På regeringens uppdrag i samverkan med E-delegationen

Transkript

1 För Sverige i tiden Mina meddelanden Ett nytt nationellt adressregister En valfri säker e-brevlåda åt alla Foto Siri Langland På regeringens uppdrag i samverkan med E-delegationen 1

2 Innehåll övergripande presentation 1. Vårt uppdrag Mina meddelanden 2. Mina meddelanden i ett större e-perspektiv 3. Mina meddelanden idag Målgrupper och intressenter Omvärldens intresse Fördelar med Mina meddelanden 4. Konceptet och infrastrukturen 5. Funktionalitet idag och på gång 6. Meddelanden på gång - vilka ansluter framöver? 7. Benchmark Danmark 8. Externa partners och operatörer 9. Informationsstöd i anslutningsprocessen 2

3 1. Vårt uppdrag - Mina meddelanden Vårt uppdrag är att skapa en ny infrastruktur i samhällets tjänst en myndighetsgemensam lösning för elektronisk meddelandeförmedling till alla privatpersoner och företag där även privata aktörer kan medverka. 3

4 Visionen.. bygger på det fria valet.. Mina meddelanden är det primära och mest efterfrågade sättet bland privatpersoner och företag att få sin post från myndigheter, kommuner och landsting 4

5 Visionen och framtiden Mottagarna väljer Mina meddelanden för att den digitala vägen är det mest enkla och trygga sättet att ha kontakt... Mottagarna väljer också Mina meddelanden och brevlådan för att de (sedan länge) vant sig vid att ta emot och svara på meddelanden digitalt. Mina meddelanden är nu lika etablerat i vardagen som det naturliga sättet att ta emot och svara på brev från myndigheter, kommuner och landsting. 5

6 Förordning om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte; utfärdad den 26 juli Regeringen föreskriver att det i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska införas en ny paragraf, 5, av följande lydelse. 5 En myndighetsgemensam infrastruktur för säkra elektroniska försändelser från myndigheter till enskilda ska tillhandahållas av Skatteverket. Till infrastrukturen ska förutom de avsändande myndigheterna anslutas dels enskilda som begärt att få ta del av försändelser från myndigheter på elektronisk väg, dels tillhandahållare av elektroniska postbefordringstjänster och elektroniska brevlådor. Skatteverket får föra register över dem som anslutit sig till infrastrukturen. Personuppgifterna i registret får behandlas dels för att föra en aktuell förteckning över sådana enskilda som anges i andra stycket, dels för att expediera försändelser från myndigheter på elektronisk väg. Skatteverket får meddela de föreskrifter som behövs för inrättande och drift av infrastrukturen. Denna förordning träder i kraft den 1 september På regeringens vägnar ANNA-KARIN HATT 6

7 2. Mina meddelanden i ett större e-perspektiv Kundens processer, livshändelser och behov Söka tillstånd Starta eget Söka vård omsorg Invandra till Sverige Söka arbete Söka studieplats Söka boende Digitala möten med privatpersoner och företag Förvaltningsgemensamma tjänster och information Mina e-legitimation meddelanden Mina ärenden Mina fullmakter e-legitimation Mina uppgifter Mitt arkiv Plattform för säker meddelandehantering 7

8 Mycket väsen för lite ull? Den enkla historien... Vi erbjuder Privatpersoner & företagare: Bättre service för de som önskar sig mera elektronisk självbetjäning Ett nationellt adressregister för säker elektronisk post från stat, kommun, landsting Tryggt, enkelt, tillgängligt & snabbt, miljövänligt och kostnadseffektivt Vi erbjuder stat, kommun & landsting: Högre service till lägre kostnad Billigare och snabbare distribution, lägre registerkostnader, bättre datakvalité, En säker plats dit den enskilde vill få post från stat, kommun & landsting 8

9 När begravs det sista fönsterkuvertet? Foto Siri Langland 9

10 Walk the talk från ord till handling Foto Hjalmar Langland 10

11 3. Mina meddelanden idag En ny infrastruktur och en myndighetsgemensam elektronisk lösning för meddelandeförmedling till privatpersoner och företag en möjlighet till enkel och trygg skriftlig elektronisk kommunikation en möjlighet till enhetliga och kostnadseffektiva möten med privatpersoner, företagare och offentlig sektor bidrar till samhällets långsiktiga utveckling genom etableringen av en öppen och flexibel infrastruktur för trygg elektronisk meddelandeförmedling 11

