Komplett utläggshantering

Transkript

1 Komplett

2 Välkommen till komplett Det är ett välkänt faktum att system för gör stor nytta genom att resande anställda kan lämna in sina utlägg snabbt och effektivt. Men vill du ha fullständig kontroll över företagets resekostnader måste systemet klara ytterligare två viktiga uppgifter som ett ssystem (Expense Management System, EMS) inte klarar: 1. Granskning av papperskvitton för utlägg, för kontroll av utläggsanspråk och efterlevnad av resepolicy 2. Analys av samma kvitton för maximering av momsåterbetalning Genom att gå dessa två steg längre, vilket Meridians är ENSAMT om att göra, kan du spara upp till 6 % ytterligare på din totala reseräkning. Så istället för att se ut så här: System för ser kompletta system för som verkligen maximerar dina besparingar ut så här: System för EMS (eller extern leverantör) Granskning av utläggskvitton UTLÄGGS- GRANSKNING Återbetalning av moms MOMSÅTERBE- TALNING Välkommen till komplett. Utför pappersarbetet förvandlar en byråkratisk mardröm till en drömlösning. Utläggsfakturor i pappersformat är en plåga för alla företag men ett nödvändigt måste: många nationella skattemyndigheter kräver fortfarande att få se dem. utför pappersarbetet åt dig. Vi tar hand om alla dina fakturor (vi kan till och med skanna och arkivera dem åt dig). Sedan använder vi pappren för att generera värde, genom att kontrollera dina anställdas utläggsanspråk och kräva tillbaka din moms. Därmed hjälper vi dig inte bara med att skapa besparingsprocesser åt ditt företag vi minskar dessutom dina resekostnader. Därför gillar ekonomichefer Minimerar kostnaderna för sprocesser Erbjuder fullständig utläggsrapportering Maximerar de anställdas efterlevnad av utläggsprinciper Integreras helt med kortleverantörs-, ERP- och kontobetalningssystem Maximerar momsåterbetalningen ett affärsområde där Meridian är världsledande Därför gillar reseansvariga Optimerar efterlevnad av prioriteringsprincip för leverantörer Erbjuder fullständiga utgiftsdata som underlättar leverantörsförhandlingar Avdramatiserar genomtvingandet av resepolicyn Integreras helt med företagets verktyg för självbokning av resor Därför gillar affärsresenärer Minskad tidsåtgång för inlämning av utläggsanspråk Minskad tidsåtgång för godkännande och ersättning av utlägg Ökad tydlighet i fråga om vilka utlägg som är godtagbara och vilka som inte är det (vår erfarenhet är att de flesta anställda gärna följer reglerna så länge de vet vilka de är)

3 EMS System för EMS (eller extern leverantör) Granskning av utläggskvitton UTLÄGGS GRANSKNING Återbetalning av moms MOMSÅTERBE TALNING Komplett Varför borde vi införa ett automatiserat system för? Betydligt mindre än hälften av alla företag har ett automatiserat system för. Om du inte tillhör de redan frälsta, bör du läsa följande argument: Minskar resekostnaderna Tillhandahåller styrinformation för leverantörsförhandlingar Maximerar resenärernas efterlevnad av prioritetsprinciper för leverantörer genom godkännande före resan Minskar processkostnaderna Eliminerar många manuella, pappersbaserade uppgifter, vilket minskar processkostnaderna med upp till 80 % Minskar tidsåtgången för anställda och chefer Förkortar dramatiskt affärsresenärers tidsåtgång för ifyllnad av utläggsanspråk samt återbetalningstiden Enkelt godkännande med ett klick för affärsområdesansvariga Okej, jag är övertygad. Vi behöver ett system för. Men varför ska vi välja EMS? EMS är överlägset i fråga om enkel användning och integrering, samtidigt som det är tillräckligt flexibelt för att klara den komplexa hanteringen av varje lands starkt skiftande rapporteringskrav. Enkelhet enkel användning Verktyget kunde inte bli enklare, vare sig för resenärer som vill fylla i sina utläggsanspråk eller attesterande chefer. Om utlägget inte väcker några frågetecken krävs faktiskt bara ett enda klick för godkännande.

