Observera platsen! KALLELSE/UNDERRÄTTELSE. Nämnden för Vård & Omsorg

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad Nämnden för Vård & Omsorg Sammanträde den 23 november 2016, klockan 14 Stora Kraft, Omsorgens hus, Kraftvägen 3, Kungsbacka Observera platsen! Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering Agnetha Ernegård (KB) Digital justering, den 28 november 2. Godkännande av föredragningslistan och eventuellt övriga ärenden 3. TEMA: kompetensförsörjning Attraktiv arbetsplats men för få undersköterskor och sjuksköterskor på arbetsmarknaden. Hur arbetar vi med kompetensförsörjningsprocessen? Monica Wallström, utvecklingsledare Susanne Wallentinson, HRspecialist Klockan Lokalplan Christian Andersson, utvecklingsledare Klockan VO/2016:54 Informationen noteras i protokollet. Cirka 45 minuter Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad Lokalplan inklusive bilagor. Cirka 15 minuter Cajsa Löfmark Vård & Omsorg Direkt: cajsa.lofmark@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon:

2 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) Ärende Beteckning Förslag 5. Svar på motion om översyn av arbetsuppgifter för undersköterskor Karin Färnlöf Clarin, verksamhetschef Klockan VO/2016:64 Motionen anses besvarad med hänvisning till pågående utredning inom Vård & Omsorg avseende undersköterskornas arbetsuppgifter. Cirka 5 minuter 6. Resultat från enkät: Vad tycker de äldre om äldreomsorgen Ann-Helen Liljensten, utvecklare Linda Tilander, utvecklingsledare Klockan Resultat från enkät: Vad tycker de yngre om omsorgen Ann-Helen Liljensten, utvecklare Linda Tilander, utvecklingsledare Klockan Fikapaus Klockan Förändring av disponering av lägenheter 2016 Elisabeth Sjöberg, verksamhetschef Klockan VO/2016:118 Informationen noteras i protokollet. Cirka 15 minuter VO/2016:119 Informationen noteras i protokollet. Cirka 15 minuter Cirka 15 minuter VO/2016:116 Nämnden beslutar att omvandla växelvårdsplatser på Åsa till lägenheter särskilt boende för personer med demenssjukdom. Beslutet innebär även att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att omförhandla avtal med externa entreprenörer av särskilda boenden så att dessa får en fördelning av lägenheter för personer med somatisk sjukdom och demenssjukdom som motsvarar aktuell behovssituation. Cirka 20 minuter

3 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) Ärende Beteckning Förslag 9. Taxor och avgifter 2017 Annakarin Svennebjer, ekonom Klockan Månadsrapport oktober 2016 Annakarin Svennebjer, ekonom Susanne Walltentinson, HRspecialist Klockan Aktuella rättsfall Annamari Hassel, verksamhetschef Klockan Ansökningar till särskilt boende och kostnader för utskrivningsklara patienter Annamari Hassel, verksamhetschef Klockan Anmälan av delegeringsbeslut Annamari Hassel, verksamhetschef Klockan Sammanträdesdagar år 2017 Lillemor Berglund, förvaltningschef Klockan Redovisning av inkomna skrivelser VO/2016:111 Informationen noteras i protokollet. Cirka 15 minuter VO/2016:101 Nämnden för Vård & Omsorg antecknar informationen till protokollet och ställer sig bakom den ekonomiska analysen. Cirka 20 minuter Informationen noteras i protokollet. Cirka 10 minuter Informationen noteras i protokollet. Cirka 5 minuter VO/2016:123 Nämnden godkänner redovisningen. Cirka 5 minuter VO/2016:113 Nämnden för Vård & Omsorg fastställer sammanträdesdagar för år 2017 enligt förslag, med undantaget att planeringsdagen den 1 februari istället förläggs till den 31 januari. Cirka 5 minuter Informationen noteras i protokollet.

4 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) Ärende Beteckning Förslag 16. Information från ledamöter och förvaltningen Informationen noteras i protokollet. Christian Haneson (L) Ordförande Cajsa Löfmark Sekreterare

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:54 Lokalplan Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad Lokalplan inklusive bilagor. Sammanfattning Syftet med lokalplanen är att ge långsiktiga planeringsförutsättningar för utnyttjande av förvaltningens lokaler. Utifrån den demografiska utvecklingen och konsumtionen av äldreboendeplatser prognosticeras behovet av framtida platser. I lokalplanen lyfts även skicket på de fastigheter som Vård & Omsorg nyttjar, för att kunna lyfta behov av större ombyggnationer. Lokalplan upprättas av alla nämnder och utgör del av kommunens flerårsbudget. Lokalplanen skickas till service fastigheter, som i samråd med den kommungemensamma lokalgruppen ansvarar för sammanställning och förslag till prioritering av lokalbehoven. Lokalplanen blir sedan en del av kommunbudgeten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Lokalplan (Vård & Omsorg) Beslutet skickas till maria.rosenberg@kungsbacka.se anders.juhlin@kungsbacka.se Christian Andersson Utvecklingsledare Vård & Omsorg Christian Andersson christian.b.andersson@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

6 Lokalplan Kungsbacka kommun Lokalplan Nämnden för Vård & Omsorg

7 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Innehåll 1 Allmänt om kommunens övergripande lokalplanering Lokalplan Nämndens lokalbehov Äldreboende Övrigt... 9 Bilagor Bilaga 1: Bilaga till Lokalplan Lokalplan

8 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun 1 Allmänt om kommunens övergripande lokalplanering Kungsbacka kommun är en attraktiv tillväxtkommun, geografiskt placerad i en av Sveriges starkaste tillväxt- och arbetsmarknadsregioner. Antalet invånare ökar med i genomsnitt per år. Kommunen har en omfattande verksamhet som bedrivs i olika lokaler. Dessutom förmedlar kommunen olika slags boenden för grupper i samhället som har svårt att få bostad på vanligt sätt. Det kan handla om boenden för äldre, funktionsnedsättning, flyktingfamiljer, ensamkommande barn samt socialt utsatta personer. Kommunen både äger och hyr in lokaler och boenden. Varje år beslutar nämnderna om bedömt lokalbehov de kommande fem åren. Dessa behov sammanställs i en så kallad lokalplan som utgör del av kommunens flerårsbudget. I förekommande fall kan lokalbehoven behöva prioriteras och omfördelas mellan åren. Prioriteringsordningen baseras på nedanstående kriterier (de tre förstnämnda kriterierna har samma prioritet): Behov på grund av utökning i volym (utgår från kommungemensamma befolkningsprognoser) Behov på grund av myndighetskrav Behov på grund av arbetsmiljöskäl Behov på grund av verksamhetsanpassningar Lokalbehovens omsätts i olika lösningsalternativ som utgår från kommunens lokalpolicy: "Kommunen ska genom aktiv lokalförsörjning tillhandahålla och bibehålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler över tiden". Lösningsalternativen baseras på en så kallad fyrstegsmodell som i prioritetsordning innebär antingen: Inga åtgärder Nyttjande av vakanta eller befintliga lokaler genom omdisponering Ombyggnation Nybyggnation Det är Serviceområde Fastigheter i samråd med den kommungemensamma lokalgruppen som ansvarar för sammanställningen och förslag till prioriteringen av lokalbehoven vilket sammanställs i ett förslag till en lokalplan. Lokalplanen blir sedan en del av kommunbudgeten som Kommunfullmäktige årligen fattar beslut om. Lokalplan

9 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun 2 Lokalplan Nämndens lokalbehov Äldreboende Äldreboenden är ett biståndsbedömt bostadsalternativ för äldre med behov av särskilt stöd enligt socialtjänstlagen. Ett äldreboende består av bostadslägenheter, gemensamma lokaler samt personalutrymmen. Prognostiseringen av framtida behov utgår från befolkningsprognosen, vilken årligen tas fram av Kommunstyrelsens förvaltning. Förvaltningen för Vård & Omsorg utgår från vissa förutsättningar i arbetet med prognosen; Biståndsbedömningen förutsätts förbli oförändrad med dagens läge, procentuellt sett Efterfrågan på lägenheter i särskilt boende förutsätts förbli oförändrad utifrån dagens läge, procentuellt sett Ett beslut om särskilt boende fås efter beslut från biståndshandläggare och beviljas enligt Socialtjänstlagen. De parametrar som framförallt påverkar det framtida behovet av platser i särskilt boende är lagar och förordningar som påverkar biståndsbedömningen samt den demografiska utvecklingen. Efterfrågan på insatser styrs dessutom av en rad olika faktorer däribland; Politiska mål och visioner Förändringar i omvärlden, såsom aktuell förändring i lag för betalningsansvar för personer som skrivs ut från sjukhuset. Förändringen påverkar förvaltningen mot ett ökat behov av korttids- och växelvårdsplatser, vilket i sin tur påverkar tillgången av disponibla särskilt boendeplatser. In- och utflyttningsbeteende till kommunen Övrigt bostadsbestånd i kommunen (tillgång till anpassade lägenheter för seniorer), såsom privata entreprenörers byggande av trygghetsboende eller andra typer av bostäder anpassade för seniorer Befolkningens hälsoutveckling, med avseende på förekomsten av demenssjukdom. Personer som är somatiskt sjuka kan vårdas längre i det egna hemmet, men personer med demenssjukdom är svårare att kunna erbjuda en god och säker vård och omsorg i hemmiljön på grund av sjukdomsutvecklingen. Vid demenssjukdomar behöver en plats kunna erbjudas tidigare. Utnyttjandet av hemtjänst och hemsjukvård både styr och styrs av tillgången på platser Verksamhetens långsiktiga beräknade behov av lägenheter i särskilt boende revideras årligen och presenteras för nämnden i Lokalplanen. Beräkningen baseras på den modell för behovsprognos som beslutades av nämnden 110/2012, där förvaltningen utgått från den faktiska konsumtionen av särskilt boende för att redovisa procentberäkningar av behov av särskilt boende för olika åldersgrupper. Lokalplan

10 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Enligt befolkningsprognosen för Kungsbacka kommun ser man att behovet av lägenheter är störst i Kungsbacka tätort. Behovet stiger mer i Kungsbacka tätort än i någon annan kommundel. Från medborgardialogen som genomfördes under 2016 framgår det tydligt att pensionärer helst vill bo där de bodde tidigare eller nära centrum. 300 Behovsprognos alla kommundelar Kungsbacka Onsala Särö & Kullavik Frillesås, Åsa & Gällinge Fjärås Älvsåker Vallda Aktuella procentsatser för konsumtion av särskilt boende Ålder Andel i procent år 0, år 5, år 13,1 90- w 38,2 Befolkningsutveckling Ålder w Summa Behovsprognos Lokalplan

11 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Årtal Behov av antal lägenheter Nedanstående bild visar det beräknade lägenhetsbehov baserat på befolkningsprognos Den grå stapeln är baserad på att samtliga nya platser finns tillgängliga den 1 januari varje år. Den röda stapeln är baserad på att samtliga nya platser finns tillgängliga den 31 december varje år. Som bilden tydligt visar påverkas tillgången av lägenheter stort om det blir förseningar i byggnationer. 850 Behov och Tillgång på lägenheter Behov Tillgång Januari Tillgång December Lokalplan

12 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun I beräknad tillgång finns även medtaget planerade äldreboenden upptagna i lokalplanen. Förvaltningen prognosticerar en brist på platser i särskilt boende under , för att sedan ha ett överskott av platser om man öppnar samtliga 120 platser på Björkris äldreboende på en gång. Efter 2023 närmar sig den beräknade tillgången på lägenheter behovet. Mellan beräknas behovet uppgå till ca 45 nya lägenheter om året. Detta motsvarar närapå ett nytt boende med 60 platser per år fram till Grafen ovan påverkas av planerad om- och nybyggnationerna av Ekhaga äldreboende. Förvaltningen för Vård & Omsorg har ännu inte fått besked från service fastigheter gällande plan för om- eller nybyggnation av Ekhaga. Informationsvärden för Ekhaga är uppskattade utifrån möten med service fastigheter och Eksta samt avtalstider och erfarenheter från om- och utbyggnation av Åsa äldreboende. Förvaltningen har möjlighet att omdisponera korttids- och växelvårdsplatser till permanentplatser om bristen på permanenta lägenheter förvärras. I dagsläget pågår en utredning på om man ska göra om växelvårdsplatserna på Åsa äldreboende till permanenta lägenheter. Läs mer om detta i bilaga "Beräkningsunderlag till lokalplan ", kapitel Framtida behov. Under åren beräknas behovet av lägenheter stiga med ca 30 per år. Från och med 2025 till 2030 visar prognosen på ett behov av 45 nya lägenheter per år. Slutsatsen är att det under senare delen av 2020-talet kommer att föreligga ett stort behov av nya lägenheter i särskilt boende jämfört med dagens situation. Om lokalplanens beräkningar håller innebär det att 300 nya lägenheter behöver byggas mellan 2022 och 2030 för att klara det förväntade behovet. Detta skulle till viss del kunna mötas/balanseras med byggnation av trygghetsboende. Det finns anledning att uppmärksamma detta vid planyttranden och detaljplaner för nya bostadsområden. Lokalbehov äldreboende Löpnr Beskrivning Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan Sandlyckan äldreboende Björkris Ekhaga äldreboende om/nybyggnad Bukärrsgården om/nybyggnad -26* 80-48** Summering: * * För Ekhaga är planen att man river 26 lägenheter för att bygga 40 nya. Informationsvärden för Ekhaga är uppskattade utifrån möten med Eksta och förvaltningen för service. **Bukärrsgården har i dagsläget 48 platser, och det planeras en nybyggnation för 80 lägenheter. Lokalplan

13 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Förvaltningen för Vård & Omsorg tar varje år fram nedanstående bild som presenterar kända förändringar och hur dessa påverkar utbudet och behovet av särskilda boenden. Observera att: - Sandlyckan med 60 platser beräknas bli inflyttningsklart under tredje tertialet Situationen kan bli besvärlig under större delen av Ekhaga, 26 platser tas ur drift för rivning under fjärde kvartalet Dessa beräknas ersättas med 40 nya lägenheter Bukärrsgården ersätts med ett nytt boende Detta är en kraftig försening utifrån de lokalbehov som presenterats. Ingående balans, antal lägenheter Sandlyckan utbyggnad enl plan Bukärrsgården 32* Björkris Ekhaga -26** 40 Behov av lägenheter enligt prognos Överskott/Underskott * För Bukärrsgården motsvarar förändringen ett tillskott på 32 platser, då det gamla boendet idag har 48 platser. ** 26 lägenheter på Ekhaga kommer att rivas för att bygga 40 nya lägenheter. Andra delar av Ekhaga är i behov av omfattande renovering. Sammanfattning Även om de förändringar som beskrivits genomförs under kommer det att vara brist på platser under perioden. Boendet på Sandlyckan är maximerat till 60 lägenheter och nybyggnationen av Bukärrsgården är maximerat till 80 platser, vilka är inräknade i planen. Förvaltningen för Vård och Omsorg tittar i samarbete med service fastigheter på alternativa/tillfälliga lösningar för att tacka upp för den brist av boplatser på särskilt boende som existerar fram till Förvaltningen har en viss möjlighet att omdisponera korttids- och växelvårdsplatser till permanentplatser om bristen på permanentplatser förvärras. En utredning planeras för att förtydliga Lokalplan

