Tjänsteskrivelse. Arbetsmiljörapport första halvåret 2015, Stadsområdesförvaltning Väster Vår referens. Catharina Edgren HR-konsult

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum Vår referens Catharina Edgren HR-konsult Tjänsteskrivelse Arbetsmiljörapport första halvåret 2015, Stadsområdesförvaltning Väster SOFV Sammanfattning Från HR-avdelningen föreligger rapport avseende förvaltningens arbetsmiljöarbete. I arbetsmiljörapporten för 2014 presenterades de delmål för det systematiska arbetsmiljöarbetet som förvaltningen ska arbeta mot under I rapporten ges en lägesbeskrivning av arbetet med delmålen under första halvåret Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att med godkännande lägga rapporten till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse arbetsmiljörapport Arbetsmiljörapport första halvåret 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Väster Ansvariga Ann-Kristin Blomberg Gisela Gréen SIGNERAD

2 Halvårsrapport arbetsmiljö 2015 Stadsområdesförvaltning Väster Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Ann-Kristin Blomberg Stadsområdesförvaltning Väster HR-avdelningen

3 Innehållsförteckning Sammanfattning....3 Inledning.4 1. Uppföljning av delmål Delmål 1. Analys av den höga sjukfrånvaron i förvaltningen...5 Delmål 2. Nyckeltal och mätbara mål Delmål 3. Rehabilitering.5 Delmål 4. Samverkan.6 Delmål 5. Arbetstagarnas kunskaper-arbetsmiljö, introduktion och kännedom.6 Delmål 6. Åtgärder, handlingsplan och kontroll..6 Delmål 7. Arbetsskada och tillbud.6 Delmål 8. Verksamhetsanpassade skyddsronder Statistik Sjukfrånvaro Frisknärvaro Företagshälsovård 9 Det aktiva arbetet med rehabilitering har fortsatt och intensifierats. Det har både handlat om att hantera uppkommen frånvaro och om att förebygga inflödet av nya ärenden. Utbildning har genomförts för chefer i rehabilitering och psykosocial arbetsmiljö. Analys av sjukfrånvaro på arbetsplatsnivå har påbörjats. Riskbedömningar och handlingsplaner har genomförts och åtgärder har vidtagits inom ordinärt boende till följd av de brister som framkommit vid Arbetsmiljöverkets inspektioner. Inspektion av socialsekreterares arbetsmiljö kommer att genomföras av Arbetsmiljöverket under hösten Psykosocial skyddsrond kommer att genomföras i förvaltningen under hösten En samverkansutbildning kommer att hållas för chefer, skyddsombud och fackliga företrädare. Målsättningen med utbildningen är att ytterligare förtydliga samverkansavtalets syfte och intentioner på alla nivåer i organisationen. Under 2014 har arbetet påbörjats med att öka arbetstagarnas kunskaper om arbetsmiljö genom checklistor för medarbetare och chef. 2 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015

4 Verksamhetsanpassade skyddsronder håller på att utformas för ordinärt och särskilt boende som komplement till den övergripande skyddsronden, som uppdaterats under våren. Inledning Arbetsmiljö är fortsatt ett prioriterat område för stadsområdesförvaltning Väster. Första halvåret 2015 har det aktiva arbetet med rehabilitering fortsatt genom att fånga upp sjukfrånvaro på ett tidigt stadie och hitta lösningar på långa sjukskrivningar. Rehabiliteringsarbetet sker i nära samarbete mellan berörd medarbetare, närmaste chef, HR-konsulter, fackligt ombud och företagshälsovården. Utbildning för alla chefer i rehabilitering och psykosocial arbetsmiljö har också genomförts. Under sommaren har analys av sjukfrånvaron på arbetsplatsnivå påbörjats. Under april 2015 gjorde Arbetsmiljöverket en inspektion i ordinärt boende 1, område Kroksbäck. Detta som ett uppföljningsbesök i den nationella tillsynsaktiviteten Kvinnors ergonomi i vården. Arbetsmiljöverket ansåg att arbetsgivaren brister avseende rutiner för hot och våld i området. Av det skälet har en övergripande riskbedömning genomförts i de utsatta och identifierade områdena Bellevuegården, Kroksbäck, Holma, Stadion och Lorensborg. Riskbedömningen har omfattat omvårdnadspersonal, sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, sektionschefer och biståndshandläggare. En övergripande handlingsplan har gemensamt tagits fram med representanter från de olika fackliga organisationerna. I september kommer de nya rutinerna att presenteras vid Arbetsmiljöverkets uppföljningsbesök. Arbetsmiljöverket kommer att göra en riksomfattande inspektion av socialsekreterares arbetsförhållanden. Syftet är att förebygga ohälsa som kan uppstå på grund av organisatoriska och sociala arbetsförhållanden. För individoch familjeomsorgen i förvaltningen påbörjas inspektionen under augusti månad. Även övriga stadsområdesförvaltningar omfattas av inspektionen. I september genomförs en förvaltningsövergipande psykosocial skyddsrond. Förvaltningen har anlitat CMA research, som genomförde Malmö stads övergripande medarbetarenkät Utfallet av den psykosociala skyddsronden kommer att utgöra en viktig del av det fortsatta arbetet med att 3 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015

