Organisationoch personalutveckling för tidningsbud

Transkript

1 Organisationoch personalutveckling för tidningsbud Christian Wedin TRITA-NA-E04004

2 NADA Numerisk analys och datalogi Department of Numerical Analysis KTH and Computer Science Stockholm Royal Institute of Technology SE Stockholm, Sweden Organisationoch personalutveckling för tidningsbud Christian Wedin TRITA-NA-E04004 Examensarbete i publiceringsteknik om 20 poäng vid Programmet för kemiteknik, Kungliga Tekniska Högskolan år 2004 Handledare på Nada var Christer Lie Examinator var Nils Enlund

3 Sammanfattning Tidningsutgivarna gav Framkom, ett utvecklingsföretag i den grafiska branschen, i uppdrag att undersöka tidningsdistributionens framtid i Sverige. Detta projekt är ett ingående delprojekt som ska behandla organisation- och personalutveckling inom distributionsorganisationen. En arbetsgrupp enades vid ett möte den 6 maj 2003 att fokus för examensarbetet skulle ligga på att lokalisera bra metoder för att: rekrytera, introducera och behålla personal inom distributionsorganisationen. Att bygga upp en säker distributionsapparat förutsätter att organisationen har rätt struktur för sitt ändamål samt att personalen trivs, har rätt kompetens och rätt verktyg till sitt förfogande. Möjligheterna att rekrytera och behålla bud är en nyckelfaktor när det gäller att upprätthålla kvalitetsnivån. Rapporten ska sammanställa faktorer som inverkar på personalomsättningen samt ge förslag som förbättrar distributionsorganisationen inom områdena: rekrytering, behållning och introduktion av tidningsbud. Resultat: Rekrytering: o Anställningsintervjun skall vara strukturerad och ställa arbetsrelevanta frågor utgående från en arbetsanalys som uppdateras på kontinuerlig basis. o Träffsäkerheten i bedömningen av urvalet ska utvärderas och höjas genom prognostisk validitet. o Samordna resurserna under en gemensam rekryteringshemsida. Introducering: o Introduktionen som den utförs idag ger adekvat utbildning av yrket. o Testning på kunskaper och införande av prov tillgodoser behovet av att veta att alla nya i organisationen får en likadan utbildning. Behållning: o Faktorer som påverkar behållningen är: Kort arbetstid Arbetsdesign Förseningar Anställningsförmåner Kommunikation inom organisationen. o Åtgärder som kan öka behållningen är införandet av: Flexibla distrikt Telefontjänster Statushöjning av yrket

4 Abstract The Newspaper Association of Sweden, TU commissioned Framkom a development company within the graphical trade, to investigate the future of newspaper distribution in Sweden. This master thesis is an including project that will deal with organization and personnel development within the distribution organization. A working group agreed at a meeting on may 6 th 2003 that this thesis should focus on locating good methods to: Recruit, introduce, an retain personnel within the distribution organization. The building of a competitive distribution apparatus presuppose that the organization has the right structure for its purpose and that the needs of the personnel are satisfied, that they have adequate competence, and the right tools at their disposal. The level of quality that the distribution organization provides is dependent upon the possibilities of recruitment and retention of newspaper carriers. This master thesis will gather factors that affect retention and provide propositions that will improve the distribution organization within areas of: recruitment, retention and introduction of newspaper carriers Results: Recruitment: o The interview must be structured and pose work related questions omitting from a work analysis, which is continuously updated. o The accuracy in assessment of the selection must be evaluated and increased by prognostic validity. Introduction: o The introduction as it is performed today, gives an adequate training. o A test will satisfy the need of knowing that all new employees have received similar training. Retention: o Factors that affect retention are: Short working hours Work design Delays Employment benefits Communication within the organization o Measures that will increase retention are: Flexible districts Telephone services Increasing the status of the profession

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Leveranskedjan Distributionsföretagen i Sverige Tidningsbud i siffror Tidningsbudens roll Tidningars intäkter Pressat schema Problemformulering Syfte Avgränsningar Kostnadskalkyl Geografisk avgränsning Tidningsbud Löneökning Konjunkturberoende Hjälpmedel Definition av målgrupp Rapportens disposition Antaganden Metodik Hermeneutisk forskning Vetenskaplig ansats Generaliserbarhet Datainsamling och tillvägagångssätt Metodkritik Tillvägagångssätt Litteratur Frågornas utformning Utomstående källor Källor Teori Rekrytering Kompetensisberget Prognostisk validitet Arbetsanalys Modeller för rekrytering Teorier om behållning av arbetskraft Hygienfaktorer och motivatorer Definition av företagskultur Arbetsdesign Arbetsmarknaden roll i personalbehållning Belöningens mål och utformning Analys av branschen Distributionsorganisationen Organisationsstruktur...22

6 4.1.2 Kommunikation inom organisationen Tidningsbudens kollektivavtal Lön Väntetidsersättning Bil- och transport hjälpmedelsersättning Tidningsbudens arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Arbetskraftsprofil Åldersprofil Hur mycket arbetar tidningsbud? Valet att arbeta som tidningsbud Trivseln i arbetet Arbetstider NAA Carrier recrutiment and retention Telefontjänster Traditionell telefoni SMS-tjänst Platsannonsering Media Arbetsförmedlingen Annan form av sökning efter arbetskraft Behållning i tidningsdistributionsbranschen Genomförande Sammanfattning av enkäter Sammanfattning av intervjuer Rekrytera Introducera Behålla Resultat Rekrytera Intervjun Prognostisk validitet Gemensam hemsida Introducera Introduktion till organisationen Introduktion till arbetet Behålla Kort arbetstid Flexibla distrikt Genomgångsarbete Arbetsdesign Förseningar Anställningsförmåner Kommunikation Telefontjänster Statushöjning Slutsatser Diskussion Framtid för tidningsbud genom utbildning...54

7 8.2 Framtiden för distributionsföretaget Fortsatt arbete Litteraturförteckning...57 Bilageförteckning: Bilaga 1: Förklarande brev Bilaga 2: Enkät Bilaga 3: Intervjumall

