Arbetsmiljörapport 2014, Stadsområdesförvaltning Väster

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum Vår referens Maria Thögersen HR-konsult maria.thogersen@malmo.se Tjänsteskrivelse Arbetsmiljörapport 2014, Stadsområdesförvaltning Väster SOFV Sammanfattning Stadsområdeförvaltning Väster arbetar systematiskt för att kvalitetssäkra och utveckla en god arbetsmiljö. Denna helårsrapport är den första inom förvaltningen. Helårsrapporten följer upp, analyserar och utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet för 2014 samt beskriver målen för Sammanfattningsvis kan konstateras att alla delmål för 2014 infriats. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna Helårsrapport arbetsmiljö 2014 Beslutsunderlag Helårsrapport arbetsmiljö 2014 G-Tjänsteskrivelse arbetsmiljörapport Beslutsplanering Arbetsutskott Stadsområdesnämnd Väster Ansvariga Ann-Kristin Blomberg, HR-chef Gisela Gréen, stadsområdesdirektör SIGNERAD

2 Helårsrapport arbetsmiljö 2014 Stadsområdesförvaltning Väster Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Ann-Kristin Blomberg Stadsområdesförvaltning Väster HR-avdelningen

3 Innehållsförteckning Helårsrapport arbetsmiljö Inledning Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet Delmål för 2014 en sammanfattning Stadsområdesförvaltning Västers systematiska arbetsmiljöarbete Uppföljning av årets arbetsmiljöaktiviteter Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal Skyddsronder Medarbetarenkäten Hälsofrämjande insatser Kompetensutveckling inom arbetsmiljö Tillbud och arbetsskador Riskbedömning sektionschefer Medicinsk kontroll för nattarbetare Uppföljning av systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet Statistik Anställda Personalomsättning Sjukfrånvaro Frisknärvaro Rehabilitering Företagshälsovård Manpower Previa Summering Sammanfattning Effekter av mål och delmål Delmål Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

4 Inledning Stadsområdesförvaltning Väster strävar efter en tydlig arbetsorganisation för att skapa en god hälsostatus och därmed ge bästa förutsättningar för medarbetarna att utföra ett gott arbete. Goda och höga kvalitativa arbetsinsatser är viktigt för att kunna fullfölja uppdraget som Stadsområdesförvaltning Väster har gentemot brukare och medborgare på bästa sätt. Under 2014 har det systematiska arbetsmiljöarbetet stått i fokus för stadsområdesförvaltning Väster. Arbetet har under det gångna året koncentrerats på utveckling av rutiner, strategi, implementering och utvärdering och det kommer även att vara tongivande under Denna rapport följer upp, analyserar och utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet för 2014 samt beskriver målen för Den partsammansatta arbetsmiljögruppen som arbetar på uppdrag av Förvaltningsrådet har varit ett nav i utvecklingsarbetet av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefer och fackliga representanter har med stort engagemang arbetat för att lägga en bra grund för ett proaktivt arbetsmiljöarbete i hela förvaltningen. Gruppen kommer fortsätta sitt uppdrag under ledning av HR-avdelningen. Under året har förvaltningen också haft ett ansträngt ekonomiskt läge. Det ställer krav på ett väl fungerade arbetsmiljöarbete för att medarbetarna inte ska drabbas av ohälsa eller olycksfall. Sjukfrånvaron har dessvärre ökat under året, vilket föranlett insatser av reaktiv karaktär avseende rehabilitering. Under november månad kom Arbetsmiljöverket på återbesök för att följa upp de brister de påpekat under sin inspektion inom Vård och omsorg under Inspektionen var en del i den nationella tillsynsaktiviteten där arbetsplatser inom vård och omsorg inspekterades med fokus på riskbedömning vid personförflyttningar. Stadsområdesförvaltning Väster fick bl a anmärkningar vad gäller fördelningen av arbetsmiljöuppgifter till chefer, rutiner vid arbetsskada och tillbud samt riskbedömningar i enskilt hem. Vid återbesöket konstaterades att bristerna var åtgärdade. Arbetsmiljöverket kommer i början av 2015 att besöka de specifika arbetsplatser inom förvaltningen som fick anmärkningar. Samverkansgrupperna i stadsområdesförvaltning Väster har under novemberdecember utvärderat systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen är en rutin som Malmö stad införde i samband med att arbetsmiljöprocessen beslutades 2012 och handlar om hur Malmö stad har organiserat sitt gemensamma systematiska arbetsmiljöarbete. Resultatet för stadsområdesförvaltning Väster är i stort tillfredställande och visar dessutom en förflyttning i positiv riktning jämfört med skattningen Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

