Anbudsförfrågan Molnhöjdsmätare (ceilometer) till SMHI

Transkript

1 Anbudsförfrågan Molnhöjdsmätare (ceilometer) till SMHI

2 Innehållsförteckning Anbudsförfrågan Allmän information Om SMHI Om denna upphandling Dokumentation Administrativa bestämmelser Upphandlingsform Tidplan Definitioner Skall krav Språk Svarsbilaga (bilaga 1) Inlämnande av anbud Sista dag för anbud Giltighet för anbud Kostnader för anbud Ofullständiga uppgifter Tilldelningsbeslut Sekretess Upphandlande enhet Kontaktperson Teknisk kravspecifikation Referenser Kommersiella krav Avropsavtal med optioner Förändringar ALOS Paragraf 4, Leverensklausul Paragraf 9, Leveransförsening och Vite Paragraf 11, Leveransförsening och Vite Paragraf 14, Pris Paragraf 15, Betalning Paragraf 22, Fel i varan Avtalstid Anskaffningsplan Leveransplan Leveranstid för optioner Leverenser Leverensgodkännande Incoterms Priser Valuta Underhåll Fakturering och betalningsvillkor Elektronisk faktura (12)

3 5.15 Faktureringsadress Kvalificering och utvärdering Steg I Finansiell förmåga Steg II Kvalifikationskrav (bilaga 1) Steg III Utvärdering (bilaga 2, flik 3) Bilagor Bilaga 1: Svarsbilaga Bilaga 2: Tekniskinformation beträffande mjukvara (12)

4 Anbudsförfrågan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende utrustning för molnhöjdsmätning (ceilometer) till SMHI. Upphandlingen genomförs i syfte att träffa avtal beträffande köp av molnhöjdsmätare till SMHIs basverksamhet. SMHIs basverksamheten ansvarar för observationsverksamhet samt primär datakontroll och datalagring inom meteorologi, hydrologi och oceanografi. Avropsavtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Avtalstiden kommer att vara på två (2) år med option på ett (1) år plus ett (1) år. Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt LOU (2007:1091), varför anbud också kommer att antas utan föregående förhandling. Anbudsgivare uppmanas därför att redan från början lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering i databasen TED, samt på SMHIs hemsida. 1 Allmän information 1.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väderoch vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 660 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida Om denna upphandling Anskaffande enhet på SMHI, Basverksamhet, svarar för observationsverksamhet samt primär datakontroll och datalagring inom meteorologi, hydrologi och oceanografi. SMHI har idag ett nät bestående av ca hundrafyrtio (140) automatiska meteorologiska observationsstationer i Sverige. Detta nät skall under en fyraårsperiod (4) uppgraderas med ca fyrtio (40) stycken nya molnhöjdsmätare (Ceilometer) för vissa av dessa stationer. Denna upphandling syftar till att upphandla dessa molnhöjdsmätare, vilket senare kommer att monteras och installeras av SMHI. Utrustningen skall levereras vid minst ett (1) tillfälle men med option enligt leverensplan, punkt (12)

5 1.3 Dokumentation Denna Anbudsförfrågan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: Sök där efter Utrustning för molnhöjdsmätning 2012/336/2.3. På samma plats kommer inkomna frågor om upphandlingen och SMHIs svar på dessa frågor att publiceras. Anbudsgivare bör regelbundet kontrollera denna webb-plats för att fånga upp ny information om upphandlingen. Sista dag för frågor är den Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska. Anbudsförfrågan består av följande dokument: Anbudsförfrågan (detta dokument) Svarsblankett (bilaga 1) Teknisk specifikation, mjukvara (bilaga 2) ALOS 05 (för nedladdning) Incoterms 2010 (för nedladdning) 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling, enligt fjärde (4) kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: Tidplan Anbudsförfrågan publiceras Sista dag för anbud Anbudsöppning Beslut om tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut Avtal tecknas Leveransperiod för leverans Definitioner Ceilometer: Utrustning för mätning av molnhöjd och molnmängd. 4 (12)

