Anställdaregistret, fliken Allmänt

Transkript

1 Anställdaregistret, fliken Allmänt Anställningsnummer Ange valfritt anställningsnummer. Det anställningsnummer du ger den anställde kan sedan inte ändras. Med hänsyn till kolumnbredden på rapporterna bör du inte använda mer än 10 siffror. Maximal längd som går att ange är 13 tecken Inledande nollor får inte förekomma. Vi rekommenderar att du först tänker igenom om du vill dela upp dina anställda på olika nummerserier. Förnamn Skriv in den anställdes förnamn. Med hänsyn till kolumnbredden på rapporterna bör du inte använda mer än 25 tecken totalt för både förnamn och efternamn. På vissa listor och utskrifter kan du få sortering på namn. Under menyn Arkiv - Inställningar fliken Allmänt anger du om sortering på listor och utskrifter ska ske efter förnamn eller efternamn. Efternamn Skriv in den anställdes efternamn. Med hänsyn till kolumnbredden på rapporterna bör du inte använda mer än 25 tecken totalt för både förnamn och efternamn. På vissa listor och utskrifter kan du få sortering på namn. Under menyn Arkiv - Inställningar fliken Allmänt anger du om sortering på listor och utskrifter ska ske efter förnamn eller efternamn. c/o, Utd-adr, Postadr Skriv den anställdes utdelningsadress och postadress och eventuell c/o adress. 1

2 E-post Om du vill sända lönespecifikation via e-post till de anställda måste varje persons e-postadress skrivas in i anställdaregistret. Lösenord (e-post) Lösenordet används när lönespecifikation eller kontrolluppgifter skickas via e-post till de anställda. Vill du att lönespecifikationen eller kontrolluppgiften ska vara lösenordskyddad när den skickas via e-post anger du ett lösenord som ska gälla för den anställde. När lönespecifikationen eller kontrolluppgiften öppnas i e-post meddelandet som skickats måste den anställde ange lösenordet för att kunna öppna pdffilen. Personnummer Ange personnummer. Programmet utför kontroll på personnumrets kontrollsiffra. Personnummer är en obligatorisk uppgift och behövs vid beräkning av arbetsgivaravgift/särskild löneskatt, skatteavdrag, utskrift av kontrolluppgifter och Forarapport. Om du lägger upp ett personnummer som du redan använt får du upp en varning om detta. Om en anställd har felaktigt person-/samordningsnummer i anställda registret kommer programmet att varna när ändring eller uppdatering på personkortet görs. Om en löntagare saknar svenskt personnummer kan du ange födelsedatum. Ex Om en anställd ej är folkbokförd i Sverige kan Skatteverket tilldela ett samordningsnummer som består av 10 siffror. Samordningsnumret anges i fältet personnummer. ÅÅMMDD(+60)-nnnn. Vid bosättning i Sverige under minst ett år ska anmälan om inflyttning ske hos Skatteverket och istället tilldelas den anställde ett personnummer. När person-/samordningsnummer inte är komplett registrerat med ÅÅMMDD-NNNN skall ett födelsedatum istället anges i fältet Sekelsiffra + Personnr enligt format ÅÅMMDD. Om endast födelsedatum anges kommer personnumret att hanteras som födelsetid. Om korrekt person-/samordningsnummer saknas skall istället en födelsetid skapas för att kunna rapportera kontrolluppgifter till skatteverket. Födelsetiden består av sekelsiffra, födelsedatum kompletterat med löpnummer. Födelsetid finns i fliken Statistik/info. på anställda kortet. Telefon 1 och 2 Här kan du skriva in två telefonnummer till den anställde, exempelvis hemnummer och mobiltelefon. Med hänsyn till kolumnbredden på rapporterna bör du inte använda mer än 16 tecken. Anställningsdatum Här skriver du in anställningsdatum. Det datum du anger här ligger bland annat till grund för bevakningsfunktionen och uträkning av semesterdagar. Anställningsdatum används också vid utskrift av kontrolluppgift då anställningen varat del av år. Observera att om du bara skriver årtal-månad-dag (100501) lägger programmet själv till 20 före. Om du börjar arbeta i programmet nu och lägger in anställda som börjat före 2000 så skriver du in hela årtalet, exempelvis

