Aktuella frågor i H2020

Transkript

1 Aktuella frågor i H2020 Inspirationsdag för ekonomer i högskolan 10 oktober 2016 Jeanna Ayoubi, EU-handläggare KTH Research Office Senaste nytt från Bryssel Brexit hur påverkas UK deltagande i H2020? Mer info på UKRO Interimsutvärdering av Horisont 2020 höst 2016 vår 2017 Erfarenheter av H2020 och förberedelse för FP9 Junker årliga tal inför EU parlamentet State of the Union EC förslag om att öka H2020 budget med 400 M European Innovation Council EIC EU Prize for Women innovators 2017 (upp till 100 k ) H2020 MGA uppdatering 1

2 Finansieringsavtal med EC Model Grant Agreement (MGA) GA för ett konkret projekt Annotated Model Grant Agreement (AGA) Finns att hitta under Participant Portal - How to participate Reference documents Några viktiga GA articklar Art. 3 projekt startdatum och längd i månader Art. 4 budgetrelaterade regler med ref. till Annex II (budget table) Art. 5 bidraget totala belopp, ersättningsmetod, typer av kostnader, regler kring beräkning av det slutliga bidraget Art. 6 - giltiga /ogiltiga kostnader inkl specifikt för varje kostnadstyp och ersättningsform (bl a Art. 6.2 A personalkostnader ) Art. 10 regler för inköp av varor och tjänster i projektet Art. 18 regler kring dokumentation / kostnadsunderlag (bl a time sheets) Art. 20 rapportering Art. 21 typer av inbetalningar Art. 22 granskning under projektets gång & efter sista inbetalning (EC egna, OLAF, ECA). Konsekvenser (se bl a art ) Art. 58 när avtalet träder i kraft (signatursida EC/CO) påverkar startdatum om inte bestämt datum 2

3 Avtalsuppdateringar Projektets GA Kan uppdateras på initiativ av konsortiet eller p g a EC uppdateringar av MGA MGA Senaste uppdatering 20 juli 2016 v.3 gäller retroaktivt för samtliga H2020 projekt (med vissa undantag för MSCA och ERC) AGA Senaste uppdatering 1/ v Behov för uppdatering av GA på initiativ av konsortiet Partner lämnar projektet Ny partner ansluter sig till projektet Byte av CO Övertag en org. tar över en annan Större ändringar i projektplanen ( Annex I) Större ändringar i Annex II (budget) kopplad till Annex I ovan Ändring av det totala EU bidraget (eller kostnadsbudget) Förlängning av projektet Start datum Ändring av rapporteringsperioder Lägga till 3rd party eller Subcontracting 3

4 Senaste uppdateringar i MGA Samtliga uppdateringar sedan H2020 start anges i tabellen History of changes på sida 2-3 Sammanfattning/översikt för samtliga ändringar från 20/7-16 finns i följande dokument Enligt EC är reglerna uppdaterade till förmån av bidragsmottagare Några av MGA uppdateringar (20 juli 2016) Art. 4.2 Budget transfers Ännu mer flexibilitet. Inget behov för GA amendment i samband med budgetjusteringar / flytt mellan partner & kostnadskategorier (om man följer den ursprungliga arbetsplanen) Art. 6.2.A Direct personnel costs Calculation of hourly rate Nytt allternativ för beräkning av timpris per månad istället för per år Som resultat justering i Annex 5 CFS granskning av beräknad timpris Art. 48 Suspension of payments Förtydligande om avbrott i utbetalning av medel till enstaka partner. EC kommunicerar med CO och direkt med den berörda partner. 4

5 Budget categories: budget transfers Budget transfers and re allocation Amendment needed? From one beneficiary to another NO From one budget category to another NO Re allocation of Annex 1 tasks Transfers between forms of funding (actual costs, unit costs, etc.) New subcontracts YES NO YES if no budget was foreseen for the "form" receiving the transfer YES (strongly advised) Disclaimer: Information not legally binding Budget categories: budget transfers Form of costs**** Estimated eligible* costs (per budget category) [C. Direct B. Direct costs of A. Direct personnel costs costs of fin. D. Other direct costs subcontracting support] A.1 Personnel A.4 SME owners without salary D.1 Travel A.2 Natural persons under direct contract A.3 Seconded persons [A.6 Personnel for providing access to research infrastructure] Actual Unit A.5 Beneficiaries that are natural persons without salary Unit XX EUR/hour Actual Actual D.2 Equipment D.3 Other goods and services D.4 Costs of large research infrastructure Actual (a) Total (b) No hours Total (c) (d) (e) (f) Beneficiary Beneficiary