8 1 Inledning Detta kapitel innehåller en bakgrund till de problem som ligger bakom rapporten, problemformuleringar, syftes beskrivning, avgränsningar, och antaganden. 1.1 Bakgrund Tidningsutgivarna gav Framkom, ett utvecklingsföretag i den grafiska branschen i uppdrag att undersöka tidningsdistributionens framtid i Sverige. Detta projekt är ett ingående delprojekt som ska behandla organisation- och personalutveckling inom distributionsorganisationen. Projektledaren (Jonas Rehn) utsåg en arbetsgrupp med representanter, från de flesta tidnings distributionsföretag i Sverige, som skulle komma överens om vad projektet skulle leda till. Denna grupp enades vid ett möte den 6 maj 2003 att fokus skulle ligga på att lokalisera bra metoder för att: rekrytera, introducera och behålla personal inom distributionsorganisationen Leveranskedjan Leveranskedjan börjar i packsalen som finns i anslutning till tryckeriet. I packsalar runt om i landet buntas varje natt sammanlagt 3 miljoner dagstidningarna ihop i små eller stora buntar efter information från ett datasystem. Denna länk i kedjan är som mest aktiv runt midnatt. Från packsalen körs de färdiga buntarna med så kallade buntbilar ut till olika avlastnings ställen. Avlastningsställena kallas buntplatser och är i de flesta fall lastkajer, busshållplatser, valv samt portgångar. Buntplatserna är utvalda för att tidningarna ska skyddas mot väder och vind. Buntbilarna är ibland lastbilar men för det mesta personbilar med flak. Ett stort antal personbilar ger snabbare spridning av tidningarna än ett fåtal lastbilar. Avlastningsställena i Stockholm skiljer sig från övriga i landet. I Stockholm levereras tidningsbuntarna till lokaler som administreras av distributionsföretaget Premo. Lokalerna är för det mesta källar- och lagerlokaler, garage, och dylikt. Dessa lokaler kallas filialer. Alla bud samlas och utgår från filialerna, där även lokal arbetsledning och i de flesta fall personalrum finns. Varje bud har minst ett distrikt som tar cirka en och en halv timme att avverka. Antalet tidningar per distrikt varierar mellan exemplar, beroende på antalet prenumeranter och distriktets omfattning. För att tidningarna skall hamna i rätt brevlåda har tidningsbuden en lista med information om varje prenumerant. Informationen består av korrekt adress och vilka tidningar prenumeranten abonnerar på. Listan kallas för budbok och är uppställd i så kallad gångordning. Gångordningen hjälper buden att avverka varje portuppgång och/eller brevlåda i en förutbestämd ordning. Gångordningen bestäms efter budets tycke och ändras också efter inrådan från budet. Målet för distributionen är att tidningarna på vardagarna skall vara levererade innan klockan sex och i vissa fall redan halv sex. Tidningsbud som har fler än ett distrikt börjar sin distribution tidigare än bud med bara ett distrikt. (Informationshäfte TU s2-3) Distributionsföretagen i Sverige Tidningsdistributionen i Sverige är uppdelad i tre regionala och två rikstäckande distributions företag. De två rikstäckande företagen har områden över stora delar av Sverige och under dem verkar tio underentreprenörer. De regionala företagen utmärks av att de inte står under något 1

9 av de rikstäckande företag och verkar inte över hela landet utan endast över ett visst område. De regionala företagen återfinns i Sveriges tre största städer, Stockholm, Göteborg och Malmö. Företaget morgontidningsdistribution, MTD, samägs av tidningsutgivarna och de fem regionala och rikstäckande distributionsföretagen. MTD samordnar den riksspridda distributionen av morgontidningar och är länken mellan tidningsföretagen och distributions företagen. Via MTD: s dataväxel AXEL får tidningsdistributionsföretagen information om prenumeranter från tidningsföretagen. AXEL berättar för de olika distributionsföretagen vilka prenumeranter som skall ha vilken tidning och om prenumeranten anmält utebliven tidning eller har några andra synpunkter på leveransen av tidningen. (Informationshäfte TU s4) Tidningsbud i siffror Ca människor i Sverige arbetar som tidningsbud. Dessa är anställda av olika distributionsföretag som är spridda över nästan hela Sverige. Tidningsbudsarbetet utförs nattetid och arbetstiden är mellan 1,5-5 timmar per natt. Ungefär 60 % av tidningsbuden går eller cyklar och 30 % är bilburna. Arbetet innebär en stor fysiskt påfrestning eftersom en normal last för tidningsbud är mellan tidningar där varje tidning väger mellan 0,2-0,4 kg beroende på vilken dag det är. (Informationshäfte TU s3) Tidningsbudens roll Tidningsbudets arbete ligger närmast mottagaren (dvs. läsaren) och är den sista länken i leveranskedjan från redaktion till läsare. Arbetet sluter det avtal som tidningen har med annonsörer och prenumeranter. Servicen som tidningsbuden ger är viktig för att behålla prenumeranter och annonsörer. Tidningsbudens roll är lika viktig som annonsörernas. Fungerar inte den sista länken i leveranskedjan när produkt når prenumerant blir annons försäljning svår att motivera. Tidningens varumärke är beroende av tidningsbudens prestation. Varumärket är en kvalitetsstämpel och ska stå som garant för pålitlig distribution. 2

10 1.1.5 Tidningars intäkter % av totala intäkten 100 DN SVD Nerikes Allehanda Metro 50 Lösnummer Annonser Bidrag Prenumerationer Figur 1.1 Tidningars intäkter i procent av totala intäkten Källa: TS-boken 2001, Tidningsstatistik AB I Sverige består intäkterna till stor del av annons- och prenumerationsintäkter. Endast ett fåtal procent utgörs av lösnummerförsäljning. Annonsintäkterna är beroende av upplagan. Upplagan är i sin tur beroende av antalet prenumerationer eftersom lösnummerförsäljningen är förhållandevis låg. Blir tidningsutbärningsservicen undermålig minskar antalet prenumeranter. Antalet prenumerationer ger utslag på annonsförsäljningen som därmed blir beroende av tidningsbudens service Pressat schema Tidningsbudarbetet är både fysiskt och psykiskt påfrestande eftersom arbetet både innehåller tunga lyft och utförs under nattetid. Kravet som ställs på tidningsdistributionen är att tidningen skall ha kommit fram till kunden innan kl. 6 på morgonen. I Sverige når överlag tidningen tidningsbuden cirka klockan två. Det ger tidningsbuden 4 timmar att leverera i genomsnitt 200 tidningar till prenumeranterna. Ett pressat schema vilket ställer stora krav på en bra distriktsplanering, hög kompetens hos chefer och en flexibel organisation. 1.2 Problemformulering I examensarbetet skall distributionsföretagens rekryteringsstrategi studeras samt faktorer som kan minska personalomsättningen. 3