5 1. Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet Stadsområdesförvaltning Väster ska främja hälsa och säkerhet genom att säkerställa en god arbetsmiljö. Medarbetarna ska ha en god fysisk, psykisk och social miljö på arbetsplatsen. Samverkan är en förutsättning för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet och att utbyte och erfarenhet tas tillvara. Det är viktigt att medarbetarna känner delaktighet i arbetsmiljöarbetet för att så långt det är möjligt kunna påverka sin arbetssituation. Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal är viktiga forum för delaktigheten i arbetsmiljön. Chef, medarbetare och skyddsombud ska tillsammans driva och utveckla arbetsmiljöarbetet framåt. Chefen har ansvaret för arbetsmiljön och är den som initierar, dokumenterar och utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet är en viktig samarbetspart samtidigt som denne bevakar att arbetsgivaren fullföljer sitt ansvar i förhållande till arbetsmiljölagen. Medarbetarna ska medverka i arbetsmiljöarbetet genom att följa de rutiner och riktlinjer som finns för att förebygga ohälsa och olycksfall. Förutsättningen för detta är att att chefer och skyddsombud får den utbildning och kompetens som krävs för att driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. En utmaning för förvaltningen är att hitta nyckeltal, dvs mätbara mål, för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Under 2015 kommer förvaltningen att arbeta fram relevanta nyckeltal och mätbara mål inom området. Nyckeltalen är en förutsättning för att kunna mäta hur väl förvaltningen klarar målen som är uppsatta. De utgör också en grund när nya mål sätts upp för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 1.1 Delmål för 2014 en sammanfattning För att kunna uppnå de övergripande målen om att främja hälsa och säkerhet arbetar förvaltningen utifrån delmål. Redan i halvårsrapporten konstaterades att 5 av 6 delmål för 2014 var uppfyllda. Flera av målen togs fram när uppföljning av systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet genomfördes hösten Nedan följer en sammanfattning under respektive punkt. 1. Utarbeta ett ledningssystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet Ledningssystemet i formen av ett årshjul implementerades i verksamheterna genom en lokal arbetsmiljöutbildning under våren Årshjulet, checklistan för planering och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsnivå och intervjuerna är några av de verktyg som Stadsområdesförvaltning Väster använder för att leda arbetsmiljöarbetet. 2. Utbilda chefer, skyddsombud och fackliga företrädare i systematiskt arbetsmiljöarbete för att de ska kunna delta i det arbetsmiljöarbetet på bästa sätt. Den sista arbetsmiljöutbildningen för 2014 genomfördes under september månad. Totalt har 60 av 65 chefer gått utbildningen och 40 av ca 45 skyddsombud och fackliga företrädare. Utbildningen ersätter inte Malmö stads centrala utbildning utan har haft som fokus att implementera ledningssystemet i Stadsområdeförvaltning Väster samt lokala rutiner. 4 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

6 3. Ta fram en lokal rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Stadsområdesförvaltning Väster har tydliggjort Malmö stads fördelning av arbetsmiljöuppgifter genom att upprätta en rutin om vad tilldelande chef ska tänka på i samtalet med mottagande chef. Mottagande chef ska ha tydlig information om vad det innebär att ta emot ett arbetsmiljöansvar. Tilldelande chef ska säkerställa att mottagande chef har den kompetens som krävs för att driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Kopia på det dokumenterade samtalet ska skickas till HR-avdelningen, som ett led i att kvalitetssäkra tilldelningen. 4. Skapa en god introduktion kring rutiner och regler inom arbetsmiljöområdet för nya medarbetare samt uppdatera medarbetare som av olika skäl varit frånvarande under längre period. Under 2014 har arbetet påbörjats med att ta fram tre olika checklistor, checklista för nyanställning av chef, checklista när chef slutar samt checklista vid anställning av nya medarbetare/ medarbetare med längre frånvaro. Checklistorna kommer att förankras med ett antal utvalda chefer, den partsammansatta arbetsmiljögruppen och slutligen i förvaltningsrådet. De tre checklistorna beräknas vara klara under första kvartalet Under 2014 har en modell för introduktion av nya chefer etablerats Västers introduktions- och dialogprogram, vilken även den kommer att förädlas under Vid gjord intern kontroll 2014 visade resultatet att introduktions- och dialogprogramet för nya chefer fungerat mycket bra och att cheferna har fått den kunskap de behövt för att påbörja sitt uppdrag. Däremot måste förvaltningen sprida kunskapen om Malmö stads övergripande introduktion på ett bättre sätt. Den kommer att läggas till som ett moment i checklistan för introduktion av nya chefer. 5. Tydliggöra metoden för riskbedömningar samt skapa förvaltnings- och verksamhetsanpassade underlag för fysiska och psykosociala skyddsronder. Metodstöd/ handledning för riskbedömningar som används inom vård och omsorgsverksamheten har reviderats och implementerats i hela Stadsområdesförvaltning Väster. 6. Tydliggöra krav på dokumentation och återrapportering upp i organisationen till förvaltningsnivå. Halv- och helårsrapport är ett exempel på hur arbetsmiljöarbetet kommuniceras ut i organisationen. Intervjuer och samtal mellan de olika chefsnivåerna och HR-avdelningen om uppföljning av det systematiska arbetet är ett annat exempel. 2. Stadsområdesförvaltning Västers systematiska arbetsmiljöarbete För att skapa ett långsiktigt, målmedvetet och systematiskt arbetssätt har stadsområdesförvaltning Väster under 2014 implementerat ett ledningssystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är ett verktyg för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten. Ledningssystemet skapar en naturlig kanal för informationsöverföring i organisationen mellan stadsområdesnämnden, som bär det yttersta arbetsmiljöansvaret och linjeorganisationen som har det dagliga arbetsmiljöansvaret. 5 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

