1. Sammanfattning... 2

Transkript

1 Revisionsrapport 1 / 2013 Anders More Arboga kommun Uppföljande granskning rörande vidtagna åtgärder för att hantera de höga kostnaderna för försörjningsstöd

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Organisation och styrning Mål Organisation och arbetssätt Riktlinjer för ekonomiskt bistånd Bedömning Kostnadsutveckling för ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser Budget och utfall Ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd per invånare Antalet biståndshushåll Genomsnittlig bidragstid per hushåll Medelbidrag per månad Kostnader för arbetsmarknadsinsatser Bedömning Åtgärder Uppföljning Bedömning...14 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Arboga kommun genomfört en uppföljande granskning av hur kostnaderna för försörjningsstöd har utvecklats i kommunen samt huruvida åtgärder har vidtagits för att komma till rätta med de höga kostnaderna för försörjningsstöd som tidigare har konstaterats. Vid föregående granskning, som genomfördes under våren 2010 konstaterades att Arboga brottas med ökade kostnader för försörjningsstöd. Ett antal utvecklingsområden konstaterades, bland annat förbättrad och fördjupad uppföljning samt att budget varje år säkras med en åtgärdsplan. Efter genomförd granskning konstateras att kostnaderna för ekonomiskt bistånd i kommunen har ökat mycket sedan I huvudsak beror detta på att arbetslösheten i kommunen under åren mellan 2008 och 2011 har ökat från 6,3 procent till 9,5 procent. Vi konstaterar dock att antalet biståndshushåll ökade drastiskt mellan 2008 och Därefter har en mindre minskning skett under 2010 och Detta har dock inte påverkat kostnaderna som fortsatt öka, vilket kan bero på att den genomsnittliga bidragstiden också ökat markant under de sista två åren. Sedan föregående granskning har vissa åtgärder vidtagits för att förbättra handläggning i och uppföljning av verksamheten. Bland annat har handläggningssystemet Magna Cura till fullo implementerats i verksamheten vilket lett till snabbare handläggningstider. Vidare har inledande initiativ tagits till att nya rutiner för såväl ärende- som kvalitetsuppföljning ska införas. Så kallade tjänstegarantier för handläggningstider har också införts. Fortfarande saknas en systematisk uppföljning av ärendeutvecklingen och kostnaderna. Det är väsenligt för att kunna följa utvecklingen och för att ändamålsenliga åtgärder ska kunna vidtas. Vidare saknas också, i likhet med vad som konstaterades i föregående granskning, en åtgärdsplan kopplad till budget som tar upp vilka åtgärder som ska vidtas för att verksamheten ska nå en budget i balans. Den övergripande bedömningen är att vissa åtgärder har vidtagits för att effektivisera handläggningsprocessen samt förbättra uppföljningen. Flera utvecklingsområden kvarstår dock att arbeta med. Verksamheten bör fortsättningsvis arbeta med att än mer förbättra uppföljningen på individnivå, samt att på ett bättre sätt framgent dokumentera och analysera uppföljningen och utifrån denna vidta förbättringsåtgärder som leder till förkortad bidragstid samt minskade kostnader för försörjningsstöd. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden: Månatliga uppföljningar bör göras av handläggningstiderna. Dessa bör redovisas för nämnden i samband med övrig rapportering. Statistiken bör dokumenteras för att möjliggöra jämförelser över tid. De omfattande genomlysningarna av samtliga ärenden bör genomföras med kontinuitet för att förbättra möjligheterna till jämförelser över tid. Budget bör årligen säkras med en åtgärdsplan med beskrivning av åtgärder för hur verksamheten ska nå en budget i balans. Den uppföljning som genomförs bör få en närmare koppling till relevanta mål och åtaganden i förhållande till respektive individs personliga problematik. Arbetsprocessen bör ses över och en tydlig arbetsfördelning mellan enheten för ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsenheten bör tas fram för att säkerställa att samma arbete inte utförs två gånger. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund 2010 genomförde Ernst & Young en jämförande granskning av kostnader för försörjningsstöd och arbetsmarknadsinsatser i KAK-kommunerna. I granskningen konstaterades att kostnaderna för ekonomiskt bistånd är höga i Arboga kommun, samt att kostnaderna ökat under åren Det konstaterades vidare att Arboga är den av de tre kommunerna som tydligast tillämpat arbetslinjen, det vill säga att arbetsföra personer konsekvent remitterats till arbetsmarknadsenheten. Inom ramen för granskningen presenterade Ernst & Young ett antal generella förbättringsområden för samtliga tre granskade kommuner. Utifrån resultaten som framkom har revisorerna i Arboga kommun gjort bedömningen att en uppföljande granskning bör genomföras Syfte och avgränsning Syftet med föreliggande granskning är att följa upp vilka åtgärder som vidtagits i Arboga kommun inom individ- och familjeomsorgen, för att komma till rätta med de höga kostnaderna för försörjningsstöd. Granskningen har begränsats till att omfatta socialnämndens individ- och familjeomsorg Revisionsfrågor Inom ramen för granskningen besvaras följande revisionsfrågor: På vilket sätt har kostnaderna utvecklats sedan föregående granskning? Har kommunen vidtagit åtgärder för att komma till rätta med de höga kostnaderna för försörjningsstöd? o Vilka åtgärder har vidtagits utifrån Ernst & Youngs och kommunrevisionens rekommendationer? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan ofta hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. I föreliggande granskning utgörs revisionskriterierna av: Kommunens riktlinjer och policys för försörjningsstöd Kommunens riktlinjer för utredning av försörjningsstödberättigande Tillgänglig statistik för försörjningsstöd i Arboga kommun 2.5. Metod Granskningen baseras på intervjuer med chefen för individ- och familjeomsorg samt två socialsekreterare vid enheten för ekonomiskt bistånd. Vid granskningens genomförande hade ekonomiskt bistånd ingen chef varför en intervju inte kunde genomföras. Vidare har relevanta styrdokument och riktlinjer granskats. 3