12 Målgrupper för och intressenter i Mina meddelanden Enskilda Privatpersoner (inklusive enskilda näringsidkare) Företag Offentlig sektor anslutande myndigheter Myndigheter, kommuner och landsting Privata aktörer Olika kommersiella brevlådeoperatörer Förmedlare 12

13 Mina meddelanden är efterfrågad Senaste undersökningen privatpersoner, våren 2012 Sex myndigheter i samverkan Arbetsförmedlingen, CSN, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Transportstyrelsen Stort engagemang, många vill hjälpa till: svar på introduktionsfrågorna 40 % vill delta i fortsatta mätningar svar på fördjupningsenkäten En databas med e-postadresser, varav även lämnat postnummer för fortsatta möten i olika former Vad slags människor har vi mött? De som använder våra webbplatser Vi frågade privatpersoner och fick många svar som även byggde på deras yrkesroller (I höstas mätte vi småföretagares behov). Visar stora likheter med undersökningarna av företagare och offentlig sektor 13

14 Stort intresse 14

15 82% Högst värderade fördelar Få meddelandena snabbare 81% Öka myndigheternas effektivitet 75% Kunna nå meddelandena när det passar 74% Minska miljöpåverkan 69% Kunna nå meddelandena på olika ställen 15

16 Fördelar med Mina meddelanden för privatpersoner och företag Det är tryggt Det är enkelt Det är tillgängligt och snabbt Billigt (till och med gratis) och bekvämt Det är miljövänligt (och samhällsekonomiskt) för oss alla 16

17 Fördelar med Mina meddelanden för myndigheter, kommuner och landsting Snabbare och säkrare leveranser Färre samtal till kundcenter Lägre distributionskostnader för utskick Kalkylerad snittkostnad för elektronisk leverans en bråkdel mot kostnaden för snittkostnad för pappersbrev Ju fler meddelanden i systemet desto lägre snittkostnad! Högre datakvalitet och lägre registerhållningskostnader för adress och kontaktuppgifter 17

18 4. Mina meddelanden Konceptet och infrastrukturen 18

19 Så här går det till att få meddelanden Kontroll i (FAR) Förmedlings Adressregistret Verksamhetssystem Expedierande myndighet 3 Enkla meddelanden Papperspost Kontroll av kontaktuppgifter Säkra meddelanden Säker e-brevlåda Säker e-brevlåda Säker e-brevlåda Säker e-brevlåda Säkra e- brevlådor Mottagare Privatpersoner och företagare med e-legitimation 19

20 Kontaktuppgifter självadministreras och skyddas 5. Funktionalitet idag... SMS/epost för okänsliga meddelanden Brevlåda för mottagna meddelanden Vidarebefordra meddelanden Aviseringsregler Tyck till om tjänsten! Engelskt språkstöd Mottagningsregler ( Nixa ) 20

21 ... och på gång Medgivande /fullmakt En App för brevlådan Fler funktioner för Mottagningsregler Stöd för sortering/mappar/ kategorier Öppna för fler brevlådor att välja bland 21

22 Fler kandidater utreds 2013 Ärendeöversikt i brevlådan Dubbelriktad kommunikation Privatpersoner och företagare m e-leg. Den enskildes brevlåda Privatpersoner och företagare m e-leg. Säkra meddelanden En egen vy för ärendeöversikt i brevlådan Verksamhetssystem Myndighetsbrevlåda Statlig myndighet/kommun/landsting 22

23 2012: Meddelanden idag och på gång Bolagsverket, meddelanden om styrelseändringar Transportstyrelsen, meddelanden om körförbud (pilotflöde) Skatteverket, flera typer av meddelanden och framåt: Många anslutna avsändare, stort intresse, förberedelser påbörjade Breddmarknadsföring tillsammans och var och en för sig Nya kategorier av meddelanden ökar volymen ytterligare Gemensam anslutningsplan från E-delegationen Fönsterkuvert (överföra från pappersutskick med beslut mm) Ärendestatus (nya meddelanden med besked om ärenden) 23