4 Enkelhet enkel integrering System för används inte i tomma miljöer. De måste integreras med dina interna system och i ditt arbetsflöde. Men de måste också fungera friktionsfritt med ett stort antal system från andra leverantörer, från onlinebokningsverktyg (vi är ett oberoende företag och förespråkar inte ett bokningsverktyg framför alla andra) till ERP-system. EMS har utvecklats utifrån programvaruarkitektur som garanterar smidig integrering med andra system. Komplexitet det tyska dagtraktamentstestet Tyskland har troligtvis fler komplicerade lagar som styr utläggsanspråk i synnerhet dagtraktamenten än något annat land. Man brukar säga, att om ett system för fungerar här, fungerar det var som helst. EMS klarar det testet. Det fungerar i Tyskland, det fungerar i Storbritannien, det fungerar i USA och i många andra länder. Det utformades inte för en marknad ursprungligen, för att sedan anpassas bit för bit i hopp om att duga för andra marknader. EMS har utvecklats som en äkta, multinationell produkt för flera språk och flera valutor. Exempel på andra fördelar: ASP-miljö snabb implementering Tillgång när som helst, var som helst för resenärer och attestanter Realtidsrapportering på begäran Support från flerspråkig helpdesk Komplett tjänst för digitalisering, indexering och e-arkivering av papper Ditt eller vårt system för? Vårt system för, EMS, är det bästa som finns på marknaden. Vi inser dock att många företag redan har ett system för, och ogärna byter. Det är inget problem. Vi kan ansluta vilket system för du vill (eller fler än ett) till UTLÄGGSGRANSKNING och MOMSÅTERBETALNING, så att du kan dra full nytta av komplett.

5 UTLÄGGSGRANSKNING System för EMS (eller extern leverantör) Granskning av utläggskvitton UTLÄGGS- GRANSKNING Återbetalning av moms MOMSÅTERBE- TALNING Komplett Ett utläggsanspråk av åtta är felaktigt Våra -experter på UTLÄGGSGRANSKNING kan jämföra varje enskilt utläggskvitto från dina affärsresenärer mot motsvarande utläggsanspråk, för att säkerställa korrekthet och regelefterlevnad. Vår erfarenhet är att i genomsnitt ett utläggsanspråk av åtta behöver korrigeras. Vissa fel är oavsiktliga, andra avsiktliga. Oavsett vilket är de mycket kostsamma för ditt företag. har genererat besparingar motsvarande EUR Lawrence Vanderbijl, EMEA-chef för utbetalningar, Global Financial Services Sun Microsystems Stora besparingar Resultatet talar för sig självt. När en stor europeisk tillverkare registrerade sig för UTLÄGGSGRANSKNING, hittade vårt team besparingar motsvarande 3,5 miljoner EUR bland inlämnade utlägg motsvarande 63 miljoner EUR. Varför inte? Varje år skickar cirka företag över hela världen sina resenärers kvitton till Meridian för momsåterbetalning. Eftersom vi ändå går igenom alla dessa papper åt dig, varför inte låta granska korrekthet och regelefterlevnad för samma kvitton?

6 Så fungerar det 1. Det här gör resenären En av systemets främsta fördelar är att resenärerna behöver göra så lite. De skickar in sin utläggsrapport online och stoppar alla sina kvitton i ett föradresserat kuvert, som skickas till Meridian. Det är allt. 2. Kvittojämförelse -teamet för UTLÄGGSGRANSKNING jämför varje rad i utläggsrapporten mot papperskvittona. De kontrollerar bland annat följande information: Kvittobelopp överensstämmer det med anspråket, t.ex. har affärsresenären begärt 600 EUR för ett kvitto på 60 EUR? Kvittotyp har utlägget kategoriserats rätt, som taxi, tåg, hotell osv? Det här är mycket viktigt för deklarationerna till skattemyndigheten. Finns det något ursprungligt momskvitto? Affärsresenärer antar ofta felaktigt att ett utcheckningsbevis från hotellet gäller som momskvitto. Har valutan omräknats korrekt? 3. Kontroll av anspråkens regelefterlevnad Våra expertgranskare analyserar varje enskild rad i affärsresenärernas rapporter för att identifiera anspråk som strider mot policyn. Några exempel: Att överskrida gränser för måltider Att ådra sig kostnader för påfyllning av hyrbilsbränsle Att begära både dagtraktamente och utläggsersättning Att begära ersättning för filmhyra och andra otillåtna produkter 4. Uppföljning av ogiltiga anspråk Om anspråket inte innehåller några felaktigheter, godkänns utbetalningen och kvittona skickas vidare till teamet för momsåterbetalning. Vid problem vidtar vi någon av följande tre åtgärder enligt dina önskemål och instruktioner: a) Avvisar icke-godkända rader i anspråket b) Skickar frågan till resenären och förklarar vilken rad i rapporten som ifrågasätts, och varför den strider mot företagets policy c) Skickar frågan till resenärens överordnade chef 5. Fullständig, flerspråkig support Resenärer som känner sig det minsta osäkra kan ringa vår unika, flerspråkiga helpdesk för att lösa problemet. Vår personal kan hantera mer än 20 olika språk. 6. Styrinformation inklusive granskning av prioriterad leverantör Kunden får en fullständig sammanställning av det totala utgiftsbeloppet, avvisade anspråk (och orsakerna) osv. kan även hjälpa våra kunder att granska sina avtal med prioriterade leverantörer. Betalar resenärerna enligt den rumstaxa som inköpsteamet avtalat, vid utcheckning från hotell? Via data från får du svaret.

