Administration och redovisning av EU/H2020-projekt (baserat på erfarenheter fr KTH)

Transkript

1 Administration och redovisning av EU/H2020-projekt (baserat på erfarenheter fr KTH) Jeanna Ayoubi EU-handläggare KTH Research Office Kalmar, 25 november 2016 Era frågor / intresseområden Budgetering vid ansökan och budgetuppföljning Vad ska vi tänka på inför uppstarten av ett Horizon 2020 för att underlätta redovisning och rapportering? Kan man dra paralleller mellan alla EU-projekt gällande vilka kostnader som är godkända i projekten? Eller är det speciella regler just för H2020? Arkivering av ett EU-projekt Hur kan vi förbereda oss inför en revision av ett EU-projekt? Hur undvika anmärkning vid revision? 1

2 Era frågor - fortsättning Personalkostnader beräkning av timpris och rapportering av giltiga kostnader, korrigering av kostnader i föregående period Timesheets ny mall med mildare krav än i föregående version. Vilken mall ska man använda? Specifikation av övriga direkta kostnader när dessa > 15% av personal Non-deductible VAT? Inledning 2

3 Var hittar jag information om H2020? 3

4 Webbverktyg, mallar, instruktioner, dokument allt för ansökan, kontrakt, rapportering. 4

5 Sveriges NCP H2020 prioriteringsområden Excellent science Industrial leadership Societal challenges ERC FET MSCA Research Infrastructures LEIT ICT Nanotech, Adv. Materials/Manufacturin g & Processing, Biotech, Space Access to risk finance Innovation in SMEs Health Food, Agriculture, Marine, Water, Bioeconomy Energy Transport Climate, Envt, Resource Efficiency & Raw Materials Inclusive, innovative & reflective societies Security EURATOM EIT Spreading Excellence & Widening Participation Science with & for Society 5

6 FP7 & H2020 i jämförelse Cooperation (thematic areas) People (Marie Curie) Euratom FP7 Ideas (ERC) Capacities (bl a SME & infrastruktur) JRC Excellent science ERC FET MSCA Infra Horizon 2020 EURATOM Industrial leadership LEIT SME Risk finance EIT Societal challenges Thematic areas Spreading Excellence & Widening Participation Science with & for Society Olika typer av projekt FP7 Horizon 2020 Project Collaborative project (CP) Network of excellence (NoE) Coordination&Support action (C&SA) Combination of CP & C&SA ERC Marie Curie Research for SME Infrastructure Action Research & Innovation action (RIA) Innovation action (IA) C&SA (mono partner tillåtet) ERC MSCA (SME instrument) Infrastructure (Procurements) PCP & PPI Prizes 6

7 Övriga EU finansieringsprogram InterReg Strukturfonder RFCS JTI / JU ERA NET EUREKA TEMPUS ERASMUS COST LIFE + BONUS Budgetering vid ansökan 7

8 100% ersättning för univ/högskolor i alla typer av projekt & aktiviteter 70% i ersättning för industri i innovationsprojekt Finansieringen bestäms i arbetsprogrammet & är samma för alla partner i ett projekt OH Flat rate: 60% or 20% or 7% or 10% Actual or simplified 25% FLAT RATE Jämförelse finansieringsnivå FP7/H2020 (samarbetsprojekt) FP7 RTD Management Other TOTAL Personnel Direct Other direct Indirect 60% Total eligible costs Max EC contribution HORZON2020 RTD Management Other TOTAL Personnel Direct Other direct Indirect 25% 25 6,25 1,25 32,5 Total eligible costs ,25 6,25 162,5 Max EC contribution ,25 6,25 162,5 8

9 Bör ske i samråd med skolans ekonom Budgetering vid EU ansökan Övergripande råd Räkna med buffert (avrunda uppåt, med lägre växelkurs) Ta hänsyn till ev. begränsningar i utlysningen Med hjälp av enhetlig budgetmall Informera/få godkännande från ledningen Följ EC regelverk för giltiga/ogiltiga kostnader Följ ev. instruktioner från CO Många utlysningar begränsar dock inte längden eller max bidrag att äska för projektet. Även totala budgeten för utlysningen är flexibel Ansök om medel som behövs för projektets genomförande Ansökan Registreras på webben i flera steg Möjlighet att följa upp ansökan/utfall Ansökan godkänns som den är inga större förändringar får förhandlas, men fel får korrigeras Nya mallar (mer enhetliga för samtliga H2020) Part A (webbaserat formulär) och Part B (beskrivning mall i Word) Kan ske i två steg (kort version i steg 1 och fullständig version i steg 2) 9

