Beställning av läkemedel. Manual till Agresso e-handel

Transkript

1 Beställning av läkemedel Manual till Agresso e-handel

2 Innehåll Öppna Agresso e-handel... 3 Sökmotorn... 3 Beställning... 4 Sök vara... 4 Sökresultat... 4 Artikeldetaljer... 5 Varukorg... 6 Beställning via Favoritlista... 7 Rekvisition... 9 Hämta varukorg... 9 Hämtad varukorg... 9 Akut beställning Skicka beställning Hämta varukorg som inte är skickad Varumottagning Agresso Saknad varumottagning Rapporter Läkemedelsbeställningar per enhet Läkemedelsbeställningar per förvaltning Läkemedelsbeställningar Utskrift Inställningar Beställning av läkemedel utan specifikt varunummer Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 2 av 21

3 Agresso E-handel manual Öppna Agresso e-handel via webbapplikationen på intranätet alternativt via länken Välj Inköp i vänsterkolumnen Välj Agresso e-handel under rubriken Rekvisitioner Sökmotorn När du kommit in i sökmotorn möts du av en startsida. Här finns en länk till information och nyheter gällande läkemedel. Ta för vana att se om det är någon ny information att läsa. Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 3 av 21

4 Beställning Du har möjlighet att beställa varor/läkemedel på två olika sätt: 1. Via sökning på varunummer eller produktnamn 2. Via en favoritlista Sök vara För att söka upp ett läkemedel Ställ dig i sökrutan Sök läkemedel via varunummer eller produktnamn Klicka därefter ENTER Sökresultat Grön ring betyder att varan är upphandlad Ska alltid väljas i första hand I kolumnen antal kan du välja hur många förpackningar av respektive läkemedel du önskar beställa I kolumnen ledtid anges följande: Tomt Läkemedlet lagerhålls på Apotekets Försörjningsenhet (RGL) 1 och 2 Läkemedlet lagerhålls INTE på RGL, leveranstid 1-2 dagar 80, 101 Beställningsstoppad Beställ ej! 90, 91 Ovisst leveransdatum, långtids-restad Beställ ej! (*) Asterix Ovisst leveransdatum, långtids-restad Beställ ej! Du kan klicka på rubrik Ledtid för att få sökningen sorterad efter den kolumnen För att lägga artikeln i din varukorg/beställningslista Klicka på kundvagnen ( Lägg i varukorg ) Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 4 av 21

5 Sökresultat fortsättning När du lagt en artikel till din varukorg markeras varukorgen på raden grönt, enligt röd markering. Alla artiklar du valt till din varukorg kommer att bli grönmarkerade, så att du kan se att den är beställd och inte gör dubbelbeställning. Grönmarkerad vara ligger hela tiden kvar i varukorgen. När du lagt en vara/artikel i varukorgen och vill söka ny vara, gör du om sökproceduren enligt ovan. Du kan också se hur många varor/artiklar som finns i din varukorg. För att få mer information, artikeldetaljer om läkemedlet (exempelvis ATC-kod, förpackningsstorlek) Klicka på läkemedelsnamnet i kolumnen Artikelbeskrivningen Artikeldetaljer Du kan även härifrån lägga läkemedlet i varukorgen genom att klicka på kundvagnen, vilken då blir grön. För att söka upp synonympreparat klicka på ATC-koden efter rubriken ATC-koder Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 5 av 21

6 Varukorg När du är klar med din beställning Klicka på knappen Varukorg Varukorgen öppnas enligt bild nedan. Här visas nu dina valda varor/artiklar. Kontrollera så att avsedda läkemedel finns med i det antal du önskar Ändra antal Ändra i rutan i kolumnen Antal Klicka på Uppdatera varukorg Ta bort en vara Klicka på krysset i kolumnen Ta bort Lägg till en vara Gör en ny sökning enligt sökproceduren När varukorgen stämmer med det du önskar beställa Klicka på knappen Till rekvisition Varukorgen sparas till dess att du klickar på Till rekvisiton. Du kan stänga ner Agresso för att sedan öppna upp vid ett senare tillfälle och fortsätta på samma varukorg. Följande bild visas då du loggar in på nytt: Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 6 av 21

7 Beställning via Favoritlista För beställning via favoritlista Klicka på knappen Favoriter Kolumnbeskrivning; Typ: Här ser du om favoriten är privat eller global Favoritnamn: Här ser du favoriternas namn Beskrivning: Här syns favoritens eventuella beskrivning Senast sparad: Här ser du när favoriten senast är sparad, och av vem Lägg i varukorg: Klicka på Lägg i varukorg för att lägga helt favoritinnehåll i varukorgen Välj önskad favorit genom att klicka på favoritnamnet Ett fönster öppnas nu där du ser alla varor/artiklar som finns i favoriten Favoritinnehåll Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 7 av 21

