PROTOKOLL

Transkript

1 PROTOKOLL Protokoll fört vid möte med styrelsen för Gamleby OK i Klubbstugan, Heda den 10 januari 2011 kl Närvarande: Tomas Holgersson ordf., Göran Almgren, Per Ekenger, Jan Johansson, Lena Persson, Solvig Petersson, Hans Söderberg och Agne Hansson, sekreterare. Anmält förhinder: Eva Norberg. 1 Sammanträdet öppnas. Ordförande Tomas Holgersson hälsade välkommen och öppnade sammanträdet. 2. Val av protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Per Ekenger. 3. Föredragningslistans godkännande Föredragningslistan som upptog 10 punkter godkändes. 4. Protokoll från föregående styrelsesammanträde. Protokoll från styrelsens föregående sammanträde den genomgicks och godkändes. 5. Genomgång av uppdragslistan. Styrelsen gick igenom uppdragslistan. Det konstaterades att yttrande över motion om subvention av startavgifter för vuxna tävlande förelåg vid dagens sammanträde. att godkänna vidtagen åtgärd, att övriga två uppdrag, kontakt med markägare ang. utökade parkeringsmöjligheter vid klubbstugan och inköp av kaffebryggare kvarstår till en tidpunkt senare under våren och att komplettera uppdragslistan enligt bilaga Planering inför årsmötet Styrelsens yttrande över motion om subventionering av startavgifter för vuxna. Förelåg av sekreteraren framtaget förslag till styrelsens yttrande där motionens förslag på subventionsmodell avstyrks och istället åldersgränsen för unga tävlande höjs från 20 till 25 år och att samma åldersgräns också ska gälla reseersättningsreglerna. Vidare förordas i förslag till yttrande att tävlingsbidraget höjs från 100 kr till 800 kr och att motionen därmed anses besvarad. Under överläggningen yrkade Solvig Petersson med instämmande av Göran Almgren bifall till förslaget att höja åldersgränsen men maximera tävlingsbidraget till 500 kr per vuxen tävlande och år. Hans Söderberg yrkade bifall till förslaget i yttrandet att maxbeloppet för tävlingsbidraget sätts till 800 kr per tävlande och år. 1

2 Sedan ordföranden ställt proposition på de under överläggningen framställda yrkandena fann han att styrelsen beslutat enligt Solvig Peterssons m.fl. förslag. Styrelsen hade sålunda beslutat att föreslå årsmötet besluta att höja åldersgränsen för unga tävlande från 20 till 25 år vad gäller regler för startavgifter och att samma åldersgräns också ska gälla reseersättningsreglerna samt att klubben svarar för ett tävlingsbidrag till vuxna tävlande som deltar i en tävling och har startavgiftskostnader för orienterings-, skid-, eller löpartävlingar som finns upptagna i klubbens tävlingsprogram för året. Tävlingsbidraget ska motsvara startavgiften, dock högst 100 kr per tillfälle och max 500 kr per år och att motionen anses besvarad med vad styrelsen anfört. 7. Planering inför årsmötet Förslag startavgifter, lägeravgifter och anmälningsavgifter för att föreslå årsmötet fastställa startavgifter, lägeravgifter och anmälningsavgifter att gälla för 2011 enligt vad som framgår av bilaga nr 2 till protokollet 8. Planering inför årsmötet Förslag om medlemsavgifter för att föreslå årsmötet fastställa medlemsavgifter till klubben för 2011 enligt följande: 200 kr för familj 100 kr för senior 50 kr för ungdom tom 20 år 9. Planering inför årsmötet Förslag om reseersättningar 2011 att föreslå årsmötet fastställa reseersättningar att gälla för 2011 enligt vad som framgår av bilaga nr 3 till protokollet. 9. Rapporter. Rapporter till styrelsen lämnades enligt följande: Kassör Lena Persson lämnar en ekonomisk rapport enligt bilaga 4. Materialförvaltaren Göran Almgren rapporterade att klubbstugan hade saknat strömförsörjning ett dygn under den kalla perioden på grund av ett brott på kabeln som förser stugan med el. Åtgärder för en temporär värmeförsörjning hade fått tillgripas för att undvika frysskador. Reservuppvärmning med gasol var nu ordnat. Frågan om tempvakt aktualiserades i samband med detta. Vidare rapporterades att elelementet på kontoret håller på att repareras. att uppdra åt Göran Almgren att ta fram kostnadsförslag på installation av tempvakt i klubbstugan och att i övrigt lägga rapporterna till handlingarna. 2

