Ärende Beteckning Förslag. 1. Val av justerare och tid för justering Christian Haneson (L)

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad Nämnden för Vård & Omsorg Sammanträde klockan 16:30 Säröhus, Särö Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering Christian Haneson (L) Beslutsärende Nämndens svar på uppföljning av fördjupade granskningar till Ernst & Young Susanne Edgren, utvecklingsledare VO/2015:75 Nämnden för Vård & Omsorg skickar nedanstående svar som uppföljning på fördjupande granskningar från Ernst & Young. Paragrafen förklaras omedelbart justerad Marianne Kyrkoman (M) Ordförande Yvonne Johansson Sekreterare Yvonne Johansson Vård & Omsorg Direkt: Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon:

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2015:75 Nämndens svar på uppföljning av fördjupade granskningar Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg skickar nedanstående svar som uppföljning på fördjupande granskningar från Ernst & Young. Sammanfattning 2013 genomförde Ernst & Young en granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för Vård & Omsorg (tidigare nämnden för Äldreomsorg) och nämnden för Funktionsstöd säkerställt en ändamålsenlig planering av särskilda boenden och granska hur arbetet bedrevs för att möta de krav som regleras i gällande lagstiftning. I syfte att belysa lokalförsörjningsprocessen omfattade granskningen även kommunstyrelsen och nämnden för service. Granskningens sammanfattande bedömning var att det fanns en struktur och rutin för planeringen av särskilda boenden mellan nämnderna, men ett antal förbättringsmöjligheter identifierades. I en uppföljande granskning ställer Ernst & Young frågan Hur har samarbetet mellan förvaltningen för vård och omsorg och förvaltningen för service utvecklats? Har några insatser genomförts för att öka förståelsen för lokalförsörjningsprocessen och för att främja tätare kontakter förvaltningarna emellan? Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg anser att formerna för samarbete förvisso har utvecklats i teoretiska modeller, men än så länge fungerar inte samarbetet fullt ut i praktiken. Flera steg har tagits mot att förbättra samarbetet, men under året har vissa möten i samarbetsstrukturen varit inställda vilket har försvårat det löpande arbetet. Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg vill också påtala att långa ledtider i ärenden beställda från förvaltningen för Service försvårar samarbetet. Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg är mycket beroende av att ärendeprocessen fungerar och att löpande information om ärendena ges som återkoppling till förvaltning och nämnd. Vård & Omsorg Susanne Edgren susanne.edgren@kungsbacka.se 1 (6) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

3 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (6) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Lokalplan Beslutet skickas till Mikaela Bengtsson, Ernst & Young, mikaela.bengtsson@se.ey.com Rebecka Rask, Ernst & Young, Rebecka.Rask@se.ey.com Beskrivning av ärendet Introduktion till Vård & Omsorgs lokalbehov Vård & Omsorgs lokalbehov handlar delvis om verksamhetslokaler (delar av lokalerna för särskilt boende (se nedan), lokaler för hemtjänstgrupper, träffpunktsverksamhet, dagomsorg, Hälso- och sjukvårdspersonal samt biståndshandläggare (se kapitel tre, bilaga till Lokalplan )) och dels om lägenhetsbestånd (se nedan för antal lägenheter). Nämnden för Vård & Omsorg har också anvisningsrätt till 185 äldrelägenheter, lägenheter som hyrs ut till enskilda som uppfyller fyra kriterier (den sökande ska vara över 70 år och uppfylla något av följande kriterier; upplevd ensamhet och isolering, dålig eller olämplig boendemiljö, stort behov av bostadsanpassning i nuvarande bostad eller funktionshinder som varaktigt påverkar vardagen). Lägenheterna är inte biståndsbedömda enligt Socialtjänstlagen. Nämnden för Vård & Omsorg önskar överlämna dessa lägenheter till nämnden för Service, då bostadsförmedling inte ingår i nämndens uppdrag enligt Socialtjänstlagen. Det finns en otydlighet i vem som ansvarar för kostnader som uppstår i lägenheterna, såsom saneringar, skadegörelse, bostadsanpassning etc. Nämnden för Vård & Omsorg bedriver ingen verksamhet i lokalerna, utan anvisar endast bostaden till de sökande som uppfyller kriterierna.

4 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (6) Antal lägenheter för Gemensamma Boende Antal lägenheter korttidsvård ytor i kvm Blåvingevägen Bedagården Bukärrsgården Ekhaga Kolla Löftagården Måhaga Smedjan Signeshus Vickan Åsa Äldrelägenheter 185 Där lägenheter för korttidsvård anges ingår ytan för dessa även i de gemensamma ytorna eftersom förvaltningen för Vård & Omsorg är hyresgäst i lägenheterna. Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg har på skilda sätt försökt bidra till en utveckling av processen för planering, drift och skötsel av de lokaler som förvaltningen använder för att tillgodose behovet av särskilda boenden. Planering Samarbetet med service fastigheter baserar sig på den lokalplan som förvaltningen varje år tar fram. Tyngdpunkten i lokalplanen ligger på de särskilda boendena, även om planen täcker alla typer av lokaler som Vård & Omsorg använder sig av. Planen baserar sig på en prognos för hur förvaltningens framtida lokalbehov kommer att se ut (se exempel bilaga 1. Lokalplan ). Det praktiska samarbetat mellan Nämnden och Förvaltningen för Vård & Omsorg och service fastigheter sker framförallt kring förvaltningen av de administrativa lokaler och lägenheter som finns inom Vård & Omsorgs ansvarsområde. Service fastigheter och Vård & Omsorg skall i enlighet med planering ha månatliga träffar för att stämma av förändringar i förvaltningens behov mot den lagda lokalplanen. Dessa träffar har inte kunnat genomföras under hösten på grund av rekryteringsarbete hos förvaltningen för Service. Träffarna sågs av Vård & Omsorg som ett bra forum för informationsutbyte och samarbete. Vård & Omsorg anser att dessa träffar är själva grunden för samarbetet. Vid möte i december 2015 beslutades att dessa ska återupptas, vilket Vård & Omsorg ser som mycket positivt för det fortsatta arbetet. Vid nybyggnationer företräder service fastigheter kommunen gentemot entreprenören. Vård & Omsorgs möjligheter till påverkan på projektet sker genom service fastigheter. Det krävs ett nära samarbete mellan företrädare för förvaltningen för Vård & Omsorg och förvaltningen för Service