3 Avgångsdatum Här skriver du in det datum då den anställde ska sluta eller gå i pension. När datumet passerats ligger det en spärr i programmet som gör att denna person inte automatiskt kommer upp vid nästa löneberedning. Du kan givetvis ta med personen manuellt för att kunna betala ut vissa ersättningar. Den anställde kommer inte heller med i semesterberäkning och semesterskuldsberäkning när datumet har passerats. Avgångsdatum används också vid utskrift av kontrolluppgift då anställningen varat del av år. Uppsägningstid Här fyller du i hur många månader den anställdes uppsägningstid är. Det är bara en intern information för dig som löneförrättare och du väljer själv hur du vill använda informationen för den anställdes uppsägning eller om det är vid företagets uppsägning. Om du inte anger antal dagar eller månader i heltal kommer antalet månader att avrundas till närmsta heltal exempelvis 1,5 blir 2 och 1,4 blir 1. Årsarbetstid Ange årsarbetstid enligt kollektivavtal eller annat avtal mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. Årsarbetstiden används i rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro för beräkning av den procentuella redovisningen av sjukfrånvaro. Har du tilläggsmodulen Frånvarostöd och har arbetsscheman upplagda på samtliga personer som ska ingå i sjukredovisningen behöver du inte ange årsarbetstid i detta fält. Schema Fältet Schema har du bara tillgång till om du har tilläggsmodulen Frånvarostöd. Genom att klicka på nedpilen till höger om fältet får du fram de scheman du har lagt upp. Du väljer det schema som är aktuellt för personen genom att markera det. Klicka sedan på OK för att spara ändringen, eller OK & Nästa för att komma till nästa person i anställdaregistret. Om den anställde inte följer något upplagt schema väljer du inget. Du kan då inte bereda frånvaro för personen med hjälp av Frånvarostödet. Funktionen beskrivs närmare i avsnittet Frånvarostöd. Skatteberäkning Automatisk eller Manuell/ej skatt Ange här om du vill att skatten ska dras automatiskt eller inte genom att klicka i en av alternativknapparna. För exempelvis ungdomar som inte kommer upp i skattegrundande inkomst under året väljer du Manuell/ej skatt. Du har i båda fallen möjlighet att manuellt registrera skatt i löneberedningen. Väljer du Automatisk skatteberäkning ska du även fylla i uppgifter om skattetabell, skattekolumn, engångsskatt och utbetalning. Skattetabell Här anger du den skattetabell som ska användas för personen. Obligatorisk uppgift om du har valt automatisk skatteberäkning. Denna uppgift kan uppdateras varje år från CSR, Centrala Skatteregistret. Se CSR rutin. Med årsuppdateringen som kommer inför varje nytt inkomstår medföljer nya tabellindelningar för skatteberäkningen. I samband med att du skapar nytt kalenderår kommer de personer som av åldersskäl ska hamna i en annan skattekolumn automatiskt att flyttas till rätt kolumn. 3

