Burlovs kommun Revisorerna

Transkript

1 Burlovs kommun Revisorerna Datum Miljonåmnden Revisjonsrapport - Granskning av miljo- och byggnåmndens styrning och uppfoljning av livsmedels-, miljo- och hålsoskyddstillsynen Ernst &Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Burlovs kommun genomfort en granskning av miljo- och byggn~mndens styrning och uppfoljning av livsmedels-, miljo- och hålsoskyddstillsynen. Av granskningen framgår att det foreligger beslutad behovsutredning och tillsynsplan for verksamheten samt att utvecklingsarbete bedrivits auseende styrningen och uppfoljningen av verksamheten. Vi bedomer dock att en mer enhetlig och overskådlig målstyrningskedja skulle kunna uppnås om indikatorerna for måluppfyllelse i storre utstråckning konkretiseras i måtbara nyckeltal. Mojligheten att folja upp nedlagd tid per objekt, debiterade timmar samt intåkter påverkar finte enbart forutsåttningarna for en adekvat budgetprocess och planering utan given den lopande ekonomistyrningen. Av granskningen framgår att bel~ggningsgrad och kostnadståckningsgrad finte år nyckeltal som nåmnden styr mot. Enligt vår bedomning bor nåmnden stårka sin styrning och uppfoljning auseende målet om att skattemedet ska anvåndas effektivt. Revisorerna ståiler sig bakom de forslag till forbåttringsområden och rekommendationer som anges i granskningsrapporten. Vi onskar svar på de kommentarer och rekommendationer som I~mnats i granskningen. Dessutom vill vi få nemndens kommentar på nuvarande planerad debiteringsgrad på 40 %. Vi onskar svar på granskningsrapport och missiv till den 13 januari På uppdrag av Burlovs kommuns revisorer C"-. r~ Jan H Im 'R Hens ordforande `~ "G ~~ Y Leo Harvigsson Revisjonens vice ordforande For kånnedom: Till kommunfullmåktige

2 Revisjonsrapport Genomford på uppdrag av revisorevna Oktober 2013 Burlovs kommun Granskning av miljo- och byggnåmndens styrning och uppfoljning av livsmedels-, miljo- och h~lsoskyddstillsynen Building a better

3 euildinq a better warkinq world Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgr~nsning Revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Miljo-och byggnåmndens styrning av tillsynsverksamheten Mål och riktlinjer Vår bedomning Resursplanering och rutiner for fakturering Miljo- och by99avdelningen Fakturering Vår bedomning Uppfoljning och intern kontroll Miljo-och byggn~mnden uppfoljning av tillsynsverksamheten L~nsstyrelsens tillsyn Intern kontroll Vår bedomning Sammanfattande bedomning...15 Bilagor: Bilaga 1 K~Ilforteckning Bilaga 2 Mål for miljo- och byggn~mnden

4 BUildinq a be#tee wa~kinr~ world 1. Sammanfattning Ernst ~ Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Surlovs kommun granskat miljo- och byggn~mndens styrning och uppfoljning av livsmedels-, miljo- och hålsoskyddstillsynen. Vidare ingick det att undersoka huruvida det foreligger en planering och uppfoljning av tilisynen inom nemndens uppdrag. Av vikt var också hur nemnden arbetar for att oka kostnadst~ckningsgraden for de debiterbara tj~nsterna. Av granskningen kan vi konstatere att det foreligger beslutad behovsutredning och tillsynsplan for verksamheten samt att utvecklingsarbete bedrivits auseende styrningen av verksamheten. Miljo- och byggn~mnden har uttalet ett mål auseende produktiviteten inom tillsynsverksamheten. Vi bedomer dock att en mer enhetlig och overskådlig målstyrningskedja skulle kunna uppnås om indikatorerna for måluppfyllelse i storre utstr~ckning konkretiseres i m~tbara nyckeltal. Mojligheten att folja upp nedlagd tid per objekt, debiterade timmar samt intåkter påverkar finte enbart foruts~ttningarna for en adekvat budgetprocess och planering utan given den lopande ekonomistyrningen. Av granskningen framgår att bel~ggningsgrad och kostnadst~ckningsgrad finte ~r nyckeltal som nåmnden styr mot. Vi noterer dock att ett omfattande arbete bedrivits for att mojliggora en mer verklighetsanpassad resursplanering och uppfoljning. Återrapportering på objektsnivå har skett månadsvis. Återrapporteringen kommer dock under 2014 for~ndras till att bli mer omfattande och anvåndbar nemnden. Enligt vår bedomning har nemnden delvis styrkt sin styrning av verksamheten genom att vid delåret bedoma prognosen for måluppfyllelse samt genom att utveckla uppfoljningen till att innehålla ental nedlagde timmar per verksamhetsområde, dock kvarstår utvecklingsarbete. Våra identifierade forbåttringsområden/rekommendationer ~r enligt foljande: Nåmnden bor tilise att indikatorerna for måluppfyllelse i en storre utstr~ckning konkretiseras i m~tbara nyckeltal. Nemnden bor ytterligere styrka sin styrning och uppfoljning auseende målet om att skattemedet ska anv~ndas effektivt. Nåranden bor stråva efter att styrka kopplingen mellan planering och budgetprocess. 2