5 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (6) fastigheter för att slutprodukten ska motsvara de förväntningar som finns på ett nybyggt vård- och omsorgsboende. Arbetsgången är att Service fastigheter utser en projektledare. Informationsutbytet sker via styrgrupp och referensgrupp hos Vård & Omsorg. Under pågående nybyggnationsprojekt har informationen till Vård & Omsorg inte följt planen. Överenskomna informationspunkter till nämnden för Vård & Omsorg har inte skett per automatik utan endast på förfrågan från Vård och Omsorg. På grund av personalomsättning hos service fastigheter har projektledaren bytts ut. Detta har dock inte försämrat samarbetet med service fastigheter, däremot har företrädare för Vård & Omsorg fått ta ett större ansvar för processen, t ex vad gäller informationsflödet och möjlighet att ge mycket snabba svar på komplicerade frågor för att hålla fastställda tidsplaner. Underlaget till Lokalplan berör även behov av större ombyggnationer och reparationer. I underlag till Lokalplan , presenterad för nämnden för Vård & Omsorg i december 2013, återfanns en sammanställning av upplevda brister och behov av ombyggnation och reparationer för boendena Ekhaga och Bukärrsgården. Nämnden önskade få ärendet ytterligare belyst och uppdrog åt förvaltningen att beställa utredningar från Service/Fastigheter (februari och mars 2014). Utredningen skulle bland annat belysa fastigheternas skick och funktion, och utmynna i en rekommendation om dessa skulle renoveras, byggas om eller utrangeras. I budget 2014 avsatte förvaltningen för Äldreomsorg (nuvarande Vård & Omsorg) 1,2 Mkr för utredningsuppdraget. På grund av bemanningsproblem saknade Service/Fastighet möjlighet att genomföra utvärderingarna under Då beställt uppdrag inte utförts blir möjligheterna att fatta nödvändiga beslut kraftigt beskurna för Förvaltningen för Vård & Omsorg och Vård och Omsorg kunde inte utnyttja allokerade budgetmedel för andra ändamål. Under mars månad 2015 var förvaltningen för Vård & Omsorg samt förvaltningen för service fastigheter hos KSAU för att förtydliga behovet kring Ekhaga och Bukärrsgården. Vid mötet fick service fastigheter i uppdrag att genomlysa boendena ur ett kommunperspektiv. I november 2015 kallade Service Fastigheter till möte angående Ekhaga. Vid mötet framkom dock mycket lite information som inte var känd i december Det saknades bland annat: - information och kontroll av förutsättningar i detaljplan för området vilka kan påverka ombyggnation. - information om fastighetsägarens acceptans för att investera i en omfattande ombyggnation - ritningsförslag som redovisade hur förvaltningens krav i Plan för ny- och ombyggnation skall kunna tillgodoses i ett ombyggt särskilt boende. Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg befinner sig i ett svårt beslutsläge eftersom nuvarande hyresavtal löper ut i april 2018 och villkor för ombyggnation bör klargöras innan avtalet ska sägas upp eller förlängas, vilket skall göras senast I detta fall har förvaltningen för Vård & Omsorg saknat löpande information under arbetets gång.