11 Följande två huvudfrågeställningar sågs initialt som intressanta: Vilka faktorer påverkar personalomsättningen? Hur kan man minska personalomsättningen? Anställningen börjar vid rekryteringen. För att personal ska stanna kvar i arbetet är det lämpligt att angripa problemet då allting börjar genom att titta på rekryteringsprocessen. Frågeställningar som är intressanta är: Vilka faktorer är viktiga vid rekrytering av tidningsbud? Vad kan göras för att öka träffsäkerheten i urvalet? En ökning av antalet sökanden, det så kallade urvalet innebär att chansen blir större att välja rätt person. Hur ökas urvalet? Vid introduktionen formas den framtida arbetsmiljön. Den nyanställde är framtidens arbetskraft och lärs denne upp på korrekt sätt skapar man en harmonisk arbetsmiljö. Introduktionen påverkar således behållningen och följande frågeställning får därför signifikans. Hur ser introduktionen ut och hur ska den formas för framtiden? Enligt Yrkesmedicinska rapporten 2000:6 var det viktigt att öka kommunikationen i organisationen för att öka trivseln i arbetet. Trivseln i arbetet är kopplad till personalbehållning därför kunde följande frågeställning vara intressant för arbetet: Hur kan kommunikationen i organisationen förbättras? En viktig aspekt är att granska arbetets utformning för att utforska vilka möjligheter som där finns för att öka personalbehållningen. Vilka möjligheter i arbetets utformning finns för att behålla personal? Efter en viss tids efterforskningar blev det klart att yrkets status och en längre arbetstid har en påverkan på behållningen av personal. Därför formulerades följande frågeställningar: Hur ska man påverka yrkets status utan att höja lönen? Hur förlänger man arbetstiden? 1.3 Syfte Rapporten ska sammanställa faktorer som inverkar på personalomsättningen samt ge förslag som förbättrar distributionsorganisationen inom områdena: rekrytering, behållning och introduktion av tidningsbud. 1.4 Avgränsningar Kostnadskalkyl Rapporten beskriver inte några kostnadskalkyler för de resultat rapporten kommer fram till. Det är svårt att uppskatta hur mycket varje del skall kosta i pengar eftersom strukturen på organisationen skiljer sig åt mellan de olika bolagen. Några företag har redan budvärdar vars arbetsuppgifter bland annat att verka för tidningsbudens trivsel. Om denna rapports resultat kommer fram till någon extra uppgift för budvärden blir det billigare än på andra 4

12 distributionsorganisationer. Det är upp till läsaren att uppskatta och bedöma om rapportens resultat i enskilda fall är ekonomiskt rimliga Geografisk avgränsning Rapporten avgränsar sig till Sverige genom att inte omfatta några djupare studier utomlands Tidningsbud För att arbetet inte skulle bli alltför omfattande gjordes avgränsningar i projektet till att gälla endast tidningsbud för vilka krav på resultat upplevdes som mest angeläget bland arbetsgruppens medlemmar. Andra yrkeskategorier i distributionskedjan som exempelvis distributionsföretagens chaufförer vilka distribuerar tidningsbuntar från tryckeriet till avlämningsplatserna omfattas inte av denna rapport Löneökning En löneökning skulle bidra till större urval och ökad behållning av personal. Rapporten studerar inte effekterna av löneökningar, då dessa är i sammanhanget irrelevanta med avseende på vilken förbättringspotential som finns i övriga delar av distributions organisationen Konjunkturberoende Konjunkturläget har inverkan på rekrytering och behållning av all arbetskraft. Vid lågkonjunktur är arbetskraft lättare att attrahera och behålla jämfört med högkonjunkturs förhållanden. En tidsserieanalys skulle ge en bild av konjunkturlägets påverkan på attraktion och behållning av personal. Sådan analys skulle ta för mycket tid i anspråk och skulle förmodligen ge ett resultat som redan är generellt vedertaget i alla branscher. Rapporten bortser därför från sådana effekter och koncentrerar sig på att hitta metoder för att attrahera och behålla duglig arbetskraft i både hög och lågkonjunktur Hjälpmedel Rapporten gör ingen utvärdering av vilka typer av hjälpmedel exempelvis halkskydd, väskor med mera, som fungerar bra i arbetet. Hjälpmedel i arbetet har en påverkan på arbetstillfreds ställelse vilket i sin tur påverkar hur många som stannar kvar i arbetet. Rapporten förutsätter att arbetsgivaren redan har gjort en adekvat undersökning i området samt tagit del av tidigare rapporter i ämnet och tillhandahåller hjälpmedel av god kvalité. 1.5 Definition av målgrupp Med rapporten hoppas författaren bringa klarhet i hur man ska kunna rekrytera, introducera och behålla personal inom distributionsorganisationen. Målgrupp för rapporten är främst personalchefer och de som har en arbetsledande position på morgontidnings distributions 5

13 företag i Sverige. Rapporten kan även vara intressant läsning för de personer som har ett övergripande ansvar över distributionsorganisationen och som ansvarar för att kommunikationen inom organisationen fungerar i alla led. 1.6 Rapportens disposition Andra kapitlet i rapporten beskriver metodiken för studien. Vilken vetenskaplig ansats som har använts, tillvägagångssätt för insamling och uppställning av data samt metodkritik. Från litteraturforskningen har en del metoder för rekrytering och behållning av personal framkommit vilka beskrivs i teorikapitlet. I analysen beskrivs tidigare rapporter i ämnet, en redogörelse för hur organisationen ser ut, en presentation av kommunikationslösningar, tidningsbudens arbetsmiljö samt kollektivavtalet. I genomförandekapitlet redogörs en sammanfattning av intervjuerna och enkätundersökningen som har pågått under arbetets gång. I resultatkapitlet utarbetas metoder som skall passa för rekrytering, introducering och behållning av tidningsbud utgående från de metoder och beskrivningar av arbetet som återfinns i teori, analys och genomförande kapitlen. Slutligen kommer en sammanfattning av slutsatser som rapporten har kommit fram till utgående från vad som redovisats i resultat kapitlet. 1.7 Antaganden Rapporten behandlar personalomsättning och behållning samt rekrytering av tidningsbud. All rekrytering och behållning är beroende av: arbetets utformning, vilka tider som gäller vid utförandet av arbetet, (Umstot 1984) och vilken lön arbetstagaren erhåller (Feldman & Arnold 1983). Tidningsbudsarbetets utformning antas i stora drag inte kunna påverkas. Tidningsbudet får den färdiga tidningen från tryckeriet för att med egen kraft leverera tidningen till prenumerant. I denna studie antas att tidningsbudsarbetet alltid kommer att utföras på natten eftersom det är då nyheterna från den tryckta tidningen är mest färsk. Ökar man lönen kommer fler att stanna kvar i arbetet samt kunna rekryteras. 6

