Anbudsförfrågan Arbetsplattformar för mätstationer

Transkript

1 Anbudsförfrågan Arbetsplattformar för mätstationer

2 Innehållsförteckning Anbudsförfrågan Allmän information Om SMHI Om denna upphandling Dokumentation Administrativa bestämmelser Upphandlingsform Tidplan Språk Svarsbilaga (bilaga 1) Inlämnande av anbud Sista dag för anbud Giltighet för anbud Kostnader för anbud Sekretess Upphandlande enhet Kontaktperson Kravspecifikation för produkt samt tjänst Kommersiella krav Avropsavtal med optioner Förändringar ALOS Paragraf 4, Leverensklausul Paragraf 9, Leveransförsening och Vite Paragraf 11, Leveransförsening och Vite Paragraf 14, Pris Paragraf 15, Betalning Paragraf 22, Fel i varan Tillägg, Garanti Avtalstid Leveransplan Leveranstid för optioner Leveranser Leveransgodkännande Priser Valuta Fakturering och betalningsvillkor Elektronisk faktura Faktureringsadress Kvalificering och utvärdering Steg I Finansiell förmåga Steg II Kvalifikationskrav (bilaga 1) Steg III Utvärdering (bilaga 2, flik 3) Bilagor (9)

3 6.1 Bilaga 1: Svarsbilaga Bilaga 2: Ritningar av arbetsplattform och stege Bilaga 3: Exakta positioner för aktuella stationer Bilaga 4: Karta över de aktuella stationerna (9)

4 Anbudsförfrågan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende tillverkning och montering av arbetsplattformar för mätstationer till SMHIs basverksamhet. SMHIs basverksamheten ansvarar för observationsverksamhet samt primär datakontroll och datalagring inom meteorologi, hydrologi och oceanografi. Avropsavtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Avtalstiden kommer att kontrakteras som längst på tre (3) år men med option på ett (1) år plus ett (1) år. Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt LOU (2007:1091), varför anbud också kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsgivare uppmanas därför att redan från början lämna ett så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering i databasen Tendsign, samt på SMHIs hemsida. 1 Allmän information 1.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väderoch vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 660 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida Om denna upphandling Anskaffande enhet på SMHI, Basverksamhet, svarar för observationsverksamhet samt primär datakontroll och datalagring inom meteorologi, hydrologi och oceanografi. Under år kommer SMHI att avropa tillverkning och montering utav arbetsplattformar för våra grundmätstationer. Den totala uppgraderingen består av tillverkning och montering utav arbetsplattformar samt stege för trettio (30) stycken mätstationer. Tio (10) arbetsplattformar kommer att monteras under För år 2013 och 2014, som är optionsår, kommer totalt tjugo (20) arbetsplattformar att tillverkas samt monteras, tio (10) stycken för vardera av optionsåren. Sammanfattningsvis syftar denna upphandling till att upphandla dessa arbetsplattformar med tillhörande stege, som skall levereras vid minst ett (1) tillfälle men med option enligt leverensplan, punkt (9)

5 1.3 Dokumentation Denna Anbudsförfrågan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: Sök där efter Arbetsplattformar mätstationer 2012/1560/2.3. På samma plats kommer inkomna frågor om upphandlingen och SMHIs svar på dessa frågor att publiceras. Anbudsgivare bör regelbundet kontrollera denna webb-plats för att fånga upp ny information om upphandlingen. Sista dag för frågor är den samt sista dag för publcering på hemsidan är Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska. Anbudsförfrågan består av följande dokument: Anbudsförfrågan (detta dokument) Svarsblankett (bilaga 1) Ritningar av arbetsplattform och stege (bilaga 2) Exakta positioner för aktuella stationer (bilaga 3) Karta över aktuella stationer (bilaga 4) ALOS 05 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling, enligt fjärde (4) kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: Tidplan Anbudsförfrågan publiceras Sista dag för anbud Anbudsöppning Beslut om tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut Avtal tecknas Senast Leveransperiod för leverans Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 2.4 Svarsbilaga (bilaga 1) Svarsbilaga (bilaga 1) används då anbud lämnas och signeras av behörig anbudsläggare. 4 (9)

6 2.5 Inlämnande av anbud Anbud lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Arbetsplattformar för mätstationer 2012/1560/2.3. Anbud skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Anbud per fax eller e-post accepteras inte, då anbudssekretessen inte kan garanteras. Anbud skickas antingen med post till: SMHI Registrator Norrköping Anbudet kan även lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16: Sista dag för anbud Anbudet skall vara inkommit till SMHI senast till Anbud som inkommer efter den kommer att förkastas. 2.7 Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med , vilket skall bekräftas i svarsbilagan (bilaga 1). 2.8 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.9 Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivare. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges Upphandlande enhet SMHI Ekonomi Inköp Norrköping 5 (9)