5 Underlag för granskningen utgörs vidare av tillgänglig statistik kring hur kostnaderna för försörjningsstöd och arbetsmarknadsinsatser har utvecklats de senaste åren i Arboga kommun. Granskad statistik omfattar ekonomiskt bistånd exklusive kostnader för introduktionsersättning och övriga bidragskostnader som betalas ut till flyktinghushåll. Statistik har i första hand inhämtats från offentliga databaser på internet såsom Socialstyrelsen och Kommun- och landstingsdatabasen Kolada. I de fall statistik har saknats har den erhållits från Arboga kommun. Detta gäller i första hand uppgifter om budget och utfall för försörjningsstöd och arbetsmarknadsinsatser för kommunen. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 3. Organisation och styrning 3.1. Mål Socialnämndens mål för verksamheten har sedan granskningen 2010 justerats till att av de som söker ekonomiskt bistånd på grund av arbetslöshet ska 45 procent inom ett år efter kontakt med socialtjänsten nå egen försörjning. Det föregående målet var att 30 procent inom tre månader skulle nå egen försörjning. Det nya målet uppnåddes för Enligt beräkningar som gjorts kommer målet även nås Enligt intervjuerna framgår dock att det är en stor grupp som blir kvar med försörjningsstöd. Det är även många som återkommer till försörjningsstöd efter tillfälliga anställningar eller avhoppade studier. Av alla som uppbär ekonomiskt bistånd anses 50 procent stå långt ifrån arbetsmarknaden. Detta är en skillnad mot då föregående granskning genomfördes, då 75 procent av de individer som uppbar försörjningsstöd bedömdes stå till arbetsmarknadens förfogande Organisation och arbetssätt I Arboga kommun ingår avdelningen för individ- och familjeomsorg i socialförvaltningen. Enheten för ekonomiskt bistånd saknar chef sedan sommaren Inom enheten för ekonomiskt bistånd arbetar idag fyra socialsekreterare och en socialassistent. Samtliga har tillsvidaretjänster. Tre av socialsekreterarna arbetar vid enheten medan en socialsekreterare och socialassistenten hör till enheten men är placerade vid arbetsmarknadsenheten, som också sorterar under socialförvaltningen. Sedan november 2010 har enheten utöver detta en förstärkning med två socialassistenter. De två tjänsterna kommer att omvandlas till tillsvidareanställningar efter beslut om vilka funktioner som behövs för att möta behoven utifrån den genomförda genomlysningen. Socialsekreterarna arbetar med utredningar, nyansökningar samt fattar alla beslut som rör ekonomiskt bistånd. Enligt planen skulle socialassistenterna arbeta med den löpande administrationen och göra utbetalningar samt enklare biståndsbedömningar. Rollerna och arbetsfördelningen har enligt uppgift med tiden blivit mer blandade, då det även för socialassistenterna numera ingår utredande inslag i form av utredningar om till exempel tandvård och glasögon. Socialsekreterarna som finns på arbetsmarknadsenheten arbetar med kartläggningar och förberedelser för att slussa ut biståndstagarna på den reguljära arbetsmarknaden. Även som vid den föregående granskningen uppfattas arbetsbelastningen hos handläggarna som mycket hög trots två extra heltidstjänster som sattes in i november