7 I halvårsrapporten 2014 beskrevs att cheferna ska utgå från en checklista för att planera och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Överordnade chefer ska årligen säkerställa att chefslinjen bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Utgångspunkten för uppföljningen är checklistan. HRavdelningen har under hösten intervjuat de överordnade cheferna om verksamheternas arbetsmiljöaktiviteter. Uppföljningen beskrivs i följande kapitel. 3. Uppföljning av årets arbetsmiljöaktiviteter Under oktober och november har intervjuer genomförts av HR-avdelningen med alla enhetschefer inom Vård- och omsorg samt med avdelningschefer för Individ- och familjeomsorg, Bistånd och Områdesutveckling. I intervjuerna har samma frågor ställts till alla chefer utifrån checklistan Uppföljning och planering av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) på arbetsplatsnivå. Chefen har på förhand fått veta att checklistan är utgångspunkten i intervjun och därmed haft möjlighet att förbereda sig väl. Genom detta förfarande följs verksamheternas arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet upp och en kvalitetssäkring sker. Samtidigt säkerställs att fördelningen av arbetsmiljöansvar varit tydlig. Dessutom utgör samtalen underlag för planering framåt samt kommande satsningar och prioriteringar inom området. Det som följer är en summering av intervjuerna/samtalen per huvudrubrik och inkomna rapporter till HR-avdelningen om arbetsskador och tillbud. 3.1 Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal Sammanfattningsvis kan konstateras att alla verksamheter har månadsvisa arbetsplatsträffar under året och arbetar aktivt för att finna en balans mellan information och dialog under mötena. Vid mötena tar man exempelvis upp policys, rutiner och riktlinjer samt allt som berör verksamheten. De allra flesta medarbetarsamtal kommer att vara genomförda för 2014 och alla beräknas följa tidsramen för löneprocessen. Inför medarbetarsamtalen får medarbetaren en mall för att kunna förbereda sig och skapa kvalitet i samtalet. Avsikten med samverkansavtalet som Malmö stad och de kollektivavtalsbärande fackliga organisationerna tecknat är att skapa inflytande, delaktighet och utveckling för alla medarbetare. Arbetsplatsträffarna och medarbetarsamtalen är en central och viktig del i samverkansavtalet. Dessa forum kallas direkt samverkan och utgångspunkten är verksamheten i kombination med arbetsmiljö och att så många frågor som möjligt ska behandlas av dem som direkt berörs i sitt arbete. I stadsområdesförvaltning Väster finns det behov av att arbeta vidare med att utveckla arbetsplatsträffarna. Utmaningen är att skapa mer dialog samt föra upp arbetsmiljön som ett naturligt inslag på agendan. I enstaka verksamheter är det på grund av schematekniska skäl svårt att planera så att samtliga medarbetare kan delta i arbetsplatsträffar. Frågan måste hanteras och lösas på respektive arbetsplats. Ett annat önskemål som framkommer är att mallen för medarbetarsamtalet utvecklas under Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

8 3.2 Skyddsronder Fysiska skyddsronder har genomförts inom alla verksamheter med hjälp av modellen som utarbetats i arbetsmiljögruppen. Då brister i den fysiska arbetsmiljön uppdagats har handlingsplaner upprättats och bristerna åtgärdats. Uppföljning av åtgärderna har skett i de flesta fall, men i några verksamheter brister uppföljningsarbetet. Genom att praktiskt tillämpa det nya underlaget i verksamheterna har skyddsronden kunnat utvecklas. Justeringar i underlaget har genomförts löpande efter inkomna synpunkter. Medarbetarenkäten utgör den psykosociala skyddsronden det år den genomförs. Framöver kommer den att kompletteras med mall för psykosocial skyddsrond, som kommer arbetas fram under 2015 i den partsammansatta arbetsmiljögruppen. Resultatet av årets medarbetarenkät redovisas under Medarbetarenkäten Malmö stads medarbetarenkät genomfördes i början av 2014 under en period om 3 veckor. Medarbetarenkätens syfte är att vara ett underlag för utveckling, med särskilt fokus på arbetsmiljö samt medarbetar- och ledarskapet. Stadsområdesförvaltning Väster har lagt ner mycket arbete på att kommunicera ut betydelsen av att få ett högt utfall och därmed större tillförlitlighet i svaren. Av 1366 medarbetare svarade 1165, dvs 85% svarsfrekvens. Malmö stad totalt hade en svarsfrekvens om 82%. Utfallet visar att stadsområdesförvaltning Väster har ett mycket gott ledarskap, medarbetarskap och delaktighet, vilket förvaltningen fortsättningsvis ska värna om och utveckla. Medarbetarna har generellt ett högt förtroende för sina chefer och känner sig engagerade i sitt arbete. De upplever också att de bidrar till en god arbetsmiljö. Samtidigt finns det en upplevelse av stress. Utfallet visar också att förvaltningen måste motverka mobbning, kränkningar och trakasserier. Varje arbetsplats har arbetat fram sin egen handlingsplan utifrån enkätenutfallet. Förutom det har förvaltningen fokus på två gemensamma förbättringsområden; stressen måste minska och mobbning/kränkningar och trakasserier ska motverkas. Bland annat vid förvaltningens ledarskapsträffar har dessa områden tagits upp. HR-avdelningen har också bokat in tider med alla ledningsgrupper för att presentera Malmö stads nya riktlinjer och rutiner för kränkande särbehandling och trakasserier. Den sista ledningsgruppen informeras under januari. Materialet ska sedan kommuniceras ut i verksamheterna senast den 31 mars Målet är att alla medarbetare ska känna till vad som menas med kränkande särbehandling och trakasserier samt vart de kan vända sig om de känner sig utsatta. Individ och familjeomsorgens utfall på medarbetarenkäten visade tydligt på behov av insatser framförallt vad gäller försörjningsstödet och administrationen. Av det skälet har ett aktivt arbete tillsammans med medarbetarna och de fackliga organisationerna pågått sedan sommaren Under ledning av extern konsult från företagshälsovården har sedan ett arbete gjorts med enheterna för försörjningsstöd för att komma tillrätta med bristerna i arbetsmiljön. 7 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