6 KUNGSBACKA KOMMUN 5 (6) Lokalplanering, Bukärrsgården På grund av omvärldsfaktorer har planeringen kring Bukärrsgården tidigarelagts i Vård & Omsorgs lokalplan. Nämnden för Vård & Omsorg ser att en eventuell ombyggnation av Ekhaga kräver ett evakueringsboende, och hoppas att en tidigarelagd byggnation av ett nytt Bukärrsgården skulle kunna lösa denna problematik. Det är en förändring mot tidigare lokalplaner, som gjorts då det saknats tillräcklig information för att kunna planera på ett korrekt sätt. Det är även osäkert vem som äger frågan om ett nytt Bukärrsgården. Är det Kommunstyrelsens förvaltning eller är det service fastigheter? Vem agerar för att processen går framåt? Drifts- och skötselfrågor Lokalansvarig hos Vård & Omsorg beställer renoverings/reparationsarbeten av service fastigheter i systemet Nilex. Enhetschef kan också beställa arbeten i Nilex. Service fastigheter avgör genom kontroll av gällande avtal om detta medför någon kostnad. Om så är fallet ska lokalansvarig på Vård & Omsorg bekräfta beställningen. Lokalansvarig på Vård & Omsorg kan inte vara säker på ärendestatusen i Nilex. Även om ett ärende är klarmarkerat innebär inte detta med automatik att problemet är åtgärdat utan är en avisering om att ärendet har lämnat service fastighet för åtgärd. Detta problem har lyfts vid ett flertal tillfällen vid möten mellan enhetschefer, lokalansvarig på Vård & Omsorg och företrädare för serviceförvaltningen. Service fastigheter har åtagit sig att påtala denna problematik för fastighetsägarna (vilka utför åtgärderna och rapporterar klarmarkering i systemet). Problematiken leder till att det kan ta mycket lång tid mellan en beställning av enklare serviceuppdrag till åtgärd. Ett exempel är installation av sopsorteringfaciliteter på Ekhaga. Anmält i januari 2015, rapporterat klart i februari 2015 av fastighetsägaren EKSTA, men utfört i november Uppföljningsansvaret skall ligga på service fastigheter, men i dagsläget fungerar inte detta fullt ut. Lokalansvarig på Vård & Omsorg upplever dock en förbättring under 2015, men inte i den utsträckning att problemet är löst. En gång om året kallar service fastigheter till möte mellan service kontaktperson och respektive enhetschef på boendesidan. Här avhandlas vad som är bra och vad som behöver förbättras när det gäller fastighetsservice till boendena. Mötena har inte genomförts på grund av personalomsättning hos service fastigheter, men kommer att återupptas. Detta ser Vård & Omsorg som positivt. Vissa ärenden, som är väsentliga för Vård & Omsorg, förblir obesvarade. Vård & Omsorg har sedan flera år tillbaka ett ärende om hur miljöbalkens krav när det gäller fastigheter ska hanteras på ett sådant sätt att vi klarar av ett besök från kontrollmyndigheterna. Förhållandet mellan service och Vård & Omsorg kan bli ansträngt i vissa frågor, såsom avvecklingen av direktlarm till Räddningstjänsten i lägenheter för äldre (ej biståndsbedömda). Svårigheten är att tredje och fjärde part (fastighetsägaren och Räddningstjänsten) inte accepterar Vård & Omsorgs rätt (definition av särskilt boende avgörs av förvaltningen för Vård & Omsorg) att definiera frågan, utan anser att man har beslutsmandat, samtidigt som man inte enas kring ett gemensamt beslut.

7 KUNGSBACKA KOMMUN 6 (6) Förbättringsarbete Förvaltningarna för Service och Vård & Omsorg hade i september ett möte för att lista svårigheter och ta fram en plan för hur dessa ska lösas. I ett möte i december redovisade respektive förvaltning läget. Arbetsprocessen fortskrider för att lösa återstående problem. Det har funnits ett samarbete mellan förvaltningarna för att ta fram processbeskrivningar av fastighetsärenden, men detta arbete är inte slutfört. Förvaltningen för Vård & Omsorg har varit sammankallande, men har på grund av arbetsbelastning inte kunnat slutföra arbetet. Sammanfattning Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg anser att formerna för samarbete förvisso har utvecklats i teoretiska modeller, men än så länge fungerar inte samarbetet fullt ut i praktiken. Framförallt haltar samarbetet kring de stora, tunga, ärendena, där man måste väga in t ex juridik eller andra expertutlåtanden innan beslut kan fattas. Bland dessa ärenden kan nämnas hanteringen av miljöbalkens krav (ärendet initierades 2012, delrapport gavs tidigt 2014, därefter har service stängt ärendet. Någon slutrapport har inte producerats) och förvaltningens beställning av utredningar kring Bukärrsgården och Ekhaga som tidigare omnämnts i denna skrivning. Nämnden och förvaltningen för Vård & Omsorg är mycket beroende av att ärendeprocessen fungerar och att löpande information om ärendena ges som återkoppling till förvaltning och nämnd. Susanne Edgren Utvecklingsledare

8 Lokalplan Lokalplan Nämnden för Vård & Omsorg

9 Innehåll 1 Allmänt om kommunens övergripande lokalplanering Lokalplan Nämndens lokalbehov Äldreboende Övrigt...8 Bilagor Bilaga 1: Bilaga till Lokalplan Lokalplan

10 1 Allmänt om kommunens övergripande lokalplanering är en attraktiv tillväxtkommun, geografiskt placerad i en av Sveriges starkaste tillväxt- och arbetsmarknadsregioner. Antalet invånare ökar med i genomsnitt per år. Kommunen har en omfattande verksamhet som bedrivs i olika lokaler. Dessutom förmedlar kommunen olika slags boenden för grupper i samhället som har svårt att få bostad på vanligt sätt. Det kan handla om boenden för äldre, funktionsnedsättning, flyktingfamiljer, ensamkommande barn samt socialt utsatta personer. Kommunen både äger och hyr in lokaler och boenden. Varje år beslutar nämnderna om bedömt lokalbehov de kommande fem åren. Dessa behov sammanställs i en så kallad lokalplan som utgör del av kommunens flerårsbudget. I förekommande fall kan lokalbehoven behöva prioriteras och omfördelas mellan åren. Prioriteringsordningen baseras på nedanstående kriterier (de tre förstnämnda kriterierna har samma prioritet): Behov på grund av utökning i volym (utgår från kommungemensamma befolkningsprognoser) Behov på grund av myndighetskrav Behov på grund av arbetsmiljöskäl Behov på grund av verksamhetsanpassningar Lokalbehovens omsätts i olika lösningsalternativ som utgår från kommunens lokalpolicy: "Kommunen ska genom aktiv lokalförsörjning tillhandahålla och bibehålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler över tiden". Lösningsalternativen baseras på en så kallad fyrstegsmodell som i prioritetsordning innebär antingen: Inga åtgärder Nyttjande av vakanta eller befintliga lokaler genom omdisponering Ombyggnation Nybyggnation Det är Serviceområde Fastigheter i samråd med den kommungemensamma lokalgruppen som ansvarar för sammanställningen och förslag till prioriteringen av lokalbehoven vilket sammanställs i ett förslag till en lokalplan. Lokalplanen blir sedan en del av kommunbudgeten som Kommunfullmäktige årligen fattar beslut om. Lokalplan