5 minska sjukfrånvaron och utgöra grunden för fortsatta prioriteringar inom arbetsmiljöområdet. 1. Uppföljning av delmål 2015 I arbetsmiljörapporten för 2014 presenterades de delmål för det systematiska arbetsmiljöarbetet som förvaltningen ska arbeta mot under Följande är en lägesbeskrivning av arbetet med delmålen för första halvåret 2015: Delmål 1. Analys av sjukfrånvaron i förvaltningen Under sommaren har analys av sjukfrånvaron på arbetsplatsnivå påbörjats. En översyn kommer att göras av alla arbetsplatser i stadsområdesförvaltning Väster utifrån långa och korta sjuktal, antal rehabiliteringsärenden samt utfall av medarbetarenkät 2014 och psykosocial skyddsrond Arbetsplatser med höga sjuktal kommer särskilt att analyseras. Delmål 2. Nyckeltal/ mätbara mål I Malmö stad finns sedan ca två år tillbaka en statistikmodul, KOLL, från vilken samtliga chefer kan hämta relevant statistik. KOLL är ett verktyg för uppföljning och statistik där man kan se nyckeltal, mått och trender i verksamheterna. Detta innebär att alla chefer i stadsområdesförvaltning Väster kan följa upp sjukfrånvaron på ett lätthanterligt sätt. I vårens rehabiliteringsutbildning informerades cheferna om KOLL. Delmål 3. Rehabilitering I arbetsmiljörapporten för 2014 konstaterades att arbetet med att minska sjukfrånvaron sker på flera nivåer. Det handlar både om att hantera uppkommen frånvaro och om att förebygga inflödet av nya ärenden. Insatser riktas mot att stärka förvaltningens chefer i arbetet med rehabilitering och arbetshälsa. Vissa åtgärder är övergripande för alla chefer, andra är mer riktade utifrån verksamhetens behov och omfattning på sjukfrånvaro. De insatser som initierats och planeras är: Fortsatt intensifiering av arbetet med pågående rehabärenden. Regelbundna rehabmöten hålls fortlöpande av chef, och HR är med som stöd i åtskilliga ärenden. Särskild betoning läggs på att arbetet drivs på och skrider framåt, och att vi som arbetsgivare är aktiva och ser till att det hela tiden finns en pågående plan och målsättning för fortsatt rehabilitering. Företagshälsan anlitas i hög utsträckning både i långa och kortare rehabärenden. Individuellt stöd för förvaltningens chefer i dokumentationssystemet Adato samt implementering av en lättillgänglig chefsversion av systemet. 4 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015