9 3.4 Hälsofrämjande insatser Under intervjerna framgår det tydligt att cheferna försöker främja medarbetarnas välbefinnande med enklare insatser på arbetsplatsen som bidrar till trivsel. Utöver detta försöker verksamheterna uppmuntra till att använda subventionen för friskvårdskort. Någon verksamhet deltar i gemensamma evenemang såsom blodomloppet. Det finns önskemål hos en del av verksamheterna om hälsofrämjande insatser på förebyggande nivå. I dialogen blir det tydligt att utrymmet för dessa tankar begränsas av det svåra ekonomiska läget. Det gäller att lösa vardagen. Under året har totalt 249 medarbetare utnyttjat friskvårdskortet. Av dessa är 208 kvinnor och 41 män. 3.5 Kompetensutveckling inom arbetsmiljö De generella förvaltningsgemensamma kompetensutvecklingsmålen inom arbetsmiljö är i stort sätt genomförda. I ledningsystemet ingår återkommande lokala utbildningar inom arbetsmiljö. Den sista arbetsmiljöutbildningen för 2014 genomfördes under september månad. Totalt har 60 av 65 chefer gått utbildningen och 40 av ca 45 skyddsombud. Alla nya chefer tilldelas arbetsmiljöuppgifter först efter att ha genomgått Malmö stads centrala arbetsmiljöutbildning. Undantag kan vara chefer med stor erfarenhet av arbetsmiljöarbete som efter dialog med närmaste chef bedöms besitta de kunskaper som krävs för att ta ansvar för arbetsmiljön. I de fall en chef saknar kunskaper erbjuds de utbildning inom det område där kunskaper saknas. Under hösten 2014 har 4 nya sektionschefer och 4 skyddsombud/ fackliga företrädare genomgått hela utbildningen. 4 chefer har valt att gå delar av utbildningen. I övrigt skiljer verksamheternas behov åt vad gäller prioriterade insatser på området. Exempel på insatser är övningar i halkkörning, hjärt- och lungräddning, kurser i ergonomi och konflikthantering. 3.6 Tillbud och arbetsskador Förvaltningen har under 2014 haft 59 anmälda arbetsskador och 10 anmälda tillbud. Arbetsskadorna är övervägande av fysisk snarare än psykosocial karaktär. Majoriteten av skadorna har skett under arbetstid och de flesta anmälningarna kommer från avdelningen för Vård och omsorg. Det är i princip uteslutande kvinnor som anmält, vilket faller sig naturligt då majoriteten av medarbetarna i förvaltningen är kvinnor. Sticksår, tunga lyft och brukare som orsakat skada är ständigt återkommande orsaker till anmälan. De anmälningar om tillbud som inkommit gäller enbart fysiska skador. Tendensen är dock att arbetsskador av psykosocial karaktär ökar. De psykosociala arbetsskador som anmälts är relaterade till en upplevd stressig miljö och några har koppling till det negativa ekonomiska läget som förevarit under Anmälningar av tillbud och arbetsskador har ökat under En trolig effekt till ökningen är att det pågår ett aktivt arbete på bla arbetsplatsträffarna med att öka medvetenheten om begreppen samt vikten av att anmäla. Diskussioner om vikten av att inte negligera tillbud och arbetsskador förs kontinuerligt vid 8 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

10 samverkan. Trots arbetet med att medvetengöra medarbetarna är det troligt att det finns en underanmälan. Anmälningarna utreds och åtgärder vidtas, men det dokumenteras inte i den utsträckning som är nödvändig. Den partsammansatta processgruppen för arbetsmiljö i Malmö stad utreder förutsättningarna för ett kommunövergripande avvikelserapporteringsystem för arbetsmiljö och säkerhetsrelaterade händelser. Systemet som undersöks heter KIA, som försäkringsbolaget AFA erbjuder kostnadsfritt till kunder. En förhoppning är att Malmö stad under 2015 ska kunna implementera ett digitalt verktyg. Det blir då enklare för förvaltningarna att anmäla, administrera och analysera arbetsskador och tillbud. 3.7 Riskbedömning sektionschefer I juni 2014 gjordes en riskbedömning avseende sektionschefernas arbetsmiljö inom Vård- och omsorg. Riskbedömningen utgör ett av underlagen i en översyn av sektionschefernas uppdrag. Översynen kommer att fortsätta under Medicinsk kontroll för nattarbetare Under 2014 har 25 medarbetare genomgått hälsokontroll. 6 medarbetare har tackat nej. Under våren 2015 kommer totalt 45 medarbetare att kallas till hälsokontroll för att säkerställa att hälsotillståndet hos den enskilde medarbetare tillåter nattarbete. 4. Uppföljning av systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet I samband med att arbetsmiljöprocessen beslutades i arbetsgivarutskottet 2012 har Malmö stad genomfört uppföljningen av systemet för det systematiska arbetet. Som arbetsgivare är vi skyldiga att följa upp vårt arbetsmiljöarbete. Denna uppföljning handlar om hur förvaltningarna har organiserat det gemensamma systematiska arbetsmiljöarbete i Malmö stad. Alla samverkansgruppen i stadsområdesförvaltning Väster har svarat på ett antal frågor i ett självskattningsverktyg från Arbetsmiljöverket angående det systematiska arbetsmiljöarbetet. Därefter har Förvaltningsrådet tillika skyddskommitten sammanställt utfallet för samtliga samverkansgrupper. De frågor som inte har ett tillfredställande resultat ska åtgärdas och förs därför in i en handlingsplan, se nedan: 1. Samverkan Skapa större delaktighet och inflytande för skyddsombuden i det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna. 2. Medarbetarnas kunskaper i arbetsmiljö Dialog kring arbetsmiljö ska vara ett stående inslag på APT. På så sätt skapa medvetenhet kring riskerna i arbetsmiljön och vikten av att rutiner och instruktioner följs för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska kunna förebyggas. Alla medarbetare ska känna till var man hittar aktuell information om det systematiska arbetsmiljöarbetet i SoF Väster. 9 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

11 3. Arbetstagarnas kunskaper introduktion och kännedom Skapa god introduktion kring rutiner och regler inom arbetsmiljöområdet för nya medarbetare och för medarbetare som av olika skäl varit frånvarande under en längre period. Implementering av checklistor framtagna av HRavdelningen för chefer blir ett stöd i detta. 4. Åtgärder, handlingsplan och kontroll Synliggöra och implementera de krav på dokumentation och återrapportering som finns i ledningssystemet. Fortsatt aktivt arbete med implementering av ledningssystemet synliggör kraven och en uppföljning av det arbetet sker genom halv- och helårsrapport i arbetsmiljö 5. Statistik 5.1 Anställda Antal månadsanställda i snitt per tjänstgöringsgrad under perioden januarinovember Med månadsanställda avses såväl tillsvidareanställda som tidsbegränsat anställda med månadslön. Antalet anställda är unika personer, oavsett tjänstgöringsgrad. Om en person har flera anställningar i samma verksamhet, varav en är tillsvidare, kommer det att vara tillsvidareanställningen som räknas även om den är vilande. Kvinnor Män Totalt Antal anställda SoF Väster varav Tidsbegränsat anställda Per verksamhet Kvinnor Män Totalt Avd Bistånd Avd Individ och familjeomsorg Avd Områdesutveckling Avd Vård och omsorg Stab* Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