11 2 Lokalplan Nämndens lokalbehov Äldreboende Äldreboenden är boenden för äldre med behov av särskilt stöd enligt socialtjänstlagen. Ett äldreboende består av av bostadslägenheter, gemensamma lokaler samt personalutrymmen. Prognostiseringen av framtida behov utgår från befolkningsprognosen, vilken årligen tas fram av Kommunstyrelsens förvaltning. Förvaltningen för Vård & Omsorg utgår från vissa förutsättningar i arbetet med prognosen; Biståndsbedömningen förutsätts förbli oförändrad med dagens läge, procentuellt sett Efterfrågan på lägenheter i särskilt boende förutsätts förbli oförändrad med dagens läge, procentuellt sett Ett beslut om särskilt boende fås efter beslut från biståndshandläggare och beviljas enligt Socialtjänstlagen. De parametrar som framförallt påverkar det framtida behovet av platser i särskilt boende är lagar och förordningar som påverkar biståndsbedömningen samt den demografiska utvecklingen. Efterfrågan på insatser styrs dessutom av en rad olika faktorer däribland; Politiska mål och visioner Förändringar i omvärlden, såsom en ny lag för betalningsansvar för personer som skrivs ut från sjukhuset. Detta påverkar förvaltningens behov av korttids- och växelvårdsplatser, vilket i sin tur påverkar antalet disponibla särskilt boendeplatser. In- och utflyttningsbeteende till kommunen Övrigt bostadsbestånd i kommunen (tillgång till anpassade lägenheter för seniorer), såsom privata entreprenörers byggande av trygghetsboende eller andra typer av bostäder anpassade för seniorer Befolkningens hälsoutveckling, med avseende på förekomsten av demenssjukdom. Personer som är somatiskt sjuka kan vårdas längre i det egna hemmet, men personer med demenssjukdom är svårare att kunna erbjuda en god och säker vård och omsorg i hemmiljön på grund av sjukdomsutvecklingen. Vid demenssjukdomar behöver en plats kunna erbjudas tidigare. Utnyttjandet av hemtjänst och hemsjukvård både styr och styrs av tillgången på platser Verksamhetens långsiktiga beräknade behov av lägenheter i särskilt boende revideras årligen och presenteras för nämnden i Lokalplanen. Beräkningen baseras på den modell för behovsprognos som beslutades av nämnden 110/2012, där förvaltningen utgått från den faktiska konsumtionen av särskilt boende för att redovisa procentberäkningar av behov av särskilt boende för olika åldersgrupper. Lokalplan

12 Aktuella procentsatser för konsumtion av särskilt boende Ålder Andel i procent år 0, år 5, år 13,1 90- w 38,2 Befolkningsutveckling Behovsprognos Årtal Behov av antal lägenheter Lokalplan

13 Nedanstående bild visar det beräknade lägenhetsbehov baserat på befolkningsprognos Nollinjen betecknar balans mellan beräknat behov och beräknad tillgång på lägenheter. I beräknad tillgång finns även medtaget planerade äldreboenden upptagna i lokalplanen. Förvaltningen prognosticerar en brist på platser i särskilt boende under , med undantag för 2017 då Sandlyckan öppnar 60 nya platser, för att sedan ha ett överskott av platser Efter 2023 närmar sig den beräknade tillgången på lägenheter nollinjen för att täcka behovet, och detta bör påtalas i framtida lokalplaner. Mellan beräknas behovet uppgå till ca 45 nya platser om året. Detta motsvarar närapå ett nytt boende med 60 platser per år fram till Grafen ovan påverkas av om- och/eller nybyggnationerna av Ekhaga och Bukärrsgården. Förvaltningen för Vård & Omsorg har ännu inte fått besked från service fastigheter gällande plan för om- eller nybyggnation av Ekhaga. Informationsvärden för Ekhaga är uppskattade utifrån avtalstider och erfarenheter från om- och utbyggnation av Åsa äldreboende. Förvaltningen har inte heller fått återkoppling gällande Bukärrsgården, men det vore önskvärt att få en ersättande fastighet för nuvarande Bukärrsgården på plats så snart som möjligt, därav är den inlagd till år I ett scenario där ett nytt Bukärrsgården med minst 90 platser är på plats innan Ekhaga börjar renoveras skulle det nya Bukärrsgården kunna användas som evakueringsboende under ombyggnadstiden.läs mer om detta i bilaga "Beräkningsunderlag till lokalplan ", kapitel Framtida behov. Under åren beräknas behovet av lägenheter stiga med ca 30 per år. Från och med 2025 till 2030 visar prognosen på ett behov av 45 nya lägenheter per år. Slutsatsen är att det under senare delen av 2020-talet kommer att föreligga ett stort behov av nya lägenheter i särskilt boende jämfört med dagens situation. Om lokalplanens beräkningar håller innebär det att 300 nya lägenheter behöver byggas mellan 2022 och 2030 för att klara det förväntade behovet. Detta skulle till viss del kunna mötas/balanseras med byggnation av trygghetsboende. Det finns anledning att uppmärksamma detta vid planyttranden etcetera. Förvaltningen genomför under hösten 2015 en invånardialog med inriktning på vad målgruppen vill och önskar när det gäller bostadsbyggandet i kommunen. Resultatet kommer att redovisas för kommunledningen. Lokalplan

