Styrelsemöte den 4 april 2013

Transkript

1 :5 Styrelsemöte den 4 april 2013 Närvarande: Håkan Bergman Sara Hallnor Kerstin Lindqvist Ulrika Forsgren Marita Bergman Irene Lundberg Pär Lilja Anneli Bystedt Daniel Nordfjell Magdalena Johansson Gösta Andersson 1 Mötet öppnades Håkan öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2 Val av justerare Till justerare för mötet valdes Daniel Nordfjell, Marita Bergman valdes till andre sekreterare eftersom Ulrika Forsgren avviker under mötet. 3 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 4 Genomgång av föregående protokoll Kerstin meddelar att ansökan för Bygdeavgiftsmedel är inlämnad; Maskinhall kr och Privatstall kr Magdalena informerar om uttag av P-avgifter vid uthyrning av anläggningen inte var genomförbart denna gång (hundutställning) eftersom dom då ville pruta på hyran, men att detta kommer att ske i fortsättningen, och då kommer att vara inskrivet i hyreskontraktet. Sara har pratat med Petra Johansson Västerbottens Ridsportsförbund - angående seminarium om Ungdomsverksamhet i ridklubbar. Söndag den 14 april är det ett seminarium i Nordmaling, men vi beslutar att försöka få till ett eget, något förkortad version den 4 maj i stället. Håkan informerar om att han och Daniel ser över och synkar Sponsringspaketen.

2 En serveringsgrupp har bildats, som består av Charlotta Lundgren, Frida Lundberg, Andrea Rodriguez och Anna-Karin Holmgren. Lisa Persson, Hotel Vännäs, kommer att finnas med som stöd och hjälp med menyer och inköp. Marita meddelar att julshowen är på gång, dom har ett preliminärt program med uppträdanden. Marita har varit i kontakt med programansvarige på Liljasskolans Hotell- & Turismprogram och fått veta att eleverna gärna vill vara med i olika evenemang för att få träna bland annat service och bemötande. Detta kan vara bra för oss att få hjälp vid t ex vid servering vid tävlingar, julshow. 5 Rapporter från; Team anläggning (Gösta) Coop Konsum sponsrar med pengar, föreningen kan inte längre ta ut sponsring i varor. Ragn-Sells sponsrar inte föreningen längre och vi tar ner skylten vid stora utebanan. Ragn-Sells vill behålla själva skylten för ev. senare sponsring. Hotel Vännäs sponsrar föreningen och kommer att få en skylt uppskruvad vid stora utebanan. Garaget för fyrhjulingen under läktaren är färdigbyggd. Kommunen ska sätta upp en pulversläckare i utrymmet. Räddningstjänsten bör informeras om att vi byggt ett garage så de kan komma och inspektera. Beslut: Marita får till uppgift att informera räddningstjänsten att garaget är färdigbyggt. Sargen i stora ridhuset bör rengöras med ångtvättmaskin och/eller eventuellt slipas med slipmaskin och lackas om. Beslut: Team anläggning provar sig fram för att avgöra vilken metod som behövs användas. Efter detta kontaktar Gösta samhällsbyggnadschef Tore Forsberg för att få lack och färg. Det behövs mer hindermaterial för utebruk (3,5 meters) då det kapats upp sju hindersatser för innebruk (3 meters). Det behövs även nya infångare för innebruk då de befintliga är för breda. Beslut: Daniel kollar med överdomare om vi får blanda 3 och 3,5-meters bommar både för inne- och utebruk. Staketen runt om på anläggningen kommer att ses över när snön tinat bort. Virke kommer att behöva köpas på Englunds Trä för att reparera det som gått sönder under vintern. Ridskoleverksamheten (Magdalena) Verbero är såld. Montana kommer att säljas då hon är för känslig för verksamheten. Hon bör ersättas av annan stor häst. Föreningen har beviljats projektmedel från idrottslyftet för Ridlekis och Elevsatsningen.

