Handledning/Beskrivning för användning av INLEVERANS i WISUM

Transkript

1 Handledning/Beskrivning för användning av INLEVERANS i WISUM Beskrivning av rollerna beställare/inköpare, leveransgodkännare Syfte med beskrivningen: Att leverans godkänna aktiva/öppna beställningar på orderradsnivå med att registrera leverans med antal samt med datum i vissa fall. Detta är ett måste för att förändra beställningens status så att den går vidare i flödet och flyttas till nästa steg för behandling alternativt avslutas. Ett nästa steg kan vara: - Att beställningen i och med leveransgodkännandet sänds vidare för fakturamatchning - Att Inköpare och inköpssamordnare får möjligheten att i WISUM se öppna och ej klara beställningar. Idag finns ingen automatik i WISUM eller hos leverantören på leveransdatum för så kallade restordrar eller beställningsvaror. Om inleverans registreras av de som tar emot leveranserna har till exempel Inköpare och funktionsgrupper större möjlighet att följa upp mot leverantörerna på avtal uppgjorda leveranstider och kan då sända frågor till leverantören för uppdatering för öppna ordrar. Av inkommande frågor berörs ca 35 % just frågan om leveranstider på de som sänds till de olika funktionsstöden. Grundläggande: Alla ordar/beställningar i WISUM ska hanteras så de i flödet kan identifieras som slutförda, och i framtiden även med status fakturerad. Beroende på produktområde, leverantör, elektroniska flöden och möjlighet till uppföljning måste alla likabehandlas. Varje skolas beställare/inköpare kan göra denna inleverans samt de personer som per skola har tilldelats rollen Leveransgodkännare. Denna roll ges av skolornas inköpsansvariga. Uppdaterad till ver 1, Sida 1 av 6

2 Handledning: På följande sidor beskriver vi hur de inleverans sker med bilder och text för rollerna: Beställare Inköpare Leveransgodkännare Rollen BESTÄLLARE & INKÖPARE Under Mina sidor > Beställningar (blå markering i bild 1) listas beställarens beställningar. Statuskolumnen (lila markering i bild 1) anger vart i flödet beställningen befinner sig. Exempel; leverans har inkommit av beställningen till beställaren (se grön markering i bild 1) Bild 1. Man trycker på ordern och kommer in i nästa vy (bild 2). Att texten Inlevererad står i grått (den gula markeringen i bild 2) betyder att beställningen inte är inlevererad och man aktiverar inleveransen genom att trycka på knappen Inleverans uppe till vänster (den lila markeringen i bild 2). En ny dialogruta kommer då upp. Bild 2. Uppdaterad till ver 1, Sida 2 av 6

3 På bilden nedan beskriver vi både vad som är måsten att registera och vilka övriga möjligheter som finns. 1. Lila markering visar under vilken flik man registerar och under vilken flik man kan se tidigare registeringar. 2. På följesedeln 1 ska alltid de gröna markeringarna vara identiska med vad som står i WISUM. Om informationen om varan och antal inte överensstämmer, kontrollera med beställaren om godkännande av utbyte på varan gjorts och detta inte blivit editerat i beställningsunderlaget i WISUM. Kontakta även funktionsstödet så underlaget i WISUM kan ändras. Kommer lämnas över till någon roll på varje skola att editera i framtiden. Registera i markerade röda rutor, följesedelnr, fyll i levererat antal 3. Om fakturareferensen är angiven med annan person än beställaren i beställningen, kan man här skicka e-post till den personen genom att ange rätt mailadress och skriva in mer text på förtryckt texten till mottagaren. 4. TIPS!! Om det finns ett serienr eller ett IMEI nr angivet för produkten på följesedeln kan det skrivas in på orderraden genom att klicka på den ikonen på orderraden (markerad i bilden 3 med gul sexkantig ruta). 5. Tryck på spara (bild 3 och bild 4) Bild 3. Bild 4. Skulle man missat att maila till angiven fakturareferens kan man gå till inleverans Tidigare inleveranser -knappen igen (ljuslila markering i bild 3), trycka på den registerade inleveransen och här maila genom att trycka på uppdatera. 1 TIPS! Om hantering av era följesedlar beskrivs i slutet av dokumentet. Uppdaterad till ver 1, Sida 3 av 6

4 Beställningen har nu status Inlevererad (bild 5). Bild 5. Rollen LEVERNASGODKÄNNARE Leveransgodkännare har rättighet att se väntande leveranser och rättighet att utföra sakattest på organisationsenheter där man har den rollen. På bilden nedan ser personen under Mina sidor > Beställningar (grön markering bild 6) de enheter som man har uppdrag att kunna inleverera information på (blå markering bild 6). Bild 6. Det som skiljer sig från flödet för beställare/inköpare är att leveransgodkännaren inte kan välja annan än grundbeställaren när e-post skickas som kvittens på att inleverans skett (se blå ruta bild 7). Grundbeställaren får i sin tur sända vidare information till eventuell person som behöver denna information, till exempel sakattestant. Uppdaterad till ver 1, Sida 4 av 6

5 Bild 7. TIPS! Ang följesedlar Vi rekommenderar starkt att ni behandlar era följesedlar som värdehandlingar. Ta för vana att skanna in dem och montera/bifoga skannad kopia med beställningen, se instruktion i bild 8 och 9. När ni skannar in följesedeln, namnge den gärna till FOLJ-WKTH-ordernr och spara den där ni finner det bäst för er och era flöden internt. Tryck på fliken Bilagor (grön markering i bild 8). Bild 8. Ladda upp filen därifrån den är sparad genom att följa lila markering i bild 9 steg för steg Bild 9. Nu finns följesedeln med i historiken för beställningen. Uppdaterad till ver 1, Sida 5 av 6

6 Övrigt Rollen LEVERNASGODKÄNNARE - Bra att veta. Om beställningen tillhör annan person än den med rollen leveransgodkännare kan personen INTE se eller titta på befintliga eller uppladdade bilagor som tillhör beställningen. Men de kan bifoga bilaga som det beskrivs under bild 9. Om personen som har rollen Leveransgodkännare ska ha behörighet att se bilagorna för beställningen rekomenderar vi att personer som vet att inleverans hanteras av annan person med rollen Leveransgodkännare delar ut behörighet till den personen som utför inleverans för att kunna se alla bifogade bilagor. Behörighet delas ut via Mina sidor > fliken Dela ut behörighet, se bilderna 10 och 11. Bild 10 Bild 11 Support, frågor, stöd För support och frågor, sänd mail till kth-wisum-support@kth.se För att bättre kunna ge er stöd, se ert problem ur er vy, gör en skärmdump med att trycka på knappen på tangentbordet som heter Prt Sc Klistra in bilden i mailet alternativ klistra in bilden i programet Paint spara som jpg bild och bifoga mailet (beror lite på ert e-postverktyg). Försök att beskriva förlopp och problem så återkopplar vi så snart vi kan till er. Genomgång i grupp samordnas av er inköpsansvarige på respektive skola. Uppdaterad till ver 1, Sida 6 av 6