3 10. Nästa styrelsesammanträde att avhålla nästa styrelsesammanträde måndagen den 7 februari 2011 kl i klubbstugan. 11. Övriga frågor. Tävlingskonvent i Skövde Hans Söderberg aktualiserade frågan om inte klubben borde vara representerad vid det tävlingskonvent som Smålandsidrotten arrangerar den 20 januari. att uppdra åt Hans Söderberg att försöka ordna så att klubben är representerad med minst två deltagare på tävlingskonventet i Skövde den 20 januari. 12. Övriga frågor. Stöldskydd för stora skotern. Skidsektionen hade påtalat brister i stöldskyddet för den stora skotern som används vid spårningen av elljusspåret på Garpedans. För att förenkla arbetet borde skotern kunna garageras uppe vid elljusspåret på ett säkert sätt. Kommunen borde kunna medverka till att en container placeras vid spåret som skotern säkrare kunde placeras i. Att undersöka möjligheten att komplettera med en installation av stöldchip diskuterades också. att uppdra åt skidsektionen att fortsätta arbeta för ett säkrare stöldskydd för skotern med placering på Garpedans. 13. Avslutning Ordförande förklarar mötet avslutat kl Vid protokollet Agne Hansson Justeras: Tomas Holgersson ordförande Per Ekenger 3

4 Bilaga nr UPPDRAGSLISTA FÖR GAMLEBY OK Beslut Datum Uppdrag Ansvarig Klart datum 31/5 Kontakta markägare Håkan Lundgren ang. utökade parkeringsmöjligheter vid klubbstugan. Tomas Holgersson 1/ /11 Inhandla ny kaffebryggare till klubbstugan Supportersektionen 1/ /1 Ta fram kostnadsförslag på installation av tempvakt i klubbstugan Göran Almgren 7/2 10/1 Ordna så att klubben är representerad med minst två deltagare på tävlingskonventet i Skövde den 20 januari. Hans Söderberg 7/2 4

5 Bilaga nr Start- anmälnings- och lägeravgifter Startavgifter för ungdomar t.o.m. 25 år betalas av klubben med max 160 kr per start inklusive elektronisk stämplingsutrustning. Medlem som blir uttagen att representera Småland vid GM, SSM, USM eller landskamp får alla avgifter förutom matkostnad betalda av klubben. Saknas uppgift om matkostnad görs ett uppskattat avdrag. Klubben står för startavgifter vid SM-tävlingar för tävlande i ungdoms och H/D21-klass. Ungdomar som inte startar och inte är sjuka, får själva betala sina startavgifter. Vid efteranmälan får ungdomarna själva stå för den extra avgiften som tas ut. Lägerkostnad för ungdomar betalas till 50 % av klubben. Anmälan till lägret ska vara godkänd av sektionen. Klubben står för startavgifter till alla stafetter. Utsedda reserver som följer med till större stafetter och sedan inte behövs i laget, får start i öppen klass betald. Vid KM står klubben för kostnaden, både vid eget arrangemang och då annan klubb anlitas. Klubben svarar för ett tävlingsbidrag som motsvarar startavgiften till vuxna tävlande som deltar i en tävling, dock högst 100 kr per tillfälle och max 500 kr per år. Detta gäller för orienterings-, skid-, eller löptävlingar som finns upptagna i klubbens tävlingsprogram för året och för startavgift i Vårruset och Grabbhalvan. Övriga startavgifter och anmälningsavgifter betalas av deltagarna själva. Reseersättning utgår enligt klubbens reseregler. 5

6 Bilaga nr Förslag till reseersättningar 2011 Reseersättning utgår för resa med egen bil med 18,50 kr per mil vid förrättningar för klubben. Det är en oförändrad ersättning jämfört med föregående år. Vid förrättningar där fler deltar ska samåkning ske. Reseregler för reseersättningar till tävlingar. Reseersättningar utgår till de tävlingar som finns med i klubbens tävlingsprogram för OL, skidor och löp. Klubben betalar resor för ungdomar upp t o m 25 år Vuxen medåkare betalar 4 kr/mil till den som står för bilen Resterande belopp upp till 18,50 kr milen betalas av klubben Klubben står helt för resekostnaden till stafettävlingar vid samåkning Förutsättning för reseersättningen är att bilen ställs till reseledarens förfogande på avreseplatsen Om fler bilar behövs och alla bilar inte kan fyllas utgår full ersättning även till den bil som inte kan fyllas helt För att full ersättning ska utgå till ensam bil krävs minst tre personer (föraren + 2) Till övriga arrangemang utgår reseersättning efter överenskommelse med respektive sektion Reseblankett finns att hämta på hemsidan www:gamlebyok.se Ifylld reseräkning sänds per mail till sektionsansvarig för attestering. Övriga resor För resor till kurser och möten eller annat för den som utsetts att delta för klubbens räkning utanför klubborten utgår ersättning med 18,50 kr/mil. Samåkning gäller. 6