VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015

Transkript

1 Styrelse Vårmöte VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015 I samma båt-samassa veneessä rf ry Verksamhetsområde (landsbygdsprogrammet) Gustavs, Kimitoön, Pargas Invånarantal c Landareal c km 2 Verksamhetsområde (fiskeriprogrammet) Gustavs, Töfsala, Vemo, Virmo, Masku, Nådendal, Reso, Åbo, St: Karins, Pargas, Pemar, Sagu, Kimitoön, Salo Invånarantal c Landareal c km 2 Kontaktuppgifter I samma båt samassa veneessä rf ry Fredrikaplan PARGAS förnamn.efternamn@sameboat.fi 1

2 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015 INNEHÅLL 1. Allmänt 2. Administration 2.1. Styrelsen 2.2. Styrelsens arbetsgrupp 2.3. Revisorer, bokföring och betalningsrörelse 2.4. Medlemmar och föreningsmöten 2.5. Personal och verksamhetsutrymmen 3. Verksamhet 3.1. Administration 3.2. Projektverksamheten 3.3. Skolning 3.4. Samarbete 3.5. Information och marknadsföring 3.6. Kontakt till myndigheter 3.7. Utvärdering 3.8. Annan verksamhet 4. Ekonomi 4.1. Bokslutet och räkenskapsperiodens resultat 4.2. Administrationen 4.3. Projektfinansieringen 4.4. Kommunernas finansieringsandelar (landsbygdsprogrammet) 4.5. Kommunernas finansieringsandelar (fiskeriprogrammet) 4.6. Föreningens privata medel 5. Slutord 2

3 1. Allmänt Den huvudsakliga målsättningen för året var att genom utdelning av Leader-medel påbörja Programmet för utvecklingen av landsbygden i Fastlandsfinland inom ramen för föreningens utvecklingsstrategi Skärgården - Aktivt välmående / Saaristo Aktiivista hyvinvointia. Föreningen arbetade även för att påbörja verksamheten för Skärgårdshavets fiskerigrupp inom ramen för Finlands operativa program för Europeiska havs- och fiskerifonden. Föreningens målsättning var att utarbeta strategin Vastuullisesti tuotettu kalaa lähivesiltä / Ansvarsfullt producerad fisk från närvattnen för att få ett godkännande under år Målsättingen för året var även att slutföra Programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland inom ramen av föreningens utvecklingsprogram Lätta ankar! Keula kohti saaristoa!. År 2015 betalades de sista kommunandelarna som hänför sig till perioden Tyngdpunkter enligt verksamhetsplanen: - Rapportering - Konkreta åtgärder för förverkligande av programperioden och perioden (informationsverksamhet, skolning, projekthantering) - Påbörjande av fiskerigruppsverksamhet För projektstatistik och styrelsemedlemmarnas närmare uppgifter se Aktionsgruppens årsrapport till JSM 2015 (Bilaga 1). 2. Administration 2.1. Styrelsen Styrelsens sammansättning enligt trepartsprincipen: ORDINARIE MEDLEM Offentliga sektorn Blomberg Teresia, Pargas Eklund Tomas, Pargas Ivars Sven, Kimitoön Organisationerna Kulla Magi, Dalsbruk / Rosenqvist Anna-Lisa, Dalsbruk Hermansson Hanna, Pargas Aaltonen Jyrki (ordf.), Gustavs Privatpersonerna Bergqvist Sara, Nagu Rinne Jere, Kimito Gröning Janne, Iniö PERSONLIG SUPPLEANT Söderlund Nina, Pargas Laurén Fredrik, Kimitoön Herhi Kari, Gustavs Paulin Sinikka, Kimito Bonnevier Katja, Korpo Villanen Erik, Gustavs Lehtola Olavi, Pargas Lindroos Anne, Kimito Mattson Helge, Houtskär Styrelsens kopplingar till respektive organisationer kommer att redovisas till Jord- och skogsbruksministeriet enligt anvisning. Som styrelsens ordförande fungerade Jyrki Aaltonen och som viceordförande Tomas Eklund. Verksamhetsledaren Emil Oljemark fungerade som styrelsens sekreterare. Styrelsen sammanträdde totalt 7 gånger under året: ISB:s kansli, Pargas (10 styrelsemedlemmar / suppleanter närvarande); Villa Lande, Kimito (6); Juhlatila Maininki, Kustavi (6) ; Kamu, Pargas (7), ; 3