6 En prioritering framåt är att snabbt identifiera och inleda samtal med medarbetare med korttidsfrånvaro (mer än sex tillfällen per år) och längre frånvaro (mer än två veckor). Detta i enlighet med Malmö stads rehabiliteringsprocess. Syftet med det individuella stödet i Adato är att tillse att arbetet som bedrivs dokumenteras och synliggörs för medarbetare och chef. Detta skapar kontinuitet och möjliggör att processen fortskrider. Det är också ett sätt att förebygga att ärenden avstannar vid chefsbyten. Utbildning för att stärka chefernas kunskap om handläggning av rehabiliteringsärenden och om den psykosociala arbetsmiljöns betydelse. Under maj och juni månad har utbildningen Rehabilitering i praktiken och psykosocial arbetsmiljö genomförts i fyra omgångar. Två tredjedelar av cheferna har gått utbildningen, men ytterligare ett utbildningstillfälle i september fångar upp den sista tredjedelen av cheferna. Utbildningen har genomförts av HR-avdelningen i samarbete med de externa konsulterna Havinder & Carlström. Havinder & Carlström fokuserar på tillämpning av beteendepsykologi i organisationer och är psykologer med expertkunskap inom områden som OBM (Organizational Behaviour Management), beteendeanalys och KBT. De arbetar med utveckling av arbetsmiljö med fokus på motivation och välmående. Fokus i utbildningen har varit att påvisa hur central chefens roll är för den psykosociala arbetsmiljön. Dessutom att påminna om vikten av ett skyndsamt rehabiliteringsarbete samt på det förebyggande arbetet. Åtgärder för att förebygga inflödet av nya rehabärenden och underlätta arbetsåtergång för sjukskrivna med utgångspunkt från sjukfrånvaroanalysen (delmål 1). Det systematiska arbetsmiljöarbetet lägger ramen för arbetet med rehabilitering. För att kunna sätta in rätt åtgärder är det viktigt att varje verksamhet kan se sina specifika behov. För att bedriva ett aktivt arbete med arbetsmiljö och rehabilitering krävs att chefen har en överblick över verksamheten och dess behov. Verksamheter med höga sjuktal kommer att få särskilt stöd i analys, planering och genomförande av åtgärder. Delmål 4. Samverkan Under första delen av hösten planerar förvaltningen en samverkansutbildning för chefer, skyddsombud och fackliga företrädare. Utgångspunkten är samverkansavtalet. Utbildningen sker i samarbete med central facklig företrädare i Malmö stad. Målsättningen med utbildningen är att bygga vidare på samverkansavtalet så att dess syfte och intentioner blir än tydligare på alla nivåer i organisationen. Delmål 5. Arbetstagarnas kunskaper arbetsmiljö, introduktion och kännedom Under 2014 har arbetet påbörjats med att ta fram tre olika checklistor, checklista för nyanställning av chef, checklista när chef slutar samt checklista vid anställning av nya medarbetare/medarbetare med längre frånvaro. Arbetet kommer att slutföras innan årskiftet 2015/2016. Delmål 6. Åtgärder, handlingsplan och kontroll Förvaltningen följer upp och kontrollerar det systematiska arbetsmiljöarbetet via halv- och helårsrapport i arbetsmiljö. Dessutom är sjukfrånvaron en 5 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015

7 indikator och ett mått under Målområde 9 en stad med bra arbetsvillkor och följs således upp i delårsrapport och årsanalys. Delmål 7. Arbetsskada och tillbud HR-avdelningen informerar kontinuerligt om vikten av rapportering av arbetsskador och tillbud i verksamheterna. Effekten är att det görs fler anmälningar. Inrapporterade arbetsskador och tillbud följs upp i samband med helårsrapporten i arbetsmiljö. Den partsammansatta processgruppen för arbetsmiljö i Malmö stad utreder förutsättningarna för ett kommunövergripande avvikelserapporteringsystem för arbetsmiljö och säkerhetsrelaterade händelser. Under våren 2015 har grunden lagts till en kravspecifikation inför upphandling. Målet är att implementera det digitala verktyget under Delmål 8. Verksamhetsanpassade skyddsronder Arbetsmiljögruppen har fortsatt arbetet med verksamhetsanpassade skyddsronder för ordinärt och särskilt boende. Dessa utgör ett komplement till den övergripande skyddsronden, som uppdaterats under våren. Den kompletterande skyddsronden för ordinärt boende har varit på remiss i två omgångar under våren och blir klar under hösten Statistik 2.1 Sjukfrånvaro Det arbete som lagts ner på att bromsa utvecklingen av korttidsfrånvaro har gett resultat: Ökningen av den korta sjukfrånvaron (1-14 dagar) har avstannat, och den medellånga (15-90 dagar) sjukfrånvaron har minskat. Det förvaltningen fortfarande ser svårigheter med är att få medarbetare med lång (mer än 90 dagar) sjukfrånvaro åter i arbete. Hos dessa personer är det vanligt förekommande med problematik i form av psykiska besvär av olika karaktär samt smärta som orsakar arbetsoförmåga. Dock ställer de flesta arbeten i förvaltningen så pass höga krav på fysisk och mental arbetsförmåga att det är svårt för personer med större nedsättningar av arbetsförmåga att gå åter i arbete. I nära samarbete mellan berörd medarbetare, närmaste chef, HRkonsulter, fackligt ombud och företagshälsovården utarbetas olika lösningar för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete alternativt hitta andra konstruktiva lösningar. Sifforna som presenteras nedan är sjukfrånvaro i procent av total arbetstid, ackumulerad för perioden januari till juni Halvår Halvår Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män SoF Väster 8,57 9,36 4,34 7,69 8,20 4,59 Individ- och familjeomsorg 9,27 10,51 1,57 4,76 5,32 0,97 Områdesutveckling 6,72 7,84 5,05 2,44 2,57 2,23 Vård och omsorg 8,64 9,35 4,62 8,08 8,60 4,77 Tabell 1. 6 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015

