Alfa Kommun & Landsting AB

Transkript

1

2 MedAKT 2 Innehåll 1 Komma igång med MedAKT Användargränssnitt och finesser MedAKT-Utforskaren Arbeta med listor i utforskaren MedAKT-fältet MedAKT-meddelanden Snabbkommandon Ikoner Datuminmatning Journalinställningar Signatur Personlig mapp Patientkort Patientfliken Journal Grundjournal Remiss Recept / e-recept Labresultat Registrera labresultat Arbeta med labfilter Ordinera labprov Övriga funktioner Brev Hälsokurva Dokument kopplade till aktuell patient Mätningar Kassa och fakturering Betalningar Bokföringsunderlag Rapporter MedAKT Query Speciella databassökningar Diverse rapporter... 49

3 MedAKT 3 7 Tidbok Dagvy Veckovy Sök liknande patient Vårdteam Schemamallar Exempel avancerade schemamallar Klinik Journalmallar Remissblanketter Journalrubriker Brevmallar Klinikinställningar Labfilter Systemunderhåll Kliniker och vårdenheter Behörigheter Egna fält Systeminställningar Systemregister Systemunderhåll diagnoskoder Systemunderhåll labprover Systemunderhåll remissinstanser Systemunderhåll Huvudman och Landsting Systemunderhåll kontakttyper Systemunderhåll betalningssätt Systemunderhåll åtgärdskoder Systemunderhåll doseringsförkortningar Systemunderhåll generella listor Systemunderhåll artikelregister Labdata Import av labdata Systemkrav Installation Test Felhantering Drift MedAKT installation och drift Systemkrav Licenshantering... 94

4 MedAKT Licenshanteraren Licens Moduler Avaktivera modul Byt namn på modul Ansluta till olika databaser Batch-hantering MedAKT Batchrunner Att schemalägga en batch Programmet BATCH MAILQ LABEDI Apotekets varuregister DDE

5 MedAKT 5 1 Komma igång med MedAKT Första gången du startar MedAKT blir du uppmanad om att ange licensnamn. Här anger du exemelvis namnet på din klinik. 1 Starta MedAKT och logga in som SYSADMIN med lösenordet 7ASJAS9SN. 2 Öppna mappen Systemunderhåll och välj mappen Behörigheter. Klicka sedan på ikonen för användare. 3 Dubbelklicka på raden < Ny användare > 4 Lägg upp dig själv som användare. Ange din signatur som Login ID. Sätt din rolltillhörighet till VÅRDGIVARE så kommer du att få fullständiga behörigheter i MedAKT. Läs mer om behörigheter.

6 MedAKT 6 2 Användargränssnitt och finesser 2.1 MedAKT-Utforskaren MedAKT-utforskaren är central i programmet. Från denna startar man alla funktioner och gör samtliga inställningar i systemet. Man skall inte förfäras över mängden funktioner i utforskaren. Enbart de funktioner som användaren har behörighet till kommer att visas. Exemplevis kan man enbart låta tidbok och kassa vara tillgängliga för receptionister. MedAKT-utforskaren liknar den vanliga utforskaren i Windows både till utseende och funktion varför den är lätt att arbeta med. Den består av ett träd med mappar och ikoner och på högra sidan en lista med data eller hjälptexter. Bilden visar utforskaren med två installerade kliniker, "Allmänläkarna" och "Lenas hjärtmottagning". Klicka på bilden för att läsa vidare om de olika delarna. Man kan även skapa egna genvägar och snabbkommandon. Se vidare Mina favoriter under den personliga mappen: Beroende på vilka ikoner man klickar på i trädet varierar utseendet på listan till höger om trädet: Om man klickar på en mapp så visas de ikoner som ligger under mappen i listan. Samma sak händer om man dubbelklickar på en mapp men då öppnas även mappen så man ser detaljerna under denna i trädet Om man klickar på + -tecknet till vänster om en mapp så öppnas mappen utan att innehållet i listan förändras. Under mapparna finns beskrivande ikoner för respektive funktion. När man klickar på ikonerna kan två olika händeser ske: o En lista visas med data, t.ex om man klickar på ikonen Mina inställningar under den personliga mappen. Se vidare Arbeta med listor i utforskaren. o En vit bild med förklarande text visas på högra sidan, t.ex om man klickar på patientkortet. För att öppna dessa formulär dubbelklickar man på ikonen i trädet, t.ex patientkort. Man kan även klicka på den blå rubriken som visas i den vita ytan till höger. Flera patientkort Ibland kan det vara önskvärt att öppna flera fönster samtidigt. Detta sker enkelt genom att högerklicka över ikonen i trädet och välja "Öppna i nytt fönster". Exempel: Man sitter och skriver journal på en patient och man får ett samtal där någon snabbt vill ha reda på labprover på en annan patient. Gå då till MedAKT-utforskaren, högerklicka över ikonen för patientkort och välj "Öppna i nytt fönster". Ett nytt tomt patientkort öppnas där man kan söka fram denna patients labprover. Man behöver alltså inte stänga den journal som man för tillfället arbetar med.

7 MedAKT Arbeta med listor i utforskaren Där det finns listor att arbeta med i utforskaren fungerar dessa på följande sätt: Ny rad Dubbelklicka på första raden som alltid heter något med "< Ny...>", eller Högerklicka och välj "Ny", eller Tryck på Insert-tangenten. Öppna rad Dubbelklicka på en rad för att öppna, eller Högerklicka på en rad och välj Öppna, eller Tryck på Enter-tangenten. Radera rad Högerklicka och välj "Radera", eller Tryck på Delete-tangenten. 2.3 MedAKT-fältet I den högra delen av skärmen visas alltid det s.k MedAKT-fältet. Det är den blå listan där det står MedAKT. Denna har funktionen att visa en ikon för varje öppet fönster. Detta gör det enkelt att växla mellan öppna formulär, bara klicka på respektive ikon. Ett annat sätt att snabbt växla mellan aktiva fönster är att välja Aktiva fönster, eller trycka motsvarande snabbkommando (Alt-F12). Nedanstående bild visar exempel på "Aktiva fönster"-funktionen. I detta fallet har man Patientkort, Kassa och Tidbok öppna samtidigt. Byt enkelt fönster genom att klicka på respektive ikon eller flytta markeringen med piltangenterna och tryck enter. Genom att högerklicka över MedAKT fältet visas en meny med fler funktioner, varav en del även är tillgängliga via snabbkommando. En användbar funktion är valet "Logga in som annnan användare". Detta val stänger alla öppna formulär och visar inloggningsdialogen igen. Detta är ett snabbt sätt at byta användare i MedAKT utan att behöva starta om programmet.

8 MedAKT 8 Nyhetskanal En finess i MedAKT är s.k nyhetskanaler, även känt som RSS feeds. Längst ner i MedAKT fältet visas en ikon enligt bilden nedan: Genom att klicka på denna visas en ruta där man kan läsa korta nyhetsrubriker som publiceras på Internet. Som standard finns det ett antal att välja på. Egna nyhetskanaler läggs lätt till genom att klicka på knappen i toppen på rutan. Det finns en mängd nyhetskanaler att ta del av på Internet, sök på ordet RSS på Internet. 2.4 MedAKT-meddelanden Med meddelandefunktionen kan man snabbt och enkelt skicka meddelanden till andra användare av MedAKT. Denna funktion kan även med fördel användas för att skapa egna påminnelser. För att meddelandefunktionen skall fungera optimalt skall man se över systeminställningen hur meddelande levereras. Skicka meddelande till medarbetare eller som påminnelse till dig själv För att skicka ett meddelande högerklickar man på MedAKT-fältet och väljer Skicka meddelande eller trycker snabbkommandot Ctrl+F12. En dialog enligt följande utseende visas då: 1. I listan till vänster visas alla användare, markera den/de som meddelandet skall skickas till. 2. Skriv meddelandetexten i det stora fältet till höger. 3. Klicka slutligen på Skicka. På mottagarens eller mottagarnas skärmar kommer då meddelandet att visas enligt följande:

9 MedAKT 9 När man läst meddelandet och klickar Ok så kommer detta att raderas om inte kryssrutan "Spara meddelandet" är markerad. Gamla sparade meddelande återfinns i den Personliga mappen. Om den eller de användare man skickar meddelandet till inte är inloggade i MedAKT när meddelandet skickas så läggs det i kö och levereras så fort användaren loggar in i MedAKT nästa gång. Tidsbestämd påminnelse till medarbetare eller till dig själv En påminnelse skapas på samma sätt som att skicka ett meddelande men innan meddelandet skickas anger man att det skall skickas vid en senare tidpunkt i datumfältet i meddelandedialogen. 2.5 Snabbkommandon Följande snabbkommandon är tillgängliga: F1 Alt+F12 Ctrl+F12 F4 Ctrl+K Ctrl+N Ctrl+S Ctrl+F Ctrl+P F6 Ctrl+Page Up Ctrl+Page Down Hjälp. Lista med aktiva fönster, motsvarande Alt-Tab för aktiva program i Windows. Skicka meddelande/påminnelse. Enbart om meddelande modulen installerad. Visar lista med anteckningar, t.ex lista med journaler, recept mm. Gäller även lista med vårdgivare i tidboken. Tar upp vallista i de fall det finns en Ny anteckning, t.ex journal recept mm. Spara anteckning. Sök data, t.ex sök patient, sök tidbokningar. Skriv ut. Växlar mellan journalen och informationspanelen. Växlar mellan fakturarader och fakturahuvud i faktureringen. Föregående anteckning. Nästa anteckning -knapp till höger om inmatningsfältet.

10 MedAKT Ikoner Ctrl+N Ctrl+M Ctrl+R Ctrl+U Ctrl+F Ctrl+D Ny anteckning. Hämta mall, journal, recept, remiss mm. Hämta journalrubrik. Hämta underrubrik. Sök data. Redigera diagnoser. Radera. Plotta labkurvor. Knapp för att välja datum från kalender vid datuminmatning. Ctrl+D Visa kalender i tidboken. Ordinera labprover. Val av kolumner att se i lablista och förskrivningslista. Ctrl+Alt+N Ny uppföljnings anteckning. Visa dialogen egenskaper, te.x på Journalmallar. 2.7 Datuminmatning Datuminmatning i MedAKT sker på något av följande tre sätt: 1. Enkelt datumfält Dessa datumfält ser ut enligt följande: De innehåller en s.k inmatningsmask så man kan enbart ange datum i detta formatet och datumavgänsare sätts automatiskt. 2. Enkelt datumfält, med kalender Denna fungerar på samma sätt som typ 1, men genom att klicka på ikonen till höger om fältet så visas en kalender där datum kan väljas. 3. Avancerat datum+tid fält Detta datumfält är mer flexibelt. Man känner igen det genom att muspekaren ändrar utseende när man rör musen över fältet enligt bilden ovan. Man kan här skriva datumet fritt och programmet formatterar själv datum enligt svenskt format. Om man skriver exempelvis så omvandlas detta till då fältet lämnas. Klockslag kan också anges i dessa fält. Om man t.ex skriver ,14 så formatteras detta till " :14" då fältet lämnas. Om inmatningen inte kan tolkas som datum/tid så tömms fältet när man lämnar det.

11 MedAKT 11 Om man dubbelklickar i fältet visas en kalender enligt nedan: 2.8 Journalinställningar Under menyn Inställningar / Alternativ på journalfliken finns en mängd inställningar. Här kan man ställa in hur ens journal skall fungera och visas. Dialogen som visas är indelad i fyra flikar enligt nedan. Alla inställningar man gör här är personliga, dvs berör enbart inloggad användare. Detta gör att alla användare kan konfigurera journalfliken efter sina egna preferenser. Allmänt Signering av anteckningar: Spara alltid signerad: Om denna är markerad betyder det att då en journal sparas kommer den automatiskt att signeras, dvs låsas. Detta gäller enbart om den som skriver anteckningen är vårdgivare, då det enbart är vårdgivare som kan signera anteckningar. Fråga om anteckning skall sparas signerad: Detta innebär att då man sparar en journalanteckning ställs en fråga om den skall sparas signerad. Spara aldrig signerad: Då sparas journalen alltid osignerad. Observera! Signeringsinställningen gäller journal, recept och labsvar. Samtliga användare kan signera labsvar förutsatt att labvärdena är inom referensintervallet. Sorteringsordning av journalanteckningar: Detta val används då man tittar på alla journaler i datumordning. Stigande datumordning: Innebär att den äldsta ligger överst och sen visas de i kronologiskt stigande ordning. Detta är det vanligaste alternativet. Fallande datumordning: Innebär tvärt om, dvs den nyaste anteckningen visas överst.

12 MedAKT 12 Visning Standardvy: Denna inställning avser hur journelen skall visas när man öppnar journalfliken. Starta med visning av alla journaler i datumordning: Detta innebär att alla journaler på aktuell patient visas i den datumordning som man angett enligt ovan. Detta är att föredra om man enkelt vill kunna läsa alla patientens journaler. Dock är detta något långsammare då det innebär mer data som måste läsas in från databasen. Starta med visning av senaste anteckning: Detta innebär att enbart senast skrivna anteckning på aktuell patient visas på journalfliken. Detta är att föredra för vårdgivare som sannolikt vill läsa patientens senaste journalanteckning. Starta med ny anteckning: Detta innebär att journalen alltid står redo att skriva en ny anteckning på den aktuella patienten när man aktiverar journalkortet. Detta kan exempelvis vara användbart för en sektreterare som enbart skriver diktamen (utan att läsa föregående). Visa enbart egna anteckningar: Ibland är det önskvärt att enbart se sina egna journalanteckningar om aktuell patient. Markeras denna kryssruta för att filtrera bort andra användares journalantekningar. Egna fält: Om man definerat Egna fält på journalen anger man här var de skall visas Visa egna fält på separat flik: Detta är att föredra om man definerat många egna fält. De kommer då att visas på en separat flik bredvid redigeringsfliken. Visa egna fält i Informationspanelen: Detta är att föredra om man enbart har ett eller två egna fält. Dessa visas då på informationspanelen bredvid listan med kontakttyper. Informationspanelen Informationspanelen: Här anger man var informationspanelen skall visas och vilken data den skall innehålla. Visa inte: Detta bör normalt inte användas eftersom man då ej kan redigera kontaktdatum, vårdgivare mm. Visa till vänster: Innebär att denna visas i vänsterkanten. Detta val måste användas om man även väljer att visa labprover, recept mm i den. Visa i överkanten: Detta är standarvalet och innebär att den visas som en smal panel ovanför journalen. Innehåll: Här anger man vilken data förutom standarddatan som skall visas i informationspanelen. Observera att ju mer som väljs dessto längre tid tar det att ladda journalen. Prova dig gärna fram.

13 MedAKT 13 Typsnitt & Färger Här finns det möjlighet att ändra färg och tysnitt på journalentackningarna. Prova dig fram till det utseende som passar dig bäst. Observera dock att det måste vara unika färger/typsnitt på alla delar. Man kan t.ex inte välja färg svart och typsnitt Arial 11 punkter på både recept -och diagnostexten. Dessa ändringar gäller alla användare på vårdenheten och kan enbart ändras av användare i ADMIN-rollen. 2.9 Signatur Signatur i MedAKT skall anges på alla anteckningar och är alltid uppbyggd på formen "Vårdgivare/Sekreterare". Vårdgivare måste alltid anges medan sekreterare är frivilligt. Om den som är inloggad är vårdgivare så kommer signaturen automatiskt att sättas till "inloggads signatur"/. Om den som är inloggad inte är vårdgivare så kommer signaturen att sättas till "XXX/inloggads signatur", där XXX är den vårdgivare som anteckningen gäller. Vårdgivare måste alltid anges.

14 MedAKT 14 3 Personlig mapp Varje användare har en personlig mapp i MedAKT-utforskaren som innehåller bl.a användarens egna inställningar, meddelanden etc: Skrivarinställningar Mina favoriter Meddelanden/Påminnelser Mina sökvägar Autotexter Mina inställningar "Mina inställningar" är sådana inställningar som varje användare gör för att anpassa MedAKT till sina personliga önskemål och behov. Det finns en hel del inställningar för att individuellt anpassa MedAKT så det passar just dg. Skrivarinställningar Varje användare kan göra personliga inställningar för vilken skrivare som respektive utskrift skall skrivas ut på. Till exempel kan man välja seperata skrivare för receptutskrifter och kassakvitton. Utskrifter som kan dirigeras till separata skrivare är: Remiss för laserutskrift. Remiss för blankettutskrift. Remiss för recept. Remiss för kassakvitton. Mina favoriter Mina favoriter är en unik funktion där varje användare kan skapa sina egna kortkommandon till vanligt använda funktioner. Man kan även ställa in vilka formulär som skall öppnas automatiskt vid inloggning i MedAKT. Exempel: Lisa som är ekonom vill ofta arbeta med rapporter. För att slippa klicka sig fram till denna funktion i MedAKTutforskaren kan hon skapa ett eget snabbkommando för att starta rapportfunktionen. Exempel: Eva som sitter i receptionen jobbar alltid med tidbok och kassa. Hon kan då ställa in i Mina favoriter att dessa två formulär skall öppnas automatiskt när hon loggar in i MedAKT. Genvägar kan även användas för att exempelvis starta externa program eller öppna en sida på Internet. Exempel på denna typ av genväg är Patientkort, Fass på Internet, -och MedAKT internetsupport som finns under Mina favoriter. Skapa en ny genväg Dubbelklicka på <Skapa ny genväg...> under Mina favoriter. (se Arbeta med listor i utforskaren). Följande dialog visas:

15 MedAKT 15 Välj Intern MedAKT genväg om du vill skapa en länk till en intern funktion i programmet. Om du vill skapa en länk till en Internetsida eller ett externt program väljer du Extern genväg eller länk. Om du skapar en intern genväg får du välja i en lista vilken modul genvägen avser. När du skapar en extern genväg/länk anger du ett beskrivande namn i klartext. Säg att du vill skapa en genväg till Microsoft Word. Detta gör du genom att skriva winword.exe i kommandofältet. Om du vill länka till en sida på Internet skriver du helt enkelt in webadressen, t.ex: Tilldela kortkommando Ställ markören i fältet Kortkommando och tryck sedan på den tangent på tangentbordet som du vill associera till denna genväg. För att sedan använda detta kortkommando trycker man samtidigt ner tangenterna Ctrl + Alt + vald bokstav. Autostart Om du väljer Autostart innebär det att denna genväg/länk automatiskt körs när du loggar in i MedAKT. Gemensam Gemensam genväg innebär att den syns i listan med favoriter för alla användare. Meddelanden och påminnelser Det finns ett inbyggt meddelandesystem i MedAKT för att snabbt kunna skicka korta meddelanden till sina kollegor som finns i systemet. Funktionen kan även användas för att skapa påminnelser till sig själv. Man skickar helt enkelt ett meddelande till sig själv men anger då att det skall skickas exempelvis imorgon kl Meddelanden och påminnelser visas när aktuell användare loggar in. Mina sökvägar Detta är enbart för support och systemadministration.

16 MedAKT 16 Mina autotexter Autotexter är en funktion som liknar autotextfunktionen i Microsoft Word. Detta innebär att programmet kan ersätta en förkortning med en full text. Exempelvis kan man ange att "mvh" skall ersättas med "Med vänlig hälsning". Klicka på ikonen för Autotexter för att se de autotexter som finns definerade för aktuell användare. Observera att autotexterna är individuella och alltså skapas per användare. För att skapa en ny autotext dubbelklickar du på översta raden "< Ny autotext >" och får då fram följande dialog: Här anger man en kort text och vad denna skall ersättas med. I bilden ovan har vi definerat en autotext som heter "blt". När man skriver detta i t.ex receptformuläret så ersätts förkortningen med "blanka tabletter". Ersättningen av autotexter sker efter att man tryckt mellanslag dvs blt + mellanslag. Om man inte vill att förkortningen skall ersättas håller man ner Ctrl+tangenten samtidigt som man gör ett mellanslag. Autotexter fungerar på de flesta inmatningsfälten i MedAKT, samt i journal -och brevmodulen. Om man på ett enkelt sätt vill se vilka fält som stödjer autotext så kan man ändra färg på dessa. Se vidare personliga inställningar.