3 Arbetet med att se över och marknadsföra ridning för funktionshindrade pågår och kontakter har tagits med ett boende på Carlshöjd i Umeå för att få dem att komma på temadag/öppet hus dag. Magdalena och Håkan har träffat Alf Nilsson, Liljaskolan, för att diskutera förutsättningarna för ridning som specialidrott. Hur ska vi kunna locka fler privatryttare och samtidigt höja kvalitén på utbildningen? Ett nytt koncept har tagits fram för att locka privatryttare och det innebär att de får räkna in sina privata träningstimmar i utbildningen och göra utbildnings- och kvalitetskontroller för ansvarig VRF-instruktör under utbildningstiden. Transporterna mellan Liljaskolan och Vännäs Ridcenter kommer att skötas av ryttarföreningen. En marknadsföringskampanj kommer att göras under april riktad till niondeklassare och affischer om utbildningen kommer att skickas ut till andra ridanläggningar i Norr- och Västerbotten. Nytt träningsmaterial behövs till ridskolan. Magdalena tar fram ett förslag på nya bommar och lämnar till styrelsen. Tävlingssektionen (Sara) Funktionärsgrupperna har strukturerats upp och finns publicerade på webben. Den nya dressyrbanans placering ska ses över när snön tinat bort. Ev. behöver det befintliga staketet flyttas lite för att komma i rätt vinkel. Ett av de tre dressyrstaketen kommer att säljas bort. Alla tre kommer att ses över, när snön tinat bort, för att se så vi har två kompletta staket innan vi säljer. TS håller kontakt med Gösta om detta. En tävling är genomförd (ponnyhoppning). Allt gick bra och den kritik som framkom i överdomarrapportern är att våra hinderskållor är för plana och att bommarna lätt faller ner. Vi pratade även om högtalarsystemet och hur ljudet skulle kunna bli bättre mellan framhoppning och ingången till tävlingsplatsen i stora ridhuset. Pär berättade att det går att koppla på högtalarna som finns utomhus för att få ljud på hela anläggningen. Beslut: Pär skapar manualer för hur högtalarsystemet ska kopplas. Manualen ska finnas i domartornet i stora ridhuset. Pär kommer även att märka upp de datakablar som finns i domartornet för att det lätt ska gå att hitta och koppla rätt. Två dressyrtävlingar inomhus är på gång i april. Ett ryttarmöte är genomfört. Det var inte så välbesökt, men de som deltog var engagerade och det kom bra och många förslag för att förbättra stämningen inom föreningen. Ex på aktivitet för hela föreningen var en brännbollsturnering. Utflyttning av hindermaterial är en föreningsangelägenhet. Vi bestämmer att utflytt ska ske den 21 april. Beslut: Sara får till uppgift att sprida information om när utflyttning ska ske via webbplatsen och Facebook för att engagera medlemmarna. Anläggningskort: - Hur lång tid ska medlemmar ha på sig för att betala anläggningskort.

4 - För att lösa anläggningskort krävs det medlemskap i föreningen och detta behöver förtydligas på webbplatsen. - För att lösa tillfälligt anläggningskort behöver inte medlemskap lösas. - Kostnaden för anläggningskort för tävlande för annan klubb bör ses över. Beslut: Personer som inte har betalt avgiften för anläggningskort innan 1 maj för helåret 2013 avstängs från anläggningen. Avgift som ej betalts, trots nyttjande av anläggning kommer att gå till inkasso. Avstängningen gäller tills avgiften är betald. Från 2014 ska anläggningskort för helåret vara betalt senast sista februari. Förskottsbetalning gäller. Från och med den 1 maj 2013 höjs kostnaden för anläggningskort för tävlande för annan klubb till kronor (inkl medlemskap). 6 Ekonomisk redovisning (Kerstin) Genomgång av resultat- och balansräkning för kvartal 1 fortsatt tufft ekonomiskt läge. De diverse kortfristiga skulder som fanns vid årets start är dock betalda. Tre boxar uthyrda i gäststallet + en ny hyresgäst i privatstallet. Ett telefonabonnemang, , avslutas och IT-tjänsterna ses över (många bäckar små ). New Body försäljningen har gått bra. Nästa djupare genomgång av ekonomin med uppdaterad resultat- och balansräkning sker som halvårsrapport. 7 Upplägg ledar- samverkansmöte; tema vi-känsla och samverkan inom föreningen Håkan har haft ett möte med SISU, Anna Johansson och kommer att ha ett till inför mötet den 17:e april. Till mötet kommer styrelse, personal, tränare, grenledare m fl att inbjudas. Vi kommer att ta med 3-5 punkter från enkät-svaren att jobba vidare med dessa. Vi kommer att gå igenom nuläge-mål-medel/verktyg för att nå fram till önskat resultat. 8 Mål, inriktning, prioriteringar: tävling, ridskola, hoppning, dressyr, elit Vi diskuterade hur vi ska prioritera verksamheten i föreningen, och kom fram till att vi vill ha en bred verksamhet, med satsning på både tävlingsryttare och ridskola, med ett ökat samarbete däremellan. Se över förbättringsmöjligheter inom ridning för funktionshindrade. 9 Skrivelser Inga inkomna skrivelser 10 Övriga frågor Håkan har varit i kontakt med Annika Jansson Arbetskonsulent på Vännäs kommun angående att erbjuda funktionshindrade enklare arbetsuppgifter på anläggningen. Håkan har till tisdag 9/4 bjudit in politiker och berörda tjänstemän från kommunen till ridlektion och studiebesök på anläggningen, samt kort information om föreningens verksamhet och behoven rörande främst underlag och skötselbidrag.

5 Håkan föreslår att avgiften för att inte städa/mocka efter att man tillfälligt använt en box i gäststall eller privatstall ska höjas. Beslut: Avgiften för de som inte städat/mockat ur box höjs till 500 kr och inbetalningskrav ska skickas ut. Upprepas förseelsen ska personen avstängas från möjligheten att hyra tillfällig boxplats igen. 11 Nästa möte Nästa möte Samverkansmöte 17 april 2013, kl 17:30 (17:00) Hotell Vännäs Nästa styrelsemöte tisdag den 14:e maj kl 18:00, klubbstugan Norrmalm 12 Avslut Håkan avslutade mötet. Håkan Bergman Ordf Ulrika Forsgren/Marita Bergman Sekr Justeras Daniel Nordfjell