12 Fördelning tjänstgöringsgrad procentuellt Merparten av de tillsvidareanställda har en tjänstgöringsgrad på 100%. Förvaltningen arbetar med att erbjuda önskad tjänstgöringsgrad för ofrivilligt deltidsanställda enligt Malmö stads riktlinjer. Dock har det ekonomiska läget och åtgärdsplanerna begränsat förmågan att tillgodose önskemål i verksamheten. Målet är att under 2015 återuppta det aktiva arbetet med önskad tjänstgöringsgrad. I samband med detta fortsätter det påbörjade arbetet med arbetstidsmodeller inom framför allt Vård- och omsorg. Åldersstruktur i antal personer år år år år år år Män Kvinnor 11 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

13 5.2 Personalomsättning Personalomsättning i antal under perioden januari-november Personalomsättningen räknas enbart på tillsvidareanställda. Slutat innebär att en tillsvidareanställd medarbetare saknar tillsvidareanställning minst en dag under perioden. Nyanställd är en medarbetare som får en tillsvidareanställning inom stadsområdesförvaltningen under perioden. Personalomsättning befattningar procentuellt Den totala personalomsättningen i förvaltningen är 14,7%. Förvaltningen har haft en oönskad hög omsättning av framför allt sektionschefer och sjuksköterskor. När det gäller sektionschefer har förvaltningen under 2014 påbörjat ett arbete kring chefens uppdrag och förutsättningar. Avgångssamtal genomförs löpande och blir en del i arbetet med att se över arbetsförutsättningarna och arbetsmiljön för sektionscheferna. Sjuksköterskesituationen ser vi som mer komplex att analysera då flera faktorer samspelar. Inom särskilt boende har förvaltningen haft bekymmer med att tillsätta tjänster då det generellt råder brist på sjuksköterskor. Under våren 12 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

14 infördes ett nytt schema, vilket innebär att sjuksköterskorna även ska arbeta kvällar. Förändringen var för vissa skäl till varför man valde att söka annat arbete. Inom hemsjukvården har en sektionschef lett arbetet med område 1 och 2 tillsammans med två samordnare under året. Under december tillträdde ny sektionschef, vilket förhoppningsvis kan skapa större stabilitet i båda områdena inom hemsjukvården. Inom förvaltningens andra akademikergrupper ser vi också en ökad rörlighet. Även här ser förvaltningen svårigheter att rekrytera erfarna medarbetare. Intern rörlighet tvingar upp omsättningen vad gäller undersköterskor. 5.3 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron presenteras ackumulerad för perioden januari till november Presenteras procentuellt och i antal medarbetare. Kvinnor % Antal Män % Antal Totalt % Antal SoF Väster 8, , , Malmö stad 6,66 3,99 6,05 SoF Öster 7,61 4,02 7,14 SoF Norr 6,74 5,61 6,57 SoF Söder 6,59 4,46 6,37 SoF Innerstaden 7,36 5,68 7,12 Fördelning av sjukdagar i procent Dag 1-14 Dag Dag 91- SoF Väster 2,17 2,22 3,23 Kvinnor 2,22 2,43 3,52 Män 1,84 1,05 1,54 Det kan konstateras att förvaltningen har för höga sjukfrånvarotal. Sjukfrånvaron består både av korta och långa frånvarotillfällen. Dock finns en överrepresentation av långa sjukskrivningar. Under 2014 har arbetet med sjukfrånvaro och rehabilitering varit av reaktiv karaktär och koncentrerats på aktuella rehabiliteringar. Förvaltningen har ca 200 pågående ärenden. Många chefsbyten inom förvaltningen har påverkat förutsättningarna att arbeta effektivt med långa och korta sjukskrivningar samt förebyggande åtgärder. Förvaltningen har ingen klar analys över skälen till den höga sjukfrånvaron. Inga direkta samband mellan effekterna av sparplanen och en ökad sjukfrånvaro kan säkerställas. HR-avdelningen har av stadsområdesdirektören fått i uppdrag att arbeta kring analys och förebyggande åtgärder i förhållande till den höga sjukfrånvaron. Dialog pågår kring hur arbetet ska utformas och eventuella aktörer som ska ingå. Generellt ökar sjukskrivningarna i samhället. Kvinnor svarar för en större andel av sjukfrånvaron jämfört med män enligt uppgifter från Försäkringskassan Bland kvinnor är vård- och omsorgspersonalen den yrkesgrupp som har störst antal sjukfall. Fler kvinnor än män tvingas att i förtid avsluta sitt arbetsliv på grund av hälsoskäl. Inom vård och omsorg är belastningsskador vanliga, såväl akuta som långvariga belastningar under längre tid. Under Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