5 Eli Øuildinq a better 2. Inledning 2.1. Bakgrund Tillsynen som kommunerna ska bedriva ~r framforallt reglerad i miljobalken och i tillsynsforordningen. Tillsynen utovas genom tillsynsbesok, rådgivning och information och i tillsynsansvaret ingår att ays~tta tillr~ckliga resurser och att ha personal med tillr~cklig kompetens for att arbetet ska kunna utforas. Samtidigt finns kommunallagens sj~lvkostnadsprincip som inneber att kommunen finte får ta ut hogre avgifter ån vad den faktiska finsatsen kostat. Revisorerna har under 2012 konstaterat att det foreligger os~kerhet kring huruvida det finns en ~ndamålsenlig resursplanering samt verktyg for att styra mot en okad effektivitet inom tillsynsverksamheten Syfte och avgrånsning Det overgripande syftet år att granska miljo- och byggn~mndens styrning och uppfoljning av livsmedels- miljo- och hålsoskyddstillsynen. Vidare ingår det att undersoka huruvida det foreligger en planering och uppfoljning av tillsynen inom nemndens uppdrag. Av vikt ~r också hur nemnden arbetar for att oka kostnadst~ckningsgraden for de debiterbara tjånsterna. Granskningen avgrånsas till miljo -, livsmedels, och hålsoskyddstillsynen Revisionsfrågor Inom ramen for granskningen besvaras foljande revisionsfrågor: Finns en dokumenterad behovsutredning och tillsynsplan? Finns en dokumenterad resursplanering? Har miljo- och byggnåmnden antagit produktivitetsmål for tillsynsverksamheten? År uppfoljningen av verksamheten tillråcklig i forhållande till planerad tillsyn, forv~ntad kostnadst~ckningsgrad, antal tillsynstimmar per år och bel~ggningsgrad per anstålld? Hur s~kerst~ller nemnden att korrekta int~kter inkommer? År återrapporteringen tillr~cklig till nemnden? 2.4. Metod De metoder som valts for att ge underlag for granskningen ~r dokumentanalys och intervjuer. Genomgång av relevanta styr- och policydokument, internkontrollplaner m.m. som beror granskningsområdet har genomforts. Intervjuer har genomforts med miljo- och byggchefen samt handl~ggare inom tillsynsverksamheten. Vidare har ansvarig ekonom intervjuats auseende foruts~ttningarna for den ekonomiska uppfoljningen. Samtliga intervjuade har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten. 3

6 Building a better 2.5. Revisionskriterier Med revisionskriterier auses bedomningsgrunder som anv~nds i granskningen som utgångspunkt for analys, slutsatser och bedomningar. I denna granskning utgors de huvudsakliga revisionskriterierna av foljande: Miljobalken Varje kommun utovar genom den eller de nåmnder som fullm~ktige bestemmer tillsyn inom kommunen over miljo- och h~lsoskyddet med undantag for sådan miljofarlig verksamhet som krever tillstånd, och over avfallshanteringen. Enligt miljobalken har kommunen rått att ta ut en avgift for tillsynen medan det ~r ett krav att ta ut en avgift for tillsyn under livsmedelslagen. Miljotillsynsforordningen Enligt Miljotillsynsforordningen (2011:13) ska det hos en operativ tillsynsmyndighet finnas en utredning om tillsynsbehovet for myndighetens hela ansvarsområde enligt miljobalken. Behovsutredningen ska avse en tid om tre år och den ska ses over vid behov eller minst en gång varje år. Vidare ska en operativ tillsynsmyndighet fora ett register over de tillsynsobjekt som behover återkommande tillsyn. Miljoforordningen reglerar given utformning och innehåll av tillsynsplan och resursanv~ndning och enligt forordningen ska en operativ tillsynsmyndighet, finfor varje verksamhetsår uppr~tta en samlad tillsynsplan som omfattar myndighetens ansvarsområde enligt miljobalken. Planen ska grundas på en behovsutredning. Vidare ska nemnden besluta om utredningen och planen samt årligen folja upp och utv~rdera sin tillsynsverksamhet. En operativ tillsynsmyndighet ska bedriva tillsynsarbetet effektivt samt tilise en kompetensutveckling hos personalen betr~ffande tillsynsfrågor. Kommunallagen 6 kap 7 regleras nåmndens ansvar for verksamheten. I denna paragraf fastslås att nemnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullm~ktige har beståmt samt de foreskrifter som gyller for verksamheten. Nåmnden ska också se till att den finterna kontrollen ~r tillr~cklig samt att verksamheten bedrivs på ett i ovrigt tillfredsstållande sitt. 8 kap 3c regleras sj~lvkostandesprincipen. Detta inneber att given om en kommunen genom fullmåktigebeslut sj~ly bestemmer storleken på kommunens avgifter for tillsyn så få de aldrig ta hog re avgifter ~n som svarar mot kostnaderna for de tj~nster eller nyttigheter som kommunen tillhandahåller. Reglemente for miljo- och byggnåmnden Av miljo- och byggn~mndens reglemente, senast reviderat den 19 december 2011,framgår att nåmnden ska fullgora fullgora kommunens uppgifter inom miljo- och byggområdena med undantag for miljostrategiska frågor. Kommunens reglemente for intern kontroll Enligt kommunens reglemente for intern kontroll, antaget av kommunfullmåktige 1997 år det varje nemnd som har det yttersta ansvaret for den finterna kontrollen inom respektive verksamhetsområde samt for att erforderliga regler och anvisningar finns for den finterna kontrollen. Nemndens finterna kontrollplan ska antas årligen och olika granskningsområden ska v~ljas utifrån en v~sentlighets- och riskbedomning. I ansvaret ingår också att lopande 4

7 Building ~ getker folja upp det interns kontrollsystemet. Resultatet av kontrollplanen ska rapporteras en gång om året till respektive nemnd. Enligt reglementet delas den interns kontrollen in i redovisningskontroller som syltar till att trygga tillgångar och forhindra forluster genom en riktig och fullståndig redovisning samt administrativa kontroller som syftar till att befr~mja effektivitet och s~kerst~lla en hog regelefterlevnad. 5