14 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun det faktiska behovet. I relation till regionen har Kungsbacka en god balans mellan utbud och efterfrågan men i jämförelse med den nationella situationen är tillgången låg Övrigt Förvaltningen för Vård & Omsorg är även beroende av lokaler för andra insatser enligt Socialtjänstlagen, såsom lokaler för att kunna bedriva dagverksamhet och personallokaler för biståndshandläggare och hemtjänst. Utöver detta använder sig även förvaltningen av lokaler för att kunna bedriva träffpunktsverksamhet, samt kontorslokaler för administrativ personal, ledningsfunktioner och för personal inom hemsjukvården. Enligt de riktlinjer som tagits fram kommuncentralt ska kommunen sträva efter att själv äga de lokaler man bedriver verksamhet i. Omsorgens Hus och Borgmästaren är inhyrda genom förvaltningen för Service. Om dessa lokaler inte skulle kunna disponeras finns ett behov av att utlokalisera ca 250 arbetsplatser från Omsorgens Hus och ytterligare ca 35 arbetsplatser från Borgmästaregatan. Förvaltningen ser vid tidpunkten för upprättandet av lokalplan inga behov av nya lokaler för ovanstående verksamheter, men utreder eventuella framtida behov av en ny lokal för dagverksamheten baserat på att verksamheten under 2015 börjat få köer till verksamheten. Förvaltningen utreder hur man på bästa sätt kan möta behovet, och i detta skede görs bedömningen att ingen ny lokal äskas förrän utredningen är klar. Lokalbehov övrigt Löpnr Beskrivning Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Summering: Lokalplan

15 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Bilaga till Lokalplan Lokalplan

16 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Innehåll 1. Planeringsförutsättningar och strategiska utgångspunkter Beskrivning av nuvarande och framtida lokalbehov Äldreboenden Nuvarande lokalbestånd Lokalernas kvalitet Framtida behov Lokaler för insatser mot kvarboende Lokaler för dagomsorg, oktober Lokaler för träffpunkter, oktober Lokaler för hemtjänstens arbetslag Biståndsenheten HSL-personal Ledning och administrativt stöd Avtalstider för lokaler inom Kvarboende och HSL samt Omsorgens hus Lokalplan

17 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun 1. Planeringsförutsättningar och strategiska utgångspunkter Syftet med lokalresursplanen är att utifrån tillgängliga kända planeringsförutsättningar beskriva nämndens/förvaltningens behov av lokaler. I bedömningen ingår behovet av nya lokaler, renoveringsbehov som beräknas uppgå till en kostnad på över 500 tkr samt behov av att utrangera lokaler. Lokalerna som Vård & Omsorg utnyttjar för sin verksamhet förhyrs av förvaltningen för service som i sin tur hyr av privata fastighetsägare eller det kommunala bostadsbolaget Eksta. Förhyrning av verksamhetslokaler är ett långsiktigt åtagande, i de flesta fall löper hyreskontrakten initialt på cirka 10 år med möjlig förlängning av 3-5 år vid varje förlängningstillfälle. För boendena Tölö Smedja och Vickan är ursprungskontraktet på 20 år. Service/fastighet ansvarar för att, på uppdrag av kommunstyrelsen, upphandla nybyggnation, ombyggnation samt förhyrning av lokaler. Förvaltningen för Vård & Omsorg genomför årligen en översyn av samtliga lokaler för att inventera behov av förändringar och förbättringar. Underlagen överlämnas till Service/fastighet som ansvarar för att tillgodose behoven. Nämnden för Vård & Omsorg upprättar årligen en lokalplan, där förändrade behov av lokaler anges. Dessa behov behandlas i kommunens lokalgrupp och förs efter beslut upp i kommunens lokalplan. Accepterade investeringar finansieras i hyresåtagandet genom höjda hyror inom tidsram av hyreskontraktet. Relationen mellan Vård & Omsorg och Service/Fastighet bygger på ett köp-sälj förhållande. Vård & Omsorg bär kostnader för planering och projektering av nya objekt och ombyggnationer på så sätt att dessa ingår i underlaget för hyresberäkningen. Lokalplan

18 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun 2. Beskrivning av nuvarande och framtida lokalbehov 2.1 Äldreboenden Nuvarande lokalbestånd Tabell 1. Befintliga lägenheter särskilda boenden december 2015 Boende Antal lght för permanentbo ende Vickan 30 (samtliga somatik) Ekhaga 94 (demens 10 somatik 84) Uppsägningsdatum Bukärrsgården Bedagården 48 (demens 28 somatik 20) 27 (samtliga demens) Kolla 71 demens 24 somatik 47) Djäknegården/ Signeshus 116 (demens 50 Geropsyk 10 somatik 54) Varav lämpliga för parboende Lägenheter för korttidsboende/ växelvård Placerin gs-ort Driftform (Avtalstid) - 10 korttid Onsala Entreprenad Onsala Entreprenad Särö Kommunal regi - Onsala Kommunal 3 Kungsbacka Avtalstid regi Entreprenad Kommunal regi Två avtal: Förändrat antal lgh permanen t jämfört med tidigare 0 0 Tölö Smedja Måhaga 58 (demens 26 somatik 32) - 50 Korttid 3 2 korttid. Kungsbacka Kungsbacka Kommunal regi 0 Fjärås Kommunal regi Lokalplan

19 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Åsa 41 (30 demens 11 somatik) 2 19 Växelvård Åsa Kommunal regi Löftagården 41 (demens 21 somatik 20) - Frillesås Kommunal regi Blåvingevägen 65 (demens 33 somatik 32) 2 Vallda Entreprenad Sammanlagt har kommunen inför lägenheter i särskilt boende. 589 lägenheter (varav 23 lägenheter lämpliga för parboende) är avsedda för permanent boende fördelat på 249 lägenheter för personer med demensproblematik och 330 för somatiskt sjuka. I nuläget har vi ett par som bor i lägenheter som är lämpliga för parboende. Förvaltningen gör en genomlysning av dessa lägenheter för att optimera behovet mot efterfrågan. Förvaltningen undersöker även möjligheten att eventuellt bygga om dessa till singel lägenheter för att matcha behovet mot efterfrågan För korttidsboende finns 62 lägenheter och för växelvård 19 lägenheter. En lägenhet av tveksam kvalitet används som akutboende och disponeras av tjänstgörande chef i beredskap. På grund av den bristande kvaliteten räknas denna lägenhet inte in i det totala antalet lägenheter. Utöver dessa lägenheter i särskilt boende har biståndsenheten anvisningsrätt till 185 lägenheter för äldre. Detta är lägenheter i ordinarie bostads bestånd som kan fördelas Lokalernas kvalitet Ekhaga äldreboende har mycket omfattande renoveringsbehov och ska renoveras samt delvis ersättas med annan lokal. Bukärrsgården ska ersättas med nytt boende. Övriga boenden har god eller mycket god standard Framtida behov Två av kommunens äldreboenden Bukärrsgården och Ekhaga har behov av omfattande ombyggnad för att kunna erbjuda en god och effektiv arbetsmiljö för personal och en trivsam boendemiljö för de äldre. Kostnaderna för att åtgärda bristerna i dessa båda boenden är betydande och ger kraftiga hyresökningar för fastigheterna och kräver överväganden inför framtida planläggning läggs Bukärrsgården ner enligt plan och ersätts med ett nytt äldreboende i Bukärr. Befintlig fastighet överlämnas till EKSTA. Det finns ännu ingen tidsplan för renoveringen av Ekhaga, men för att ge ett rimligt scenario påbörjas renoveringarna under 2020 med rivning av 26 lägenheter för att kunna bygga 40 nya lägenheter. Dessa tas i bruk 2023 då resterande lägenheter tas ur drift för att renoveras. Det är osäkert i vilken omfattning Lokalplan

20 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun boendeförhållandena medger att lägenheter utnyttjas på Ekhaga under byggnadsarbetena. Erfarenheterna av Åsaprojektet indikerar att längre tid än ett år måste avsättas för en total ombyggnation. Om Ekhaga utgår och ersätts med annat motsvarande boende kan andra planeringstider bli aktuella. För Ekhaga är tidsplaneringen mycket preliminär vilket innebär en osäker planerings- och driftsituation för nämnden och förvaltningen. Behovet av särskilda boenden är inte jämt fördelat inom kommunen. Då lägenhetsbrist förutses i kommunen kan nämnden till Service/Fastighet framföra önskemål om geografisk placering av nytt boende. Grundregeln är dock att nämnden framför sitt behov och att lokalgruppen föreslår lokalisering utifrån tillgång på tomtmark. 2.2 Lokaler för insatser för personer i eget boende Lokaler för dagomsorg, oktober 2016 Solliden i Vallda (inriktning demens) 7 platser Linden i centrala Kungsbacka (inriktning demens) 8 platser Källarbacken vid Måhaga i Fjärås (inriktning demens) 8 platser Näckrosen i centrala Kungsbacka, Västergatan (inriktning somatik) 8 platser Korallen i Åsa (inriktning somatik) 8 Platser Lokaler för träffpunkter, oktober 2016 Kyvikshus Onsala/Rydet Västergatan City Rosengatan Signeshus Älvsåker Hede Måhaga Löftagården Pölagården Anhörigcenter är en verksamhet som riktar sig till anhöriga som vårdar en anförvant i ordinärt boende. Särskild lokal för detta finns på Västergatan 21 i Kungsbacka. Verksamheten ser inget behov av nya lokaler i dagsläget men det förs diskussioner om att stänga ner träffpunkterna på Kyvikshus, Rosengatan, Hede samt Pölagården Lokaler för hemtjänstens arbetslag Arbetsområde Åsa Frillesås Onsala Arbetslokal Pölagården Bedagården Lokalplan

21 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Särö/Kullavik Öster City Varla Älvsåker/Hede Fjärås/ Gullregnet Demensteamet LSS-teamet Vallda Kyvikshus Omsorgens hus Sjöallén 9F Hede Måhaga/Omsorgens hus Gnejsvägen 51, Kungsbacka Omsorgens hus Vallda Backa Valldagruppen har en lokal som behöver renovering, och arbete pågår för att hitta lämplig ersättningslokal. Önskemål finns att befintlig hemtjänst lokal på Kyvikshus ersätts med en ny lokal på det nya äldreboendet som byggs i Bukärr. Hemtjänstlokalen på Sjöallén ligger idag i ett område som planeras att byggas om. Det råder en osäkerhet om man kommer att kunna ha kvar lokalen. Behovet av lokaler för hemtjänsten står i proportion till utbyggnaden av boendesidan. Den demografiska utvecklingen och prognostiseringen av hemtjänsttimmar visar på en ökning av behovet av hemtjänst framöver. Under åren stiger antalet personer äldre än 80 år med mellan personer per år. Högst är ökningen åren I snitt konsumerades i kommunen 100 timmars hemtjänst per person över 80 år, enligt utfall i Kostnad per brukare Med den demografiska utvecklingen, där antalet invånare blir fler i högre åldersgrupper, kommer både behovet av äldreboendeplatser och timmar i hemtjänsten att öka. Utbyggnaden av särskilda boendeplatser påverkar dock hemtjänstens utveckling. Utan full behovstäckning på boendesidan kommer behovet av hemtjänst att öka mer än prognostiserats. Detta kommer att påverka behovet av lokaler för hemtjänstgrupperna. 2.3 Biståndsenheten Enheten ansvarar för biståndsbedömning och beviljar insatser för personer som är i behov av stöd och omsorg enligt Socialtjänstlagen. Samtliga handläggare har sina arbetslokaler på Omsorgens hus i centrala Kungsbacka. Enheten är trångbodd och i behov av fler rum utöver vad som för närvarande disponeras. Förvaltningen tittar över Omsorgens hus för möjligheter till omfördelning av lokalerna. Lokalplan

22 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun 2.4 HSL-personal Samtliga sjuksköterskor för kvarboendet med undantag för sjuksköterskorna i söder har sina administrativa lokaler i Omsorgens hus. Arbetsgrupp Söder har sina arbetslokaler på Pölagården. Sjuksköterskorna för särskilda boenden har sina administrativa lokaler på respektive särskilt boende. Sjukgymnaster och arbetsterapeuter ansvarar för långsiktig och målinriktad rehabilitering till personer som beviljats omsorgsinsatser inom Vård och Omsorg. Sjukgymnaster och arbetsterapeuter har sina administrativa lokaler/fasta arbetsplatser i Omsorgens hus. Antalet personer per rum är ofta stort. Detta ska dock ställas mot det faktum att verksamheten i allt väsentligt sker ute på boendena och hemma hos patienterna. Förvaltningen tittar över Omsorgens hus för möjligheter till omfördelning av lokalerna. 2.5 Ledning och administrativt stöd Förvaltningschef, verksamhetschefer samt förvaltningens stödresurser (KUS, SOS och processenheten) har sina arbetsplatser i en inhyrd fastighet på Borgmästaregatan 5. Förvaltningen gör en genomlysning av behovet av kontorsplatser på Omsorgens hus och Borgmästaren för en eventuell sammanslagning. Lokalplan

23 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun 3 Avtalstider för lokaler inom Kvarboende och HSL samt Omsorgens hus Lokal Avtalstid Uppsägningstid Förlängning Bedagården Hemtjänst mån år Fjärås Träffpunkt mån år Frillesås Träffpunkt mån år Gathes v 108 Onsala tv 6 mån 6 mån Gnejsvägen mån år Hede mån år Hede träffpunkt mån år Korallen mån år Kullaviks Träffpunkt mån år Kyviks Servicehus mån år Källarbacken mån år Motionsvägen 33 Solliden tv 3 månader Pölagården mån år Pölagårdsvägen 11 Träffpunkt mån år Pölagårdsvägen 13 A mån år Rosengatan 19 C Träffpunkt mån år Signeshus Träffpunkt mån år Särö Träffpunkt mån år Vallda Backa mån 5 år Vallda Backa Träffpunkt mån 5 år Västerg City träffp mån år Västergatan 20 Linden mån år Västergatan 21 Näckrosen mån år Västergatan mån 3 år Sidensvansvägen 2 Träffpunkt månader 12 mån HSL Pölagårdsvägen mån år Lokalplan

24 Nämnden för Vård & Omsorg Kungsbacka kommun Övrigt Omsorgens Hus mån år Lokalplan

25 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Lokalplan VO/2016: Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad Lokalplan inklusive bilagor. Sammanfattning Syftet med lokalplanen är att ge långsiktiga planeringsförutsättningar för utnyttjande av förvaltningens lokaler. Utifrån den demografiska utvecklingen och konsumtionen av äldreboendeplatser prognosticeras behovet av framtida platser. I lokalplanen lyfts även skicket på de fastigheter som Vård & Omsorg nyttjar, för att kunna lyfta behov av större ombyggnationer. Lokalplan upprättas av alla nämnder och utgör del av kommunens flerårsbudget. Lokalplanen skickas till service fastigheter, som i samråd med den kommungemensamma lokalgruppen ansvarar för sammanställning och förslag till prioritering av lokalbehoven. Lokalplanen blir sedan en del av kommunbudgeten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Lokalplan (Vård & Omsorg) Beslutet skickas till maria.rosenberg@kungsbacka.se anders.juhlin@kungsbacka.se Expedierat/bestyrkt

