Att vara i projektgrupp. Framgångsrika projekt. Dagens. Projektuppföljning: Vad och hur ska vi följa upp? Framgångskriterier

Transkript

1 Dagens Att vara i projektgrupp 21 sept 2011 Uppföljning av arbetet Mot gruppkontraktet Mot planen Ledarskap Konflikthantering Stresshantering Projektuppföljning: Vad och hur ska vi följa upp? Framgångskriterier Hur vet du att du gjort ett bra jobb när du avslutar din arbetsdag? Framgångsrika projekt 1.Vad innebär det att ett projekt är framgångsrikt? 2.Vad krävs för att ett projekt ska bli framgångsrikt?

2 Framgångskriterier Framgångskriterier Uppnår mål Alla nöjda Budget håller Mår bra Tidsplan håller Beställare nöjd Milstolpar uppnås Kompetenta medarbetare Förbereder projektet Hängivna medarbetare Framgångskriterier Når målet Har kul Tydlig planering Bra ramverk Fixar milstolpar Fixar konflikter Tydligt mål förstått av alla Lyhörda Mål är mätbara Kan anpassa sig Engagemang Tydliga roller-funktioner God kommunikation Följ de framgångskriterier ni väljer i gruppen under ert eget projekt Vi ska utvärdera det i nästa läsperiod.

3 Projektavslut: Kick-out Avslutsmöte: Tacka alla involverade! Stäng konton Utvärdering: Vad gjorde vi bra / mindre bra? Organisation Kommunikation Förslag inför kommande projekt Lessons Learned: Förslag på förbättringar SCANIA: Agenda YYYY-MM-DD Project Experience Review (PER) Project X Template Template hh.mm Introduktion/fotografering - Ulf/Kim Om projektet Projektledarens perspektiv Ulf Hur har det tagits emot av marknaden/kunderna Marknads representant Återblick Alla Gemensam resa, hitta milstolparna/genombrotten/nitarna - Ulf Observationer, reflektioner och slutsatser - Alla Förbättringsförslag - Alla Vad vill vi ha med/trycka på i slutrapporten? - Alla Sammanfattning och vad händer sen? PM hh.mm Slut Info class Internal Department/Name/Subject SCANIA: Welcome to this PER! Purpose with a PER (Project Experience Review) is to: In cooperation with knowledge carriers, key personnel and representatives of the functions involved to capture and pass experiences from one project to another Expected results today: Jointly produced material containing a knowledge of what happened in the project. This shall be made available in the final report of this project on Inline - for use as know-how feedback for future project participants. Roles what is expected of the participants in the meeting: Each participant will represent his or her own function. Forma bikupor! Goda ledare Hur märks det? Diskutera vad ni menar karakteriserar en bra ledare/chef! Minst tre punkter Info class Internal Department/Name/Subject

4 Ledarens fyrbenta pall Ledaren måste ha tillräckligt stöd från alla fyra benen. Kompetens Känna till ämnesområdet Förstå affärsverksamheten Chefskap Ta vara på och utveckla administrativa resurser för att nå mål Organisera rutiner Formellt ansvar Ekonomi Budget Ledarskap Ta vara på och utveckla mänskliga resurser för att nå mål Kommunikation Samarbete Konflikthantering Personlighet Bra självförtroendeo ch självkännedom Tycker om människor Stresstålig Tydlig Inger förtroende Ledarskap = Ta tillvara och utveckla mänskliga resurser för att nå mål Bra Ledare gör det Alla i en arbetsgrupp utövar funktionen Ledarskap Vem väljer du till statschef? Svedberg, L. (2003). Gruppsykologi Om grupper, organisationer och ledarskap. s Lund; Studentlitteratur. Kandidat A har arbetat med skrupelfria politiker och rådgör ofta med sin astrologiska konsult. Han har två älskarinnor och dricker 8-10 martinis om dagen. Kandidat B relegerades från sina studier vid två tillfällen och har rökt opium under sina ungdomsår. Nu sover han alltid till mitt på dagen och varje kväll dricker han en halv flaska whisky. Kandidat C har fått tapperhetsmedalj i krig. Han är vegetarian, röker inte, dricker bara någon enstaka öl och har inte haft några utomäktenskapliga förbindelser. Ledarskapets tre stora uppgifter 1 Diagnostisera situationen och ochmedarbetarna Behövs en en speciell ledarstil? 3 2 Modifiera situation Utöva den den behövda och/eller Ledarstilen Medarbetarnas kompetens och ochmognad. (Ge (Geberöm, styrning (Revidera arbetsuppgifter och/eller stöd och/eller utveckla medarbetares för förmedarbetarna) kompetens)