8 Building ~ better 3. Miljo-och byggn~mndens styrning av tillsynsverksamheten 3.1. Mål och giktlinjer Budget 2013 med flerårsp/an Miljo och byggn~mnden beslutade om internbudget 2013 innehållande 18 nåmndsmål. Av de 18 n~mndsmålen ~r foljande exempel på målområden som år specifika for tillsynsverksamheten: Nåranden ska bedriva tillsyn i enlighet med beslutad tillsynsplan. Miljo- och byggn~mnden ska vid tillsyn sårskilt bevaka och informera om miljomålen Miljo- och byggnåmnden ska genom tillsyn, kontroll och information skapa forutsåttningarfgg god h~/sa, trivsel och inl~rning. Miljo- och byggnåmnden ska vid tillsyn legga tyngdpunkten på bullerproblematiken. Vidare finns foljande effektivitebproduktivitet: exempel på overgripande må1 som beror verksamhetens Skattemedlen ska anv~ndas effektivt. Miljo- och byggn~mnden ska, for att kunna utvårdera vilka finsatser som behover utforas, undersoka "kundnojdheten" och meta handl~ggningstider. Samtliga 18 n~mndsmål framgår i samh~llsbyggnadsforvaltningens verksamhetsplan 2013, till vilken henvisning ges i miljo- och byggn~mndens kontroll - och tillsynsplan Det framgår tydligt av verksamhetsplanen vilka aktiviteter som ~r kopplade till varje mål samt med vilket intervall målet ska foljas upp. Vidare framgår vem som ansvarar for att denna uppfoljning genomfors. Av tillhandahållen dokumentation framgår dock finte hur måluppfyllelsen ska bedomas Behovsutredning Alla objekt som kommunen har tillsyn over finns samlade i databasen och ~rendehanteringssystemet MiljoReda, till vilket samtliga handlåggare har tillgång. Objekten år registrerade med utgångspunkt från fastighetsbeteckningen och objektets klassificering. ~4ven om de intervjuade framfor att det pågår ett kontinuerligt arbete med att inventera och uppdatera samtliga uppgifter i detta system gor miljo- och byggchefen bedomningen att registret i stor utstråckning ~r overensst~mmande med hur många objekt som finns i kommunen. Det finns en behovsutredning gållande for I denna utredning framgår antalet objekt, tillsynsintervall, behovet av tillsynstimmar samt antalet debiterbara timmar. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram rekommendationer ner det gyller resursbehovet i tillsynsplaneringen. Exempelvis finns det klargjort i rekommendationerna hur lång tid olika tillsyner bergknas ta. Av granskningen framgår att miljo- och byggnadsavdelningen anvender sig av SKL:s rekommendationer i planeringen. C:

9 6uildinq a better Tillsynsplan Utifrån behovsutredningen beslutade miljo- och byggnadsnåmnden om kontroll och tillsynsplan Kontroll och tilisynsplanen beskriver den verksamhet som miljo- och byggavdelningen planerar att bedriva under året inom de i miljobaiken angivna ansvarsområdena samt livsmedelslagen, strålskyddslagen samt Jagen med s~rskilda bestemmelser om gaturenhållning och skyltning. I planen anges hur arbetet ska bedrivas inom respektive tillsynsområde. Dessutom anges vilken tillsynsinriktning som ~r planerad samt kopplingen till nationella, regionals och lokala miljomål.' 3.2. Vår bedomning Behovsutredning och kontroll- och tillsynsplan finns beslutade av nemnden. Miljo- och byggn~mnden har uttalat ett mål auseende produktiviteten inom tilisynsverksamheten. Vi bedomer dock att en mer enhetlig och overskådlig målstyrningskedja skulle kunna uppnås om indikatorerna for måluppfyllelse i storre utstr~ckning konkretiseres i måtbara nyckeltal. Enligt kontroll- och tillsynsplanen 2013 kan tillsynsinriktningen och planerade projekt sorteres in under urålen: Begr~nsad klimatpåverkan, Siker strålmiljo, Ingen overgodning, Grundvatten av god kvalitet, God bebyggd miljo och Ett rikt djurliv. 7

10 Building a better working ~varld 4. Resursplanering och rutiner for fakturering 4.1. Miljo- och byggavdelningen Miljo och byggavdelningen ~r en del av samhållsbyggnadsforvaltningen som dels har miljooch byggn~mnden som uppdragsgivare och dels tekniska nemnden. Miljo- och byggavdelnings verksamhet består av 11.5 heltidstj~nster, inklusive tj~nsten som avdelningschef. Utav dessa år det 5,5 heltidstj~nster som arbetar med tillsynsverksamheten varav en heltidstj~nst utgors av en assistent Planering Utifrån kontroll- och tillsynsplan uppråttas individuelle planer for respektive inspektor for de kommande tre åren. Inom romerne for denne granskning har vi tagit del av planeringen finfor 2013 och i dessa planer framgår på individnivå ental objekt, intervall for tillsyn, tidsåtgång per objekt, resursbehovet uttryckt i entalet timmar de kommande tre åren samt hur många debiterbara timmar som uppskattas for objektet enligt SKL:s schablon. Vidare framgår ovrig intern tid som avser kompetensutveckling, planering och administration m.m. I kontroll- och tillsynsplanerna 2012 och 2013 summeres timmarna i behovsutredningen och de individuelle planerna, och resultatet presenteres i tabell 1 nedan. Tabell1 Tillsynsområde och ental timmar gedomt Øhov Bedomt Øhov Bedomt Øhov Bedomt Øhov finfor 2012 finfor 2013 finfor 2014 finfor 2015 Miljofarlig ~erksamhet Fororenade områden 310 H~Isoskydd Kemiska produkter Avfall/producentansvar Livsmedelstillsyn Miljoo~ervakning Samh~llsplanering Kompetensut~eckling Sam~,erkan Sam~erkan inom kommunen 672 Planering Information/kommunikation 112 Kvalitetsledningssystem Administration Nem ndsarbete 366 Chefsuppgifter Summa timmar Utifrån ovenstående konstateres given differensen mellan tillg~ngliga timmar och behovet av timmar. Differensen presenters i tabell 2 nedan.