6 2.4 Skall krav Anbudsförfrågan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, benämnda skallkrav. Alla ställda skall-krav måste uppfyllas för att anbudsgivaren skall kunna bli aktuell som leverantör. De anbudsgivare som uppfyller ställda skall-krav, går vidare till utvärdering. Ofullständiga anbud får inte behandlas, och kommer därför inte att tas upp till utvärdering. 2.5 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 2.6 Svarsbilaga (bilaga 1) Svarsbilaga (bilaga 1) skall fyllas i tillsammans med företagsuppgifter och signeras av behörig firmatecknare. Bilagan skall bifogas anbudet. 2.7 Inlämnande av anbud Anbud skall lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Utrustning för molnhöjdsmätning 2012/336/2.3. Anbud lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Kopian kan med fördel vara i digitalt format. Anbud per fax eller mail accepteras inte, då anbudssekretessen då inte kan garanteras. Anbud skickas med post till: SMHI Registrator Norrköping Anbud kan även lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16: Sista dag för anbud Anbudet skall vara inkommit senast till Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med , vilket skall bekräftas i svarsbilagan (bilaga 1) Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen Ofullständiga uppgifter Anbud med ofullständiga uppgifter kommer att förkastas som ofullständigt anbud Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas med antagen leverantör. 5 (12)

7 2.13 Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges Upphandlande enhet SMHI Ekonomi Inköp Norrköping 2.15 Kontaktperson Namn: Pierre Brönner E-post: upphandling@smhi.se 3 Teknisk kravspecifikation De tekniska kraven anges i nedanstående tabeller, svar på dessa krav görs i svarsbilagan (bilaga 1). Nr H1 H2 H3 H4 H5 H6 Krav på Ceilometerns hårdvara Ceilometern skall vara konstruerad för kontinuerlig drift. Ceilometern kommer att placeras utomhus utan särskild uppvärmningsanordning. Därför skall Ceilometern fungera under i Sverige förekommande klimatförhållanden och kunna operera i ett brett temperaturområde, minst C. Ceilometern skall kunna installeras i skiftande miljöer varför den ska vara konstruerad för att klara extrema förhållanden vad beträffar temperatur, fukt, korrosion, saltbemängd luft och vibrationer. Ceilometern skall ej avge eller vara känslig för elektriska och elektromagnetiska störningar. Kapslingen skall vara försedd med jordanslutningspunkt. Erforderliga skydd skall finnas i Ceilometern mot transienter orsakade av nätstörning, åska eller annan elektrisk eller elektromagnetisk störning. För strömförsörjning kommer beställaren att tillhandahålla 230 VAC 50 Hz. Anbudsgivaren skall leverera utrustning för anpassning av strömförsörjning 6 (12)

8 H7 H8 H9 H10 H11 för enhet som kräver annan strömförsörjning än 230 VAC. ). Effektförbrukningen för utrustningen skall anges av anbudsgivaren. Ceilometern skall ha full funktionalitet vid ett upp till 1m tjockt marksnötäcke. Det skall finnas möjlighet att göra en total omstart (reset) av Ceilometerns mjukvara och hårdvara, via en strömbrytare på Ceilometern. Strömbrytaren skall vara lätt åtkomlig. Ceilometerns mätområde skall vara meter eller högre. Ceilometerns upplösning skall vara 10 meter eller bättre. Ceilometerns mätnoggrannhet skall vara 10 meter ±2% av höjden eller bättre. Nr M1 Krav på Ceilometerns mjukvara Ceilometers mjukvara skall inkludera mätning och algoritmer för beräkning och förädling av givarens mätvärden. Mätarens utdatatelegram skall kunna pollas från automatstationsterminalen/loggern en gång per minut. Det skall finnas beskrivet i dokumentationen hur pollningen går till (pollningskommando). Minst dessa parametrar skall levereras i utdatatelegrammet från mätaren: Molnhöjd: Höjden på senast observerade moln bas, höjden på lägsta observerade moln bas under senaste 10 minuterna. Molnmängd: Antal åttondelar (eller molnmängd i procent) under de senaste 30 minuterna på minst 4 höjder/skikt, höjd 1, höjd 2 höjd 3 och höjd 4 etc. Det skall också rapporteras vilken molnbashöjd skikten enligt ovan hade i meter. M2 M3 M4 M5 Total molnmängd under de senaste 30 minuterna skall rapporteras, d.v.s. summan av höjd 1 x, där x = antal möjliga skikt enligt ovan, dock minst 4. Ceilometern skall kunna kommunicera med automatstationsterminalen/loggen med RS-232 ( E 1) och RS-485 ( E 1) kommunikation. Ceilometerns utdatatelegram (format och innehåll) skall kunna skräddarsys för beställarens behov, se bilaga 2. Det skall finnas möjlighet att göra en omstart (reset) av Ceilometerns mjukvara fjärrledes via dess kommunikationsgränssnitt hos Ceilometerns olika delar. I Ceilometerns utdatatelegram skall finnas statusinformation och larm som anger funktionen hos Ceilometerns olika delar. 7 (12)