17 MedAKT 17 4 Patientkort Patientkortet i MedAKT är den plats där all information om patienten finns som lagrad: Journaler, recept, remisser etc. Patientkortet är indelat i flikar där varje flik innehåller respektive uppgifter. Enbart de flikar man är behörig till visas. Man växlar flik genom att klicka med musen eller trycka Ctrl+N där N är den siffra som står framför fliknamnet. Exempelvis Ctrl+1 som visar patientfilken. När man öppnar patientkortet så visas patientfliken. Man kan inte växla vidare till andra flikar innan man har sökt fram en patient eller matat in uppgifter om ny patient. Alla flikar efter patientfliken visar uppgifter som avser denna patient. Personnummer och namn längst ner på patientkoret. Patient Grundjournal Journal Remisser Recept Labresultat Brev Hälsokurva 4.1 Patientfliken Patientfliken innehåller alla uppgifter om patienten så som personnummer, namn etc. Här finns även möjlighet att koppla externa dokument till patienten. Registrera patient Ange peronnummer inklusive sekelsiffra. Som standard föreslår MedAKT sekelsiffra 19 för talet, detta kan dock ändras under personliga inställningar. Tryck sedan på Tab-tangenten för att förflytta markören till Förnamn. Om patienten redan finns så kommer alla uppgifter att fyllas i. Om patienten inte finns i MedAKT får du en fråga om du verkligen vill skapa ny patient. Svara då ja på denna fråga och fyll i övriga patientuppgifter. Observera! När man har registrerat en ny patient så måste denna sparas innan man kan gå vidare till övriga flikar. Sök patient Det finns ett antal olika sätt att söka fram patienter: 1. Som nämnt ovan kan man ange hela personnumret och förflytta sig till förnamnsfältet. Om patienten finns så hämtas alla uppgifter fram. 2. Man kan fylla i enbart en del av personnumret och klicka på sökknappen. Om det finns flera patienter med personnummer som överenstämmer med det inmatade visas en lista med dessa. Alternativt kan man trycka Enter tangenten. 3. På samma sätt som att söka via personnummer enligt punkt 2 så kan man ange enbart en del av förnamn och/eller efternamn. 4. Man kan även klicka på sökknappen direkt utan att ha angett något. Då visas sökdialogen. 5. Ett annat söksätt är att klicka på statusfältet längs ner på patientkortet där patientens namn står. Detta öppnar sökdialogen. Fördelen med denna metod är att den är tillgänglig vilken flik man än befinner sig på. Om man t.ex står på journalfliken kan man snabbt byta patient genom att klicka på patientens namn i statusfältet.

18 När man aktiverar en patient som har anteckningar i grundjournalen visas en ikon längst ner till vänster i patientkortet. Ikonen har olika utseende beroende på om det finns varningsanteckningar eller inte. Genom att klicka på ikonen visas dessa anteckningar i ett fönster. MedAKT 18 Ikon för att grundjournalanteckningar finns. Ikon för att grundjournalanteckningar med varningar finns. Kopiera patientdata En patients personnummer, sekel och namn kan kopieras till klippbordet genom att använda kortkommandot Ctrl+Alt+c, eller via menyn patient/kopiera patientdata. Då öppnas ett fönster där man kan välja vilken data man vill ha med i kopieringen. Radera patient En patient kan raderas helt ur databasen. Då en patient raderas raderas även alla journalanteckningar, remisser mm som är skrivna på denna patient. Denna operation kan ej ångras och av denna anledning är funktionen spärrad för samtliga användare som inte ingår i ADMINgruppen. Man måste vara inloggad som t.ex SYSADMIN för att använda denna funktion. Byt personnummer Det finns möjlighet att byta personnummer på en registrerad patient. Detta är användbart om man registrerat en patient med ofullständigt personnummer. Man väljer alternativet Byt personnummer i menyn Patient och får då upp en dialog där man anger det nya personnumret. Detta är den enda metoden att byta personnummer. Ett vanligt problem är att man har samma person registrerad under två olika personnummer. Det finns då möjlighet att dublettsammanslagning av patientposter. Man använder då funktionen "Byt personnummer". Om man anger ett personnummer som redan finns i MedAKT så får man upp en dialog enligt nedan där man får bekräfta dublettsammanslagning av de två patientposterna.

19 MedAKT 19 Nästa patient Om man använder tidboken för att registrera patientbesök så finns det en smidig funktion för att ta fram patientkortet för patienten som står på tur. Genom att välja alternativet Nästa patient i tidbok i menyn Patient så plockas uppgifterna för denna patient fram och visas på patientsidan. Kopplade dokument Kopplade dokument har utgått och ersatts av fliken Dokument som även har stöd för dokumentscanning. Paneler på patientfliken Det finns fem paneler på patientfliken enligt bild nedan: Dessa innehåller ytterligare information om patienten. Varje användare kan själv välja vilka paneler som denne vill se. En sekreterare som inte har några tidbokningar är troligen inte intresserad av panelen "Dagens bokningar". Genom att klicka på "Panel" i menyn får man fram följande meny:

20 MedAKT 20 Här väljer man vilka paneler som ska vara synliga på patientfliken. Panelerna kan flyttas och placeras fixerat till vänster om patientkortet eller under patientkortet. De kan även flyttas ut från patientkortet så att de blir fristående fönster. Panelerna flyttas med drag and drop. Genom och klicka på återställ paneler så återgår panelerna till ursprungsläget med samtliga paneler synliga. Panelen Historik Historikpanelen visar en lista med alla historika händelser avseende aktuell patient. Denna lista är även tillgänglig från tidboken. Vissa typer i historiklistan fungerar som länkar (blå text) enligt bilden ovan. Klickar man på en länk så får man upp motsvarande fönster, t.ex journal eller remiss. Genom att högerklicka i historiklistan får man upp en meny med val för bl.a sortering och utskrift. Panelen Aktiviteter I denna panelen läggs nuvarande och kommande aktiviteter in avsende aktuell patient. För att skapa en aktivitet klickar man på länken "< Skapa ny aktivitet >" i listan och får då upp följande dialog. Listan med aktiviteter innehåller som standard aktiviteterna Bevakning och Återkallas. Innehållet i listan kan lätt redigeras under Generella listor. Panelen Bevakningar Bevakningspanelen visar bevakningar avseende aktuell patient enligt nedan: Egna bevakningar: Man kan lägga in egna bevakningar, t.ex om det är något speciellt man behöver komma ihåg avseende aktuell patient. En egen bevakning kan även skapa ett meddelande när bevakningstiden går ut. Tidbokningar: Kommande bokade tider avseende aktuell patient. Labprover: Sådana labprover som är utförda, men där svaret ej ännu är registrerat. Se vidare Labprover. Remisser: Skickade remisser, men där utlåtande ej ännu inkommit. Se vidare Remisser. Panelen Kopplade dokument Här listas de dokument som är kopplade till aktuell patient. Panelen Dagens bokningar I denna panel visas dagens bokningar för vald eller valda vårdgivare.

21 MedAKT 21 Utskrift av patientbricka Man kan skriva ut en s.k patientbricka. Detta är en sammanfattad utskrift av patientuppgifter, t.ex personnummer, namn och adress. Denna funktion är användbar för att exempelvis skriva ut patientuppgifter på blanketter, namn och adress på ett kuvert eller liknande. Klicka på skrivarikonen i verktygsfältet för att aktivera utskriften. I dialogen väljer man då vilka patientuppgifter som skall skrivas ut och var de skall placeras på utskriften. PLO PLO (Personnummer LOokup) är en funktion som håller reda på de 10 senast öppnade patientkorten. Bredvid personnummerfältet i patientkortet, kassan och i tidbokens bokningskort finns en liten pil enligt bilden nedan. Klicka på denna så dyker det upp en lista med de 10 senast öppnade patientkorten. 4.2 Journal När man har skapat rubriker och eventuellt journalmallar kan man börja skriva journaler. Öppna patientkortet från MedAKT-utforskaren, ange patient på patientfliken och klicka sedan på fliken Journalkort. Ny journal Om denna patient inte har några journalanteckningar sedan tidigare så står markören i fönstret för att skriva ny journal. Finns det tidigare journaler så visas den senaste journalanteckningen. Klicka då på Ny -ikonen eller tryck Ctrl+N för att skriva ny journalanteckning. Under journalinställningar kan man anpassa vad som skall synas när man öppnar journalfliken. För att skriva väljer man först journalmall. Detta sker genom att klicka på mallikonen eller trycka kortkommandot Ctrl+M. Man får då upp en lista av mallar som man kan välja från. Oavsett om man använder maller eller inte, så kan man välja att lägga till ytterligare rubriker. Detta görs genom att klicka på rubrikikonen varpå man kan välja rubrik från en lista. När man väljer rubrik från listan så infogas rubriken i journalen på den rad som markören står. Rubrikerna i listan visas i bokstavordning. Om listan är för liten så kan man dra ut fönstret med musen, MedAKT kommer ihåg storleken på fönstret. Rubrikerna kan inte ändras och om man försöker skriva i en rubrik så varnar datorn med ljudsignal. För att ta bort en rubrik helt ur journaltexten markerar man hela rubriken och trycker på Delete-tangenten. Då man påbörjar en ny journal så skrivs det automatiskt ut en identifikationsrad i början av journaltexten. Denna innehåller: Dokumentationsdatum, Kontaktdatum och Signatur. Man kan inte redigera denna rad då den enbart är till för särskilja olika journaler. Datum och Signatur redigeras i informationspanelen. Registrera diagnoser För att lägga in diagnoser i journalen klickar man på diagnosikonen eller trycker Ctrl+D. En lista av tillgängliga diagnoser från anteckningen visas då enligt följande bild.

22 MedAKT 22 Finns inga diagnoser är listan tom. För att lägga till en diagnos högerklickar man över listan och väljer "Ny diagnos", eller tryck Insert-tangenten. En dialog enligt följande visas då. Om man kan ICD-koden anger man denna direkt i fältet ICD-kod och trycker sedan Enter, eller på Ok-knappen. Diagnosen kommer då dels att visas i listan med diagnoser och dels att infogas sist i journalen som en text. Om man inte kan ICD-koden kan man söka diagnosen genom att klicka på fliken "Sök diagnos" och här ange hela eller delar av diagnostexten. Alla träffar kommer då att visas i en lista som man sedan väljer diagnos från. Diagnoser infogas som standard i journaltexten under rubriken "Diagnoser", denna rubrik kan ändras under klinikinställningar. Man kan registrera obegränsat antal diagnoser på en journal. Ibland kan det vara önskvärt att ordna diagoserna i journalen, kanske man vill att den viktigaste diagnosen står först. Detta görs enkelt genom att ändra ordningssiffran i dialogen där man anger diagnoskod. Registret med diagnoskoder måste fyllas i innan man kan registrera diagnoser i journaler. Registret för diagnoskoder hanteras i Sytemunderhåll/Diagnoskoder. Redigera diagnoser En diagnos redigeras enkelt genom att ta upp diagnoslistan och klicka på raden innehållande aktuell diagnos. Alternativt väljer man diagnos genom att bläddra med piltangenterna och sedan trycka Enter. Radera diagnos För att radera en diagnos väljer man denna i listan och trycker Delete-tangenten. Kopiera diagnos från tidigare journal Det är möjligt att kopiera diagnoserna från en tidigare journal till en annan. Detta kan vara användbart om patienten har samma diagnoser vid detta besök som föregående. För att kopiera diagnoserna gör man enligt följande: 1. Ta upp den journal där diagnoserna finns som skall kopieras. 2. Markera den eller de diagnoser i journaltexten som skall kopieras. 3. Högerklicka och välj Kopiera. 4. Ta fram journalen som diagnoserna skall dupliceras till. 5. Högerklicka över texten och välj Klistra in. Registrera kontakttyp För att kunna göra statistik på sina journalanteckningar finns det möjlighet att registrera en kontakttyp på varje journalanteckning. Detta görs genom att välja kontaktyp ur listan i informationspaneln, man kan även använda snabbkommandot Ctrl+T. Om man använder journalmallar kan en mall kopplas till en kontakttyp så att kontakttypen väljs automatiskt då man använder denna mall. Se vidare journalmallar. Som standard finns en rapport som beräknar antal journalanteckningar av respektive kontakttyp. Journalerna kan också filtreras efter kontakttyp så att man t.ex enbart ser journalanteckningar med kontaktypen "Hembesök". Filtrering sker genom att klicka på filterlistan i verktygslisten enligt bilden nedan.

23 MedAKT 23 I denna lista väljer man den eller de kontakttyper som man vill se anteckningar för. Registrera åtgärder Vissa vårdgivare är ålagda att hålla statistik på utförda åtgärder. På varje journalanteckning kan man således registrera åtgärder. Registrering av dessa sker på samma sätt som registrering av diagnoser. Antingen högerklickar man och väljer Åtgärder eller trycker snabbkommandot Ctrl+K, eller om man valt att visa åtgärder i informationspanelen kan man även högerklicka över dessa. Åtgärder skrivs ej ut i journaltexten. Registrering av åtgärder ingår inte som standard i MedAKT utan är en tilläggsmodul. Signera journalanteckning Journalanteckningar skall enligt lag signeras. Anteckningen kan signeras direkt vid tillfället den skrivs eller vid ett senare tillfälle. Enbart egna anteckningar kan signeras. En sekreterare kan såleds inte signera en vårdgivares anteckning. Under journalinställningar kan man ställa in hur signeringsförfarandet skall ske enligt följande alternativ: Signera anteckningen automatiskt när den sparas. Fråga om anteckningen skall signeras när den sparas. Signera aldrig anteckningen när den sparas. För att signera en anteckning är det enklaste sättet att klicka på den blå understukna texten "Signerad" i informationspanelen. Signerad anteckning kan ej redigeras. Om en journal signeras av misstag måste den låsas upp av systemadministratören. I rapporter finns det en rapport som visar alla ej signerade anteckningar. Denna rapport innehåller länkar som leder direkt till den osignerade journalen när man klickar på dem. Detta är ett utmärkt sätt att snabbt gå igenom osignerade journaler och signera dem. Underrubriker/sökord i journal Det finns två nivåer av rubriker/sökord, Huvudrubrik och Underrubrik. Skillnaden mellan dem är hur texten skall formateras, se bilden nedan under Uppföljningsanteckning där den första anteckningen innehåller underrubriker. Man väljer typ av rubrik med ikonen "Ny underrubrik" i verktygsfältet. Inställning för formatering av rubriker och underrubriker görs under klinikinställningar alternativt Systeminställningar beroende på version av programmet. Här väljer man också hur stycket efter en underrubrik skall formateras, t.ex om det skall börja på samma rad eller på ny rad efter underrubriken. Uppföljningsanteckning Man kan skriva en uppföljning till en befintlig signerad anteckning. En uppföljning kopplas samman med den anteckning man gör uppföljningen till. När man tittar på anteckningen kommer även samtliga uppföljningar att visas. För att skapa en uppföljning klickar man på ikonen "Ny uppföljning" i vertygsfältet eller trycker motsvarande snabbkommando Ctrl+Alt+N. En uppföljning behandlas som en vanlig anteckning, dvs man använder rubriker, underrubriker, och -diagnoser etc. Den enda skillnaden är att en uppföljning ser lite annourlunda ut i den s.k id-raden. Bilden nedan visar två anteckningar varav en

24 MedAKT 24 har en uppföljning. Informationspanelen Utanför själva journalen ligger den s.k informationspanelen. Denna innehåller alltid dokumentationsdatum, Kontaktdatum, Signatur och Kontakttyp. Den innehåler även information om när journalen senast sparades, av vem den sparades, samt om den är signerad. Förutom ovanstående kan man konfigurera informationspanelen att visa mer data. Under journalinställningar kan man ställa in så att informationspanelen även visar: Diagnoser, Recept, Remisser, Labprover, Åtgärder och kopplade dokument. Informationspaneln kommer då att visa all data på patienten som har samma kontaktdatum som journalen, se nedanstående exempel. På detta sätt kan man i journalkortet få en överblick över patienten ett visst datum. Ovanstående bild visar ett exempel på informationspanelen innehållande all data. Rubrikerna som är markerade med fet grön text innehåller information. Genom att klicka på dessa visas en kortform av denna information i en liten lista. I bilden ovan finns det alltså diagnoser och kopplade dokument detta kontaktdatum. Observera dock att ju mer uppgifter man väljer att visa på informationspanelen desto längre tid tar det att ladda journalen.

25 MedAKT Grundjournal I grundjournalen noterar man patientuppgifter som sällan eller aldrig ändras, t.ex allergier, heriditet och liknande. Varje anteckning kan bestå av en eller flera rader och görs precis som i journalen under en viss rubrik. Grundjournalen ger möjlighet att på ett överskådligt sätt se viss information om patienten. Dessutom är alltid grundjournalsanteckningarna snabbt åtkomliga via ett musklick, se patientfliken. Anteckningarna under varje rubrik visas normalt i kronologisk ordning med den äldsta noteringen överst. Varningsanteckningar Sådana anteckningar som betraktas som viktiga t.ex allergier mot vissa läkemedel kan markeras som varningar, dessa visas då med röd text. Dessutom kommer sådana anteckningar alltid att skrivas ut i början av varje journal när dessa skrivs ut. Ny grundjournalanteckning Klicka på ikonen Ny anteckning för att se listan av journalrubriker. Välj en rubrik i listan för att skapa en ny rad i listan. Se exempel i nedanstående bild. Datum föreslås alltid till dagens datum och signatur sätts autoamtiskt efter vanliga regler, se signatur. Anteckningen skrivs inom den blåa ramen. Till höger om anteckningen finns två kryssrutor samt en knapp med följande innebörd. Markera för publik: Detta är bara tillämpligt vid licens för flera kliniker. Om denna kryssruta markeras innebär det att denna anteckning alltid syns i grundjournalen för alla kliniker. Dvs oberoende av vilken användare på vilken klinik som skrivit anteckningen så syns den av alla användare på alla kliniker. Detta är att rekommendera speciellt på varningsanteckningar Markera för varning: Om denna kryssruta markeras innebär det att denna anteckning är en varning, se ovan. Klicka för att signera: Precis som vanliga journalanteckningar skall grundjournalanteckningar signeras. Klicka på denna knappen så blir denna anteckning signerad, vilket visas med grå färg. Signerad anteckning kan ej redigeras. Radera grundjournalanteckning Ställ markören på den anteckning som skall raderas och klicka på radera-ikonen. Om man raderar alla anteckningar under en rubrik kommer rubriken att försvinna först när allt sparas. 4.4 Remiss Remisser skrivs i två led: 1 Fyll i inledande uppgifter som t ex information om vem remissen skall skickas till. 2 Gå över till den s.k. blanketten och fyll i övriga uppgifter. Blanketten är olika utformad beroende på vilken typ av remiss det rör sig om. När MedAKT installeras finns normalt bara Konsultationsremiss med i listan av olika remisstyper. Andra varianter av remissblanketter kan beställas av. När man klickar på Remissfliken är det alltid den senaste remissen som först kommer upp på skärmen. För att ta fram patientens övriga remisser, väljer man ur listan längst upp till höger eller trycker F4 för att visa en lista.

26 MedAKT 26 Ny remiss Välj < Ny remiss >, eller tryck Ctrl+N på tangentbordet. Inledande uppgifter som datum och signatur fylls i automatiskt. I listan, Typ av remiss, väljer man sedan vilken typ av remiss man vill skriva. Därefter anger man vem remissen skall skickas till. Antingen skriver man namnet på instansen direkt i fältet: Remiss till, eller så väljer man från en lista med registrerade remissinstanser. Remissinstaner registreras under System/Registerunderhåll. Kontaktperson fylls i automatiskt när remissinstans väljs från listan.kontaktperson är i regel registrerad på denna remissinstans, i annat fall kan kontaktpersonen fyllas i manuellt. Genom att markera kryssrutan "Bevaka svaret" så sätts en bevakning på remissen. I rapporter kan en lista sedan visas på sådana bevakade remisser där svaret har inkommit. Då inledande uppgifter är ifyllda växlar man till blankettsidan genom att klicka på Blankettfilken. Vald typ av remiss kommer då att visas ifylld med releventa uppgifter. Patientdata och klinikens data fylls ej i på blanketten utan kommer automatiskt att fyllas i då man skriver ut den. Besvarad remiss Då man får svar på sin remiss kan utlåtande anges under utlåtandedelen på remisssidan. För att MedAKT skall betrakta remissen som besvarad måste utlåtandedatum vara angivet. En lista med obesvarade remisser kan skapas från rapporter. Remissmallar Det finns möjlighet att spara en remiss som en s.k mall eller standardremiss. Då kan man enkelt ta fram denna och använda som "mall" i framtida remisser man skriver. Remissmallen skapas från en redan befintlig remiss genom att den kopieras till mallregistret. Skapa mall: Klicka på mallikonen för att visa en lista med befintliga mallar. Högerklicka i listan och välj "Spara aktuell remiss som ny mall". Ange ett namn på mallen och klicka Ok. Använda mall: Klicka på mallikonen för att visa listan av befintliga mallar. Klicka på önskad mall i listan. Blanketten kommer då att fyllas med uppgifter från mallen. Radera mall: Klicka på mallikonen för att visa listan med befintliga mallar. Välj mallen som du vill radera och tryck på Delete-tangenten. Kopiera remiss En användbar funktion är att kopiera remiss. Om man skall skriva en liknande remiss på samma patient som redan finns skriven så kan man kopiera denna. Det går alltså inte att kopiera en remiss från en patient till en annan. För att kopiera en remiss: Välj ut den remiss som du vill kopiera i listan av remisser. Klicka sedan på menyn Remiss och välj "Kopiera remiss". En ny remiss skapas nu ifylld med uppgifterna från orginalremissen. 4.5 Recept / e-recept Receptfliken består av två delar: Förskrivningslista och receptblanketter. Förskrivningslista Förskrivningslistan enligt bilden nedan visar som standard alla icke utsatta recept, hjälpmedel etc som är utskrivna på patienten.

