Digitala leveranser av förvaltningsinformation

Transkript

1 ICT Digitala leveranser av Digitala leveranser av Version: , Ändrad: ICT- Industrigruppen för informations- och kommunikationsteknologi i bygg och fastighet

2

3 3 (13) FÖRORD Den tekniska utvecklingen inom ICT (Informations- och kommunikationsteknologi) med tillämpning på bygg- och fastighetsbranschen har i dag kommit långt. Exempelvis är en övergång till 3D-projektering och användning av byggnadsinformationsmodeller (3D/BIM) fullt möjlig. För att den satsningen ska bli verklighet krävs bland annat att företagen inom bygg- och förvaltningsbranschen i Sverige får igång användandet av de nya möjligheterna på bred front. Samtidigt behövs stora satsningar på FoU inom områden som ICT-verktyg, informationshantering, samarbetsformer och affärsmodeller. Industrigruppen ICT 2008 har som mål att främja en sådan utveckling. I det syftet har ICT 2008 valt att finansiera ett projekt som berör digitala leveranser av. Projektet syftar till att nå en precisering av innehållet i informationsleveransen till fastighetsföretaget från byggprojektet. Detta ska bl.a. ske genom framtagning av en mall för tillämpningsanvisning, upphandlingsinstruktioner samt exempel på digitala mallar. Projektet bygger vidare på ett antal genomförda och pågående projekt inom ICTområdet bl.a. framtagning av en ny utgåva av Bygghandlingar 90 del 8, det danska programmet Det digitala byggeriet, utvecklingen av Demohuset samt arbetet som bedrivs av Föreningen för. Arbetet har utförts av en expertgrupp med följande deltagare: Stig Brinck, Niras A/S Bo Johansson, Referat Fastighetsinformation AB Kurt Löwnertz, SWECO AB Väino Tarandi, Eurostep AB Till sin hjälp har expertgruppen haft tillgång till en större projektgrupp med följande deltagare: Medlemmarna i expertgruppen, se ovan Peter Johansson, Högskolan i Jönköping Peter Linde, AP Fastigheter Bo Mattsson, Fastighetsbranschens Utvecklingsforum Leif Sundbom, Akademiska Hus, har verkat som projektledare och Bo Mattsson från Fastighetsbranschens Utvecklingsforum har fungerat som representant för ICT Malmö i september 2008 Pål Hansson

4 4 (13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Bakgrund Informationsstyrning Projektets bärande idéer Användning och nytta Begränsningar Konsekvenser Tillämpningsanvisningar Upphandlingsinstruktioner Mallar Källor... 13

5 5 (13) 1 Bakgrund En modern, långsiktig och rationell fastighetsförvaltning kräver tillgång till korrekta, välstrukturerade och paketerade informationsmängder avseende förvaltningsobjekt och ingående anläggningsdelar. Informationsmängderna som används i förvaltningsprocessen produceras oftast i projektfasen av byggprocessen. Härvid är det viktigt att särskilja att behovet avseende information är olika för byggprocessen jämfört med behovet i förvaltningsprocessen. Under projektering och byggande genereras informationsmängderna som skulle kunna ingå i det informationsstöd som behövs vid förvaltning. Trots denna möjlighet skapar fastighetsföretaget oftast sitt eget informationsunderlag till förvaltningssystemen. Orsakerna till detta är flera. Man kan dels peka på den tekniska aspekten och svårigheterna att få till stånd en överföring av information. Man kan också peka på mänskliga och organisatoriska aspekter som att fastighetsföretag har svårt att definiera vilken information man vill ha. Detta är bl.a. beroende på dålig kompetens avseende standardisering, informationsstrukturering och ICT. Det finns heller ingen påtaglig samverkan mellan företagen eller en branschorganisation som samlar företagen inom ICT-området. Även när det gäller affärsmodellerna inom branschen finns det idag inga genomarbetade modeller som via incitament för projektörer och entreprenörer skulle kunna öka intresset för hanteringen av. Detta gör det naturligtvis också svårt för parterna i byggprocessen som har ansvar för eller skulle kunna ha ansvar för att leverera den aktuella informationen. 2 Informationsstyrning Kravet avseende vilka informationsmängder som ska levereras till fastighetsföretaget styrs bl.a. av vilka processer inom fastighetsföretaget som ska stödjas. Fastighetsföretagets processer definierar hur olika aktiviteter ska göras, vem som ska utföra dessa aktiviteter samt varför de ska utföras. Fastighetsföretaget behöver också definiera vad för slags information som behövs för att stödja processerna samt var informationen ska lagras. Med andra ord, vilka ICT-system som ska användas i processerna. I figur 2.a illustreras detta förhållande.