14 2 Metodik Metodikkapitlet beskriver vilken vetenskaplig ansats rapporten grundar sig på, vilket tillvägagångssätt studien har använt sig av och kritik och förslag på hur framtida studier i ämnet bör utföras. 2.1 Hermeneutisk forskning Rapporten lägger sin vetenskapliga grund utgående från den hermeneutiska forsknings metoden. Hermeneutisk forskning syftar till att studera, tolka och skapa förståelse för ett problem. Genom att skapa en dialog med forskningsobjektet kommer den hermeneutiska forskaren närmare en ökad förståelse för problemet. Dialogen kan i hermeneutiska sammanhang vara samtal mellan forskningsobjekt och forskare men även vara informationsutbyte mellan materialet och forskaren. Där materialet består av allt från litteratur till empiri. En beskrivande illustration av hermeneutisk forskning är den hermeneutiska spiralen. Forskaren skapar först förståelse för problemet. Efter förståelsen bildar denne en mängd problemfrågor och idéer, som ligger till grund för dialogen med forskningsobjektet och materialet. Svaren på frågorna och idéerna bildar grund för ny förståelse av problemet vilket leder till nya problemfrågor och spiralen fortsätter.(eriksson & Wiedersheim-Paul 1991) Ny förståelse Dialog Tolkning Ny förståelse Dialog Tolkning Förståelse 2.2 Vetenskaplig ansats Rapporten utgår från både en kvalitativ samt kvantitativ analys av problemområdet. Den kvantitativa analysen utgör endast en liten del av rapporten och har sitt syfte i att undersöka till hur stor del av problemet är förankrat i verkligheten. Med kvalitativ analys vill man få en ökad förståelse av problemet och samtidigt ta till sig svar från forskningsobjektet och få nya infallsvinklar (se avsnitt 2.1). Inom kvantitativ analys blir detta mycket svårt att uppnå eftersom forskaren i hög grad förutbestämt svarsalternativen. Vid kvalitativ analys är det viktigt att ställa öppna frågor som i så liten mån som möjligt har förutbestämda svar. Kvalitativ analys kan genomföras med hjälp av tre olika angreppssätt: Fallstudie: Studera enskilda fall på djupet Tvärsnittsansats: Studera problemet vid en viss tidpunkt Tidsserieanalys: Studera problemet och utveckling över tiden Figur 2.1 Den hermeneutiska spiralen Källa: Eriksson & Wiedersheim-Paul

15 För att få en så övergripande bild av problemet och lösning som möjligt hade det varit önskvärt att tillämpa alla tre angreppssätten. Läsaren hade då haft större möjlighet att skaffa sig en egen uppfattning av vad som hade kunnat anses som rimligt. Tyvärr är tiden en begränsande faktor i dessa sammanhang. I rapporten behandlas därför endast en tvärsnittsansats. Tilläggas bör att en fallstudie skulle vara intressant. En ansats gjordes för denna rapport men intresset för att göra en sådan undersökning visade sig vara lågt hos det aktuella företaget. Mer om en sådan ansats finns att läsa i avsnittet Vidare studier i ämnet i diskussionskapitlet. 2.3 Generaliserbarhet De slutsatser som rapporten kommer fram till är främst allmängiltiga för tidningsdistributionsbranschen i Sverige eftersom det material som rapporten grundar sig på till en större del härrör därifrån. Det är upp till läsaren att avgöra vilka andra branscher som kan ha någonting att hämta från denna rapport. I ett internationellt perspektiv kan viss generaliserbarhet uppnås med Sveriges nordiska grannländer eftersom de i stort sett har samma kultur. I ett vidare perspektiv minskar generaliserbarheten i takt med att likheterna i kulturen förändras. Utländska medborgare har inte samma värderingar eller är inte vana att arbeta i samma mönster som nordiska medborgare. 2.4 Datainsamling och tillvägagångssätt Projektledaren (Jonas Rehn) utsåg en arbetsgrupp med representanter från tidnings distributionen från fyra företag, Tidningsbärarna (TB), Uppsala nya tidning (UNT), Tidningstjänst AB (TAB) och Pressens samdistribution (PS), som skulle komma överens om vad projektet i slutändan skulle leda till. Man enades vid ett möte den 6 maj 2003 att fokus skulle ligga på att lokalisera bra metoder för att: rekrytera, introducera och behålla personal inom distributionsorganisationen. Datainsamlingen inleddes med en övergripande litteraturstudie. I rapporten finns vissa avsnitt som förklarar grundläggande begrepp inom rekrytering och behållning av arbetskraft. Böckerna som använts är mestadels generella över branscher. Det har varit svårt att finna litteratur anpassad för personalhantering inom tidningsdistribution. Eftersökning har gjorts på litteratur som behandlar liknande arbetstyper som exempelvis ensamarbete eller nattarbete. Tyvärr finns det inte mycket skrivet inom dessa områden och det är bara att beklaga och hoppas på att denna rapport kan komma fram till någonting som bringar ljus i mörkret. För att få en klar blick över vad som görs i dag hos tidningsdistributionsföretagen inkluderar rapporten intervjuer med personalchefer och personer som är väl insatta i personalhantering inom två olika tidningsdistributionsföretag. De två företagen är Premo och TAB. Premo är ett regionalt distributionsföretag med verksamhet i Storstockholm och TAB är ett rikstäckande distributionsföretag. Intervjufrågorna är ställda med fokus på rapportens tre fokusområden: rekrytera, introducera och behålla personal. Frågorna syftar till att klargöra vad som idag görs på arbetsplatserna. Intervjufrågorna var öppna och gav även den intervjuade möjligheten att uppge vilka tillvägagångssätt som används idag och som anses framgångsrika. Det största underlag som denna rapport grundar sig på är en enkät som skickades ut i början av sommaren 2003 till de chefer inom morgontidningsdistributionen i Sverige, som har den närmsta kontakten med tidningsbuden. Svaren var till antalet trettiotre och hade en geografisk 8