26 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:64 Svar på motion om översyn av arbetsuppgifter för undersköterskor Förslag till beslut Motionen anses besvarad med hänvisning till pågående utredning inom Vård & Omsorg avseende undersköterskornas arbetsuppgifter. Sammanfattning I flertalet kommuner har man prövat att särskilja på serviceinsatser och omsorgsinsatser inom äldreomsorgen. Detta för att bättre ta tillvara på undersköterskornas kompetens samt att försöka lösa bristen på utbildad personal. De kommuner som har testat arbetsmodellen har funnit både fördelar och nackdelar med modellen. För att kunna särskilja serviceinsatser och omsorgsinsatser behöver förvaltningen för Vård & omsorg tänka nytt vad gäller dagsplaneringen, samt se över arbetsuppgifterna för undersköterskorna för att se till så att det finns uppgifter att göra även på eftermiddagen, då det är fler rena serviceinsatser som genomförs. Sannolikt är att det, åtminstone i inledningsskedet, kommer att bli dyrare med en sådan lösning. Svårigheten att rekrytera undersköterskor, samt att allt färre utbildar sig innebär att förvaltningen måste se över alternativa arbetssätt, och detta kan vara ett sätt. Det krävs dock mycket mer av organisationen innan en sådan arbetsform är möjlig. Nämnden för Vård & Omsorg arbetar idag aktivt med att finna lösningar på bemanningsproblematiken. Under våren 2016 har Nämnden för Service och Nämnden för Vård & Omsorg haft diskussioner om ett samarbete, med ett fokus på serviceinsatser. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Vård & Omsorg Karin Färnlöf Clarin /RedigerareTelefon/ karin.farnlof-clarin@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

27 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) I flertalet kommuner har man prövat att särskilja på serviceinsatser och omsorgsinsatser inom äldreomsorgen. Detta för att bättre ta tillvara på undersköterskornas kompetens samt att försöka lösa bristen på utbildad personal. De kommuner som har testat arbetsmodellen har funnit både fördelar och nackdelar med modellen. Några av kommunerna är Göteborgs stad och Gotland. Nackdelarna består i att arbetsmodellen ger en sämre kontinuitet för kunden då olika personalkategorier gör olika arbetsuppgifter. Särskilt märkbart är det hos kunder med mycket insatser. Metoden ger även en ökad bilanvändning och är därmed mindre miljövänlig. Man ser även vissa risker att det kan skapa ett A och ett B-lag genom att dela upp arbetsuppgifterna. För Kungsbacka ser vi även svårigheterna att direkt kombinera arbetsmodellen med önskad sysselsättningsgrad. Att särskilja serviceinsatser från omsorgsinsatser medför att undersköterskorna inte fyller sin dag med arbetsuppgifter. Risken är att man får arbeta fler pass och fler helger. Idag utförs det i hemtjänstgrupperna i Kungsbacka i snitt timmar serviceinsatser per månad, vilket motsvarar 36 årsarbetare. Serviceinsatserna är jämt fördelade förmiddag och eftermiddag. 49 % på förmiddagen och 51 % på eftermiddagen. Skillnaden består dock i att man på förmiddagen till större grad utför serviceinsatserna i samband med omsorgsinsatser. Det är på eftermiddagarna man hittar mer rena serviceinsatser. I dagsläget är det 80 kunder som har enbart städ som insats. Tiden för dessa insatser är 120 timmar/månad, vilket motsvarar 0,8 årsarbetare i kommunen totalt. För att kunna särskilja serviceinsatser och omsorgsinsatser behöver förvaltningen för Vård & omsorg tänka nytt vad gäller dagsplaneringen, samt se över arbetsuppgifterna för undersköterskorna för att se till så att det finns uppgifter att göra även på eftermiddagen, då det är fler rena serviceinsatser som genomförs. Sannolikt är att det, åtminstone i inledningsskedet, kommer att bli dyrare med en sådan lösning De fördelar som kommunerna som prövat arbetsmodellen såg var att det gav undersköterskorna en större möjlighet att utvecklas inom sin yrkesroll. Det höjer statusen på yrket och arbetsglädjen. Kommunen blir en attraktiv arbetsgivare. I förlängningen är det sannolikt att det kan minska sjukfrånvaron. Förvaltningen har under våren varit ute och träffat medarbetare på APT om hur man kan bli en mer attraktiv arbetsgivare. En av de lösningar som har diskuterats har varit att lägga delar av serviceinsatserna utanför hemtjänstgrupperna Svårigheten att rekrytera undersköterskor, samt att allt färre utbildar sig innebär att förvaltningen måste se över alternativa arbetssätt, och detta kan vara ett sätt. Det krävs dock mycket mer av organisationen innan en sådan arbetsform är möjlig. Nämnden för Vård & Omsorg arbetar idag aktivt med att finna lösningar på bemanningsproblematiken. Under våren 2016 har Nämnden för Service och Nämnden för Vård & Omsorg haft diskussioner om ett samarbete, med ett fokus på serviceinsatser.

28 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Karin Färnlöf Clarin Ann-Helen Svensson Helen Ljunqvist Verksamhetschef Verksamhetschef Verksamhetschef

29 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Svar på motion om översyn av arbetsuppgifter för undersköterskor VO/2016: Förslag till beslut Motionen anses besvarad med hänvisning till pågående utredning inom Vård & Omsorg avseende undersköterskornas arbetsuppgifter. Sammanfattning I flertalet kommuner har man prövat att särskilja på serviceinsatser och omsorgsinsatser inom äldreomsorgen. Detta för att bättre ta tillvara på undersköterskornas kompetens samt att försöka lösa bristen på utbildad personal. De kommuner som har testat arbetsmodellen har funnit både fördelar och nackdelar med modellen. För att kunna särskilja serviceinsatser och omsorgsinsatser behöver förvaltningen för Vård & omsorg tänka nytt vad gäller dagsplaneringen, samt se över arbetsuppgifterna för undersköterskorna för att se till så att det finns uppgifter att göra även på eftermiddagen, då det är fler rena serviceinsatser som genomförs. Sannolikt är att det, åtminstone i inledningsskedet, kommer att bli dyrare med en sådan lösning. Svårigheten att rekrytera undersköterskor, samt att allt färre utbildar sig innebär att förvaltningen måste se över alternativa arbetssätt, och detta kan vara ett sätt. Det krävs dock mycket mer av organisationen innan en sådan arbetsform är möjlig. Nämnden för Vård & Omsorg arbetar idag aktivt med att finna lösningar på bemanningsproblematiken. Under våren 2016 har Nämnden för Service och Nämnden för Vård & Omsorg haft diskussioner om ett samarbete, med ett fokus på serviceinsatser. Beslutsunderlag Expedierat/bestyrkt

30 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Expedierat/bestyrkt

31 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:118 Resultatet från Vad tycker de äldre om äldreomsorgen Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning 2016 års resultat av Socialstyrelsens enkät Vad tycker de äldre om äldreomsorgen har publicerats. Enkäten var ute under våren 2016 (mars till maj) och har skickats till alla med beslut om hemtjänst eller särskilt boende. Svarsfrekvensen sjönk från 70% 2015 till 67% 2016 för hemtjänsten, medan den ökade från 58% till 59% för särskilda boenden. Enkäten kan besvaras av anhöriga, vilket görs i större utsträckning på enkäter som riktats till de särskilda boendena än för enkäter till hemtjänsten. Kungsbackas resultat visar att inga större förändringar skett i resultatet för hemtjänsten, resultatet ligger som rikets eller något över, medan resultatet för de särskilda boendena förbättrats sedan Framförallt upplever de boende och deras anhöriga att det är lättare att få tillgång till en sjuksköterska och att personalen i högre utsträckning än 2015 har tillräckligt med tid för arbetet, är lättare att få kontakt med och har de boendes och deras anhörigas förtroende. Andelen som uppger att de besväras av ensamhet på särskilt boende har minskat jämfört med Resultatet distribueras nu till enheterna, för att varje enhet ska kunna analysera sin egen verksamhet i förhållande till sitt resultat. Analyser sker också på verksamhetsnivå, utifrån vilka effekter övergripande verksamhetsförändringar har haft på resultatet. Under våren 2017 presenterar Socialstyrelsen Öppna jämförelser, där Kungsbackas resultat rankas med övriga kommuners resultat, detta kan ge ytterligare inspel i analysen av resultatet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Linda Tilander Utvecklingsledare Vård & Omsorg Linda Tilander /RedigerareTelefon/ linda.tilander@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

32 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Resultat från enkät: Vad tycker de äldre om äldreomsorgen VO/2016: Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning 2016 års resultat av Socialstyrelsens enkät Vad tycker de äldre om äldreomsorgen har publicerats. Enkäten var ute under våren 2016 (mars till maj) och har skickats till alla med beslut om hemtjänst eller särskilt boende. Svarsfrekvensen sjönk från 70% 2015 till 67% 2016 för hemtjänsten, medan den ökade från 58% till 59% för särskilda boenden. Enkäten kan besvaras av anhöriga, vilket görs i större utsträckning på enkäter som riktats till de särskilda boendena än för enkäter till hemtjänsten. Kungsbackas resultat visar att inga större förändringar skett i resultatet för hemtjänsten, resultatet ligger som rikets eller något över, medan resultatet för de särskilda boendena förbättrats sedan Framförallt upplever de boende och deras anhöriga att det är lättare att få tillgång till en sjuksköterska och att personalen i högre utsträckning än 2015 har tillräckligt med tid för arbetet, är lättare att få kontakt med och har de boendes och deras anhörigas förtroende. Andelen som uppger att de besväras av ensamhet på särskilt boende har minskat jämfört med Resultatet distribueras nu till enheterna, för att varje enhet ska kunna analysera sin egen verksamhet i förhållande till sitt resultat. Analyser sker också på verksamhetsnivå, utifrån vilka effekter övergripande verksamhetsförändringar har haft på resultatet. Under våren 2017 presenterar Socialstyrelsen Öppna jämförelser, där Kungsbackas resultat rankas med övriga kommuners resultat, detta kan ge ytterligare inspel i analysen av resultatet. Expedierat/bestyrkt

33 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Expedierat/bestyrkt

34 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:119 Resultat Vad tycker de yngre om omsorgen Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning Under maj och juni 2016 genomfördes en enkätundersökning mot alla under 65 år med hemtjänst, för att komplettera resultatet från Socialstyrelsens undersökning mot alla över 65 år. Behovet har uppkommit efter reglementesförändringen med nämnden för Funktionsstöd, vilken resulterade i att nämnden för Vård & Omsorg tog över ansvaret för alla, oavsett ålder, med behov av insatser enligt Socialtjänstlagen och nämnden för Individ och Familjeomsorg tog över ansvaret för alla, oavsett ålder, med behov av insatser enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Det fanns ett kunskapsglapp kring hur personer under 65 år upplevde den omsorg som de får. Enkäten skickades till 70 personer, svarsfrekvensen var 51% och enkäten besvarades i stort sett uteslutande av respondenten själv. Enkätfrågorna är uppbyggda enligt de frågor som används i Vad tycker de äldre om äldreomsorgen, med vissa förändringar gjorda för att passa målgrupper. Eftersom enkätundersökningen är genomförd vid olika tillfällen och frågorna inte är exakt likadana går det inte att jämföra resultatet mellan de olika undersökningarna rätt av. Däremot noteras att personer över 65 år generellt sett är mer nöjda med omsorgen än de under 65 år, baserat på att respondenter över 65 år överlag gett mer positiva svar på enkätfrågorna. Det ställs en fråga om hur nöjd man sammantaget är med sin hemtjänst, och på denna fråga är dock svaret likartat mellan grupperna under och över 65 år. De starkaste områdena i enkäten handlar om att respondenterna känner sig trygga hemma med de insatser de får från hemtjänsten, att bemötandet från personalen är gott samt att de insatser respondenterna får hjälper dem att leva ett mer självständigt liv. Möjligheter till förbättring fanns inom områdena att kunna påverka vid vilka tider personalen kommer, att veta vart man ska vända sig med synpunkter och klagomål och om personalen brukar meddela i förväg om tillfälliga förändringar. Vård & Omsorg Linda Tilander /RedigerareTelefon/ linda.tilander@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

35 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Resultatet är överlämnat till hemtjänstgruppen under 65 år, och informationen har lämnats till alla grupper som inkluderar personer under 65 år. Resultatet kommer att omhändertas på gruppnivå för att ge effekt ut mot målgruppen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Linda Tilander Utvecklingsledare

36 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Resultat från enkät: Vad tycker de yngre om omsorgen VO/2016: Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning Under maj och juni 2016 genomfördes en enkätundersökning mot alla under 65 år med hemtjänst, för att komplettera resultatet från Socialstyrelsens undersökning mot alla över 65 år. Behovet har uppkommit efter reglementesförändringen med nämnden för Funktionsstöd, vilken resulterade i att nämnden för Vård & Omsorg tog över ansvaret för alla, oavsett ålder, med behov av insatser enligt Socialtjänstlagen och nämnden för Individ och Familjeomsorg tog över ansvaret för alla, oavsett ålder, med behov av insatser enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Det fanns ett kunskapsglapp kring hur personer under 65 år upplevde den omsorg som de får. Enkäten skickades till 70 personer, svarsfrekvensen var 51% och enkäten besvarades i stort sett uteslutande av respondenten själv. Enkätfrågorna är uppbyggda enligt de frågor som används i Vad tycker de äldre om äldreomsorgen, med vissa förändringar gjorda för att passa målgrupper. Eftersom enkätundersökningen är genomförd vid olika tillfällen och frågorna inte är exakt likadana går det inte att jämföra resultatet mellan de olika undersökningarna rätt av. Däremot noteras att personer över 65 år generellt sett är mer nöjda med omsorgen än de under 65 år, baserat på att respondenter över 65 år överlag gett mer positiva svar på enkätfrågorna. Det ställs en fråga om hur nöjd man sammantaget är med sin hemtjänst, och på denna fråga är dock svaret likartat mellan grupperna under och över 65 år. De starkaste områdena i enkäten handlar om att respondenterna känner sig trygga hemma med de insatser de får från hemtjänsten, att bemötandet från personalen är gott samt att de insatser respondenterna får hjälper dem att leva ett mer Expedierat/bestyrkt

37 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum självständigt liv. Möjligheter till förbättring fanns inom områdena att kunna påverka vid vilka tider personalen kommer, att veta vart man ska vända sig med synpunkter och klagomål och om personalen brukar meddela i förväg om tillfälliga förändringar. Resultatet är överlämnat till hemtjänstgruppen under 65 år, och informationen har lämnats till alla grupper som inkluderar personer under 65 år. Resultatet kommer att omhändertas på gruppnivå för att ge effekt ut mot målgruppen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Expedierat/bestyrkt

38 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:116 Förändring av disponering av lägenheter 2016 Förslag till beslut Nämnden beslutar att omvandla växelvårdsplatser på Åsa till lägenheter särskilt boende för personer med demenssjukdom. Beslutet innebär även att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att omförhandla avtal med externa entreprenörer av särskilda boenden så att dessa får en fördelning av lägenheter för personer med somatisk sjukdom och demenssjukdom som motsvarar aktuell behovssituation. Sammanfattning Det råder i dagsläget brist på lägenheter i särskilda boenden på grund av ökande efterfrågan och försenad utbyggnad. Det innebär att personer som beviljats bistånd för särskilt boende får vänta allt längre innan beslutet verkställs. Antalet boendeplatser som inriktats för personer med demenssjukdom understiger i dagsläget efterfrågan och därför är väntetiden för denna målgrupp än längre. Samtliga lägenheter i alla boendeformer är utformade så att de kan erbjudas för alla omsorgsformer (permanent boende, korttidsboende, växelvård). Det innebär att förvaltningen kan omdisponera inriktning. I jämförelse med Hallandsregionen har Kungsbacka kommun fler platser för korttidsvård och växelvård än vad övriga kommuner i regionen har. Det föreslås därför att 19 av dessa lägenheter omvandlas för att istället erbjudas för permanent boende för personer med demenssjukdom. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Förvaltningen har i dagssituationen svårigheter att verkställa beslut om särskilt boende på grund av begränsad tillgång till lägenheter. Samtliga fastigheter som Vård och Omsorg disponerar är utformade så att det skall vara möjligt att utnyttja dessa för permanent boende (somatik/demens) och korttidsboende och växelvård. Vid en jämförelse med övriga kommuner inom Hallandsregionen står det klart att Kungsbacka kommun har högre täthet av platser för Korttidsvård och Växelvård än vad övriga kommuner inom regionen har. Äldreomsorg Elisabeth Sjöberg elisabeth.sjoberg@kungsbacka.se 1 (5) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

39 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5) Korttidsplatser 2016 Växelvårdsplatser 2016 Korttid+ växelvård 2016 Antal invånare Antal invånare per plats Varberg 45 (7 under = avveckling) Falkenberg Laholm Halmstad Hylte Kungsbacka Baserat på dessa uppgifter föreslår förvaltningen att antalet korttidsplatser minskas och omvandlas till lägenheter särskild boende. Avsikten med förändringen är att: a) Öka kapaciteten att verkställa fattade biståndsbeslut om rätt till särskilt boende b) Minska förvaltningens förväntade budgetunderskott 2017 Vid genomarbetning av underlag inför beslut om förändring av disponering av lägenheter framkom att det råder betydande skillnader mellan disponering av utnyttjande av lägenheter i särskilda boenden i egen regi och extern regi. Avtal med externa entreprenörer utgör en kostnad per plats och dygn. De externa entreprenörerna förbinder sig att utforma utbudet utifrån det behov som förvaltningen beskriver.