4 L Escale, Nagu (7); Pargas hembygdsmuseum, Pargas (7); Sagalund, Kimito (7). I styrelsemötena kunde ordinarie medlemmar och suppleanter delta samtidigt Styrelsens arbetsgrupp Styrelses arbetsgrupp bestod av följande personer: Ordförande Jyrki Aaltonen, samt styrelsemedlemmarna Tomas Eklund, Sven Ivars och Kari Herhi. Verksamhetsledaren och övriga representanter från personalen kompletterade arbetsgruppen. Arbetsgruppen sammanträdde inalles tre gånger under år 2015 genom elektroniskt möte (via GoogleDrive). Därtill kunde arbetsgruppen per e-post ge förhandskommentarer på de ärenden som var under behandling. Styrelsen utsåg i oktober en rekryteringsgrupp bestående av Jyrki Aaltonen, Tomas Eklund och verksamhetsledaren Emil Oljemark. Rekryteringsgruppen skötte beredning av rekryteringsärenden till styrelsen Revisorer, bokföring och betalningsrörelse Föreningens revisor (revisorssuppleant) var Kari Niukko (KPMG Wideri). Bokföringen och löneräkningen sköttes av Rantalainen Ab/ Gunilla Storgård genom köptjänst. Betalningsrörelsen sköttes av föreningens personal via internet Medlemmar och föreningsmöten Under året registrerades 10 nya föreningsmedlemmar och 12 föreningsmedlemmar registrerades som utträdda i enlighet med föreningens stadgar. Per hade föreningen totalt 59 medlemmar, varav 24 personmedlemmar, 33 organisationsmedlemmar och 2 kommunmedlemmar. Vårmötet hölls den på Juhlatila Maininki i Gustavs. Totalt deltog 9 personer. Höstmötet hölls den i Sagalunds museum, Falla byggnad, Kimito. Totalt deltog 7 personer. Vid årsmöten behandlades stadgeenliga ärenden. På vårmötet valdes styrgruppen till fiskerigruppen för år Följande personer blev invalda. Ordinarie medlem Suppleant Offentlig sektor Wilhelm Liljeqvist Heikki Liede Olli-Pekka Mäki Kari Herhi Lasse Lehtonen Taito Ylhäinen Organisationer Privatpersoner Olavi Sahlstén Chris Karppinen Kaj Mattsson Olof Lerche Janne Antila Mikko Pajula Timo Saarinen Olli Ylönen Olav Granström Antero Eloranta Paavo Kosonen Simon Strömsund Styrgruppen sammanträdde en gång under år Personal och verksamhetsutrymmen Kvantitativa mål / Resultat Tillsvidare i kraft varande arbetsförhållanden: 3, varav kvinnor 2, personarbetsår: 3. Tidsbundna arbetsplatser: - Resultat Arbetsplatser tills vidare 3 varav 2 kvinnor, Årsverken 2,08. 4

5 Föreningen hade 3 personer anställda vid årsskiftet Personal under verksamhetsåret - Anneli Hartiala, kanslisekreterare och projektassistent, 100 % anställning (Verksamhetspeng projekt och Verksamhetspeng ). - Emil Oljemark, verksamhetsledare, 100% arbetsförhållande (Verksamhetspeng och Verksamhetspeng ) - Hanna Hermansson, projektrådgivare, 100% arbetsförhållande, anställd from (Verksamhetspeng ) Föreningen hade sitt kansli i Pargas (sk. Gamla kommunalstugan), där hela personalen var stationerad. 3. Verksamhet Se verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1) 3.1. Administration För att handha sina uppgifter som aktionsgrupp finansieras föreningens basverksamhet via de sk. Administrations-projekten. År 2015 finansierades verksamheten av administrationsprojektet Verksamhetspeng som tog slut den och via den nya Verksamhetspeng som blev anhängig den Projektverksamheten Projektbehandlingen och uppföljningen För den gamla programperiodens del sköttes stängningsåtgärder och de sista kommunandelarna betalades under året enligt projektbesluten från Ely-centralen. Under våren fastställdes finansieringsramarna för Leader-grupperna i Finland. Den öppnade stödansökningarna för den nya perioden Under år 2015 hann inget av de projekt som fått förordande utlåtande från föreningens sida ännu få myndighetsbeslut från Ely-centralen. Projektmängden som behandlades är svår att jämföra med tidigare år, med tanke på att år 2015 var första året under perioden då projekt kunde beviljas. Dock kunde man se att projektmängden var rätt så bra i linje med de strategiska målsättningarna. Se verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1). För projektbehandlingens del, sker arkiveringen av projekthandlingar i sökverktyget Hyrrä. Personalen deltog i styrgruppsarbetet i de projekt där en separat styrgrupp hade utnämnts. Projektrådgivning gavs åt påbörjade projekt då de skred framåt Prioriteringar under året År 2015 satsades mycket på informationsåtgärder. Informationstillfällen hölls i varje kommun och nya nätsidor byggdes upp. Introducerandet och inlärningen av det nya elektroniska projektverktyget Hyrrä tog även tid. Projektbehandlingsprinciper och nya valkriterier för projekt fastställdes. Som slutsats kan man säga att år 2015 var ett år då resurser satsades mycket på att komma igång med projektaktivering och behandling. För den gamla programperiodens del innhöll året inga speciella prioriteringar, men dock en del stängningsåtgärder som innebar bl.a. att den gamla verksamhetspengen användes till slut och redovisades samt att de sista projekten fick sina sista utbetalningsbeslut och kommunandelar. I slutet på året satt föreningen resurser på att genomföra två nyanställningar och att överföra kanslisekreterarens uppgifter åt den nya projektrådgivaren Hanna Hermansson. Kanslisekreterare Anneli Hartiala hade sin sista arbetsdag på kontoret den