8 Favoritinformation Favoritinnehåll 1. Skriv in önskat antal på de varor/artiklar ni önskar beställa i kolumnen Antal 2. Klicka i Exkludera nollrader för att endast föra över de artiklar du valt i varukorgen och för att undvika att samtliga artiklar på favoritlistan följer med 3. Klicka på Lägg i varukorg. Du kommer nu automatiskt till varukorgen När varukorgen stämmer med det du önskar beställa Klicka på knappen Till rekvisition Har du missat att klicka i exkludera nollrader i tidigare steg 2, kan du ta bort nollraderna i varukorgen via knappen Ta bort nollrader Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 8 av 21

9 Rekvisition Kontrollera att uppgifterna (1-3) stämmer och hämta därefter din varukorg Klicka på Hämta varukorg 1. Rekvirent: Namn på beställare 2. Organisationsenhet: Förvalt med din organisationstillhörighet Vill du ändra enhet Klicka på den blå rutan och sök upp den enhet du önskar beställa till 3. Er referens: Den enhet varorna levereras till = mottagande enhet. Vill du ändra mottagande enhet Välj i rullisten Observera att om du ska ändra uppgifterna (1-3), måste du göra det innan du hämtar varukorg! Hämta varukorg Hämta dina varor som du lagt i varukorgen genom att klicka på Hämta varukorg Hämtad varukorg När du har klickat på hämta varukorg hämtas din beställning från sökmotorn och visas enligt bild Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 9 av 21

10 Önskar du lägga till ytterligare varor? Klicka på Gå till sökmotorn Du kommer då tillbaka till sökmotorn och genomför sökproceduren likt tidigare. Observera att du måste klicka på Hämta varukorg igen för att få med de tillagda varorna/artiklarna Önskar du ta bort en vara? Klicka i avsedd rad och därefter på Ta bort Akut beställning Ändra distributionsegenskaper i rullisten i rutan Behandling till antingen; Snabborder Beställning efter klockan t.o.m med leverans nästkommande dag eller Expressorder Direktleverans via budbil. Obs! Kontakta alltid Apoteket för överenskommelse Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 10 av 21

11 Skicka beställning Kontrollera alltid din beställning innan du skickar den till Apoteket Skicka beställningen genom att klicka på Spara (observera att din beställning nu skickas) Meddelandet Din rekvisition är skickad visas i sidhuvudet enlig nedan; Du kan skriva ut din beställning via Förhandsgranska utskrift Högerklicka därefter på Utskrifts-sidan för att få fram funktionen Skriv ut Mailbekräftelse på din beställning Efter att du har skickat din beställning kommer du som beställare att få ett mail som bekräftar din beställning, Ny inköpsorder är skapad. PDF:n i mailet kan du skriva ut som beställningsunderlag. När Apoteket tagit emot din beställning kommer ytterligare att mail innehållande leveransinformation inklusive beräknat leveransdatum, En orderbekräftelse är mottagen Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 11 av 21

12 Hämta varukorg som inte är skickad En varukorg som inte har blivit skickad kan du hämta upp i bilden Rekvisitioner standard. Välj Inköp Välj Rekvisitioner standard Klicka på Hämta varukorg. Kontrollera så att det är avsedda läkemedel på beställningen innan ni skickar iväg beställningen Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 12 av 21

13 Varumottagning När varorna kommer skall du bekräfta att du tagit emot varorna i systemet en mottagarattest. Välj Inköp i vänster kolumnen Välj Varumottagning (under rubriken inköpsorder) Sök upp din order via ordernummer som står på följesedeln efter kundens referens Fyll i ordernummer i rutan Order-nr Klicka på Tabb-tangenten alternativt klicka på den blå rutan Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 13 av 21

14 Kontrollera att levererade varor stämmer med mottagen kvantitet; Klicka på avsedd rad med hjälp av muspekaren och/eller byt rad genom att klicka på piltangenten neråt Justera eventuellt mottagen kvantitet Observera att restnoterade varor inte står med på följesedeln Restnoterade varor noteras som Mottagen kvant. 0 När allt stämmer Klicka på SPARA Varumottagningen är nu genomförd och följande meddelande visas; varumottagningsnr Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 14 av 21

15 Agresso Saknad varumottagning Om varumottagning ej är genomförd inom en viss tid genereras uppgiften saknad varumottagning Du får ett mail från Agresso: Påminnelse leverantörsfaktura/varumottagning Klicka på länken i mailet för att komma till Agresso Saknad varumottagning hitta uppgiften När du har uppgifter och påminnelser att behandla visas det som siffror i startbilden. Klicka på siffran i högra hörnet för att få fram påminnelsen/ uppgiften Klicka därefter på saknad varumottagning Två scenarier kan ske: 1. Varan/varorna är ej varumottagna (inlevererade) 2. Varan/varorna är varumottagna (inlevererade) Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 15 av 21