27 MedAKT 27 De recept som är förnyade visas enbart som en rad i listan. I kolumnen "Typ/Förnyat" visas hur många gånger receptet är förnyat. En liten ikon visas också längst ut till vänster vid förnyade recept. Genom att klicka på denna visas de olika posterna på det förnyade receptet. Filtrera förskrivningslistan Genom att klicka i filtreringslistan i verktygslisten (enligt bilden nedan) kan man välja att se enbart vissa typer samt även utsatta. Kolumner i förskrivningslistan Man kan välja vilka kolumner som skall visas i förskrivningslistan. Klicka på ikonen för att välja kolumner, se ikoner. Ny förskrivning Välj < Nytt recept >, eller tryck Ctrl+N på tangentbordet, eller klicka på Ny -ikonen. Blankettsidan visas då. Här väljer man vilken typ av förskrivning som skall göras. Tillgängliga förskrivningar är: Recept Särskilda läkemedel Hjälpmedelskort Läkemedel E-recept Livsmedelsanvisning E-recept: E-receptfunktionen använder sig av en länk till Alfa e-recept där man söker läkemedel och genomför förskrivningen. När receptet är skickat till Apoteket så kommer recepinnehållet att sparas i patientens förskrivningslista. Se vidare batchhantering för information om hur e-recept läses in i MedAKT. Observera Första gången du skickat ett e-recept så kommer du att få ett meddelande enligt bilden nedan. Du måste klicka Ja i denna dialog annars kommer dina förskrivningar inte att sparas i MedAKT.

28 MedAKT 28 Alfa e-recept initieras från MedAKT, men körs sedan i en extern webläsare. Läkemedel: Läkemedel avser inte förskrivning. Här kan man registrera läkemedel som patienten använder, men som är utskrivna av en annan vårdinrättning. På så sätt kan man upprätta en komplett läkemedelslista för patienten. Både de egna förskrivningarna och förskrivningar som gjorts av annan vårdinrättning. Övriga förskrivningar: Då man skriver övriga förskrivningar så som recept, hjälpmedel etc har man tillgång till Apotekets varuregister för att söka fram rätt produkt. Bredvid läkemedels-/varunamnet finns en knapp med tre punkter. Klicka på denna eller tryck Ctrl+K på tangentbordet för att visa dialogen för sökning av produkt. Då man skriver ut recept så finns det ett antal färdiga doseringstexter att välja i listan "Dosering". Genom att välja en förkortning så får man fram en komplett text. Välj t.ex "1X2D" som kommer att ge doseringstexten "1 tablett 2 gånger dagligen". Innehållet i denna lista kan man själv förändra, se vidare Systemunderhåll/Doseringsförkortningar. Dessutom kan utsatt datum beräknas automatiskt om doseringar väljs från listan, se avsnittet sätta ut läkemedel. Receptmallar Det finns möjlighet att spara ett recept som en s.k mall eller standardrecept. Då kan man enkelt ta fram denna och använda som "mall" i framtida recept man skriver. Receptmallen skapas från ett redan befintligt recept genom att den kopieras till mallregistret. Skapa mall: Klicka på mallikonen för att visa en listan av befintliga mallar. Högerklicka i listan och välj "Spara aktuellt recept som ny mall". Ange ett namn på mallen och klicka Ok.

29 MedAKT 29 Använda mall: Klicka på mallikonen för att visa listan av befintliga mallar. Klicka på önskad mall i listan så blir blanketten ifylld med uppgifter från mallen. Radera mall: Klicka på mallikonen för att visa listan av befintliga mallar. Välj raden med aktuell mall och tryck på Delete-tangenten. Förnya recept För att förnya ett eller flera recept väljer man dessa i förskrivningslistan. Om mer än ett recept skall väljas så håller man ner Ctrl-tangenten samtidigt som man klickar på de önskade raderna. Högerklicka sedan och välj "Förnya recept..." Ett nytt recept (som är en kopia av det valda) kommer då att skapas med dagens datum som Kontakt -och Dokumentationsdatum. Det nya receptet bibehåller dock insatt datum från orginalet och det visas inte heller som en egen rad i listan, se bilden ovan. Sätta ut recept För att sätta ut ett eller flera recept så välj dessa i listan på samma sätt som vid förnya. Högerklicka sedan och välj "Sätt ut..." Ett recept kan även sättas ut automatiskt samtidigt som det skrivs genom att markera kryssrutan Utsatt. Utsättningsdatum beräknas då från angivet insatt-datum. För att denna beräkning skall fungera krävs följande förutsättningar: 1. Läkemedlet måste vara hämtat från Apotekets varuregister. 2. Antal måste vara angivet. 3. Doseringen måste vara vald från doseringslistan. Skriva ut recept Recept och övriga förskrivningar måste skrivas ut på de standardiserade receptblanketterna. Detta kräver lite inställningar för att få texten att komma på avsedd plats på blanketten. Första gången ett recept skrivs ut kommer receptet att skrivas ut med standardinställningar. Det är inte säkert att detta kommer att passa för just din skrivare, utan dessa inställningar kan behöva justeras. Justering av receptutskrifter görs under menyn Recept Inställningar, följande dialog visas då. Dialogen är indelad i två flikar, "Snabbinställningar" och "Marginaler". På första fliken kan man enkelt göra inställningar för att t.ex förhindra utskrift av streckkod etc på förtryckta blanketter. På andra fliken anges för varje sektion i receptet antal millimeter från vänsterkanten respektive överkanten som texten skall skrivas ut.

30 MedAKT 30 Automatisk journalanteckning vid förskrivning Om man så önskar kan man ställa in MedAKT så att varje skrivet recept automatiskt skapar en journalanteckning. För att detta skall fungera måste ett antal inställningar göras. Bl.a måste man ange under vilken journalrubrik som noteringar om skrivna recept skall läggas, se klinikinställningar. När man gjort dessa inställningar så kommer varje gång ett recept skrivs, en anteckning skapas i journalen med samma datum som kontaktdatum på receptet. Denna autoskapade text visas som en journalanteckning, men är inte redigeringsbar. När receptet sparas görs en kontroll om det finns någon journalanteckning avseende patienten på dagens datum. Om denna anteckning inte är signerad och är gjord av samma läkare som skriver receptet så skapas en anteckning journalen. Om ingen anteckning finns eller om anteckningen är signerad, eller om annan läkare gjort en anteckning, så skapas en helt ny journalanteckning. 4.6 Labresultat Registrera labresultat Under fliken labresultat registrerar man samtliga tagna labprov på patienten. De presenteras i form av en tabell (lablista) enligt figur nedan. Lablistorna skiljer sig från övriga patientanteckningar genom att man på samma skärmbild kan registrera flera provsvar på olika datum. Jämför med journal där varje sida representerar anteckningar avseende ett speciellt datum. Man kan dock skapa flera lablistor på en patient. Man vill kanske ha en aktuell lablista med de prov som tas på patienten för tillfället och en annan lista med inaktuella labprover. Man kan ha obegränsat antal lablistor på en patient. Man kan ställa in vilka kolumner man vill se i lablistan. Som standard ser den ut som bilden ovan, dvs med kolumnerna Kod, Grupp, Syst, Komponent, Referens, -och Enhet. Genom högerklicka med musen över någon av dessa rubriker kan man via en meny välja vilka kolumner man vill se. Man kan arbeta med lablistor på två olika sätt: 1. Med labfilter 2. Med individuell lablista per patient I de flesta fall rekommenderas det att arbeta med labfilter eftersom detta är mer flexibelt. Skapa ny lablista För att skapa en ny lablista väljer man <Ny lablista> i listan med patientens lablistor (överst till vänster på skärmen). Observera att man kan registrera värden direkt i en befintlig lablista om sådan redan finns på patienten. Se nedan Att registrera labresultat. Lablistan skall sedan fyllas i med de labtester som man önskar registrera värden på. Högerklicka och välj "Lägg till labtester" i menyn, eller tryck Ctrl+L. En dialog enligt figur nedan visas då med de labprover som finns att välja bland. För att lägga till labprover måste dessa finnas registrerade, se vidare Systemunderhåll/Labprover.

31 MedAKT 31 Markera det labprov som skall läggas till i lablistan och klicka på "Välj", eller dubbelklicka med musen. Upprepa sedan för samtliga labtester som skall läggas och avluta med att stänga dialogen. Observera att labproverna läggs till i lablistan i den ordning man väljer dem. Det går även att direkt placera labproverna på rätt postition i lablistan genom att dra labprovet med musen och släppa det på önskad rad i listan. Ordningen på proverna kan även ändras i efterhand. Se "Att ändra ordningen" längre fram i avsnittet. Lablistan är nu klar för att börja registrera värden. När listan sparas första gången uppmanas man att ange ett namn på denna, detta är obligatorsikt. Namnet kan ändras vid ett senare tillfälle. Detta sker genom att välja Byt beskrivning i menyn Labresultat. En felaktig lablista kan raderas genom att välja Radera lablista i menyn Labresultat. Då lablistan raderas, raderas samtliga registrerade labvärden i denna lista. Om lablistan innehåller signerade provsvar kan den inte raderas, se "Signera lablista" i slutet på detta avsnitt. Registrera labresultat Välj den lablista som värde skall registreras i. Om aktuellt prov inte finns i denna lablista så lägg till detta enligt ovan. Klicka sedan på ikonen för ny eller tryck Ctrl+N på tangentbordet, en ny kolumn läggs då in sist med dagens datum i huvudet som provtagningsdatum. Skriv sedan in provsvaren i denna kolumn på respektive rad. Om man anger ett provresultat som ligger utanför detta labprovs referensvärde så markeras detta med röd färg för att indikera att det ligger utanför referensområdet. Ett annat sätt kan vara att t.ex doktorn ordinerar prover som skall. En sjuksköterska tar sedan dessa prover och markerar dom som tagna. Se vidare i avsnittet "Ordinera labprover". Ändra labvärde Ett labvärde ändras genom att man helt enkelt skriver över det tidigare värdet. Om labvärdet är signerat kan det inte ändras. Radera labvärde Om ett labvärde skall raderas helt så placerar man markören på värdet och trycker på Deletetangenten, alternativt högerklickar och väljer "Radera detta labvärde". Man kan även radera samtliga labvärden på ett visst datum. Detta sker genom att högerklicka över datumet i "kolumnhuvudet" och välja "Radera alla labvärden detta datum" i menyn. Om ett helt labprov skall raderas, dvs en hel rad i lablistan, så högerklickar man och väljer "Radera alla labvärden på denna labtest". För att radera labvärden krävs att man har behörighet till detta. Signerade labvärden kan inte raderas.

32 MedAKT 32 Ändra ordning i listan av labprover Då man tillför nya labprover läggs dessa alltid sist i lablistan. Ibland kanske man vill placera labprover på en annan plats i lablistan för att gruppera relaterade prover. Högerklicka och välj "Ändra ordning på labtester", en dialog enligt nedan visas. Välj det labprov som skall flyttas i listan och klicka på upp/ner-knapp för att flytta det. Signera labvärde Enstaka labvärden kan signeras genom att högerklicka och välj "Signera" eller högerklicka över datumet i kolumnhuvudet och välja "Signera alla labvärde detta datum". Signerade labvärden kan inte raderas eller ändras. För att signera krävs att användaren har behörighet att signera. Dessutom krävs att vårdgivare signerar värden som är utanför referensområdet medan "normal"-värden kan signeras av t.ex en sekreterare Arbeta med labfilter En patient kan ha en mängd olika labprover tagna. Med hjälp av labfilter kan man enkelt välja att se en eller flera grupper av labsvar. Bilden nedan visar en lablista där tre labfilter är aktiverade. Labfilter döljer andra labsvar och grupperar samman övriga enligt det definerade filtret. I en filtrerad lablista bestäms ordningen på labsvaren av den i filtret definerade ordningen oberoende av vilken ordning man tidigare definerat på de enskilda labsvaren. Om man ändrar på ett labfilter, t.ex genom att ändra ordningen på labtesterna som ingår i filtret, så kommer denna ändring att synas på alla patienters lablistor när filtret används. Notera även labtesten "LDL/HDL-kvot" längst ner som är ett beräknat värde.

33 MedAKT 33 Innan labfilter kan användas måste dessa defineras. Labfilter underhålls under klinikens registerunderhåll Labfilter där det också beskrivs hur man skapar beräknade labvärden. För att filtrera en lablista klickar man på filterlistan i verktygslisten enligt bilden nedan. Här markerar man de filter man vill använda just nu och klickar Ok. Samma labtest kan ingå i flera filter. När man redigerar labvärdet kommer detta automatiskt att ändras på samtliga rader som denna labtest förekommer. MedAKT "kommer ihåg" senast använda filter och kopplar automatiskt in detta nästa gång man öppnar fliken Labresultat Ordinera labprov Att ordinera labprover kan ses som en beställningsfunktion där t.ex doktorn ordinerar vilka prover som skall tas och en sjuksköterska tar dessa prover och markerar dom som tagna. En patients ordinerade labprover kan skrivas ut på en speciell ordinatonslista. Att ordinera Klicka på ikonen för Ordinera i verktygslisten. Följande dialog visas då:

34 MedAKT 34 Om det redan finns ordinationer på patienten som inte är tagna och/eller provsvar som inte är registrerade så visas dessa i listan. I bilden ovan finns fyra labprover ordinerade på denna patient, varav ett är taget men värdet är ej ännu är registrerat. Klicka på Labtester längs ut till höger. Listan med tillgängliga labtester kommer då att visas. Välj de labtester som skall ordineras genom att dubbelklicka på dem. Dessa kommer då att föras över i listan. I kolumnen kommentar kan man ange en liten kommentar till ordinationen. Kommentaren visas i lablistan samt även på utskriften av ordinationslistan. Klicka slutligen på Ok för att spara ordinationen. När ordinationen är sparad kommer man tillbaka till lablistan där de ordinerade labproven visas med gul färg enligt bilden nedan. Utför labprov Då labprovet är taget och skickat till lab för analys så kan man ange att detta har skett. Öppna dialogen för labordination och klicka i kryssrutan längst till höger vid kolumnen Utfört. Klicka Ok för att spara. När man kommer tilbaka till lablistan visas de utförda proven i grön färg enligt bilden nedan. Utfört innebär alltså att provet är taget men att svaret är ej ännu har erhållits. Bilden ovan visar exempel på en dags labprover på en patient. Fyra värden är tagna och registrerade, ett prov är taget och skickat på analys. Det gröna och de tre gula är ordinerade labrpver som ännu inte är tagna. Observera den lilla röda triangeln på den nedre ordinationen. Den innebär att det finns en kommentar avseende denna ordination. Håll musen stilla över den gula rutan så visas kommentaren. Ett annat sätt att ordinera är att högerklicka över det prov som skall ordineras och välja "Ordinera detta labprov" i menyn. På samma sätt kan man enkelt markera provet som taget genom att högerklicka över det och välja "Markera utfört" i menyn. Observera att man kan använda funktionen "Markera utfört" även om man inte använder sig av labordination. Genom att markera prover som utförda men ej tagna så kan dessa visas dels i patientens bevakningslista och dels i den gemensamma bevakningslistan.

35 MedAKT Övriga funktioner Gällande lablista Om en patient har flera lablistor visas normalt den första i bokstavsordning när man kommer in på fliken Labresultat. Om patienten t.ex har två lablistor som heter "Gällande" och "Gamla resultat" så visas lablistan "Gamla resultat" när man klickar på fliken Labresultat. Mer naturligt är kanske att man vill se lablistan som heter "Gällande" som standard. Detta görs genom att då man valt lablistan "Gällande" välja "Sätt som gällande lablista" i menyn "Labresultat". Nu kommer lablistan "Gällande" att visas som standard då man tar fram Labresultat för denna patienten. Flytta labvärde Om man har många olika lablistor på en patient kan man enkelt flytta hela rader med labprov och dess registrerade labvärden mellan olika lablistor. Detta görs på följande sätt: 1. Ställ markören på den rad som innehåller det labprov som skall flyttas. 2. Högerklicka och välj Märk labtest för flyttning i menyn. Denna rad kommer nu att markeras med en blå ram. 3. Välj nu den nya lablistan i listan med lablistor som hör till patienten dit värdena skall flyttas. 4. Högerklicka och välj Flytta labtest i menyn. Labprovet och dess tillhörande labvärden kommer nu att läggas in sist i denna lablista. Om man inte vill flytta markerat labprov väljer man Avbryt flyttning i menyn Labresultat. Den (blåa ramen, markeringen) kommer då att tas bort. Denna funktion är användbar om man t.ex har två lablistor på en patient. En lablista med aktuella labprover (sådana som provtas nu) och en lista med gamla labprover (sådana som inte längre provtas). Med denna funktion flyttar man lätt labprover mellan de två listorna. Labmallar För att underlätta arbetet med lablistor kan man skapa mallar eller s.k standard-lablistor. Dessa är mallar på hur en lablista kan se ut. Man kan skapa obegränsat antal mallar. Mallen kan skapas från en redan befintlig lablista genom att den kopieras till mallregistret. Man kan även skapa och underhålla labmallar genom att i MedAKT-utforskaren välja mappen Registerunderhåll under din klinik och här klicka på ikonen "Labmallar". I den dialog som då visas skapar man en labmall genom att dra labtester från den högra listan till den vänstra. Labmallar kan även sättas som standard. När man aktiverar fliken Labresultat på en patient som tidigare inte har några labvärden registrerade, så kommer de labtester som finns i (standardmallen) att kopieras in. Som alternativ till Labmallar kan man använda labfilter som i de flesta fall ger ett mer flexibelt arbetssätt. Grafisk visning av labvärden Numeriska labvärden kan om så önskas skrivas ut i diagramform. Det sker genom att man först klickar med markören någonstans på raden med de labprover som man vill se i grafisk form, och sedan klickar på "Plotta labkurvor"-knappen i verktygslisten. Då visas ett fönster på skärmen med de valda labresultaten i diagramform. Se vidare Plotta labkurvor. Labsvar som text Vissa labsvar är inte ett enstaka värden utan utgörs av en löpande text. För att registrera sådana labsvar krävs att man har satt typ T då labprovet är registrerat. Se vidare Systemunderhåll/Labprover. Vid sådana labprover visas en ikon enligt bilden nedan. Genom att klicka på ikonen får man upp ett större fönster där detta provsvar kan skrivas in.

36 MedAKT 36 Filtrera lablistan Om man har en väldigt lång lablista kan man filtrera denna och enbart se prover från en viss grupp. För att detta skall kunna ske måste de olika labproven delas in i grupper, se vidare Systemunderhåll/Labprover. För att filtrera så klickar man i listan högst upp i skärmen och väljer vilka grupper man vill se. Dölja kolumner i lablistan Det finns möjlighet att dölja kolumner i lablistan som man inte vill se och på så sätt få större utrymme att skriva provsvar. Högerklicka över kolumnerna och välj vilka kolumner som du vill se. 4.7 Brev Brevfunktionen i MedAKT håller ordning på korrespondensen mellan mottagningen och patienterna. För att underlätta arbetet innehåller brevfunktionen en enkel ordbehandlare med bl a möjlighet att använda mallar för att skapa standardbrev med gemensam layout. Ordbehandlarens funktioner liknar de som finns i andra ordbehandlare i Windowsmiljö, dock är MedAKTs ordbehandlare av utrymmesskäl inte lika omfattande som t.ex. Word. Mer information om editeringen finns under avsnittet Brevmallar. Nytt brev Nytt brev påbörjas genom att klicka på Ny -ikonen eller trycka motsvarande snabbkommando. En dialog visas då med samtliga brevmallar. Som standard finns enbert två brevmallar: Normal och Exempel kallelse. Välj den mall som brevet skall baseras på. Brevsidan fylls nu med den text och typsnitt som mallen innehåller och texten kan kompletteras. Därefter sparas brevet på sedvanligt sätt. När brevet sparas visas en dialog där man kan ange en kort beskrivning om brevet, detta är dock inte obligatoriskt. Infoga patientdata i brev Man kan på ett enkelt sätt infoga information om patienten genom att välja Patientdata i menyn Infoga eller trycka snabbkommandot Ctrl+L. En dialogruta visas då innehållande de uppgifter som kan infogas. Dubbelklicka på raden eller tryck Enter för att infoga denna uppgift i brevet på den plats som markören står. 4.8 Hälsokurva Hälsokurva används framförallt inom förebyggande hälsovård som t.ex företagshälsovård. 4.9 Dokument kopplade till aktuell patient Fliken dokument innehåller en lista på sådana dokument som är kopplade till aktuell patient, det mest typiska är remissvar. Dokument kopplade till patient kan vara av valfri filtyp. Det finns även möjlighet att scanna dokument direkt in i MedAKT. Dokumentfliken består av två delar; dokumentlista och en sida för att granska dokumenten. Bilden nedan visar en lista med dokument på patienten. Genom att markera en rad i listan och klicka på fliken Granska så visas dokumentet.