6 Enheten för ekonomiskt bistånd har haft en stor omsättning av personal de senaste åren, vilket har gjort att enheten ibland varit kort med personal, samt att det tagit mycket tid i anspråk att introducera nya medarbetare. Rekrytering av ny chef för ekonomiskt bistånd pågår för tillfället. Rekrytering pågår även av ny chef för individ- och familjeomsorgen, då nuvarande chef slutade vid årsskiftet. Dokumentet som beskriver arbetsprocessen är detsamma som vid föregående granskning, daterad Fokus i verksamheten ligger på arbetslinjen, där personer som är arbetsföra konsekvent ska remitteras till arbetsmarknadsenheten. När en ny ansökan inkommer görs bedömning om det föreligger behov av ekonomiskt bistånd. Om personen står till arbetsmarknadens förfogande sker ett överlämningsmöte med handläggarna på arbetsmarknadsenheten där en kartläggning genomförs och handlingsplan upprättas. I handlingsplanen fastställs hur individen snabbast möjligt ska komma i egen försörjning. I planen fastställs vilka insatser som behövs i form av exempelvis kompetenshöjande insatser eller praktik. Planen är individuell och handläggarnas uppgift är att stödja individen, följa upp hur planen fungerar samt revidera den vid behov. Avvikelser från planen kan innebära minskat eller uteblivet försörjningsstöd. Kontakten med arbetsmarknadsenheten måste vara upprättad innan något ekonomiskt bistånd betalas ut. Arbetet på enheten sker utifrån en så kallad rutinpärm. I pärmen finns riktlinjer för hur ärendehandläggningen ska gå till, delegationsordning, regler kring återbesök med mera. Vidare finns dokumentet Riktlinjer för ekonomiskt bistånd med i rutinpärmen. I rutinpärmen tydliggörs att arbetslinjen tillämpas i Arboga kommun, som ska vara utgångspunkten för arbetet med ekonomiskt bistånd. Enligt uppgift fungerar idag handläggningsprocessen smidigare och snabbare än tidigare. Tidigare tog det cirka 8 veckor innan den enskilde slussades till arbetsmarknadsenheten och Jobbcenter. Numera går det betydligt snabbare. När en nyansökan är komplett ska handläggaren träffa personen inom 14 dagar. När det gäller ansökan för personer som är återkommande, ska besked ges inom 7 dagar om ersättning av ekonomiskt bistånd Riktlinjer för ekonomiskt bistånd Nedan presenteras de förändringar i riktlinjerna för ekonomiskt bistånd som gjorts sedan föregående granskning. Den senaste revideringen av riktlinjerna genomfördes Gällande målsättning och inriktning för riktlinjer för ekonomiskt bistånd har några tillägg gjorts. I det nuvarande dokumentet poängteras att försörjningsstöd är den sista utvägen när allt annat har prövats. Detta innebär att om den sökande har tillgångar som t.ex. pengar på banken eller dylikt, måste dessa tas i anspråk innan personen har rätt till försörjningsstöd. Ytterligare tillägg har genomförts gällande barns tillgångar, samt att kontroll ska göras mot bilregistret om den sökande har bil. Bilen ingår normalt inte i begreppet skälig levnadsnivå om det inte finns andra godtagbara skäl till att ha bil för den sökande. Riktlinjerna för ekonomiskt bistånd är i stort sett desamma som vid föregående granskning med några mindre revideringar. Några av posterna i riktlinjerna har blivit mer utförliga i sin beskrivning av vad som ingår i försörjningsstödet. Bland annat ges en utförligare beskrivning av vad som är skäliga kostnader utifrån vad som ingår i försörjningsstödet, gällande personliga kostnader, kläder och skor, hälsa och hygien osv. Ytterligare förändringar gäller barnfamiljer. Arboga kommun har en förhöjd norm för barnfamiljer. I övrigt tillämpas den för riket gällande riksnormen. Höjningen för barnfamiljer grundar sig i ett politiskt fattat beslut i kommunen om att barnfamiljer får behålla den ökning av barnbidraget och flerbarnstillägg som infördes från

