Mallar för upphandling av informationssystem

Transkript

1 Förfrågan Bilaga 1 Allmänna bestämmelser Bilaga 2 Tillämpningar användning Bilaga 3 Informationsinnehåll Bilaga 4 IT-lösning Bilaga 5 Adm. föreskrifter branschpraxis Bilaga 2.1 Processmodeller Bilaga 3.1 Datamodeller Bilaga 4.1 Kundens tekniska miljö Mallar för upphandling av informationssystem Avrapportering av ITBoF projekt nr 902 Del av etapp 4 av -projektet Slutrapport KS Konsult - Kjell Svensson - Bo Tyrefors Detta projekt har genomförts med finansiering av: IT Bygg och Fastighet

2 Implementering och lansering av -modellen Slutrapport ITBoF projekt 902 del av etapp 4 av FI-2002-projektet Innehållsförteckning 1 Förord Bakgrund Projektbeskrivning Mål Målgrupp Omfattning Projektgenomförande Resultat Konklusion Redovisning av resultat Implementering Fortsatt utveckling Kontinuerlig vidareutveckling Utveckling av verktyg för analys av erhållna anbud Rekommendationer

3 Mallar för upphandling av informationssystem Slutrapport etapp 4 av FI-2002-projektet 1 Förord 2 Bakgrund Den mängd information som hanteras i FM-processerna är avsevärd och hanteringen är komplex. Hur informationen samlas in, struktureras, jämförs, uppdateras, distribueras och presenteras är avgörande för informationens värde i FM-verksamheten. Ändamålsenlig och effektiv informationshantering är avgörande för FM-verksamhetens kvalitet genom att underlätta arbetet. Detta åstadkommes genom t ex att relevanta dokument finns att tillgå, att beslut blir väl underbyggda av beslutsunderlag och att gjorda erfarenheter kan registreras och att relevant information kan distribueras i hela organisationen, både framåt och bakåt i och mellan verksamhetens processer. Avsaknaden av ett för branschen gemensamt gränssnitt för förmedling av information mellan processernas olika informationssystem är idag ett stort hinder för en effektiv förvaltning och bidrar till att felaktig information ligger till grund för beslut. Kostnaderna för integrering av ett fastighetsföretags olika informationssystem är idag avsevärda och kräver kontinuerlig tillsyn. Informationssystemen måste förmedlas för sammanhanget tillrättalagd information via användarvänliga gränssnitt och byggas med öppen och flexibel informationsteknik. syftar till att skapa detta gränssnitt. I Projektplan för etapp 4 av FI 2002 Implementering av FI 2002 anges bland annat följande målsättning: Att genom samverkan med fastighetssektorns aktörer testa, anpassa och implementera -projektets resultat. Implementering avser såväl it-strategiska aktiviteter (ITstrategier, kravspecifikationer mm) och även implementering i systemutvecklingsarbete. Behovet av för fastighetssektorn gemensamma mallar, baserade på det gemensamma gränssnittet FI 2002, för upphandling av informationssystem är stort. Upphandling av informationssystem där användandet av FI 2002 som gränssnitt löser fastighetssektorns behov enligt ovan. Dessa mallar med sin naturliga koppling till företagens IT-strategi innebär även ett starkt motiv till att göra FI 2002 till en defacto-standard inom fastighetssektorn. Under slutskedet av etapp 3 av projektet beslutades att etapp 4 av projektet skulle utökas kraftigt med ett s.k. implementeringsprojekt som innebar att implementera delar av grundstrukturen (-modellen) i system o dyl. Härigenom testas strukturen (- modellen) och att nyttan kan demonstreras på ett handgripligt sätt. Sålunda formulerades följande syfte för etapp 4. Att påskynda och underlätta utvecklingen av informationssystem för fastighetssektorns processer så att den kundfokuserade fastighetsverksamheten, på både strategisk, taktisk och operativ nivå, kan uppnå uppställda mål av olika slag. Under etapp 4 av kompletterades dessutom etappen med detta delprojekt kallat Mallar för upphandling av informationssystem. Syftet för delprojektet upphandlingsmallar formulerades enligt följande. Att tillsammans med fastighetsföretag, konsulter och systemleverantörer ta fram operativt användbara mallar för upphandling av informationssystem baserade på FI 2002-modellen. 3