24 avsändare anslutna Etablerat 12 anslutna Eventuella nya etapper 3 anslutna Dubbelriktad trafik Användaråterkoppling Mobil brevlåda Kommunpiloter Branschvis indelning av intressenter som ansluter 100-tals anslutna >50 anslutna 10 anslutna Förbättringsversion E-delegationen business case inklusive en anslutningsprognos Specifikationer tillgängliga (API) Mina meddelanden Branschvis indelning av intressenter som ansluter 12 anslutna Anslutningsprognoser kommun & landsting Driftsättning ärendeöversiktsvy Skatteverket inleder trafik Flera brevlådor att välja bland Flera integrationspartners att välja bland Beslut införa ärendeöversikt i brevlåda E-delegationen sammanställer anslutningsprognos interaktionsutredning Ärendeöversikt via brevlåda Branschvis indelning av intressenter som ansluter Pilotkommuner i drift Nationell standard lanseras Anslutning ärendeöversikt statlig sektor Förordningsändring för kommun & landsting Förordningsändring nationell infrastruktur för säkra elektroniska postadresser Partnersamverkan Försöksverksamhet verksamt.se Privata aktörer som avsändare av ärendestatus SSO/ SAML Anslutning ärendeöversikt kommun och landsting

25 För Sverige i tiden Mina meddelanden Statligt monopol eller öppen marknad? Foto Siri Langland 25

26 Det offentliga Sverige Högt förtroende hos den enskilde Stort tålamod hos den enskilde Starka tillsammans Långsamma förvaltare Dåligt samordnade Behöver hjälp! 26

27 Låt hundra blommor blomma Dagens traditionella papperspostdistribution Avsändare Förmedlare Mottagare Kringtjänster earkiv Distributions tjänster Postdistribution med Mina meddelanden Avsändare Förmedlare Mottagare Kringtjänster Pärm/arkiv Ärendehantering Finanstjänster Rådgivning 27

28 7. Danmark en föregångare Källa: Fakta om e-boks: 3,5 miljoner danskar anslutna företag 2,3 miljoner via internetbank e-boks läses i mer än 200 länder 28

29 Danska exempel på anslutna Källa: 29

30 8. Externa partners och operatörer Exempel Förmedlare Utskriftsleverantörer Distributörer av e-meddelanden Implementationsstöd Tjänsteleverantörer Brevlådeoperatörer 30

31 9. Informationsstöd i anslutningsprocessen: För myndigheter och partners Stöd för anslutande myndigheter, kommuner, förmedlare m fl 31

32 Innehåll verksamhetsspåret 1. Om anslutningstaktik och -strategi 2. Regler och avtal 3. Riktlinjer och rekommendationer 4. Anslutningsprocessen 5. Flöden och quick wins 6. Kommunikation inför publicering 7. Efter publicering - hantering av inkommande frågor 32

33 1. Om anslutningstaktik och -strategi Dialog om vad vi ska satsa på att ansluta Taktiska anslutningar Exemplet Bolagsverket provtryckning av tjänsten Exemplet Transportstyrelsen förbered besparingen Exemplet Skatteverket utplåna fönsterkuverten Strategiska anslutningar Om att köpa oss tid att verksamhetsutveckla och skapa nya meddelandekategorier för ökad service 33

34 Kandidater för nya meddelandekategorier Ärendeöversikt i brevlådan Dubbelriktad kommunikation Privatpersoner och företagare m e-leg. Den enskildes brevlåda Privatpersoner och företagare m e-leg. Säkra meddelanden En egen vy för ärendeöversikt i brevlådan Verksamhetssystem Myndighetsbrevlåda Statlig myndighet/kommun/landsting 34