5 Steg 1 Diagnostisera situationen och medarbetarna Vid varje tillfälle. Aldrig ta något för givet Gruppen är ny/gammal. Uppgiften är ny/gammal Några medarbetare är nya Medarbetare har låg/hög kunskap inom området Komplex situation Välkänd situation Börja varje projektmöte med att fråga: Hur är läget med oss alla? Grupps utveckling och Ledarens fokus Vad man tänker och ser i gruppen Vad ska jag göra? Vad ska jag bidra med? Vem är du? Vad ska vi jobba ihop med? Varför just vi? Och varför grupp och inte enskilda arbetsuppgifter? Anpassning! Lyssnar dom på mig? Vad får jag ut av mitt arbete? Är jag accepterad? Vem bestämmer? Ifrågasättande Kan hantera konflikter konstruktivt Olikheter välkomnas Ömsesidigt beroende Nivåer, Steg TILLHÖRA KONTROLL SAM- HÖRIGHET Stämning i gruppen Osäkerhet Strikta gränser mellan personers arbetsuppgifter Undersöker spelregler Vem bestämmer egentligen? Flöde i arbetet. Utbyte av tankar Frånvarandes tankar är närvarande Söker olika åsikter Man behöver inte tycka lika Stor tillit till varandra Ledarens fokus Målet för gruppens arbete Förväntningar på var och en Låta alla komma till tals Vara tydlig med återkoppling Beröm Visa uppskattning Delegera och följ upp. Hur är det för dig? Vilka stilar gillar du bäst att din chef utövar? Vilka är dina starka sidor och stilar? Är du bäst på att Styra eller Stödja? Livet är din läroplan Bästa sättet att lära sig ledarskap: Tänk efter efter: Utvärdera varje grupparbete efter att det är klart. efter ett projekt; efter en separation. Vad var bra i vårt sätt att samarbeta? Vad skulle vi ändra på om skulle fortsätta vårt samarbete?

6 Viktigaste ledarbeteendet för att utveckla en grupp: Stödja, ge beröm Arbete som får uppskattning blir gjort. Arbete som inte får uppskattning blir inte gjort igen. Att stödja innebär att bekräfta någon: Du är OK Skapar trygghet Tio budord om belöning Det finns ett belöningssystem i alla organisationer Handlingar som belönas blir utförda Viktig fråga: Vad är det som ska belönas? Precisera visioner, mål och prestationskrav på alla nivåer och för alla enskilda Identifiera för var och en vilket beteende som är nödvändigt för att organisationen ska nå sitt mål De anställdas prestationer ska bedömas och mätas på ett sätt som är accepterat Använd belöningar som uppfattas som belöningar Rättvisa är det som folk uppfattar som rättvisa Förankra de värderingar som belöningssystemet bygger på i hela organisationen Utvärdera regelbundet och anpassa systemet Konflikthantering: Att utveckla en relation och samarbete Vill jag vara en en del av lösningen eller en del av konflikten? 1 Jag vet vad jag vill 2 Jag talar om det 3 Jag kämpar för det 4 Jag avslutar Konsensuslösning: Vinna vinna Förhandlingslösning: Om.. Så.

7 Olika typer av konflikter Missförstånd Sakkonflikt, om något som kan avgöras objektivt Personkonflikt, t ex agera utanför förväntan Intressekonflikt, t ex värdering, en del fackliga frågor, politik Olika stilar för konflikthantering Konkurrens Kämpar för sin lösning, vinna-förlora Samverkan Vinna-vinna-lösning Anpassning Vi följer din idé Undvikande Vi bryr oss inte Kompromiss Vi tar din idé nu och nästa gång får jag bestämma Huvudstrategi Håll konflikten på så låg nivå som möjligt Se som sakfråga i stället för intresse Tolka som missförstånd i stället för personkonflikt Sök vin-vin-lösning Två kompletterande vägar Kommunikationsstrategier Fråga direkt vid osäkerhet Hur menar du? Om jag förstått rätt.. Om. så.. Samtal om förväntningar på varandra Problemlösarstrategier Objektiva värderingar Problemlösarkedja, Parvisa jämförelser för rangordning av krav Beslutsmatris för att välja lösning

8 Förebygg Det är alltid enklare att förebygga konflikter än att hantera en konflikt. Var noga med att ställa upp gruppkontraktet Om att få framföra negativ kritik Var och en berättar om hur han vill bli påmind om de överenskomna reglerna vid misstanke om regelbrott. Ett sätt är att var och en inför de andra fullbordar meningen: "Om du tycker att jag bryter mot något avtal eller gjort något dåligt, vill jag att du talar om det på detta sätt och jag lovar att lyssna utan att försvara mig direkt." Beteende Känsla Konsekvens Önskat beteende Feedback Jag-budskap När du tar en glass utan att stänga frysen, så smälter all mat och jag måste frosta av frysen. Det gör mig arg och irriterad. I fortsättningen vill jag att du ser till att frysen är stängd när du tagit glass Gör man inget ökar behovet av ansträngning att lösa konflikten Energi Störning Svårighet normal energinivå Problem NU Framtid Surdeg Tid