6 Rapportering av personalkostnader i H2020 Nytt! Enligt uppdaterad GA 20/7-16 Hourly rate = Monthly personnel costs 1/12 of productive hours Produktiva timmar per år (som bas för beräkning av timpris i H2020) 1 2 If the contract (or applicable collective labour agreement or national working time legislation) does not allow to determine the annual workable hours, this option cannot be used; 3 If there is no applicable reference for the standard annual workable hours, this option cannot be used. 6

7 Beräkning av timpris per månad Klart reglerat i MGA, men ännu inte beskrivet i AGA Endast en modell (antigen per år eller per månad) får användas för ett och samma finansår En modell för samtliga H2020 på lärosätet inom ett och samma finansår Endast månadens del av löneersättningen (t ex vid retroaktiva utbetalningar/bokföring av lön för flera månader) Delat med 1/12 av 1720 eller egen standard 1/12 del av produktiva timmar får ej minskas med föräldraledighet Men kostnader under föräldraledighet får rapporteras för året (den delen som hör till projektet) Beräkning av timpris med per-år metoden och med 1720 som bas Beräkning sker per stängt finans. år Timpris 2014 = lön 2014/1720 = t ex 10 Timpris 2015 = lön 2015/1720 = t ex 12 Timpris 2016 = timpris 2015 (12 ) a) Projekt personalkostnad okt-dec 14 = 10 x antal rapporterade timmar för projektet b) Projekt personalkostnad jan 15 - mars 16 = 12 x antal rapporterade timmar för projektet Total personalkostnad att rapportera = summa (a) +(b) 7

8 Senaste uppdateringar i AGA Uppdaterat 1 juli 2016 Art. 18 tidsrapportering inget krav eller rekommendation att rapportera tid per dag inget krav att beskriva arbete (räcker med referens till WP/task no. i Annex I) Exempel ny mall för tidsrapportering 8

9 Diskussioner kring internt fakturerade kostnader Hårdare regler och krav för underlag i H2020 i jämförelse med FP7 Mest problem i samband med gemensamma labbkostader I jan brev till EC från Helmholtz Association i Tyskland med stöd från flertal universitet i Europa (inkl Sverige). Beskriver problemet och ger fler förslag på alternativa lösningar. I juni 2016 möte mellan EC och ett antal representanter från olika universitet inkl Helmholtz. Exempel på hur olika organisationer beräknar och redovisar internt fakturerade kostnader i dagsläget. EC lovar återkomma med ev. beslut om ev. förändringar i regelverket Regler för internt fakturerade labbkostnader Snittpris per användning Reviderbart priset är räknad med verkliga direkta kostnader som bas Rapporteras som en del av övriga direkta kostnader Ingen intern OH Ingen vinst FP7 H2020 Fakturaspecifikation hänvisning till projekt och antalet timmar på projektet EC exempel 10 persontimmar och 10 avskrivningstimmar ingår Nedbrytning per kostnadsslag vid rapportering Ingen intern OH Ingen vinst 9

10 Redovisning av anläggningstillgångar / utrustning i H2020 Reglerna skiljer sig från FP7 If the equipment s useful life is more than 1 year the beneficiary can NOT charge the total cost of the item in a single year Useful life means the time during which the equipment is useful for the beneficiary. If the beneficiary does not normally calculate depreciation it may refer to its national tax regulations to define the useful life of the equipment According to the international accounting standards, the depreciation must be spread over the equipment s useful life. The above applies even if it deviates from the accounting rules of the country where the concerned beneficiary is established The above applies even if the beneficiary s usual accounting practice is to record the equipment s total purchase cost as an expense in one year A beneficiary must make any changes needed to bring its usual cost accounting practices in line with all GA provisions 10