6 6 (13) 2.a Förhållandet mellan fastighetsföretagets processer, informationsbehov och ICT-system Informationsmängderna som skapas och levereras av informationsleverantörerna i byggprocessen ska hanteras i fastighetsföretagets ICT-system. Dessa informationsmängder kan t.ex. utgöras av traditionella digitala dokument, objektsmodeller, databaser samt xml-filer för import i olika FM-system. Förvaltningsobjektet och dess information kan ha en livslängd på år medan livslängden avseende processer med tillhörande aktiviteter och ICT-system oftast har betydligt kortare livslängd. Detta medför att man bör, så långt som det är möjligt, försöka skilja informationsmängderna från processen och ICT-verktygen. Välstrukturerade informationsmängder och neutrala format är viktiga ingredienser i arbetet att åstadkomma detta. Det långsiktiga målet är att åstadkomma en överföring av information från projektering/byggande till förvaltning som bygger på att information levereras i ett neutralt format till en gemensam informationsstruktur. Ur denna informationsstruktur hämtar sedan fastighetsföretaget information till sina processer och ICT-system. För att nå det långsiktiga målet behövs en strategi som bygger på att man går mot målet i steg där man i ett första steg arbetar med att till viss del lagra informationen i dokument (filer) och till viss del i produktmodeller. Idag är tekniken för överföring via neutrala format inte tillräckligt implementerad för att fullt ut åstadkomma en generell överföring mellan på marknaden förekommande ICT-system. Fastighetsföretagen är troligtvis inte heller riktigt mogna eller rustade för att precisera kraven på vilka informationsmängder, informationsstrukturer samt ICT-system som ska användas i förvaltningen. 3 Projektets bärande idéer Projektidén bygger på att ta ett första steg mot det långsiktiga målet, som beskrivs i föregående avsnitt. Detta steg innebär en uppbyggnad av informationsöverföring som resulterar i relationshandlingar, drift- och underhållsinstruktioner i digital form. Sammantaget kan detta ses som uppbyggnad av en del i en databas avseende dokument och

7 7 (13) filer hos fastighetsföretaget. Därutöver är syftet att ta ett första steg mot en gemensam informationsstruktur i form av en utrymmesredovisning som innehåller information som kan utnyttjas i olika applikationer hos fastighetsföretaget. Dessa databaser kan redan utvecklas i nya projekt till att omfatta mer information från byggprojekt till förvaltning. Ett exempel är de många mängduppgifter som behövs vid långtidsplanering av underhåll. Genom kopplingar mellan dokument- och fildatabasen och olika produktmodeller kan man komma allt närmare det långsiktiga målet om en gemensam informationsmodell. I figur 3.a illustreras kopplingen mellan olika informationsmängder, framtagna i byggprocessen och fastighetsföretagets ICT-system. 3.a Flöde av informationsmängder från informationsleverantörer till ICT-system De i figuren angivna informationsmängderna kan både vara av typen fil/dokument och produktmodell. Den generella metoden och arbetssättet för informationsstyrning, som beskrivs i projektet och i Bygghandlingar 90 del 8 är tillämpbara med avseende både på dokument- och filnivå samt för produktmodeller. 4 Användning och nytta Projektet handlar om att utveckla arbetssätt och hjälpmedel som säkerställer informationsleveransen från byggprojektet till fastighetsföretaget av: - Relationshandlingar - Driftinstruktioner - Underhållsinstruktioner