4 Implementering och lansering av -modellen Slutrapport ITBoF projekt 902 del av etapp 4 av FI-2002-projektet Etapp 4-arbetet har inneburit att i samverkan med fastighetssektorns aktörer testa, anpassa och implementera -projektets resultat. Implementeringen avser tillämpning av - modellen både i systemutvecklingsarbete och i IT-strategiska aktiviteter (IT-strategier, kravspecifikationer mm). I etapp 4-arbetet ingick också en stor portion förankring, marknadsföring och lansering som skall föra ut resultatet av -projektet till olika intressenter inom den svenska fastighetssektorn. 3 Projektbeskrivning 3.1 Mål Målet för projektet har varit att genom samverkan med fastighetssektorns aktörer upprätta malldokument för upphandling av informationssystem baserade på -projektets resultat. Detta innebär bland annat: Testa vid skapande av kravspecifikation/förfrågningsunderlag för upphandling av informationssystem. Skapa mall för kravspecifikation för informationssystem och datalager 3.2 Målgrupp Fastighetsföretag som tidigare upphandlat eller står i begrepp att upphandla nya eller förändrade datasystem och datalager. Systemleverantörer Konsulter med vana från upphandlingar av datasystem Entreprenörer 3.3 Omfattning Syftet var att åstadkomma malldokument för upphandling av IT-system och informationsleveranser. Arbetet skulle genomföras i följande steg: Steg 1 Upprättande av förfrågningsunderlag Med utgångspunkt från tidigare genomförda upphandlingar bland annat en hos Vasakronan tidigare genomförd upphandling av informationssystem, skulle ett generaliserat förfrågningsunderlag anpassat till -projektets grundstruktur för FM-information upprättas. Utgående från det generaliserade förfrågningsunderlaget skulle sedan Fortifikationsverket påbörja en upphandling av ett underhållsplaneringssystem. 4

5 Mallar för upphandling av informationssystem Slutrapport etapp 4 av FI-2002-projektet Förfrågan Allmänna bestämmelser Informationsbehov Funktion och systemarkitektur Adm. föreskrifter Fi2002 branschpraxis Datamodell Fi2002 Processkartor Bild 1 Principiell struktur förfrågningsunderlag Delmängd i förfrågningsunderlag Förklarande text Förfrågan Förfrågningsbrev. Sammanhållande och övergripande dokument. o Allmänna bestämmelser Allmänna bestämmelser förknippade med upphandlingen. Dessa följer befintliga branschöverenskommelser. o Informationsbehov Beskrivning av informationsbehovet. Texten strukturerad enligt AMA-metodik. Hänvisning genom rubriker till datamodeller. Kompletteringar och undantag beskrivs under respektive rubrik. datamodeller Informationsbehovet specificeras genom hänvisning, enligt AMA-metodik, till datamodeller. o Funktion och systemarkitektur Beskrivning av funktionsbehov. Rubricerad enligt processkartor.. Kompletteringar och undantag beskrivs under respektive rubrik. Beskrivning av systemarkitektur o dyl i möjligaste mån genom hänvisning till -texter. processkartor processmodeller i Microsoft Visioformat. Utgör grund för företagets egna processbeskrivningar. o Administrativa föreskrifter Dokument som beskriver för upphandlingen specifika föreskrifter rörande ex vis tidplaner, betalningsplaner mm. 5