10 Budgetering vid ansökan - Del A webblankett (bl a total budget per partner) - Del B mall i Word (bl a budget specifikation per partner & kostnadsslag) - Övriga kostnader specificeras endast om >15% av personalkostnader - Ingen specifikation per period eller år - Frågor om 3rd party deltagande per partner - Kostnader för användning av större infrastrukturer kräver intyg i förväg - Budgeten är en estimering och är flexibel Budgetmall i Steg 1 Budgetmall i Steg 2 Pers. Övriga direkta 3rd party 25% OH T 100% or 70% Bidrag max äskat Part 2 Part 3 TOTAL Ur guiden för ansökan: 10

11 Annex II till GA Ansökan Part B (blivande DoA) Ansökan bedöms för excellence, impact, implementation och dess struktur följer samma princip och består av följande delar: 1. Excellence 1.1 Objectives 1.2 Relation to the work programme 1.3 Concept and approach 1.4 Ambition 2. Impact 2.1 Expected impacts 2.2 Measures to maximise impact a) Dissemination and exploitation of results b) Communication activities 3. Implementation 3.1 Work plan Work packages, tasks, deliverables and milestones 3.2 Management structure and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed (plus ett antal tabeller inkl budgetspecifikation) 11

12 Ansökanmall Part B Personalkostnader En person månad (PM) = en månad av heltidsarbete för en person Ex.1: 20% arbete på ett projekt under 1 år = 2,4 PM Ex.2: 50% anställning på ett projekt under 1 år = 6 PM Ansökanmall Part B Övriga kostnader Table 3.4b: Other direct cost items (travel, equipment, other goods and services, large research infrastructure) Specifikation per partner om nedanstående kostnader > 15% av partners personalkostnader Participant Cost ( ) Justification Number/Short Name Travel Equipment Other goods and services Förbrukningsmaterial samt inköp av mindre tjänster fr extrerna leverantörer som i FP7 betraktades som Subcontracting minor tasks, t ex audit costs Total Större infrastruktur ska ha totalt värde = > 20 M (och 75% av den används för forskning) Tabell nedan är för partner som vill deklarera kostnader för planerad användning av sådan infrastruktur i projektet oberoende av % sats i relation till personalkostnader Ange om EC redan godkänt metoden för redovisning av kostnader för denna infrastruktur (nya regler för godkännande) 12

13 Inköp av tjänster från extern leverantör (juridisk person) i H2020 Upphandling är ett krav Contracts Mindre tjänst som hjälper att genomföra arbetet i projektets tasks Subcontracting Utför arbete på egen hand i ett utav projektets tasks Jämförelsetabell finns i AGA under art. 8 GA art. 8 13

14 Ansökanmall Part B 3rd party frågor Tredje part som utför en del av arbetet (task inom en WP enligt Annex I) Art. 13 IMPLEMENTATION OF ACTION TASKS BY SUBCONTRACTORS Tjänsten och budgeten beskrivs/anges i Annex I och II Upphandlingsregler skall beaktas Ingen Subcontracting mellan partner i projektet Ersättning via faktura (marknadspriser) Kostnaden bokförs och redovisas av bidragsmottagaren Ingen 25% OH får räknas på Art. 14 IMPLEMENTATION OF ACTION TASKS BY LINKED THIRD PARTIES Linked/affiliated 3rd party juridisk länk / reglerat samarbete utanför projektets ramar Partner och arbetet beskrivs i Annex I budget i Annex II Kostnader bokförs hos 3-e part / kan granskas av EU Verkliga kostnader / 25% OH Kostnader redovisas av 3-e part i separat kostnadsrapport via huvudpartner 14

