren Projektmängden var rätt så bra i linje med de strategiska målsättningarna och bra i linje med den finansiering som föreningen hade till förfogande. Se verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1). För projektbehandlingens del, sker arkiveringen av projekthandlingar i sökverktyget Hyrrä.

6 Personalen deltog i styrgruppsarbetet i de projekt där en separat styrgrupp hade utnämnts. Projektrådgivning gavs åt påbörjade projekt då de skred framåt Prioriteringar under året År 2016 satsades mycket på de grundläggande frågorna i aktionsgruppsverksamheten, dv.s. aktivering, rådgivning och finansiering. Det långa skiftet mellan programperioderna som räckte från 2013 till 2015 gjorde att det var dags att få grundverksamheten att löpa på med ansökningar och utbetalningar. Projektaktiveringsrundan år 2015 bar frukt på det viset att år 2016 satsades mycket resurser på enskild projektrådgivning. Under året satsades på att få fiskerigruppsverksamheten att löpa på och skapa rutiner för den delen av verksamheten. De första stegen att aktivera till internationella projekt togs även. Föreningen ordnade sitt 20-årsseminarium i Dalsbruk i november På seminariet deltog totalt 40 st. År 2016 var 20-års jubileum för Leader-verksamheten i Finland och den nationella festen hölls i Tavastehus Föreningens egna projekt Föreningen sökte ett eget projekt i oktober Projektet heter Fiskerikryssning och finansierades från fiskerigruppens kvot. Projektet fick beslut från ELY-centralen i november Projektet påbörjades i november 2016 och tar slut i maj Projektstatistik Se Bilaga Skolning Skolning av personal och styrelsemedlemmar skedde främst genom sådan skolning som arrangerades av ELY-centralen, Jord- och skogsbruksministeriet, Landsbygdsverket (MAVI), Landsbygdsnätverksenheten och Suomen kylätoiminta ry Finlands Byaservice rf (SYTY). Dessutom har personalen deltagit i olika seminarier o.dyl. Deltagandet i skolnings- och övriga tillfällen framgår av styrelsens protokoll. Under verksamhetsåret ordnades skolning angående projektutbetalningarna i november 2016 och tre styrelsemedlemmar och två från personalen deltog i styrelsekryssningen i januari Samarbete Under året har föreningen fortsatt med att upprätthålla kontakterna till olika samarbetspartners i Egentliga Finland. Främst har det varit frågan om våra granngrupper (sk. LEPO-gruppen) i Egentliga Finland. Även samarbete över landskapsgränsen till Satakunda fick fortsättning under verksamhetsåret Egentliga Finlands byaombud fungerade som länk aktionsgrupperna i landskapet emellan. Kommunerna på området, ELY-centralen och Egentliga Finlands förbund var de övriga centrala samarbetsparterna år År 2016 var det I samma båt samassa veneessä tur att ordna såväl ett möte för LEPO-gruppen, samt stå värdar för landskapets landsbygdsutskott på dess novembermöte. Kontakterna till de tvåspråkiga LAG-grupperna och svenskspråkiga organisationer fortsatte genom regelbundna träffar och i form av planeringen av gemensamma projekt som skulle