37 MedAKT 37 Dokumentlista Koppla ett dokument till aktuell patient Klicka på Ny -knappen i vertygslisten. En guide visas då som lotsar dig genom arbetet. Välj "Annat dokument från fil" och välj sedan filen. Klicka på Nästa. Då visas ett antal uppgifter som skall anges för att slutföra kopplingen av dokumentet.

38 MedAKT 38 Välj Typ av dokument från listan. Denna lista fylls med de dokumenttyper som är registrerade under generella listor i Systemregister/Underhåll i MedAKT-utforskaren. Genom att markera kryssrutan "Skapa journalanteckning" så kan en journalanteckning skapas automatiskt som hänvisar till detta dokument. Om man väljer kryssrutan "Koppla till journal" så kommer dokumentet att kopplas till journalanteckningen som en länk, se informationspanelen i journal. På samma sätt kan man om det är ett remissvar koppla svaret till remissen direkt genom att markera kryssrutan "Koppla till remiss". Då måste man givetvis även välja vilken remiss det är som svaret skall kopplas till. Under punkt 4 finns det möjlighet att skriva en liten kommentar som visas i dokumentlistan, men som även kan komma med i den automatgenererade journalanteckningen. Notera att då journalanteckning skall skapas automatiskt så måste man ange vilken journalmall som skall användas. Journalmallen kan innehålla tre speciella textmarkeringar som ersätts med riktig data från guiden ovan. Dessa tre textmarkeringar är: %DOCTYPE% %REMISS% %COMMENT% Ersätts med vald Typ av dokument enligt ovan Ersätts med typ av remiss, och vem den är skickad till Ersätts med kommentar skriven under punkt 4 ovan. Exempel på en mall med dessa textmarkeringar:

39 MedAKT 39 Notera också att då ett dokument kopplas så kopieras filen från den plats man pekar ut den till dokumentarkivet på servern. Man måste i MedAKT-inställningar ha angett var dokumentakrivet finns på servern. Scanna dokument till dokumentlistan Den mest användbara funktionen på dokumentfliken är att direkt kunna scanna in dokument till MedAKT. Att scanna ett dokument sker på nästan samma sätt som "Att koppla ett dokument" enligt ovan, skillnaden är själva scanningsoperationen. Följande beskriver inscanning av dokument: Klicka på Ny -knappen i vertygslisten. En guide visas då som lotsar dig genom arbetet. Välj "Scanna". När man väljer Scanna visas ett antal inställningar under punkt 2 som måste anges. Alla inställningar som görs finns kvar till nästa gång man skall scanna. Normalt behöver alltså inställningarna bara göras en gång. Scanner: I denna lista väljer man den scannerdrivrutin som skall användas. Om inget visas i listan finns ingen scanner installerad eller så är den inte kompatibel. Visa scannerns användargränssnitt: När denna kryssruta är markerad så kommer drivrutinens normala dialog att visas när MedAKT börjar scanna. Om man skall ha denna merkerad eller ej beror på scannerns drivrutin. Man får helt enkelt prova sig fram. JPEG Kompressionsnivå: Detta anger hur mycket den inscannade bilden skall komprimeras. Det kan varieras mellan 1 och 100 där 100 är ingen kompression. Text i sidhuvud på scannat dokument: Här finns möjlighet att ange en text som läggs ut i sidhuvudet på det scannade dokumentet. Bilden ovan visar exempel på inlagd text. Man kan fritt ange vilken text som skall läggas ut. Till hjälp finns tre fördefinerade mallar att välja från i listan.

40 MedAKT 40 Skriv ut sidnummer: Markeras denna kryssruta så skrivs sidnummer ut i det scannade dokumentet enligt exemplet ovan. När dessa inställningar är gjorda lägger man i dokumenten i scanneran och klickar Nästa. MedAKT startar då scanning av dokumentet. När detta är klart visas en förhandsgranskning av det scannade dokumentet enligt nedanstående bild. Detta är mest för att man skall kunna se att dokumentet är korrekt scannat. Genom att klicka på knappen "Granska dokument" skapas ett färdigt pdf-dokument som man kan granska. Observera att detta inte behöver göras varje gång. Dokumentet skapas automatiskt när scanningen slutförts. Klicka nästa för att slutföra scanningen. Sidan med hur dokumentet skall kopplas visas då på samma sätt som när man kopplar annat dokument. Se beskrivningen för slutför enligt ovan. Använda scanning Innan man börjar använda scanning skall vissa inställningar göras: Installera scanner: Scannern måste vara Twain-kompatibel. Twain är en standard för scanners så de flesta är det. En scanner med dokumentmatare är att rekommendera. ansvarar ej för att en viss scanner fungerar tillsammans med MedAKT. Vi rekommenderar att en test med önskad scanner sker. Installera Adobe Acrobat Reader: Adobe Reader används för att granska de scannade dokumenten. Detta är ett gratis program som är förinstallerat på de flesta datorer. Saknar du Acrobat Reader så kan du ladda ner det från adobe.com eller installera det från den version som finns med på MedAKT-CD:n. Installera licens: Scannerfunktionen i MedAKT är en extra modul som kräver licens för att aktiveras. Sökväg till dokumentarkiv: Man måste bestämma var de scannade dokumenten skall sparas, detta kallas dokumentarkiv. Sökvägen till dokumentarkivet anges i programmet MedAKT-inställningar. Dokumentarkrivet bör placeras på en server så att alla användare kommer åt det, samt för att säkerställa backup av dokumentarkivet. Optimera kvalitet: Vid scanning kan man i de flesta fall välja med vilken upplösning som dokumenten skall läsas in. Vilken upplösning man väljer är en "smaksak". Hög upplösning ger snygga inlästa dokument men de tar längre tid att scanna och tar mer plats att spara som filer. Låg upplösning ger i sin tur dokument som tar liten plats och som är snabba att scanna,men med kvalitetsförlust jämförts med orginaldokumentet.

41 MedAKT 41 För att ställa in kvalitet kontra filstorlek på det scannade resultatet gör man enligt följande: Kryssa i kryssrutan som heter Använd JPEG komprimering. Ställ in JPEG kompressionsnivå på 30. Gör en testscanning. Klicka sedan på knappen Granska dokument. Dokumentet visas och ni kan kontrollera kvaliteteten. I nedre vänstra hörnet av Snabbgranskningssidan visas filstorleken på det skapade dokumentet. Har ni nu fått en väldigt stor fil med bra kvalitet så backa tillbaka och minska JPEG kompressionsnivå (1 motsvarar maximal komprimering och 100 ingen komprimering alls). Prova att scanna igen. Upprepa detta tills ni hittar en bra avvägning mellan filstorlek och kvalitet. Man skall tänka på att även om man har gott om diskutrymmet för att spara stora filer, så tar det längre tid att granska dessa i journalen. En lagom avvägning mellan kvalitet och filstorlek brukar man få vid en kompressionsnivå runt 20 som ger filer på cirka 100 KB per sida.

42 MedAKT 42 Observera att det sker en viss skalning mellan orginalet och de skapade dokumentet. Skalningen sker genom att MedAKT alltid försöker få plats med det scannade dokumentet på en A4-sida. Scanna flera sidor Ofta kan ett dokument bestå av flera sidor. Det enklaste är givetvis om man har en scanner med dokumentmatning. Då tar scannern och MedAKT själv hand om att scanna alla sidor till ett dokument. Om man däremot har en scanner som bara kan scanna en sida åt gången, gör enligt följande: Följ instruktionerna ovan för att scanna första sidan. När denna visas i "Snabbgranskningen" så lägg i nästa sida i scannern och klicka på knappen "Scanna mera" och välj "Scanna ytterligare sida". Upprepa detta tills alla sidor är scannade och klicka sedan på knappen Nästa Mätningar Denna fliken på patientkortet används för att hämta och presentera mätningar som t.ex Audiometri, Spirometri och EKG. Kopplingen är beroende av vilken utrustning man har. Kontakta för mer information.

43 5 Kassa och fakturering MedAKT 43 Med fakturamodulen kan man dels fakturera patienten/kunden och dessutom kan man skapa redovisnings -och debiteringsunderlag för huvudmannen i de fall som man har vårdavtal. Innan fakturering kan användas måste ett följande uppgifter registreras: Vårdgivare: Detta är samma som användare i MedAKT. För att en användare skall kunna vara vårdgivare i kassan måste Vårdgivar ID, Vårdgivarkategori -och specialistgrupp vara registrerat på denna. Dessa uppgifter registreras i användardialogen. Se vidare behörigheter. Avtalspart: Kliniken/Klinikernas namn, avtalspart id mm, avtalspartid erhålls av huvudmannen. Dessa uppgifter registreras på kliniken. Se vidare registrering av klinikdata. Artiklar: I artikelregistret registrerar man de olika ersättningar man får för olika typer av besök. Det är inte nödvändrigt att registrera artiklar men det underlättar arbetet mycket. Dessa registreras under Systemunderhåll Artikelregister. Artiklar kallas ibland även taxor. Programmet innehåller inte några taxor vid installation. Det är upp till kliniken att själv underhålla taxetabellerna. Observera att du måste kontakta din huvudman och meddela att du avser att skicka in redovisning på diskett, och av huvudmannen erhålla vissa uppgifter som id-nummer på Avtalsparten samt id-nummer för vårdgivarna. Kassamodulen är godkänd av alla huvudmän som använder Priva för redovisning. Registrera ny faktura/kvitto Klicka på ikonen för ny post. Längst upp står det då "Kvitto Nr: Nytt kvitto". Ange patientens personnummer och tryck Tab för att gå till nästa fält. Finns patienten sedan tidigare fylls all patientdata i och markören ställer sig på fältet för besöksdatum. Fyll sedan i besöksdatum och vårdgivare. Då egen kod fylls i så kommer arvodeskoden och beloppen automatiskt att fyllas i med de värden som finns registrerade för denna taxa. Istället för att ange den egna koden kan man klicka på knappen till höger om detta fält, då visas en lista med de taxor som finns att välja bland. Alternativt kan man trycka Ctrl+K för att visa denna lista. Se även personliga inställningar för inställningar man kan göra för att underlätta registrering av nya kvitton. I "radtabellen" längst ner i bilden registrerar man sedan fakturaraderna. En "normal" patientfaktura skall oftast innehålla två rader. En rad anger hur stor ersättningen är från landstinget och en rad hur mycket patienten skall betala. Normalt sett måste man minst ange kontakttyp och betalningssätt. Vilka uppgifter som är obligatoriska varierar beroende på vilken huvudman man har. Klicka slutligen på Spara. Kvittot sparas då och formuläret raderas för att kunna registrera nytt kvitto. Om kryssrutan "Skriv ut kvitto vid spara" är markerad så kommer kvittot att skrivas ut på inställd kassaskrivare. Radtabellen: Som standard ser radtabellen ut enligt nedanstående bild. Det finns möjlighet att se fler kolumner i bilden genom att högerklicka över kolumnrubrikerna och välja från menyn. Observera att de kolumner som ställs in för visning gäller alla användare på kliniken. För att registrera en fakturarad anger man i första kolumnen vad det är för typ av rad. Om inget anges märks raden automatiskt med typen Normal. Det kan bara finnas en rad av respektive typ förutom Normal-rader som det kan finnas obegränsat antal av. Normal-rader följer inte heller med i en eventuell redovisning till huvudman. I nedanstående bild visas en faktura med tre rader.

44 MedAKT 44 Detta exempel ger en redovisning till huvudmannen om att erstättningen från denna skall vara 340 kr, samt att patienten har betalt 160 kr. På kvittot står det att kunden skall betala 160 kr för läkarbesök och 50 kr för Schampo. Genom att välja en artikel så sätts radtypen automatiskt. En artikel kan även skapa flera fakturarader. Se vidare artikelregister för artikelstrukturer. Artikel väljs antingen genom att skriva in artikelnumret, klicka på knappen med tre punkter, -eller dubbelklicka i cellen. Arbetet underlättas mycket genom att använda artiklar. Ändra faktura Det finns tre sätt att söka fram en befintlig faktura: Senaste faktura/kvitto: Den senast sparade fakturan plockar man snabbt upp på skärmen genom att klicka på ikonen längst till höger i verktygsfältet. Sök faktura/kvitto: Klicka på ikonen för Sök data i verktygsfältet. Den vanliga sökdialogen visas då. Observera att den består av två flikar: "Sök patient": Denna söker bara i patientregistret och inte bland befintliga kvitton. Denna sökfunktion används när nytt kvitto skall registeras och man inte kan personnumret på patienten. "Sök kassakvitto": Denna sökfunktion söker bland alla kassakvitton. Man kan ange ett eller flera sökvillkor. Dagens kassa: Rapporten dagens kassa som listar alla kvitton som är registrerade på ett visst datum har s.k hyperänkar. Genom att klicka på dessa aktiveras aktuellt kvitto i kassamodulen. Se vidare kassarapporter. Då önskat kvitto är framsökt på något av ovanstående sätt ändrar man kvittot och sparar det på nytt. Radera faktura Det går inte att radera en faktura ur systemet, istället blir den makulerad. Då man klickar på rader-ikonen så visas en dialog där man skall ange anledning till varför fakturan skall makuleras. Det finns sedan möjlighet att söka fram makulerade fakturor antingen via sökdialogen eller via rapporten "Makulerade fakturor". Redovisning och statistik I rapportmodulen finns diverse rapporter och sammanställningar på erhållna ersättningar. Här finns även samlingsräkningen och filgenereringen som skall skickas till huvudmannen. Se vidare kassarapporter. Öresavrundning Det finns ingen direkt öresavrundning i faktureringen eftersom det är väldigt ovanligt att det inträffar på vårdavgifter. I de fall de kan inträffa så löses det enklast genom att lägga in en egen artikel för detta ändamål. Om man t.ex skriver kontantfaktura för ett Körkortsintyg som är momspliktigt enligt exemplet nedan så blir det 687,50 för patienten att betala. Genom att lägga till ytterligare en fakturarad med just öresavrundningen så blir beloppet att betala hela kronor. På fakturautskriften kommer då också öresavrundningen ut som en egen rad.

45 MedAKT Betalningar De fakturor som inte betals direkt utan som kunden skall betala senare läggs för bevakning i Betalningar. Vilka fakturor som klassas som ej betalda styrs av betalningssättet. Då man öppnar bilden betalningar visas en lista med alla ej fullbetalda fakturor. Här kan man enkelt pricka av betalningar på fakturorna. Det finns även möjlighet att lägga in extra påminnelseavgifter. I rapporter finns en rapport som visar alla fakturor som är obetalda samt när påminnelser är skickade. Registrera betalning Leta upp Kvitto/Fakturanumret i listan. Tryck Enter. Markören ställer sig då i rutan Betalning längst ner i bilden. Ange här betalt belopp om fakturan delbetals eller kryssa i fullbetald om hela fakturan betalats. 5.2 Bokföringsunderlag Fakturaunderlagen kan exporteras som verifikationer till valfritt ekonomisystem. Kravet är att ekonomisystemet kan läsa en s.k SIE-fil som är ett standardiserat filformat för ekonomiska transaktioner. En faktura blir en verifikation. I dialogen där man exporterar fil skall ett antal uppgifter anges: Avtalspart Datum från till Verifikationsserie Verifikationsnummer Fordranskonto Konto Momskonto Mapp att placera filen Ange det datumintervall som export skall ske för. Datum är alltså det som är Besöksdatim i fakturabilden. Ange den serie som verifikaten skall komma in på i ekonimisystemet. Det rekommenderas att reservera en separat serie för dessa verifikat. Löpnummer inom serien som exporten skall starta på. Då exporten är klar visas nästa verifikationsnummer så man behöver alltså inte själv hålla reda på det. Ange det konto som hela verifikationen skall bokas mot. Normalt används det konto som är registrerat på respektive fakturarrad. Om konto saknas här så används det konto som är anget här. Om moms finns på fakturaraden bokas den på detta konto Filen döps till FAKT_xxx_yyyymmss.SIE Där xxx är avtalsparts numret Observera att programmet kommer ihåg senast angivna värde per avtalspart så när avtalspart väljs i listan fylls alla fält i med tidigare värde. Detta är speciellt viktigt för verifikationsnummer så att detta börjar med rätt löpnummer.

46 MedAKT 46 6 Rapporter 6.1 MedAKT Query MedAKT Query är ett verktyg för att fritt söka och sammanställa statistik från journaldatabasen. MedAKT Query är kraftfullt men ändå enkelt att använda. Det kräver dock lite övning för att förstå hur det fungerar. Tveka inte att experimentera med olika sökningar för att se hur detta påverkar resultatet. Arbetsgång Man gör först ett urval på data, det kan t.ex vara ett visst kön, datumintervall, diagnos etc. Därefter väljer man vilken data man vill se, hur den skall sorteras etc. Slutligen utförs sökningen i databasen och resultatet visas i en tabell. Urval Urvalet anger en begränsning av data som man vill se, minst ett urval måste göras. Förutom att begränsa kön och datimintervall så kan man lägga till ytterligare tre fria urval. Dessa fria urval kan vara: Diagnoskod Diagnostext Journaltext Kontakttyp Läkemedel Remiss från Vårdgivare Yrke Exempel: Man vill se alla manliga patienter som man har skrivit ut läkemedlet "Alvedon" till under år Markera kön Man. Ange datum till Välj Fält Läkemedel. Välj operator liknar. Ange värde Alvedon. Urvalsdelen skall då se ut som följande bild. Fältval och sortering Efter att urvalet är gjort skall man ange vad som skall visas i listan. Detta sker genom att kryssa i önskat fält i listan. Exempel: Fortsättning. På föregående exempel så vill vi se personnummer och namn på alla de män som har fått Alvedon. Markera då de fyra fälten Patient-Sekel, Personnummer, Förnamn och Efternamn i fältlistan.

47 MedAKT 47 Nu är frågan klar och då man klickar på sökknappen startar sökningen i databasen. Sökningen tar olika lång tid beroende på hur stor datamängd som skall bearbetas samt hur komplicerad frågan är. Då sökningen är klar visas resultatet i en lista på fliken "Resultat". "Fältval, sortering" innehåller ett antal val för att styra vad man egentligen vill se i resultatet. Sortera Man kan välja hur resultatet skall sorteras. Ovenstående exempel kommer troligtvis att sorteras efter personnummer men detta kan man ej garantera. Det beror helt på hur MedAKT Query löser frågan. För att styra sorteringen så klickar man i kryssrutan "Sortera" under avancerat. Sedan högerklickar man på det fält i listan man vill sortera efter i första hand och väljer sortera i menyn som visas. En pil kommer då att visas före namnet. Maximalt kan man ange tre fält att sortera efter. Exempel: Vi vill sortera vår lista efter Efternamn och Förnamn. Högerklicka då först på raden Patient- Efternamn och välj sortera, sedan på raden Patient-Förnamn och välj sortera. Listan ser då ut enligt följande: Gruppera Gruppera data är det som är svårast att förstå och svårast att använda men det är nödvändigt för att kunna räkna förekomster av data. Gruppera innebär att data från sökningen som är lika "klumpas" samman och antalet förekomster räknas/summeras. Exempel: Vi vill nu inte längre se vilka patienter som har fått Alvedon utskrivit utan bara antalet. Vi markerar då kryssrutan "Gruppera". Det är dock inte tillräckligt att bara markera Gruppera och sedan söka på nytt för gruppera betyder ju enligt ovan "att data från sökningen som är lika "klumpas" samman och antalet förekomster räknas...". I vårt exempel har vi markerat att vi vill se personnummer och namn. Om vi bara grupperar på detta så kommer detta då betyda: Räkna antal gånger samma patient fått alvedon. Men vi ville ju enbart veta hur många patienter överhuvudtaget som fått Alvedon. Vi måste alltså avmarkera alla fälten Sekel, Personnummer, Förnamn och Efternamn i listan. Om vi nu klickar på Sök så kommer meddelandet "Inga fält är valda för visning" att visas. För att MedAKT Query skall kunna räkna förekomster så måste den veta vad den skall räkna på. Det måste alltså finnas minst ett fält markerat i listan. Nu vill vi veta antal förekomster av läkemedlet alvedon, således markerar vi Recept-Läkemedel i fältlistan och klickar slutligen sök. Resultatet kommer nu att bli en lista med en rad där det står "Alvedon" och antalet.