15 Tredje part som ger tillgång till sina resurser (deltar ej i projektet) Art.11 USE OF IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED AGAINST PAYMENT Tillgång till resurser /utför ej arbetet själv Beskrivning i Annex I Budgeteras som en del av bidragsmottagarens kostnader Verkliga kostnader och 25% OH beroende på var arbetet utförs Kostnader bokförda hos 3-e part (kan granskas av EU) Kostnader rapporteras av bidragsmottagaren Art. 12 USE OF IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED FREE OF CHARGE Tillgång till resurser /utför ej arbetet själv Beskrivning i Annex I Verkliga kostnader / 25% OH beroende på vilkas lokaler Kostnader bokförda hos 3-e part (kan granskas av EU) Kostnader rapporteras av bidragsmottagaren Måste rapporteras som receipts om riktade medel Budgetering vid EU ansökan (fortsättning) RÄKNA I TRE STEG Steg 1 Samtliga förväntade kostnader (direkta & indirekta) nödvändiga för projektets genomförande inkl. verklig OH Steg 2 Bidragsgiltiga kostnader enligt finansiärens regler Steg 3 Finansieringsbudget behov för lokal medfinansiering (steg 1 minus steg 2 = negativt tal) 15

16 KTH budgetmall Budgetuppföljning och ev. korrigering Se GA art. 4 budget är en estimering Relativt flexibel - inget behov för contract amendment om arbetet utförs enligt planen (Annex I) Ev. skillnader mellan budget och utfall förklaras vid rapporteringen Rapportera vekliga giltiga kostnader även om > än i budgeten Högre krav på uppföljning i ERC projekt CO ansvarar för uppföljning av hela projektets budget fördelat per partner Skapa egna mallar för uppföljning 16

17 Budget categories: budget transfers Budgeten är flexibel mellan partner/kostnadskategorier/aktiviteter Form of costs**** Estimated eligible* costs (per budget category) [C. Direct B. Direct costs of A. Direct personnel costs costs of fin. D. Other direct costs subcontracting support] A.1 Personnel A.4 SME owners without salary D.1 Travel A.2 Natural persons under direct contract A.3 Seconded persons [A.6 Personnel for providing access to research infrastructure] Actual Unit A.5 Beneficiaries that are natural persons without salary Unit XX EUR/hour Actual Actual D.2 Equipment D.3 Other goods and services D.4 Costs of large research infrastructure Actual (a) Total (b) No hours Total (c) (d) (e) (f) Beneficiary Beneficiary Ansökan om större ändringar i GA Partner lämnar projektet Ny partner ansluter sig till projektet Byte av CO Övertag en org. tar över en annan Ändringar i Annex I Större ändringar i Annex II (budget) Ändring av det totala EU bidraget (eller kostnader) Förlängning av projektet Start datum Ändring av rapporteringsperioder Lägga till 3rd party eller Subcontracting 17

18 Frågor vid rapporteringen (se mall för PPR Part B punkt 5) Explain deviations from Annex 1 and 2 Unforeseen subcontracting Unforeseen in-kind contribtuion fr 3rd party Att tänka på vid projektuppstart Läsa regelverket (AGA), bl a Art. 6 - giltiga /ogiltiga kostnader Art. 6.2 A personalkostnader (!) Art. 10 inköp av varor och tjänster i projektet Art. 18 dokumentation / kostnadsunderlag Art. 20 rapportering Notera rapporteringstillfällen se GA art Enhetliga lokala rutiner och mallar för uppföljning Tillgång till dokument via gemensamma mappar med enhetlig struktur Kommunikation med projektledaren och CO 18

19 Viktigt att tänka på vid deltagandet i EU projekt Partner i projektet Fel i ett projekt GA för ett projekt Högskolan sin helhet Påverkar övriga EU-proj vid högskolan Överstyr all annan info/docs Etablera god kommunikation EC Projektledare CO Administratör Partner Förberedelser inför revision Läs om kraven vid revision (Annex 5 till GA) Enhetliga interna uppföljnings- och rapporterings mallar Spara info /dokument tillgängligt för fler Vara sin egen revisor specificera, komplettera, ta fram underlag vid varje rapporteringsperiod även när revisionsintyg är ej nödvändigt Vara tillgänglig när revisorn är på plats För EU-revision bör finnas central kontaktperson 19