15 konstaterades att sjuksköterskor och undersköterskor utgör 10 procent av den kvinnliga förvärvsarbetande befolkningen men står för 20 procent av överbelastningsolyckorna. Regeringen gav 2011 Arbetsmiljöverket i uppdrag att utveckla och genomföra särskilda insatser med syfte att förebygga att kvinnor slås ut från arbetslivet på grund av arbetsmiljörelaterade problem, med fokus på att förebygga belastningsskador. Genomförandet av den nationella tillsynsaktiviteten som stadsområdesförvaltning Väster deltog i under 2013 var en del av uppdraget. De arbetsplatser där Arbetsmiljöverket ställde få eller inga krav kännetecknades av var bl a goda rutiner för ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Utmärkande för dessa arbetsplatser var också låg sjukfrånvaro, kunniga chefer, delaktighet och en god stämning. ( ; Det finns ingen enkel förklaring till Stadsområdesförvaltning Västers höga sjukfrånvarotal, men den följer trenden i samhället och vård- och omsorgssektorn. Arbetsmiljöverkets rapport Ergonomi i kvinnors arbetsmiljö bekräftar hur viktig implementeringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet är samt det förebyggande arbetsmiljöarbetets centrala roll. Kunskaper som är viktiga i analysen av förvaltningens sjukfrånvarotal har lagt grunden för ett gott systematiskt och långsiktigt arbetsmiljöarbete. Effekterna av det arbetet har ännu inte visat sig fullt ut. Som tidigare beskrivits har förvaltningen upphandlat företagshälsovård. Processen har blivit utdragen på grund överprövningar i flera instanser och därmed dragit ut på tiden. Ambitionen för 2015 är likväl att etablera ett långsiktigt och proaktivt arbete tillsammans med den nya företagshälsovården. Sjukfrånvaro i åldersspann Perioden januari till november 2014, ackumulerad samt uppdelad i män och kvinnor. 14 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

16 I takt med ålder ökar kvinnors sjukfrånvaro. En sannolik förklaring är att det är de långsiktiga belastningsskadorna som är en stor bidragande faktor. Efter 60 år minskar kvinnornas sjukfrånvaro medan männens ökar. Det kan bero på att kvinnor dessförinnan tvingats sluta eller valt att ta ut förtidspension. Männens sjukfrånvaro ökar kraftigt efter 50 år, vilket också kan relateras till påfrestningarna från längre belastning. Sjukfrånvaron per yrkeskategori Ackumulerad sjukfråvnvaro för perioden januari till november Yrkeskategori kvinnor män % totalt Ledning, äldreomsorg 5,73 9,44 5,89 Biståndshandläggare 6,86 0,27 6,51 Socialsekreterare 7,12 1,19 6,26 Undersköterska 8,85 4,04 8,36 Vårdbiträde 8,57 4,65 7,9 Sjuksköterska 8,36 0,7 7,41 Distriktssjuksköterska 13, ,93 Arbetsterapeut 1,58 0,74 1,5 Sjukgymnast/ Fysioterapeut 7,1 0,14 6,51 Kock 10,78 4,38 8,32 Statistiskt kan vi anta att det finns ett visst samband mellan hög personalomsättning kontra hög sjukfrånvaro. En hög sjukfrånvaro kan vara en bidragande faktor till misstrivsel och därav göra valet att byta arbete enklare. I de flesta akademikergrupperna finns möjlighet till rörlighet då det finns en efterfrågan på arbetsmarknaden för flera av grupperna. 5.4 Frisknärvaro Frisknärvaro visar andelen friska av totala antalet medarbetare i procent som har eller har haft en månadsanställning någon gång under perioden. För att betraktas som frisk ska medarbetaren inte haft någon sjukfrånvarorelaterad frånvaro. Kvinnor 76,14 Män 83,27 Total 77,18 15 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

17 Frisknärvaro per yrkeskategori Yrkeskategori 2014 Ledning, äldreomsorg 91,89% Biståndshandläggare 90,48% Socialsekreterare 85,88% Undersköterska 82,93% Vårdbiträde 83,89% Sjuksköterska 90,91% Distriktssjuksköterska 94,12% Arbetsterapeut 92,00% Sjukgymnast/ Fysioterapeut 95,83% Kock 90,00% Männen har en högre frisknärvaro. 77,18% av medarbetarna har ingen sjukfrånvarorelaterad frånvaro. Vid jämförelse av sjukfrånvarotal och frisknärvarotal för samma yrkeskategorier kan konstateras att frisknärvaron är hög samtidigt som sjukfrånvaron är hög. Sannolikt är det längre sjukskrivningar som ökar upp sjukfrånvarosiffrorna, vilket stämmer överens med årets reaktiva insatser. 6. Rehabilitering Under 2014 har rehabilitering och förebyggande rehabiliteringsarbete varit i fokus. I förvaltningen är det ca 200 pågående rehabiliteringsärenden i slutet av december Dessa består av såväl upprepad korttidsfrånvaro som långtidsfrånvaro. Rehabiliteringsarbetet med att upprätta planer för återgång i arbete pågår ständigt och är av nödvändighet i fokus. Det förebyggande arbetet har därmed fått stå tillbaka, vilket statistiken på fördelningen av kostnader för företagshälsovård och sjukfrånvarostatistiken bekräftar. HR-avdelningen har arbetat med att stötta cheferna och rusta dem i rehabiliteringsarbetet. Extra stödinsatser har påbörjats på arbetsplatser där frånvaron varit extra hög, långvarig och komplicerad. Berörda arbetsplatser är Bellevue Park, Djupadal, Södertorp och Annetorp. Berörd sektionschef kartlägger tillsammans med HR-konsult hela sin verksamhet ur ett rehabiliteringsperspektiv; antal rehabiliteringsfall, längden på sjukfrånvaro, åtgärder som är genomförda samt åtgärder för att minska frånvaro framöver. HR-konsulten deltar mer frekvent i samtal med medarbetaren och har tätare uppföljningar för att ge stöd och verktyg i sektionschefens arbete. Varför vissa arbetsplatser har medarbetare med långa rehabiliteringsprocesser kan vara en hög omsättning av sektionschefer, som nämndes under kapitel 5. Det blir ingen kontinuitet i rehabiliteringsarbetet när det är många chefsbyten. Dessutom har förvaltningen medarbetare med en problematik med tunga diagnoser, ofta en kombination av fysisk och psykosocial ohälsa och som på individnivå har en lång läkningsprocess. 16 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