48 MedAKT 48 Hur gör man då om man t.ex vill se statistik på hur många gånger som respektive läkemedel är ordinerat? Detta är väldigt enkelt, ta bara bort urvalet i Exemplet ovan (att det var Alvedon vi vill se) och klicka sök. En lista med alla läkemedel och antal gånger de har förekommit visas då. Förnämligt enkelt! Speciella databassökningar I de fall som man vill ha ut sådan statistik och/eller information från databasen som man inte kan få från standardrapporter eller själv söka fram med hjälp av MedAKT Query så finns det möjlighet att köra speciella databasfrågor. Ibland finns det sådana specialfrågor att ladda ner från din leverantör. Kontakta om du har behov av en speciell databassökning. För att köra en specialsökning som du laddat ner från gör man enligt följande: Logga in i MedAKT som SYSADMIN eller annan användare med Administratörs behörigheter. Starta MedAKT Query. Klicka på knappen märkt SQL uppe till höger i vertygsfältet. Klicka sedan på Öppna-knappen i verktygslisten.. Klicka på knappen "Hämta från Alfa tjänsteserver" i den dialog som visas. I nästa dialog väljer du vilken fråga som skall laddas ner.

49 MedAKT 49 Slutligen öppnas frågan och ofta visas en beskrivning enligt bilden nedan samt ett antal parameterar att fylla i. Ange värde på paremetrarna t.ex från datum och till datum enligt bilden nedan och klicka slutligen på Sök-knappen i verktysfältet. 6.2 Diverse rapporter Formuläret innehåller en mängd standardrapporter. Antalet rapporter varierar beroende på vilka moduler som är installerade i MedAKT samt om det finns några kundanpassade rapporter. Rapporterna är grupperade i ett träd så att man lätt skall kunna hitta den rapport som eftersöks. Många av rapporterna innehåller klickbara s.k hyperlänkar, t.e.x på aktivitetslistan är personnumret klickbart. Klickar på man på denna länk så aktiveras denna patient i patientkortet. Arbetsgång Väljl önskad rapport i trädet. Ange eventuella villkor i formuläret som visas till höger om trädet. Klicka på Sök-knappen. Då en rapport väljs i trädet så visas en beskrivande text vad rapporten gör. De flesta rapporter består av en lista med ett eller flera urval att göra för rapporten. Bilden nedan visar ett exempel för rapporten "Händelselogg".

50 MedAKT 50 Generellt gäller att: Där datum skall anges kan man antingen skriva datum direkt på valfritt format t.ex för eller så kan man dubbeklicka för att få upp en kalender att välja från. På sådana urvalsvillkor där en knapp med tre punkter visas till höger kan man klicka på knappen för att få upp en lista på möjliga värden att välja bland. För båda dessa kan man även trycka Ctrl+K på tangentbordert för att få upp kalendern respektive listan. Angivna värden sparas till nästa gång man går in och skall köra rapporten.

51 7 Tidbok MedAKT 51 Tidboken är en gemensam resurs i MedAKT, den ligger alltså inte under respektive klinikmapp. Anledningen till detta är att när man kör med flerklinkslicens så skall alla användare komma åt samma tidbok. Tidboken kan ses i olika s.k vyer, dag för dag (dagvy) eller en hel vecka (veckovy). I dagvyn kan man välja att se enbart en vårdgivares bokningar, alla vårdgivares bokningar eller ett vårdteams bokningar. Enbart vårdgivare är bokningsbara i tidboken. För att skapa ett eget utseende på tidboken, t.ex vilka tider som skall vara bokningsbara så behöver man skapa schemmallar. Tidboken går att använda utan schemamallar men det rekommenderas inte. Nedanstående avsnitt beskriver hur man arbetar med tidboken. För att läsa mer om de olika delarna i tidboksmappen så klicka i bilden nedan. Boka ny tid Tidbokning i MedAKT kan delas in i följande steg : 1. Välj hos vilken vårdgivare som tid skall bokas Man klickar i listan med vårdgivare som finns uppe i verktygsfältet, eller tryck F4 för att välja ur en lista. Förutom att välja enskilda vårdgivare kan man välja att se tider för alla vårdgivare eller ett vårdteam. När vårdgivare valts kommer dennes standardschema att visas med bokade och obokade mottagningstider. Om aktuell resurs har mer än ett schema kopplat till sig finns dessa att välja på i listan märkt Schema. 2. Välj datum för bokningen Som standard öppnas alltid tidboken på dagens datum. För att byta till att annat datum kan detta göras på något av följande sätt. Antingen skriver man in datumet direkt i datumfältet, eller klicka på ikonen strax till höger om datumfältet. En kalender visas då där man väljer datum, eller klicka på ikonen för att visa kalender i ett separat fönster. För att enkelt förflytta sig en dag framåt eller bakåt i tiden kan man klicka på pilarna längst upp till vänster respektive höger i tidboken. Då man valt ett datum för bokningen så visas automatiskt de tider som finns bokade denna dag. 3. Välj tid Man ställer sig därefter på den tid där man vill boka en patient och trycker Insert-tangenten. Man kan även dubbelklicka med musen, högerklicka med musen eller välja "Ny bokning". Bokningskortet visas då enligt bilden nedan:

52 MedAKT 52 Fyll i bokningskortet med nödvändiga patientuppgifter. Börja med personnummer och tryck därefter på tabtangenten. Om patienten redan finns i patientregistret så kommer övriga personuppgifter att fyllas i automatiskt på bokningskortet. Fyll annars själv i uppgifterna. Patient kan även väljas från PLO-listan. Se vidare patientfilken, PLO. Man kan även söka en patient genom att klicka på "Sök patient"-knappen. Sökning går till på samma sätt som i patientkortet. Se avsnittet Sök patient. Genom att ange en kontakttyp på patienten kan man färga tidbokningar olika beroende på kontakttyp. T.ex kan återbesök vara blåa och nybesök gula, detta ger en bra översikt i tidboken. Tips: Genom att i schemat markera de tider som bokningen skall sträcka sig över så fylls dessa automatiskt i på bokningskortet. Tider markeras genom att dra med musen eller hålla ner Shifttangenten samtidigt som man stegar med piltangenten. Då man klickar Ok i bokningskortet så markeras tiden med grön färg i tidboken och valda uppgifter visas. Fiktiva personnummer För att boka in patienter i tidboken måste personnummer finnas. Om man inte har något personnummer på den patient som skall bokas, kan man enkelt skapa ett tillfälligt personnummer. Klicka på knappen "Skapa personnr". I den dialog som då visas kan man ange de delar av personnumret som man kan eller lämna allt tomt. När man klickar Ok skapas ett fiktivt personnummer som innehåller bokstäverna "MA". Om man får reda på patientens riktiga personnummer kan man klicka på knappen "Byt personnr" för att ange det riktiga personnumret. Observera att det inte går att byta personnummer genom att bara skriva in detta i personnummerfältet på bokningskortet. Man måste klicka på knappen "Byt personnr". Personnumret kan även bytas på samma sätt på patientfliken. Ett annat scenario är att patienten är bokad med ett fiktivt personnummer. Med funktionen "Liknande patient" kan man söka i patientregistret efter patienter som liknar denna. På så sätt kan man enkelt hitta patienter som är dubbelregistrerade i MedAKT.

53 MedAKT 53 Redigera en bokad tid Följande kan ändras med redigeringsfunktionen: Uppgifterna på bokningskortet. Den bokade tidens längd. Observera: det går inte att ändra datum eller att ändra till en annan läkare utan att göra en ombokning. Gör enligt följande för att ändra på en bokning: 1.Ta fram bokningen och markera den Om bokningsdatumet är känt, så välj korrekt datum och markera den aktuella bokningen i listan. Om denna information inte är känd kan sökning ske med kommandot Bokningar på patient i menyn Visa (se avsnittet Sök bokning nedan). 2.Redigera bokningen Ställ markören på den tid i schemat som skall redigeras. Tryck därefter Enter. Bokningskortet kommer då att visas och man kan redigera bokningen. Man kan även dubbelklicka med musen eller högerklicka med musen och välja "Redigera bokning". Ta bort en bokad tid Det är enkelt att ta bort en bokning. Ställ markören på den bokningstid som skall raderas. Tryck därefter på Delete-tangenten. Man kan även högerklicka med musen eller välja "Ta bort bokning". Innan bokningen raderas måste detta bekräftas. Ombokning av bokad tid Om en bokning skall flyttas inom samma dag (men ligga kvar på samma vårdgivare) så kan man dra bokningen till önskad tid med musen. Klicka på bokningen så att musmarkören blir ett "kryss". Håll sedan musknappen nere och dra bokningen till önskad position. På samma sätt kan bokningen enkelt förlängas eller förkortas genom att dra med musen i kanten på den bokade tiden. Om en bokning skall flyttas till annan tid, datum eller vårdgivare måste ombokning göras: 1. Ställ markören på den tid i tidboken som skall ombokas. 2. Högerklicka och välj "Klipp ut bokning". Tidbokningen blir då svagt gråmarkerad. 3. Leta upp den tid som bokningen skall flyttas till och placera markören på den nya tiden. Den nya tiden kan vara när som helst och på vilken läkare som helst. 4. Högerklicka och välj "Klistra in bokning". På samma sätt kan man enkelt göra upprepade bokningar av en patient. Istället för att välja "Klipp ut bokning" i punkt 2 väljer man istället "Kopiera bokning". Detta är användbart om man t.ex vill boka in samma patient för återkommande besök under året. Internbokning Internbokning innnebär att man markerar tid som upptagen och som inte är tillgänglig för patientbokning. Gör enligt följande för att skapa en internbokning: 1. Välj datum och läkare. 2. Välj kommandot Internboka i menyn Arkiv, eller högerklicka med musen och välj "Internboka". En enkel form av bokningskort visas då där man anger en beskrivning för internbokningen.

54 MedAKT 54 Vid internbokning kan man i listan längst upp till vänster ange följande: Klockan: Som innebär en period mellan två klockslag aktuellt datum. Datum: Som innebär hela dagar mellan två datum. Hela dagen: Som innebär hela dagen angivet datum. Ändring och borttagning av internbokning sker på samma sätt som med patientbokningar. Välj vilka uppgifter skall visas i tidboken Man kan välja fritt vad man vill se i tidboken. Klicka på menyn Visa och alternativet Välj data att visa. Följande dialog visas då. Man väljer här vilken data man vill visa i första hand, andra hand o.s.v. Den data som väljs att visas i första hand visas på första raden i bokningen, andra hand på andra raden o.s.v. Om man valt att visa mer data än det finns rader i en bokning så kommer sista raden i aktuell bokning att innehålla den data som inte tidigare fått plats på övriga rader. Besökstyp hanteras lite annorlunda. Om man väljer att visa besökstyp så visas denna allra först före den data man valt att visa i första hand. All data kan enkelt döljas för visning genom att välja menyn Visa och alternativet Visa data, eller genom att trycka Ctrl+A på tangentbordet. Om man väljer att inte visa data så visas enbart färgerna. Detta kan vara användbart om man t.ex vill låta patienten välja tid genom att titta på tidboken, då vill man inte att patienten ser vilka andra patienter som är bokade. Kryssrutan "Visa bokningar på icke arbetsdagar i bakgrunden" innebär att tidbokningar som är bokade på en en icke arbetsdag visas i "bakgrunden". Dvs att bokningen visas något nergråad enligt bilden nedan där TEST TESTSSON är inbokad på måndag 18/4 som enligt schemat inte är arbetsdag för Annika Testsson. På detta sätt är det lättare att särskilja bokningar om man t.ex använder olika orter enligt Exempel 2 under avsnittet Schemaexempel.

55 MedAKT 55 Se även personliga inställningar för val av färger i tidboken. Söka en patients bokade tider Gör enligt följande för att se en patients bokade tider. Klicka på ikonen för Sök data i verktygsfältet. I sökdialogen kan man nu söka på följande: Personnummer Namn Orsak Vårdgivare Datumintervall Resultatet av sökningen visas i listan till höger. För att gå till denna bokning dubbelklickar man i listan eller trycker Enter. Exempel: Vi vill hitta alla bokningar för en patient som heter TESTSSON i efternamn och som haft vårdgivare Lisa under tiden till : Ange TESTSSON i fältet för efternamn. Välj vårdgivare Lisa. Ange datumintervall. Klicka på Sök. Snabbvalsmenyn Längst till vänster på en patientbokning finns en ikon som ser ut som bokstaven i. Genom att klicka på denna kommer man åt ett antal funktioner kopplade till denna patienbokning. Om en bokning är markerad kan man även komma åt denna meny med snabbkommandot Ctrl+i. Därifrån kan man sedan nå undermenyerna Aktivera i kassa" genom att trycka ner tangenten "t", repsektive "Aktivera i journal" genom att trycka ner tangenten "a". Nedan beskrivs dessa olika menyval. Patient-kom-ihåg Denna skriver ut ett papper till patienten på alla tider denne har bokade framåt i tiden fr.o.m. dagens datum.

56 MedAKT 56 Kommande bokningar Detta gör samma sak fast visar en liten dialog på skärmen med patientens kommande bokningar. Aktiviera patientkort/journal från tidboken Om man står i tidboken kan man snabbt öppna upp denna patient i patientkortet. Klicka på "Aktivera i journal". Patientkortet visas då med denna patient framsökt på patientfliken. Om man har licens för flera kliniker visas en lista där man kan välja för vilken klink som man vill aktivera patientens journal. Aktivera kassan från tidboken Motsvarande som aktivera i journal fast kassakortet öppnas istället. Denna är bara tillgänglig då kassamodulen är installerad. Patient väntar Patient väntar innebär att då patienten anländer och meddelar sig till receptionen så kan receptionen snabbt och enkelt skicka ett meddelande till berörd vårdgivare att patienten har anlänt. Klicka på "Patient väntar", ett meddelande kommer då att skickas till dennes vårdgivare. Funktionen är bara tillgänglig då man har meddelandemodulen installerad. Dessutom kommer ikonen att byta utseende för att visa att medelande är skickat. Patient klar Detta val har ingen funktion i programmet utan är enbart en information. När man klickar på denna byter ikonen utseende till en bock. Ni bestämmer själv vad detta skall innebära, det kan t.ex betyda att patienten har betalt i kassan, för någon annan kan det innebära att alla prover är tagna. Patient uteblev Detta val har inte heller någon funktion i programmet utan är enbart en information. Det kan vara användbart för att snabbt få en överblick äver patienter som uteblev så att man kan debitera dessa i efterhand. Boka flera patienter på samma tid Det är möjligt att boka flera patienter på samma tid i tidboken. Ett typiskt exempel på detta kan vara sjukgymnaster som har gruppmottagning av flera patienter samtidigt. För att skapa en dubbelbokning: Högerklicka i vänsterkanten där tiderna står och välj "Ny bokning", eller klicka på en patientbokning och tryck på Insert-tangenten på tangentbordet. Då bokningskortet är ifyllt så kommer tiderna att visas bredvid varandra i tidboken. Funktionen med dubbelbokning är konstruerad på ett sådant sätt att två användare aldrig samtidigt kan boka in två patienter på samma tid. Detta förhindrar att dubbelbokning sker av misstag. Om man inte vill använda dubbelbokning kan denna funktion stängas av med en systeminställning. 7.1 Dagvy Dagvyn visar tidboken dag för dag för en eller flera vårdgivare. Se Tidbok för en beskrivning av hur man arbetar med tidboken. 7.2 Veckovy Veckovyn visar tidboken en vecka i taget. Veckovyn kan enbart visas för en vårdgivare åt gången. Se Tidbok för en beskrivning av hur man arbetar med tidboken.

57 MedAKT Sök liknande patient Sök liknande patient innebär att man kan söka upp patienter som har liknade personuppgifter som aktuell patient. Detta är en hjälp för att se om samma patient finns registrerad i MedAKT flera gånger. Denna funktion är tillgänglig från tidboken och patientfliken: Då funktionen aktiveras visas ovanstående dialog. I denna är uppgifter om aktuell patient ifylld. Om man står på en tidbokning så visas den patients uppgifter som bokningen avser. Patienter med liknande uppgifter kan nu sökas genom att markera i kryssrutorna vilken patientuppgift som sökning skall ske på. Sökning sker då på den patientuppgift som står i fältet "Data". Genom att ändra denna så ändrar man villkoren för sökningen. Exempel: Vi har en patient som är registrerad på födelsedag och har efternamn Andersson. Det visar sig att personen heter "Andersén" och är född Vi vill nu kontrollera om personen redan finns registrerad med dessa uppgifter. Markera Födelsedatum och Efternamn genom att sätta kryss framför dessa och ändra texten Andersson till Ander enligt bilden ovan. Klicka Sök. En sökning sker nu på alla patienter som har ett födelsedatum som börjar med och där efternamnet innehåller ANDER. I listan med sökresultat visas nu alla patienter med dessa uppgifter enligt bilden nedan.

58 MedAKT 58 Vi hittar KARL ANDERSÉN, dvs patienten finns redan i patientregistret. Klicka nu på fliken "Åtgärd" enligt nedanstående bild: Vi kan här bestämma vilken åtgärd som skall göras med patienten. I detta exempel har vi en tidbokning registrerad på ett personnummer och namn som det har visat sig är samma person som en patient som vi redan har i patientregistret. Vi vill då byta ut patienten på denna tidbokning mot den riktiga som redan finns i patientregistret och samtidigt radera den felaktiga patienten KARL ANDERSSON. Markera då de två första kryssrutorna och klicka på utför. Patienten på tidbokningen blir då ändrad från vår felaktiga KARL ANDERSSON till den riktiga KARL ANDERSÉN, samtidigt raderas vår felaktiga KARL ANDERSSON från patientregistret. Patienten blir dock enbart raderad om det inte finns några som helst övriga anteckningar, tidbokningar eller andra uppgifter registrerade på denna.

59 MedAKT Vårdteam Vårdteam är ett sätt att gruppera samman användare som man vill se samtidigt i tidboken. Om t.ex två vårdgivare delar på en undersköterska så kan man skapa ett team av dessa tre personer. Då ser man dem samtidigt i tidboken utan att behöva se alla andra användare. Skapa ett vårdteam Klicka på vårdteam som ligger under tidboksmappen i MedAKT-utforskaren. I listan till höger visas dina vårdteam. Dubbelklicka på översta raden < Nytt team >, följande dialog visas då: Ange ett namn på teamet och välj vilka användare som skall ingå i teamet genom att välja personerna i högra listan och klicka på knappen märkt med "<". 7.5 Schemamallar För att få största nytta av tidboken bör schemamallar skapas. Med en systeminställning kan man tvinga tidboken att kräva att schema finns för att det skall vara möjligt att göra tidbokningar. Schemamallen anger vilka tider respektive dag som är bokningsbara samt i vilket intervall bokningar ska ske. I schemamallen kan man även reservera tider för speciella ändamål, t.ex fika, telefontid, akutbesök mm. Man kan skapa två sorters scheman; cykliskt- och icke cykliskt schema. Cykliskt schema: Cykliskt schema innebär ett schema som upprepar sig efter ett visst antal dagar. Ett veckoschema är typiskt sådant. Personen arbetar på samma sätt varje vecka vilket alltså innebär att schemat upprepar sig var 7:e dag. Om man arbetar olika varannan vecka så är detta också ett cykliskt schema som upprepar sig var 14:e dag. Icke cykliskt schema: Med icke cykliskt schema lägger man varje datum individuellt. Ett icke cykliskt schema gäller alltid för en begränsad tidsperiod t.ex en månad. Schemamall skapas för varje vårdgivare. Det går även bra att skapa schemamallar som gäller för ett vårdteam.

