Omstrukturering i The Gloryfires

Transkript

1 Omstrukturering i The Gloryfires Bakgrund The Gloryfires har i sina stadgar slagit fast att kören ska bestå av arbetsgrupper som varje medlem (med vissa undantag) ska ingå i. Det betonas särskilt att det ska finnas en musikgrupp. Övriga grupper kan variera från år till år utifrån körens behov. För några år sedan gjordes en omstrukturering av då gällande arbetsgrupper. Tanken var att grupperna skulle fungera mer effektivt och att arbetsfördelningen grupperna emellan skulle bli jämnare. Vid årsmötet 2014 fick styrelsen i uppdrag att ta fram en manager/managerroll i The Gloryfires, som skulle ha som uppgift att hitta spelningar till kören samt hjälpa kören att bli mer synlig i olika sammanhang. I uppdraget ingick att styrelsen dels skulle utreda detaljerna kring hur managerrollen skulle utformas och vad den skulle innefatta, dels att styrelsen skulle komma med förslag på lämpliga manager-kandidater. Styrelsen arbetade fram en uppdragsbeskrivning av rollen och utlyste den både internt och externt. Några intresseanmälningar kom tyvärr dock inte in. Styrelsen har därefter fortsatt att leta efter alternativ till en manager och en rad olika lösningar har testats. Under 2015 bestämde styrelsen att själva ta på sig managerrollen, vilket i kombination med styrelsens övriga ansvarsområden, visade sig innebära en alltför stor arbetsbörda för styrelsen. Managerrollen passar heller inte in i styrelsens uppdrag, som innebär att leda föreningen The Gloryfires och ansvara för den löpanade förvaltningen av föreningen och dess ekonomi. The Gloryfires har de senaste åren kämpat med sin ekonomi. Detta beror främst på svårigheterna att få till större gig som generarar intäkter och att vi inte lyckats nå ut tillräckligt mycket till vår publik. Många stolar har gapat tomma på de spelningar vi haft. Detta ligger inte i linje med vår musikaliska förmåga, som enligt vår dirigent och musikgrupp håller hög standard. Det har också uppmärksammats att arbetsbelastningen inte är jämnt fördelad i kören, vilket fått till följd att en del medlemmar tråkigt nog har valt att sluta i kören då de känt sig överhopade av arbetsguppgifter. Styrelsen tycker därför att det är dags att testa ett helt nytt arbetssätt, som förhoppningsvis ska leda till ett mer effektivt arbetssätt och samtidigt skapa motivation och arbetsglädje, och självklart fler och större spelningar. Varför behöver vi testa något nytt? Vi befinner oss i ett läge där vi är i mycket stort behov av helhetsgrepp, ansvarstagande, kontinuitet och action. Körens kostym överensstämmer inte med vårt musikaliska innehåll. En utmaning är också att ett fåtal personer gör en stor del av arbetet. Detta är problematiskt eftersom det ökar risken dels för 1

2 överansträng, dels för maktkoncentration. Samtidigt är det en stor del av gruppen som inte hinner/vill/orkar/vågar engagera sig mer och det måste vi självklart respektera. Hur ska förändringen göras och hur kommer det att bli? Hösten 2016 Dagens producent-, event-, PR-, musik- och utförargrupp får delvis nya och ändrade uppdrag. Arbetsflödesordningen förtydligas för hela körens arbete. Ambitionen är att kunden ska ha kontakt med så få personer som möjligt. Det tydligaste målet är att vi 1) ska uppfattas som den proffsiga kör vi faktiskt är, för att vi 2) ska kunna dra in fler spelningar. Managergrupp: Managers, två personer Spelningsproducenter, två personer PR-person, en person Managers Managers väljs av kören och innebär ett förtroendeuppdrag (likt kassör, stämledare, dirigent och ordförande). Styrelsen kan ges mandat av kören att utse managers. Arvode kan eventuellt utgå. Två personer delar på uppdraget. Managers är ledare för Managergruppen och arbetar i mycket nära samarbete med dirigent och musikgrupp. Klarar av att arbeta proaktivt, uppsökande, tänkande och självgående. Kommer med egna idéer och tar egna initiativ. Minglar, nätverkar, vårdar befintliga kontakter och skapar nya. Får oss att synas i rätt sammanhang (såväl sceniskt som medialt) för att på så sätt stärka körens varumärke. Arbetar dels långsiktigt med att skapa kontakter och stärka körens varumärke, dels med att boka enstaka projekt som genererar intäkter för kören. Arbetar för att kören har en långsiktig marknadsföringsplan (gärna tillsammans med PR-person). OBS! De behöver inte göra jobbet själva, men ansvarar för att en sådan plan finns. Viktiga frågor: Vilka arenor vill/bör vi synas på? I vilka sammanhang/med vilka partners (affärsmässiga, snarare än musikaliska) vill vi figurera? Hur når vi dit? Etc. Arbetsuppgifter: Boka möten, ringa upp/träffa folk, få saker att hända, boka spelningar etc. 2