4 Skattekolumn Skattetabellen är indelad i sex kolumner. Kolumn 1 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1950 eller senare. Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till jobbskatteavdrag. Kolumn 2 avser sådana inkomster (t ex pensioner) till den som är född 1949 eller tidigare, som inte är underlag för allmän pensionsavgift och inte ger rätt till jobbskatteavdrag. Kolumn 3 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till ett högre jobbskatteavdrag än enligt kolumn 1. Kolumn 4 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1937 eller tidigare. Allmän pensionsavgift ska inte betalas. Inkomsten ger samma rätt till jobbskatteavdrag som enligt kolumn 3. Kolumn 5 avser andra pensionsgrundande ersättningar än löner med mera, exempelvis ersättning från arbetslöshetskassa och egen arbetsskadelivränta, till den som är född 1938 eller senare. Allmän pensionsavgift ska betalas på inkomsten men denna ger inte rätt till jobbskatteavdrag. Kolumn 6 avser sådana inkomster (exempelvis pensioner) till den som är född 1950 eller senare, som inte är underlag för allmän pensionsavgift och inte ger rätt till jobbskatteavdrag. Engångsskatt % Ersättningar som är av engångskaraktär, exempelvis semesterersättning, bonus med mera ligger till grund för engångsskatt. Hur hög engångsskatten blir för den anställde beror på personens årsinkomst och typ av ersättning. Engångsskattetabellen finner du i programmet under menyn Verktyg - Beräkna engångsskatt. Här kan också beräkning av engångsskatt göras. Se Beräkna engångsskatt. Utbetalning Har du markerat att skatteberäkning ska ske automatiskt får du fram följande alternativ i listrutan vid det. I listan kan du välja om den anställde har månadsvis utbetalning, halvmånadsvis utbetalning, 2-veckorslön, veckolön eller 4-veckorslön. Jämkning Klicka i alternativknapparna för att välja om skatteberäkningen ska göras med eller utan jämkning eller som sidoinkomst. Underlag för skatteberäkning justeras med jämkningsbeloppet. Jämkning i kronor kan ske uppåt eller nedåt. Registreras med minustecken (-) om skatteberäkningsunderlaget ska minskas. Ange det belopp som lönen ska jämkas med per löneperiod. Jämkning % utgör den procent av bruttolönen som skatten blir. Jämkning % går före angiven skattetabell. Andra former av jämkningsbeslut måste behandlas manuellt. I den översta knappen kan du markera att ingen jämkning ska ske. Procent för engångsskatt blir samma som du anger här men kan ändras i efterhand. 4

5 Om du markerar att detta är den anställdes sidoinkomst kommer skatt att dras automatiskt med den procentsats du anger. Procentsats för engångsskatt blir samma som du anger här men kan ändras i efterhand. Arbetsgivaravgift Gräns För de allra flesta löntagare är inkomstgräns för arbetsgivaravgift 1000 kr. Om utbetalaren är en idrottsförening finns dock en gräns för 0,5 basbelopp för idrottsutövare. Om idrottsutövaren passerar gränsen får du upp följande fråga när du skapar årets kontrolluppgiftsregister. Är anställd markerad med 1000 kr som gräns går det bra att byta till 1/2 basbelopp i anställdaregistret så länge lönen uppgår till max 999 kr. Uppgår inkomst till 1000 kr eller mer går det ej att byta till 1/2 basbelopp. Är anställd markerad med 1/2 basbelopp i anställdaregistret så går det att ändra till 1000 kr så länge som lönen uppgår till max 999 kr. Uppgår lönen till 1000 kr eller mer går det ej att byta från 1/2 basbelopp till 1000 kr. Nedsättning Du har möjlighet att göra nedsättning av arbetsgivaravgiften per person. Ruta 65 Väljer du ruta 65 kommer personens underlag för arbetsgivaravgift att presenteras i ruta 65, Ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige. Arbetsgivaravgiften för personen redovisas i ruta 66 på arbetsgivardeklarationen. Procentsatsen ställer du in under Arkiv - Inställningar. Om den anställde är över 65 år redovisas underlaget i ruta 59 och arbetsgivaravgiften i ruta 60. Ruta 69 Ange den procentsats som du vill sänka arbetsgivaravgiften med. Underlaget visas i ruta 69 och arbetsgivaravgiften i ruta 70 på arbetsgivardeklarationen. Stödområde A Har du anställda som omfattas av Stödområde A kan du markera dem här. Underlaget redovisas i ruta 75 och arbetsgivaravgifterna i ruta 76. Gör du denna inställning behöver du inte markera Stödområde A när du skriver ut arbetsgivardeklarationen. Skall nedsättningen för Stödområde A gälla hela företaget markerar du som vanligt denna ruta när du beställer arbetsgivardeklarationen. FoU Forskning och utveckling Har du anställda som omfattas av Forskning och utveckling kan du markera dem här. Underlaget redovisas i ruta 73 och arbetsgivaravgiften i ruta 74. Gör du denna inställning behöver du inte markera Forskning och utveckling när du skriver ut arbetsgivardeklarationen. Skall nedsättningen för Forskning och utveckling gälla hela företaget markerar du som vanligt denna ruta när du beställer arbetsgivardeklarationen. FoU & Stödomr.A Har du anställda som omfattas av både Forskning och utveckling och Stödområde A kan du markera dem här. Underlaget för Forskning och utveckling redovisas i ruta 73 och arbetsgivaravgiften i ruta 74. Underlaget för Stödområde A redovisas i ruta 75 och arbetsgivaravgifterna i ruta 76. Gör du denna inställning behöver du inte markera Forskning och utveckling och Stödområde A när du skriver ut arbetsgivardeklarationen. Skall nedsättningen gälla hela företaget väljer du detta när du beställer arbetsgivardeklarationen. 5