40 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (5) I aktuell situation är fördelningen mellan personer som för sitt omvårdnadsbehov behöver en inriktning mot demenssjukdom och somatisk inriktning inte jämt fördelat hos de äldre som beviljats bistånd om särskilt boende Antal dagar från Beslut till 1:a erbjudande sep 15-okt 15-nov 15-dec 16-jan 16-feb 16-mar 16-apr 16-maj 16-jun 16-jul 16-aug 16-sep Demens Somatik Väntetiden för personer i behov av en omvårdnad inriktad mot demens är betydligt högre än väntetiden för de personer som har ett omvårdnadsbehov med somatisk inriktning. Vid den analys av kostnader för särskilda boenden som genomfördes av Ensolution under september 2016 framkom att omställningskostnaderna för att omvandla och byta inriktning på boendeplatser många gånger blir höga. Det är mot bakgrund av detta önskvärt att finna lösningar för omvandlingen som innebär ett kort tidsförlopp. I dagsläget är fördelningen av växelvårdsplatser och korttidsplatser följande: Korttid demens Korttid somatik Växelvård demens Växelvård somatik Vickan Smedjan Åsa Djäknegården 2 2 Total 81 Den tidsmässigt enklaste lösningen är att omvandla de befintliga 19 växelvårdsplatserna på Åsa till lägenheter för personer med demenssjukdom och att de 7 korttidsplatserna på Vickans äldreboende omvandlas till växelvårdsplatser. Den föreslagna förändringen innebär i första hand en neddragning av antalet växelvårdsplatser. Det föreslås därför även att 10 korttidsplatser på Smedjan omvandlas för att kunna erbjuda växelvård demens

41 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5) Omvandlingen ger en ny fördelning för korttidsvård/växelvård enligt följande: Korttid demens Korttid somatik Växelvård demens Växelvård somatik Vickan Smedjan Djäknegården 2 2 Total 62 Vid en förändring av disponeringen av lägenheter är det önskvärt att denna även medverkar till en jämnare ansvarsfördelning mellan egenregi och extern regi samt att lägenheternas inriktning mot demens och somatik i högre grad reflekterar behoven hos de personer som beviljats bistånd för särskilt boende. Den föreslagna omvandlingen medverkar inte till en jämnare ansvarsfördelning mellan egenregi och extern regi. Det föreslås därför att denna process inleds parallellt för att förändra inriktningen på platser hos privata entreprenörer, Verksamhetseffektivisering samt ekonomisk påverkan på budget 2017 Genom de föreslagna förändringarna uppnås flera effekter: 1. Antalet lägenheter i särskilda boenden ökar med 19 lägenheter. Fler personer beviljade biståndsansökningar kan verkställas 2. Antalet lägenheter som är inriktade mot boende för personer med demenssjukdom ökar med 19 lägenheter vilket på bättre sätt motsvarar behovet hos de som väntar på lägenhet Den ekonomiska effekten av förvandlingen är följande: Ersättning till verkställigheten för 10 platser växelvård demens Åsa: Ersättning till verkställigheten för 9 platser växelvård somatik Åsa: Totalt: Ersättning till verkställigheten för 19 platser boende demens Åsa Netto: För att kunna erbjuda nuvarande växelvårdsplatser till målgruppen personer med demenssjukdom krävs en uppdatering av säkerhet och skalskydd. Den tid som krävs för att detta skall genomföras måste medräknas vid bedömning av ekonomisk effekt. Kostnaden för förändringen beräknas till 100 tkr. Utöver skillnaden i ersättning till verkställigheten för omvårdnadsform så tillkommer ytterligare en ekonomisk effekt genom att de 19 nya hyresgästerna betalar hyra för sina lägenheter. Hyresintäkterna utgör ett kapitaltillskott om

42 KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) Sammantaget ger förändringen en positiv budgetförändring i Budget 2017 med tkr, förutsatt att en beställning till Service Fastigheter om nödvändiga ombyggnationer kan slutföras senast Elisabeth Sjöberg Verksamhetschef

43 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Förändring av disponering av lägenheter 2016 VO/2016: Förslag till beslut Nämnden beslutar att omvandla växelvårdsplatser på Åsa till lägenheter särskilt boende för personer med demenssjukdom. Beslutet innebär även att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att omförhandla avtal med externa entreprenörer av särskilda boenden så att dessa får en fördelning av lägenheter för personer med somatisk sjukdom och demenssjukdom som motsvarar aktuell behovssituation. Sammanfattning Det råder i dagsläget brist på lägenheter i särskilda boenden på grund av ökande efterfrågan och försenad utbyggnad. Det innebär att personer som beviljats bistånd för särskilt boende får vänta allt längre innan beslutet verkställs. Antalet boendeplatser som inriktats för personer med demenssjukdom understiger i dagsläget efterfrågan och därför är väntetiden för denna målgrupp än längre. Samtliga lägenheter i alla boendeformer är utformade så att de kan erbjudas för alla omsorgsformer (permanent boende, korttidsboende, växelvård). Det innebär att förvaltningen kan omdisponera inriktning. I jämförelse med Hallandsregionen har Kungsbacka kommun fler platser för korttidsvård och växelvård än vad övriga kommuner i regionen har. Det föreslås därför att 19 av dessa lägenheter omvandlas för att istället erbjudas för permanent boende för personer med demenssjukdom. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Expedierat/bestyrkt

44 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:111 Taxor och avgifter 2017 Förslag till beslut Nämnden beslutar att fastställa taxor och avgifter för år De nya nivåerna är direkt kopplade till höjningen av prisbasbeloppet för år Taxorna och avgifterna fastställs enligt följande: Förbehållsbelopp, ensamstående kr/månad Förbehållsbelopp, gifta/sammanboende kr/månad Förhöjt förbehållsbelopp, ensamstående kr/månad Förhöjt förbehållsbelopp, gifta/sammanboende kr/månad Omsorgsavgift (maxtaxan) kr/månad Hyra särskilt boende (utanför hyreslagen) kr/månad Timtaxa hemtjänst 201 kr/timme Avgift för korttidsplats, omsorg 67 kr/dygn Avgift för dagomsorg 22 kr/dygn Avgift för matdistribution 17 kr/dag Trygghetslarm 206 kr/månad Sammanfattning Taxor och avgifter inom Vård & Omsorg är baserade på prisbasbeloppet, pbb. Prisbasbeloppet för 2017 höjs från till kronor och därmed justeras följande avgifter. Kommunfullmäktige tog beslut om ett förändrat beräkningssätt för taxor och avgifter för Vård & Omsorg, I beslutet delegerar kommunfullmäktige beslutsrätt om uppräknade taxor och avgifter med anledning av nytt prisbasbelopp till nämnden för Vård & Omsorg. Beslutet togs för att minska den administrativa processen och öka tydligheten med att avgifterna kopplas till den årliga förändringen av prisbasbeloppet. Ändrade nivåer för taxor och avgifter ska redovisas till kommunfullmäktige. Vård & Omsorg Annakarin Svennebjer annakarin.svennebjer@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

45 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Beskrivning av ärendet Kommunen har rätt att ta ut avgifter för stöd- och omsorgsavgifter. Flera av de belopp som används för beräkning av kommunens avgifter är enligt socialtjänstlagen (2001:453) knutna till prisbasbeloppet (pbb). Prisbasbeloppet gäller från och med den 1 januari varje år och beräknas av Statistiska Centralbyrån. Kommunfullmäktige har tagit beslut om ett förändrat beräkningssätt för taxor och avgifter för Vård & Omsorg. Detta innebär att avgifterna förändras vid årsskiften och därmed följer de nationella ändringarna av avgiftsbeloppen enligt socialtjänstlagen. Taxor som berörs av det förändrade prisbasbeloppet, ppb, för 2017 visas i tabellen nedan. Beräkning 1 januari oktober 2016 Förbehållsbelopp, ensamstående 1,3546*ppb/ kr/mån kr/mån Förbehållsbelopp, gifta/sammanboende 1,1446*ppb/ kr/mån kr/mån Förhöjt förbehållsbelopp, ensamstående Förhöjt förbehållsbelopp, gifta/sammanboende Förbehållsbelopp *1,1 Förbehållsbelopp *1, kr/mån kr/mån kr/mån kr/mån Omsorgsavgift (maxtaxa) 0,5392*ppb/ kr/mån kr/mån Hyra särskilt boende (utanför hyreslagen) 0,5539*ppb/ kr/mån kr/mån Timtaxa Hemtjänst 10% av maxtaxan 201 kr/tim 199 kr/tim Avgift för korttidsplats Omsorg Maxtaxa/30 67 kr/dygn 66 kr/dygn Avgift för dagomsorg Maxtaxa/90 22 kr/dag 22 kr/dag Avgift för matdistribution Timtaxa/12 17 kr/dag 17 kr/dag Trygghetslarm 206 kr/mån 206 kr/mån Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kommunfullmäktige, , 98 Nämnden för Vård & Omsorg, , 13

46 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Annakarin Svennebjer Controller

47 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG Datum Maxtaxa enligt socialtjänsten, nämnden för Vård & Omsorg KS/2016: Beslut Kommunfullmäktige beslutar att fastställa högsta månadsavgiften för omsorgsavgift, maxtaxa i enlighet med socialtjänstlagen och att taxejusteringar skall ske i enlighet med lagen och de justeringar som följer av prisbasbeloppets förändringar. Taxejusteringar ska ske den 1 januari varje år om förändringar skett i prisbasbeloppet. Kommunfullmäktige delegerar rätten att fatta beslut om dessa ändringar till nämnden för Vård & Omsorg. Ändringarna ska redovisas till kommunfullmäktige. Sammanfattning Avgifter inom förvaltningen styrs av nationella riktlinjer, som träder i kraft den 1 januari. I Kungsbacka har vi tidigare beslutat att taxejuteringarna för maxtaxan inom socialtjänsten ska äga rum den 1 mars. För att undvika/ minimera risken att kommunen bryter mot socialtjänstlagen behöver vi förändra så att även vi justerar taxorna den 1 januari eller vid annan tidpunkt om lagstiftningen förändras vid annan tidpunkt. Då taxorna styrs av socialtjänstlagen behöver förändringar som sker med anledning av förändrat basbelopp eller förändringar i lagstiftningen inte beslutas i kommunfullmäktige utan kan beslutas av nämnden. Enligt förslag kommer taxorna från och med den 1 juli att justeras i enlighet med ärende KS/2016:143. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott Tjänsteskrivelse, Nämnden för Vård & Omsorg, , 13 Proposition Expedierat/bestyrkt

48 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG Datum Ordförande ställer proposition på kommunstyrelsens förslag och finner det bifallet. Beslutet skickas till VO, KLK; ekonomi, KKFFS Expedierat/bestyrkt

49 KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Förändrat beräkningssätt av avgifter och ändrat avgiftsår, förvaltningen för Vård & Omsorg VO/2016: Beslut förslag till fullmäktige Nämnden för Vård & Omsorg föreslår kommunfullmäktige besluta att: Belopp (maxtaxa, minimibelopp, hyra särskilt boende) enligt socialtjänstlagen följer ändring av prisbasbeloppet (ppb) och ska därför gälla från och med 1 januari varje år Beräkningssättet istället för den faktiska avgiften godkänns Sammanfattning Avgifter inom förvaltningen styrs av nationella riktlinjer, som träder i kraft den 1 januari, och av kommunfullmäktiges beslut som träder i kraft den 1 mars (avgiftsår). För att undvika/ minimera risken att kommunen bryter mot socialtjänstlagen behövs det tydligare riktlinjer. De nationella beloppen maxtaxa, minimibelopp och hyra i särskilt boende baseras på prisbasbelopp, pbb och beroende om pbb höjs eller sänks så måste kommunen införa minst ett av beloppen den 1 januari för att undvika brott mot socialtjänstlagen (se bilaga Sänkt och höjt prisbasbelopp ). Varje år beräknas avgifterna utifrån ett förändrat prisbasbelopp och eventuella ändringar lämnas för beslut till nämnden och kommunfullmäktige. Detta är en mycket tidskrävande, administrativ process för alla inblandade. Nämnden föreslår att fullmäktige beslutar att godkänna beräkningssättet istället för den faktiska avgiften. Förvaltningen informerar nämnden och kommunfullmäktige varje år om de aktuella beloppen. Beslutsunderlag Expedierat/bestyrkt

50 KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Tjänsteskrivelse, Arbetsutskottet , 12 Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Expedierat/bestyrkt

51 KUNGSBACKA KOMMUN Arbetsutskottet för Vård & Omsorg PROTOKOLLSUTDRAG Datum Kommunikationsplan angående höjda avgifter Beslut Informationen noteras i protokollet. Sammanfattning Annakarin Svennebjer och Marie Wikström informerar om nya nivåer för taxor och avgifter med anledning av uppräknat prisbasbelopp för år Expedierat/bestyrkt

52 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:101 Månadsrapport okt 2016 Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg antecknar informationen till protokollet och ställer sig bakom den ekonomiska analysen. Sammanfattning Vård & Omsorg har ett negativt resultat på kronor efter oktober månad I utfallet ingår även de projekt som är tänkta att finansieras ur resultatfonden med kr. Prognosen för helåret exklusive resultatfondsprojekt är kronor. Sjukfrånvaron inom Vård & Omsorg är för september månad 8,59 procent vilket är 0,40 procent procentenheter lägre än samma månad föregående år. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Vård & Omsorg Annakarin Svennebjer 1 (8) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

53 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (8) Beskrivning av ärendet Ekonomiskt utfall per funktionsområde Differens mot budget Resultatfondsprojekt Differens mot budget exklusive resultatfondsprojekt Prognos i tkr exklusive resultatfondsprojekt Nämnd Förvaltningsgemensamt Kvarboende ÄBO HSL KUS Myndighetsutövning Entreprenader Stöd och Styrning Totalt Resultatfondsprojekt Utfall tom oktober, tkr Prognos IBIC -292 IBIC, bistånd Ny ekonomimodell Nytt verksamhetssystem Välfärdsteknologi Klassifikation HSL Mål & Vision Införande av ICF Attraktiva äldreboenden Totalt

54 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (8) Nämnd För 2016 prognostiserar nämndverksamheten ett nollresultat. Förvaltning gemensamt Förvaltningens reserv finns budgeterad under denna verksamhet och beräknas generera ett överskott om ca 4,0 miljoner kronor. Kvarboende Kvarboendet består av särskilda uppdrag och hemtjänst. I särskilda uppdrag ingår: Dagomsorg Anhörigstöd Träffpunkter Fixaren Pool och administration Larm Nattpatruller Särskilda Uppdrag Särskilda uppdrag visar ett utfall på kronor per oktober. Prognosen för helåret är kronor. Hemtjänsten I oktober är utfallet kronor. Prognosen för helåret är kronor. Under året har verksamheten haft svårt att rekrytera personal i den utsträckning det behövs och övertidskostnaden har ökat. Den kostnaden har ökat ännu mer under sommaren. Löneökningen för undersköterskorna beräknas ha första utbetalningen i oktober. Retroaktiv lön från maj betalas ut i november. Eftersom verksamheten redan idag har ett underskott beräknas detta bli ännu större då löneökningarna betalas ut. Äldreboende Äldreboendena har per september månad ett utfall på kronor. Prognosen för innevarande år är kr. Det prognostiserade underskottet beror på ökad vårdtyngd vilket har medfört ökade personalkostnader samt att det har varit en hög personalomsättning under året. Äldreboendena har under året infört önskad sysselsättningsgrad för medarbetarna vilket medför ökade kostnader i uppstartsfasen. I november månad har de nya lönerna från årets lönerevision betalats ut, verksamheten kommer att kompenseras med motsvarande belopp (ca 550 tkr) senare i år.