35 Om sourcingalternativ och stöd 35

36 2. Regler och avtal 36

37 Förordning om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte; utfärdad den 26 juli Regeringen föreskriver att det i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska införas en ny paragraf, 5, av följande lydelse. 5 En myndighetsgemensam infrastruktur för säkra elektroniska försändelser från myndigheter till enskilda ska tillhandahållas av Skatteverket. Till infrastrukturen ska förutom de avsändande myndigheterna anslutas dels enskilda som begärt att få ta del av försändelser från myndigheter på elektronisk väg, dels tillhandahållare av elektroniska postbefordringstjänster och elektroniska brevlådor. Skatteverket får föra register över dem som anslutit sig till infrastrukturen. Personuppgifterna i registret får behandlas dels för att föra en aktuell förteckning över sådana enskilda som anges i andra stycket, dels för att expediera försändelser från myndigheter på elektronisk väg. Skatteverket får meddela de föreskrifter som behövs för inrättande och drift av infrastrukturen. Denna förordning träder i kraft den 1 september På regeringens vägnar ANNA-KARIN HATT 37

38 Klippt ur budgetpropositionen Det Det ska ska bli bli enklare enklare för för privatpersoner privatpersoner och och företag företag att att ta ta tillvara tillvara sina sina rättigheter rättigheter och och fullgöra fullgöra sina sina skyldigheter skyldigheter i i kontakter kontakter med med myndigheter. myndigheter. Skatteverket Skatteverket har har därför därför fått fått regeringens regeringens uppdrag uppdrag att att tillhandahålla tillhandahålla Mina Mina meddelanden, meddelanden, en en infrastruktur infrastruktur för för digital digital myndighetspost. myndighetspost. Medborgare Medborgare och och företagare företagare ska ska kunna kunna välja välja att att få få all all sin sin post post från från anslutna anslutna myndigheter, myndigheter, kommuner kommuner och och landsting landsting digitalt, digitalt, via via säker säker e-post, e-post, i i stället stället för för i i pappersform pappersform (dnr (dnr N2012/3597/RS) N2012/3597/RS) vilket vilket leder leder till till besparingar besparingar för för myndigheterna. myndigheterna. Skatteverket Skatteverket samverkar samverkar med med Bolagsverket, Bolagsverket, Försäkringskassan Försäkringskassan och och Sveriges Sveriges Kommuner Kommuner och och Landsting Landsting för för att att åstadkomma åstadkomma en en markant markant ökning ökning vad vad gäller gäller e-tjänsternas e-tjänsternas användningsgrad. användningsgrad. 38

39 Dokumentation om regelverket Skatteverkets föreskrifter Regelverk Anslutningsavtal myndighet Anslutningsavtal extern operatör Anslutningsavtal befordrare Användarvillkor 39

40 Det rättsliga ansvaret för ett meddelande Kontroll i (FAR) Förmedlings Adressregistret Verksamhetssystem Expedierande myndighet 2 Enkla meddelanden Kontroll av kontaktuppgifter Säkra meddelanden Säker e-brevlåda Säker e-brevlåda Säker e-brevlåda Säker e-brevlåda Säkra e- brevlådor Mottagare Privatpersoner och företagare med e-legitimation 40

41 3. Riktlinjer och rekommendationer Ansvar för försändelser till den enskilde Val av kanal, leveransuppföljning, kvittenser, Tydlighet med vart man vänder sig med frågor Avsändarens ansvar att stå för innehållet Lösningens säkerhet operatörer och infrastruktur Risk- och sårbarhetsanalys av Mina meddelanden Försändelsens informationssäkerhet avsändaren Risk- och sårbarhetsanalys av informationsinnehåll Gäller även länkar och respons SPAM-risker och mottagningsregler Viktigt att utarbeta gemensamma riktlinjer längs färdvägen. Meddelandekategorier ett sätt att samordna oss utåt 41

42 4. Anslutningsprocessen Kund är intresserad Intern projektering Introduktionsmöte Anslutningsplanering Anslutningsprojekt Produktionssättning Produktionsuppföljning K U N D Kontaktar Skatteverkets anslutningssamordnare Deltar med representant från verksamhet och teknik Anslutningsplanerar och identifierar lämpligt utskriftsflöde Tar fram trafikprognos samt önskat datum för driftsättning Utvecklar och anpassar egna system / rutiner samt testar dessa Driftsättning av egna system och rutiner Enligt avtal (t.ex egen bevakning eller rapport) S K A T T E V E R K E T Kommunicerar med anslutningskandidat Förklarar teknik, krav, tider för anslutning Är speaking partner Utreder hur kundens behov kan prioriteras och upprättar avtal Koordinerar testmiljöer och ger stöd vid implementationen Driftsättning av förmedlingsregister och förmedlingstjänst Driftuppföljning, brukarmöten och rapportering 42