20 Revision i H2020 & dokumentförvaring Revisionsintyg (CFS) endast vid slutredovisning om äskat bidrag för actual costs + unit costs (obs! Ej OH) = > Obs! granskning av kostnader för 4-5 års perioder! intern kontroll krävs (FP i äskat bidrag, periodiska revisioner) Annex 5 till GA ~ samma mall som i Fp7, dock med fler & mer detaljerade frågor. Minsta antalet poster att granska per kostnadskategori är 10 (el.10%) istället för 20 (20%) i FP7 EC revision under projektets gång och upp till 2 år efter sista inbetalning OLAF, ECA har rätt att granska 5 år efter sista utbetalning Förvaring av dokument - 5 år efter sista utbetalning (3 år för low value grants = ) Granskningsproceduren enligt mallen Agreed upon procedures to be performed & standard factual findings to be confirmed by the Auditor Mer detaljerad och uppstyrd mall än i FP7 10 poster (eller 10% av poster) per kostnadsslag skall granskas (jämför med 20 (20%) i FP7) Extra kolumn Result : C Confirmed, E-Exception, N.A. Not applicable E och N.A. måste förtydligas/beskrivas i revisionsrapporten (Del 2 av CFS) Granskningen/mallen är indelad i följande kategorier: A Personalkostnader B- Subcontracting C- Financial Support to 3rd parties D- Other direct costs E- Exchange rates OH granskas ej schablon 25% Samma struktur/bokstäver som i FS kolumner 20

21 Personalkostnader och tidsredovisning Vad får man redovisa som personalkostnad? Krav på underlag? Tillåtna metoder för beräkning av personalkostnad? Tidsrapportering (mallar, problem, alternativa underlag)? Frågor? Svårigheter? Skillnader FP7/H2020? Giltiga/ogiltiga kostnader Art. 6.2A i GA samt i AGA Kostnadsunderlag Art.18 i GA samt i AGA 21

22 Kostnader och ersättningsmetoder i H2020 Actual costs Gilltighetsprinciperna är ungefär de samma som i FP7. Verkliga direkta kostander skall vara: (i) Erhållna av bidragsmottagaren under projektets livslängd (med vissa undantag) (ii) Definierade i budgettabellen (Annex II) (iv) Nödvändiga för projektet enligt beskrivningen i Annex I (v) Identifierbara, reviderbara, registrerade i bidragsmottagarens böcker (vi) Framtagna i linje med nationella regler för anställning, beskattning och social skydd (vii) Rimliga, motiverade & ekonomiska Unit costs Flat rate Lump sum Ett bestämt (av EC) belopp per enhet Snitt för personal eller infrastrukturkostnader Av EC bestämd % sats att applicera på direkta kostnader T ex 25% OH Av EC bestämd klumpsumma per ett eller flera kostnadsslag T ex i MSC projekt eller i SME projekt (fas 1) eller pris Personalkostnader Anställda (employment contract or equivalent employment act) Bruttolön + LKP + övriga obligatoriska ersättningar ( t ex semester, föräldralönetillägg, sjukersättning) Extra ersättning (t ex bonus) ( additional remuneration ) om inom ramen för lokal regelverk (endast för non profit legal entities ) begränsad till max 8000 vid heltid Ej anställda (natural persons working under a direct contract) Konsulter med timlön om ett antal krav uppfyllda: fysisk person, ej fr. bemanningsföretag, via avtal (om ej anställning), arbete under ledning av bidragsmottagaren & i dess lokaler, resultat ägs av bidragsmottagaren, ersättning ej mycket > för egen personal med motsvarande kompetens (Obs! se även lokala regelverk kring utbetalning av arvode/timlön) 3 e parts resurs ( seconded by a 3rd party, in kind contribution, art.11) 22

23 Utbetalning av arvode /timlön KTH:s regler Arvode bör ej förekomma i EU projekt Timlön (för personer som anlitas av KTH timme för timme) Extern gästlärare Annan extern personal med specifik kunskap Studerande vid KTH som anlitas för specifika enstaka uppgifter/uppdrag Service till studenter med funktionsnedsättning Tentamensvakter Konstmodell Feriearbetande ungdom 23