6 Föreningens egna projekt Föreningen arbetade med att komplettera strategin om att bli fiskeri-leadergrupp på Skårgårdshavet för perioden Strategiprocessen var dock så pass försenad, att själva ansökningsprocessen om Leader-gruppstatus för fiskeriprogrammet sköts över till år I oktober 2015 fick föreningen beslut om att fiskerigruppsstatus beviljats. I oktober 2015 lämnades in ansökan om verksamhetspenning för fiskeriprogrammet och en rekryteringsprocess påbörjades. I november 2015 anställdes Maria Saarinen som fiskeriaktivator. Hon påbörjade arbetet dock först i januari Projektstatistik Se Bilaga Skolning Skolning av personal och styrelsemedlemmar skedde främst genom sådan skolning som arrangerades av ELY-centralen, Jord- och skogsbruksministeriet, Landsbygdsverket (MAVI), Landsbygdsnätverksenheten och Suomen kylätoiminta ry Finlands Byaservice rf (SYTY). Dessutom har personalen deltagit i olika seminarier o.dyl. Deltagandet i skolnings- och övriga tillfällen framgår av styrelsens protokoll. Under verksamhetsåret ordnades skolning i samband med styrelsens marsmöte och i slutet av året anmälde sig en handfull styrelsemedlemmar till en styrelseskolning som ägde rum i januari På kontoret ordnades även en sk. Hyrrä-skolning om det nya ansökningsverktyget under hösten Samarbete Under året har föreningen fortsatt med att upprätthålla kontakterna till olika samarbetspartners i Egentliga Finland. Främst har det varit frågan om våra granngrupper (sk. LEPO-gruppen) i Egentliga Finland. Även samarbete över landskapsgränsen till Satakunda fick fortsättning under verksamhetsåret Egentliga Finlands byaombud fungerade som länk aktionsgrupperna i landskapet emellan. Kommunerna på området, ELY-centralen och Egentliga Finlands landskapsförbund var de övriga centrala samarbetsparterna år Kontakterna till de tvåspråkiga LAG-grupperna och svenskspråkiga organisationer fortsatte genom regelbundna träffar och i form av planeringen av gemensamma projekt som skulle förverkligas/finansieras i samarbete. År 2015 var det I samma båt samassa veneessä tur att ordna träffen för de tvåspråkiga Leader-grupperna. Träffen ordnades i Nagu i september På träffen deltog 27 deltagare från fyra Leader-grupper. Övriga nationella kontakter upprätthölls inom ramen för talrika gemensamma skolnings- mm. tillfällen samt inom ramen för verksamhetsledarnas gemensamma samarbetsnätverk. Internationella kontakter knöts genom preliminära kontakter till en Leader-grupp i Skottland, samt att verksamhetsledaren besökte en lokalekonomidag i Stockholm i september Information och marknadsföring Kvantitativa mål Aktiverings- och informationstillfällen: 5/år, deltagare 50 st. /år Antal tidningsartiklar om gruppen: 30/år Antal följare på sociala medier: En ökning på 100 pers. per år, startläge 200 pers. Antal webbsidebesök: 800 Resultat: Föreningen ordnade på våren 2015 en infoturné på verksamhetsområdet med fyra tillfällen som samlade inalles 62 deltagare. 6