16 spridning från Kiruna i norr till Malmö i söder. Enkäten innehöll till större del öppna frågor, men även några kvantitativa ja och nej frågor. Enkäten distribuerades via e-post från personal chefer på tidningsdistributionsföretag i hela landet. Med e-post bifogades ett förklarande brev (se bilaga 1) och själva enkäten (se bilaga 2). Båda dokumenten var skickade i word-format vilket gjorde det möjligt för den tillfrågade att besvara frågorna inom dokumentet för att sedan skicka det tillbaka via e-post. Syftet med enkäten var att klargöra om det fanns något behov av de lösningar som projektet skulle komma fram till samt även ge svar på frågor som initialt ansågs intressanta av författaren. Meningen med de kvantitativa ja- eller nejfrågorna var att få ett kortfattat svar, men de flesta av de tillfrågade valde att motivera sitt ja eller nej svar med en mening eller flera. Det kan bero på att de inte tyckte att frågorna var tillräckligt specifika och att svaren därmed behövde extra motiveringar. Överlag var viljan god att besvara alla frågor men vissa valde att inte besvara en del frågor i enkäten. Svaren har en stor spridning i landet från Kiruna i norr till Malmö i söder. 2.5 Metodkritik Tillvägagångssätt Det hade varit naturligt att utföra en enkätundersökning bland tidningsbud rörande arbets miljön och hur dom ser på sitt arbete. Men arbetskraftens mängd och på grund av ett det redan har gjorts en färsk adekvat undersökning av arbetskraften (se avsnitt 4.4 och avsnitt 4.3.2) har lett mig till slutsatsen att en ny undersökning inte skulle göra någon avsevärd nytta och ta för mycket tid och pengar i anspråk. Problemet ligger inte alltid hos arbetskraften utan kan även ligga i organisationen. Det är därför fokus ligger på områden som kan förbättras inom organisationen för att göra tidningsbudsyrket till ett bättre arbete som fler vill arbeta i Litteratur Tyvärr finns det inte någon litteratur om tidningsbudens speciella arbetssituation. Efter sökningar har gjorts men utan specifikt resultat. I USA har NAA motsvarande tidnings utgivarna i Sverige gjort en rapport om hur man ska rekrytera och minska personal omsättningen bland amerikanska tidningsbud. Den rapporten är inriktad på arbetssituationen för amerikanska tidningsbud. Amerikanska tidningsbud säljer även prenumerationer och får provision på försäljningen som svenska tidningsbud varken gör eller får. Ersättning och arbetsbörda skiljer sig mellan de två länderna Frågornas utformning Enkätfrågorna blev för hastigt utformade vilket till stor del berodde på tidspress. Mer energi skulle ha lagts på utformning av frågorna för att få mer specifika frågor och mer kategoriserbara svar. Till exempel innehåller enkäten frågan: Vad tror du personal omsättningen beror på, vilka faktorer har betydelse? I efterhand kunde det vara intressant att ställa frågan: Varför stannar buden kvar i sitt arbete? Med öppna frågor får man svar som man först inte väntat sig. Risken är att ett nytt synsätt på lösningar inte kommer fram då det döljs av en gängse uppfattning. Ibland blir också den öppna frågan icke konkret vilket ger svar som är svårtolkade. 9

17 2.5.4 Utomstående källor För att ta reda på vad som görs för att förhindra personalomsättningen i andra branscher har försök att ta kontakt med utomstående källor gjorts. Viljan att medverka har visat sig låg eftersom ingen ersättning kan ges förutom en bra utformad examensarbetesrapport. Detta har dock visat sig vara föga attraktivt att få i ersättning för nedlagd tid. Rapporten skulle ha fått en bredare infallsvinkel om den hade inkluderat metoder från andra branscher, men eftersom undersökningar av detta slag går med nollbudget blir detta svårt att förverkliga. Det finns dock litteratur att tillgå inom området men de är i de flesta fall mycket generella över branscher och bidrar inte till att belysa konkreta metoder samt erfarenheter, vilket man skulle ha erhållit i intervjuer med personalchefer från andra branscher Källor Rapporten baseras på material från litteraturstudier, enkätundersökning, diskussioner i referensgrupper, samt intervjuer. De är muntliga källor som i många fall redovisar om lyckade resultat. Dessa bedömningar är ytterst subjektiva och ingen ytterligare redovisning om bevisade effekter har förekommit. Omdömena kommer direkt från den muntliga källan. De bör därför inte litas blint på men kan heller inte helt uteslutas. 10

18 3 Teori I detta kapitel beskrivs material hämtat från litteraturstudier. Kapitlet är uppdelat i två delar, rekrytering och behållning. Den första delen behandlar teorier i samband med rekrytering och den andra organisationsteori och teorier om behållning av personal. 3.1 Rekrytering 1. Arbetsanalys 6. Systematisk bedömning och beslutsfattande 2. Sammantagna bedömningsförfara ndet 5. Referenstagande 3. Intervju 4. Testning Figur 3.1 Bedömningscirkeln Källa: Edith & Kahlke (2002) Bedömningscirkeln är den centrala delen i ett bedömningsförfarande som används i samband med anställning. Arbetsanalysen beskriver vad arbetets verksamhet innebär yrkesmässigt, personligt samt kort- och långsiktigt. I det sammantagna bedömningsförfarandet ställs frågan hur företaget bedömer de sökande. Intervjun ska uppfylla de syften företaget har ställt genom mötet med den sökande. Testningen ska ge en bedömning på arbetsrelevanta sidor hos den sökande. Referenstagande utförs för att få en bild av sökanden i arbetssituationer. Slutligen bedöms den sökanden genom ett viktat bedömningsförfarande. Arbetsgivaren ställer upp olika egenskaper som anses i olika grad nödvändiga för arbetets utförande. Dessa krav mäts på den sökande och viktas efter betydelse. Därefter tas ett beslut om anställning Kompetensisberget Kompetens hos individer omfattar tre aspekter, beteende, tankar och känslor, samt motivation och personlighetsdrag. Beteendet innefattar färdigheter och kunskaper vilka är relativt enkla att detektera genom analys av individens bakgrund eller utbildning. De andra två aspekterna är mycket svårare att få en reliabel analys av varför man kan dra liknelsen vid ett isberg. De synliga delarna av isberget representerar beteendet hos individen medan de delar som ligger under vattenytan är tankar och känslor samt motivation och personlighetsdrag. Tankar och känslor innefattar självuppfattning, social roll och värderingar. Den sociala rollen och självuppfattningen är oftast medvetna för personen medan motivation och personlighetsdrag 11