14 Lokalbehov äldreboende Löpnr Beskrivning Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan Sandlyckan äldreboende * * 805 Ekhaga äldreboende om/nybyggnad Bukärrsgården om/nybyggnad 90* Summering: * Nybyggda boenden bör ha 60, 90 eller 120 platser För Ekhaga motsvarar förändringarna inte ett tillskott av platser, då boendena redan finns på plats idag. Bukärrsgården har i dagsläget 48 platser, och förvaltningen önskar om möjligt fler än 60 platser vid en om/nybyggnation. Förvaltningen för Vård & Omsorg har ännu inte fått besked från service fastigheter gällande plan för om- eller nybyggnation av vare sig Ekhaga eller Bukärrsgården. Informationsvärden för Ekhaga är uppskattade utifrån avtalstider och erfarenheter från om- och utbyggnation av Åsa äldreboende. Det är önskvärt att få en ersättande fastighet för nuvarande Bukärrsgården på plats så snart som möjligt, därav är den inlagd i planen Förvaltningen för Vård & Omsorg tar varje år fram nedanstående bild som presenterar kända förändringar och hur dessa påverkar utbudet och behovet av särskilda boenden. Observera att: - Genom de förändringar som gjorts under 2015 uppstår en brist på platser under De platser som omvandlats till växelvårdsplatser kan minska trycket på permanentplatser. Detta är dock inte någon självklarhet - Sandlyckan med 60 platser beräknas bli inflyttningsklart under tredje tertialet Situationen kan bli besvärlig under större delen av Ekhaga platser tas ur drift för renovering under Dessa beräknas vara klara Samma år tas resterande 40 platser ur drift för renovering och beräknas vara klara ökar det totala antalet platser med 14 platser eftersom 54 platser kommer till, men 40 platser tas bort. Observera att detta är en spekulation, då förvaltningen ännu inte fått information från service fastigheter om hur en renovering/ersättning ska gå till. - Bukärrsgården ersätts med ett nytt boende Detta är ett starkt uttryckt önskemål men förvaltningen har inte fått besked på de utredningar i ärendet rörande Bukärrsgården och Ekhaga som beställdes Lokalplan

15 Ingående balans,antal lägenheter Åsa ÄldreboendeUtbyggna d pågår SandlyckanUtbyggnad enl plan Centrala Kungsbacka -1 Signeshu s Nytt boende EkhagaBukärrsgården * Bukärrsgårde n Behov av lägen-heter enligt prognos Ekhaga Ekhaga 40 Ekhaga Överskott/Underskott * För Bukärrsgården motsvarar förändringen ett tillskott på 42 platser, då boendet idag har 48 platser. För Ekhaga är det ett nollsummespel, eftersom platserna finns i dagsläget men är i behov av omfattande renovering. Sammanfattning Inga nya boenden, utöver vad som finns inarbetat i nuvarande lokalplan, behöver byggas under den aktuella planeringsperioden om lokalplanen följs. Om de förändringar som beskrivits genomförs kommer det under att vara brist på platser. Boendet på Sandlyckan är maximerat till 60 lägenheter vilka är inräknade i planen. Vid en ny/ombyggnation av Bukärrsgården som skulle kunna ge mer än nuvarande platser (inlagt i planen som behov av 90 platser) skulle boendet även kunna nyttjas som evakueringsboende för Ekhaga.De förändringar som förvaltningen gjort i förstärkningen av antalet korttids- och växelvårdsplatser har påverkat antalet tillgängliga permanentplatser och därav ökat bristen på platser under åren Förvaltningen har möjlighet att omdisponera antalet korttids- och växelvårdsplatser om bristen på permanentplatser förvärras Övrigt Förvaltningen för Vård & Omsorg är även beroende av lokaler för andra insatser enligt Socialstjänstlagen, såsom lokaler för att kunna bedriva dagverksamhet och lokaler för biståndshandläggare och hemtjänstpersonal. Utöver detta använder sig även förvaltningen av lokaler för att kunna bedriva träffpunktsverksamhet, samt av kontorslokaler för administrativ personal, ledningsfunktioner och för hemsjukvården. Enligt de riktlinjer som tagits fram kommuncentralt ska kommunen sträva efter att själv äga de Lokalplan

16 lokaler man bedriver verksamhet i. Omsorgens Hus och Borgmästaren är inhyrda genom förvaltningen för Service. Om dessa lokaler inte skulle kunna disponeras finns ett behov av att utlokalisera ca 250 arbetsplatser från Omsorgens Hus och ytterligare ca 35 arbetsplatser från Borgmästaregatan. Förvaltningen ser vid tidpunkten för upprättandet av lokalplan inga behov av nya lokaler för ovanstående verksamheter, men utreder eventuella framtida behov av en ny lokal för dagverksamheten baserat på att verksamheten under 2015 börjat få köer till verksamheten. Förvaltningen utreder hur man på bästa sätt kan möta behövet, och i detta skede görs bedömningen att ingen ny lokal äskas förrän utredningen är klar. Lokalbehov övrigt Löpnr Beskrivning Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Summering: Lokalplan