6 Bank Utbetalningssätt Välj i det pilmarkerade fältet hur den anställdes lön ska utbetalas. Uppgiften är obligatorisk och glömmer du att välja utbetalningssätt kommer programmet automatiskt att ange Bankkonto i fältet. Du har följande Utbetalningssätt att välja på: Bankkonto Det allra vanligaste sättet att betala ut lön är sätta in lönen på de anställdas bankkonton. Använder även ditt företag detta utbetalningssätt, välj Bankkonto och fyll sedan i den anställdes bankkontonummer. Under avsnittet Bankkontonr nedan får du information om hur bankkontonummer ska anges. Efter att lönen är definitivt avräknad och klar skapar du en fil med löneutbetalningarna. Filen för du sedan över till banken med hjälp av ett fristående kommunikationsprogram. Många banker kan även ta emot filen över Internet. Kontakta din bank för ytterligare information om deras kommunikationssätt. Du kan också besöka Bankgirocentralen BGC's hemsida på för att få information om vilka företag och program som stödjer Bankgirocentralen BGC's tjänster och leveranssätt. Lönefilen som du skapar i Hogia Lön under Rapporter - Periodens - Bankkoppling är anpassad och kan överföras till följande banksystem: Bankgirocentralen BGC - för insättning på bankkonto, utökat KI-format Handelsbanken - för insättning på bankkonto, utökat KI-format SEB - format SEB Lön Nordea Personkontosystem enligt LON-format Nordea enligt BGC-format Nordeas Personkontosystem enligt PKO-format Swedbank - banken är registerhållare, format SUS-2 Danske Bank, för insättning på bankkonto, utökat KI-format Observera att utbetalningssätten Plusgiro, PG-girering, Bankgiro och BG-girering inte kan användas i någon av ovanstående alternativ i programmets rutin för att skapa utbetalningsfil, utan dessa används för utbetalningar med utbetalningskort respektive via girering till plusgiro eller bankgiro. Se ytterligare information nedan. Plusgiro Till löntagare som saknar bankkonto finns möjligheten att göra betalningar med utbetalningskort. Vill du betala ut lönen på utbetalningskort för Plusgiro till den anställde väljer du utbetalningssätt Plusgiro. Under Rapporter - Periodens - Utbetalningskort skriver du ut egna utbetalningskort till den anställde. Löntagaren får sedan lösa in utbetalningskortet hos Posten eller på banken för att få sina pengar. Kontakta Nordea/Plusgirot om du behöver mer information om utbetalning via utbetalningskort. PG-girering Väljer du PG-girering som utbetalningssätt och fyller i den anställdes plusgirokontonummer kan du skriva ut utbetalningskort för Plusgiro där personens plusgirokonto skrivs ut på utbetalningskortet. Plusgirot girerar lönen till angivet plusgirokonto. Under Rapporter - Periodens - Utbetalningskort skriver du ut egna utbetalningskort till den anställde. Kontakta Nordea/Postgirot om du behöver mer information om utbetalning via plusgirogirering. Bankgiro Till löntagare som saknar bankkonto finns möjligheten att göra betalningar med utbetalningskort. Vill du 6