6 Implementering och lansering av -modellen Slutrapport ITBoF projekt 902 del av etapp 4 av FI-2002-projektet Steg 2 Dialog med upphandlingens parter. Tillsammans med Vasakronan och dess leverantör respektive Fortifikationsverket och dess upphandlingsorganisation analyseras anpassade handlingar och korrigeras med avseende på vunna erfarenheter Steg 3 Upprättande av mallar Mallar upprättas för: Förfrågningsunderlag och kravspecifikation 4 Projektgenomförande Bland annat på grund av Fortifikationsverkets (FortV) behov av under november/december gå ut med anbudsförfrågan utgick på grund av tidsbrist första momentet i steg 1 dvs att utifrån tidigare utförda upphandlingar hos Vasakronan skapa ett generaliserat förfrågningsunderlag. I stället analyserades ett antal offentliga upphandlingar och utgående från denna analys kompletterat med utredarnas egna erfarenheter skapades en första version av upphandlingsmallarna. En arbetsgrupp hos FortV bestående av dels verkets egen upphandlingsexpertis och del av konsulter från Meta Fastighetsadministration AB upprättade utifrån upphandlingsmallar ett förfrågningsunderlag avseende upphandling av System för fastighetsdrift och planerat underhåll. En kontinuerlig dialog fördes mellan FortV arbetsgrupp och utredarna för detta projekt ( upphandlingsmallar). Den 3 december 2002 offentliggjordes FortV upphandling. Anbudstiden utgår Projektets referensgrupp utsedd av ITBoF programstyrelse har varit: Kjell Lundberg, Sweco Olle Edberg, Incoord Roland Olsson, NCC Property Development Lennart Klintmalm, Skanska Teknik Jan Broman ordförande styrgrupp Referensgruppen har haft ett möte den 26 november 2002, varvid FortV presenterade sin då förestående upphandling med hjälp av mallarna. 6

7 Mallar för upphandling av informationssystem Slutrapport etapp 4 av FI-2002-projektet 5 Resultat Erfarenheterna från projektets genomförande är bland annat: Förfrågningsunderlagets disposition är väl strukturerat och användbart. Bilagornas svarsformulär förenklar genom sin struktur utvärdering av anbuden. Varje bilagas struktur är logisk och juridiskt godtagbar. Anpassningar av mallarna för varje specifik upphandling är lätta att genomföra. Vid upphandling enligt LOU kan inledningsvis skall-krav inte ställas så att antalet anbudsgivare begränsas för mycket. I värdering (viktning) av svaren kan dock större vikt läggas vid vissa bör-krav genom att dessa får relativt högre poäng än andra liknande krav. Detta var i den aktuella upphandlingen fallet vad gäller krav på bland annat integrationsgränssnitt enligt FI200-xml. processdisposition kunde tillfullo användas trots att FortV redan innan upphandlingen genomfört egen processredovisning. Det gemensamma arbetet avseende implementering av mallarna i FortV s specifika upphandling resulterade i att grundstrukturen kompletterades enligt figur och tabell nedan: Förfrågan Bilaga 1 Allmänna bestämmelser Bilaga 2 Tillämpningar användning Bilaga 3 Informationsinnehåll Bilaga 4 IT-lösning Bilaga 5 Adm. föreskrifter branschpraxis Bilaga 2.1 Processmodeller Bilaga 3.1 Datamodeller Bilaga 4.1 Kundens tekniska miljö Bild 2 Reviderad dokumentstruktur 7

8 Implementering och lansering av -modellen Slutrapport ITBoF projekt 902 del av etapp 4 av FI-2002-projektet Tabell 1 Beskrivning av förfrågningsdokument Dokument i förfrågningsunderlag Förfrågan Bilaga 1 Allmänna bestämmelser Bilaga 2 tillämpningar och användning Bilaga 2.1 processmodeller Bilaga 3 informationsinnehåll Bilaga 3.1 datamodeller Bilaga 4 IT-lösning Bilaga 4.1 Kundens tekniska miljö Administrativa föreskrifter Förklarande text Förfrågningsbrev. Sammanhållande och övergripande dokument. Allmänna bestämmelser förknippade med upphandlingen. Dessa ansluter till befintliga branschöverenskommelser. Beskrivning av funktionsbehov. Rubricerad enligt processkartor.. Kompletteringar och undantag beskrivs under respektive rubrik. Beskrivning av systemarkitektur o dyl i möjligaste mån genom hänvisning till -texter. processmodeller i Microsoft Visioformat. Utgör grund för företagets egna processbeskrivningar. Beskrivning av informationsbehovet. Texten strukturerad enligt AMA-metodik. Hänvisning genom rubriker till datamodeller. Kompletteringar och undantag beskrivs under respektive rubrik. Informationsbehovet specificeras genom hänvisning, enligt AMA-metodik, till datamodeller. Tekniska krav rörande bland annat teknisk miljö, integrationer mm. Beskrivning av kundens tekniska miljö och programvaror. Dokument som beskriver för upphandlingen specifika föreskrifter rörande ex vis tidplaner, betalningsplaner mm. 8