7 2.11 Kontaktperson Namn: Pierre Brönner E-post: 3 Kravspecifikation för produkt samt tjänst De tekniska kraven anges i nedanstående tabell, svar på dessa krav görs i svarsbilagan (bilaga 1). Nr K1 K2 K3 K4 Krav på arbetsplattform och stege Leverantören skall tillverka arbetsplattformar som skall bestå av vinkelstål 50x50x5 milimeter, samt förses med lämlig gallerdruk, enligt ritning bilaga två (2). Leverantören skall tillverka stegar av vinkelstål 50x50x5 milimeter, enligt ritning bilaga två (2). Ytbehandling av arbesplatt formar och stegar skall vara av typen varmgalvanisering. Leverantören skall montera arbesplattformarna och stegarna på de meteorologiska automatstationer som SMHI anvisat, enligt bilaga tre (3) och fyra (4) 4 Kommersiella krav 4.1 Avropsavtal med optioner Avropsavtalet med optioner grundar sig på ALOS 05 med förändringar enligt punkt Förändringar ALOS 05 ALOS 05 finns att ladda ner kostnadsfritt via följande länk: Paragraf 4, Leverensklausul Leverans skall gälla enligt punkt i detta dokument Paragraf 9, Leveransförsening och Vite Följande skall gälla: Vite skall utgå för varje påbörjad sju (7) dagarsperiod som försening varar med, noll komma fem (0,5) procent av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga sju komma fem (7,5) procent av sagda värdet. Resterande text tas bort Paragraf 11, Leveransförsening och Vite Följande skall gälla: Från skadeståndet skall avräknas upplupet vite avseende tiden fram till hävning. Skadeståndet omfattar ersättning för samtliga indirekta förluster ligger säljaren till last. Maximala skadeståndet är tjugo (20) procent av den totala kontraktsumman. 6 (9)

8 4.2.4 Paragraf 14, Pris Följande skall gälla: Prisreglering enligt punkt 4.8 i detta dokument Paragraf 15, Betalning Följande skall gälla: Betalnings- och faktureringsvillkor enligt punkterna i detta dokument Paragraf 22, Fel i varan Följande skall gälla: Uppfyller inte säljaren sina förpliktelser enligt paragraf 21 i ALOS 05, skall köparen kräva åtgärd omedelbart, enligt följande prioritetsordning: A. Utbyte av felaktig produkt. B. Reparationer eller motsvarande skall utföras på säljarens risk och bekostnad Tillägg, Garanti Garanti gäller ett (1) år från dess att SMHI leverensgodkännt produkt och montage. 4.3 Avtalstid Avropsavtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Avtalstiden kommer att kontrakteras som längst på tre (3) år men med option på ett (1) år plus ett (1) år. Avtalet förlängs automatisk då option/optioner löses ut, enligt punkt Leveransplan Avtalet skall gälla från och med det att båda parter undertecknat avtalet. 1. Leverans nr 1 (2012) skall ske senast Eventuell leverans för option nummer två (2) år 2013 sker efter överenskommelse. (10 stycken) 3. Eventuell leverans för option nummer tre (3) år 2014 sker efter överenskommelse. (10 stycken) 4.5 Leveranstid för optioner För att leverensförsening ej skall uppstå beträffande avrop av option/optioner, skall leverenstiden anges från och med beställningsdatum till den dag då den offererade produkten är monterad på respektive mätstation. 4.6 Leveranser Leverans skall ske till utvalda mätstationer enligt bilaga tre (3) och fyra (4). 4.7 Leveransgodkännande Leveransgodkännande sker då arbetsplattformarna är monterade på respektive station. Egen eller anlitad personal kommer att inspektera montaget. Inspektionen kommer att vara gjord senast och kommer att lämnas skriftligt till anbudsgivaren. 7 (9)

9 4.8 Priser Angivna priser skall vara fast till och med Anbud kommer att begäras in inför kommande options år. 4.9 Valuta Priserna skall anges i svenska kronor Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske i efterskott efter utförd leverans. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagetssäte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens postgironummer eller betaladress - resursnummer på beställaren Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas Elektronisk faktura SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. Se följande länk: Faktureringsadress Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress: SMHI Faktura Norrköping 5 Kvalificering och utvärdering SMHI vill betona vikten av att följande förutsättningar följs: En grundförutsättning för att ett lämnat anbud skall kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller skallkraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas. Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra efterföljande steg: 5.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: 8 (9)

10 - registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret - registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter - fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II 5.2 Steg II Kvalifikationskrav (bilaga 1) Kvalifikationskraven som SMHI ställer på anbudsgivaren beträffande denna upphandling är skall-krav beträffande teknisk förmåga, kapacitet, kommersiella samt finansiell och åtaganden. Observera att alla skall-krav (se bilaga 2) skall vara besvarade och uppfyllda. Om svar på frågor saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt. De anbud som uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 5.3 Steg III Utvärdering (bilaga 2, flik 3) SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga skall-krav samt erbjuder det lägsta priset. 6 Bilagor 6.1 Bilaga 1: Svarsbilaga 6.2 Bilaga 2: Ritningar av arbetsplattform och stege 6.3 Bilaga 3: Exakta positioner för aktuella stationer 6.4 Bilaga 4: Karta över aktuella stationer 9 (9)