18 Det finns en upplevelse i förvaltningen av att psykisk ohälsa och då framför allt utmattningssyndrom ökar. Medarbetarenkäten indikerar upplevelse av stress, vilket är central faktor för utvecklingen av utmattningssyndrom. Utfallet påtalar också förekomst av mobbning, kränkningar och trakasserier som också kan vara bidragande till psykisk ohälsa. Inkomna anmälningar av arbetsskador visar att psykisk ohälsa ökat under året. Analysen av sjukfrånvaron kommer förhoppningsvis att bidra till en klarare bild av hälsoläget. Statens Beredning för medicinsk Utvärdering har sett över forskningen för samband mellan en lång rad faktorer i arbetsmiljön och symtom på utmattningssyndrom respektive depressionssymtom. Forskningen har främst fokuserat på betydelsen av organisatoriska och psykosociala faktorer, men det finns vetenskapligt underlag för att bl a följande gäller på gruppnivå: Individer utvecklar mer depressionsssymtom i en arbetssituation med alltför höga krav i kombination med små möjligheter att påverka. Individer utvecklar mer symtom på depression och utmattningssyndrom än andra om de upplever bristande medmänskligt stöd i arbetsmiljön. De som upplever mobbning eller konflikter i sitt arbete utvecklar mer depressionssymtom än andra. Individer utvecklar mer symtom på depression och utmattningssyndrom än andra om de upplever att de har ett pressande arbete eller en arbetssituation där belöningen upplevs som liten i förhållande till ansträngningen. Samma saka gäller för dem som upplever osäkerhet i anställningen. Kvinnor och män med jämförliga arbetsvillkor utvecklar i lika hög grad symtom på utmattningssyndrom respektive depressionssymtom. ( Kunskaperna från forskningen måste tas tillvara. Åter igen blir det tydligt att ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete är centralt i det proaktiva arbetet. Delaktighet, chefer med goda kunskaper om arbetsmiljö och hälsoförebyggande arbete samt rätt verktyg och rimliga arbetssituationer är viktiga delar för att motverka ohälsa i organisationen. Korttidsfrånvaro är ett reellt problem och kostnaderna för denna belastar arbetsgivaren och arbetsmiljön hårt. Det är viktigt att identifiera de bakomliggande orsakerna till upprepad korttidsfrånvaro för att kunna sätta in rätt insatser. HR-konsulterna har ökat sitt stöd hos berörda chefer och deltar aktivt tillsammans med cheferna i samtal med medarbetarna för att finna individuella lösningar som kan avhjälpa den höga korttidsfrånvaron. Det är viktigt att i ett tidigt skede föra en dialog med medarbetare som uppvisar tendens till en ökad korttidsfrånvaro. 7. Företagshälsovård Sedan den 1 juli 2013 har Stadsområdesförvaltning Väster köpt tjänster av Manpower Hälsopartner AB och Previa AB. Upphandlingen av en ny företagshälsovård resulterade i att Feelgood AB tilldelades anbudet. Upphandlingen har nu prövats i två instanser och befinner sig nu i högsta 17 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

19 förvaltningsdomstolen där prövningstillstånd övervägs. Beslut om prövningstillstånd beräknas komma inom 2 månader, dvs i februari Det pågående avtalet med Previa AB är förlängt till och med 31 december och Manpower Hälsopartner AB till och med den 31 mars Det innebär att förvaltningen saknar leverantör för gamla Limhamn-Bunkeflo. Stadsområdesförvaltning Väster har valt att direktupphandla den delen av Feelgood fram till 31 mars Det rådande läget med företagshälsovården utmanar de mål om ett proaktivt arbetsmiljöarbete som förvaltningen är redo för att påbörja. 7.1 Manpower Fördelning kostnader i kronor per område/investering för perioden januari november Januari - juni Förebygga Rehabilitera Främja 0 Totalt Fördelning timmar och kostnader per personalkategori. Januari - juni Kostnad i kronor Arbetsmiljöingenjör 0 0 Beteendevetare 40:30: Fysioterapeut 27:00: Företagsläkare 344:45: Företagssköterska 41:35: Organisationskonsult 0 0 Psykolog 133:00: Totalt 586:50: Previa Fördelning kostnader i kronor per område/investering. Januari - juni Förebygga Rehabilitera Främja Totalt Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

20 Fördelning timmar per personalkategori. Januari - juni Kostnad i kronor Arbetsmiljöingenjör 14:00: Beteendevetare 63:00: Fysioterapeut 121:47: Företagsläkare 538:50: Företagssköterska 142:00: Organisationskonsult 14:00: Psykolog 469:12: Totalt 1 363:12: Summering Under 2014 har förvaltningen arbetat reagerande, vilket kostnaderna bekräftar. De största kostnaderna är tjänster för läkare och psykolog. Diskrepansen mellan kostnaderna för Previa respektive Manpower Hälsopartner är stor. För att komma till rätta de skenande kostnaderna för Previa har alla beställningar sedan halvårsrapporten skett i samråd med HR, vilket medfört att kostnaderna minskats. Noteras bör att december månad ej är med. Diskrepansen mellan kostnader för Previa respektive Manpower kan till del förklaras av att Previa använder sig av sin egen psykolog i högre utsträckning. Manpower skickar remisser till Region Skåne i större omfattning. När det gäller timmar för företagsläkare är skillnaden ca 200 h under perioden. Vid närmre granskning ser vi inga tydliga skäl utan det kan möjligtvis förklaras med att det finns fler långtidssjukskrivningsärenden hos Previa. En annan möjlig förklaring är att Previa bedömer sina ärenden annorlunda och har en tätare frekvens vad gäller läkarbesök. 8. Sammanfattning Det har varit ett händelsrikt och aktivt år för arbetsmiljön i stadsområdesförvaltning Väster. Delmålen för 2014 är uppfyllda, även om introduktion kring rutiner och regler inom arbetsmiljöområdet för medarbetare ska färdigställas och implementeras. Intervjuerna med överordnade chefer har genomförts, vilket möjliggjort utvärdering av förvaltningens pågående arbetsmiljöarbete. Resultatet av intervjuerna visar att det finns ett aktivt arbetsmiljöarbete och att cheferna sköter sina åtaganden, likväl som det finns förbättringsområden. Det blir under samtalen tydligt att chefslinjens utmaningar med budgetunderskottet förtar tankar om ett proaktivt arbete och utmanar möjligheterna att lyckas med förändringar i rätt riktning på kort sikt inom de av förvaltningen prioriterade förbättringsområdena i bl a medarbetarenkäten. Utvärderingen av systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet visar på förbättringsbehov för bla delaktigheten för skyddsombud, arbetstagarnas 19 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