60 MedAKT 60 Skapa schema Välj först vårdgivare i listan under punkt 1. Klicka sedan på Ny. En guide visas då som hjälp för att skapa ett schema. Schemaguide 1: Välj vilken vårdgivare eller vårdteam som schemat skall skapas för. Schemaguide 2: Här anger man om ett cykliskt eller icke cykliskt schema skall skapas. Oberoende om cykliskt eller icke cykliskt schema så måste man ange ett datum då schemat börjar gälla. Observera att startdatum för schemat måste sammanfalla med den veckodag du vill att det skall börja. Om man t.ex gör ett veckoschema (måndag till söndag) så måste fr.o.m-datumet infalla på en måndag. Schemaguide 3: Ange de tider som schemat skall sträcka sig över. Dessa tider är alltså de tider som man normalt har öppet på sin mottagning och dessa visas med vit bakgrund i tidboken. Det går bra att göra bokningar även utanför ordinarie bokningstid, men schemat fungerar bra som en information. Dessa tider kan senare ändras för en specifik dag. Om man t.ex arbetar kortare tid på fredagen kan detta ändras i efterhand. Intervall är den tid som patienter normalt skall bokas. Med intervall menas minsta "modul" som man bokar in patienter i. Det går även att boka in patienter med ett annat intervall än detta men det rekommenderas att välja ett intervall som överensstämmer med de sätt som vårdgivaren normalt arbetar. Man kan alltid ändra på intervallet för en specifik dag. Som standard skapas ett schema där man inte arbetar lördagar och söndagar. Om man vill att dessa dagar skall vara bokningsbara så markera kryssrutan för detta. Schemaguide 4: På denna sida kan man nu ändra arbetstiderna och intervallet för de enskilda dagarna. Det finns även möjlighet att göra detta i Planeringsschema enligt bilden nedan. Schemaguide 5: Startoffset skall användas då man skapar ett schema där intervallet du angav under punkt 3 inte är jämnt delbart på en hel timme. Exempel på detta är om arbetstiden börjat och intervallet är 25 minuter. För att få schemat att visas riktigt i tidboken så sätter man i detta fall en offset på 5 minuter. Då man har sådana fall så är det enklast att prova sig fram till vad offset skall vara för att få tidboken att se korrekt ut. Klicka slutför så ritas schemat upp i planeringsbilden. Ändra start och sluttid för bokade tider För att ändra start/sluttider enskilda dagar så dubbelklicka i huvudet i schemat. En dialog visas då där man kan ändra start -och sluttider, intervall -och offset. Reservera tider För att reservera tider i schemat högerklickar man över tiden i schemat och väljer "Infoga planering", följande dialog visas då:

61 MedAKT 61 I bilden ovan gör man en reservation av tiden för Fika. Man väljer även färgen "Money Green". Vald färg innebär att denna tid visas i tidboken med denna färg. Klicka på Ok så läggs planeringen ut i schemat enligt bilden nedan. Upprepa sedan detta och skapa de planeringar som du behöver. Om kryssrutan "Bokningsbar i webben" markeras innebär detta att denna tid kommer att vara bokningsbar från webtidbokningen. Enbart planeringar med denna markering kommer att visas som lediga i webtidboken. Planeringar är enbart en information i tidboken om vad vissa tider är avsedda för. Det går bra att boka tider utöver dessa planeringar. T.ex kan man mycket väl boka en patient på en tid som överskrider den planerade fikatiden enligt exemplet ovan. För att infoga samma planering på flera tider i schemat så håll ner Ctrl-tangenten och klicka på tiderna i schemat innan du öppnar Planeringsschema -dialogen. Kopiera planeringar Planeringar kan enkelt kopieras och infogas på andra ställen i schemat. Högerklicka över planeringen och välj kopiera. Markera sedan den tid i schemat där planeringen skall infogas och välj klistra in. Alla planeringar som sträcker sig över en hel dag eller flera dagar kan också kopieras. Högerklicka över huvudet i schemat och välj "Markera dag", upprepa för de dagar som skall kopieras. De markerade dagarna visas med en grön markering enligt nedan. Högerklicka sedan igen och välj "Kopiera markerade dag/dagar". Högerklicka nu åter över den dag där de kopierade dagarna skall infogas och välj "Klistra in dag/dagar". För att ta bort markeringen på en dag så välj åter "Markera dag". Observera att då man kopierar hela dagar så kopieras inte bara planeringarna utan även start -och sluttid för dagen, även intervallet kopieras. Exempel: I bilden ovan har man markerat och kopierat måndagar och tisdagar i ett schema med 20 minuters intervall. Dessa dagar klistras in i ett nytt schema som istället har 15 minuters intervall. Det som då händer är att de kopierade dagarna klistras in exakt som originalet d.v.s bibehåller start -och sluttider, samt intervallet 20 minuter. För att visa att dessa dagar har ett avvikande intervall så markeras dessa dagar med en röd linje i huvudet enligt bilden nedan.

62 MedAKT 62 Redigera schema För att ändra i ett schema kan man: 1. Välja ett specifikt schema i listan, eller 2. klicka på ett datum i kalendern för att välja schemat som gäller aktuellt datum. Då schema väljs ritas planeringarna ut i schemat. Beroende på om det är cykliskt schema eller ej och beronde på om man valt schema från listan eller från kalendern så skrivs i schema huvudet antingen specifika datum eller allmänna dagnamn. Om specifika datum visas så redigerar man alltså schemat enbart detta datum. Om allmänna dagnamn visas så kommer de ändringar man gör att påverka alla datum. Om man t.ex lägger in en ny planering på måndagar så kommer denna planering att visas alla måndagar som schemat gäller. Genom att ändra markeringen under punkt 3 (bilden nedan) kan man ange om det är specifika datum (enbart valt datum) eller allmänna dagnamn (hela perioden) man vill redigera Exempel avancerade schemamallar Här följer ett antal exempel på hur man kan skapa avancerade schemamallar. Exempel 1: Ett löpande veckoschema, men där resursen skall arbeta första lördagen i varje månad. Det finns ingen möjlighet att skapa ett sådant löpande schema, men följande exempel visar hur man kan lösa det genom lite manuellt arbete. 1. Skapa först ett vanligt veckoschema med dess planeringar enligt tidigare avsnitt. Det skall alltså vara ett schema som gäller "tills vidare". Bilden nedan visar ett exempel på ett sådant veckoschema. Observera att lördag och söndag alltså inte är arbetsdag.

63 MedAKT Nu har vi alltså ett schema med planeringar som upprepar sig vecka för vecka, detta schema "rullar" då på kontinuerligt tills vidare. Det vi behöver göra nu är att planera in de lördagar som resursen skall arbeta. Eftersom det är första lördagen i månaden så upprepar det sig inte med någon "cykel" på ett visst antal dagar utan denna planering får läggas in manuellt för varje datum som är aktuellt, det är dock inte så jobbigt. Som exempel skall vi lägga in planeringar för den första lördagen i februari, mars och april under För att skapa schema första lördagen i februari, dvs så klicka på länken "Nytt schema" så att schemaguiden startar. På steg 2 i guiden skall följande väljas:

64 MedAKT 64 Cykliskt schema skall ej vara markerad. Giltighetsdatum fr.o.m och t.o.m skall båda anges med samma datum, dvs som ju är första lördagen i februari. Fortsätt sedan genom guiden på vanligt sätt. Glöm inte välja rätt start/sluttid och intervall. 4. Vi har nu ett schema som gäller enbart Skapa planeringarna denna dagen på vanligt sätt enligt bilden nedan: 5. Vi har nu ett löpande veckoschema samt ett schema för att arbeta första lördagen i februari. Man kan kontrollera detta genom att klicka på olika dagar i kalendern. Det löpande schemat skall visas vilken dag man än klickar på, utom när man klickar på som skall visa just den dagens schema.

65 MedAKT Vi skall nu skapa schema för första lördagen i mars också. Detta schema skall vara samma som det som vi skapade för lördagen i februari. För att slippa skapa alla planeringar på nytt så skall vi kopiera schemat från lördagen i februari. Högerklicka över huvudet i schemat (där som datumet står) och välj "Markera dag". Huvudet blir då markerat med ett grönt rutnät. Högerklicka sedan igen och välj "Kopiera markerade dag/dagar". Vi har nu tagit en kopia av planeringarna Vi skapar nu ett schema för första lördagen i mars som är på exakt samma sätt som i punkt 3 ovan. Högerklicka sedan på huvudet i schemat för den 4/3 och välj "Klistra in dag/dagar" och spara schemat. Vi har nu gjort första lördagen i mars till arbetsdag och planerat denna. 8. Upprepa nu punkt 7 för första lördagen i april som är Exempel 2: En person arbetar på två orter både i Malmö och Lund. Personen befinner sig vissa dagar i Malmö och vissa dagar i Lund enligt nedan: Mån Tis Ons Tor Fre Malmö X X Lund X X X För att lösa detta skapar man först två vårdteam, ett som man kallar Malmö och ett för Lund och lägger in den eller de personer som är aktuella i respektive team. Skapa sedan ett schema för personen för arbetet i Malmö. På sista sidan i schemaguiden anger man att schemat skall kopplas till team "Malmö". Upprepa och skapa ett schema för arbetet i Lund och ange att schema skall kopplas till team "Lund". Då man i tidboken väljer team Malmö kommer denna personens schema att visas för de dagar han/hon arbetar i Malmö. Motsvarande gäller även för team Lund. Alternativt kan man välja att enbart se på en specifik person för respektive ort. I listan av vårdgivare ser detta ut enligt nedanstående bild: De olika orterna visas alltså med ett indrag i listan med vårdgivare i tidboken.

66 MedAKT 66 8 Klinik Varje klinik har en egen uppsättning av vissa uppgifter som t.ex journalrubriker, journalmallar, brevmallar, inställningar mm. De uppgifter som är specifika per klinik är: Journalmallar Remissblanketter Egna läkemedel Journalrubriker Brevmallar Klinikinställningar 8.1 Journalmallar För att underlätta journalskrivandet kan man skapa s.k journalmallar innehållande de rubriker och eventuellt texter som brukar ingå i en journal. Man kan skapa obegränsat antal mallar. Det är inte nödvändigt att använda mallar, men det rekommenderas för att underlätta arbetet. Dubbelklicka på ikonen "Journalmallar" i MedAKT-utforskaren. Ett nytt fönster för att skapa journalmallar visas då enligt nedanstående bild. För att lägga till rubriker i mallen klickar man på rubrikikonen (märkt R) i vertygsfältet. En dialog med dina skapade rubriker visas då enligt nedan. Välj nu rubrik genom att klicka på den eller trycka Enter. Rubriken infogas då i mallen på det ställe där markören står. Upprepa för samtliga rubriker du vill ha med i mallen. Slutligen är du färdig med din mall som exempelvis kan se ut enligt följande:

67

68 MedAKT 68 Här är en mall innehållande tre rubriker och en text under Status. Spara nu denna så kommer följande dialog att visas. Här anger man ett namn på mallen. Kryssrutan "Ta bort rubriker utan anteckningar" innebär att de rubriker som saknar text blir borttagna då journalen sparas. Om man anger en kontakttyp så kommer denna att sättas automatiskt varje gång man använder denna journalmall. På detta sätt förenklas registrering av alla uppgifter i en journal.

69 MedAKT 69 Inställningar för journalmall På fliken Inställningar finns det ytterligare funktioner som kan ställas in på journalmallen. Exempelvis att alla journaler som använder denna mall måste ha diagnos(er). Exempel: Vi har en journalmall som heter "Motttagning" enligt nedan: Och som har följande inställningar: Detta innebär att en journal som skrivs med mall Mottagning måste ha de rubriker som angivitis i mallen, dvs Kontakorsak, Aktuellt, -och Status. Det går inte att ta bort dessa rubriker från journalen. På journalen måste även en giltig kontakttyp anges innan journalen går att spara. Om en journal som är baserad på en mall med dessa inställningar ändå måste ändras, så går det att låsa upp spärrarna genom att klicka på menyn Journal/Egenskaper inne på journalkortet. Detta är dock begränsat till användare i ADMIN-rollen. Startpunkt för markören enligt journalmall Då man skapar sina journalmallar kan man samtidigt ange en startpunkt för markören. Startpunkt innebär att då mallen används i journalen så ställer sig markören på denna punkt. För att skapa en startpunkt så ställer man markören (där man vill ha startpunkten) i mallen, och klickar sedan på knappen i vertygslisten.

70 MedAKT Remissblanketter För att skriva remisser krävs blankettfiler. Som standard ingår blankettfil för konsultationsremiss i MedAKT. Andra varianter av remissblanketter kan läggas till. Dessa beställs separat av och installeras enligt instruktionerna nedan. Marginaler vid utskrift av remiss Då remissen skrivs ut kan marginalerna variera något mellan olika skrivare. Om t.ex övre delen av remissen "försvinner" vid utskrift så öppna blankettinställningen och ange en större topp-marginal. Installation av remissblanketter Antingen erhåller du remissfilerna på diskett eller via mail. Kopiera de filer du erhållit (skall vara 3 st/remissblankett) till vpf-katalogen under din MedAKT-installation. Kontrollera först i MedAKTinställningar hur du har ställt in "Sökväg till remissmallar". Om man arbetar flera i ett nätverk är det lämpligt att lägga upp denna mapp på servern och peka om alla arbetsstationers "Sökväg till remissmallar" till denna mapp på servern: 1. Starta sedan MedAKT. 2. Öppna mappen Registerunderhåll under din Klinik -mapp. 3. Klicka på Remissblanketter. 4. Dubbelklicka på raden "< Installera ny blankett >" överst i listan till höger. 5. I fildialogen väljer du sedan *.nac-filen som du precis kopierat in. T.ex "RadioKlinFys.nac". 6. Den nya remissen dyker då upp i listan. 8.3 Journalrubriker Alla journalanteckningar i MedAKT måste skrivas under en rubrik. Efter installation finns det inga rubriker, så det första som måste göras är att skapa sådana. Klicka på ikonen "Journalrubriker" i MedAKT-utforskaren. I listan till höger visas de rubriker som finns tillgängliga, som standard finns enbart rubriken Diagnoser. Övriga rubriker måste man själv lägga till. Registrera ny journalrubrik Dubbelklicka på första raden "< Ny rubrik >". Följande dialog visas då. Ange t.ex rubriken Status, Frågeställning eller någon annan rubrik som du kommer använda i ditt journalskrivande. Typ anger om rubriken skall användas i vanliga journaler eller i grundjournaler. Klicka OK. I listan med rubriker i MedAKT-utforskaren visas nu din nya rubrik. Upprepa och skapa de rubriker som du tror dig behöva.

71 MedAKT Brevmallar Brevmallar används på brevfliken för att underlätta skrivandet av brev och annan dokumentation. Brevmallar bör läggas på en server så att alla användare kommer åt samma mallar. Se vidare "Mina sökvägar" hur man gör för att ändra sökvägen till brevmallar. Välj brevmallar i MedAKT-utforskaren som finns i mappen Registerunderhåll under Klinik -mappen. I listan till höger visas tillängliga brevmallar. Som standard finns två brevmallar; "Normal" och "Exempel kallelse". Formuläret för att redigera och skapa brevmallar fungerar i stort sett som en vanlig ordbehandlare där man skriver och anger typsnitt mm. I brevmallarna kan man även justera indrag och tab-stopp, vilket ger ökad kontroll över brevens utseende. Indragen ändras genom att flytta på marginalmarkörerna (pilarna markerade med röda ringar i bilden nedan). Tab-stopp utplaceras genom att man klickar på det vita fältet mellan pilarna på den position där man vill ha ett tab-stopp. Ett tap-stopp markeras med ett streck (se figur ovan). Genom att klicka på ett befintligt tab-stopp tar man bort det igen. I brevmallarna kan man även skriva eller göra mallar för sidhuvud och sidfot. Man kan inte manuellt ställa in storleken på dessa, men de följer storleken på textstycket skrivet i dem. Det går även att infoga en bild i texten. Detta görs genom att klicka på "Infoga/Bild" i menyn. Fältkoder En kraftfull funktion är något som kallas fältkoder. Detta är speciella tecken som infogas i brevmallen på önskade positioner. När denna brevmall används i brevfliken kommer dessa fältkoder att ersättas med verklig data. Ett exempel är att man kan infoga en fältkod för patientens namn. När mallen sedan används så ersätts denna fältkod med den aktuella patientens namn. Välj Infoga/Fältkoder i menyn. En lista på tillgängliga fältkoder visas då. Välj önskad fältkod och tryck Enter eller dubbelklicka med musen. Fältkoden blir infogad i mallen på den plats där markören står. 8.5 Klinikinställningar Klinikinställningar är enbart tillgänglig vid flerklinikslicens. Vid licens för enbart en klinik återfinns dessa inställningar under Systeminställningar istället. Klinikinställningar gäller alltså för alla användare på den klinik/vårdenhet de tillhör. Inställningarna redigeras som på samma sätt övrig data i MedAKT-utforskaren. Se Arbeta med listor i utforskaren. Inställning av journalanteckning för skrivna recept Det finns en hel del inställningar varav de flesta förklaras i programmet. En inställning att nämna är "Skapa automatisk journalanteckning för skrivna recept". Om man väljer detta och anger en rubrik innebär det att då ett recept skrivs så skapas det automatiskt en journalanteckning. Man kan även ange hur receptnoteringen skall se ut i journalen. Då recept skrivs kan detta automatiskt skapa en journalanteckning, man anger vilken rubrik recepten skall läggas under i journalen samt på vilket format de skall skrivas ut. Se nedanstående bild.

72 MedAKT 72 Det finns ett antal standardexempel på formateringar att välja på, alternativt kan man skapa sin egen receptnotering genom att skriva i textrutan. Den formattering som står i bilden ovan ger följande receptnotering i journalen. Recept: Turbohaler Bricanyl 0,25mg/dos, 1x4 dagl. Spruta Minirin 10µg, 2x1 mogon & kväll I formatteringen ersätts alltså fälten inom {} med data från receptet. 8.6 Labfilter En kraftfull funktion i MedAKT är s.k Labfilter. En patient kan ha en mängd olika labprover tagna. Med labfilter kan man enkelt välja att filtrera fram en viss grupp av labsvar. Bilden nedan visar en lablista där tre labfilter är aktiverade. Labfilter gömmer alltså alla andra labsvar och grupperar samman övriga enligt de definerade filterna. I en filtrerad lablista bestäms ordningen på labsvaren av den i filtret definerade ordningen (oberoende av vilken ordning man tidigare definerat på de enskilda labsvaren). Om man ändrar på ett labfilter t.ex genom att ändra ordningen på labtesterna som ingår i filtret, så kommer denna ändring att synas på alla patienters lablistor när filtret används. Notera även labtesten "LDL/HDL-kvot" längst ner som är ett beräknat värde, detta beskrivs längre fram.

73 MedAKT 73 Skapa labfilter Labfilter skapas i MedAKT-utforskaren under mappen Registerunderhåll under respektive Klinik. I listan i övre delen av bilden visas en lista med befintliga labfilter, välj filter att redigera eller välj nytt filter. Följ sedan instruktionerna på skärmen för att lägga till labtester till filtret och för att ändra ordning på testerna inom filtret. Då ett nytt filter sparas så uppmanas man att namnge det. Namnge filtren smart eftersom det är denna text som syns som en "rubrikrad" i patientens lablista. Om man vill byta namn på ett filter så klickar man på knappen för egenskaper, längst till höger i verktygslisten.