55 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (8) Hemsjukvård och rehabilitering Hemsjukvården har efter oktober ett utfall på kronor och en helårsprognos på kronor. Hemsjukvården har en negativ prognos då bemanningsläget inför sommaren varit problematiskt. Tyngden på verksamheten upplevs ha ökat efter det nya hemsjukvårdsavtalet, som infördes Kvalitet utveckling säkerhet Verksamheten har ett resultat per september på kronor och prognostiserar med ett resultat på kronor för Överskottet beror till största delen på att kostnaden för licenser och mindre fastighetsunderhåll är lägre än förväntat. Myndighetsutövning består av två delar, entreprenader och bistånd Prognosen för bistånd visar på ett underskott om kronor. Detta beror främst på att hemtjänsttimmarna och antalet hemtjänstbrukare ökar. Utfallet är timmar över budget för januari-oktober och antalet kunder har under samma period ökat med 62 stycken. Kundintäkterna förväntas bli något högre än budgeterat, samt att kostnaden för köpta platser visar ett överskott, på grund av att ett par köpta platser avslutats och lösningar inom kommunen har istället kunnat användas. Entreprenader Totalt visar entreprenaderna ett överskott på kronor, vilket främst beror på lägre beläggning än budgeterat på de externa boendena. Stöd och Styrning Verksamheten har ett resultat på kronor och prognostiserar med ett överskott på kronor för Överskottet beror på vakanta tjänster.

56 KUNGSBACKA KOMMUN 5 (8) Hemtjänsttimmar 2016, Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Budget 2016 Utfall 2016 Utfall Antal kunder Okt 15 Nov 15 Dec 15 Jan 16 Feb 16 Mar 16 Apr 16 Maj 16 Jun 16 Jul 16 Aug 16 Sep 16 Okt 16

57 KUNGSBACKA KOMMUN 6 (8) Personaluppföljning tom september Anställda Antalet månadsanställda har ökat sedan hösten 2015 som ett led i att verksamheten Åsa äldreboende öppnade. Samtidigt har antalet hemtjänsttimmar och behovet på särskilt boende ökat vilket medfört utökning av antalet anställda. Ytterligare en förklaring till att antalet anställda ökat är utflytten av stödfunktionerna inom HR, ekonomi och kommunikation till förvaltningen, vilket ägde rum i maj Timmar utförda av timavlönade För att hantera snabba förändringar så som sjukfrånvaro och vård av barn används timavlönade. Andelen timmar utförda av timavlönade är lägre årets första nio månader jämfört med samma period de föregående två åren. Det finns olika faktorer som påverkar detta, dels har sjukfrånvaron varit lägre, men även införandet av önskad sysselsättningsgrad har påverkan på utfallet. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har under föregående år haft en positiv utveckling vilket håller i sig på innevarande år. Sjukfrånvaron under september månad har ökat något men ligger fortfarande något under nivån vid samma period förra året, 0,40 %. Främst är det korttidssjukfrånvaron som ökat sedan augusti i år då sjukfrånvaron var den lägsta, vid jämförelse av samma period, sedan Sjukfrånvaron inom Vård & Omsorgssektorn är den högsta bland alla sektorer i Sverige. Det innebär att detta är en fråga som alltid är viktig i vår verksamhet och vi behöver arbeta aktivt med olika typer av åtgärder. Samtliga av våra enheter bedriver ett omfattande systematiskt arbetsmiljö-arbete med både rehabilitering och förebyggande åtgärder. Det handlar till exempel om prioriteringsordning vid hög arbetsbelastning och om riskbedömningar kopplat till förändringar i verksamheten. Under de senaste 18 månaderna har vi också ökat antalet chefer i verksamheten för att möjliggöra ett mer nära ledarskap. Cheferna ska ha möjlighet att finnas närvarande ute i verksamheterna för att se och åtgärda de problem som eventuellt finns så tidigt som möjligt. Med den nya sjukskrivningsrutinen hjälper vi också medarbetarna att undvika sjukskrivning som inte är nödvändig.

58 KUNGSBACKA KOMMUN 7 (8)

59 KUNGSBACKA KOMMUN 8 (8) Lillemor Berglund Förvaltningschef Annakarin Svennebjer Controller Hanna Fälldin HR-generalist

60 REDOVISNING AV AKTUELLT LÄGE FÖR: Särskilt boende Inkomna ansökningar Varav annan kommu n Antal personer som väntar på särskilt boende* Varav dement a Varav annan kommun Avslag ansökan Antal personer som tackat nej till erbjuden plats Antal personer som tackat ja till erbjuden plats Varav annan kommu n Antal tillgängliga lägenheter ** Okt Nov Dec Jan Feb 16 Mar 16 Apr 16 Maj 16 Juni 16 Juli 16 Aug 16 Sep Okt *Den siste i månaden **Lägenhet utan kontrakt den siste i månaden

61 2. Vårdtagare samt kostnader för utskrivningsklara patienter Antal brukare Antal dagar Beräknad kostnad Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Anm. Antal personer skall enbart räknas per månad, då samma person kan vara aktuell under mer än en månad.

62 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:123 Delegeringsbeslut oktober 2016 Förslag till beslut Nämnden godkänner redovisningen. Sammanfattning För kännedom redovisas 500 fattade delegeringsbeslut (varav fyra avslag och fem delavslag) under perioden 1-31 oktober Besluten redovisas i listor med sidnummer 1-28, daterade den 3 november 2016 i ärenden rörande: - hemtjänst - vårdbidrag - dagomsorg - matdistribution - trygghetslarm - särskilt boende - korttidsplats - ledsagarservice - avlösning Handläggare inom Individ & Familjeomsorg har fattat ett delegeringsbeslut avseende en person som har insatser enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), under perioden 1-31 oktober Beslutet redovisas i en lista med sidnummer 1, daterad den 1 november 2016 i ärende rörande: -hemtjänst Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Vård & Omsorg Cajsa Löfmark cajsa.lofmark@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

63 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Cajsa Löfmark Nämndsekreterare

64 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2016:113 Sammanträdesdagar 2017 för Vård & Omsorg Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg fastställer sammanträdesdagar för år Sammanfattning Förslag på sammanträdesdagar avseende planeringsdagar, arbetsutskott, nämndsammanträden och avtackning/uppvaktning presenteras. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Sammanträdesdagar år 2017 för Vård & Omsorg Cajsa Löfmark Nämndsekreterare Vård & Omsorg Cajsa Löfmark (1) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

65 Datum Diarienummer VO/2016:113 Sammanträdesdagar för Vård & Omsorg 2017 Planeringsdag (heldag) Arbetsutskott (kl. 14) Nämndsammanträde (kl. 14) Avtackning/ uppvaktning (kvällstid) 01-feb 08-feb 22-feb 08-mar 05-apr 03-maj 22-mar 19-apr 17-maj 31-maj 14-jun 12-jun 16-aug 09-aug 23-aug 06-sep 04-okt 08-nov 20-sep 18-okt 22-nov 29-nov 13-dec 04-dec Deltagare på planeringsdag: Samtliga ledamöter och ersättare i nämnden. Deltagare på avtackning/uppvaktning: Arbetsutskottets ledamöter. Lokaler: Meddelas senast i kallelsen. Vård & Omsorg Cajsa Löfmark cajsa.lofmark@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

66 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG Datum Leva livet-priset Beslut Utdelningen av Leva livet-priset noteras i protokollet. Sammanfattning Årets Leva livet-pris delas ut av nämnden för Vård & Omsorgs ordförande Marianne Kierkemann (M) till Demensteamet med följande motivering: Demensteamet utför sitt arbete med hög moral, etik och en härlig arbetsglädje! De visar även stor flexibilitet, inte minst för våra anhöriga som vi stödjer inom demenssjukvården. Demensteamet är en del av Kungsbackas kommunala vård och omsorg. De har hög kompetens och lång erfarenhet av att arbeta med människor som har en demenssjukdom. Teamet strävar efter att förstärka de friska egenskaperna hos varje individ. Beslutet skickas till VO Expedierat/bestyrkt

67 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG Datum Rapport om ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 2, 2016 (Nämnden för vård & Omsorg) KS/2016: Beslut Rapport från nämnden för Vård & Omsorg enligt 16 kap 6 f socialtjänstlagen och 28 f lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, noteras i protokollet. Sammanfattning Enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade har kommunerna skyldighet att rapportera alla gynnande nämndbeslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Kommunen ska även rapportera in avbrott i verkställigheten av gynnande beslut om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader. Rapporteringen sker på individnivå varje kvartal. Förvaltningen för Vård & Omsorg i Kungsbacka hade den 30 Juni 2016, 36 beslut enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen, som inte verkställts inom tre månader. 32 brukare har tillkommit under kvartal 2, Fyra brukare är kvar sedan tidigare kvartalsrapportering. Samtliga återrapporterade brukare och sex av de nya inrapporterade har tackat nej till erbjudande om plats på äldreboende minst en gång. Förvaltningen för Vård & Omsorg i Kungsbacka hade den 30 Juni 2016, totalt 26 beslut enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen som inte verkställts inom tre månader och som inte blivit erbjudna plats på äldreboende. Samtliga ärenden gäller beslut om särskilt boende. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen, , 201 Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 226 Expedierat/bestyrkt

68 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunfullmäktige PROTOKOLLSUTDRAG Datum Tjänsteskrivelse, Nämnden för Vård & Omsorg, , 86 Anföranden Anförande hålls av Emma Vildstrand (MP), Christian Haneson (L), Fredrik Hansson (L), Maj-Britt Rane Andersson (S) och Johan Tolinson (S). Proposition Ordförande Per Ödman (M) finner att det finns ett förslag till beslut, det vill säga kommunstyrelsens förslag, och att kommunfullmäktige beslutar enligt det. Beslutet skickas till VO, Kommunrevisionen Expedierat/bestyrkt

69 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2016 Kungsbacka kommun Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal

70 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Avgränsningar Metod Lokalförsörjningsprocessen och hyresavtal Roller och ansvarsområden inom ramen för lokalförsörjningsprocessen Samverkan i lokalförsörjningsprocessen Utformning av hyresavtal Klagomål och tvister Samlad bedömning Slutsatser Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden och rekommendationer...19 Bilagor: Bilaga 1 - Bakgrund Bilaga 2 - Revisionskriterier Bilaga 3 - Källförteckning 1

71 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY granskat samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Granskningen avser kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för förskola och grundskola samt nämnden för individ- och familjeomsorg. Granskningen visar att det innan sommaren 2016 anställdes en ny lokalplanerare på heltid vid förvaltningen för service. Heltidstjänsten som lokalplanerare var tidigare vakant under en längre period. Under tiden som heltidstjänsten var vakant arbetade enhetschefen för lokalförsörjning vid förvaltningen för service till viss del även som lokalplanerare. Av granskningen framkommer att det under denna period inte genomfördes månadsvisa möten med de lokalansvariga vid förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individoch familjeomsorg. Av granskningen framkommer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill visar granskningen att lokalförsörjningsprocessen inte är tydligt dokumenterad. Under flera intervjuer framkommer att kommunstyrelsens arbetsutskotts (KSAU) hantering av lokalplanen inte upplevs som transparent samt att det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Det framkommer även att KSAU inte upprättar och beaktar konsekvensanalyser vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Vidare framkommer att KSAUs återkoppling till förvaltningarna vid omprioritering av lokalbehoven inte upplevs som tillräcklig. I granskningen framkommer att det inte finns gränsdragningslistor till samtliga internhyresavtal som förvaltningen för service tecknat med förvaltningarna. Detta har vid vissa tillfällen skapat otydligheter vad gäller ansvaret för hyrda lokaler. Vidare framkommer att ansvaret för verksamhetsanpassningar av lokaler samt underhåll och reparationer inte upplevs som tydligt. Granskningen visar att det genomförs kundråd med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Under kundråden ska frågor kopplat till klagomål, tvister och andra synpunkter diskuteras. Kundråden med de två förvaltningar upphörde under 2015 men ska återupptas under Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en återkoppling till berörd nämnd avseende beslut om omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Nämnden för service bör tillse att gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret för hyrda lokaler mellan hyresvärd och hyresgäst upprättas för samtliga interna hyresavtal. Nämnden för service bör tillse att lokalförsörjningsprocessen dokumenteras samt hur samverkan i processen ska fungera. Nämnden för service bör tillse att förvaltningens uthyrningsprocess av lokaler dokumenteras. 2

72 2. Inledning 2.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt det väsentligt att genomföra en granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Bakgrunden till granskningen beskrivs i bilaga Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om granskade nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill syftar granskningen till att bedöma om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Hur har nämnderna säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Hur säkerställer nämnderna en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Har nämnderna utarbetat rutiner och riktlinjer för hur samverkan ska bedrivas inom lokalförsörjningsprocessen? Finns det riktlinjer eller rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och efterlevs dessa? Hur hanteras klagomål och tvister vad gäller hyresavtal mellan hyresgäst och fastighetsägare? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga Avgränsningar Granskningen avgränsas till att avse kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för förskola och grundskola. Granskningen har inriktats mot samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Källförteckning framgår av bilaga 3. Därtill har en granskning genom jämförelse av fem interna hyresavtal genomförts. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3