19 för det mesta ligger i det undermedvetna. De delar som ligger under vattenytan påverkar i hög grad en individs beteende och utgör en betydande del av individens kompetens. Dessa delar kan emellertid vara svåra att iaktta ju längre ner under vattenytan de befinner sig. På samma sätt är det lättare att träna kompetens ju högre upp de ligger i modellen. Modellen vill visa att individens beteende är lätt att iaktta och påverka men utgör endast en liten del av den totala kompetensen. De underliggande aspekterna utgör en betydande del av kompetensen och påverkar individens beteende samtidigt som de kan vara svåra att iaktta och påverka. (Kahlke & Schmidt, 2002, s56) Prognostisk validitet En bra urvalsmetod är reliabel och stabil, vilket betyder att man vid upprepade mätningar får samma bild av den person som bedöms. En bra urvalsmetod har prognostisk validitet om den väljer ut sökanden som är bra och avvisar sökanden som är dåliga för det aktuella arbetet. Reliabilitet En reliabel metod ger stabila resultat. Reliabla tester är tester som är till den grad stabila att de mäter samma sak varje gång. Fysiska mått som exempelvis avståndet mellan Stockholm och Kiruna är normalt till den grad stabila att deras reliabilitet kan tas för given. Subjektiva mätningar som utförs vid anställningsförfaranden som till exempel intervjuer, bedömningar av ansökningar, etcetera är sällan lika stabila. Ibland kan de vara så instabila att de inte säger något alls om den bedömda personen. Validitet Validitet handlar om att jämföra följande två uppsättningar av data. 1. Resultat från en metod som förutsäger något till exempel ett personlighetstest eller en intervju. 2. Kriterium som förutsägelsen ska jämföras med. Detta kriterium kan vara hur bra den anställda sköter sitt arbete eller stannar kvar i sitt arbete. Oftast används kriterium som bedömningar från arbetsledningen, mått på försäljning eller antal befordringar. Innan man kan utföra en bedömningsmetod som förväntas ha validitet måste man slå fast vilka kriterier som motsvarar lämplighet i arbetet Om en metod har god validitet betyder det att personer som klarar sig bra då den aktuella bedömningsmetoden används också klarar sig bra i det efterföljande arbetet. Validitet mäts på en skala från 1-0 där 1 betyder att urvalsmetoden ger hundraprocentig validitet och 0 betyder att den saknar betydelse. Prognostisk validitet som överstiger 0,5 anses som utmärkt, 0,4-0,49 är bra och 0,3-0,39 är acceptabelt. Validitet som understiger 0,3 är inte alltid tillräckligt även om det under vissa förhållanden kan godtas. (Edith & Kahlke 62) Ovanstående tredelning kan endast ses som vägledning eftersom metoder med lägre siffervärden kan vara intressanta under speciella förhållanden. Det finns tre olika typer av validitet som beskrivs kortfattat nedan: 12

20 Förtroendevaliditet: Omständigheterna kring metoden/testet upplevs som tillförlitliga. Omedelbar upplevd validitet: Metoden upplevs som tillförlitlig och relevant. Innehållsvaliditet: Metoden är bekräftad vid närmare granskning av experter att den mäter det den är avsedd att mäta. (Kahlke & Schmidt s 60-62) En arbetsanalys är inte i likhet med intervjuer, tester eller referenstagande någon urvalsmetod i sig. Därför går det inte att undersöka arbetsanalysens prognostiska validitet. Men det har visat sig i undersökningar att arbetsanalysen förbättrar den prognostiska kvalitén samt höjer i mindre grad reliabiliteten hos bedömningsunderlaget. (Kahlke & Schmidt s 63) Arbetsanalys Innan man börjar rekrytera måste man utföra en arbetsanalys. En arbetsanalys beskriver väsentliga delar som berör arbetet. Det kan vara alltifrån beskrivning av arbetsuppgifter, till nödvändiga färdigheter och arbetsmiljö. Arbetsanalysen syftar till att göra den som anställer bekant med vilka krav som ställs på den sökanden samt vad arbetet innebär. Det är lika viktigt att inte försköna ett arbete som att göra en grundlig beskrivning av det. Arbetsanalysmetoder Metoder för arbetsanalyser syftar till att få fram en beskrivning av arbetet. Nedan följer exempel på metoder som kan vara användbara för att få fram en arbetsanalys. Frågeformulär: Ett frågeformulär ges till nuvarande arbetstagare där denne svara på frågor om hur arbetet utförs. Förbestämda frågor ger förbestämda svar. Frågeformulär ger därför en begränsad bild av arbetet. Intervjuer: Intervjuer av personer med kunskaper om arbetet. Metoden är tidskrävande. Metoden går in mer på djupet än ett frågeformulär men beror mycket på hur arbetstagaren är som person. Mer information fås om arbetstagaren är öppen än inåtvänd. Intervjuer efter kritisk händelse Fokusgruppsintervjuer Intervjuer med fokusgrupper bestående av personer med en direkt relation till arbetet som skall kartläggas. Denna form av analys metod ger en utförlig beskrivning av arbetet men är mycket tidskrävande. Dagbok förd av den som har haft arbetet Den stora fördelen med dagboksföring är att den tar lite tid i anspråk eftersom personen fyller i dagboken under arbetets gång. Nackdelen kan vara att metoden ger en beskrivning av arbetet som ibland kan vara subjektiv och svårtolkad. Existerande källmaterial exempelvis befattningsbeskrivningar Att undersöka redan existerande källmaterial är ett annat sätt att skaffa sig kunskaper om arbetet. Det kan dock vara svårt att avgöra om materialet är aktuellt eller om det behöver revideras på grund av införandet av nya arbetsuppgifter. Scenarier Ett arbete kan analyseras utgående från vissa scenarier som är relaterade till arbetet. Man kan utifrån dessa scenarier beskriva arbetet och få fram vilka kunskaper och kvalifikationer som behövs för att utföra det. (Kahlke & Schmidt s 47) 13

21 Kravprofil Vem ska utföra jobbet? Hur ska hans/hennes livssituation se ut? Vilka förutsättningar kräver företaget att arbetstagaren skall ha? Vilka personkrav är nödvändiga för att man med en viss sannolikhet ska kunna lyckas i arbetet? (Kahlke & Schmidt 2002 s 49) Följande frågor bör besvaras för att göra en tydlig kravprofil: Vilka kompetenser har de personer haft som klarat arbetet bäst? Hur har dessa kompetenser visat sig? (förklaring genom exempel) Vilka kompetenser har de personer som klarat arbetet sämst och hur har detta visat sig? Ge exempel. Vilka kompetenser föreställer man sig i ökande grad kommer att behövas i framtiden? Hur kan en person i detta arbete se/känna att hon eller han gör ett bra arbete? Vilka orsaker har funnits till att personer som tidigare haft arbetet inte klarat det? Vilken bakgrund skall anses som relevant för att personen ska kunna nå de önskade målen? (Kahlke & Schmidt 2002 s 88) Modeller för rekrytering Intervjustruktur Det finns i stora drag tre olika intervjutyper; strukturerad, delvis strukturerad och ostrukturerad. Forskningsresultat påvisar tydliga skillnader mellan de olika intervjutyperna där strukturerade intervjuer ger ett bättre bedömningsunderlag än ostrukturerade varianter. (Eder, Robert W. & Harris Michael M.: The employment Interview Handbook, Sage, 1999 ur Edith & Kahlke, 2002, s 124.) Enligt Edith & Kahlke definieras den strukturerade intervjun av följande kriterier: Intervjufrågorna utgår från de kompetenser som är viktiga i arbetet Samma frågor ställs till varje sökande Resultaten bedöms med hjälp av systematiska och viktade bedömningskriterier (Edith & Kahlke, 2002, s 124.) Nedanstående tabell påvisar skillnader mellan de olika intervjutyperna. Användning av de olika typerna ska ses mot bakgrund av intervjuns syfte. Intervjutyper: Ostrukturerad Delvis strukturerad Strukturerad Ej planerad. Ej styrd. Okontrollerad. Ömsesidigt informationsutbyte. Flexibel. Bedömning grundas ofta på subjektiva intryck och minnen. (Edith & Kahlke, 2002, s 125.) Planerad i stora drag. Flexibel styrning. Övergripande planering av vilka områden som ska täckas. Ömsesidigt. informationsutbyte inom ramarna för intervjuns syfte. Flexibel inom ramarna för intervjuns syfte. Bedömningar som bygger på varierande systematik. Planerad ner till den enskilda frågan. Intervjuarstyrd Standardiserad vad gäller frågorna, sätten att fråga, samt bedömningen av frågorna.. Till största delen informationsinhämtade. Oflexibel. Bedömningar som bygger på anteckningar om de enskilda kompetenserna. 14