7 Föreningen tog även del i arrangemangen av tillfällen som ordnades av lokala aktörer (kommuner, föreningar, m.m.); som exempel kan omnämnas här tillställningarna ordnade av Åbolands Ungdomsförbund och Skärgårdsnäten AB, samt områdets tre kommuner. Detaljer gällande aktiverings- och infotillfällen som föreningen arrangerat framgår av styrelsens protokoll. Föreningen informerade också om Leader -finansieringen på de sk. Fyrk sidorna: som informerar om stipendier och understöd. Kontakten till massmedierna: Man bistod med att hitta lämpliga objekt för artiklar och bidrog med egna artiklar i tidskriften Landsbygd Plus. Om våra finansieringsmöjligheter informerades framförallt i samband med att ansökningarna öppnade på våren Under året skrevs det i regionala tidningar om flera (ca. 15 st.) projekt som vi hade delfinansierat, innefattande både genomförda projekt och nya projekt som ansöktes. Föreningen gav ut sitt sk. Newsletter 2 gånger; första nyhetsbrevet i april och den andra i november. Nyhetsbrevet distribuerades per till styrelsen och övriga centrala samarbetspartners och publicerades också på föreningens hemsida. Nyhetsbrevet är styrelsemedlemmarnas och personalens arbetsredskap i informationsspridningen. Redskap för att följa sociala medier och webbsidor installerades under år Kontakt till myndigheter Kontakten till myndigheterna upprätthölls huvudsakligen genom det dagliga arbetet Utvärdering. Utvärdering och utveckling av Leader-metoden har fortsättningsvis dryftats under verksamhetsåret 2015 på Leader-gruppernas gemensamma skolningstillfällen. Vår förening har bidragit till arbetet i dessa sammanhang. En första version av föreningens kvalitetshandbok godkändes på styrelsemötet i mars Annan verksamhet Föreningen har varit representerad vid olika tillfällen, vilka framgår av styrelsens protokoll. Verksamhetsledare Emil Oljemark ingick som medlem i Egentliga Finlands byar rf:s styrelse och som suppleant i landskapets samarbetsgrupp och som medlem i landsbygdsutskottet för landskapets samarbetsgrupp. 4. Ekonomi 4.1. Bokslutet och räkenskapsperiodens resultat Räkenskapsperiodens resultat visar ett överskott på 217,28. Överskottet föreslås överföras till vinst- och förlustkontot Administrationen Perioden

8 Föreningen hade indikativt beviljats medel för administration för hela programperioden sammanlagt ; detta motsvarar en andel på 16,5% av vår totala ram ( ). Vår aktionsgrupp beviljades på basen av ansökan år 2010 (som fastslogs år 2011) tillskott på finansieringsramen. Den totala finansieringsramen är således av vilken summa verksamhetspengens andel är (18,3%). År 2012 fick vi en ytterligare förhöjning (46 000e) på vår verksamhetspeng. Detta betyder av vi har haft totalt att använda för vår verksamhetsfinansiering. Den , då perioden för verksamhetspenningens del tog slut, hade man av denna kvot för verksamhetspeng använt ,35 (inklusive i augusti 2015 sökta semesterkostnader som hänför sig till gamla perioden) Perioden (landsbygdsprogrammet) Föreningen hade indikativt beviljats medel för administrationen för hela programperioden sammanlagt ; detta motsvarar en andel på 22% av vår totala ram ( ). I slutet av år 2015 hade vi använt ,37, varav ,61 bokfördes på verksamhet och 13357,76 euro på aktivering enligt landsbygdsverkets anvisningar om uppdelning av verksamhetspenningens kostnader Perioden (fiskeriprogrammet) Föreningen har indikativt beviljats från Europeiska Havs- och Fiskerifonden (EHFF) och har utöver det kommunandelar i programmet på per år. Enligt strategin täcks löner och lönebikostnader via ett administrationsprojekt från EHFF och de övriga administrativa kostnaderna från kommunandelarna. Från EHFF-andelen kan högst 25% användas till aktivering (lönekostnader, m.m.). Lönekostnader uppstod inte under år Kostnader för övrig administration var 1383,17. Denna summa bokfördes över som intäkt från kommunandelssumman Projektfinansieringen LEADER projekt kan förverkligas inom alla målområden i landsbygdsprogrammet och det har inte givits specifika finansieringsramar för specifika linjer/åtgärder, till skillnad från programperioden Gruppen hade under år 2015 till förfogande finansieringsramen för åren på sammanlagt för lokala projekt och företagsstöd. Styrelsen behandlade inalles 15 ansökningar varav 12 st. fick ett förordande beslut. Noggrannare projektuppgifter finns i verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1) Föreningen förordade totalt ,34 till 12 projekt. Därtill kommer privat finansiering. I slutet av år 2015 hade föreningen bundit sammanlagt ,34 av ramen till projekt- och företagsstöd. Finansieringsramen som flyttades över till år 2016 blev ,66. De verkliga bindningarna aktiverades dock först efter att ELY-centralen gjort sina egna beslut på de projektansökningar som föreningen förordat. Aktionsgruppen mottog år 2015 sammanlagt 0 projektbeslut från Egentliga Finlands ELY-central. Aktionsgrupperna fick i november 2015 lov av landsbygdsverket att skicka sina behandlade och kompletta projekt till Ely-c för laglighetsgranskning och myndighetsbeslut. Ely-c fick tillstånd av landsbygdsverket att fatta beslut till företagsstöd i december 2015 och till projektstöd fick Ely-c inte ännu fatta beslut under år Kommunernas finansieringsandelar (landsbygdsprogrammet) Föreningen fakturerar av kommunerna s.k. kommunandel för LEADER-verksamheten som i genomsnitt är 5,00 / invånare. År 2015 fakturerades kommunala andelar sammanlagt ,00. Dessa kommunandelar allokeras för perioden