73 3. Lokalförsörjningsprocessen och hyresavtal I detta kapitel beskrivs resultatet av granskningen utifrån de iakttagelser som vi bedömer vara mest relevanta. För varje iakttagelse framgår först vår bedömning och därefter underlagen för bedömningen. Avsnitt Våra iakttagelser Innan sommaren 2016 anställdes en ny lokalplanerare på heltid vid förvaltningen för service efter att heltidstjänsten varit vakant under en längre period. Lokalplaneraren ansvarar för den övergripande lokalplaneringen i kommunen. Den vakanta tjänsten har medfört att det inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och samtliga förvaltningars lokalansvariga. I granskningen framkommer att detta försvårat samverkan mellan förvaltningen för service och vissa förvaltningar inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Det saknas riktlinjer och rutiner för hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Lokalförsörjningsprocessen är därtill inte tydligt dokumenterad. I granskningen framkommer att KSAU inte upprättar konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. KSAUs återkoppling till förvaltningarna vid omprioritering av lokalbehoven upplevs inte vara tillräcklig. Därtill framkommer att verksamheterna önskar ökad samverkan vid byggnation av nya boenden. Granskningen visar att det saknas riktlinjer och rutiner för hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Uthyrningsprocessen av lokaler är inte dokumenterad. I granskningen framkommer att det inte finns gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret mellan Fastigheter och hyresgäst för samtliga internhyresavtal. Detta har vid vissa tillfällen bidragit till att skapa en situation där ansvarsförhållandet mellan Fastigheter och hyresgäst varit otydligt. I granskningen framkommer att ansvaret för underhåll och reparationer samt vad som är en verksamhetsanpassning av en lokal inte upplevs tydligt. Ansvaret för underhåll är till exempel inte tydligt specificerat i de interna hyresavtalen. Det genomförs kundråd med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Kundråden med dessa två förvaltningar ska återupptas under Roller och ansvarsområden inom ramen för lokalförsörjningsprocessen Vår bedömning Vi bedömer att nämnden för service inte säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Vi ser dock positivt på det utvecklingsarbete som pågår. Granskningen visar att lokalplaneraren vid förvaltningen för service har en central roll i samverkan med övriga förvaltningar. Detta främst genom samverkan med respektive lokalansvarig på förvaltningarna. Heltidstjänsten som lokalplanerare har under en längre period varit vakant. Detta har medfört att vissa förvaltningar till exempel inte fått återkoppling på de behov som kommunicerats till förvaltningen för service. Den nya lokalplaneraren har påbörjat ett utvecklingsarbete genom att återuppta de månadsvisa mötena med samtliga förvaltningars lokalansvariga. Därtill visar granskningen att det pågår ett arbete med att inrätta kvartalsvisa möten där samtliga lokalansvariga ska träffas. 4

74 Underlag för bedömning Lokalförsörjningsprocessen Kommunfullmäktige antog i november 2014 en lokalpolicy. Av lokalpolicyn framkommer att kommunen genom en aktiv lokalförsörjning och förvaltning ska tillhandahålla och bibehålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler över tid. Nämnden för service ansvarar enligt antaget reglemente för ny-, till- och ombyggnad av lokaler samt fastighetsförvaltning och fastighetsunderhåll. I april 2016 omorganiserades förvaltningen för service till att bestå av fyra affärsområden. Affärsområde produktion består bland annat av verksamheterna Fastigheter och Lokalförsörjning. Nedan framkommer en organisationsbild över förvaltningen för service: Figur: Organisationsschema över förvaltningen för service Inom ramen för lokalförsörjningsprocessen ansvarar verksamheten Fastigheter för att sammanställa och bereda förvaltningarnas lokalbehov medan verksamheten Lokalförsörjning arbetar med att utreda hur lokalbehovet kan lösas. Nedan beskrivs lokalförsörjningsprocessen i kommunen översiktligt. Respektive förvaltning genomför årligen en behovsanalys för att bedöma verksamheternas lokalbehov. Behovsanalysen resulterar i en lokalplan som respektive nämnd beslutar om senast i december. I lokalplanen prognostiseras och beskrivs nämndernas lokalbehov över en femårsperiod. Lokalbehoven formuleras i volymmått uttryckt i till exempel behovet av antal stödboenden eller antal elevplatser. När respektive nämnd antagit lokalplanen ansvarar Fastigheter för att sammanställa nämndernas lokalbehov. Därefter bereder Fastigheter lokalbehoven i en styrgrupp som leds av fastighetschefen. Styrgruppen bedömer lokalbehoven utifrån nedanstående fyrastegsmodell som beslutades av nämnden för service i juni 2015: 1. Inte tillgodose behovet 2. Leda om behovet av till exempel elever till ledig kapacitet i andra lokaler 3. Bygga om- eller till befintliga lokaler 4. Bygga nya lokaler Vid intervju med fastighetschef framkommer att beslutet att arbeta i enlighet med fyrastegsmodellen förstärkt fastighetschefens mandat att fatta beslut i lokalfrågor vilket upplevs som positivt. Därtill innebär beslutet att alternativa lösningsförslag ska utredas innan nyproduktion väljs. Verksamheten Lokalförsörjning ansvarar för att utreda de behov som 5

75 styrgruppen beslutat och beställer. Utredningarna kan till exempel bestå av att redovisa vad en ombyggnation innebär i tid, kostnad och kvalitet jämfört med en nybyggnation. När styrgruppen beslutat om lösningsförslag utifrån fyrastegsmodellen ansvarar lokalgruppen för att utarbeta förslag till kommunövergripande lokalplan. Lokalgruppen är en kommunövergripande arbetsgrupp som består av en markstrateg, lokalplanerare, investeringscontroller och fastighetschef. När lokalgruppen utarbetat förslag till lokalplan ansvarar fastighetschefen och lokalplaneraren vid förvaltningen för service för att presentera lokalplanen för kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU). Detta sker i samband med budgetberedningen. KSAU har möjlighet att prioritera bland lokalprojekten. Lokalplanen hanteras därefter inom ramen för budgetberedningen och fastställs av kommunfullmäktige i samband med kommunbudgeten i juni. Under intervjuer med kommundirektören, investeringscontroller och förvaltningen för vård och omsorg framkommer att KSAU i större omfattning bör beakta de konsekvenser som uppstår för förvaltningarna vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Det framkommer även att KSAUs återkoppling till berörd förvaltning vid omprioritering av ett lokalbehov inte är tillräcklig. Detta beskrivs närmare under avsnitt se Roller- och ansvarsfördelning i förvaltningarna Vid verksamheten Fastigheter anställdes i juni 2016 en lokalplanerare på heltid. Lokalplaneraren ansvarar för den övergripande lokalplaneringen i kommunen. Därtill ansvarar lokalplaneraren för att månadsvis träffa förvaltningarnas lokalansvariga för att föra en dialog om verksamheternas lokalbehov. Vid intervju med förvaltningen för service framkommer att heltidstjänsten som lokalplanerare varit vakant under en längre period. Under denna period har enhetschefen för lokalförsörjning delvis arbetat även som lokalplanerare. Vidare framkommer att den vakanta heltidstjänsten som lokalplanerare medfört att det inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Enligt intervjuad lokalplanerare pågår ett arbete med att återuppta de månadsvisa mötena med förvaltningarnas lokalansvariga. Lokalplaneraren arbetar även med att skapa ett forum där lokalplaneraren träffar samtliga lokalansvariga gemensamt vid ett tillfälle per kvartal. Syftet med de kvartalsvisa mötena är bland annat att skapa en mötesplats där samtliga lokalansvariga får träffas för att utbyta erfarenheter. Mötena syftar även till att skapa ett forum för att kunna kommunicera nyheter och förändringar kopplat till lokalförsörjningsprocessen vid ett gemensamt tillfälle. Vid varje förvaltning finns en lokalansvarig som är särskilt ansvarig för förvaltningens lokalfrågor och lokalplanerarens kontaktperson på förvaltningen. Lokalansvariga ansvarar för att sammanställa de lokalbehov som finns inom respektive förvaltning och kommunicera behovet till lokalplaneraren. Lokalansvarigas uppdrag finns inte tydligt dokumenterat. Under intervjuer framkommer att de lokalansvarigas arbetssätt skiljer sig mellan förvaltningarna. Vid förvaltningen för förskola och grundskola deltar till exempel lokalansvarig på arbetsutskottets sammanträden och vid vissa tillfällen på nämndsammanträdet. Detta i syfte att informera och diskutera lokalfrågan med utskottet och nämnden. Motsvarande sker inte på andra förvaltningar. Utöver respektive nämnds lokalplan kan det under året uppstå behov av förändringar av befintliga lokaler eller andra frågor som berör verksamheternas lokalbestånd. Respektive lokalansvarig ska vid dessa tillfällen kommunicera behovet till lokalplaneraren. Lokalplaneraren ansvarar därefter för att förvaltningens behov tas upp och diskuteras på de 6

76 veckovisa lokalsamordningsmöten som sker på Fastigheter. Under lokalsamordningsmötena deltar utöver lokalplaneraren bland annat fastighetschef, drift- och underhållschef samt hyreschef. Lokalplaneraren ansvarar därefter för att återkoppla beslutet i lokalsamordningsgruppen till aktuell lokalansvarig. Enligt förvaltningen för förskola och grundskola behöver återkopplingen från lokalplaneraren till förvaltningens lokalansvarig ske i högre takt än vid de månadsvisa mötena. Vid intervjuer framkommer att den tidigare vakanta heltidstjänsten som lokalplanerare påverkat kommunikationen och samarbetet med förvaltningen för service negativt. Återkopplingen på de behov som förvaltningarna kommunicerat har till exempel inte upplevts som tillräcklig. Därtill framkommer att lokalförsörjningsprocessen uppfattas som otydlig då det är en utmaning att förstå vem som ansvarar för vad inom ramen för processen. För de lokalprojekt som innebär nybyggnation aktualiseras frågan om lokalisering av den planerade byggnaden. Kommunledningskontoret ansvarar för att genomföra lokaliseringsutredningar. I en lokaliseringsutredning utreds var den planerade byggnaden kan uppföras i kommunen. Enligt förvaltningen för individ- och familjeomsorg samt förskola och grundskola är det en utmaning vid nybyggnation att kommunen äger lite mark vilket försvårar möjligheten för nybyggnation. Vid intervju med förvaltningarna framkommer att bristen på tillgång till mark medfört att förvaltningens lokalbehov inte alltid kunnat tillgodoses Samverkan i lokalförsörjningsprocessen Vår bedömning Vi bedömer att det saknas rutiner och riktlinjer för hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt vår bedömning är arbetssättet för hur samverkan ska genomföras inte dokumenterat i tillräckligt hög utsträckning. Flera intervjuade i granskningen upplever att avsaknaden av till exempel process-, uppdragsbeskrivningar och rutiner medfört att det är en utmaning att förstå hur lokalförsörjningsprocessen samt samverkan i processen ska fungera. Samverkan i och mellan nämnderna inom ramen för lokalförsörjningsprocessen skiljer sig åt. Granskningen visar till exempel att förvaltningarna i olika omfattning informerar och involverar respektive nämnd i arbetet med lokalförsörjning. Vi bedömer att det finns ett antal utvecklingsområden för att säkerställa en tillfredställande samverkan i lokalförsörjningsprocessen. Flera intervjuade i granskningen upplever att KSAUs hantering av lokalplanen inte är transparent samt att det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Även KSAUs återkoppling till respektive förvaltning vid omprioritering av ett lokalbehov upplevs av flera förvaltningar som bristfällig. En verksamhetsanpassning av en lokal ska enligt kommunens lokalpolicy bekostas av hyresgästen. Granskningen visar dock att flera förvaltningar upplever att det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal och vem som ska bekosta denna. Mot bakgrund av detta bedömer vi att innebörden av en verksamhetsanpassning bör tydliggöras Underlag för bedömning Riktlinjer och rutiner för samverkan Under flera intervjuer framkommer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. 7

77 Lokalförsörjningsprocessen var tidigare översiktligt dokumenterad i dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun. Dokumentet antogs 2014 och reviderades senast i januari Den process och information som framkommer i Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun överensstämmer dock inte med det nuvarande arbetssättet, till exempel vad gäller Fastigheters mandat samt beslut att starta förstudier för att utreda lokalbehov. Därtill framkommer under intervjuer att dokumentet upplevs otydligt avseende vem som har rätt att fatta beslut inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt fastighetschefen ska lokalplaneraren få i uppdrag att se över dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun. Vid intervjuer med förvaltningarna framkommer att det upplevs som bristfälligt att lokalförsörjningsprocessen inte är tydligt dokumenterad i till exempel process-, uppdragsbeskrivningar och rutiner. Därtill framkommer att avsaknaden av process-, uppdragsbeskrivningar och rutiner skapat utmaningar i form av att skapa en förståelse för hur lokalförsörjningsprocessen och samverkan i processen ska fungera. I nedanstående avsnitt beskrivs hur förvaltningen för service, förvaltningen för vård och omsorg, förvaltningen för individ- och familjeomsorg, förvaltningen för förskola och grundskola samt kommunledningskontoret samverkar inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill beskrivs de utmaningar vad gäller samverkan som framkommit under intervjuer med förvaltningarna Nämnden för service Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Tydligare kommunicera information om förändringar kopplat till lokalförsörjningsprocessen till övriga förvaltningar. Förvaltningarnas lokalansvariga bör i högre omfattning rapportera information om lokalförsörjningsprocessen till respektive nämnd. Skapa en kultur i lokalförsörjningsprocessen där kommunen ses som en aktör. Enligt förvaltningen för service är det ett utvecklingsområde för verksamheterna Fastigheter och Lokalförsörjning att tydligare kommunicera information om förändringar som berör lokalförsörjningsprocessen till övriga förvaltningar. Under intervjuer framkommer till exempel att nämnden för service beslut att tillämpa fyrastegsmodellen (se ) inte var känt hos samtliga förvaltningar. Enligt nämnden för service presidium ska den nyanställda lokalplaneraren arbeta med att utveckla dialogen med övriga förvaltningar genom framförallt de lokalansvariga i respektive förvaltning. Därtill framkommer vid intervju med nämnden för service presidium att förvaltningarnas lokalansvariga i högre omfattning ska rapportera information om lokalförsörjningsprocessen till respektive nämnd. Detta för att säkerställa att nämnderna har information om arbetet i lokalförsörjningsprocessen. Förvaltningen för service har under året genomfört möten med förvaltningen för vård och omsorg, förvaltningen för plan och bygg samt förvaltningen för förskola och grundskola. Under 2015 genomfördes två möten mellan förvaltningen för service och förvaltningen för vård och omsorg som följdes upp av två möten under våren Under dessa möten diskuterades bland annat samarbetet mellan förvaltningarna kring lokaler. 8

78 Utöver mötena med vissa förvaltningar har förvaltningen för service genomfört möten med det kommunala bostadsbolaget Eksta. Under dessa möten har frågor kopplat till lokalförsörjningen diskuterats, till exempel överlåtelse av fastigheter, arbetsformer och uppdrag. Enligt nämnden för service presidium deltar enhetschefen för lokalförsörjning återkommande på nämndens sammanträden för att redovisa aktuell status för pågående lokalprojekt. Syftet med detta är att nämnden ska ha aktuell information om pågående lokalprojekt. Förvaltningen för service genomför kundråd med verksamhetsföreträdare för samtliga förvaltningar som hyr lokaler. Under kundråden ska frågor som avser till exempel fel, klagomål, tvister och andra synpunkter kopplat till lokaler diskuteras. När heltidstjänsten som lokalplanerare blev vakant under 2015 upphörde kundråden med förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Enligt fastighetschefen ska kundråden återupptas med dessa två förvaltningar under Vid intervju med fastighetschef framkommer att det är ett utvecklingsområde att i högre omfattning skapa en kultur inom ramen för lokalförsörjningsprocessen där kommunen ses som en aktör. För att lokalförsörjningsprocessen ska fungera är det enligt fastighetschefen av stor vikt att samtliga aktörer som berörs av processen arbetar i enlighet med den. Enligt uppgift har det till exempel förekommit att vissa förvaltningar vid enstaka tillfällen ordnat lokaler på egen hand. Enligt förvaltningen för service ska följande mötesformer för samverkan med förvaltningarna finnas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen: Lokalplaneraren ska genomföra månadsvisa möten med förvaltningarnas lokalansvariga. Därtill arbetar lokalplaneraren med att inrätta ett forum där samtliga lokalansvariga träffas en gång per kvartal. Förvaltningen för service ska genomföra kundråd där representanter från förvaltningen träffar verksamheterna i kommunen Nämnden för vård och omsorg Vid förvaltningen för vård och omsorg är utvecklingsledaren förvaltningens lokalansvarig. Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Det har inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och förvaltningens lokalansvarig. Nämnden för vård och omsorg önskar bli mer delaktiga i arbetet med lokalförsörjning. Återkopplingen från KSAU vid omprioritering av förvaltningens lokalbehov upplevs inte som tillräcklig. Omsättningen på personal vid förvaltningen för service har medfört att det varit en utmaning att etablera en långsiktig samverkan med förvaltningen. Det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Enligt förvaltningen har det inte genomförts kontinuerliga möten mellan lokalansvarig och förvaltningen för service inom ramen för lokalförsörjningen. Detta på grund av att heltidstjänsten som lokalplanerare varit vakant. Däremot framkommer att månadsvisa möten planeras att genomföras med den nyanställda lokalplaneraren. 9