7 betala ut lönen på utbetalningskort för Bankgiro till den anställde väljer du utbetalningssätt Bankgiro. Den anställde får sedan lösa in utbetalningskortet på banken för att få sina pengar. En förutsättning för detta utbetalningssätt är att företaget har sitt bankkonto kopplat till Bankgirots girotjänst. BG-girering Väljer du BG-girering som utbetalningssätt och fyller i den anställdes bankgirokontonummer kan du skriva ut utbetalningskort för Bankgiro där personens bankgirokonto skrivs ut på utbetalningskortet. Bankgirot girerar lönen till angivet bankgirokonto. En förutsättning för detta utbetalningssätt är att företaget har sitt bankkonto kopplat till Bankgirots girotjänst. Kontant Om den anställde får sin lön/ersättning utbetald från företagets egen kassa anger du Kontant som utbetalningssätt. Personer med detta utbetalningssätt kommer inte med i något av överföringsalternativen under Rapporter fliken Bankkoppling eftersom dessa löntagare får sin ersättning direkt av företaget och inte via banken. Bankkontonr Ange kontonummer för löneutbetalning. Bankkontonummer i svenska banker består av ett clearing nummer (fyra siffror) och ett räkningsnummer. I betalningsfiler för löner ska bankkontonumret (clearing nummer och räkningsnummer) alltid skrivas som 16 siffror. Räkningsnumret har i allmänhet 7 till 10 siffror. Mellanslag och bindestreck får förekomma. Full nollutfyllnad av fältet ska du generellt sett inte göra eftersom programmet genererar rätt antal nollor, undantaget är om räkningsnumret har färre än 7 siffror, då ska detta noll utfyllas. Exempel ska skrivas: För att veta exakt hur många siffror som ska ingå i ett bankkontonummer kan du titta i följande förteckning. X-en efter det fyrsiffriga clearing numret talar om hur många siffror räkningsnumret måste innehålla. T ex ett lönekonto hos SEB består av sju siffror. Bank Clearingnr Räkningsnummer BNP Paribas Fortis Bank XXXXXXX Citibank International XXXXXXX Danske Bank XXXXXXX Danske Bank XXXXXXX DNB XXXXXXX DNB XXXXXXX Forex Bank XXXXXXX Ica Banken AB XXXXXXX 7

8 IKANO Banken XXXXXXX Länsförsäkringar XXXXXXX Marginalen Bank XXXXXXX Nordea XXXXXXX (exkl. 3300) (exkl. 3782) Nordnet Bank XXXXXXX Resursbank XXXXXXX Riksgälden XXXXXXX Royal bank of Scotland XXXXXXX SBAB XXXXXXX SEB XXXXXXX Skandiabanken XXXXXXX Swedbank XXXXXXX Ålandsbanken XXXXXXX Danske Bank XXXXXXXXXX Handelsbanken XXXXXXXXX Nordea/Plusgirot XXXXXXXXXX Nordea personkonto 3300/3782 XXXXXXXXXX Riksgälden XXXXXXXXXX Sparbanken Öresund AB XXXXXXXXXX Sparbanken Syd XXXXXXXXXX 8