11 Building a be#ter w~rkinq worlr~ Tabell 2 Tillg~ngliga timmar kontra Øhov Tillg~ngliga timmar Totalt resursbehov Summa Av protokollstudier framgår att nåranden tydligt påpekat att samtlig tillsyn i tillsynsplanen ska genomforas, vilket forutsetter att produktiviteten okar under årets sista månader. Inom ramarna for granskningen har vi tillhandahållits med erterkalkylen av tiuravgiften for livsmedelstillsynen I denna kalkyl ingår en uppskattning (tabell 3 nedan) av hur många timmar varje handl~ggare avsetter på olika områden. Detta ~r som ovan n~mns siffror från en efterkalkyl och forvaltningen uppger i sakkontrollen av granskningen att antalet semestertimmar i genomsnitt snarare ~r 235 samt att friskvårdstimmarna finte finns. Tabell 3 Uppskattad fordelning avtid Ør handl~ggare enligt uppgifter från ekonomiavdelningen Orsak.Tid i timmar ~!Semester 220 Sjukdom och rehabilitering ; 60' Vård av barn och motsvarande ledigheter? 60 Personlig tid 60~ Friskvård 40E Utbildning ; 100E Extem_sam~erkan_`_~~~~ ~ ~~100~ 'Intern sam~erkan 100` Planering ~ ~ ~ 80 Kvalitetsarbete 80~ ;Ovriga administrativt artete ; 100 Planerad kontroll - fakturerbar 60~ Oplanerad kontroll - fakturerbar ~ 200 Oplanerad kontroll ej fakturerbar ; 100 Kontrollrelaterat artete ej fakturerbart 100 Totalt anta) timmar 2000 Antal kontrolltimmar 1000 Antal fakturerbara kontrolltimmar 800 Utifrån ovanstående kan vi konstatera att varje handl~ggare i genomsnitt enligt planeringen och underlaget for taxan ska debitera 40 % av sins totalt arbetade timmar under året. For avdelningen totalt sett blir detta uppskattningsvis 3600 timmar. 2 I behovsutredningen framgår att det totala behovet av tillsynstimmar 2013 år 5215 och detta forefaller således vara uppskattningsvis antalet tillsynstimmar som genomfordes Avdelningens Z På avdelningen finns 5.5 heltidstj~nster varav 1 utgors av assistenttj~nsten. Vi multiplicerar derfor 4.5 med 800 timmar som enligt planeringen ovan ~r vad respektive handl~ggare ska debitera. Detta resulterar i 3600 fakturerbara timmar for avdelningen totalt.

12 8uildinq a better tillsynstimmar som en andel av det totala antalet arbetade timmar ger en procentuell andel på 47 %. Totalt ska alltså 47 % av forvaltningens arbetade timmar utgoras av tillsynstimmar Utvecklingsarbete Vid intervjuerna framfors att det fram till och med årsskiftet 2012/2013 funnits begr~nsade mojligheter att få en korrekt uppfoljning på hur många timmar som faktiskt gått åt i slutet av respektive år eftersom denna uppfoljning bestått av den uppskattning som varje inspektor gjort betr~ffande hur årets timmar fordelats over de olika områdena. Vid granskningstillf~llet framfors att tidrapporteringsfunktionen i MiljoReda anvånts under hela 2013 ner det gyller livsmedelstillsynen. Detta gor att det i slutet av 2013 kommer att gå att folja upp exakt hur många timmar som respektive inspektor lagt på livsmedelstillsyn per objekt. Det kommer också bli mojligt att kvantifiera en eventuell "tillsynsskuld", det vill siga hur mycket tillsyn som fakturerats under året genom årliga avgifter men som finte utforts i faktisk tillsyn. Vid sakkontrollen framfors att tidrapporteringsfunktionen i MiljoReda given introducerats for miljo - och h~lsoskyddstillsynerna Fakturering Arbetet med tillsyn debiteres utifrån årlige fasta tillsynsavgifter eller utifrån den timtaxa som kommunfullm~ktige fastst~llt. Miljo- och byggn~mnden gyger enligt beslut i kommunfullm~ktige 89/2010, att justere fasta avgifter samt den avgift (timtaxa K) som skall utgå per timure handlåggningstid. Av granskningen framgår att nemnden , for forsto gången sedan 2009, beslutade att verkstylla en indexreglering, vilket resulterade i en hojning av taxan med 4,5 %, från 830 kr (2009) till 867 kr (2013). Inom miljo och livsmedelstillsynen utgors den storsta delen av int~kterna av årlige fasta tillsynsavgifter vilket enligt miljo- och byggchefen gor det relativt enkelt att uppskatta forv~ntade int~kter. For de tillsynsuppgifter som finte ticks av de fasta tillsynsavgifterna uppr~ttas ett serskilt avgiftsbeslut. Till beslutet bifogas tidkortet som uppr~ttas for objektet i MiljoReda dir inspektorerna kontinuerligt registrerer hur mycket tid det lagt på rendet. P~rendehanteringssystemet MiljoReda ~r sedan en tid tillbaka kopplat till kommunens ekonomisystem och det ~r genom denne koppling som faktureringen sker. For de tillsynsobjekt som har en årlig avgift sker faktureringen en gång om året och foretr~desvis under forsto kvartalet. Det finns dokumenterade rutiner for denne fakturering. For de objekt vers taxa finte ~r reglerad utifrån kontrolltiden sker debiteringen utifrån nedlagde timurer for tillsynen. Enligt uppgift sker det månadsvis en ayståmning av dessa girenden. Paven for dessa girenden finns det dokumenterade rutiner for fakturering. Int~ktsstatistik finns angivet i stycke nedan Int~kter Uppfoljning av debiterade timurer per objekt och uppfoljning av utford tillsyn i timurer per objekt ~r en central faktor for planeringen av verksamheten men också i s~kerst~llandet av fullst~ndiga och korrekte int~kter. 10