7 momsåterbetalning System för EMS (eller extern leverantör) Granskning av utläggskvitton UTLÄGGS- GRANSKNING Återbetalning av moms MOMSÅTERBE- TALNING Komplett Det sista steget i s kompletta resehanteringssystem är Meridians världsledande process för momsåterbetalning. Vi hjälper dig att maximera dina inhemska och utländska momsanspråk. Om du inte känner till vad som gäller för momsavdrag följer en kort sammanfattning här: Varför kräva tillbaka moms? En enkel fråga. Beräkningar visar att företagens resebudgetar skulle kunna minskas med 4 % om företagen krävde tillbaka all berättigad moms. Det här gör vi Våra experter kontrollerar varje kvitto för att identifiera all ackumulerad inhemsk och utländsk moms. Inhemsk moms rapporteras tillbaka till kunden och överförs direkt till kundens ERP-system eller till annat redovisningssystem. Utländsk moms begärs för kundens räkning från relevanta utländska myndigheter. Begäran hanteras från inlämning till återbetalning. Det är dock inte fullt så enkelt som det låter. Det är därför EU-kommissionen uppskattar att mer än hälften av alla stora företag misslyckas med att återkräva ackumulerad moms för utlandsresor och siffran för mindre företag är ännu högre. Varje år beräknas krav på berättigade ersättningar motsvarande 5 miljarder EUR utebli endast inom EU. Orsaken till att många företag inte återkräver sin moms är att det är tidskrävande, tekniskt komplicerat och att risken för fel är stor. Momsanspråk måste göras till skattemyndigheterna i varje land på helt olika sätt, och samtliga originalkvitton måste bifogas och vara korrekta. Varje land har också sina egna regler för vilken moms som kan återkrävas, och fallgroparna är många. Olika regler kan gälla om en måltid omfattar kunder eller enbart kollegor. Expertis och erfarenhet Vi är världsledande. Varje år hanterar vi anspråk motsvarande 300 miljoner EUR, och hittills har vi återkrävt 2,5 miljarder EUR i ersättning åt våra kunder. Genom att anlita Meridian har Airbus fått möjligheten att samarbeta med verkliga experter på kontroll av utläggsanspråk och lösningar för momsåterbetalning. Marie-Laure Moncamp, chef för resehantering Airbus i Frankrike

8 Sammanfattning av fördelarna med Betydande minskning av kostnader och utgifter EMS GRANSKNING Momsåterbetalning Minskade processkostnader Minskade IT-kostnader Regelefterlevnad Konsekvent tillämpning av resepolicy Korrekta momsdeklarationer, vilket minskar riskerna (straffavgifter) och garanterar efterlevnad av lagstiftning Förbättrad upplevelse för anställda Enkel användning: var som helst, när som helst Flerspråkig helpdesk Automatiserade beräkningar, färre fel orsakade av den mänskliga faktorn Realtidsstatus för inlämnade utlägg Automatisk indelning i arbetsrelaterade och privata utlägg Snabb ersättning Enklare, konsekvent process Insyn och rapportering Belyser regelöverträdelser, underlättar fokuserad granskning Underlättar planering och prognostisering Affärsintelligens underlättar val av leverantör Moms Maximering av moms ger positiv effekt på kassaflödet Global expertis och räckvidd Väletablerade relationer med momsmyndigheter Omarbetar fakturornas format Meridian Tallaght Business Park, Tallaght, Dublin 24, Irland. T F E expenseflo@meridianglobalservices.com Sök efter: expenseflo 2009 Meridian. Med ensamrätt.