8 8 (13) - Utrymmesredovisning Projektet tillhandahåller verktyg som hjälper fastighetsföretagen att ta ett utvecklingssteg mot att få ordning och digital form på en. Man kan också med resultatet från projektet säkerställa en digital leverans av areor till olika applikationer som används i förvaltningen. De verktyg som behövs för detta och som behandlas i projektet är: - Mall för tillämpningsanvisningar - Upphandlingsinstruktion - Mallar för förteckning av informationsmängder, leveransmeddelande och leveransspecifikation Med hjälp av mallen för tillämpningsanvisningar skapas en beskrivning av vilka informationsmängder fastighetsföretaget vill ha, vilka krav som ställs på informationsmängderna samt hur och när informationen ska levereras. Tillämpningsanvisningen ger stöd för fastighetsföretagets kravspecifikation. Med hjälp av upphandlingsinstruktioner ska fastighetsföretaget kunna säkerställa en leverans av önskad genom att kraven på informationsleveransen finns med i det material som klargör uppdragen för berörda informationsleverantörer. Med mallar skapas både ett enhetligt sätt att beskriva vilka informationsmängder som önskas och kraven på dessa (leveransspecifikationer) och ett standardiserat sätt att leverera önskad information (leveransmeddelande och förteckning av informationsmängden). 5 Begränsningar Projektet har avgränsats till att omfatta informationsleveranserna från projekteringen/produktionen till förvaltningen och avser enbart informationsmängder av teknisk information. Detta innebär att hur informationshanteringen och informationsstyrningen ska ske i byggprojektet inte omfattas av projektet. Om man vill uppnå en rationell och kostnadseffektiv hantering, så kan man emellertid inte frikoppla informationshanteringen i projekterings- och byggprocessen från informationsleveranserna till förvaltningen. Föreslaget arbetssätt förutsätter därför att fastighetsföretaget har en Tillämpningsanvisning för CAD-projektering. Uppbyggnaden av en Tillämpningsanvisning för CAD-projektering hanteras i Bygghandlingar 90 del 8.

9 9 (13) För att tillämpa föreslagen mall för tillämpningsanvisning krävs också att fastighetsföretaget definierar vilka informationsmängder som ska levereras till förvaltningen samt vilka krav som ställs på dessa mängder. Detta styrs av många olika parametrar, såsom vilka interna processer som ska stödjas, byggnad/anläggningstyp, ambitionsnivå, befintliga ICT-system o.s.v. De exempel på leveransspecifikationer, som förekommer i mallen för tillämpningsanvisningar är en sammanställning av i branschen idag förekommande specifikationer. Som hjälp till arbetet med att definiera vilka informationsmängder som ska levereras kan Bygghandlingar 90 del 8 samt Instruktioner för drift och underhåll branschstandard användas. 6 Konsekvenser Införandet av en modell som innebär att informationshanteringen sker i en gemensam process som omfattar både projektering, byggande och förvaltning får konsekvenser för bl. a. nuvarande organisationsformer, interna processer och affärsmodeller. Arbetsuppgifter som idag utförs av fastighetsföretaget flyttas kanske till andra aktörer i processen. Här kan exempelvis nämnas framtagning av areor för förvaltning som flyttas från fastighetsföretaget till projektörerna samt arbetet med att generera underhållsdata som flyttas från fastighetsföretaget till entreprenörerna. Vid den här typen av förändringar är det viktigt att även affärsmodellerna förändras, så att det skapas incitament för de aktörer som får nya arbetsuppgifter. Nya arbetsuppgifter kan också skapas hos fastighetsföretaget t.ex. kvalitetssäkring av informationsleveranserna. Internt i fastighetsföretaget är det viktigt att ur ett helhetsperspektiv diskutera var kostnaderna för informationshanteringen ska tas, i projektet eller i förvaltningen. Kostnaderna för styrningen och produktionen av fastighetsföretagets informationsmängder kan oftast balanseras av nyttan med avseende på lättillgängliga och korrekthet. I en värld där de tekniska systemen (byggsystem och installationssystem) blir mer och mer avancerade samtidigt som frekvensen avseende krav på förändringar i anläggningen från hyresgästerna ökar sammantaget med ökade myndighetskrav framstår behovet av välordnade och korrekta informationsmängder som en självklarhet. 7 Tillämpningsanvisningar Ett viktigt moment är att säkra innehållet i informationsleveransen så att det blir det underlag som behövs för att styra och stödja förvaltningsprocesserna. Ju mer standardiserat detta kan göras desto effektivare kan arbetet bedrivas inte bara hos dem som ska använda informationen utan också hos dem som ska leverera informationen.