7 Sedan föregående granskning har det även införts en julklappspeng på 500 kr per barn till de barnfamiljer som är berättigade till försörjningsstöd. Julklappspengen delas ut i december månad erhölls kostnaden för julklappspeng som ett tillägg från kommunfullmäktige, men för 2012 får socialnämnden ta kostnaden från den egna budgeten. Julklappspengen blir totalt sett en summa på kr för De intervjuade beskriver att Arboga kommun har en generös hållning till barnfamiljer, som har förbättrats sedan föregående granskning. Utöver att barnfamiljer får behålla ökningen av barnbidraget och julklappspengen, kvarstår i riktlinjerna möjligheten till bidrag för fritidssysselsättning för barn och ungdomar i familjer som under längre tid (minst ett år) varit beroende av försörjningsstöd. Bidraget kan utgå med högst 4 procent av basbeloppet per barn/ungdom i familjen Bedömning Socialnämnden mål har justerats sedan föregående granskning. Det är positivt att nämnden nått målet föregående år, samt att prognoserna pekar mot att målet kommer nås även för Till följd av att socialnämnden infört julklappspeng samt att normen för barnfamiljer är högre än riksnormen leder sannolikt detta till att Arboga kommun framgent kan komma att redovisa en ökning av kostnaderna för försörjningsstöd jämfört med tidigare år. Detta grundar sig dock i politiska beslut. Vissa förtydliganden har gjorts i riktlinjerna. Vår bedömning är dock att dessa justeringar inte är av den karaktären att de påverkar kostnaderna för försörjningsstöd i endera riktning. 4. Kostnadsutveckling för ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser I granskningsrapporten från 2010 presenterades statistik mellan åren I denna uppföljande granskning har statistiken uppdaterats med statistik för årtalen Samtliga redovisade tabeller och diagram utgår från statistik från Statistiska centralbyrån på Socialstyrelsens uppgifter på och Kommun- och landstingsdatabasen på Statistik rörande budget och utfall har inhämtats från kommunen Budget och utfall Ekonomiskt bistånd Tabellen nedan redovisar budget samt utfall för ekonomiskt bistånd i Arboga kommun mellan 2004 och Uppgifterna har samlats in direkt från kommunen. 6

8 Diagram 1: Ekonomiskt bistånd budget och utfall Arboga kommun redovisar ett utfall på ungefär samma nivå under perioden Under 2009 ökar kostnaderna för ekonomiskt bistånd kraftigt och har fortsatt att öka under 2010 och Kostnaderna har från drygt 10 miljoner kronor under 2008 ökat till dryga 16 miljoner kronor för 2011, vilken motsvarar en ökning på 60 procent. Utfallet för ekonomiskt bistånd överskrider respektive års budget. Samtidigt har budgeten för ekonomiskt bistånd kontinuerligt ökat i takt med att kostnaderna har ökat. Skillnaden mellan budget och utfall är som minst 2011 trots att kostnaderna ligger som högst Detta kan förklaras med att landets kommuner fick ett extra bidrag från regeringen 2011 där Arboga kommun fick drygt 4 miljoner kronor, som till stor del uppvägde de ökade kostnaderna. Enligt uppgift utgår kommunens prognostisering för kostnader för ekonomiskt bistånd från regeringens prognoser som presenteras i budgetpropositionen. Arboga har lagt sig något högre än genomsnittet i landet och har inte sänkt budget för 2012 i samma utsträckning som regeringens prognos låter göra gällande. Tabellen nedan redovisar andel öppet arbetslösa i befolkningen (ålder år) i procent. Uppgifterna är hämtade från Statistiska centralbyrån. Andel öppet arbetslösa i befolkningen, procent Arboga 8,7 8,9 7,7 7,3 6,3 8,5 9,5 9,5 Riket 8,8 8,8 7,9 6,5 5,9 7,3 7,7 7,3 Andelen öppet arbetslösa i Arboga ökade under 2009, 2010 och Arboga kommun har en högre arbetslöshet än genomsnittet i riket. 7