17 Bilaga till Lokalplan Lokalplan

18 Innehåll 1. Planeringsförutsättningar och strategiska utgångspunkter Beskrivning av nuvarande och framtida lokalbehov Äldreboenden Nuvarande lokalbestånd Lokalernas kvalitet Framtida behov Lokaler för insatser mot kvarboende Lokaler för dagomsorg, december Lokaler för träffpunkter, december Lokaler för hemtjänstens arbetslag Biståndsenheten HSL-personal Ledning och administrativt stöd Avtalstider för lokaler inom Kvarboende och HSL samt Omsorgens hus...18 Lokalplan

19 1.Planeringsförutsättningar och strategiska utgångspunkter Syftet med lokalresursplanen är att utifrån tillgängliga kända planeringsförutsättningar beskriva nämndens/förvaltningens behov av lokaler. I bedömningen ingår behovet av nya lokaler, renoveringsbehov som beräknas uppgå till en kostnad på över 500 tkr samt behov av att utrangera lokaler. Lokalerna som Vård & Omsorg utnyttjar för sin verksamhet förhyrs av förvaltningen för service som i sin tur hyr av privata fastighetsägare eller det kommunala bostadsbolaget Eksta. Förhyrning av verksamhetslokaler är ett långsiktigt åtagande, i de flesta fall löper hyreskontrakten initialt på cirka 10 år med möjlig förlängning av 3-5 år vid varje förlängningstillfälle. För boendena Tölö Smedja och Vickan är ursprungskontraktet på 20 år. Service/fastighet ansvarar för att, på uppdrag av kommunstyrelsen, upphandla nybyggnation, ombyggnation samt förhyrning av lokaler. Förvaltningen för Vård & Omsorg genomför årligen en översyn av samtliga lokaler för att inventera behov av förändringar och förbättringar. Underlagen överlämnas till Service/fastighet som ansvarar för att tillgodose behoven. Nämnden för Vård & Omsorg upprättar årligen en lokalplan, där förändrade behov av lokaler anges. Dessa behov behandlas i kommunens lokalgrupp och förs efter beslut upp i kommunens lokalplan. Accepterade investeringar finansieras i hyresåtagandet genom höjda hyror inom tidsram av hyreskontraktet. Relationen mellan Vård & Omsorg och Service/Fastighet bygger på ett köp-sälj förhållande. Vård & Omsorg bär kostnader för planering och projektering av nya objekt och ombyggnationer på så sätt att dessa ingår i underlaget för hyresberäkningen. Lokalplan

20 2.Beskrivning av nuvarande och framtida lokalbehov 2.1Äldreboenden Nuvarande lokalbestånd Tabell 1. Befintliga lägenheter särskilda boenden december 2015 Boende Antal lght för permanentbo ende Vickan* 30 (samtliga somatik) Ekhaga 94 (demens 10 somatik 84) Uppsägningsdatum Bukärrsgården Bedagården 48 (demens 28 somatik 20) 27 (samtliga demens) Kolla 71 demens 24 somatik 47) 114 (demens 61 somatik 53) Varav lämpliga för parboende Lägenheter för korttidsboende/ växelvård Placerin gs-ort Driftform (Avtalstid) - 10 korttid Onsala Entreprenad Onsala Entreprenad Särö Kommunal regi - Onsala Kommunal 3 Kungsbacka 5 2 korttid 1 akutpl. Avtalstid regi Entreprenad Kommunal regi Två avtal: Förändrat antal lgh permanen t jämfört med tidigare Furuberg 0-1 Tölö Smedja** Måhaga 58 (demens 26 somatik 32) Åsa 41 (30 demens - 50 Korttid Djäknegården/ Signeshus Kungsbacka Kungsbacka Kommunal regi 0 Fjärås Kommunal regi 3 19 Åsa Kommunal regi (permanent Lokalplan

21 11 somatik) Växelvård lgh omvandlas till växelvårds lgh) Löftagården 41 (demens 21 somatik 20) - Frillesås Kommunal regi Blåvingevägen 65 (demens 33 somatik 32) 2 Vallda Entreprenad Totalt -36 *I entreprenadavtalet anges att de 10 korttidsplatserna även kan utnyttjas för växelvårdsplatser **Under omvandling till korttidsboende Sammanlagt har kommunen inför lägenheter i särskilt boende. 589 lägenheter (varav 26 lägenheter lämpliga för parboende) är avsedda för permanent boende fördelat på 250 lägenheter för personer med demensproblematik och 339 för somatiskt sjuka. Utöver dessa lägenheter i särskilt boende har biståndsenheten anvisningsrätt till 185 lägenheter för äldre. För korttidsboende finns 62 lägenheter och för växelvård 19 lägenheter. En lägenhet av tveksam kvalitet används som akutboende och disponeras av tjänstgörande chef i beredskap. På grund av den bristande kvaliteten räknas denna lägenhet inte in i det totala antalet lägenheter. Förvaltningen har förstärkt antalet korttidsplatser under Under 2016 förväntas en ny lag för betalningsansvaret för personer som skrivs ut från sjukhus som medicinskt färdigbehandlade, vilket påverkar kommunens behov av korttidsplatser för att ta emot medicinskt färdigbehandlade Lokalernas kvalitet Två boenden, Ekhaga och Bukärrsgården har mycket omfattande renoveringsbehov och ska renoveras alternativt ersättas med andra lokaler. Övriga boenden har god eller mycket god standard Framtida behov Två av kommunens äldreboenden Bukärrsgården och Ekhaga har behov av omfattande ombyggnad för att kunna erbjuda en god och effektiv arbetsmiljö för personal och en trivsam boendemiljö för de äldre. Kostnaderna för att åtgärda bristerna i dessa båda boenden är betydande och ger kraftiga hyresökningar för fastigheterna och kräver överväganden inför framtida planläggning läggs Bukärrsgården ner alternativt påbörjas en omfattande renovering. Huvudalternativet är att befintligt boende överlämnas till EKSTA vid hyrestidens utgång och att ett nytt boende med minst 60 platser står klart att tas i bruk samtidigt som överlämningen sker. Tiderna för renovering är satta utifrån erfarenheterna av Åsa-projektet. Att renovera lokaler av den aktuella omfattningen kräver en mycket noggrann logistisk planering som kommer att ha återverkan under flera år. Det finns ännu ingen tidsplan för renoveringen av Ekhaga, men för att ge ett rimligt scenario påbörjas renoveringarna under 2018 med rivning och byggnation av 54 lägenheter. Dessa tas i bruk 2020 då Lokalplan