9 Föreningen betalar ut kommunala andelarna direkt åt ansökarna, i skillnad från EU- och statsandelarna. År 2015 betalades ut kommunala andelar förknippade med olika projekt sammanlagt ,47. De betalade kommunandelarna till projekten och företagsstöden hänför sig till perioden Kommunernas finansieringsandelar (fiskeriprogrammet) Föreningen fakturerar kommunerna enligt tabellen i fiskeristrategin, där varje kommun har en specifik beräknad årlig summa. Totalsumman per år är Efter att föreningen fått sitt beslut om att få påbörja fiskeriprogrammet har kommunerna fakturerats för åren , för de kommuners del som ännu inte inkommit med den årliga andelen för fiskeriprogrammet. Föreningen har fakturerat kommunerna åren på sammanlagt Kommunandelarna används till att täcka administrationskostnader för fiskeriverksamheten. Totalsumman som användes år 2015 var 1383, Föreningens privata medel Föreningen har inte haft någon egentlig privat verksamhet under hela den tid föreningen verkat. De privata medlen består i huvudsak av medlemsavgifter, öronmärkt projektfinansiering från privata källor, som fonder samt ränteintäkter. De privata kostnaderna består i huvudsak av privata finansieringsandelar i föreningens egna projekt till den del inte fondmedel eller annan utomstående finansiering erhållits eller då kostnader inte godkänts i utbetalningsbesluten. Målsättningen är dock att utomstående finansiering (t.ex. fonder) skall täcka projektens privata finansieringsandelar. 5. Slutord Verksamhetsåret 2015 var ett år då den gamla programperioden tog slut och den nya kom igång. Verksamheten var betonad på aktiverings- och informationsfrågor. På våren 2015 beredde föreningen internt för att kunna behandla projekt- och företagsstödsansökningar. Från och med sommaren 2015 kom projektbehandlingen i gång. Verksamheten löpta i stora drag bra med projektbeviljandet, men långsamma myndighetsprocesser berörande nya programperiodens genomförande har även påverkat föreningens verksamhet i den mån att inga projektbeslut inkom under år 2015 och inga utbetalningar likaså. Utöver den normala LEADER-verksamheten fick föreningen i oktober 2015 besked om att få sätta igång fiskerigruppsverksamhet på Skärgårdshavet. Under år 2015 vidtogs åtgärder för att komma igång med verksamheten i årsskiftet I föreningens personal skedde en ändring i årsskiftet , då föreningens långtida kanslisekreterare Anneli Hartiala gjorde sin sista arbetsdag på kontoret den För att sköta Annelis tidigare uppgifter och för projektrådgivning anställdes som projektrådgivare Hanna Hermansson, som började sitt jobb den