9 Nr U1 U2 U3 U4 Krav på underhåll Anbudsgivaren skall åta att under minst 7 år reparera och underhålla produkten. Anbudsgivaren skall även åta sig att hålla reservdelar och programvarunderhåll för levererad utrustning under minst 7 år från överenskomna leveransdatum. Dokumentationen skall vara så fullständig att köparen kan utföra underhåll på och utbyte av ingående enheter i egen regi. Dokumentationen skall vara på svenska eller engelska. Den skall utgöras av minst 1 ex av varje ingående dokument, och skall minst omfatta följande: Installationsbeskrivning samt handhavandebeskrivning. Skötsel- och underhållsinstruktion. Översiktlig beskrivning med blockschema. Funktionsbeskrivning och kopplingsschema för ingående enheter. Felsökningsrutiner. Instruktion av de utdatatelegram som Ceilometern kan leverera (bilaga 2) skall vara beskriven. Vid besök på observationsplatsen skall det finnas möjlighet att ansluta en serviceterminal (t ex bärbar PC) för att kontrollera Ceilometerns funktion och status. Om annan programvara än ett standard terminalprogram motsvarande Hyper terminal eller ProCommPlus behövs för denna kommunikation, skall anbudsgivaren tillhandahålla detta priset för det skall ingå i anbudet. 4 Referenser WMO-No. 8, Guide to Meteorological Instruments and Methods of Observation. WMO-No. 306, World Meteorological Organization, Manual on Codes. Vol.1, International Codes, Part A - Alphanumeric Codes. 5 Kommersiella krav 5.1 Avropsavtal med optioner Avropsavtalet med optioner grundar sig på ALOS 05 med förändringar enligt punkt Förändringar ALOS 05 ALOS 05 finns att ladda ner kostnadsfritt via följande länk: Paragraf 4, Leverensklausul Leverans skall gälla enligt punkt 5.9 i detta dokument Paragraf 9, Leveransförsening och Vite Följande skall gälla: Vite skall utgå för varje påbörjad sju (7) dagarsperiod som försening varar med, noll komma fem (0,5) procent av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga sju komma fem (7,5) procent av sagda värdet. Resterande tas bort. 8 (12)