74 MedAKT 74 Beräknade labvärden När man använder labfilter så finns möjlighet att infoga beräknade labvärden. Bilden ovan är ett exempel på detta genom LDL/HDL-kvot, ett annat exempel kan vara BMI. Gör enligt följande för att skapa ett beräknat labvärde: Klicka i kryssrutan i kolumnen "Beräknat". Då tänds raden för Formel längst ner i bilden. I denna ruta fyller man i formeln för beräkningen. De data som skall användas anges som LD(@xxx) där xxx är labtestens kod. I exemplet ovan beräknas alltså LDL/HDL-kvoten som värdet av labtesten med kod 733 dividerat med värdet av labtesten med kod 28. Istället för att skriva LD(@...) i formel fältet så kan man klicka med musen på koden och dra ner denna till Formel -fältet och släppa den. Då läggs automatiskt texten LD(@28) in i Formel -fältet. Ett krav på beräknade labvärden är att de labvärden som beräkningen utgår från måste finnas med i samma filter. De uttryck som kan användas i formelberäkningen är: + Addition - Subtraktion * Multiplikation / Division Power Exponent: power(2, 4) anger 2 upphöjt till 4

75

76 9 Systemunderhåll Åtkomsten till merparten av alla funktioner under Systemunderhåll är begränsad till SYSADMIN eller användare ingående i ADMIN-rollen. De funktioner som fnns under systemunderhåll är: Kliniker Behörigheter Egna fält System Registerunderhåll (Denna kan även andra än SYSADMIN ha behörighet till) Licenshanteraren Systeminställningar MedAKT Kliniker och vårdenheter <Det här stycket saknade text>? 9.2 Behörigheter MedAKT kräver att användaren loggar in med sin användaridentitet och ett lösenord. Den enda användare som är registrerad från början är SYSADMIN som är Systemadministratör. Denne har lösenordet 7ASJAS9SN, vilket är gemensamt för alla nyinstallationer av MedAKT. Det första man bör göra efter nyinstallation är att byta systemadministratörens lösenord. Behörighetssystemet är mycket kraftfullt. Man kan ställa in behörigheter så att olika användare får tillgång till olika delar av MedAKT. Man kan även ställa in behörigheter så att vissa användare enbart får läsa, t.ex journaler, medan andra får både skriva och läsa. I avsnittet Programbehörighet finns uppgifter om vilka program och funktioner som man kan begränsa behörigheten till. Innan man registrerar sina användare bör man tänka efter hur noggrann behörighetskontroll man vill använda. Administration av behörigheter är begränsad till SYSADMIN eller användare ingående i ADMIN-rollen. Funktionerna för att lägga upp användare återfinns i MedAKT-utforskaren under mappen Systemunderhåll. Administration av behörigheter varierar lite beroende på om man har licens för flera kliniker eller ej. Behörighetssystemet är uppdelat i tre delar: Användare Roller Programbehörighet Databehörighet Säkerhetsinställningar Användare Klicka på ikonen Användare i MedAKT-utforskaren. I listan till höger visas de användare som finns registrerade. För att skapa en ny användare, dubbelklicka på raden Ny användare. Följande dialog visas då.

77 MedAKT 75 De texter i dialogen som är markerade med fetstil är obligatoriska uppgifter. Huvuddata Login ID: Signatur på användaren. Denna används dels för att logga in i MedAKT, samt anges som signatur på anteckningar. Välj en kort signatur. Observera att denna inte kan ändras för befintliga användare. Skapa automatisk genväg: Om denna kryssas i innebär det att en autostart-genväg till patientkortet skapas för denna användare. Se vidare Mina favoriter. Detta gäller enbart nya användare. Lösenord: Här kan man ange ett lösenord för användaren. Användaren kan själv byta lösenord i inloggningsbilden. Rolltillhörighet: Om ingen roll anges tilldelas automatiskt rollen public. Se vidare roller för beskrivning av dessa. Namn: Fullständigt namn, detta används på utskrifter. Kommentar: Plats att skriva en liten anteckning. Standardklinik: Gäller enbart om man har licens för flera kliniker. Aktiv: Om denna markeras innebär det att användaren inte längre kan logga in i MedAKT. Normalt bör man ej radera användare som inte längre skall använda MedAKT, för då förlorar man kopplingen mellan signatur och namn. En icke aktiv användare visas med en speciell ikon i listan med användare.

78 MedAKT 76 Ej aktiv innebär också att denna användare inte räknas då antalet vårdgivare kontrolleras mot licensen. MedAKT bygger på att man köper licens för ett visst antal vårdgivare. När man skapar nya användare som är vårdgivare kontrolleras att det finns lediga vårdgivarlicenser. Antal vårdgivarlicenser och hur många som är utnyttjade kan ses under Systeminformation. Aktiv-funktionen kan användas för att återanvända licenser. Om en läkare (signatur AB) har en vikarie (signatur CD) som tjänstgör istället för läkaren ibland, så räcker det med en vårdgivarlicens. AB är upplagd som en vårdgivare. Man lägger då även upp CD som en vårdgivare, men anger CD som icke aktiv. När CD skall vikariera för AB så sätter man AB inaktiv och därefter CD aktiv. Vårdgivare: Markeras denna kryssruta så är denna användare en vårdgivare. Vårdgivare är sådana användare som kan bokas i tidboken och som kan skriva anteckningar som t.ex journaler. Licensen avgör hur många vårdgivare som kan skapas i MedAKT. Det rekommenderas att istället sätta vårdgivare genom att välja en roll innehållande vårdgivare, t.ex den fördefinerade rollen VÅRDGIVARE. Användare i kassan och streckkoder på recept Under fliken Övrigt finns ett antal fält som måste anges, dels för att kunna skriva ut streckkoder på recept, och dels för att denna användare skall kunna användas som vårdgivare i kassan. Roller Roller eller som det ibland kallas grupper är ett begrepp för att organisera användarna. T.ex har en sekreterare troligtvis inte samma behörigheter som en läkare. Det blir lättare att organisera behörigheterna om man skapar roller och inordnar användarna i dessa. När användare registreras placeras dessa i en roll istället för att tilldela dem individuell behörighet. De som tillhör samma roll har samma behörigheter, vilket ger systemadministratören (som själv bestämmer rollindelningen) en god överblick över vem som har tillgång till vad i MedAKT. Genom att ändra behörigheten på rollen så slår denna ändring igenom för samtliga användae som ingår i rollen. För att registrera roller klickar man på ikonen Roller i MedAKT-utforskaren. I listan till höger visas de roller som finns registrerade. Som standard finns tre roller fördefinerade. public ADMIN VÅRDGIVARE Denna roll har inga behörigheter alls. Om en användare ej explicit tilldelas en roll så kommer MedAKT att tilldela användaren denna roll. Denna roll går ej att radera. Denna roll är för administratörer. Användare i denna roll har alltid fullständiga behörigheter och ser alla delar i MedAKT. Det enda som användare tillhörande ADMIN-rollen inte kan göra är att signera journaler. Denna roll går ej att radera. Denna roll är standardrollen för vårdgivare. Som standard har användare i denna roll fullständiga behörigheter i MedAKT, dock ej behörighet att komma åt vissa delar av Systemunderhåll som t.ex att skapa nya användare. För att skapa en nya användare dubbelklickar man på raden Ny användare. Följande dialog visas då.

79 MedAKT 77 På fliken huvuddata anger man ett namn på rollen vilket är obligatoriskt, samt eventuellt en kommentar. En kommentar om vilken typ av användare rollen avser är att rekommendera för att underlätta underhållet. Kryssrutan vårdgivare innebär att denna roll är avsedd för vårdgivare, antal vårdgivare är begränsat av licensen som beskrivet ovan under avsnittet Användare. På fliken medlemmar kan man direkt ange vilka användare som skall ingå i denna roll. Denna flik är inte tillgänglig då man har licens för flera kliniker. Exempel på rollindelning: Antag att vi har tre typer av användare: Receptionssekreterare som bara kommer att arbeta med tidboken. Sekreterare som kommer att arbeta med allt utom att ändra anteckningar. Läkare som ska ha tillgång allt. 1. Det är då lämpligt att lägga upp två roller. Vi har ju redan rollen VÅRDGIVARE. Lägg till två nya roller och namge dem RECEPTION och SEK. Rollnam får vara max 10 tecken. 2. Tilldela vilka användare som skall ingå i respektive roll. 3. Gå sedan till programbehörigheter och ange behörigheterna för dessa roller. Om man i efterhand bestämmer sig för att alla "Receptionssekreterare" nu även skall arbeta med kassan, så är det bara att ändra programbehörigheten på rollen RECEPTION till att även ha tillgång till kassan. Om man inte anväder roller utan enbart tilldelar behörigheter på användarna direkt, så skulle man i detta fallet behöva gå igenom samtliga "Receptionssekreterare" och ändra behörigheter på dem en i taget. Programbehörighet När man skapat användare och roller kan man tilldela dessa behörgheter i MedAKT. Detta görs genom att klicka på ikonen Programbehörighet. I listan till häger visas då alla roller och användare som finns registrerade i MedAKT. För att sätta behörigheten öppnar man en användare eller roll och i dialogen som visas kryssar man i de behörigheter som dessa skall ha. Observera att om man har liens för flera kliniker så kan behörigheter enbart tilldelas roller och inte enskilda användare. De flesta behörigheter i dialogen är lätta att förstå. Det finns dock en behörighetsinställming som kräver en förklaring.

80 MedAKT 78 Kryssrutan Sök som finns vid Patient, Kassa och Tidbok innebär behörighet att söka patient på del av personnummer eller namn. Om man saknar Sök -behörighet så måste ett fullständigt personer anges på patienten för att ta fram denna. Flerklinikslicens Då man har licens för flera klinker skall man noga tänka igenom vilka olika behörigheter som skall finnas i systemet. Alla behörigheter vid flerklinkslicens styrs av roller. Exempel: En användare som är vårdgivare på en klinik ska enbart kunna läsa journaler på en annan klinik. Skapa då en ny roll som t.ex kallas READERS. Tilldela denna rollen läsbehörighet på Patient och Journal. Under Systemunderhåll/Kliniker anger man sedan vilken roll de olika användarna skall ha på respektive klinik enligt följande. Tilldela behörigheter vid flerklinikslicens Öppna kliniken från Systemunderhåll/Kliniker. Klicka på fliken Användare. Här visas då en lista med de användare som har tillgång till denna klinik. De namn i listan som är gråmarkerade har denna klinik som standardklinik enligt användarregisteringen ovan. Klicka på knappen Lägg till. En dialog med alla registrerade användare visas. Välj den användare som skall ha tillgång till denna klinik, samt vilken roll användaren skall ha på denna klinik. Användar -och behörighetskontrollen vid flerklinkslicens är ganska komplex, så det rekommenderas att man verkligen provar sig fram genom att skapa ett antal testanvändare och testroller med olika behörigheter. Databehörighet Databehörighet innebär att man begränsar vilka journaler som respektive användare får läsa. Patientdatalagen reglerar vem som får ta del av olika journaluppgifter. Som standard är MedAKT "öppet" för läsning av alla journaluppgifter. Se avsnittet Säkerhetsinställningar hur man aktiverar begränsning av journalåtkomst i MedAKT. Då informationsbegränsning är aktiverad så kan varje användare som standard enbart läsa "egna" journaler, dvs sådana som denna står som vårdgivare eller sekreterare på. För att få åtkomst till andras journaler så måste detta anges explicit. Klicka på ikonen Databehörighet i MedAKTutforskaren, då visas en lista med alla aktiva användare i systemet samt vilka andra användare och/eller roller som denne är behörig till. För att skapa eller ändra en databehörighet, så öppna en person i listan. Följande dialog visas då:

81 MedAKT 79 Markera de personer och/eller de roller i listan vars journaluppgifter användaren/rollen skall ha behörighet till. I bilden ovan skall alltså Stefan Borgström få komma åt Carl Busman's journaler och alla journaler som är skapade av användare som ingår i rollen VÅRDGIVARE. Det finns alltid ett kryss framför EGNA. Varje användare får som tidigare nämnts alltid komma åt de egna journaluppgifterna. Säkerhetsinställningar Säkerhetsinställningar innehåller en del inställningar son anger hur MedAKT skall fungera m.a.p sekretess, inloggning mm. Dialogen består av två flikar enligt nedan: Lösenord: Här anger man vilka krav som ställs på ett lösenord; hur ett lösenord måste vara uppbyggt. Informationssäkerhet: Informationssäkerhet innebär att man aktiverar begränsningar på läsning av journaluppgifter. När MedAKT installeras så är det öppet i den mening att alla användare inom en vårdenhet får läsa allas journaler. Genom att aktivera "Informationsbegränsning" så anger man vem som får läsa respektive journalanteckning. För att uppfylla Patientdatalagen så skall alla åtkomster av journaluppgifter loggas. Detta görs genom att markera kryssrutan "Använd händelseloggning". Här finns även ett alternativ som heter "Loggoffset minuter". Denna innebär att om samma journal läses av samma användare inom detta antal minuter så sker ingen ny loggning. Händelseloggen kan skrivas ut från "Diverse rapporter".

82 MedAKT Egna fält En kraftfull funktion i MedAKT är att man kan definera egna inmatningsfält på Patientkortet och journalsidan. Upp till 5 egna fält kan skapas på respektive sida. Enbart administratörer kan skapa egna fält. Om man har licens för flera kliniker så är de egna fälten gemensamma för alla. Varje klinik kan alltså inte ha olika innebörd på de egna fälten. Egna fält på patientsidan visas ovanför "Övrigt"-ältet. Egna fält på journalsidan visas som standard i informationspanelen, men via journalinställningar kan man visa dessa på andra sätt. Exempel: En mottagning som är en företagshälsovård önskar registrera vilket företag en patient arbetar på, samt hur mycket tid som är nedlagt på respektive patient och besök. Detta för att kunna skapa debiteringsunderlag till företagen. Man skapar då ett eget fält på patientsidan som man döper till t.ex "Företag" och på journalsidan ett fält som man döper till t.ex "Nedlagd tid". Sedan använder man MedAKT Query för att söka i databasen och på så sätt få ut debiteringsunderlag. Skapa egna fält Öppna mappen Systemunderhåll/Egna fält i MedAKT-utforskaren. Här finns då två ikoner för att skapa fält i patient respektive journal. I listan till höger visas 5 fält namngivna ssp1 till ssp5. Öppna ett som inte är definerat. Följande dialog visas då. Här anger man vilken ledtext som fältet skall ha samt vilken bredd i mm som det skall ha. För Typ (fälttyp) finns f.n enbart inmatning. Klicka sedan Ok. När patientkortet öppnas nästa gång kommer detta nya fält att visas. Redigera egna fält Öppna ett definerat fält och ändra ledtexten och/eller bredden. Radera egna fält Öppna ett definerat fält och klicka på knappen "Ta bort fält". Observera att detta inte tar bort data från databasen utan enbart från skärmbilden. Om detta fält senare defineras igen kommer man att se den data som tidigare registrerats. 9.4 Systeminställningar Systeminställningar är sådana inställningar som gäller hela MedAKT-installationen, d.v.s alla användare. Jämför personliga inställningar och klinikinställningar. Systeminställningar är bara tillgängliga för administratören eller personer tillhörande ADMIN-rollen.

83

84 10 Systemregister MedAKT 82 Då MedAKT levereras är databasen helt tom. Det finns inga diagnoskoder, labprover, åtgärdskoder osv. Det första man måste göra är att registrera dessa. De register som finns att underhålla är: Diagnoskoder Labprover Remissinstanser/Kontakter Huvdman/Landsting Kontakttyper Betalningssätt Åtgärdskoder Doseringsförkortningar Generella Listor Artikelregister Utseendet och arbetssättet vid registrering (Systemregistrering) av dessa är likartat. Följande visar registering av diagnoskoder. Alla koder visas i tabellform och redigeras direkt i denna. Då ingen data finns visas en tom tabell med endast en rad. Registrera data 1. Tryck Ny -knappen för att skapa en ny tom rad. Det går även bra att då man står på sista raden trycka ner-pil på tangentbordet för att öppna en ny rad. 2. Skriv direkt i respektive kolumn. 3. Förflytta markören till nästa kolumn med Tab-tangenten. Spara på vanligt sätt när all data är ifylld. Man behöver alltså inte trycka Spara mellan varje ny rad utan först då man registrerat samtliga rader. Observera att ordningen raderna registreras i är oviktig. Nästa gång formuläret öppnas kommer de att visas sorterat i en förutbestämd ordning, t.ex så sorteras alltid diagnoskoderna efter ICD-kod. Kolumnen som heter "Gäller" innebär att posten är aktuell för användning i MedAKT. T.ex i figuren ovan på diagnosen Magont så är "Gäller" markerad, dvs diagnosen kan användas i journaler. Om krysset tas bort innebär detta att denna diagnos inte längre kan användas i nya journaler. "Gäller" sätts som standard ikryssad på nya poster, för att avmarkera den så klicka med musen eller tryck på mellanslagstangenten. Ändra data Ändra den data som skall ändras direkt i tabellen och spara sedan. Observera att när viss data ändras så kommer MedAKT att varna för att data är använd. T.ex om man ändrade beskrivningen på en diagnoskod som är använd i journaler, så kommer programmet att varna för detta. Om man ändrar beskrivningen t.ex från "Magont" till "Ryggont" innebär detta att alla journaler med denna diagnos får en annan innebörd. Då data ändras uppdateras automatiskt kolumen märkt "Senast ändrad" med datum och signatur. Radera data För att radera en post så ställ markören på den rad som skall raderas och klicka på radera-knappen i verktygslisten. Samma sak gäller vid radera som vid ändra data, dvs om exempelvis diagnosen är änvänd i en journal så kan den ej raderas. Om man inte längre vill använda en sådan diagnos, så avmarkera istället "Gäller"-krysset enligt ovan.

85 MedAKT Systemunderhåll diagnoskoder För att kunna få ut statistik på använda diagnoser i journalerna så måste diagnoser registreras i journalen med ICD-kod. För att man skall kunna göra detta måste först diagnoskoder registreras vilket sker under System/Registerunderåll. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären. Socialstyrelsens diagnosregister finns att köpa som tillägg till MedAKT Systemunderhåll labprover Innan några labresultat kan registreras i patientjournalerna måste varje labprov som används registreras i en lista. De olika labproven registreras på var sin separat rad. För varje prov skall följande uppgifter anges: Labkod Här noteras koden för labprovet. Koden måste vara numerisk. Grupp System Komponent Min(M) Max(M) Min(K) Max(K) Enhet Dec Typ Här noteras med maximalt tio tecken vilket system provet tillhör, t.ex. B för blod, U för urin osv. Här noteras komponenten, namnet på labprovet, t.ex. Hemoglobin, B-Hb. I denna kolumn noteras minsta värde om referensvärde finns. (M)=Män. I denna kolumn noteras högsta värde om referensvärde finns. (M)=Män. Motsvarande som ovan för kvinnor. (K)=Kvinnor. Motsvarande som ovan. (K)=Kvinnor. Här anges enheten. Anger antal decimaler som labsvar på detta labprov skall presenteras i. Exempelvis Hb anger vi enbart i heltal sätt då 0 här för inga decimaler, medan för CRP anger vi med två decimaler, ange då 2 här. Anger vilken typ av prov det rör sig om, huruvida det mäts i kvantitativa värden, dvs i siffervärden, eller i icke kvantitativa världen, som t ex positivt (pos) eller negativt (neg). Som standard används bokstaven K för kvantitativa värden, i annat fall är raden tom. Ett kvantitativt labprov innebär att det kan plottas i diagramform. Labsvar som är längre texter t.ex urinodling skall ha typen = T, ett T innebär att man kan skriva in längre texter i svaret inte bara ett enstaka värde. Exempel på referensvärde: 1. Om ett värde skall ligga inom 4-6 anger man 4 på min och 6 på max 2. Om ett värde skall ligga över 110 anger man 110 på min och inget på max, ange ej > tecken i referens. Programmet tar hand om detta och presenterar det på rätt sätt. 3. Om ett värde skall ligga under 18 anger man inget på min och 18 på max, ange ej < tecken i referens. Programmet tar hand om detta och presenterar det på rätt sätt. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären.

86 MedAKT Systemunderhåll remissinstanser Detta register innehåller uppgifter om remissinstanser: Namn, adress, mm. Dessa uppgifter använvänds då man skriver remisser. Dessa måste inte registreras för att skriva remisser, det går att skriva namnet direkt på remissformuläret. Arbetet underlättas dock avservärt om man registrerat de remissinstanser man arbeter mot så man slipper skriva detta varje gång man skriver remiss. Om adressen på remissinstansen skall skrivas ut på remissblanketten är det dock nödvändigt att remissinstanser registreras. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären Systemunderhåll Huvudman och Landsting Huvdman och Landsting används framförallt i kassamodulen där det är obligatoriskt att registrera detta på patienten. Registret med huvdmän är som standard ifyllt med de förekommande huvudmännen. Detta behöver normalt inte redigeras eller ändras. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären Systemunderhåll kontakttyper Kontaktyp används i kassan, tidbok och journal. I kassamodulen är det obligatoriskt att registrera kontakttyp för alla beök. Kontakttyp kan också med fördel användas i journalen för att registrera varför anteckningen skrevs. Detta ger också ett bra underlag för att sammanställa statistik utifrån journalanteckningarna. Registret med kontakttyper är som standard ifyllt med de för kassan förkommande kontakttyperna. Detta behöver normalt sett inte redigeras eller ändras. Kort besk Beskrivning Grupp Jour St, Kassa St Färg Jour X, Kassa X, Tidb X Ant. min Web Orsak Den korta beskrivningen på kontakttyperna är den kod som används i kassan, därför heter den korta beskrivningen på t.ex "Telefonrecept" "U" vilket kan vara en svårtolkad förkortning att använda i tidboken. Dessa förkortningar får dock normalt inte ändras då de används i kassan och är bestämda av huvudmannen. Vill man lägga upp egna kontakttyper för användning i journal -och tidbok rekommenderas att använda en kort beskrivning på mer än ett tecken. Synlig beskrivning. Används i Webtidboken. Anger vilken kontaktyp som skall sättas som standard i journaler och kassa. Kolumnen färg kan användas för att färgsätta patientbokningar i tidboken. Gör enligt följande för att ange färg för en kontaktyp. Klicka i färgkolumnen tills en liten knapp med tre punkter dyker upp. Klicka sedan på denna och välj färg. T.ex kan vi göra kontaktypen Återbesök blå för att enkelt kunna se dessa i tidboken. Klicka i respektive kolumn var kontakttypen skall användas. Exempelvis vill vi bara använda kontaktypen Återbesök i tidbok och journal. Sätt då ett kryss i Tidb X och Journal X kolumnerna. Används i Webtidboken. Används i Webtidboken. Används i Webtidboken. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären.