9 Bedömning Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har ökat kraftigt sedan föregående granskning. Vid föregående granskning kommenterades jämförelse av budget och utfall, samt hur kommunen budgeterar ekonomiskt bistånd. Denna fråga är fortfarande aktuell med anledning av att utfallet för ekonomiskt bistånd fortsatt överskrider respektive års budget. Som uppmärksammades i föregående granskning är det inte möjligt att fullt ut budgetstyra ekonomiskt bistånd, men budgeten bör vara realistisk med en uttalad ambition att minimera negativa avvikelser. Om budgeten för ekonomiskt bistånd har en ram som är lägre än utfallet året innan måste detta tas med i styrningen och beräkningen för att kommande års budget inte ska bli orealistisk. Vidare behövs en framtagen och beslutad handlingsplan som definierar vilka åtgärder som ska vidtas för att uppnå denna kostnadsminskning. Detta har enheten för ekonomiskt bistånd inte idag. Kommunerna måste ytterst följa lagstiftningen om rätten till bistånd (SoL) och bedömningen av de sökandes behov. Detta ska tillsammans med stöd av kommunens mål och riktlinjer avgöra resursförbrukningen. Detta gör att två olika principer för styrning möts inom verksamheten för ekonomiskt bistånd, dels styrning via rätten till bistånd enligt lagstiftningen, dels ekonomistyrningens krav på budgethållning. Det kan lätt uppkomma konflikter mellan dessa styrsätt. Att komma tillrätta med en budget som är satt lägre än utfallet gör att det antingen behöver tillsättas mer resurser eller vidtas åtgärder för att minska kostnaderna för ekonomiskt bistånd. Det lär därför inte ses som kontroversiellt att minska kostnaderna för ekonomiskt bistånd genom insatser som leder till att den enskilde kan leva ett självständigt liv. Socialtjänstlagens intentioner ställer krav på att verksamheten ska arbeta systematiskt och målinriktat för att på individnivå uppfylla lagens syfte. Situationen blir därför särskilt utmanande då behovet av försörjningsstöd ökar på ett markant sätt. Som beskrevs i föregående granskningsrapport är en viktig förutsättning för att kunna göra detta att det finns en förmåga att beskriva och analysera orsaken till ökade behov av försörjningsstöd. Budgetförutsättningar och styrsystemet kräver dessutom avvikelsehantering. I ett nästa steg är det sedan nödvändigt att definiera och prioritera olika behovsgrupper för vilka särskilt anpassade insatser ska utformas. Arbetet måste både på övergripande och på individuell nivå bedrivas målinriktat. I statistiken går det att utläsa att Arboga kommun kontinuerligt har höjt budgeten, både för 2010 och Det är även endast för 2011 som budget och utfall inte skiljer sig särskilt mycket åt som dels kan förklaras i det extra bidraget kommunerna i Sverige fick av regeringen föregående år. Utifrån kommunens prognoser för 2012 kommer dock inte budget klaras för året, då detta bidrag inte ges. Om jämförelse dras till arbetslöshetsstatistiken har även arbetslösheten ökat kraftigt i kommunen under perioden , vilket dels kan förklaras av den rådande lågkonjunkturen Ekonomiskt bistånd per invånare Nedan framgår utfallet per invånare (0-64 år) för ekonomiskt bistånd exklusive flyktingar under perioden Kostnaderna omfattar utredning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Nedanstående uppgifter är hämtade från Socialstyrelsen. 8

10 Diagram 2: Ekonomiskt bistånd (kr) per invånare Statistiken visar att kostnaderna för ekonomiskt bistånd per invånare under åren har varit på en stadig nivå med en förändring på 100 kr/invånare. Under 2009 ökade kostnaderna kraftigt med ca.200 kr/invånare och under 2010 och 2011 har kostnaderna för ekonomiskt bistånd per invånare fortsatt att öka Antalet biståndshushåll Diagrammet nedan visar hur antalet biståndshushåll har förändrats mellan årtalen i Arboga kommun. Nedanstående uppgifter är hämtade från Socialstyrelsen. Diagram 3: Antal biståndshushåll 9

11 Statistiken visar att antalet biståndshushåll steg kraftigt 2009 från 345 till 474 biståndshushåll sjönk biståndshushållen något och 2011 ökade antalet igen. Enligt uppgift är det ett fortsatt högt inflöde av nyansökningar till försörjningsstöd. Sedan granskningen 2010 har antalet bidragshushåll relaterat till befolkningen ökat. Om antalet bidragshushåll relateras till befolkningen hade Arboga 2011 per 1000 invånare 34 hushåll jämfört med 26 hushåll Nedanstående tabell visar antalet bidragshushåll relaterat till befolkningen. Uppgifterna är hämtade från databasen Kolada. Bidragshushåll ekonomiskt bistånd, antal hushåll/1000 invånare Antal/1000 invånare Genomsnittlig bidragstid per hushåll Genomsnittlig bidragstid per hushåll räknas fram genom att årets totala antal bidragsmånader divideras med under året aktuella hushåll. Nedanstående statistik är hämtad från kommunens egna uppgifter. Diagram 4: Antal biståndsmånader per biståndshushåll Från 2007 till 2009 minskade den genomsnittliga bidragstiden, där 2009 visar den lägsta genomsnittliga bidragstiden under tidsperioden Under 2010 ökade den genomsnittliga bidragstiden kraftigt till 7,3 månader och höll sig även på samma nivå för Vid intervjuerna framgår dock att den genomsnittliga bidragstiden för år 2009 kan vara missvisande beroende på felaktiga beräkningar och visar därmed ett för lågt resultat. Noterbart är att måttet genomsnittlig bidragstid endast fångar genomsnittet för det aktuella kalenderåret. Måttet påverkas inte av hushåll som erhållit bidrag mer än ett år i följd. För att beskriva omfattningen av långa bidragstider krävs en särskild uppföljning och redovisning. 10

