Protokoll från möte med Mälarö SOK's huvudstyrelse den 23 september 2013 kl i klubbstugan

Transkript

1 1(5) Protokoll från möte med 's huvudstyrelse den 23 september 2013 kl i klubbstugan Närvarande: Eklöf, Karlsson Lönnö, Thomas Lundberg, Niklas van der Schoot Dessutom Niklas Ylipää, sammankallande för ungdomsskidåkning, som deltog under punkt Inledande diskussion med Niklas Ylipää. sammankallande för ungdomsskidåkning Niklas rapporterade att ungdomsträning för skidor kommer att inledas på tisdagar kl 18, med första pass, samt efterföljande upptaktsträff för barn och föräldrar, den 1/10. Två ledare finns för närvarande (utöver Niklas), och troligen ytterligare någon på ingång. Konstaterades att vissa inköp behöver göras för att kunna erbjuda intresserade ungdomar en bra start, initialt handlar det framförallt om rullskidor, vilket är en investering som kan handla om kr, beroende på antalet par vi köper. Konstaterades att inköp av en uppsättning bör vara möjlig, men att antal får fastställas i efterhand via mail, efter sondering med bl.a. kassör Klas. Detta eftersom vi ej budgeterat för dylikt inköp. För att finansiera obudgeterade investeringar har Niklas varit i kontakt med bl.a. skidbutiken Skidsport i Abrahamsberg, innehavaren har förklarat sig intresserad av ett samarbete, och önskar som motprestation dels få trycka logotype på klubbens kläder och få ha ett par skyltar i anslutning till skidspåren. Om vi får till stånd ett avtal kan klubbens medlemmar bl.a. räkna med rabatt på skidutrustnng i butiken. Beslöts att vi gemensamt går vidare med detta. Niklas Y/ Beslöts att införa en träningsavgift för ungdomar, ska ligga på samma nivå som för friidrotten, dvs 400 kr/år. Konstaterades vidare att klubben behöver kunna erbjuda ungdomarna skiddräkt i klubbens färger, Niklas har sonderat utbudet och förordar, bl.a. efter samråd med vår friidrottsansvarie,, leverantören Trimtex, som är en etablerad leverantör hos flera klubbar, och som kräver förhållandevis små beställningsvolymer för att uppnå rabatterade priser. Bedömdes att vi genom att välja Trimtex får en leverantör som passar bra för både friidrott och skidor, och även möjliggör en enhetlig klädprofil oavsett gren, vilket är till värde inte minst då vi i fortsättningen avser att söka gemensamma sponsorer över grengränserna. Beslöts därför att vi går vidare med klädbeställning hos Trimtex, för både ungdoms- och vuxenskidkläder. Niklas visade ett förslag på kläddesign med rött och vitt som dominanta klubbfärger. Av såväl estetiska, som sponringssmässiga och praktiska, skäl, föreslås byxorna vara i huvudsakligen svart färg. Klubbfärgen blått tonas i förslaget ned något och återkommer framförallt i klubbmärket. Färgförslaget bifölls, Niklas går vidare med kontakter gentemot Trimtex. Niklas Y Niklas rapporterade även att han startat en grupp på facebook för skidträningen, Skidor. Beslöts att gruppen tillsvidare inte ska betraktas som något officiellt organ för klubben, utan i första hand ska användas som kommunikationskanal inom ungdomsskidåkningen. Niklas åtar sig rollen som moderator för gruppen, och bevakar att inga olämpliga inlägg etc publiceras/ligger kvar. 1. Ordf. förklarade mötet öppnat. 2. Föregående protokoll: a) Punkt 2a, Beträffande extra nycklar till arkivskåpet på klubbstugans vind så har ordnat dylika nu, Niklas fick på mötet, Klas får sina nästa på nästa möte där han deltar. Kvarstår för styrelsen att planera in överföring av material från arkivskåpet till Mälaröarnas folkrörelsearkiv (hann ej behandlas på mötet). b) Punkt 2b, Beträffande beställning av tävlingskläder friidrott så har nu konstaterat att leverantören Trimtex är att föredra för friidrottskläder. Mot bakgrund av beslut om klädval som