43 Att tänka för en anslutande myndighet Vad krävs av myndigheten/kommunen förberedelser i form av teknik identifiering av flöden inläsning av regelverk anslutningsplan med trafikprognoser avtalsgenomgång och avtalstecknande funktion hos anslutande myndighet för att skapa e-försändelser rutin för uppföljning samt för hantering av inkomna frågor om försändelsen internkommunikation extern information (till berörda mottagare) Vad krävs av projektet? färdigställt regelverk miljö för test och drift avtalsgenomgång och avtalstecknande stöd i anslutningsprocessen 43

44 5. Flöden och quick wins Vilka flöden efterfrågas? Bör/kan vi relativt enkelt ansluta? Konsekvenser på verksamhetsutvecklingen? (På viket sätt kan ni ta emot dubbelriktad kommunikation?) 44

45 6. Kommunikation inför publicering Internt hos resp myndighet: Kundcenter etc omhändertagare av inkommande frågor Nyhet på med kontaktuppgifter till avsändande myndighet, om frågor Mellan myndigheter och projektet (när, var, hur och varför) Pappersbrev till berörda befintliga användare av mina meddelanden om det nya e-meddelandet Tagline på pappersbrev till återstående mottagare om att fördelarna med att skapa ett konto och få meddelandena e-vägen i framtiden 45

46 7. Efter publicering - hantering av inkommande frågor Alltid kontaktuppgifter i utskicket till aktuell avsändare så att inte innehållsfrågor kommer till systemförvaltaren Alltid ordentlig information om e-utskicket till systemförvaltaren så uppkomna felärenden ändå kan slussas till rätt mottagare 46

47 Innehåll teknikspåret 1. minameddelanden.se (Brevlådan) 2. Arkitekturöversikt 3. Tekniska tjänstekontrakt - API 4. Informationsmodell för meddelanden 5. Signering av försändelse 6. Tekniska anslutningskrav 7. Historik och roadmap 8. Skatteverkets anslutningslösning 9. Teknisk beredskap 47

48 1. minameddelanden.se (Brevlådan) 48

49 Enkla och säkra meddelanden Mottagare e-post Avsändare MM brevlåda minameddelanden.se Säkert meddelande Aviserings meddelande SMS Mottagare e-post Avsändare Enkelt meddelande MM Enkelt meddelande SMS 49

50 2. Arkitekturöversikt Mottagare medborgare/ företag (väljer operatör) 1 e-tjänst (Privat operatör A) GUI e-tjänst (Privat operatör B) GUI MFS (Skatteverket) e-tjänst (minameddelanden.se) GUI Självservice Service Brevlåda & Kontaktuppgifter Brevlåda & Kontaktuppgifter Brevlåda & Kontaktuppgifter 1-n Meddelandedistribution Meddelandedistribution (Privat operatör C) Meddelandedistribution Message Notification 1 Avsändande myndighet eller kommun (väljer operatör) Anslutningsregister och behörighetskontroll Myndighetsutövning Recipient Authority Consent 50

51 3. Tekniska tjänstekontrakt - API WSDL/XSD XML-Signatur 51

52 Tekniska tjänstekontrakt API forts Brevlådeoperatör Förmedlare Message Notification Distribuera enkla Distribuera säkra Statusinformation Service Ta emot meddelande Avisera mottagare Avsändare Kontrollera tillgänglighet Skapa meddelande Signera meddelande Lämna in till förmedlare Kontrollera status Skatteverket Recipient Tillgänglighetsinformation Kontoansökan Avanmälan Medgivande Behörighetsregler Mottagningspreferenser Authority Consent 52