10 5.2.3 Paragraf 11, Leveransförsening och Vite Följande skall gälla: Från skadeståndet skall avräknas upplupet vite avseende tiden fram till hävning. Skadeståndet omfattar ersättning för samtliga indirekta förluster ligger säljaren till last. Maximala skadeståndet är tjugo (20) procent av den totala kontraktsumman Paragraf 14, Pris Följande skall gälla: Prisreglering enligt punkt 5.10 i detta dokument Paragraf 15, Betalning Följande skall gälla: Betalnings- och faktureringsvillkor enligt punkterna i detta dokument Paragraf 22, Fel i varan Följande skall gälla: Uppfyller inte säljaren sina förpliktelser enligt paragraf 21 i ALOS 05, skall köparen kräva åtgärd omedelbart, enligt följande prioritetsordning: A. Utbyte av felaktig produkt. B. Reparationer eller motsvarande skall utföras på säljarens risk och bekostnad. 5.3 Avtalstid Avtalsstart planerad till den Avtalstiden är två (2) år plus ett (1) år, plus ett (1) år (option). Avtalet förlängs automatisk då option/optioner för leverans 2-4 löses ut, enligt punkt Anskaffningsplan Tio (10) stycken molnhöjdsmätare under år Option på köp av ytterligare trettio (30) stycken molnhöjdsmätare under år Leveransplan Avtalet skall gälla från och med det att båda parter undertecknat avtalet. 1. Leverans nr 1 (2012) skall ske mellan till och med Leveranserna kan ske som en komplett leverans eller som delleveranser, dock skall minst tre (3) enheter vara levererade till den Eventuell leverans för option nummer två (2) för år 2013 planeras till april efter överenskommelse. 3. Eventuell leverans för option nummer tre (3) (2014) planeras till april efter överenskommelse. 4. Eventuell leverans för option nummer fyra (4) (2015) planeras till april efter överenskommelse. 5.6 Leveranstid för optioner För att leverensförsening ej skall uppstå beträffande avrop av option/optioner, skall leverenstiden anges från och med beställningsdatum till den dag då den offererade produkten är levererad till SMHI. 9 (12)

11 5.7 Leverenser Leverans skall ske till SMHI: SMHI Folkborgsvägen 1 Hus 14/Expedition Norrköping Märks: BO 5.8 Leverensgodkännande När godset ankommer till SMHI sker ett funktionstest på varje levererad produkt, detta kommer att utföras i SMHI:s lokaler i Norrköping. Funktionstestet består i att molnhöjdsmätaren ansluts till en av SMHI använd logger. Molnhöjdsmätaren kontrolleras sedan mot gällande kravspecifikationen som finns i detta förfrågningsunderlag. Leverensgodkännande sker då funktionstest och kontroll mot kravspecifikation gjorts utan anmärkning. 5.9 Incoterms 2010 Leverans skall göra sig gällande enligt DDP (Delivered Duty Paid), Incoterms 2010 med tillägg att leverantören även skall bära ansvaret (risken) för godset till dess att varorna är i SMHIs lokaler. Dokumentet kan laddas via följande websida dock är dokumentet avgiftsbelagt: Priser Angivna priser skall vara fast till och med Valuta Priserna skall anges i EURO 5.12 Underhåll Anbudsgivaren skall bifoga en prislista med avseende på reservdelar och timkostnad för support och service för felavhjälpning. Prislistan utvärderas ej Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagets säte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens postgironummer eller betaladress - resursnummer på beställaren 10 (12)

12 Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas Elektronisk faktura SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. Se följande länk: Faktureringsadress Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress: SMHI Faktura Norrköping 6 Kvalificering och utvärdering SMHI vill betona vikten av att följande förutsättningar följs: En grundförutsättning för att ett lämnat anbud skall kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller skallkraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas. Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra efterföljande steg: 6.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: - registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret - registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter - fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II 6.2 Steg II Kvalifikationskrav (bilaga 1) Under kvalifikationskrav återfinns de krav SMHI får ställa på en anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Kraven på anbudsgivarens tekniska förmåga, kapacitet, finansiella och ekonomiska ställning. Observera att alla skall-krav ska vara besvarade och uppfyllda. Om svar på frågor saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt. De anbud som uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 11 (12)

13 6.3 Steg III Utvärdering (bilaga 2, flik 3) SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga skall-krav samt erbjuder det lägsta pris. 7 Bilagor 7.1 Bilaga 1: Svarsbilaga 7.2 Bilaga 2: Tekniskinformation beträffande mjukvara 12 (12)