10 10 (13) Preciseringen av innehållet i informationsleveranserna och hur dessa leveranser ska ske kan lämpligt vis ske med hjälp av olika standarder, branschgemensamma informationshandböcker samt företagsanpassade tillämpningsanvisningar. När det gäller branschgemensamma informationshandböcker avses i första hand Bygghandlingar 90 del 8 (omarbetad utgåva). De företagsanpassade tillämpningsanvisningarna kan dels vara företagsgemensamma och dels projektspecifika. Sambandet mellan standarder, informationshandböcker och tillämpningsanvisningar illustreras i figur 7.a. Standardiseringen handlar om begrepp, mallar och hjälpmedel liksom om informationsinnehållet. Företagsgemensamma Projektspecifika 7.a Tillämpningsanvisningar och Bygghandlingar 90 Del 8 (Källa: Bygghandlingar 90 Del 8) I projektet har det utvecklats en mall för tillämpningsanvisningar avseende ; se Mall för tillämpningsanvisningar Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag. Mallen är tänkt att användas vid framtagandet av företagsspecifika tillämpningsanvisningar och har en återkoppling mot Bygghandlingar 90 del 8 samt tillgängliga standarder. 8 Upphandlingsinstruktioner Tillämpningsanvisningarna preciserar fastighetsföretagets samtliga krav på den tekniska information, som ska levereras från projektorganisationen till förvaltningen. Det är därför av stor vikt att tillämpningsanvisningarna integreras i fastighetsföretagets upphandlingsprocesser på ett korrekt sätt. Hur detta ska ske beror i stor utsträckning på vilken entreprenadform som används. I figur 8.a och 8.b illustreras hur informationsstyrningen via tillämpningsanvisningar sker i en delad entreprenad respektive i en totalentreprenad.

11 11 (13) 8.a Informationsstyrning i en process avseende delad entreprenad 8.b Informationsstyrning i en process avseende totalentreprenad I aktuellt projekt har utvecklats en upphandlingsinstruktion, se Upphandlingsinstruktioner Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag, som beskriver hur tillämpningsanvisningarna integreras med Konsult AF 97, ABK 96 samt AMA 98; se figur 8.c. 8.c Upphandling av

12 12 (13) 9 Mallar I projektet har följande utvecklats: 1) Mall för tillämpningsanvisningar Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag 2) Upphandlingsinstruktioner Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag 3) Mallar avseende a) förteckning av informationsmängder b) leveransmeddelande c) leveransspecifikation Mall för tillämpningsanvisningar bygger på upplägget i Bygghandlingar 90 del 8 och mallen ska användas av fastighetsföretaget för att utveckla företags- eller projektanpassade anvisningar. Upphandlingsinstruktionerna klargör hur tillämpningsanvisningarna ska integreras i upphandlingsprocessen av projektörer och entreprenörer.

13 13 (13) 10 Källor ABK 96 en handledning Arkitekt Service & Arkitekt & Ingenjörsföretagen, 1996 AF Konsult 97 Administrativa föreskrifter för konsultuppdrag Byggforskningsrådet, 1998 AMA Allmän Material- och Arbetsbeskrivning Svensk Byggtjänst Bygghandlingar 90 Del 8, Digitala leveranser för bygg och förvaltning SIS Förlag AB, Demohuset Det Digitale Byggeri FI2 Föreningen för ICT Industrigruppen för informations- och kommunikationsteknologi i bygg och fastighet Instruktioner för drift och underhåll, Branschstandard, Svensk Byggtjänst. Rekommendationer avseende utformning av drift- och underhållsinstruktioner Mall för tillämpningsanvisningar Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag ICT Industrigruppen för informations- och kommunikationsteknologi i bygg och fastighet, Upphandlingsinstruktioner Avser leverans av teknisk information till fastighetsföretag ICT Industrigruppen för informations- och kommunikationsteknologi i bygg och fastighet,