79 Enligt förvaltningschefen önskar nämnden för vård och omsorg få mer information och bli mer delaktiga i förvaltningens arbete med lokalförsörjning. Mot bakgrund av detta ska förvaltningens lokalansvarig samt lokalplaneraren delta på nämnden för vård och omsorgs arbetsutskottssammanträden för att informera och diskutera verksamhetens lokalbehov. Utöver detta har det genomförts särskilda möten mellan förvaltningen för vård och omsorg samt service (se ). Enligt förvaltningen är återkopplingen från KSAU vid de tillfällen utskottet omprioriterat förvaltningens lokalbehov inte tillräcklig. Vid intervju framkommer att KSAUs hantering av lokalplanen inte upplevs som transparent och det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Förvaltningen utarbetade mot bakgrund av detta en konsekvensbeskrivning som visade vad som sker om förvaltningen inte får sina behov av lokaler tillgodosedda som presenterades för KSAU. Av konsekvensbeskrivningen framkommer bland annat svårigheter att kunna renovera befintliga boenden, individer får vänta oskälig tid på särskilt boende, omfattande belastning på andra insatser såsom hemtjänst och korttidsvård samt ökad risk för vite. Den vakanta heltidstjänsten som lokalplanerare har enligt vård och omsorg medfört att det varit en utmaning att etablera en långsiktig samverkan med förvaltningen. Förvaltningen har till exempel fått kommunicera samma information till förvaltningen för service vid ett flertal tillfällen. Därtill upplever förvaltningen att det saknas kunskap om den verksamhet förvaltningen bedriver. Ett exempel är att Eksta under sommaren skulle genomföra ett fasadarbete vid Signeshus. Fasaden täcktes in vilket resulterade i att personalen inte kunde komma fram med brukarnas hjälpmedel. Enligt förvaltningen fick de inte information om det planerade fasadarbetet vilket försvårade verksamheten vid äldreboendet. En verksamhetsanpassning av en lokal ska enligt kommunens lokalpolicy bekostas av hyresgästen. Enligt förvaltningen för vård och omsorg är det inte tydligt vad som avses med verksamhetsanpassningar av lokaler och vem som ska bekosta detta. Som exempel ges byggnationen av Åsa äldreboende, där klinkergolv användes på ett antal platser i byggnaden. Personalen vid äldreboendet ansvarar för att hämta matvagnar till avdelningarna och behöver därför dra matvagnar över klinkergolvet vilket skapar ett högt oljud. Därtill byggdes inget soprum vid äldreboendet. Dessa exempel bedömdes som verksamhetsanpassningar vilka vård och omsorg behövde bekosta om detta skulle korrigeras. De intervjuade påtalar att det därtill hade varit önskvärt med en involvering i byggprocessen för att undvika att denna typ av händelser inträffar Nämnden för individ- och familjeomsorg Vid förvaltningen för individ- och familjeomsorg är verksamhetschefen för process- och verksamhetsstöd förvaltningens lokalansvarig. Därtill finns två enhetschefer som har ett mer praktiskt lokalansvar för kontorslokaler. Det pågår ett arbete i förvaltningen med att se över den egna lokalförsörjningsorganisationen mot bakgrund av sammanslagningen med förvaltningen för funktionsstöd. Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Det har inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och förvaltningens lokalansvarig. Förvaltningen för service har varierande kunskap om förvaltningens verksamhet. Ekonomin vid nybyggnation av lokaler bör diskuteras i ett tidigare skede. 10

80 Lokalförsörjningsprocessen inkluderar inte behovet av lägenheter utan endast behovet av lokaler. Det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Vid intervju framkommer att lokalansvarig vid förvaltningen inte genomfört några möten med förvaltningen för service under det senaste året. Lokalansvarig ser ett behov att få på plats en mer kontinuerlig samverkan med lokalplaneraren. Därtill framkommer att lokalansvarig även ser ett behov av att samverka med övriga förvaltningars lokalansvariga. Detta i syfte att utveckla samverkan mellan förvaltningarna men även få möjlighet att utbyta erfarenheter inom området. En utmaning i samverkan med förvaltningen för service är enligt förvaltningen den varierande kunskap förvaltningen för service har för den verksamhet som förvaltningen bedriver. Vid intervju framkommer att information och kunskap som individ- och familjeomsorg bedömt som självklar inte funnits hos förvaltningen för service, till exempel när på året ett boende kan startas upp. Förvaltningen önskar tätare avstämning med förvaltningen för service vid till exempel byggnation av ett boende. Enligt förvaltningschefen är det av vikt att även diskutera ekonomi tidigare inom ramen för samverkan vid byggnation. Detta för att undvika att projekt inte kan slutföras på grund av att kostnaderna blir för höga. Vid intervju framkommer att byggandet av en gruppbostad som förvaltningen planerat för och lagt mycket resurser på inte kunde slutföras på grund av att hyran blev för hög. Enligt förvaltningen har verksamheten ett behov av dels lokaler men även lägenheter till förvaltningens målgrupp. Enligt förvaltningschefen inkluderar inte lokalförsörjningsprocessen behovet av lägenheter utan endast lokaler. En konsekvens av detta blir enligt förvaltningschefen att personer som skulle kunna bli placerade i lägenhet får bo kvar längre på institution till en hög kostnad. Mot bakgrund av detta bör lokalförsörjningsprocessen även inkludera behovet av lägenheter enligt förvaltningschefen. Det upplevs dock som otydligt var denna fråga bör hanteras inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt förvaltningen är det inte tydligt vad som avses med verksamhetsanpassningar av lokaler. Det har enligt förvaltningen förts en dialog avseende detta med förvaltningen för service Nämnden för förskola och grundskola Vid förvaltningen för förskola och grundskola är verksamhetschef planering förvaltningens lokalansvarig. Lokalansvarig arbetar med att ta fram förvaltningens förslag till lokalplan men även med mindre praktiska frågor kopplat till lokalbeståndet såsom staket och andra mindre fastighetsinsatser. Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Återkopplingen från KSAU vid omprioritering av förvaltningens lokalbehov upplevs inte som tillräcklig. Det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Lokalansvarig har under året haft månadsvisa möten med enhetschefen för lokalförsörjning. Under dessa möten har frågor som berör förvaltningens lokalbehov diskuterats. Sedan den nya lokalplaneraren anställdes vid förvaltningen för service kommer de månadsvisa mötena 11

81 istället att ske med lokalplaneraren. Utöver detta har det genomförts särskilda möten mellan förvaltningen för förskola och grundskola samt service (se ). Enligt förvaltningen får de begränsad återkoppling på de prioriteringar som sker av verksamhetens lokalbehov i samband med KSAUs hantering av lokalplanen. Vid intervju framkommer till exempel att förvaltningen kan ha bedömt behovet av en lokal till 2018 men att behovet revideras av KSAU till 2019 utan att förvaltningen får återkoppling på beslutet. Förvaltningen skulle gärna se att de fick en förfrågan av KSAU avseende vilka konsekvenser en omprioritering skapar innan beslut om en eventuell omprioritering fattas. Under intervju med förvaltningen framkommer att fastighetschefen besökt nämndens arbetsutskott för att informera om lokalförsörjningsprocessen vilket upplevdes som positivt. Därtill har arbetsutskottet träffat nämnden för service presidium. Förvaltningens lokalansvarig deltar vid varje utskottsmöte samt vid ett antal nämndsammanträden per år för att informera om förvaltningens lokalsituation. Därtill framkom att nämndens arbetsutskott genomfört möten med nämnden för plan och byggs arbetsutskott. Syftet med dessa möten var att informera om varandras verksamheter, diskutera gemensamma utmaningar samt undersöka hur verksamheterna kunde bistå varandra inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt förvaltningen är det inte tydligt vad som avses med verksamhetsanpassningar av lokaler samt underhåll. Vid intervju framkommer att det finns situationer där förvaltningen anser att de inte ska bekosta verksamhetsanpassningen då det bör vara en underhållskostnad som betalas av förvaltningen för service. Under intervju med förvaltningen framkommer vidare att byggnationen av Furulidskolan är ett exempel där roll- och ansvarsfördelningen inte var tydlig. Enligt förvaltningschefen förekom politiskt styrning kring byggnationen som inte var i linje med de behov och prognoser förvaltningen utarbetat Kommunledningskontoret Vid kommunledningskontoret finns ingen lokalansvarig mot bakgrund av att kommunledningskontoret endast använder administrativa lokaler. Förvaltningen för service ansvarar för att samordna behovet av administrativa lokaler för samtliga förvaltningar i kommunen. Vid intervju med kommundirektören framkommer att förvaltningscheferna vid plan och bygg samt service, verksamhetschefen för planering och exploatering samt ekonomichefen fått i uppdrag att genomföra en utvärdering av lokalförsörjningsprocessen. Syftet med utvärderingen är att se över processen och identifiera förbättringsförslag Utformning av hyresavtal Vår bedömning Vi bedömer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Därtill visar granskningen att förvaltningen för service uthyrningsprocess inte är dokumenterad vilket vi bedömer som bristfälligt. Granskningen visar att samtliga internhyresavtal som förvaltningen för service tecknat med övriga förvaltningar inte innehåller en gränsdragningslista som beskriver ansvaret mellan Fastigheter och hyresgäst. Detta har bidragit till att skapa situationer där ansvaret för hyrda lokaler varit otydligt mellan Fastigheter och hyresgästen. För att tydliggöra ansvaret avseende drift och underhåll har verksamheten Fastigheter utarbetat en Fastighetsguide vilket vi 12

82 bedömer som positivt. Vi bedömer dock att de interna hyresavtalen bör innehålla gränsdragningslistor där ansvaret avseende hyrda lokaler tydliggörs Underlag för bedömning Riktlinjer och rutiner Under intervju med förvaltningen för service framkommer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. I kommunens lokalpolicy finns dock riktlinjer för internhyra av lokaler. Av riktlinjerna framkommer att syftet med internhyressystemet är att skapa ett effektivt lokalutnyttjande och lägre totalkostnader för kommunen. Enligt nämnden för service presidium ska internhyressystemet bidra till att verksamheterna använder lokaler som är anpassade till den verksamhet de bedriver och inte har för stora lokalytor. För att beräkna hyran av lokaler har Fastigheter utarbetat en internhyresmall. I internhyresmallen beaktas bland annat drift, underhåll och verksamhetskostnader vilket ligger till grund för hyressättningen. Fastigheter har utarbetat dokumentet Fastighetsguiden. Syftet med dokumentet är att beskriva ansvarsfördelningen för drift och underhåll mellan förvaltningen för service och hyresgästen. Dokumentet beskriver till exempel vem som ansvarar för in- och utvändiga delar av byggnaden, ventilation, el och avfall Uthyrningsprocessen Under intervjuer med förvaltningen för service framkommer att förvaltningens uthyrningsprocess inte är dokumenterad. Fastigheter vid förvaltningen för service är den part i kommunen som ansvarar för att ingå och hantera lokalavtal med förvaltningarna och med externa aktörer. Av lokalpolicyn framkommer att förvaltningarna inte har rätt att teckna andra hyresavtal än interna hyresavtal med Fastigheter. Vid uthyrning av lokaler till förvaltningarna upprättar Fastigheter ett internt hyresavtal med aktuell förvaltning. Vid intervju med förvaltningen för vård och omsorg framkommer att det inte finns gränsdragningslistor till samtliga interna hyresavtal. Detta har enligt förvaltningen i vissa fall bidragit till att skapa en otydlighet i ansvarsfrågan avseende verksamhetens lokaler. Vid planering av en ny lokal ska Fastigheter enligt enhetschefen upprätta en beställningsbekräftelse som undertecknas av beställande verksamhet. Beställningsbekräftelsen ska bland annat innehålla uppgifter om preliminär hyra. Enligt enhetschefen för Fastigheter har det skett att beställningsbekräftelsen inte innehållit uppgifter om den preliminära hyran. Därtill har det funnits tillfällen då hyran blivit avsevärt högre än den preliminära hyra som framgick i beställningsbekräftelsen. Förvaltningen för vård och omsorg tillhandahåller bostäder med särskild service samt äldrelägenheter. För nybyggda bostäder med särskild service tecknar brukaren ett hyresavtal med förvaltningen för service och för äldre bostäder tecknar brukaren ett hyresavtal med fastighetsägaren, till exempel Eksta. Verksamhetslokalerna på äldreboendet hyrs av förvaltningen för service som tecknat avtal med fastighetsägaren. Förvaltningen för service hyr i sin tur ut verksamhetslokalerna till förvaltningen för vård och omsorg och debiterar förvaltningen utifrån fastställd hyra. Vid intervju med förvaltningen för vård och omsorg framkommer att det finns ett behov av att tydliggöra vem som ska bekosta brukarnas behov i lägenheterna samt vad som avses med verksamhetslokal. Detta mot bakgrund av att 13

83 ansvarsförhållandet vid vissa tillfällen varit otydligt mellan förvaltningen för vård och omsorg, förvaltningen för service och den externa fastighetsägaren. Under intervju framkommer att förvaltningen för vård och omsorg har förmedlingsrätt på cirka 185 äldrelägenheter utan bistånd. Förvaltningen förmedlar lägenheterna till brukarna som sedan tecknar hyresavtal med en extern hyresvärd. Vid intervju framkommer att ansvaret för dessa lägenheter är otydligt. Förvaltningen har till exempel fått bekosta utredningar avseende brandsäkerhet samt installation av nya brandlarm i lägenheterna. Enligt förvaltningen ska de endast förmedla lägenheterna medan den externa fastighetsägaren ska bekosta förändringar i lägenheten. Enligt förvaltningen för service har en grundutbildning i hyresavtal genomförts med ett antal enhetschefer i kommunen. Under dessa utbildningar framfördes önskemål om att förvaltningen för service tillsammans med verksamheten samt eventuell extern fastighetsägare skulle genomföra gemensamma inspektioner av lokaler. Detta för att på plats kunna lösa eventuella problem. Enligt fastighetschefen pågår det ett arbete med att införa detta arbetssätt Jämförelse av interna hyresavtal Det saknas riktlinjer och rutiner för utformning av hyresavtal. Inom ramen för granskningen har nedanstående fem interna hyresavtal valts ut för jämförelse. Inom parantes framkommer när hyresavtalen ingicks. Avtal med förvaltningen för teknik avseende en maskinhall (1999). Avtal med förvaltningen för gymnasie- och vuxenutbildning avseende Elof Lindälvsgymnasiet (2004). Avtal med förvaltningen för kultur och fritid avseende del av Frillesåsskolan (2004). Avtal med förvaltningen för förskola och grundskola avseende Kapareskolan (2007). Avtal med förvaltningen för förskola och grundskola avseende Älvsåkerskolan (2005). Likheter Skillnader Hyresavtalen är utformade på en avtalsmall för internt hyresavtal. Av hyresavtalen framkommer en rad uppgifter såsom hyresgäst, bruksarea, användningsområde, hyres- och uppsägningstid, hyreskostnad och information om vad som ingår i hyran. Till samtliga avtal finns en bilaga kallad allmänna avtalsvillkor. Hyresavtalet med teknik innehåller en bilaga daterad i oktober 2005 som specificerar ansvarsfördelningen mellan Fastigheter och hyresgästen avseende drift och underhåll. Hyresavtalet med teknik innehåller en bilaga som specificerar ansvarsfördelningen avseende det tekniska brandskyddsåtgärder. Hyresavtalet med teknik är inte undertecknat av varken Fastigheter eller förvaltningen för teknik Klagomål och tvister Vår bedömning Vi bedömer att det finns utvecklingsområden kopplat till att hantera klagomål och tvister vad gäller hyresavtal mellan hyresgäst och fastighetsägare. Granskningen visar att felanmälan av 14