2 2(5) redogjorts för under punkt 0 så fastslogs därmed att Trimtex tillsvidare blir huvudleverantör för klubbkläder. Inför vintersäsongen kommer ca 10 plagg att inköpas (se vidare punkt 9a). Till våren kommer mer kläder att köpas in, i form av paket, dels t-shirt & shorts och dels overall. Avsikten är att köpa in 50 ex av paketen och prissätta dem så att resultatet blir +-0. c) Punkt 2c, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Angående uppsättning av informationsskylt om klubbens verksamhet vid klubbstugan så har, trots försök, inte fått återkoppling från firman Add Profile, som till tidigare har uppgett att de är intresserade av att ta fram en dylik (i lättsanerat material). jagar på dem. d) Punkt 2d, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Punkten om eventuell framtida revidering av klubbens orienteringskarta över Jungfrusundsåsen (föranlett av byggnationerna på Skärviks gärde) får vi diskutera vid nästa tillfälle när sammankallande inom orientering, Torbjörn Stenbeck, deltar. e) Punkt 2e, Angående möjligheten att sätta upp extrarutor på klubbstugans fönster, i syfte att förbättra isoleringen och därmed sänka uppvärmningskostnaden, så rapporterar Klas skriftligt att han varit i kontakt med Stefan Bernson, som kommer att se till att aktuella fönster mäts upp så att vi kan ta in en grov offert. får bevaka. f) Punkt 2f, Beträffande rutin för betalning vid uthyrning av klubbstugan så rapporterar Klas skriftligt att varken han eller Bertil anser att förskottsbetalning behövs. Kassören initierar en uppföljning ca varannan månad mellan gjorda bankbetalningar och Bertils bokningslista. Då kan ev avvikelser upptäckas och åtgärdas. Bertil är filtret betr avvisning av skumma eller opålitliga individer. g) Punkt 2g, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Beträffande införande av medlemskort, att använda som bevis för klubbmedlemskap vid utnyttjande av klubbrabatter hos Färingsö Trä och Sportxtra, så har undersökt med en leverantör och funnit att kort kan anskaffas för ett styckpris av 5 kr (upp till st). Konstaterades att priset verkar acceptabelt. går vidare och begär en offert. Kortet får distribueras via klubbtidningen, och det blir i så fall till våren 2014 h) Punkt 2h, Beträffande framtagande av klubbmärke att använda genomgående på våra klubbkläder så beslöts att tar fram en logotype med utgångspunkt från den fil som använts för tryck på skidkläder. Filen behöver vektoriseras, undersöker om det går att ordna. i) Punkt 2i, Beträffande vidareutveckling av hemsidan så bokar in några arbetsmöten där webmaster Henrietta ocn några personer från styrelsen deltar, redovisning av resultatet sker på senare styrelsemöte. j) Punkt 2j, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Kvarstår att Thomas L meddelar klubbtidningsredaktör Stefan Bernson om att vi senarelägger manusstopp och utgivning av vårnumret inför 2014, manusstopp ska vara25/3 och utdelning bör kunna ske någon vecka in i april. Thomas L k) Punkt 2k, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Beträffande idéerna om att upprätta en skidlekplats i anslutning till elljusspåret vid Ekebyhovsbacken (med medlemmen Håkan Melin och sammankallande i spårkommittén, Anders Roman, som drivande krafter), så är läget okänt. Anders R har haft för avsikt att med kommunen höra sig för om möjligheten att därifrån få bistånd för arbetena (Håkan M har tagit fram ett etappindelat förslag för hur den kan utvecklas steg för steg).