9 Swedbank XXXXXXXXXX Bankkoppling - Överföring av löner till banken via kommunikationsprogram I löneprogrammet kan du skapa en utbetalningsfil som innehåller vald periods löner. För att kunna sända utbetalningsfilen till Bankgirocentralen BGC eller direkt till banken behöver du ett kommunikationsprogram, det vill säga ett program som kommunicerar med din banks dator och skickar över lönefilen. Kommunikationsprogrammet innehåller också rutiner för sigillering av lönefilen och andra säkerhetskontroller. Har du redan ett program för betalning av leverantörsfakturor kan du också använda detta för överföringar av löner, men kontrollera detta för säkerhets skull med leverantören av kommunikationsprogrammet. Bankgirocentralen BGC och de flesta bankerna kan även ta emot utbetalningsfilen över Internet. Kontakta Bankgirocentralen BGC eller din bank för ytterligare information om deras kommunikationssätt. Förutom detta behöver du ett avtal med din bank, innan du kan göra din första lönesändning. I löneprogrammet finns överföringsrutiner (Bankkoppling) till Bankgirocentralen BGC, Handelsbanken, SEB, Nordea, Swedbank och Danske Bank. En förutsättning för att kunna göra överföringar till mottagare är att de anställdas kontonummer är korrekt angivna i registret Anställda. Se ytterligare information om kontonummer under avsnittet Bankkontonummer. Det är viktigt att du gör en testöverföring till banken för att kontrollera att de anställdas kontonummer godkänts av banken. Här följer några speciella regler du måste tänka på: Överföring till Bankgirocentralen BGC Om den anställde har Nordea Personkonto ska det speciella clearingnumret 3782 eller 3300 anges före personnumret, ex Clearingnumret för Handelsbanken ska alltid vara ett kontorsnummer som börjar med en 6: a (ej 1160 eller 6000). Bankkontonumret består av ett fyrsiffrigt clearingnummer följt av lönekontots nummer. Du skall inte lägga in eventuell checksiffra i clearingnumret. Det förekommer att Swedbank har en femte siffra i clearingnumret, t ex Den femte siffran skall inte anges i clearingnumret. Överföring till Handelsbanken Den anställde ska ha bankkontonummer inkl. clearingnummer, samt utbetalningssätt Bankkonto angivet i registret Anställda, om överföring ska ske via Handelsbankens företagstjänst på Internet. Lönefilen som skapas följer det utökade KI-formatet. Överföring till SEB Om du använder SEBs tjänst SEB Lön för utbetalning av löner och den anställde har Nordea Personkonto ska det speciella clearingnumret 3980 anges före personnumret i fältet Bankkontonr, exempelvis Överföring till Nordeas Personkontosystem - LON-format Vid utbetalning via Nordeas personkontosystem (LON-format) används den anställdes personnummer som identifikation på löntagaren. Detta innebär att arbetsgivaren måste ha lämnat in en förteckning över de anställdas person och kontonummer till Nordea innan första löneutbetalningen kan ske. Detta 9

10 överföringsalternativ skapar en lönefil med alla löntagare som har Bankkonto som Utbetalningssätt i anställdaregistret och uppgifterna i fältet Bankkontonr kan antingen vara Personnummer eller Blankt. Överföring till Nordea, BGC-format Vid utbetalning via Nordea med filformatet BGC (tidigare kallades detta överföringssätt Nordbankens banklönesystem BLS) används den anställdes personnummer som identifikation på löntagaren. Vilket innebär att arbetsgivaren måste ha lämnat in en förteckning över de anställdas person- och kontonummer till Nordea innan första löneutbetalningen kan ske. Detta överföringsalternativ skapar en lönefil med alla löntagare som har Bankkonto som Utbetalningssätt eller Blankt (inget angivet utbetalningssätt) i registret Anställda. Du behöver inte ange något Bankkontonr. Är du intresserad av att hålla en förteckning över de anställdas kontonummer kan du givetvis utnyttja detta fält. Det sker dock ingen kontroll av kontonumret som du anger och filen som skickas till banken tar inte heller med detta. Överföring till Nordeas Personkontosystem - PKO-format Vid utbetalning via Nordeas personkontosystem (PKO-format) används den anställdes personnummer som identifikation på löntagaren. Detta innebär att arbetsgivaren måste ha lämnat in en förteckning över de anställdas person och kontonummer till Nordea innan första löneutbetalningen kan ske. Detta överföringsalternativ skapar en lönefil med alla löntagare som har Bankkonto som Utbetalningssätt i registret Anställda och uppgifterna i fältet Bankkontonr måste antingen vara: Personnummer eller Blankt eller någon av texterna: NY TILLF ÖVERF SLUTAT vilket resulterar i att Nordeas Personkontosystem lägger upp ett konto för den nyanställde. Efter det att du skapat filen till Nordeas Personkontosystem tar programmet bort texten från bankkontonummerfältet. resulterar i att Nordeas Personkontosystem gör en utbetalning vi utbetalningskort till den anställde. resulterar i att den anställdes lön överförs till annan bank. De anställdas personnummer och kontonummer måste vara inlämnade till Nordeas Personkontosystem innan första löneutbetalningen. lämnar information till banken om att personen slutat på företaget. Personer under 16 år får sin lön utbetald via utbetalningskort genom Nordeas Personkontosystem men kräver ingen åtgärd i löneprogrammet. Överföring till Swedbank- SUS 2 Swedbanks utbetalningssystem har två layouter, SUS 1 och SUS 2. Bankfilen som skapas i löneprogrammet är anpassad efter layouten för SUS 2 och programmet hanterar avtalet som bygger på att banken är registerhållare vilket innebär att banken har en förteckning över de anställdas lönekonton. 10