22 resterande 40 lägenheter tas ur drift för att renoveras. Arbetena slutförds under Det är osäkert i vilken omfattning boendeförhållandena medger att platser utnyttjas på Ekhaga under byggnadsarbetena Erfarenheterna av Åsaprojektet indikerar att längre tid än ett år måste avsättas för en total ombyggnation. Om Ekhaga utgår och ersätts med annat motsvarande boende kan andra tider bli aktuella. Både för Ekhaga och Bukärrsgården är tidsplaneringen mycket preliminär vilket innebär en osäker planerings- och driftsituation för nämnden och förvaltningen. Behovet av särskilda boenden är inte jämt fördelat inom kommunen. Då platsbrist förutses i kommunen kan nämnden till Service/Fastighet framföra önskemål om geografisk placering av nytt boende. Grundregeln är dock att nämnden framför sitt behov och att lokalgruppen föreslår lokalisering utifrån tillgång på tomtmark. Förvaltningen för Vård & Omsorg har under året utökat sin målgrupp att även omfatta personer under 65 år, men förvaltningen ser inte att detta påverkar behovet av platser på särskilt boende i en sådan omfattning att det är motiverat att lyfta i lokalplanen. 2.2 Lokaler för insatser mot kvarboende Lokaler för dagomsorg, december 2015 Solliden i Vallda (inriktning demens) 7 platser Linden i centrala Kungsbacka (inriktning demens) 8 platser Källarbacken vid Måhaga i Fjärås (inriktning demens) 8 platser Näckrosen i centrala Kungsbacka, Västergatan (inriktning somatik) 8 platser Korallen i Åsa (inriktning somatik) 8 Platser Lokaler för träffpunkter, december 2015 Kyvikshus Onsala/Rydet Västergatan City Rosengatan Signeshus Älvsåker Hede Måhaga Löftagården Pölagården Anhörigcenter är en verksamhet som riktar sig till anhöriga som vårdar en anförvant i ordinärt boende. Särskild lokal för detta finns på Västergatan 21 i Kungsbacka. Verksamheten ser inget behov av nya lokaler i dagsläget. Lokalplan

23 2.2.3 Lokaler för hemtjänstens arbetslag Arbetsområde Åsa Frillesås Onsala Särö/Kullavik Öster City Varla Älvsåker/Hede Fjärås/ Gullregnet Demensteamet LSS-teamet Vallda Arbetslokal Pölagården Bedagården Kyvikshus Omsorgens hus Sjöallén 9F Hede Måhaga/Omsorgens hus Gnejsvägen 51, Kungsbacka Omsorgens hus Vallda Backa Valldagruppen har en lokal som behöver renovering, och arbete pågår för att hitta lämplig ersättningslokal. Behovet av lokaler för hemtjänsten står i proportion till utbyggnaden av boendesidan. Den demografiska utvecklingen och prognostiseringen av hemtjänsttimmar visar på en ökning av behovet av hemtjänst framöver. Under åren stiger antalet personer äldre än 80 år med mellan personer per år. Högst är ökningen åren I snitt konsumerades i kommunen 88 timmars hemtjänst per person över 80 år, enligt utfall i Kostnad per brukare Med den demografiska utvecklingen, där antalet invånare blir fler i högre åldersgrupper, kommer både behovet av äldreboendeplatser och timmar i hemtjänsten att öka. Utbyggnaden av särskilda boendeplatser påverkar dock hemtjänstens utveckling. Utan full behovstäckning på boendesidan kommer behovet av hemtjänst att öka mer än prognosticerats. När nya boenden öppnar minskar behovet av hemtjänst under en period. I slutet av 2013 öppnade äldreboendet Blåvingevägen och timmarna minskade i hemtjänsten. Tidsomfattningen innan timmarna var tillbaka på motsvarande volym som innan boendet öppnade var ungefär ett år. Med den förändringen som gjorts i antalet tillgängliga platser på särskilt boende under 2015 (förstärkningen av korttids- och växelvårdsplatser, vilken har påverkat antalet permanenta platser) borde belastningen på hemtjänsten komma att öka under de kommande åren. Detta kommer att påverka behovet av lokaler för hemtjänstgrupperna, men under de närmsta åren bedöms hemtjänsten inte ha behov av nya lokaler. Lokalplan