53 4. Modell för en säker försändelse Säker Försändelse Försändelsehuvud (1) Avsändare (1) Mottagare (1..n) Referens (1) Säkert meddelande (1..n) Meddelandehuvud (1) SupportInfo (1) Metadata (0..n) Innehåll (1) Innehållstyp (1) Meddelandekropp (1) Bilaga (0..n) Innehållstyp (1) Bilagekropp (1) XML-Signatur Adressering: personnummer organisationsnummer 53

54 Modell för en enkel försändelse Enkel Försändelse Försändelsehuvud (1) Avsändare (1) Mottagare (1..n) Referens (1) Enkelt meddelande (1) SMS Innehåll (1) Från (1) Ämne (1) Text (1) E-post Innehåll (1) Från (1) Ämne (1) Text (1) Adressering: personnummer organisationsnummer 54

55 5. Signering av försändelse Säkra försändelser signeras med en XML-Signatur med avsändarens privata nyckel från organisationscertifikatet API:er för att skapa XML-signaturer finns på flera plattformar (exempelvis.net och Java) XML måste vara normaliserad innan signering för att det skall gå att återskapa rätt XML efter marshalling Ingen förkortning med namespace-prefix Inga whitespace mellan taggar 55

56 6. Tekniska krav för anslutning (avsändare) Avsändaren måste vara registrerad som en godkänd avsändare i anslutningsregistret Avsändaren måste ha ett organisationscertifikat (samma som i SHS) utgivet av Steria: Avsändaren skapar försändelser, signerar dem (Säkra meddelanden) och lämnar in dem till förmedlaren via SOAP Test: kräver organisationscertifikat utgivet av CA: Steria AB EID Test v1 Produktion: kräver organisationscertifikat utgivet av CA: Steria AB EID CA v1 56

57 7. Historik och roadmap idag Brevlåda Säkert meddelande Vidarebefordra Mottagningsregler Aviseringsregler Sök i brevlåda Engelska CMS Medgivande Sortering i mappar Appar ios/android Admin 3.4 Dubbelriktad kommunikation Ärendestatus meddelande Skapa konto Enkelt meddelande 57

58 8. Skatteverkets resa och anslutningslösning 58

59 Input? 8.1 Utgångsläget Förstudierapport Webbenkät Företagare Webbenkät medborgare Kunskapsbank från våra servicekanaler Mina meddelanden 59

60 8.2 Intressenter o krav (Myndigheter, Företag, Medborgare, Privata aktörer) PA Verksamheten ITA (IT-avdelningen) 60

61 8.3 Behoven Ge ökad service till medborgaren Säkert och snabbt digitalt Modernt och lättillgängligt Snabbt anslutning Lätt att ansluta Bästa tekniska lösning Centrala, säkra utskick 61

62 8.4 Prioritering Utskriftsflöden Flöden som når flest. Minskat tryck i servicekanalerna Minskad portokostnad. System med stor påverkan på mottagaren Ökat intresse för MM Mina Meddelanden 62

63 8.5 Prioritering Fördjupad kartläggning för ett begränsat antal system Faktablad Mailenkät där ett antal systemansvariga fick svara på frågor. Resultat: 4 VS, 9 utskriftsflöden 2012 Pilot ROT/RUT som är driftsatt sen halvårsskiftet 63

64 8.6 Erfarenheter hittills Lämpliga flöden? Strategiskt / taktiskt Typ, enkla / säkra eller bägge? 4 S (Små Säkra Snabba Steg) Teknikval, vad kommer att gälla i framtiden och hur kommer vi snabbast framåt? Täta kontakter viktigt! SKV: lösning? 64

65 8.7 SKV:s lösning Lokal skrivare Lokal utskrift VS VS VS VS VS VS VS VS VS VS Växeln Digitalt meddelande Utskriftsleverantör Mina Meddelanden 65

66 8.8 Skatteverkets anslutningslösning Handläggare VS VS Utskriftsväxel Blankett förråd VS VS Förmedlings registret Digital säker brevlåda Medborgare & företag minameddelanden.se 66

67 9. Teknisk beredskap Vilken beredskap finns idag och vilket stöd behövs för imorgon? På viket sätt kan ni ta emot dubbelriktad kommunikation? 67