9 Upp- / Ned-trappning UPPTRAPPNING Bristande kommunikation Attityden "det gäller att vinna eller förlora Argument som avser motpartens personlighet Hämnd Hotelser NEDTRAPPNING Lyssna aktivt och vilja förstå Visa respekt för varandra som människor Gå till mötes Ha en problemorienterad utgångspunkt Ge möjlighet att uttrycka undertryckta känslor Stanna upp och tänk efter HANTERA STRESS Några tankar och tips. Rune Olsson 2011 Ditt val från press till stress Vi utsätts för PRESS eller Som kroppen svar på med UTMANING HOT Maslows Behovs Trappa Och Hjärnan Kreativitet Flyt Positiv stress Kamp Flykt Negativ stress Detta sinnestillstånd kan nås av den som LÄR Att hantera det som triggar detta tillstånd

10 Vid Negativ Stress Blockeras synapser Och människans hjärna fungerar som en kanins: Kamp eller flykt FYSISKT Aktivitet - kamp Så upplevs stress PSYKISKT Passivitet - flykt - Muskelspänningar i nacke, axlar, käke - Magbesvär - Torr i munnen - Svettas - Huvudvärk - Tryck över bröstet - Svårt att koncentrera sig - Nedstämd - Oro, rastlös - Håglös - Irritation - Sömnlös - Olust Vardagsstress Ständig nåbarhet Fullklottrade kalendrar Oläst e-post Ouppklarade ärenden Olästa tidningar Förändring Gränslöst arbete Otillräckligt medinflytande Hotet i datorn De korta ryckens förhållningssätt Socialt stöd För självkänslan Med tolkning/värdering Samhörighet Med praktiska ting Förstå stress Lära känna igen kroppens signaler Din Tolkning av situationen Misstag = tillfälle till inlärning Bemästra stress Avspänning Från Meningen med livet Till Personlig planering Kost och motion

11 Samband mellan ställt krav och utförd prestation Två bågar för två olika personer vid samma tillfälle eller båda för samma person vid två olika tillfällen Tömma hjärnan - mental avspänning Varje dag: på morgonen, före lunch, före plugg, före projektarbete, vid start av möte 1 Lugn plats. Gärna lugn musik. 2 Sitt stadigt med rak rygg. Utan stöd för huvudet 3 Följ din andning. Räkna andetagen från ett till tio 4 Känn muskelspänning rinna ut mot stolen och golvet 5 Säg något upp-peppande Se dig som framgångsrik 6 Efter ca 10 min: Vakna och sträck på dig Mental träning i vardagen Öva avspänning varje dag Somna mjukt: när du lagt dig i sängen, tänk på bra saker som hänt under dagen Vakna mjukt: när du ligger i sängen, sträck på dig och mjuka upp lederna, innan du stiger upp Undvik alla droger: Sprit Kaffe Huvudvärkstablett Vad signalerar Värken tröttheten? Rätt mat är medicin för kroppen

12 Utbrändhetskurvan I stället för utbrändhet Några steg mot UTMATTNINGEN 1 Engagemang 2 Försummar sig själv 3 Konflikter och behov avfärdas 4 Värdeskalan påverkas 5 Intolerans 6 Bristande engagemang 7 Förändringar i beteende 8 Tomhet 9 Total utmattning Lyssna till din kropps behov Var med andra Låt andra kommentera ditt sätt att vara Ändra det som går att ändra på acceptera det andra Dämpa intensiteten ibland Lär dig säga NEJ! Förebygg utbrändhet Stopp för överdriven omvårdnad. Ompröva värderingar Lär dig följa din egen takt Vårda din kropp Behöver du göra allt? Någon annan? SKRATTA!

13 Utbränd! Några varningssignaler. Sätt att tänka Trossatser och Tankesystem Jag är helt fixerad vid arbetet Jag vet inte var mina gränser går! Jag är en sådan som klarar mig. Jag är inte nöjd förrän det är perfekt. Jag känner mig alltid tvungen att överträffa mig själv. Sätt att göra Jag måste stålsätta mig varje dag Jag känner mig alltid utsatt. Jag måste hävda mig hela tiden. Jag håller saker för mig själv alldeles för länge. Marianne Frankehauser: Kvinnligt manligt Mänskligt. Alla fick kolesterolrik föda De flesta fick sämre hälsa Några var helt friska Ta hand om varandra