16 1. Varan/varorna är ej varumottagna (inlevererade) Om varorna har kommit och mottagen mängd stämmer: Klicka på Varan mottagen [1] Om mängden inte stämmer med vad som har levererats: Klicka på Varumottagning [2] och korrigera antal enligt varumottagningsförfarande ovan Varan/varorna är mottagna (inlevererade) Kontrollera att antalet fakturerade varor stämmer med mängden mottagen kvantitet [1] I bilden nedan ser du om och av vem som varorna är inlevererade [2] Om allt stämmer klicka på Varan Mottagen [3] Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 16 av 21

17 Rapporter Rapporterna visar beställningar från idag och 30 dagar tillbaka i tiden. Önskar ni söka längre tillbaka ändra datum i fältet Beställningsdatum större eller lika med Välj Rapporter i vänster kolumnen Välj E-handel Välj Läkemedelsbeställningar Läkemedelsbeställningar per enhet Visar vad som är beställt till din enhet Läkemedelsbeställningar per förvaltning Visar om någon enhet har beställt ett specifikt läkemedel Läkemedelsbeställningar för utskrift För att skriva ut en inköpsorder i efterhand Narkotika beställt per enhet Visar vilka narkotiska preparat som är beställda och levererade till din enhet Spara rapporten som favorit genom att klicka på det grå hjärtat (visas till höger i bilden) Rött hjärta innebär att rapporten är sparad som favorit Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 17 av 21

18 Läkemedelsbeställningar per enhet Rapporten visar vad som är beställt till din enhet och beräknat leveransdatum från Apoteket samt eventuella avvikelsebeskrivningar. Fyll i, delar av eller hela, enhetens namn i fältet Beställande enhet lika med, börja och avsluta med stjärna (*) ELLER organisationsenhetsnummer i fältet Organisation lika med klicka på Sök Om ni vet ordernumret, fyll i det i fältet Inköpsorder nr lika med klicka på Sök Läkemedelsbeställningar per förvaltning I rapporten visas vilken enhet som har beställt respektive läkemedel samt när läkemedlet är levererat. Sök på önskat läkemedel i fältet Sök artikel lika med, börja och avsluta med stjärna (*) klicka på Sök Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 18 av 21

19 Läkemedelsbeställningar Utskrift Rapporten kan användas för att skriva ut beställningsunderlag i efterhand Om du känner till ordernumret, fyll i det i fältet Inköpsorder nr lika med klicka på Sök Om ni inte känner till ordernumret kan detta sökas fram via att; Fylla i, delar av eller hela, enhetens namn i fältet Beställande enhet lika med, börja och avsluta med stjärna (*) ELLER organisationsenhetsnummer i fältet Organisation lika med klicka på Sök Leta fram avsett ordernummer i kolumn Inköpsorder nr Fyll i ordernumret i fältet Inköpsorder nr lika med och klicka på Sök Skriv ut genom att först klicka på Export Välj Förslag [.pdf] i första hand. Skulle inte PDF fungera kan ni välja Excel via Förslag [.xlsx] Välj Skriv ut Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 19 av 21

20 Inställningar Om du vill ändra inställningar på sökfunktion samt vilka kolumner som visas Klicka på kugghjulet Fönsteralternativ Här kan du välja vilka kolumner som visas när du söker på en vara/artikel. Välj gärna till Produktgrupp för att se om det är licensvara eller extempore Sökalternativ standardsök Klicka i Fullständig sökning för att kunna söka på bla. ATC-kod Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 20 av 21

21 Beställning av läkemedel utan specifikt varunummer Extempore- och licensläkemedel som saknar specifikt varunummer beställs på ett generellt varunummer i e-handeln. Beställningen ska kompletteras med en fax-beställning. Då beställningen är gjord i e-handeln genereras ett ordernummer. På fax-blanketten anges ordernummeret från avsedd beställning. Apoteket kopplar sedan ihop fax-blanketten med rätt order. Licensläkemedel Licensläkemedel som saknar varunummer, beställs på varunummer: Extempore läkemedel utan varunummer (gäller endast Närsjukvården) Extempore-läkemedel som saknar varunummer, beställs på varunummer: Observera att slutenvården beställer extempore-läkemedel via APL (Apotek Produktion & Laboratorier) Blanketten Beställning utan specifikt varunummer skall användas och faxas till Apotekets Försörjningsenhet. Blanketten finns på Region Hallands intranät under fliken Vård och hälsa Läkemedel/Rutiner, blanketter och manualer/blanketter Kontaktuppgifter till Apotekets försörjningsenhet finns på Region Hallands intranät under fliken Vård och hälsa Läkemedel/Kontaktinformation Agresso E-handel manual Läkemedel Sida 21 av 21