Ekonomi i EU-projekt. 16 november 2004 Sofie Vennersten

Transkript

1 Ekonomi i EU-projekt 16 november 2004 Sofie Vennersten

2 Fallstudie, TELLUS: Organisation/Rutiner Rapportering Contract Amendment Vad har vi lärt oss?

3 CIVITAS INITIATIVE - mål : en märkbar förändring i resbeteende mot hållbara rena transporter

4 CIVITAS Bristol, Bremen, Nantes, Aalborg, Kaunas Lille, Stockholm, Graz, Prag, Pecs Rom, Barcelona, Winchester, Cork Berlin, Göteborg, Bukarest, Gdynia, Rotterdam

5 TELLUS Transport and Environment alliance for Urban Sustainability Femte ramprogrammet Februari 2002 januari 2006 Budget för hela TELLUS: 33 miljoner EUR 35 % bidrag

6 Rotterdam co-ordinator 26 Berlin 10 Göteborg 6 Bucharest 4 Gdynia 1 Ojämn fördelning av budget och ansvar

7 Organisation

8 TELLUS Göteborg projekt 4 parter: Trafikkontoret Fordonsgas Väst AB Norra Älvstranden Utveckling AB TFK- Institutet för Transportforskning

9 Norra Älvstranden Utveckling AB: Godssamverkan i Lundby FordonsGas Väst Tunga gasfordon samt distributionsfordon TFK (Institutet för Transportforskning) Incitament för ökad lastgrad i stadsdistribution Trafikkontoret Utveckling miljözon för tunga fordon Miljöanpassad älvskyttel

10 Trafikkontoret Göteborgs samordnare Total budget: 2,3 miljoner EUR Projektledning 4% Marknadsföring 2,8 % Utvärdering 3,5%

11 Trafikkontoret Organisation 1 samordnare/projektledare lokalt i Göteborg som rapporterar till Rotterdam (kontaktperson gentemot EU) 1 utvärderingsansvarig 1 marknadsföringsansvarig Projektledare för varje projekt

12 Löpande arbete -Management group meetings 2 ggr per år -Work package meetings 1 gång per år -Marknadsföringsaktiviteter (broschyrer, nyhetsbrev, hemsidan, seminarier mm) -Utvärdering, kontroll (mätningar, rekommendationer, scenarios mm)

13 Rapportering Kontinuerligt: -Redovisning av resultat 2 ggr per år -Ekonomisk redovisning 1 gång per år Övrigt: -Inception report -Dissemination plan -Evaluation plan -Mid-term assessment report -Evaluation Draft Report -Evaluation Report -Dissemination report -Risk register

14 Miljözonen Utvidgning och skärpning av kriterier Budget: 1,2 miljoner Personal Overhead: 80% av personalkostnaden Konsult Resor

15 Redovisning: Personalkostnader Tid = pengar Stor del av budgeten Fast anställd personal täcker upp för del av motfinansiering Noggrann jämförelse tid/personalkostnader med aktivitetsrapporten

16 Redovisning: Personalkostnader Name Category Status (P/T/I) Employment (FT/PT) Number of man-hours Hourly rate Overhead rate Overheads percentage Personnel amount Overhead amounts A B C AxB AxC Hanna Johansson Sofie Vennersten Technical staff T FT 888,25 300,00 240,00 80,00% ,00 Project Manager T FT 1 510,25 300,00 240,00 80,00% , , ,00 Total , ,00

17 Reporting period: 1 August January 2005 Intern redovisning: Personalkostnader Personnel Name of the Person WP 01 WP 02 WP 03 WP 04 WP 05 WP 06 WP 07 WP 08 WP 09 WP 10 WP 11 WP 12 Totals Rate Staff Staff Category Sofie Vennersten Project Manager 123,00 167,00 263,00 520, ,00 Johan Karlsson Technical Staff 896,00 896, Total hours - 123,00 167,00 263,00 896,00 520, ,00 Total MM's per WP: - 0,88 1,19 1,88 6,40 3,71 14,06 Total planned MM's per WP: 1,25 1,50 1,25 13,13 3,30 20,43