22 Syftet med intervjun De finns fem olika syften med en intervju. Dessa olika syften ska ge ett utbyte mellan företaget och den sökande som senare läggs till grund för en bedömning. Syfte Första intryck Väcka intresse, marknad sföring Bedömn ing och urval Bedömn ing av hur väl den sökande och organisa tionen passar ihop Förhand ling Placering i förfarandet Först Först I mitten I mitten Sist Innehåll (Edith & Kahlke, 2002, s 128.) Det första intrycket kan bestå av en informell diskussion där en kort introduktion ges till arbetet som ska utföras. Företaget undersöker också om sökanden uppfyller minimikompetenskraven och har tillräcklig motivation för och rimliga föreställningar om arbetet En beskrivning av hela företaget, vilka sammanhang arbetet ingår i. Eventuellt en liten rundvisning på kontoret. Strukturerade frågemallar som baseras på en arbetsanalys. En strukturerad diskussion med den sökande om arbetsrelevanta hypoteser. Företaget: Organisationskulturen, värderingarna, rutiner. Sökande: Fokusering på de ramar/sammanhang där han/hon hittills har fungerat bäst respektive sämst Förhandlig om de områden där parterna tidigare inte kommit överens. Utbyte En första avstämning av ömsesidiga förväntningar om förfarandet Uppmuntran till sökande om att aktivt delta i urvalsförfarandet eller dra sig ur Bortsortering av sökanden som inte uppfyller ens minimikrav Ge en positiv bild av företaget hos omgivningen och potentiella medarbetare Kompetensbaserad information som säkerställer en rättvis bedömning. Intervjun kan användas för återkoppling och välgrundade hypoteser om arbetsrelevanta sidor av personligheten. Båda parter: En förståelse för värderingar och den andra partens motivationsutlösare, samt utveckla en förståelse för eventuella hinder rörande kultur och beteende som i slutändan ger realistiska förväntningar om arbetsprestation. Båda parterna får möjlighet att säkerställa att viktiga synpunkter godtas. Ett underlättande av övergången till själva arbetsstarten. Ömsesidigt säkerställande av det psykologiska kontraktet 15

23 Intervjutekniker Intervjuns huvudsyfte är att få information om sökanden för att i slutändan göra en bedömning. Det är därför viktigt att tänka på vilka frågor som ställs och hur dom ställs. Det finns två olika typer av frågor. Den ena typen är slutna frågor som ger rak och kort information som svar. Oftast krävs inte mer än ett ord. Den andra typen kallas för öppna frågor och ger oftast utarbetade svar som innehåller flera meningar. Slutna frågor kan vara av intresse när man vill få fram specifik information och tenderar därför vara mycket rakt på sak. Exempel på slutna frågor är: Vad var din lön vid ditt tidigare arbete? Avslutade du din anställning självmant eller blev du uppsagd? Vilka tider arbetade du på ditt förra jobb? Slutna frågor kan vid många tillfällen vara lämpliga, speciellt när intervjuaren vill verifierar uppgifter från en meritförteckning. Men dessa frågor ger oftast inte mycket mer information än vad man redan känner till. Öppna frågor är som namnet antyder motsatsen till slutna frågor. De har inga specifika svar och följs oftast av följdfrågor. Frågorna kan vara exempelvis: 1. Vad söker du i ett jobb? 2. Varför vill du arbeta här? 3. Berätta om ditt tidigare arbete. Utformningen av frågorna gör det möjligt för den intervjuade att ge så mycket information om sig själv som möjligt. Det är viktigt att få mycket information inför ett senare slutgiltigt bedömande. Ett trestegsförfarande är att föredra då man använder sig av öppna frågor. (Outlaw ) 1. Ställ frågan och vänta tills den intervjuade inte kommer på någonting mer att säga om just den frågan. 2. Fråga efter mer detaljer rörande vissa saker i personens svar. 3. Kom med följdfrågor som: varför? Om den sökande hävdar att denne gjorde bra ifrån sig på sitt tidigare arbete, kan det vara bra och fråga på vilket sätt eller varför den sökande kände att hon gjorde bra ifrån sig. Det här är ett bra sätt att kolla om resumén stämmer eller om tidigare påståenden den sökande har kommit med stämmer i verkligheten. Det är svårt för den sökande att vid sådana frågor skapa logiska följder om det ursprungliga påståendet inte stämmer. Svårigheten med öppna frågor kan vara att de ibland är lite för vaga i sin utformning. Det är svårt för den sökanden att hitta svar till frågor som inte är klart definierade för vad man egentligen vill ha ut med frågan. Frågorna tenderar då att bli för öppna. Istället för att till exempel fråga: Hur tyckte du om ditt föregående arbete? Kan man fråga: Vad tyckte du om mest med ditt förra arbete? Öppna frågor bör vara specifika. Om dom inte är det är det svårt att i slutändan göra en bedömning utan specifik information från den sökande. (Outlaw 1999, 111) 16