84 lokaler ska ske till Service Direkt vid förvaltningen för service. Det förekommer dock att hyresgästen väljer att kontakta en eventuell extern fastighetsägare direkt då anmält fel upplevs åtgärdas snabbare vid detta förfarande. Detta förfarande har dock medfört att Fastigheter inte haft översikt över de fel som anmälts. Förvaltningen för service genomför kundråd med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Under kundråden ska frågor som avser till exempel klagomål, tvister och andra former av synpunkter diskuteras. Kundråden men de två förvaltningarna upphörde under 2015 men ska återupptas under 2016 vilket vi bedömer som positivt. Ansvaret för underhåll och reparationer av lokaler upplevs av flera förvaltningar som otydligt. Ansvaret för underhållsfrågor är till exempel inte tydligt specificerat i de interna hyresavtal som tecknats. Mot bakgrund av detta bedömer vi att ansvaret för underhåll och reparationer av lokaler bör tydliggöras Underlag för bedömning Felanmälan av lokaler Vid felanmälan och synpunkter avseende hyrda lokaler ska verksamheterna kontakta enheten Service Direkt vid förvaltningen för service. Service Direkt är kommunens kundcenter som bland annat hanterar felanmälan av lokaler. Om felanmälan avser en kommunägd lokal ansvarar Fastigheter för att åtgärda felet. Vid de tillfällen Fastigheter hyr lokalen av en extern aktör ansvarar Service Direkt för att bedöma om felanmälan ska åtgärdas av Fastigheter eller skickas till den externa fastighetsägaren för åtgärd. Vid intervju med förvaltningarna framkommer att de informerat medarbetarna om att det är Service Direkt de ska kontakta vid felanmälan av lokaler. Enligt förvaltningen för individ- och familjeomsorg har vissa anmälda fel tagit lång tid att åtgärda från det att felet anmäldes. Med anledning av detta har vissa verksamheter kontaktat externa fastighetsägare direkt för att åtgärda felet. Enligt förvaltningen för service har detta inneburit att Fastigheter inte haft fullständig översikt över de fel som anmälts. Därtill framkommer att vissa verksamheter haft en konflikt med externa fastighetsägare utan att detta kommit till Fastigheters kännedom Underhåll och reparationer Enligt förvaltningen för vård och omsorg är ansvaret vad gäller underhåll och reparationer av lokaler inte tydligt. Det framkommer till exempel att ansvaret inte är tydligt specificerat i de hyresavtal som tecknats. Under intervju med förvaltningen för individ- och familjeomsorg framkommer att underhållsfrågor först diskuteras när det gått så långt att felet behöver åtgärdas omgående. Därtill framkommer att det finns exempel på lokaler som varit så eftersatta att det resulterat i arbetsmiljöproblem. Vidare framkommer att ansvaret för verksamhetsanpassningar inte är tydligt (se ). För fyra av de interna hyresavtal som jämförts i granskningen (se ) framkommer i de allmänna avtalsvillkoren att det är hyresvärden som ansvarar för underhåll av hyresobjekten. Vidare framkommer i de allmänna bestämmelserna att det med underhåll avses åtgärder som vidmakthåller ett objekts funktion. Därtill framkommer att åtgärder som höjer den ursprungliga standarden genom till exempel skärpt lagstiftning ska bekostas av hyresgästen. 15

85 Under intervju med förvaltningen för vård och omsorg framkommer att det finns underhållsplaner för vissa enheter. Enligt förvaltningen är det dock otydligt hur dessa underhållsplaner arbetats fram. Vidare framkommer att vårdpersonal på särskilda boenden vid vissa tillfällen fått genomföra besiktningar av lägenheter efter att en brukare avlidit. Detta eftersom det är inte är tydligt vem som ansvarar för att genomföra besiktningar Tvister Av kommunens lokalpolicy framkommer att en tvist om avtal eller tolkning av regelverk i första hand ska lösas genom samråd mellan hyresvärd och hyresgäst. Om det inte är möjligt att nå en överenskommelse ska frågan lyftas till processägaren på kommunstyrelsens förvaltning (nuvarande kommunledningskontoret). Av dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun framkommer att ekonomichefen är processägare till lokalförsörjningsprocessen. Under intervjuer framkommer att det saknas mötesplatser för att diskutera klagomål och eventuella tvister. Enligt förvaltningen för service ska denna typ av frågeställningar diskuteras i de kundråd som i dagsläget genomförs med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. 16

86 4. Samlad bedömning I detta kapitel framgår våra slutsatser utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning. Svar ges också på ställda revisionsfrågor i granskningen. Utifrån identifierade förbättringsområden i granskningen framgår våra rekommendationer Slutsatser Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att det finns ett antal utvecklingsområden för att säkerställa en ändamålsenlig samverkan i lokalförsörjningsprocessen. Därtill är vår bedömning att det saknas styrdokument som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Vi bedömer att det finns ett antal utvecklingsområden kopplat till bland annat KSAUs arbetssätt, ansvarsförhållandet avseende hyrda lokaler samt rutiner och riktlinjer kopplat till lokalförsörjningsprocessen. Detta för att säkerställa en tillfredställande styrning och ledning av lokalförsörjningsprocessen Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Bedömning Hur har nämnderna säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Innan sommaren 2016 anställdes en ny lokalplanerare på heltid vid förvaltningen för service. Heltidstjänsten som lokalplanerare var tidigare vakant under en längre period och utfördes delvis under denna tid av enhetschefen för lokalförsörjning. Granskningen visar att lokaplaneraren har en central roll i lokalförsörjningsprocessen genom att bland annat samverka med förvaltningarnas lokalansvariga. Vår bedömning är att nämnden för service inte säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Vi ser dock positivt på det utvecklingsarbete som pågår. Har nämnderna utarbetat rutiner och riktlinjer för hur samverkan ska bedrivas inom lokalförsörjningsprocessen? Granskningen visar att det saknas rutiner och riktlinjer som beskriver hur lokalförsörjningsprocessen samt samverkan i processen ska bedrivas. Vår bedömning är att nämnden för service bör dokumentera hur lokalförsörjningsprocessen samt samverkan i processen ska fungera. Detta skulle enligt vår bedömning tydliggöra lokalförsörjningsprocessen. Hur säkerställer nämnderna en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Förvaltningarnas arbetssätt för samverkan skiljer sig åt. Granskningen visar att flera förvaltningar upplever att KSAUs hantering av lokalplanen inte är transparent samt att det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Därtill framkommer att KSAUs 17

87 återkoppling till berörd förvaltning vid omprioritering av ett lokalbehov upplevs som bristfällig. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU. Därtill bör KSAU i större omfattning återkoppla beslut om omprioritering till berörd förvaltning. Enligt kommunens lokalpolicy ska en verksamhetsanpassning av en lokal bekostas av hyresgästen. Av granskningen framkommer dock att flera förvaltningar upplever att det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att förvaltningen för service bör tydliggöra vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Finns det riktlinjer eller rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och efterlevs dessa? Det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Därtill är uthyrningsprocessen inte dokumenterad. Granskningen visar att det inte finns gränsdragningslistor för samtliga internhyresavtal som förvaltningen för service tecknat med övriga förvaltningar. Vår bedömning är att förvaltningen för service bör tillse att det utarbetas gränsdragningslistor för samtliga interna hyresavtal. Detta skulle enligt vår bedömning bidra till att tydliggöra ansvaret för hydra lokaler mellan förvaltningen för service och hyresgäst. Hur hanteras klagomål och tvister vad gäller hyresavtal mellan hyresgäst och fastighetsägare? Klagomål och tvister vad gäller hyresavtal ska hanteras i de kundråd förvaltningen för service genomför med hyresgästerna. Granskningen visar dock att det under det senaste året inte genomförts kundråd med förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Av granskningen framkommer vidare att vissa förvaltningar kontaktar eventuella externa fastighetsägare vid felanmälan av lokaler. Detta eftersom det upplevs ta lång tid för förvaltningen för service att åtgärda anmälda fel. Enligt vår bedömning bör förvaltningen för service skyndsamt återuppta kundråden med förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Detta mot bakgrund av att kundråden är en central mötesplats för lokalfrågor. 18

88 4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en återkoppling till berörd nämnd avseende beslut om omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Nämnden för service bör tillse att gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret för hyrda lokaler mellan hyresvärd och hyresgäst upprättas för samtliga interna hyresavtal. Nämnden för service bör tillse att lokalförsörjningsprocessen dokumenteras samt hur samverkan i processen ska fungera. Nämnden för service bör tillse att förvaltningens uthyrningsprocess av lokaler dokumenteras. Göteborg den 26 september 2016 Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Ludwig Reismer Verksamhetsrevisor Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare 19

89 Bilaga 1: Bakgrund I Kungsbacka kommun finns en lokalförsörjningsprocess. Lokalförsörjningsprocessen syftar till att tydliggöra hur kommunen ska arbeta med att förse de kommunala verksamheterna med lokaler samt skapa en beredskap och framförhållning i lokalfrågan. Processen är översiktligt dokumenterad i Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun (2015). Av dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun framkommer att det vid varje förvaltning finns en lokalansvarig. De lokalansvariga ska ansvara för att sammanställa de lokalbehov som finns inom respektive förvaltning och återrapportera informationen till lokalgruppen. Lokalgruppen är en kommunövergripande grupp som är processledare för lokalplaneringsprocessen och som kontinuerligt ska följa upp och samordna kommunens behov av verksamhetslokaler och boenden. Lokalgruppen ska även kommunicera behovet avseende exploateringsprocessen med kommunstyrelsens förvaltning. Kommunrevisionen genomförde under 2013 en granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden/boenden med särskild service. Granskningen syftade även till att belysa lokalförsörjningsprocessen. Av granskningen framkom bland annat att det fanns utvecklingsområden avseende rutiner, roller och arbetssätt i lokalförsörjningsprocessen. Kommunrevisionen genomförde under 2015 en uppföljning av granskningen som visade att det fanns fortsatta utvecklingsområden avseende samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Under kommunrevisionens dialog med nämnden för vård och omsorg 2015 framkom att ansvaret för fastighetsfrågor är ett utvecklingsområde. Detta eftersom det finns oklarheter mellan fastighetsägare, nämnden för service samt nämnden för vård och omsorg avseende ansvaret för underhåll och reparationer i de fastigheter som nämnden hyr. I vissa hyresavtal är till exempel ansvaret för underhåll inte specificerat. För att säkerställa en ändamålsenlig lokalförsörjning är det av vikt att det finns en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Kommunrevisionen har mot bakgrund av detta samt sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska om det finns en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill har kommunrevisionen bedömt det som angeläget att granska om det finns riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. I God revisionssed framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risken för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. 20

90 Bilaga 2: Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning styrs av tillämpliga delar av kommunlagen samt reglementet för nämnden för service. Kommunallagen (1991:900) Enligt 6 kap 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Reglemente för nämnden för service ( ) Av nämnden för service reglemente framkommer att nämnden bland annat ansvarar för ny-, till- och ombyggnad av lokaler samt fastighetsförvaltning och fastighetsunderhåll. 21

91 Bilaga 3: Källförteckning Intervjuer Verksamhetschef fastigheter vid förvaltningen för service, Enhetschef fastigheter vid förvaltningen för service, Enhetschef lokalförsörjning vid förvaltningen för service, Gruppintervju med förvaltningschef, ekonom samt lokalansvarig vid förvaltningen för förskola och grundskola, Gruppintervju med förvaltningschef, verksamhetschef, utvecklingsledare tillika lokalansvarig samt ekonom vid förvaltningen för individ- och familjeomsorg, Gruppintervju med förvaltningschef och ekonomichef vid förvaltningen för service, Gruppintervju med förvaltningschef, verksamhetschef, utvecklingsledare, ekonom och lokalansvarig tillika utvecklingsledare vid förvaltningen för vård och omsorg, Tidigare investeringscontroller vid kommunledningskontoret, Nämnden för services presidium, Kommundirektör, Lokalplanerare vid förvaltningen för service, Dokumentation Behov och tillgång på lägenheter, förvaltningen för vård och omsorg. Diskussion om platser på särskilt boende, förvaltningen för vård och omsorg. Fastighetsguiden. Fem internhyresavtal med tillhörande bilagor mellan förvaltningen för service och förvaltningen för teknik, förvaltningen för gymnasie- och vuxenutbildning, förvaltningen för kultur och fritid samt förvaltningen för förskola och grundskola. Levande lokalplan. Lokalplan för förvaltningen för individ- och familjeomsorg, Lokalplan för förvaltningen för vård och omsorg, Lokalplanering- och försörjningsprocessen, Lokalpolicy, Mall för hyreskalkyl. Målgrupper för boende inom Individ & Familjeomsorg. Organisationsschema för förvaltningen för service, Presidiemöten mellan Eksta och Serviceförvaltningen, Presidiemöten mellan VO och service, Protokoll från kommunstyrelsen, , 233. Protokoll från nämnden för service ,

92 Reglemente för nämnden för service, Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun, januari Utvecklad lokalförsörjningsprocess,

93 Hej! På uppdrag av kommunrevisionen översänder jag här revisionsrapporten Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal med tillhörande följebrev. Rapporten översänds för kännedom. Bästa hälsningar Mikaela Bengtsson -- Mikaela Bengtsson Manager Certifierad kommunal yrkesrevisor - Konsult Offentlig sektor Ernst & Young AB Parkgatan 49, , Göteborg, Sweden Mobile: Direct: mikaela.bengtsson@se.ey.com Office: Fax: Website: The information contained in this communication is intended solely for the use of the individual or entity to whom it is addressed and others authorized to receive it. It may contain confidential or legally privileged information. If you are not the intended recipient you are hereby notified that any disclosure, copying, distribution or taking any action in reliance on the contents of this information is strictly prohibited and may be unlawful. If you have received this communication in error, please notify us immediately by responding to this and then delete it from your system. EY is neither liable for the proper and complete transmission of the information contained in this communication nor for any delay in its receipt.

94 Nämnden för Vård och Omsorg Nämnden för Individ och Familjeomsorg Nämnden för Förskola och Grundskola Revisionsrapport Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal Kommunrevisionen har vid sitt möte den 26 september 2016 antagit bifogad revisionsrapport. Granskningens syfte har varit att bedöma om granskade nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill har granskningen syftat till att bedöma om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. Granskningen har avsett kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för förskola och grundskola. 1 (1) Datum Granskningsrapporten översänds för kännedom. För revisorerna i Kungsbacka kommun Birgitta Litsegård Kommunrevisionens ordförande Christine Lindeberg Vice ordförande kommunrevisionen uniform KUB100 v 1.0, Kommunrevision Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset Telefon vx Fax kommunrevision@kungsbacka.se