18 Redovisning: Resor Name Destination (city, country) Date Duration (dd/mm/yy) (days) Purpose Amount Hanna Johansson Stockholm, Sweden 17/03/03 2 WP 5.7 Project co-ordination meeting 3 393,00 Lennart Jideblad Stockholm, Sweden 17/03/03 2 WP 5.7 Project co-ordination meeting 3 143,00 Hanna Johansson Malmö, Sweden 27/05/03 1 WP 5.7 Project co-ordination meeting 1 938,00 Lennart Jideblad Malmö, Sweden 27/05/03 1 WP 5.7 Project co-ordination meeting 1 844,00 Hanna Johansson Köpenhamn, Denmark 03/09/03 2 WP 5.7 Project co-ordination meeting 3 948,00 Lennart Jideblad Köpenhamn, Denmark 03/09/03 2 WP 5.7 Project co-ordination meeting 3 948,00 Hanna Johansson Stockholm, Sweden 25/11/03 2 WP 5.7 Project co-ordination meeting 3 885,00 Anders Roth Stockholm, Sweden 25/11/03 1 WP 5.7 Project co-ordination meeting 2 497,00 Jakob Lagercrantz Gdynia, Poland 24/09/03 3 WP 3 TELLUS meeting in Gdynia 3 796,00 Sofie Vennersten Gdynia, Poland 24/09/03 3 WP 4 TELLUS meeting in Gdynia 5 257,00 Lisa Sundell Gdynia, Poland 24/09/03 3 WP 3 TELLUS meeting in Gdynia 9 645,00 Sofie Vennersten Berlin, Germany 11/02/03 3 WP 4 TELLUS meeting in Berlin 1 864,00 Lisa Sundell Berlin, Germany 12/02/03 2 WP 2 TELLUS meeting in Berlin 1 081,00 Lisa Sundell Graz, Austria 20/10/03 2 WP 2 CIVITAS Forum Graz 9 866,00 Sofie Vennersten Graz, Austria 20/10/03 2 WP 2 CIVITAS Forum Graz 9 866,00

19 Redovisning: Konsult Name of Subcontractor Invoice N Date of invoice (dd/mm/yy) Description of the work undertaken Amount Linfab MTC Ordsmedjan Linfab SWECO SWECO Linfab Gatubolaget G /02/03 WP 5.7 Survey of the Environmental zone, part ,00 G /02/03 WP 5.7 Technical councelling ,00 G /02/03 WP 5.7 Signs at access roads 3 125,00 G /02/03 WP 5.7 Survey of the Environmental zone, part ,00 G /02/03 WP 5.7 Envrironmental zone enlargement 3 989,00 G /03/03 WP 5.7 Envrironmental zone enlargement ,00 G /03/03 WP 5.7 Survey of the Environmental zone, part ,00 G /03/03 WP 5.7 Control measurements of vehicles in the zone ,00

20 Intern bokföring vs. EU-bokföring Dubbel bokföring Olika år Kalenderår jan feb mars apr maj juni juli augusti sept okt nov dec jan Tellus-år Svårt att prognostisera beräknad EU-intäkt

21 Utbetalningar Sker till koordinator som sedan fördelar ut till parter Förskott 30% av totalt bidrag i början av projektet Redovisning i februari utbetalning i november 15 % hålls kvar till projektet är helt avslutat

22 Horizontal costs Gemensamma övergripande kostnader Ibland väldigt höga, räkna noga att det fortfarande är värt att gå med! Division of Horizontal Fee payment within Trafikkontoret Horizontal Task Fee 30 % av Horizontal Task Fee 17,5 % av Horizontal Task Fee 17,5 % av Horizontal Task Fee 17,5 % av Horizontal Task Fee 17,5 % av Horizontal Task Fee WP 5.7 Env.zone WP Ferry shuttle WP2 Management WP 3 Dissemination WP4 Evaluation TOTAL SUM

23 PROBLEM.

24 Miljöoptimerad Älvskyttel 2003: Politiskt beslut att stoppa projektet Varför? -För dyr merkostnad -Kommunen kan inte äga färjan -Infrastruktur -mm

25 Omfördelningar i budget Tillåtet att flytta mellan budgetposter och år inom ett projekt om summan inte överstiger 20% av total budget man skriftligt meddelat kommissionen anledningen Alltid meddela kommissionen om förändringar och risker!

26 Contract amendment Påverkar projektets resultat Skriftlig förfrågan till kommissionen Underskrifter av alla parter i projektet

27 Miljöoptimerad Älvskyttel Fördelning av budget på två nya projekt: Miljöfordon i Göteborg Rena sopbilar (Renova) Motivation: Innovativa projekt Liknande mål

28 Investering (Durable equipment) Viktigt att köpa in investeringen så tidigt som möjligt. Bidrag ges endast för de månader den används i projektet.

29 TELLUS Göteborg projekt 8 parter: Trafikkontoret Fordonsgas Väst AB Norra Älvstranden Utveckling AB TFK- Institutet för Transportforskning DHL Green Cargo Gatubolaget Renova

30 Ändrad budget TK samordning Projektledning oförändrat Marknadsföring oförändrat Utvärdering 4,5 % (3,5)

31 Slutsatser Var så noggrann som möjligt i ansökan när det gäller budgeten Underskatta inte utvärdering och rapportering extra personal behövs Hitta inte på projekt som normalt inte skulle göras motfinansiering måste finnas

32 Slutsatser Tid är pengar Partners att lita på Värdefulla kontakter och erfarenhetsutbyte!

33 Tack! goteborg.se