87 MedAKT Systemunderhåll betalningssätt Betalningssätt används i kassa/faktureringsmodulen. För varje betalningssätt skall följande uppgifter anges: Eget unik id Namn Centralt Id Gäller f.o.m Varje betalningssätt måste ha ett unikt id-nummer som anges här. Här anger man beskrivningen. Genom att sätta en * efter namnet betyder det att detta betalningssätt är gratis för patienten, dvs ger 0 kr i patientavgift. Ett typiskt exempel på detta är frikort. Här anger man det Id som betalningssättet kommer att ha då samlingsräkning skickas till huvudman. Genom att lämna detta fält tomt så kommer kvitto med detta betalningssätt ej att tas med i samlingsräkningen. På detta sätt kan man alltså skapa "privata" kvitton. Gäller t.o.m Typ Ex1 Kvitto Här skall stå enligt följande: F : Det betalningsstätt som skall behandlas som frikort. A : Det behandlingssätt som skall behandlas som barn. I kolumnen Ex1 skall max ålder för att behandlas som barn anges. B : Skall stå på de betalningssätt som inte betalas kontant, t.ex fakturor. Det betyder att fakturaposten kommer att vara synlig i betalningsbevakningen. Här anger man den rapportfil som skall användas för utskrift av fakturor avseende just detta betalningssätt. Man styr alltså enkelt olika betalningssätt till olika typer av utskrift. Om inget anges kommer kvitto/fakturan ut i A5 format. Varje användare kan sedan i sin personliga mapp styra vilken skrivare som respektive kvitto/faktura skall komma ut på. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären Systemunderhåll åtgärdskoder För att kunna få ut statistik på åtgärder i journalerna så måste åtgärdskoder registreras i journalen. För att man skall kunna göra detta måste först åtgärdskoderna registreras vilket sker under System/Registerunderåll. Dessa koder behöver ej anges om man inte använder sig av åtgärdsregistrering. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären Systemunderhåll doseringsförkortningar Doseringsförkortningar används i receptmodulen för att på ett enkelt sätt kunna skriva doseringstexten på recept. T.ex förkortningen 1X1D ger texten "1 tablett dagligen". Doseringsförkortningen innehåller även information om vad detta motsvarar i dygnsförbrukning. På så sätt kan receptmodulen automatiskt beräkna utsatt datum för ett läkemedel. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären.

88 MedAKT Systemunderhåll generella listor Generella listor används för att underhålla diverse uppslagstexter. Exempel på detta är "Söker för" i tidboken och listan med "Typ av dokument" i scanningsfunktionen. Högst upp i verktygslisten väljer man först vilken typ av lista man skall redigera t.ex "Söker för" för att underhålla "Söker för"-texterna i bokningskortet. Då visas innehållet i denna lista. Följande uppgifter anges: IdNr Text Ex1 Ex2 Ex3 Ett unikt idnummer som man själv hittar på, lämpligen från 1 och uppåt. Numret måste bara vara unikt per lista. Extra data 1: Används olika beroende på lista. Extra data 2. Extra data 3. Se vidare System/Registerunderåll för hur man arbetar med dessa formulären. Tillgängliga listor är: Lista Beskrivning Ex1 Patientaktiviteter Används för att lägga upp fördefinerade aktiviteter som kan skapas på patienter. Patient spärrorsaker Texter för listan med orsaken till spärr av patient. Ange: 1 Spärr varning i tidboken. 2 Spärra webtidbokning. 3 Spärra båda. Typ av dokument Används för att ange typ av dokument i scannings-rutinen. Söker för "Söker för"-texter i tidboken Systemunderhåll artikelregister Artiklar används bl.a i faktureringen/kassan och underlättar arbetet mycket. Artiekelregistret innehåller följande kolumner: Artikel Id Typ Namn Central kod Pris Extra Enhet Moms Kopplad till Extra beskrivning Konto o1 o2 Ett valfritt unikt id. Typ av artikel. Se faktureringen. Namn på artikeln som visas på fakturan. Den kod som redovisas till huvudman. a-priset på en vara. Eventuellt extra belopp. Eventuell Moms i %. Se artikelstruktur nedan. Extra beskrivning för egen kommentar. Konto om fakturor skall exporteras till bokföring Eventullt extra objekt för bokföring. Eventullt extra objekt för bokföring.

89 MedAKT 87 Artikelstrukturer Man kan bygga upp en enklare artikelstruktur genom "Kopplad till"-kolumnen. På en artikel kan man ange vilken annan artikel som denna hänger samman med. I nedanstående bild visas exempel på en artikelstruktur innehållande 3 artiklar. Anger man artikeln Läk i faktureringen så skapas tre fakturarader: Läkarbesök (Ersättning), Läkarbesök (Patientavgift), -och Schampo. I de flesta fall skall man skapa en struktur bestående av två artiklar; en artikekrad för typ "Ersättning" och en rad för typ "Patientavgift".

90 MedAKT Labdata 11.1 Import av labdata Det finns möjlighet att automatiskt importera labresultat via Internet till MedAKT. Innan detta kan användas måste nedanstående systemkrav vara uppfyllda och en test måste vara utförd med de laboratorier som man avser att hämta labdata från. Kontakta för att få veta vilka laboratorier som programmet stödjer import från Systemkrav Internetuppkoppling: Trådad bredbandsanslutning rekommenderas. Möjlighet att köra FTP: Port 21 måste vara tillgänglig och godkännas i brandväggen. Ett EDI-avtal med laboratoriet om att labvärde skall hämtas automatiskt Installation Det krävs en del inställningar och registreringar i MedAKT innan importen kan användas. Gå igenom följande punkter för att registrera uppgifterna: Logga in som SYSADMIN: Enbart administratörer har behörighet att genomföra dessa registreringar. Installera licens: Import av labdata kräver en speciall licens som erhålls från. Installera denna under Licenshanteraren. Installera PGP-licens: PGP är ett krypteringsprogram som labben använder för att kryptera labsvaren. Licens PGP köps separat t.ex via Registrera laboratorier: Uppgifter om inloggning mm måste registreras för de lab som labdata skall hämtas från. Öppna dialogen för kliniken under Systemunderhåll/Kliniker i MedAKT-utforskaren. Klicka på fliken Lab. Klicka på knappen Lägg till. I den dialog som visas fyller man i uppgifter om laboratoriet.

91 MedAKT 89 Om kryssrutan "Ordinera automatiskt" markeras innebär detta att inkomna labsvar sparas även om det saknas ordination. Följande två krav måste dock vara uppfyllda: 1. Labtesten måste tidigare finnas på patienten. 2. Det måste finnas andra ordinationer och/eller labsvar registrerade detta datum. Exempel: På patient inkommer labsvar på Röda, Vita och Kalcium-tester. Röda och Vita är ordinerat, dock ej Kalcium. Om kryssrutan "Ordinera automatiskt" är markerad på detta labbet så innebär det att MedAKT kommer att spara även svaret från Kalcium trots att det inte är ordinerat. Om kryssrutan inte är markerad så kommer detta labsvar att felflaggas för manuell åtgärd. Välj sedan fliken Labkoder. Här skall man för varje labtest ange vilken kod som laboratoriet har för respektive test. Dessa koder erhålls från labbet. Man behöver bara ange kod för labtester som man kommer att erhålla svar på.

92 MedAKT Test Då alla registreringar är gjorda skall en test utföras. Testdata och tillfälle överenskommes med respektive lab. Labimporten kräver att man ordinerar labsvar. Gå alltså in på överenskommen testpatient och ordinera testproverna för överenskommet testdatum. Importen sker av programmet MedAKT Batchrunner som normalt finns på servern. Starta programmet MedAKT Batchrunner. Högerklicka på LABEDI och välj "Kör manuellt". Klicka sedan på knappen för Inställningar i verktygslisten i Labimport-formuläret som visas. Följande dialog visas då. Ange här hur de mottagna filerna med labdata skall sparas. Att filerna sparas är en extra säkerhetsaspekt. Om något fel kan gå tillbaka till de enskilda filerna och kontrollera data. Nu kan labimporten testas. Välj åter att köra LABEDI-batchen manuellt enligt ovan. I Labimport-formuläret väljer man vilken klinik det är frågan om och klickar sedan på knappen Importera. Då importen är klar klickar man på fliken Log för att se att inga fel uppstått. Om fel har uppstått visas dessa på fliken Fellista. Se nästa avsnitt om felhantering.

93 MedAKT Felhantering Det finns ett antal potentiella fel (förutom rent tekniska) som kan uppstå vid importen. Vissa av dessa kan korrigeras manuellt. Patienten saknas i MedAKT Man har alltså fått in labdata från en patient vars personnummer inte finns i MedAKT. Hantering: Detta går ej att åtgärda utan ett icke-acceptans-meddelande måste skickas tillbaka till labbet. Välj "Importera inte" från listan i kolumnen Hantering på raden med personnumret och ange en förklarande text som skickas tillbaka till labbet. Provet finns inte i MedAKT Ett labsvar har då inkommit där MedAKT inte kan hitta motsvarande labtest i MedAKT. Hantering: En möjlig orsak är att ingen -eller felaktig koppling har skett mellan laboratoriets kod och den egna koden i MedAKT enligt labkoder ovan. Korrigera kopplingen och spara eller välj "Importera inte" från raden med provsvaret. Provet finns inte på patienten Ett labsvar har då inkommit som inte är ordinerat på patienten. Enligt avsnittet Registrera laboratorier kan man i vissa fall låta MedAKT göra en automatisk ordination av sådana labsvar. Hantering: Ordinera provet eller välj hantering "Importera inte" och spara. Värdet finns redan i MedAKT Ett labsvar har då inkommit där det redan finns ett registrerat värde. Hantering: Välj hantering "Importera inte" eller "Skriv över".

94 MedAKT Drift Då alla inställningar och tester är klara kan man börja använda funktionen dagligen. Det finns två sätt att använda labimporten. Manuell körning Detta alternativ är mest lämpligt om man inte har en fast internetförbindelse och då antalet labsvar inte är för stort. Man kör då labimporten manuellt från MedAKT Batchrunner som det är beskrivet under avsnittet Test ovan. Automatsik schemalagd körning Detta alternativ är det bästa. Då körs importen automatiskt med jämna tidsintervall och man behöver inte själv tänka på att köra den. Man sätter då batchen LABEDI till aktiv i MedAKT Batchrunnerprogrammet och anger hur ofta den skall köras samt vem som skall meddelas vid fel. Läs vidare under Batchhantering hur schemaläggning sker. Observera! Det är mycket viktigt att man anger vilken/vilka personer som skall meddelas då fel uppstår i labimporten. Hur ofta batchen skall schemaläggas beror till viss del på avtalet med labbet som kan ange hur lång tid som får passera från dess att labsvaret är hämtat till dess att acceptansmeddelande skickas tillbaka till labbet. Enligt tekniska manualen nedan så skickas acceptansmeddelandet (APERAK) tillbaka först vid nästföljande körning av batchen. Om något fel uppstår i den automatiska importen kommer ett meddelande att visas i MedAKT som kan se ut enligt nedan. Öppna Labimport-formuläret som ligger under respektive Klinik i MedAKT-utforskaren. Detta formulär ser ut på samma sätt som beskrivet under Felhantering enligt ovan. Under rapporter i MedAKT finns ett antal labrapporter för att enkelt kunna se vilka labsvar som har inkommit automatiskt.

95 MedAKT 93 Teknisk beskrivning

96 MedAKT MedAKT installation och drift 12.1 Systemkrav Dator/processor Minst 1GHz Pentium 3. Operativsystem och minne Windows 7 med minst 512MB Internminne. Windows XP med minst 196MB Internminne. Windows 2000 med minst 128MB Internminne. Programvara Internet Explorer. Skärm Färgskärm med minst 16-bitars färgdjup x 768 punkters skärmupplösning rekommenderas. Minst 800 x 600. Skrivare Laserskrivare krävs för utskrifterna. Utseende och sidbrytningar kan variera mellan olika skrivare. Detta är alltså minimkrav för att det skall gå att köra MedAKT. Framförallt mer minne rekommenderas för att minska datorns behov av att använda virtuellt minne (swapning) Licenshantering Licenshanteraren Licenshanteraren är till för att uppdatera din MedAKT-installation med nya moduler eller aktivera en demoversion till skarp version. För att uppdatera din licens erhålls först en licensfil från. Därefter öppnas licenshanteraren Licens Licensen innehåller information om hur många vårdgivare och kliniker som kan registreras i MedAKT. Gör enligt följande för att uppdatera licensen. Öppna licenshanteraren och klicka på knappen "Bläddra", en dialog enligt nedanstående utseende visas.

97 MedAKT 95 Leta upp den licensfil du fått från eller om du är ansluten till Internet, klicka på knappen "Hämta från Alfa tjänsteserver". Om man väljer att hämta från Alfa tjänsteserver så dyker följande dialog upp: Välj licensfil i listan och klicka Ok.

98 MedAKT Moduler Fliken moduler innehåller de installerade moduler som finns i din installation. För att lägga till en modul krävs en licensfil från. Därefter klickar man på rutan t.v om "Lägg till modul" och letar upp den av Alfa erhållna licensfilen eller hämtar från Alfa tjänsteserver enligt ovan Avaktivera modul Om det finns delar i MedAKT som man inte önskar använda kan dessa avaktiveras genom att klicka bort bocken framför resprktive modul. Om man t.ex inte använder "Grundjournalen" så avmarkerar man denna i listan. Då kommer denna flik inte att visas i patientkortet Byt namn på modul Man kan även ändra namn på modulerna. Markera den modul som ni vill ändra namn på och högerklicka sedan och välj "Byt namn på modulen". Om man t.ex vill att fliken Grundjournal istället skall heta "Sammanfattning" så ändrar man namn på det här sättet Ansluta till olika databaser Om man har flera olika MedAKT-databaser som man vill ansluta mot vid olika tillfällen, så finns det möjlighet till detta genom att i Windows-registret lägga upp en speciell struktur. Denna beskrivning är enbart avsedd för avancerade användare. Alla beskrivna nycklar rör HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\SoftConsult\MedAKT. Under nyckeln Database ligger normalt information för anslutning till databasen i tre strängvärden: ADO_Login JournalDb_ADO MaxDb_ADO Krypterad sträng med inloggnings information. Anslutningssträng. Anslutningssträng till databas för kundanpassningar. Ej nödvändig. För att skapa möjlighet att ansluta till flera databaser skapas nya nycklar under nyckeln Database. De nya nycklarna döps med ett beskrivande namn. Under de nya nycklarna läggs stängvärdena in enligt ovan. Nedanstående bild visar ett exempel på två databaser Malmö1 och Eslöv. När MedAKT startas kommer man i detta fall att få upp en dialog där man får välja vilken databas man vill ansluta mot. De namn som visas i listan är alltså namnen på undernycklarna i registret. Observera Om man använder programmet MedAKT-inställningar så kommer detta programm att läsa och skriva till registret direkt under nyckeln Database. Det kommer alltså inte att känna av undernycklarna. Samma sak gäller programmet MedAKT Batchrunner.

99 MedAKT Batch-hantering Batch hantering betyder program och processer som kör i bakgrunden för att behandla data, importera data och övervaka systemet. De batchprogram som finns är BATCH Erecept APOBOL APOBOL-Diff MAILQ LABEDI Denna process övervakar de andra att de inte stannar. Import av E-recept filer till MedAKT. Uppdatering av den lokala kopian av Apotekets varuregister. Hämtar ett totalt varuregister, denna skall aldrig användas utan inrådan av din programleverantör. Övervakning av mail-kön. Import av labresultat från olika laboratorier. All batchhantering handhas av programmet MedAKT Batchrunner. Om något fel uppstår i ett batchprogram kommer detta att meddelas respektive ansvarig användare. Detta visar sig genom att en liten ruta öppnar sig längst ner till höger i MedAKT enligt bilden nedan. Bilden visar ett fel som har uppstått vid inläsning av e-receptfiler. I detta fallet står här också ett förslag på åtgärd. För att inte se felet mer så klicka på "Kvittera detta meddelande" Om inte felet kvitteras så göms denna varning och en ikon enligt bilden nedan syns längst ner till höger för att påminna om att det finns fel/varningar som bör åtgärdas. Om man klickar på denna ikon så visas felen igen MedAKT Batchrunner För att hantera de olika batchprogrammen finns programmet MedAKT Batchrunner. Detta program skall normalt installeras på en server som alltid är igång. I detta program kan man dels se om batcherna kör eller de har stannat, samt schemalägga när de skall köras. Bilden nedan visar programmet med de tillgänliga batcherna.

100 MedAKT Att schemalägga en batch Gör enligt följande för att ange hur ofta en batch skall köras. Högerklicka över raden i listan och välj Egenskaper. Följande dialog visas då. Här anger man i detta fall att det programmet som uppdaterar det lokala varuregistret skall köras varje fredag klockan på kvällen. Om något fel uppstår vid denna körning kommer användaren Kalle Svensson att meddelas detta på samma sätt som e-recept felen i bilden ovan. Man kan även ange antal gånger som batchprogrammet får gå fel innan det stängs av. Glöm inte att kryssa i Aktiv för att batchen skall köra överhuvudtaget.

101 MedAKT Programmet BATCH Detta batchprogram är enbart till för att övervaka att övriga batchprogram körs. Denna batch kan ej aktiveras eller schemaläggas. Det enda man skall göra är att ange vilka användare som skall meddelas om något fel uppstår. E-recept Då e-recept sparas och skickas till Apoteket från websidan så kommer dina gjorda förskrivningar att skickas tillbaka till din dator. Denna batch övervakar mottagna e-receptfiler och läser in dessa i din databas. Denna batch kan man inte schemlägga eller aktivera. Man kan ej heller ange vilka användare som skall meddelas om fel uppstår. Den sköter själv om att meddela rätt användare. APOBOL Denna batch används för att automatiskt uppdatera ditt lokala varuregister med ändringar från Apoteket. Detta program kommer att koppla upp sig mot Internet och hämta hem förändringar från och sedan uppdatera din lokala databas med dessa. Detta program får inte schemaläggas så att uppdateringar hämtas oftare än en gång per dag; då kommer ditt konto att stängas av p.g.a överbelastning. Hämtningen skall också schemaläggas till att ske efter på dagarna. Denna kan även köras manuellt genom att högerklicka i listan och välja "Kör manuellt". APOBOL-Diff Detta batchprogram skall aldrig användas utan inrådan av din programleverantör MAILQ I MedAKT finns en inbyggd funktion för att skicka mail. Denna batch övervakar kön med utgående mail så att den inte stannar och fylls på. Denna kan även köras manuellt genom att högerklicka i listan och välja "Kör manuellt" LABEDI Används för att kontinuerligt hämta labsvar från olika laboratorier. Denna kan även köras manuellt genom att högerklicka i listan och välja "Kör manuellt" Apotekets varuregister För att använda e-recept måste din MedAKT-installation uppdateras med innehållet från en kopia av Apotekets varuregister. Även om inte e-recept används har man stor nytta av att ha varuregistret i datorn vid förskrivningar.

102 MedAKT 100 Initialladda varuregistret Gör enligt följande för att ladda varuregistret första gången. Starta MedAKT Batchrunner och högerklicka över APOBOL och välj kör manuellt. En dialog med ett antal flikar visas då. Klicka på första fliken "Hämta varuregister": Om du fått ett varuregister på CD klickar du på Lokalt media och anger här sökväg till mappen på CD:n där filen ligger. Ange sedan var filen skall placeras på din dator eller server. Denna mapp skall vara tillgänglig för alla eftersom alla uppdateringar av varuregistret kommer att sparas här. Denna mapp skall alltså aldrig raderas. Klicka sedan på knappen Hämta filer. Filerna kommer nu att kopieras ner till den katalog som du angett. Klicka nu på fliken "Uppdatera varuregister". Klicka i kryssrutan "Initialladda". Klicka på knappen Uppdatera. Ditt lokala varuregister kommer nu att fyllas med apotekets aktuella produkter.