12 Det är märkligt att medelbidragstiden inte minskar, utan tvärtom ökar markant, trots att handläggningstiderna förkortats väsentligt under de senaste åren Medelbidrag per månad Medelbidraget är ett mått på vilket bidrag som i genomsnitt har utbetalats i ekonomiskt bistånd per bidragsmånad under året. Nedanstående uppgifter är hämtade från databasen Kolada. Diagram 4: Medelbistånd (kr) per biståndshushåll och månad Medelbidraget per biståndshushåll och månad visar en ökning under 2009 som även innehar den högsta noteringen, därefter sjunker det något under 2010 och Kostnader för arbetsmarknadsinsatser Diagrammet nedan redovisar budget och utfall för arbetsmarknadsinsatser i Arboga kommun mellan 2004 och Siffrorna har samlats in direkt från kommunen. 11

13 Diagram 5: Arbetsmarknadsinsatser budget och utfall Gällande arbetsmarknadsinsatser redovisar kommunen för perioden kostnader som understiger budget. Kostnaderna ökade markant med nästan två miljoner kronor under 2009 jämfört med föregående år. Detta bör dock ses i ljuset av den under 2009 rådande lågkonjunkturen. Efter 2009 har kostnaderna varit betydligt högre än innan lågkonjunkturen. Den högsta kostnaden noterades 2011, vilket är en ökning med nästan 3 miljoner kronor sedan Bedömning Såväl kostnaderna för försörjningsstöd som medelbidragstiden har ökat markant sedan föregående granskning. I huvudsak kan sannolikt de ökade kostnaderna härledas till den rådande konjunkturen. Utifrån statistiken rörande arbetslöshet kan konstateras att kommunen drabbats hårt av lågkonjunkturen och ligger för föregående år drygt 2 procent över riksgenomsnittet. 5. Åtgärder Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har ökat sedan föregående granskning. Enligt intervjupersonerna avtar inte nyansökningar av ekonomiskt bistånd. Intervjupersonerna beskriver vidare att det finns flera olika orsaker till varför kostnaderna för försörjningsstöd ökar. Som tidigare beskrivits beror det i första hand på det rådande konjunkturläget, där kommunen har drabbats hårt av arbetslöshet under de senaste åren. Vidare konstateras att en anledning är en fortsatt ökad inflyttning till kommunen. Detta anses enligt chefen för individ- och familjeomsorgen bero på att det är relativt lätt att få tag på bostad i Arboga. En förhållandevis stor del av de inflyttade ansöker om ekonomiskt bistånd. Generellt kan konstateras att många av personerna som uppbär ekonomiskt bistånd har en social problematik som gör att de har svårt att ta sig in på den reguljära arbetsmarknaden. 12