13 Building ~ bet#er working warlr~ Tabell 4 Timtaxa 830 kr Timtaxa 830 kr Timtaxa 867 kr Ir~~kter (tkr) Budget 2011 Utfall 2011 Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2013 Prognas 2013 (Vid delårsbokslutet) INT{~KTER MILJOBALKEN ,4 849,5 664,8 1166,5 1066,5 INT~KTER LNSMEDELSTILLSYN , ,5 586,5 586,5 Summa intåkter ,5 1184, TOTALT ANTAL DEBITERADE TIMØ Av siffrorna i tabell 4 ovan, tillhandahållna ekonomisystemet, kan vi konstatere att verksamheten fick in 83 % av de budgeterade int~kterna Vi noterer att budgeterade int~kter for 2012 omr~knat i timmar (1716) skiljer sig aysev~rt från hur många timmar som enligt behovsutredningen och planeringen skulle ha debiterats. (3600, se stycke 4.1.1) Prognosen for 2013 år att det sker en okning till 93 %. Debiterade timmar enligt budget 2013 (2022) skiljer sig dock fortfarande från entalet debiterade timmar enligt planeringen. (se stycke 4.1.1) Avvikelserna i int~kter uppges att uppstått till foljd av att rekryteringen av en ny Miljoinspektor dragit ut på tiden. Till foljd av detta anges att int~kten på årsbasis blir något I~gre given om nemnden tydligt uttalet att tillsynsplanen ska genomforas till fullo. Ekonomiavdelningen tillhandahåller ekonomiska uppfoljningar till miljo- och byggchefen månadsvis, innehållande uppgifter om inkomna int~kter. De ekonomiska uppfoljningarna redovisas månatligen till nemnden Vår bedomning En operativ tillsynsmyndighet ska enligt miljotillsynsforordningen bedrive tillsynsarbetet effektivt. I en debiterande verksamhet dir underlaget for avgifterna ~r nedlagd tid ~r det mycket viktigt att forutsåttningar for att folja upp nedlagd tid finns på plats. Mojligheten att folja upp nedlagd tid per objekt, debiterade timmar samt int~kter påverkar finte enbart foruts~ttningarna for en adekvat budgetprocess utan given den lopande ekonomistyrningen. Av granskningen framgår att bel~ggningsgrad och kostnadståckningsgrad finte ~r nyckeltal som nemnden styr mot. Dock uppr~ttas finfor verje verksamhetsår en planering på individnivå dir det tydligt framgår hur många timmar som verje handlåggare enligt prognos forvåntas utfora inom respektive verksamhetsområde. Utifrån tillhandahållna siffror har vi inom ramarna for granskningen ber~knat att verje handl~ggare enligt planeringen i genomsnitt ska ha en debiteringsgrad på 40 %. Vi har åven noterat att ental debiterade timmar enligt budgeterade int~kter skiljer sig aysev~rt från entalet debiterbara timmar enligt behovsutredning och individuell planering. En sterkare koppling mellan planering och budgetprocess bor derfor efterstråvas. Vi kan dock konstatere att ett omfattande arbete bedrivits for att mojliggora en mer verklighetsanpassad resursplanering och uppfoljning. Detta mojliggor given en mer tillforlitlig planering på individnivå och vi ser tidsrapporteringsrutinen som en central faktor i denne forb~ttring. Det ~r d~rfor fordelaktigt att tidsrapporteringen nu given introducerats inom andra tillsynsområden ~n livsmedet. Det ~r viktigt att nemnden tiliser att tidrapporteringsfunktionen i MiljoReda aneånds. Det finns dokumenterade rutiner for hur faktureringen ska gå till. 11

14 Building a better 5. Uppfoljning och intern kontroll 5.1. Miljo-och byggn~mnden uppfoljning av tillsynsverksamheten Enligt miljotillsynsforordningen ska nemnden årligen folja upp och utv~rdera tillsynsverksamheten. Tabell 5 nedan ~r hamtad fån årsredovisningarna 2011 och 2012 och visar hur stor andel av verksamheten som utforts i forhållande till vad som låg i planeringen. Vi noterar att antalet ansoknngar/anm~lningar som inkommit och hanterats overskred vad som låg i planeringen for Vi noterar att tillsynen av B- och C objekt prioriterats och genomforts helt enligt tillsynsplanen. Dock genomfordes endast 50 % av livsmedelstillsynen. Tabell 5 %Utfort 2011 %Utfort 2012 Summa tillsynsbsok 70% 60% B-objekt 100% 100% C-objekt 18% 100% Koldmedieananl~ggningar 97% 71% Ovrig tillsyn 44% 40% Hygienlokaler 90% 69% H~Isoskyddsobjekt 55% 88% Livsmedet 92% 49% Ansokan/anm~lan 94% 119% Av uppfoljningen kan konstateras att den totala utforandegraden urinskade från 70 %till 60 mellan 2011 och 2012, vilket forklaras med att arbetsbelastningen varit stor under 2012 på Brund av långtidssjukskrivning. I årsredovisningen 2012 framfordes dock att fullm~ktiges beslut, i november 2012, om en ny miljoinspektorstj~nst skulle forb~ttra mojligheterna att nå urålen for 2013 och framåt. Miljo- och byggchefen framfor vid granskningstillfållet att verksamheten i teorin har forutsåttningarna for att finte ytterligare oka "tillsynsskulden" under Någon uppfoljning av ~rendehandl~ggningstid uppges finte ha genomforts under 2012 eller Budgeten foljs dock upp fortlopande och avrapportering sker till miljo- och byggn~mnden. Tillsynspfanen kan beskrivas som ett handlingsprogram som anger vilka tillsyner som ska Boras under året och uppfoljningsfrekvensen av planen fastst~lls i planen. Uppfoljningsfrekvensen har tidigare varit månadsvis men vid intervjuerna framfors att uppfoljningsfrekvensen har setts over under 2013 och åndrats till att bli kvartalsm~ssig. Vidare ska delårs- och årsredovisning låmnas och eventuella avvikelser mot planen ska då foljas upp. Vid de månatliga uppfoljningarna har det tidigare avrapporterats hur många inspektioner som genomforts fram till dagens datum samt hur stor del av årets tillsyn som procentuellt sett ~r genomford. Vid intervjuerna framfors att siffrorna gett en mycket forenklad bild av verksamheten och arbete har bedrivits for att innehållet i uppfoljningarna ska bli mer r~ttvisande och anvåndbara for nemnden. Forutom att Bora dessa uppfoljningar kvartalsvis kommer dårfor innehållet enligt uppgift att for~ndras under Avsikten ~r att kontinuerligt rapportera hur många timmar som lagts ner på miljoskydd, h~lsoskydd och livsmedet. Detta kommer enligt forvaltningen ge en mer r~ttvisande bild av verksamheten. Av uppfoljningsrapporten tillika delårsbokslut anges resultatet auseende respektive n~mndsmål. Vidare framfors vilken analys som gjorts samt vilken åtgård som auses vidtas. Enligt denna uppfoljningsrapport kommer tillsynsplanen genomforas till fullo. 12