24 Bokföra/rapportera personalkostnader enligt EC regler Beräknad lön för året / produktiva timmar (schablon eller verkliga) Timpris Rapporterade timmar per månad Kostnad att bokföra & rapportera Bokföring/rapportering personalkostnad KTH:s verklighet Konteringsplan förbestämd % per projekt Insamling tidrapporter (för perioden) Jämförelse % av tid och bokförd lön på projektet Ev. justering i bokföringen Timpris räknad per period Nytt! Enligt uppdaterad GA 20/7 16 Hourly rate = Monthly personnel costs 1/12 of productive hours 24

25 Produktiva timmar per år (som bas för beräkning av timpris i H2020) 1 2 If the contract (or applicable collective labour agreement or national working time legislation) does not allow to determine the annual workable hours, this option cannot be used; 3 If there is no applicable reference for the standard annual workable hours, this option cannot be used timmar/år som bas för beräkning av timpris i H2020 Minskar risk för fel vid beräkning av timpris och kostnad Ingen tvekan om vilken period och vilken data ska användas Är inte samma som verkliga rapporterade timmar Får minskas med tid för föräldraledighet/(tjänstledighet) Det beräknade beloppet kommer oftast inte stämma med den verkliga och bokförda (ev. korrigering/omföring) Inga adjustments får rapporteras för previous period 25

26 Beräkning av timpris per månad Klart reglerat i MGA, men ännu inte beskrivet i AGA Endast en modell (antigen per år eller per månad) får användas för ett och samma finansår En modell för samtliga H2020 på lärosätet inom ett och samma finansår Endast månadens del av löneersättningen (t ex vid retroaktiva utbetalningar/bokföring av lön för flera månader) Delat med 1/12 av 1720 eller egen standard 1/12 del av produktiva timmar får ej minskas med föräldraledighet Men kostnader under föräldraledighet får rapporteras för året (den delen som hör till projektet) 1720 timmar/år som bas Beräkning sker per stängt finans. år Timpris 2014 = lön 2014/1720 = t ex 10 Timpris 2015 = lön 2015/1720 = t ex 12 Timpris 2016 = timpris 2015 (12 ) a) Projekt personalkostnad okt dec 14 = 10 x antalet rapporterade timmar för proj. b) Projekt personalkostnad jan 15 mars 16 = 12 x antalet rapporterade timmar för projektet Total personalkostnad att rapportera = summa (a) +(b) 26

27 1720 timmar/år som bas (fortsättning) Fråga 1: Om personen är anställd f o m jan 2016? Svar: steg 1: 1720/12 x 3 = 430 timmar steg 2: personalkostnad för jan mars / 430 = timpris steg 3: timpris x rapporterade timmar för projektet = personalkostnad Fråga 2: Om personen är deltidsanställd på 50% sedan jan 2014? Svar: steg 1: 1720/2 = 860 timmar (=50% av arbetstid) steg 2: Timpris för okt dec 14 = lön 2014 / 860 steg 3: Timpris för jan dec 15 (& jan mar 16) = lön 2015 / 860 steg 4: Personalkostnad att rapportera = (timpris 14 x projekttimmar 14)+(timpris 15 x projektimmar jan 15 mar 16) 100% arbete i ett och samma projekt Ingen tidrapportering räcker med intyg (declaration) Men Måste ha arbetat 100% under hela perioden Eller minst en månad i sträck Om time sheets ändå starkt rekommenderat med komplettering av intyget Beräkningsmetoden av timpris är samma som för övriga 1720 är inte samma som verklig rapporterad tid 1720 är max antal timmar att multiplisera med timpris 27

28 Om personen arbetar 100% på ett EU projekt? Beräkningsmetoden är den samma. Det är underlaget som får vara Declaration istället för time sheets Exempel: Personalkostnad för 2014 = Personalkostnad för 2015 = År Timpris Timmar arbetade i proj Kostnad att rapportera 2014 (32000/1720) = 18,6 1720/12x3 = 430 (max) 18,6 x 430 = / 1720 = 20 Max x 1720 = Samma timpris som för 2015 = /12x3 = 430 (max) 20 x 430 = 8600 TOTALT Se beskrivning i art. 18 i AGA Best practice: If the person works exclusively for the action during a full financial year, it is strongly recommended that the beneficiary signs the declaration on exclusive work for the action (even if it the person keeps time records). This way the declaration can serve as evidence that that the person worked for the action all its annual productive hours. 1. Only one declaration can be made per reporting period for each person working in the action. 2. Insert name of the person. 3 & 4. Insert date. 5. The person must keep timesheets for any hours worked for the action outside the period indicated herein. 28