14 Kommunen kommer under 2013 tillsammans med Kungsör och Köping starta ett nytt arbetsmarknadsprojekt. Projektet heter KAK Kunskap, Arbete och Kvalité och finansieras av Samordningsförbundet Västra Mälardalen. Målgruppen för projektet är personer utan arbete och som riskerar eller är i långvarigt beroende av försörjningsstöd. Syftet med projektet är att skapa en ökad samordning och effektivisering av befintliga resurser inom det offentliga som matchas med förmånstagarens faktiska hjälpbehov och önskemål för en fungerande rehabilitering och arbetsliv. Utgångspunkten är att projektet ska skapa förutsättningar för att deltagarna ska komma i egen försörjning genom samverkan med andra myndigheter, bättre matchning av insatser, utbildning, praktik och arbetsplatser. Projektets innehåll är utformat för att vara överförbart till ordinarie verksamheter efter projektets slut. Tjänstegarantier infördes i socialnämndens alla verksamheter Garantierna går ut på att nyansökningar ska handläggas inom 14 dagar efter att en komplett ansökan har inkommit och att återkommande ansökningar ska handläggas inom sju dagar. Målet är att uppföljningar av handläggningstiderna ska genomföras med jämna mellanrum. I juni genomfördes den första så kallade genomlysningen. Resultatet av denna gav vid handen att handlingsplaner och genomförandeplaner erbjuds inom tidsramen i de flesta fall. Det finns dock fortfarande enstaka ärenden som dragit över de tidsgränser som tjänstegarantin fastslår. Dessa beskrivs framförallt bero på att antalet nyansökningar har ökat under våren Personer som är arbetsföra remitteras konsekvent till arbetsmarknadsenheten och inom en vecka efter en nyansökan inkommer har personen skickats till Jobbcentrum och deltar i ett informationsmöte. Jobbcentrum har numera informationsmöten en gång per vecka, vilket är en förändring mot tidigare. Detta leder till att individerna snabbare kommer ut i insats via Jobbcenter. Förvaltningen har för avsikt att implementera ett nytt ledningssystem för kvalitet. När det gäller intern kontroll attesterar enhetschefen eller i dennes frånvaro individ- och familjeomsorgschefen dagligen samtliga utbetalningar av försörjningsstöd. Enhetschefen/IFO-chefen går igenom listor på aktuella ärenden varje månad samt ser kostnadsutvecklingen för varje handläggare. Stickprovsgranskning görs av ärenden. Här stäms av att underlag finns med fram till att beslut fattas och att det finns en handlingsplan för varje individ. För att skapa en rättsäker dokumentation har verksamhetssystemet Magna Cura införts. Vid den föregående granskningen hade implementering av systemet precis påbörjats. Enligt uppgift finns numera samtliga mallar och verktyg för handläggning i systemet. Vid intervjuerna framgår att bland annat arbetet med handlingsplanen fungerar bättre efter införandet av Magna Cura. Det genomförs månatligen så kallade SoL-träffar, där personal från olika kommuner som arbetar med ekonomiskt bistånd deltar. Handläggarna beskriver att det är en bra uppslutning kring mötena och att det är ett bra tillfälle för erfarenhetsutbyte Uppföljning En genomlysning av samtliga personer aktuella vid försörjningsstöd gjordes under våren 2012 av individ- och omsorgschefen och arbetsmarknadschefen. Resultatet presenterades för socialnämnden och förslag till fortsatt utvecklingsarbete har tagits fram. Vid genomlysningen, som enligt uppgift ska genomföras ett par gånger per år, gås alla ärenden igenom, där varje ärende följs steg för steg. Arbetet med återkommande genomlysningar är ett led i arbetet med att förbättra kvaliteten i och ledning av verksamheten. Månatligen genomförs en muntlig rapportering till socialnämnden av chefen för individ- och omsorg och arbetsmarknadschefen. Nämnden får information om antalet biståndshushåll, 13