3 3(5) Thomas L får undersöka läget med Anders. Thomas L l) Punkt 2l, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Kvarstår att kontaktar vaktmästeriet på Träkvistavallen och påtalar att sjukvårdsutrustning bör skaffas och finnas tillgänglig där. m) Punkt 7c, Beträffande möjligheten att via medlemsregistret fakturera tränande ungdomar träningsavgiften så rapporterar Klas skriftligt att det kvarstår att undersöka, men att han bedömer som troligt att det är genomförbart. Klas kollar vidare. Klas n) Punkt 11, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Tidigare har konstaterats att förråd behöver upprättas. Olika idéer har funnits, och bland de ansvariga för bevakning och utveckling av klubbstugan, Stefan Bernson och Thomas Hjelm, så har både tankar på fast byggnation och flyttbar container omnämnts. För tillfället har olika idéer framförts och styrelsen beslöt att be den ansvariga duon återkomma med ett enigt förslag. Punkten får bevakas av styrelsen. o) Punkt 12, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Beträffande diskussion om behovet att skaffa sponsorer till klubbens verksamhet så påtalade Anita att klubben behöver en policy för detta (t.ex. beträffande vilken typ av sponsorer vi vill, och inte vill,ha). Anita tar fram ett förslag till nästa möte. Anita p) Punkt 13, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: Beträffande eventuellt nyttjande av Ekerö Tennisklubbs tennishall vid Träkvistavallen, som tennisklubben har för avsikt att sälja, så konstaterades att vi bör undersöka om vi skulle kunna utnyttja den för inomhusverksamhet, t.ex. genom att hyra den av tennisklubben (åtminstone tills den rivs). Hallen kan tänkas vara användbar för såväl friidrottsträning som gymnastikpass. Niklas och Niklas/ sonderar möjligheterna med tennisklubben. q) Punkt 14, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: framförde på förra mötet ett förslag som adresserar problemet med att engagera funktionärer till våra olika arrangemang. Förslaget innebär att styrelsen i början av året uppmanar alla tränande att boka in sig som funktionär på minst ett av klubbens arrangemang under det kommande året. Detta vore ett rimligt krav för att få delta i klubbens träning. har i första hand tänkt sig att införa principen inom friidrottsgruppen, och nu beslöts att införa denna. För administration av bokning/anmälan kan möjligen Internet-siten bokat.se användas, undersöker den saken. r) Punkt 15, Hann ej behandlas på mötet, kvarstår därför från tidigare protokoll, enligt nedan: framförde att det vore praktiskt och gynnsamt om klubben införskaffade kort som möjliggör inköp via rubricerad grossist. Framförallt användbart i samband med inköp för friidrottsskolan. tyckte att idén är bra, undersöker om det går att ordna. 3. Medlemsfrågor: Sedan förra mötet har vi fått in ca 50 nya medlemmar. 4. Inkommen korrespondens (brev, epost):

4 4(5) - 5. Utgående brev: a) Thomas L har skickat in ansökan att medverka i Bingoalliansen Möten: - 7. Rapporter: a) Gymnastik (ingen representant): Läget okänt, men rullar säkert på. b) Skidor (Thomas L): Den officiella skidträningen är igång för höstsäsongen. Bra deltagande på tisdagarna, ca deltagare, varav ca hälften brukar vara damer. Tunnare på rullskidsidan 2-4 personer i snitt på torsdagarnas och lördagarnas pass. Vi hoppas bli fler längre fram under hösten! Stakmaskinen Skierg är inköpt och installerad i klubbstugan, har redan börjat användas. c) Friidrott (, Niklas): Arenagrenarna (): - Träningsverksamheten är i full gång - KM är avklarat, ca 200 starter, vilket var ungefär som förra året. Konstaterades att man till nästa år bör försöka att komprimera tidsprogrammet. - håller på och raggar ledare till ordinarie friidrottsgrupper bland de som jobbade som ledare på friidrottsskolan. - skickar in ansökan att arrangera Mälaröspelen 2014, tävlingsdatum blir troligen 24/5 - rapporterade att det återigen börjar uppstå kösituation till friidrottsgrupperna, just nu ca 20 st - kommer att ta tag i fördelning av tider till inomhuspass mellan grupperna. Löpgrenarna (Niklas): - Träningen rullar på under onsdagarna, 6-8 barn deltar i genomsnitt per pass - Mälarömilen genomförd med lyckat resultat trots krånglande målklocka, deltagarantalet kunde dock ha varit bättre (84 fullföljande) - Niklas skickar in ansökan att arrangera Mälarömilen 2014 Niklas d) Orientering (ingen representant): Läget okänt, vi kallar grenens sammankallande, Torbjörn Stenbeck, till nästa möte. 8. Kassa: Kassa (per ) Handkassa 1055 Nordea exkl upplupen ränta Swedbank 686 Exchange Finans exkl upplupen ränta Totalt Inköpsfrågor: a) Inför vintersäsongen kommer ca 10 friidrottsplagg att inköpas (5 toppar och 5 tajts), ca

5 5(5) 6.00 kr totalt. Tillstyrktes. b) KM-medaljer friidrott önskas inköpas, ca kr. Tillstyrktes. 10. Justering av ventilation i klubbstugan: Grupperingen för bevakning och löpande översyn av klubbstugans underhåll, Thomas Hjelm och Stefan Bernson, har konstaterat att ventilationssystemet behöver åtgärdas. Bättre ventilation och minskade uppvärmningskostnader förväntas bli resultatet En fackman kommer att anlitas. bevakar. 11. Nästa möte: Måndagen den 21/10 kl Vid protokollet Thomas Lundberg