8 Samtliga stora verksamhetsområden inom förvaltningen har således ökat sin sjukfrånvaro, men en signifikant ökning kan framför allt noteras inom individoch familjeomsorg samt områdesutveckling. Vad ökningen beror på kommer att analyseras ytterligare under hösten, genom den psykosociala skyddsronden och genom intervjuer med berörda chefer. Vad som redan nu kan konstateras, är att ett flertal ärenden kan relateras till psykosocial ohälsa. Förvaltningen kommer att fortsätta arbeta med riskbedömningar och åtgärdsplaner i syfte att öka arbetshälsan bland medarbetare. Fördelning av sjukdagar i procent utifrån sjukskrivningslängd första halvåret 2015 (2014 års motsvarande siffror inom parentes): Dag 1-14 Dag Dag 91- SoF Väster 2,38 (2,34) 2,06 (2.33) 4,14 (3,02) Kvinnor 2,4 (2,39) 2,21 (2,57) 4,70 (3,24) Män 2,24 (2,01) 0,97 (0,88) 1,13 (1,69) Individ- och familjeomsorg 1,56 (1,32) 2,6 (1,78) 5,12 (1,66) Områdesutv. 2,29 (1,74) 1,7 (0,71) 2,73 (0) Vård och oms. Tabell 2. 2,47 (2,49) 2,13 (2,47) 4,03 (3,12) Det är således framför allt den långa sjukfrånvaron som har ökat jämfört med första halvåret Fortfarande har kvinnor påtagligt högre sjuktal framför allt gällande de långa sjukskrivningarna. Sjukfrånvaron per yrkeskategori med fler än 25 medarbetare Ackumulerad sjukfrånvaro i procent för perioden januari till juni Halvår 2015 Halvår 2014 Yrke Tot K M Tot K M Arbetsterapeut 4,13 4,44 1,75 1,78 1,94 0,00 Biståndshandläggare 9,11 10,18 1,05 6,13 6,46 0,00 Sjukgymnast 4,62 5,53 0,59 8,17 8,91 0,24 Sjuksköterska 7,47 8,62 0,61 7,42 8,35 1,19 Socialsekreterare 8,98 9,99 3,01 4,99 5,64 0,96 Undersköterska 9,56 9,99 6,18 8,49 8,96 4,20 Vårdbiträde 8,97 9,92 4,81 7,98 8,80 3,66 Tabell 3. I flertalet av undersökta yrkesgrupper är sjukfrånvaron fortsatt hög och har ökat under mätperioden. Detta kommer att fångas upp av de insatser som tidigare beskrivits under delmål 1 och 3. Värt att nämna redan är att de nytillsatta cheferna på bistånd har tillsammans med HR gjort ett omtag med rehabilitering och arbetsmiljön på arbetsplatsen. På individ- och familjeomsorg har det sedan ett år tillbaka pågått ett aktivt arbete med den övergripande arbetsmiljön och att skapa delaktighet i det arbetet. Under hösten kommer den 7 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015

9 nya avdelningschefen tillsammans med samverkansgruppen lägga planen för det systematiska arbetsmiljöarbetet parallellt med den inspektion som kommer att företas av Arbetsmiljöverket. Några arbetsplatser i verksamheterna har minskat sin sjukfrånvaro sedan motsvarade period förra året. Även dessa kommer att undersökas vidare under hösten, eftersom det är viktigt att dra lärdom av vad som gjort att dessa verksamheter har lyckats sänka sin sjukfrånvaro: Är det ett slumpmässigt utfall, eller har man kunnat påverka genom ett medvetet arbete med arbetsmiljö och rehabilitering. 2.2 Frisknärvaro Frisknärvaron mäter hur stor procentuell andel av alla månadsanställda medarbetare som inte haft någon sjukdag. Glädjande nog ser vi att en majoritet av medarbetarna inte alls har någon sjukfrånvaro, och att trenden visar svagt uppåt totalt i förvaltningen. Det är framför allt kvinnorna som har ökat sin frisknärvaro, samtidigt som männen har minskat sin något. Tabell Företagshälsovård Stadsområdeförvaltning Väster har fortfarande avtal med två leverantörer av företagshälsovård eftersom den överprövade upphandlingen befinner sig i högsta förvaltningsdomstolen. Prövningstillstånd har lämnats och dom förväntas falla tidigast under hösten. Nuvarande avtal med Manpower Hälsopartner AB och Feelgood AB löper fram till den 30 september Värt att notera är att Manpower Hälsopartner AB har köpts upp av Falck Healthcare som också äger Previa AB. 8 Stadsområdesförvaltning Väster Halvårsrapport arbetsmiljö 2015