15 antalet biståndshushåll mellan år, hur stora summor som betalats ut, samt arbetslöshetsstatistik. Uppföljningen upplevs inte ha utvecklats sedan föregående granskning. Tidigare har genomlysning och uppföljning av verksamheten genomförts två gånger per termin. Nästa genomlysning är planerad att genomföras i januari Uppföljningen har inte genomförts lika frekvent sedan föregående granskning. Enligt verksamhetsplanen för 2012 ska enheten för ekonomiskt bistånd arbeta mer systematiskt och följa upp insatser. Bland annat ska en checklista/mall med frågor för uppföljning tas fram. Personalgruppen har under 2012 arbetat med framtagande av checklistor för frågor vid uppföljning, systematiskt följa inkomster hos de som söker försörjningsstöd, samt systematiskt arbeta med hyres- och elskulder. Kommunen har även från ett externt konsultföretag köpt en undersökning för KPB (kostnad per brukare). Slutsatserna från KPB är från 2011 och visar på en stor procentuell andel hushåll med försörjningsstöd utifrån invånarantalet, många hushåll med försörjningsstöd mellan månader samt att Arboga har ett högt genomsnittligt antal månader med försörjningsstöd i åldersintervallet år. All personal har tillgång till en rutinpärm. Enligt uppgift ska alla rutiner gås igenom på gemensamma arbetsplatsträffar och kontinuerligt uppdateras eller revideras. Enligt uppgift ska samtliga personer som är aktuella vid individ- och familjeomsorgen ha genomförandeplaner eller handlingsplaner som upprättats tillsammans med den enskilde. Av planen ska det tydligt framgå hur behovet ska följas upp. Det har skapats en systemgrupp inom individ- och familjeomsorgen som kontinuerligt arbetar med att utveckla handlingsplanerna. Systemgruppen träffas tre gånger per termin Bedömning Med utgångspunkt i föregående granskning som genomfördes under våren 2010 konstateras att ett mindre antal åtgärder har vidtagits utifrån de rekommendationer som lämnades i samband med granskningen. Handläggningssystemet Magna Cura har till fullo implementerats i verksamheten, vilket har lett till en smidigare och snabbare handläggningsprocess där hela handläggningsprocessen har kartlagts. Vidare har tjänstegarantier formulerats för att säkerställa att handläggning av samtliga ärenden görs inom rimlig tid. Uppföljningar har också visat att handläggningstiderna i huvudsak klaras av. Vår rekommendation är att månatliga uppföljningar görs av handläggningstiderna, och redovisas nämnden i samband med övrig rapportering. Statistiken bör dokumenteras för att möjliggöra jämförelser mellan månader och år. Detta för att slutsatser ska kunna dras framgent om åtgärder som vidtas får önskad långsiktig effekt. Vår bedömning är att vissa åtgärder har vidtagits initialt rörande förbättrad uppföljning av kvalitet i handläggningsprocessen. Vi bedömer de omfattande genomlysningar som görs som positiva. Vi konstaterar dock att genomlysningarna inte förefaller genomföras med önskvärd kontinuitet. Vår rekommendation är att de omfattande genomlysningarna även fortsättningsvis genomförs med kontinuitet för att än bättre möjliggöra jämförelser över tid. Vi konstaterar i likhet med föregående granskning av budget varje år inte säkras med en åtgärdsplan. Det är väsentligt att målsättningen är att budget ska klaras varje år. Om budget minskas från ett år till ett annat måste en åtgärdsplan finnas för hur budget ska klaras. 14

16 I enlighet med föregående granskning konstaterar vi att kommunen inte genomför en tillräckligt systematisk uppföljning av ärendeutvecklingen och kostnader per orsak till varför individen uppbär försörjningsstöd. Avsaknad av denna typ av uppföljning leder till att det blir svårt att utforma riktade insatser för de olika grupperna försörjningsstödstagare. Vår rekommendation är likt tidigare rekommendation att uppföljningen bör få en närmare koppling till relevanta mål och åtaganden i förhållande till respektive individs personliga problematik. Vi ser det som positivt att kommunen under 2013 kommer ingå i ett projekt finansierat av samordningsförbundet med syfte att skapa en ökad samordning och effektivisering av resurser och insatser. I samband med detta rekommenderar vi verksamheten att se över arbetsprocessen och dokumentera en ansvarsfördelning för att säkerställa att samma arbete inte utförs två gånger, dels vid enheten för ekonomiskt bistånd och dels vid arbetsmarknadsenheten. Vi ser det som positivt att det finns en systemgrupp vid förvaltningen som aktivt och kontinuerligt arbetar med att förbättra handlingsplaner och genomförandeplaner. Den övergripande bedömningen är att somliga åtgärder har vidtagits för att effektivisera handläggningsprocessen samt förbättra uppföljningen. Verksamheten bör dock fortsatt arbeta med att än mer förbättra uppföljningen på individnivå, samt att på ett bättre sätt framgent dokumentera och analysera uppföljningen och utifrån denna vidta förbättringsåtgärder. Några omfattande åtgärder för att komma till rätta med de höga kostnaderna för försörjningsstöd har dock inte vidtagits. Stockholm den 17 december 2012 Anders More Verksamhetsrevisor 15

17 Källförteckning Ansökan om ekonomiskt bistånd, IFO, rutinpärm, Arboga kommun, skapad , senast reviderad Delårsrapport 2012 (IFO), Arboga kommun. Planering 2012: Verksamhetsplan (IFO), Arboga kommun. Projektansökan, projekt KAK kunskap, arbete och kvalité, Samordningsförbundet Västra Mälardalen, Riktlinjer för ekonomiskt bistånd, Arboga kommun, skapad , reviderad , samt senast reviderad Statistik Socialstyrelsen, Statistik Kommun- och landstingsdatabasen, Kolada, Statistiska centralbyrån, Årsredovisning 2011 (IFO), Arboga kommun. 16