3 Spelningsproducenter Ansvarar för redan bokade spelningar och projekt. Har ett helhetsgrepp från avtal till slutfört uppdrag. Skickar kontrakt och faktura till kund (men skriver varken kontrakt eller faktura, det gör ordförande/kassör). Samlar och förmedlar den information arbetsgrupperna behöver. Ansvarar för detaljer. PR-person Skickar pressmeddelanden, inbjudningar och förmedlar intervjukontakter. Sätter ihop och förmedlar presspaket. Förser kontinuerligt webgrupp med nyskrivna texter och bilder. Ansvarar för våra sociala medier och den bild vi vill förmedla av oss genom dem. Skaffar strategiska vänner på sociala medier och är aktiv i körens namn (genom att t.ex. tacka för samarbeten, svara på kommentarer och liknande). Fokuserar på Hur/Var/Varför/När syns vi utåt? Jobbar både med att stärka körens varumärke och att göra reklam för kommande projekt. Dirigent: Dirigentens roll som konstnärlig ledare stärks genom att hen även ansvarar för hur vi syns utåt genom trycksaker och för vår kreativa kostym. Tillsätter och samarbetar med stämledare och band. Är drivande, ledande och tongivande, men har hjälp och stöd av Musikgruppen i det praktiska arbetet. Musikgrupp: Musikgruppens roll blir mer som ett konstnärligt råd och arbetar nära både dirigent och managergrupp. Gruppen består av dirigent samt två till tre personer som vill arbeta aktivt, kreativt, stöttande, uppstyrande och uppföljande. Arbetar tillsammans med managers utifrån de ekonomiska förutsättningar styrelsen förmedlat. 3

4 Är aktiv i att "bolla spelningsidéer med managers, men ges större utrymme att fokusera på det musikaliska (låtar, gästartister, arrangemang, samarbeten, nya sångare, sound, utvecklingsvägar etc). Inte lika stort fokus som idag på att leta scener, räkna på budget etc. Fixargrupp: Ersätter utförargruppen. Fixargruppen kan fixa saker som behöver fixas. Fixargruppen är beredd på alla sorters uppdrag med såväl kort som längre varsel. Den behöver tydligt ledarskap för att inte bli en slappargrupp. Den behöver också bli respektfullt behandlad av övriga grupper när den får uppdrag. Förslagsvis utser styrelsen en av sina ledamöter till ledare för gruppen. Eventgruppen försvinner och istället får Fixargruppen ta över Eventgruppens arbetsuppgifter (fixa fester, fika, blommor, presenter etc). Det gör att gruppen måste samarbeta och prata ihop sig. Den får dessutom ett tydligt löpande uppdrag. Webgrupp: Fortsätter som tidigare (underhålla och uppdatera den externa och interna hemsidan, hålla maillistor uppdaterade etc), men med nytt nära samarbete med PR-person. En genomgång behöver göras av vår externa hemsida. Scenteknikgruppen: Fortsätter som tidigare (ansvara för ljud, ljus och scentekniska frågor). Styrelsen: Fokuserar på styrelsefrågor, stadgar, organisation, administration, ekonomi etc. och håller tassarna borta från övriga grupper (om inte nöden kräver enstaka insatser). Konstnärliga beslut samt beslut om var kören ska sjunga flyttas ytterligare till dirigent/musikgrupp/managergrupp. Vad innebär förändringen i praktiken? Dagens PR-grupp, producentgrupp och eventgrupp upphör helt. Dagens utförargrupp får nytt namn och nya arbetsuppgifter. Förhoppningen är att samarbetet mellan grupperna blir enklare och att arbetsfördelningen blir jämnare. Dessutom ges grupperna större frihet och möjligheten att utvecklas inom en grupp ökar. Tänkbar arbetsgång: 1) Dirigent/Managergrupp/Musikgrupp får en idé. 2) Konsert/projekt bokas (av manager) med kund/samarbetspartner. 3) Manager förmedlar all information (skriftligt) till aktuell spelningsproducent (AK). 4) AK skickar kontrakt till kund. 4

5 5) AK delegerar till arbetsgrupper, samlar ytterligare information, svarar på frågor och är spindeln i nätet tills dess att projektet är genomfört. 6) PR-person samlar in bilder och skriver texter om projektet (både inför, under och efter) och förmedlar till web samt lägger ut texter, bilder, information m.m. på sociala medier. 7) Ordförande/Kassör skriver faktura, vilken AK förmedlar till kund. 8) Managergrupp ansvarar för att kunden får ett tackkort/julkort/trevlig sommar-kort samt sparar kundens kontaktuppgifter inför tänkbara kommande projekt. Kunden har alltså bara kontakt med max två personer under processen (manager och AK). Val till arbetsgrupp: Liksom tidigare sker nyval till arbetsgrupperna när styrelsen påkallar det. Sökande till en arbetsgrupp bör motivera varför man vill vara med i en viss grupp. Styrelsen tillsätter de nya arbetsgrupperna (med undantag för managers, som ska godkännas av kören, såvida inte styrelsen fått mandat att själva tillsätta dessa). I och med omstruktureringen kommer samtliga nuvarande grupper att upplösas och nyval kommer att utlysas. OBS! Det går inte att söka rollen som dirigent eller styrelseledamot. Dessa väljs på årsmötet. Är man intresserad av dessa roller hänvisas till valberedningen. 5