24 3.2 Teorier om behållning av arbetskraft Ett av de tre fokusområdena är behållning av arbetskraften. I detta avsnitt följer teori från litteratur om hur en organisation skall agera för att behålla sina medarbetare inom företaget. Avsnittet ger en generell bild av olika branscher och inriktar sig inte specifikt mot distributionsbranschen. I slutet av avsnittet ges konkreta tips från personer med personal ansvar på tidningsdistributionsföretag i olika delar av landet Hygienfaktorer och motivatorer Enligt Herzberg är faktorer som bidrar till att anställda är missnöjda med sitt arbete inte kopplade till faktorer som gör att anställda trivs på sitt arbete. Detta får konsekvensen att åtgärdandet av en faktor som har bidragit till att individer blivit missnöjda med arbetet inte nödvändigtvis kommer att bidra till tillfredställelse med arbetet i framtiden. Motsatsen till arbetstillfredställelse är således inte missnöje. De två faktorer som Herzberg anser bidra till tillfredställelse på arbetsplatsen är hygienfaktorer och motivatorer. Hygienfaktorer kan samlas under begrepp som företagspolicy och administration, ledning, relation till överordnade samt arbetsförhållanden. Motivatorer är prestation, erkännande, arbetsuppgifter, ansvar, karriär och utvecklingsmöjligheter. Motivatorer och hygienfaktorer är starkt beroende av varandra. Fungerar motivatorerna men inte hygienfaktorerna leder inte enbart motivatorerna till arbetstillfredsställelse. För att motivatorerna ska fungera krävs det att hygienfaktorerna har lett den anställde till ett så kallat neutralt stadium vilket denne därifrån kan fortsätta att klättra till högre nivåer av arbetstillfredställelse genom motivatorer. Sammanfattningsvis utgör hygien faktorerna grunden i, och motivatorerna graden av arbetstillfredställelse. (Herzberg 1976) Definition av företagskultur Inom ett företag härskar informella och oskrivna värderingar, normer och beteendemönster samt ideologier, strukturer och tillvägagångssätt vilka är kollektivt accepterade av organisationens medlemmar. Detta kan samlas under ett begrepp, företagskultur. Företagskulturen är svår att urskilja eftersom den oftast förekommer i informell form. Som en konsekvens av det blir den också svår att påverka då det kan vara svårt att urskilja det man vill påverka. Företags kulturen kan emellertid påverkas inom vissa områden genom åtgärder från företagsledningen. Förändringar kan inte urskiljas direkt utan verkar under en längre tid för att sedan ge resultat. Företagskulturen liknar mer en rotmetafor någonting som företaget är, än ett styrmedel som är påverkbart. (Rollins 2002, 579) Kulturen kan man inte ändra på kort sikt men med långsiktig planering från företagsledningens sida görs en förändring möjlig. (Chmiel ) Företagskulturen genomsyrar hela verksamheten. Den påverkar även organisationens strategier för rekrytering, placering av nyanställda, befordringar, strategier för personal utveckling samt belöningssystem. Olika strategier resulterar i olika grader av engagemang och personalbehållning. (Rollins 2002, 585) Det finns flera olika typer av kulturer inom engagemang och personalbehållning, men för att förklara på ett lättförståeligt vis kan man dela in dem i två grupper. Den första lägger stor vikt vid gruppdynamik och gynnar lagarbete, trygghet och respekt för individerna i organisationen. Den andra lägger vikten på individen och uppmuntrar personlig initiativförmåga och ger individuella belöningar när mål uppnås. Gruppdynamiken främjar lojalitet till organisationen 17

25 och långsiktigt engagemang hos de anställda vilket medför att dessa stannar längre i sina arbeten. Den andra typen fostrar en entreprenörsanda och erbjuder inte långsiktig anställnings trygghet vilket medför att individerna lätt drar sig ur organisationen då tillfälle ges, för att söka bättre ersättning på annat håll. (Rollins 2002, ) Arbetsdesign Arbetsdesign formar ett arbete efter en meningsfull och medveten planering. I planeringen ingår aspekter som är av strukturell- och social karaktär för den anställde. Inom det breda begreppet arbetsdesign ryms en rad andra begrepp som exempelvis: arbetsrotation, arbetsberikning, utökning av arbetsuppgifter och sociotekniska aspekter. I denna del av rapporten som syftar till att behålla anställda kommer jag endast behandla begreppet arbetsberikning. Med arbetsberikning menas att göra arbetet mer intressant, meningsfullt och utmanande. Hackman och Oldman har utvecklat en arbetskaraktärsmodell som tydliggör vilka karaktäristika som påverkar en individs upplevelse av arbetsberikning: 1. Variation av färdigheter: Variera arbetsuppgifter, främja användandet av värdefulla färdigheter, talanger och skickligheter. 2. Uppgiftsidentitet: Utföra arbetet från början till slut, avsluta ett arbete istället för att göra en del av det. 3. Betydelsefull uppgift: Vikten av att arbetet utförs korrekt gentemot hela organisationen. 4. Autonomi: Friheten i att kunna utföra arbetet efter egen bestämmanderätt. 5. Återkoppling: Tydlig och direkt information om arbetsprestation och resultat. (Hackman & Oldman 1976 ur Umstot 1984) De tre första karaktäristika bidrar till arbetets meningsfullhet. Autonomi får arbetstagaren att känna ansvar inför utfört arbete. Återkopplingen ger arbetstagaren kunskap om resultatet av utfört arbete. Medvetenheten om resultatet av arbetet ger arbetstagaren möjligheter att korrigera ett beteende samt tillfredställelse efter en god prestation. Meningsfullhet, ansvar och medvetenhet bidrar till arbetstagarens personliga och arbetsrelaterade resultat som: hög motivation, hög kvalité på arbetsprestationen, hög arbetstillfredsställelse, samt låg frånvaro och personalomsättning. (Umstot, 1984) Hur den anställde upplever arbetsberikning är till viss del beroende av hur starkt behov denne har till personlig utveckling. Är behovet av personlig utveckling svagt hos individen blir resultatet av arbetsberikningen mindre synbart än om behovet är starkt. Resultatet av arbetsberikning har genomgående visat på positiv utveckling av arbetskvalité och attityder gentemot arbetet. (Umstot, 1984) Målet för arbetsberikning är inte enbart socialt önskvärda utan även viktiga ur lönsamhetssynpunkt för företaget. Nöjda anställda kommer sannolikt i högre grad till arbetet och stannar i högre utsträckning också kvar på arbetsplatsen än mindre nöjda. (Umstot, 1984) Arbetsmarknaden roll i personalbehållning Arbetsmarknaden spelar givetvis stor roll för den frivilliga personalomsättningen. Är efterfrågan på arbetsmarknaden efter arbetskraft inom de kompetenser som en organisation har hög, blir det svårare att motivera folk att stanna kvar än om den är låg. Arbetsmarknadssituationen kan även påverka arbetskraftens inställning till arbetet. Vid 18