7 förverkligas/finansieras i samarbete. År 2016 var det Leader-gruppen Pomoväst tur att ordna evenemanget Landsbygdsriksdag i Karis. Övriga nationella kontakter upprätthölls inom ramen för talrika gemensamma skolningsmm. tillfällen samt inom ramen för verksamhetsledarnas gemensamma samarbetsnätverk. Internationella kontakter knöts genom en träff på Åland med initiativ från vår förening samt det Nordiska skärgårdssamarbetet Information och marknadsföring Kvantitativa mål Aktiverings- och informationstillfällen: 5/år, deltagare 50 st. /år Antal tidningsartiklar om gruppen: 30/år Antal följare på sociala medier: En ökning på 100 pers. per år, startläge 200 pers. Antal webbsidebesök: 800 Resultat: Föreningen ordnade ingen regelrätt infoturné år 2016, men hade ett utbetalningsinfotillfälle som lockade 8 deltagare. Föreningen tog även del i arrangemangen av tillfällen som ordnades av lokala aktörer (kommuner, föreningar, m.m.); som exempel kan omnämnas här tillställningarna ordnade av Pargas stad, TE-byrån och Kimitoöns kommun. Detaljer gällande aktiverings- och infotillfällen som föreningen arrangerat framgår av styrelsens protokoll. Föreningen informerade också om Leader -finansieringen på de sk. Fyrk sidorna: som informerar om stipendier och understöd. Kontakten till massmedierna: Kontakten till massmedia blev främst aktuell genom föreningens 20-års jubileum i november 2016, då gruppen fick god massmedial synlighet. Under året skrevs det i regionala tidningar om flera (ca. 20 st.) projekt som vi hade delfinansierat, innefattande både genomförda projekt och nya projekt som ansöktes. Om vår verksamhet publicerades även en artikel i tidskriften Skärgård. Föreningen gav ut sitt sk. Newsletter 2 gånger; första nyhetsbrevet i april och den andra i november. Nyhetsbrevet distribuerades per till styrelsen och övriga centrala samarbetspartners och publicerades också på föreningens hemsida. Nyhetsbrevet är styrelsemedlemmarnas och personalens arbetsredskap i informationsspridningen. Kanalerna för sociala medier har blivit mer och mer viktiga i föreningens dagliga informationsspridning. Antalet människor som följer föreningen via sociala medier ökar långsamt men stabilt. Facebook är den mest centrala kanalen för föreningens aktivitet i de sociala medierna. Föreningen hade inalles 372 följare på dess kanaler för sociala medier (läge ) Kontakt till myndigheter Kontakten till myndigheterna upprätthölls huvudsakligen genom det dagliga arbetet.

8 3.7. Utvärdering. Föreningens kvalitetshandbok uppdaterades en gång under år Fiskeriverksamheten skrevs in i handboken. Föreningen deltog i att skicka in egna kriterier för en kommande granskning som ska göras av JSM under år 2017, som innefattar alla Leader-grupper i Finland Annan verksamhet Föreningen har varit representerad vid olika tillfällen, vilka framgår av styrelsens protokoll. Verksamhetsledare Emil Oljemark ingick som medlem i Egentliga Finlands byar rf:s styrelse och som medlem i landsbygdsutskottet för landskapets samarbetsgrupp. 4. Ekonomi 4.1. Bokslutet och räkenskapsperiodens resultat Räkenskapsperiodens resultat visar ett underskott på 790,59. Underskottet föreslås överföras till vinst- och förlustkontot Administrationen Perioden (landsbygdsprogrammet) Föreningen hade indikativt beviljats medel för administrationen för hela programperioden sammanlagt ; detta motsvarar en andel på 22% av vår totala ram ( ). Under år 2016 hade vi använt ,19, varav ,29 bokfördes på verksamhet och ,90 euro på aktivering enligt landsbygdsverkets anvisningar om uppdelning av verksamhetspenningens kostnader. I slutet av år 2016 hade vi totalt använt ,56, varav ,90 bokfördes på verksamhet och ,66 euro på aktivering enligt landsbygdsverkets anvisningar om uppdelning av verksamhetspenningens kostnader Perioden (fiskeriprogrammet) Föreningen har indikativt beviljats från Europeiska Havs- och Fiskerifonden (EHFF) och har utöver det kommunandelar i programmet på per år. Enligt strategin täcks löner och lönebikostnader via ett administrationsprojekt från EHFF och de övriga administrativa kostnaderna från kommunandelarna. Från EHFF-andelen kan högst 25% användas till aktivering (lönekostnader, m.m.). Aktiveringskostnader inom aktiveringsprojektet uppstod under år 2016 för totalt ,70. Kostnader för övrig administration var ,79. Denna summa bokfördes över som intäkt från kommunandelssumman.