11 När det är banken som är registerhållare måste de anställdas personnummer och kontonummer vara inlämnade till banken innan första löneutbetalningen för att kunna överföras till den anställdes bank. Banken ansvarar för att löneutbetalningarna sker till rätt konto. Om inte den anställde har meddelat vilket konto lönen ska sättas in på, eller om han eller hon är nyanställd, kan banken skicka hem en kontantavi som sedan kan lösas ut i bankens kassa. De anställda får alltid lönen på rätt datum oavsett betalningsform. När du väljer att skapa fil för överföring till Swedbank ska företagets clearingnummer finnas med i filen. Clearingnumret hämtar programmet från Arkiv - Inställningar, fliken Bank. Bankkontonumret som du anger i registret Anställda kommer inte med i filen till banken utan endast den anställdes personnummer, namn och adress. Saknar Swedbank uppgift om den anställdes bankkontonummer används adressuppgifterna för att betala ut lönen med utbetalningskort. Vill du att de anställdas bankkontonummer ska skrivas ut på lönespecifikationerna fyller du i bankkontonumret för respektive anställd i anställdaregistret. Överföring till Danske Bank KI Danske Banks filutseende följer Bankgirocentralen BGC's filbeskrivning. Om den anställde har Nordea Personkonto ska det speciella clearingnumret 3782 eller 3300 anges före personnumret, ex Clearingnumret för Handelsbanken ska alltid vara ett kontorsnummer som börjar med en 6: a (ej 1160 eller 6000). Bankkontonumret består av ett fyrsiffrigt clearingnummer följt av lönekontots nummer. Du skall inte lägga in eventuell checksiffra i clearingnumret. Det förekommer att Swedbank har en femte siffra i clearingnumret, t ex Den femte siffran skall inte anges i clearingnumret. Löneutbetalningsfilen överförs till Danske Bank antingen via Business Online på Internet eller via något kommunikationsprogram. Resultatenheter Resultatenhet Resultatenhet ger dig möjlighet till fördelning av lönekostnaderna. Bokföring Personligt bokföringskonto Personligt konto för bokföringsorder används om konto saknas på en löneart. Detta gäller dock inte förmånslönearter och passiva lönearter. Ett konto kan anges med upp till 7 siffror. Lönekategori Vill du arbeta med olika bokföringskonton per lönekategori har du möjlighet att ange om personen tillhör kategori Kollektivanställd, Tjänsteman eller Företagsledare. Gör du denna inställning måste du på varje löneart som skall registreras på personen även ange bokföringskonto per kategori. Läs mer om löneartens inställning under Register - Lönearter. Du måste också ställa in konton för sociala avgifter per kategori om du väljer att arbeta på detta sätt. Detta gör du under Arkiv - Inställningar, fliken Bokföringsorder. Vill du inte arbeta med konton per lönekategori anger du Standard, då hämtar bokföringsordern standardkontot på lönearten. Detta arbetssätt medför att du kan ha upp till 4 olika bokföringskonto på en och samma löneart, du behöver alltså inte lägga upp flera lönearter som avser samma sak för att få lönen konterad på olika konton. Observera att lönekategorierna enbart används i bokföringssyfte, för att erbjuda dig ytterligare konteringsmöjligheter. 11

12 Ett exempel: Du anger att person A tillhör lönekategori Kollektivanställd i anställdaregistret. På alla lönearter du kommer att använda på person A måste du ange ett bokföringskonto för Kollektivanställda, samt bokföringskonto för kollektivanställda för sociala avgifter. Om det saknas ett konto för kollektivanställda på lönearten kommer programmet att ta det personliga lönekontot i anställdaregistret. Saknas även detta konto kommer programmet att varna att konto saknas när du skriver ut bokföringsordern. Tänk på att du alltid kan se bokföringskontot i löneberedningsbilden, du kan ändra kontot eller ange nytt konto om det saknas. Ett konto kan anges med upp till 7 siffror. 12