15 Building ~ het#er warkinq world 5.2. Lånsstyrelsens tillsyn protokoilet från L~nsstyrelsens senaste revision av livsmedelstillsynen isurlovs kommun, daterat , konstaterades att miljo- och byggn~mndens verksamhet hade ett flertal allvarliga avvikelser och att det delvis saknas grundforutsåttningar for att bedriva en effektiv kontroll. Nedan framgår de for granskningen aktuella områden som uppvisade allvarliga avvikelser: Personella resurser: Nemnden har otillr~ckliga personella resurser, ~ndamålsenlig strategi for att komma tillr~tta med resursbristen saknas. Finansiering: Avgiftsint~kterna stemmer finte overens med de faktiska kostnaderna for kontrollen. Ekonomiska resurser finns finte tillg~ngliga for att tillhandahålla nodv~ndig personal for offentlig kontroll. Miljo- och byggn~mnden fick i uppdrag att finkomma med svar till L~nsstyreisen innehållande en åtg~rdsplan for att komma tillr~tta med påpekade brister. Efter en komplettering gjorde L~nsstyrelsen, , bedomningen att de åtg~rder som redovisats ~r tillfredsst~llande och att inga vidare åtg~rder behovs. De påpekade bristerna inom området personella resurser har åtg~rdats genom att heltidstj~nsten som beslutades av fuilm~ktige tillsatts under våren 2013, samt att resursplaneringen utvecklats till att bli mer korrekt. Bristerna som identifierades inom området finansiering har åtgårdats genom att en genomgång och summering av kostnader respektive int~kter for livsmedelskontrollen for 2012 har genomforts. Vidare har en prognos for 2013 uppr~ttats och en uppr~kning av tiuravgiften enligt konsumentprisindex har genomforts. Enligt uppgift bedomer L~nsstyrelsen att det genomforts ett tydligt for~ndrings- och forb~ttringsarbete sedan deras tillsyn hosten Intern kontroll Under 2012 utgjordes miljo- och byggn~mndens finterna kontrollplan av de av kommunstyrelsen beslutade kommungemensamma kontrollmomenten. Nemnden beslutade om en samlad intern kontrollplan innehållande ett kommunovergripande kontrollmoment auseende fakturahantering, två forvaltningsovergripande kontrollmoment rorande avvikelserapporteringen for det systematiska arbetsmiljoarbetet samt forvaltningens verksamhetsplan, och slutligen tre kontrollmoment specifika for miljo- och byggn~mndens verksamhet bestående av uppfoljning av tillsynsp~anen, avvikelserapportering inom det systematiska arbetsmiljoarbetet samt kontroll av handl~ggningstiden. planen framgår en konsekvens- och sannolikhetsbedomning for respektive kontrollmoment. Vidare anges i beslutsunderlaget att aysikten framover ~r att en bruttolista ska arbetas fram, som sedan ~r underlag for beslut om vilka kontrollmoment som skall genomforas. Detta kommer enligt uppgift att genomforas under 2013 och arbetas in i den finterna kontrollplanen for Vår bedomning Nemnden får månadsvis ekonomiska uppfoljningar auseende verksamheten och tiilsynsplanen foljs upp kontinuerligt. Enligt uppgift har utvecklingsarbete auseende 13

16 Øuildinq ~ better working word uppfofjningen bedrivits. Uppfoljningen kommer från och med 2014 ske kvartalsvis och innehållet kommer fokusera på hur många timmar som lagts ner inom respektive verksamhetsområde istyllet for endast antal utforda inspektioner. Enligt vår bedomning har nemnden delvis styrkt sin styrning av verksamheten genom att vid delåret bedoma prognosen for måluppfyilelse samt genom att utveckla uppfoljningen till att innehålla antas nedlagde timmar per verksamhetsområde. Dock bor nåmnden stårka sin styrning ytterligere auseende målet om att skattemedet ska anvåndas effektivt och i storre utstr~ckning konkretisere indikatorerna for måluppfyllelse i m~tbara nyckeltal. Vidare har nemnden inom ramarna for sin interne kontroll identifierat fakturahantering och handl~ggning som viktige processer, Vid granskningstilif~llet var dessa kontroller dock ennu finte utforda. 14