24 2.3 Biståndsenheten Enheten ansvarar för biståndsbedömning och beviljar insatser för personer som är i behov av stöd och omsorg enligt Socialtjänstlagen. Samtliga handläggare har sina arbetslokaler på Omsorgens hus i centrala Kungsbacka. Enheten är trångbodd och i behov av 3-5 rum utöver vad som för närvarande disponeras. Förvaltningen tittar över Omsorgens hus för möjligheter till omfördelning av lokalerna. 2.4 HSL-personal Samtliga sjuksköterskor med undantag för en grupp i söder har sina administrativa lokaler i Omsorgens hus. Arbetsgrupp Söder har sina arbetslokaler på Pölagården. Sjukgymnaster och arbetsterapeuter ansvarar för långsiktig och målinriktad rehabilitering till personer som beviljats omsorgsinsatser inom äldreomsorgen. Sjukgymnaster och arbetsterapeuter har sina administrativa lokaler/fasta arbetsplatser i Omsorgens hus. Antalet personer per rum är ofta stort. Detta ska dock ställas mot det faktum att verksamheten i allt väsentligt sker ute på boendena och hemma hos patienterna. Förvaltningen tittar över Omsorgens hus för möjligheter till omfördelning av lokalerna. 2.5 Ledning och administrativt stöd Förvaltningschef, verksamhetschefer samt förvaltningens stödresurser (KUS och processenheten) har sina arbetsplatser i en inhyrd fastighet på Borgmästaregatan 5. Genom kommuncentralt beslut ska ekonomer, HR-personal och informatörer lokaliseras till de förvaltningar som de arbetar för. Detta innebär ett behov av ca 10 arbetsplatser för förvaltningen för Vård och Omsorg. Förvaltningen ser för närvarande över hur dessa personer bereds plats i befintliga lokaler. Lokalplan

25 3Avtalstider för lokaler inom Kvarboende och HSL samt Omsorgens hus Lokal Avtalstid Uppsägningstid Förlängning Bedagården Hemtjänst mån år Fjärås Träffpunkt mån Frillesås Träffpunkt mån Gathes v 108 Onsala tv 6 månader Gnejsvägen mån år Hede mån år Hede träffpunkt mån Korallen mån år Kullaviks Träffpunkt mån år Kyviks Servicehus mån år Källarbacken mån år Motionsvägen 33 Solliden tv 3 månader Pölagården mån år Pölagårdsvägen 11 Träffpunkt mån år Pölagårdsvägen 13 A mån år Rosengatan 19 C Träffpunkt mån år Signeshus Träffpunkt mån år Särö Träffpunkt mån år Vallda Backa mån Förhandling pågår 3 år Vallda Backa Träffpunkt mån Förhandling pågår 3 år Västerg City träffp mån år Västergatan 20 Linden mån år Västergatan 21 Näckrosen mån år Sidensvansvägen 2 Träffpunkt månader HSL Pölagårdsvägen mån år Lokalplan

26 Övrigt Omsorgens Hus mån år Lokalplan

27 Granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden/boenden med särskild service Under 2013 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun ovanstående granskning. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för vård och omsorg (tidigare nämnden för äldreomsorg) och nämnden för funktionsstöd säkerställt en ändamålsenlig planering av särskilda boenden och granska hur arbetet bedrevs för att möta de krav som regleras i gällande lagstiftning. I syfte att belysa lokalförsörjningsprocessen omfattade granskningen även kommunstyrelsen och nämnden för service. Granskningens sammanfattande bedömning var att nämnden för äldreomsorg, nämnden för funktionsstöd och nämnden för service säkerställt en ändamålsenlig struktur och rutin för planering av särskilda boenden. Inom ramen för granskningen identifierades dock ett antal förbättringsmöjligheter. Planering av särskilda boenden och lokalförsörjningsprocessen upplevdes ha förbättrats det senaste året. Granskningen bedömde att åtgärder vidtagits för att åtgärda tidigare bristande struktur för planering av särskilda boenden. Det fanns dock fortfarande flera utvecklingsområden i lokalförsörjningsprocessen. Till exempel upplevdes resurserna för lokalsamordning inte möta behoven. En tydligare politisk styrning av lokalförsörjningsprocessen efterfrågades. Implementering av arbetssätten i lokalförsörjningsprocessen pågick och det fanns enligt granskningens bedömning behov av att tydliggöra och utveckla roller, ansvar samt arbetssätt i detta arbete. Nämnden för services roll gentemot övriga nämnder behövde fortsatt tydliggöras. Granskningen gav rekommendationer till såväl nämnden för vård och omsorg som kommunstyrelsen och nämnden för service. Uppföljande frågor ställs till samtliga tre nämnder utifrån dessa rekommendationer. I granskningen gavs följande rekommendation som berör nämnden för vård och omsorg: u Nämnden för vård och omsorg och nämnden för service bör tillse att arbetssätt och rutiner i lokalförsörjningsprocessen fortsätter att utvecklas för att säkerställa att äldreomsorgens behov i planeringen av särskilda boenden tillgodoses. I sitt svar på revisionsrapporten ( ) angav nämnden att samarbetet sker enligt den process som tagits fram av förvaltningen för service och att denna på ett tydligt sätt beskriver samarbetsformerna. Nämnden uppgav vidare att samarbetet var väl fungerande och bedrevs såväl informellt som formellt. Nämnden angav dock att samarbetet kunde utvecklas genom att förståelsen för processen ökar i och med täta kontakter tjänstemän emellan. 1

28 Frågor till förvaltningen för vård och omsorg i uppföljande granskning: u Hur har samarbetet mellan förvaltningen för vård och omsorg och förvaltningen för service utvecklats? Har några insatser genomförts för att öka förståelsen för lokalförsörjningsprocessen och för att främja tätare kontakter förvaltningarna emellan? Vi är tacksamma om ni bifogar eventuella underlag som stöd till ert svar på frågorna. 2