9 Mallar för upphandling av informationssystem Slutrapport etapp 4 av FI-2002-projektet Huvudresultat från projektet och nyttan är följande. Resultat Mallar för upphandling av informationssystem. I dessa mallar ingår bl a specifikation av krav: avseende tillämpning och användning med utgångspunkt från FI 2002-projektets processmodeller avseende informationsinnehåll med utgångspunkt från -projektets implementerade verksamhetsmodeller (objektmodeller) på IT-lösning bl a med utgångspunkt från -projektets rekommendationer. Nytta Bättre förfrågningsunderlag. Enklare upphandlingsförfarande. Branschgemensamma krav. Snabbare genomslag för hos leverantörer. 5.1 Konklusion Projektets genomförande visar att framtagna mallar med fördel kan användas vid upphandling av informationssystem. Detta stöds bland annat av FortV s upphandlare. Vidare konstateras att mallarna med största sannolikhet uppfyller ställda förväntningar på bättre förfrågningsunderlag, enklare upphandlingsförfarande, branschgemensamma krav och snabbare genomslag för hos leverantörer. 5.2 Redovisning av resultat Mallar för upphandling av informationssystem kommer att publiceras på en cd (i avrapportering av etapp 4 benämnd CD2). Denna cd kommer att tillhandahållas av föreningen för förvaltningsinformation en förening som bildats av ledande branschföretag för att förvalta och utveckla. 6 Implementering Som tidigare nämnts har kan projektresultatet omedelbart användas i nya upphandlingar. Det är därför av stor vikt att information om upphandlingsmallarnas existens sprids inom fastighetssektorn. För att främja en fortsatt utveckling av en effektivare informationshantering har fastighetsbranschens representanter och initiativtagare till bildat Föreningen för Förvaltningsinformation. Målet med föreningen är att göra till en de facto-standard. Med bättre verktyg och en gemensam informationsstruktur kan sektorn utnyttja IT optimalt. ger ökad tillgång till information, säkrare verksamhetsanalyser, bättre kontroll över samtliga delar i förvaltningsprocessen, enklare informationsöverföringar, sänkta drifts- och underhållskostnader, ökad lönsamhet etc. 9

10 Implementering och lansering av -modellen Slutrapport ITBoF projekt 902 del av etapp 4 av FI-2002-projektet Mallar för upphandling av informationssystem är en viktig del i skapandet av denna de factostandard. Föreningens uppdrag blir således att förvalta, vidareutveckla och marknadsföra dessa mallar. 7 Fortsatt utveckling 7.1 Kontinuerlig vidareutveckling Allt eftersom mallarna används vid olika upphandlingar kommer behov kontinuerligt att uppstå avseende revidering av dessa mallar. Detta arbete bör tillkomma Föreningen för Förvaltningsinformation. 7.2 Utveckling av verktyg för analys av erhållna anbud Mallarna är upprättade som MS word-formulär där anbudsgivarens svar sker genom registrering i förutbestämda fält. Dessa fält kan förses med så kallade bokmärken (fältnamn). Detta möjliggör i sin tur att ur inkomna svarsformulär skapa en databas med samtliga anbudsgivares svar, vilket avsevärt skulle underlätta utvärdering av inkomna anbud. En tänkt vidareutveckling kan således bli att tilldela samtliga fält unika bokmärken samt att skapa metod för avscanning av inlämnade word-formulär och skapande av anbudsdatabas. 7.3 Rekommendationer Eftersom både köpare och säljare har uppenbara fördelar av att använda ett branschgemensamt strukturerat förfrågningsunderlag rekommenderas fastighetssektorns olika aktörer att aktivt stödja Föreningen för Förvaltningsinformation. Adressen till föreningen är: Föreningen för Förvaltningsinformation Birger Jarlsvägen 28, Kontaktpersoner är: Jan Broman tel: jan.broman@telia.com Bo Tyrefors tel: bo@tyrefors.se Kjell Svensson tel: ks-konsult@telia.com 10