17 Øuildinq ~ better 6. Sammanfattande bedomning Våra bedomningar utifrån revisionsfrågorna: Finns en dokumenterad behovsutredning och tillsynsplan? Det finns en dokumenterad och av miljo- och byggn~mnden beslutad behovsutredning som i enlighet med miljotillsynsforordningen avser en tid om tre år. Utifrån behovsutredningen har nemnden beslutat om en kontroll- och tillsynsplan for Finns en dokumenterad resursplanering? beslutad kontroll- och tillsynsplan 2013 finns en dokumenterad resursplanering på overgripande nivå i vilken det går att utlisa hur många timmar som uppskattas behovas inom respektive tillsynsområde samt ovrig verksamhet. Det framgår också tydligt hur många tillg~ngliga timmar som verksamheten har samt vad skillnaden mellan behov av och tillg~nglighet till timmar år. Den under året påborjade tidrapporteringen i MiljoReda kommer enligt vår bedomning mojliggora en bittre prognos finfor 2014 auseende tillsynsbehovet i kommunen. Har miljo- och byggn~mnden antagit produktivitetsmål for tillsynsverksamheten? Miljo- och byggn~mnden har uttalat foljande mål auseende produktiviteten inom tillsynsverksamheten "Skattemedlen ska anv~ndas effektivt'. Av tillhandahållen dokumentation framgår dock finte hur måluppfyllelsen ska bedomas, istyllet anges vilka aktiviteter som ska genomforas. Vidare framgår av protokollstudier att nemnden tydligt påpekat att samtlig tillsyn i tillsynsplanen ska genomforas, vilket forutsetter att produktiviteten okay under årets sista månader. Vi bedomer att en mer enhetlig och overskådlig målstyrningskedja skulle kunna uppnås om indikatorerna for måluppfyllelse i en storre utstr~ckning konkretiseres i m~tbara nyckeltal. Detta år serskilt viktigt ur ett produktivitetsperspektiv. År uppfoljningen av verksamheten tillråcklig i forhållande till planerad tillsyn, forv~ntad kostnadst~ckningsgrad, ental tillsynstimmar per år och bel~ggningsgrad per anst~lld? Av protokollstudier framgår att nemnden fram till och med hosten 2013 månadsvis fått en uppfoljning av genomford tillsyn på objektsnivå. Under granskningen har dock ett utvecklingsarbete bedrivits for att forb~ttra utformning av denne uppfoljning i syfte att ge nemnden en mer r~ttvisande bild av verksamheten. Under 2014 kommer uppfoljningarna att ske kvartalsvis och information om entalet inspektioner kommer kompletteres med uppfoljning av entalet nedlagde timmar per verksamhetsområde. Av granskningen framgår att bel~ggningsgrad och kostnadståckningsgrad finte ~r nyckeltal som nåmnden styr mot. Dock uppr~ttas finfor verje verksamhetsår en planering på individnivå dir det tydligt framgår hur många timmar som verje handlåggare enligt prognos forv~ntas utfora inom respektive verksamhetsområde. Utifrån tillhandahållna siffror har vi inom ramarna for granskningen ber~knat att verje handl~ggare enligt planeringen i genomsnitt ska debitere 40 % av sine totalt arbetade timmar. (se stycke 4.1). Vi har given noterat att ental debiterade timmar enligt budgeterade int~kter skiljer sig aysev~rt från entalet debiterbara timmar enligt behovsutredning och individuell planering. En sterkare koppling mellan planering och budgetprocess bor derfor efterstr~vas. Nemnden bor ytterligere stårka sin styrning och uppfoljning auseende målet om att skattemedet ska anv~ndas effektivt. For att skapa forutsåttningar for detta måste nemnden tilise att tidrapporteringsfunktionen i MiljoReda anv~nds. 15

18 BuildinG ~ better Vi kan dock konstatera att ett omfattande arbete bedrivits for att mojliggora en mer verklighetsanpassad resursplanering och uppfoljning. Detta mojliggor åven en mer tillforlitlig planering på individnivå och vi ser tidsrapporteringsrutinen som en central faktor i denna forb~ttring. Hur s~kerståller nåmnden att korvekta intåkter inkommer? Det finns dokumenterade rutiner for hur faktureringen ska gå till. Betråffande uppfoljning av intåkter så tillhandhåller ekonomiavdelningen ekonomiska uppfoljningar till miljo- och byggchefen månadsvis. De ekonomiska uppfoljningarna redovisas given månadsvis till nemnden. Nemnden har given inom ramarna for sin interns kontroll identifierat fakturahantering och handl~ggning som viktiga processer. Vid granskningstillf~llet var dessa kontroller dock ennu finte utforda. År återrapporteringen tillråcklig till nåmnden? Återrapportering på objektsnivå har skett månadsvis. Återrapporteringen kommer dock att for~ndras under (se stycke 5.1). Enligt vår bedomning har nemnden delvis styrkt sin styrning av verksamheten genom att vid delåret bedoma prognosen for måluppfyllelse samt genom att utveckla uppfoljningen till att innehålla antal nedlagda timmar per verksamhetsområde. Dock bor nemnden ytterligere styrka sin styrning och uppfoljning auseende målet om att skattemedet ska snuåndes effektivt. Våra identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer ~r enligt foljande: Nåmnden bor tilise att indikatorerna for måluppfyllelse i en storre utstr~ckning konkretiseras i m~tbara nyckeltal. Nåranden bor ytterligere styrka sin styrning och uppfoljning auseende målet om att skattemedet ska snuåndes effektivt. Nemnden bor stråva efter att styrka kopplingen mellan planering och budgetprocess. Arlov den 15 oktober 2013 Sofie Bredberg Ernst &Young AB ~~ ~~~