21 kunskaper inom arbetsmiljö, rapportering av arbetsskada/tillbud, dokumentation och uppföljning samt riskbedömningar. Handlingsplan har upprättats och förbättringsområdena kommer att utgöra delmål för det systematiska arbetsmiljöarbetet under Förvaltningen har höga sjukfrånvarotal, vilka på uppdrag av stadsområdesdirektören ska analyseras under Det arbetet utmanas av att upphandlingen av företagshälsovården ännu inte är avslutad. Ambitionen är likväl att genomföra analysen för att lägga grunden för ett förebyggande arbetsmiljöarbete. Fokus vad gäller rehabilitering har under 2014 varit på reaktiva insatser och att stötta cheferna i det arbetet. Riktade insatser har påbörjats på flera arbetsplatser för att intesifiera rehabiliteringsarbetet. De ökade kostnaderna för företagshälsovård vittnar om ökade insatser inom området. Kostnaderna har bromsats in sedan halvårsrapporten och alla beställningar sker i samråd med HR-avdelningen för att få en bättre överblick och tydligare beställningar. Avtalet med Manpower Hälsopartner AB är förlängt till mars 2015 och from 1 januari sker direktupphandling av Feelgood för den avtalade delen Previa AB haft. Under 2014 har delmålen för 2015 utarbetats och beskrivs mer utförligt under kapitel Effekter av mål och delmål Under kapitel 1 omnämns nyckeltal, dvs mätbara mål. Det har varit en förhoppning att redan i den första årsrapporten i arbetsmiljö kunna presentera nyckeltal. Det är av vikt att det blir rättvisande och tydliga nyckeltal, för att kunna minimera feltolkningar. Av det här skälet beskrivs i stället effekterna av de uppsatta målen och framtagande av nyckeltal ses som en utmaning för Det systematiska arbetsmiljöarbetet har som konstaterats flera gånger i arbetsmiljörapporten stått högt upp på agendan under Medvetenheten om det systematiska arbetsmiljöarbetet har ökat, vilket intervjuerna visat på olika sätt. Som en effekt av det har anmälningar av arbetsskador och tillbud ökat. Intervjuerna har också satt igång tankar hos cheferna om förebyggande och proaktiva insatser. Förhoppningen är att de tankarna utvecklas under 2015 och blir en självklar del i arbetsmiljöarbetet. Kraven på det ökade informationsflöde i organisationen har synliggjort de arbetsmiljöaktiviteter som pågår i verksamheterna. Förvaltningen har blivit bättre på att beskriva det som faktiskt genomförs och utförs. På så vis skapas en tydligare överblick över de områden som behöver åtgärdas och om det kräver mer förvaltningsövergripande insatser. Diskussioner kring utvärderingen av samverkan har visat att skyddsombuden involveras mer än tidigare, även om det kan bli ännu bättre. Det pågående arbetet med arbetsmiljön har också förflyttat diskussionerna om arbetsmiljö från att vi saknar rutiner till hur vi implementerar och ser till att de efterlevs. 20 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014

22 En grundlig introduktion inom rehabilitering för nya chefer har bidragit till att nya chefer omedelbart sätts in i rehabiliteringsarbetet och eliminerar förlorad tid i rehabiliteringsarbetet. 10. Delmål Analys av den höga sjukfrånvaron i förvaltningen Analys och förebyggande åtgärder i förhållande till den höga sjukfrånvaron. Arbetet leds av HR-avdelningen. 2. Nyckeltal/ mätbara mål Framtagande av nyckeltal för att mäta hur väl förvaltningen klarar arbetsmiljömålen som är uppsatta. De ska också utgöra en grund när nya mål sätts upp för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 3. Rehabilitering Utbildning i rehabilitering för chefer samt fortsatta insatser som redan påbörjats. 4. Samverkan Skapa större delaktighet och inflytande för skyddsombuden i det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna. Dessutom arbeta för att de partsammansatta samverkansgruppernas roll och uppdrag blir känd hos medarbetarna. 5. Arbetstagarnas kunskaper arbetsmiljö, introduktion och kännedom Chefen tillsammans med skyddsombudet arbeta för en dialog om arbetsmiljön på arbetsplatsträffarna. På så sätt skapa medvetenhet kring bl a riskerna i arbetsmiljön och vikten av att rutiner och instruktioner följs för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska kunna förebyggas. Skapa god introduktion kring rutiner och regler inom arbetsmiljöområdet för nya medarbetare och för medarbetare som av olika skäl varit frånvarande under en längre period. Alla medarbetare ska känna till var man hittar aktuell information om det systematiska arbetsmiljöarbetet i SoF Väster. Implementering av checklistor framtagna av HR-avdelningen för chefer blir ett stöd i detta. 6. Åtgärder, handlingsplan och kontroll Fortsätta att synliggöra och implementera de krav på dokumentation och återrapportering som finns i ledningssystemet. Uppföljning av det arbetet sker genom halv- och helårsrapport i arbetsmiljö. 7. Arbetsskada och tillbud Fortsatt information och spridning av vikten av att anmäla arbetsskador och tillbud. 8. Verksamhetsanpassade skyddsronder Fortsätta arbetet med framtagande av verksamhetsanpassade skyddsronder. 21 Stadsområdesförvaltning Väster Helårsrapport arbetsmiljö 2014