29 Max antal rapporterade produktiva timmar per år får det vara > < 1720? EU projekt 1 EU projekt 2 EU projekt VR projekt Max 1720 timmar/år Max 1720 t/år Får vara < eller > 1720 t/år Om schablon 1720 används EU projekt 1 EU projekt 2 Övriga aktiviteter Max 1720 timmar/år Får vara < eller > 1720 t/år Inget behov för rapportering av övrig tid (?) Kontering/rapportering personalkostnader enligt H2020 regler exempel med 1720 t/år EU projekt 900 timmar VR projekt 900 timmar Kalenderår 1 (12 mån) Direktkontering 50/50 under året Time sheets visar 50/50 fördelning mellan EU och VR projekt 1800 timmar Rapportering till EU: Total personalkostnad för år 1 / 1720 = timpris Timpris x 900 timmar (!) = kostnad att rapportera Justering krävs i bokföringen (!) 900 timmar motsvarar inte 50% av lönen Egentligen inget behov att visa timmar för VR projektet (?) 29

30 Minimikrav för tidrapports innehåll (art. 18 i GA AGA uppdaterad 1/7 16) GA no. & acronym Beneficiary s full name ( t ex KTH) Name, date & signature of the person working for the action No. of hours worked for the action in the period covered by the time record Supervisor s full name & signature A reference to project tasks or WP no. described in Annex 1 Information included in timesheets must match records of annual and sick leave taken, and work-related travel. If time records are not reliable, the Commission/Agency may exceptionally accept alternative evidence if it proves the number of hours worked on the action with a similar (or at least satisfactory) level of assurance EC tidsrapportsmall exempel (ny mall fr juli 2016) 30

31 EC exempel tidrapport tidigare version (före juli 2016) Så rapporterar vi vid KTH FP7 Verkliga timmar per individ Timpris = Lön / arbetstid Beräkning av timpris per rapporteringsperiod (per kalender år vid flera eu projekt) Rapportering av all arbetstid per EU projekt och övrigt tid Rapportering av frånvaro Kontering enligt förbestämd plan justering på slutet H2020 Schablon 1720 timmar/år Pro rata vid deltid/ tjänstledighet inkl. föräldraledighet (ej sjukskrivning) Timpris per kalenderår Fortsatt rapportering av all arbetstid (som i FP7) inkl. frånvaro Tidrapport + intyg för 100% are Kontering enligt förbestämd plan ev. justering på slutet 31

32 Övriga direkta kostnader 32

33 RESOR Resekostnader för anställd personal inkl traktamente samt skatter, avgifter och ej avdragsgill moms i enlighet med lokal resepolicy Reseersättning till anställda som inte får lön från projektet måste förklaras vid revision Reseersättning till externa gäster som deltar i vissa av projektets möten/aktiviteter om dessa kostnader är försedda i Annex I Resor i högre klass än ekonomi är tillåtna av EC om i linje med internt regelverk Nödvändig för projektets genomförande Budgeterad och beskriven i GA Upphandlingsregler vid inköp Endast avskrivningskostnader tillhörande perioden och projektet Hela inköpskostnad om tillåtet av GA (specifika utlysningar/typer av projekt) Leasing/hyra (se lokala regler) Utrustning Om används av flera projekt endast %-del av avskrivningskostnaden (måste vara reviderbart) 33

34 Övriga varor & tjänster Nödvändiga för projektets genomförande Upphandlingsregler vid inköp T ex förbrukningsmaterial, dissemination/open access, konf. avgifter, skydd av resultat, CFS, översättningar och publikationer, catering Mindre tjänster rapporteras som del av direkta kostnader (ej som Subcontracting som i FP7) se art. 10 i AGA Om är en del av lokal OH får ej rapporteras som direkta i EU projekt Intern fakturering Bör helst undvikas Personal kontera direkt på projekt Vid interna tjänster (t ex labbkostnader) måste priset vara reviderbart Får ej inkludera intern OH Reglerna i H2020 är hårdare än i FP7 och svåra att följa Läs mer i AGA H