19 Building a better Bilaga 1: K~Ilforteckning Intervjuade Michael Horn Miljo- och byggchef Eva Romberg Miljoinspektor Terese Carlevi Miljoinspektor Torkel Nilsson Ekonom Dokument Miljo- och byggnåmnden protokoll Tillsynsplan 2012 Tilisynsplan 2013 Behovsutredning Verksamhetsplan 2013 Internkontrollplan 2013 Årsredovisning 2012 Delårsrapport 2013 L~nsstyrelsens protokoll Statistik tillhandahållen av ekonomiavdelningen Bilaga 2 Mål for miljo- och byggn~mnden 2013 KF mål Trygghet N~mndsmål Miljo- och byggn~mnden ska ge god information om vår verksamhet imedia och på hemsidan. Handl~ggningen av Miljo- och byggn~mndens girenden ska vara råttss~ker och objektiv Nemnden ska bedriva tillsyn i enlighet med Aktiviteter Lopande information om pågående projekt på kommunens hemsida i samarbete med Stab, samt aktivt medverka till att lopande information I~mnas till Burlovstidningen. Lopande kompetenshojning av myndighetshandlåggare. Se under Service och kvalitet. Lopande uppfoljning av tillsynsplanen. Uppfoljning av aktiviteter Lopande på APT Lopande på APT Ansvar M.C. M.C. Var 3:e månad M.C. till MBN 17

20 Øuildinq a bettfr beslutad tillsynsplan. Kompetens, service- anda och trevligt bemo- tande ska galla Miljo- och byggn~mnden ska oka tillgångligheten genom att informera om aktuella ~renden på hemsidan. Miljo- och byggnåmnden ska ta fram relevanta policys inom verksamhetsområdet dår kommuninnevånarna ska få mojlighet att yttra sig. Miljoh~nsyn ska tas vid finkop. Medborgainflytande Boende och miljo Nåmnden ska bedriva tillsyn i enlighet med beslutad tillsynsplan. Miljo- och byggnåmnden ska vid tilisyn s~rskilt bevaka och informera om miljomålen. Miljo- och byggn~mnden ska bevaka kommuninvånarnas intressen utifrån ett h~lsoperspektiv vid planyttranden. Miljo- och byggn~mnden ska ta ett samlot grepp om bullerproblematiken ikommunen genom att vara aktiv och drivande i kommunens bullergrupp. Miljo- och byggn~mnden ska meta och overvaka luftfororeningar och vid tillsyn serskilt beakta miljofarliga verksamheters utslipp till luft. For att båttre kunna tiilse att kraven på till- Se under Service och kvalitef. Se under Trygghet. Se under Service och kvalitet. Folja beslutade lokala miljomål vid upphandlingar av varor och tj~nster. Lopande uppfoljning av tillsynsplanen. Lopande uppfoljning av tillsynsplanen. Aktivt deltagande i plangrupper. Aktivt delta i bullergruppen samt i arbetsgrupper kopplade till utbyggnaden av Sodra stambanan. Avlåsning av instrument skall utforos enligt plan i samarbete med miljostragen. Lopande uppfoljning av tillsynsplanen. Se under Trygghet. Verksamhetsber~ttelse M.C. Var 3:e månad M.C. till MBN Var 3:e månad M.C. till MBN Ledningsgrupp 1 gång/kvartal Ledningsgrupp 1 gång/kvartal Ledningsgrupp 1 gång/kvartal M.C. M.C. K.E. Var 3:e månad M.C. till MBN 18

21 Building a better Arbete och n~ringsliv Service och kvalitet g~nglighet i gållande regelverk efterlevs ska avdelningens kompetens på detta område oka. Miljo- och byggn~mnden ska vid tillsyn I~gga tyngdpunkt på bullerproblematiken. Miljo- och byggn~mnden ska verka for att information om dess verksamhet når ut till n~ringslivet via foretagstr~ffar, frukostr~ffar mm. Kompetens, serviceanda och trevligt bemotande ska gålla Skattemedlen ska anv~ndas effektivt. Miljo- och byggavdelningen ska arbeta med samsyn med grannkommuner och I~nsstyrelsen for att få en likv~rdig tillsyn och kontroll iregionen. Miljo- och byggn~mnden ska, for att kunna utv~rdera vilka finsatser som behover utforas, undersoka "kundnojdheten" och måta hand- I~ggningstider. Miljo- och byggn~mnden ska ta fram I~ttfattlig information till so- Lopande uppfoijning av tilisynsplanen. Aktivt deltagande i foretagstr~ffar mm Fortsatt kompetensutveckling inom ~rendehantering. Spela v~rdegrundsspelet. Diskutera utbildningsbehov, v~rdegrundsfrågor mm på APT. Stodja staben i arbetet med att utveckla kvalitetsarbetet, informationsmaterial, blanketter, kundhantering inom hela forvaitningen. Se over gallande taxor. Aktivt delta i samverkansgrupper inom myndighetsutovning. Medverka i SKL:s undersokning "Insikt" i samarbete med nåringslivsenheten. Stodja staben i arbetet med att utveckla kvalitetsarbetet, in- Var 3:e månad M.C. till MBN Lednings-.MC. grupp 1 gång/kvartal Lopande på M.C. APT Lopande på M.0 APT Lopande på M.0 APT Lednings- M.C. grupp 1 gång/kvartal Lopande på M.C. APT Lednings- M.0 grupp 1 gång/kvartal Lednings- M.C. grupp 1 gång/kvartal 19

22 Building a better wdrkinq ~vvrld kanden och arbeta for att få en "tillg~nglig" hemsida. Miljo- och byggavdelningen ska forts~tta sitt arbete med att finfora ett kvalitetsledningssystem. formationsmaterial, blanketter, kundhantering inom hela forvaltningen. Genom avdelningens hogs kompetens inom området stodja staben i arbetet med att utveckla kvalitetsarbetet samt att forts~tta utvecklingen av det egna kvalitetsledningssystemet. Ledningsgrupp 1 gång/kvartal M.C. 20