9 4.3. Projektfinansieringen LEADER projekt kan förverkligas inom alla målområden i landsbygdsprogrammet och det har inte givits specifika finansieringsramar för specifika linjer/åtgärder, till skillnad från programperioden Gruppen hade under år 2016 till förfogande finansieringsramen för åren på sammanlagt för lokala projekt och företagsstöd. Styrelsen behandlade inalles 23 ansökningar varav 18 st. fick ett förordande beslut. Noggrannare projektuppgifter finns i verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1) Föreningen förordade totalt ,57 till 18 projekt. Därtill kommer privat finansiering. I slutet av år 2016 hade föreningen bundit sammanlagt ,13 av ramen till projektoch företagsstöd. Finansieringsramen som flyttades över till år 2017 blev ,78. De verkliga bindningarna aktiverades dock först efter att ELY-centralen gjort sina egna beslut på de projektansökningar som föreningen förordat. Aktionsgruppen mottog år 2016 sammanlagt 23 projektbeslut från Egentliga Finlands ELY-central och allokerade medel till fyra gränsöverskridande projekt som fick projektbeslut. I fiskeriprogrammet hade föreningen till förfogande en ram på euro för åren Styrgruppen förordade medel till två projekt för ,02 och sökte ett eget projekt på Inalles förordade gruppen ,20 under sitt första verksamhetsår. Därtill kommer privat finansiering Kommunernas finansieringsandelar (landsbygdsprogrammet) Föreningen fakturerar av kommunerna s.k. kommunandel för LEADER-verksamheten som i genomsnitt är 5,00 / invånare. År 2015 fakturerades kommunala andelar sammanlagt ,00. Dessa kommunandelar allokeras för perioden Föreningen betalar ut kommunala andelarna direkt åt ansökarna, i skillnad från EU- och statsandelarna. År 2016 betalades ut kommunala andelar förknippade med olika projekt sammanlagt ,58. De betalade kommunandelarna till projekten och företagsstöden hänför sig till perioden Kommunernas finansieringsandelar (fiskeriprogrammet) Föreningen fakturerar kommunerna enligt tabellen i fiskeristrategin, där varje kommun har en specifik beräknad årlig summa. Totalsumman per år är Kommunandelarna används till att täcka administrationskostnader för fiskeriverksamheten. Totalsumman som användes år 2016 var , Föreningens privata medel Föreningen har inte haft någon egentlig privat verksamhet under hela den tid föreningen verkat. De privata medlen består i huvudsak av medlemsavgifter, öronmärkt projektfinansiering från privata källor, som fonder samt ränteintäkter.

10 De privata kostnaderna består i huvudsak av privata finansieringsandelar i föreningens egna projekt till den del inte fondmedel eller annan utomstående finansiering erhållits eller då kostnader inte godkänts i utbetalningsbesluten. Målsättningen är dock att utomstående finansiering (t.ex. fonder) skall täcka projektens privata finansieringsandelar. År 2016 användes privata medel för att täcka kostnader för föreningens jubileum samt ett nytt arbetsbord och kamera till kontoret. 5. Slutord Verksamhetsåren 2016 var ett år då programperiodens verktyg blev fullt tillämpliga; projektbeslut kunde fattas och utbetalningsfunktionerna öppnade. Under året riktades resurserna starkt på enskild projektrådgivning. För I samma båt samassa veneessä del var året även ett jubileumsår då föreningen fyllde 20 år och att Leader-verksamheten i Finland fyllde 20 år. Fiskeriiverksamheten kom igång på allvar och resurserna riktades på att aktivera projektaktörer samt skapa rutiner för projektbehandlingen och styrgruppsarbetet. I personalen skedde förändringar i årsskiftet Maria Saarinen som anställdes i slutet på år 2015 påbörjade sitt arbete som fiskeriaktivator i januari Anneli Hartiala som gjorde sin sista arbetsdag den hade innestående semester och ledigheter under januari 2016 och gick officiellt i pension den