1 (15) Datum

Transkript

1 RAPPORT Handläggare David Andersson Tel Mobil Fax (15) Datum Uppdragsnr Strömstads kommun Riskanalys av IT-system vid teknikskifte ÅF-Technology AB, Hamntorget 3, Box 467 SE Karlstad Telefon Fax Säte i Stockholm. Org.nr VAT nr SE Riskanalys mobilitet

2 28 2 (15) Innehållsförteckning 1 BAKGRUND Förutsättningar PLANERINGS- OCH UPPFÖLJNINGSSYSTEM Systemintegration Bristande implementation/felaktig förståelse av syfte Utbildning av system Tillgänglighet av system Mobilåtkomst NYCKELFRIA LÅS Låst dörr Tid Mobilåtkomst Motstånd hos brukare Utbildning/införande Batteri Dokumentation Införandefas Förvaltning Försäkring Inkompatibla lås Nyckelhantering ÖVRIGT Nyckelpersonsberoende Införandefas Kvalitetsledningssystem IT-avdelningen /7-verksamhet Upphandlingstempo Systemstöd Bilagor Inga

3 28 3 (15) Rapporthistorik Ver. Åtgärd Granskad Godkänd Datum Sign. Datum Sign. 0.1 Dokument skapat DA

4 28 4 (15) Sammanfattning Detta dokument innehåller riskanalyser för följande områden: Planerings- och uppföljningssystem Nyckelfria lås Riskerna listas i en tabell för respektive område och diskuteras sedan i mer detalj i sitt kapitel. Sammantaget kan följande slutsatser dras. Det finns totalt fyrtiotre (43) risker i fem (5) kategorier Det finns totalt sex (6) risker där antingen sannolikhet eller konsekvens är av värde 4 eller 5 Det finns tydliga problem med avsaknad av ett Kvalitetsledningssystem vilket gör att arbete riskerar att utföras inkonsekvent och eventuellt inkomplett De största riskerna med upphandlingen rör tempot på införandet, problem med Internet-anslutningar, samt problem med leverans av kompatibla programvaror

5 28 5 (15) 1 Bakgrund Dokumentet har skapats för att belysa de risker som är förknippade med planerings, registrerings och uppföljningssystem samt nyckelfria lås i ordinärt boende. Riskerna har delats upp i flera olika kategorier och diskuteras i mer detalj i dokumentet. 1.1 Förutsättningar Riskanalysen utfördes på plats med representanter för Strömstad kommuns verksamheter. Följande personer var med under riskanalysen. David Andersson Ansvarig för riskanalysen, ÅF Maria Hansson Projektsamordnare/Delprojektledare trygghetslarm/larmmottagning Maria Wogenius Enhetschef särskilt boende/delprojektledare trygghetslarm SÄBO Pia Andreasson IT-samordnare/Delprojektledare planerings- och uppföljningssystem/nyckelfritt Susann Håkansson - Verksamhetschef Vård och omsorg Karin Bemert - Enhetschef för hemsjukvården/rehabenheten Annika Tobiasson - Enhetschef hemtjänst Gull-Britt Eide - Förvaltningschef Peter Birgersson Dafteryd - Säkerhetssamordnare

6 28 6 (15) 2 Planerings- och uppföljningssystem I nedan tabell sammanställs kortfattat de tydligaste riskerna för planerings- och uppföljningssystem. Efterföljande kapitel redovisar diskuterade åtgärder. Sannolikhet Konsekvens (allvarlighetsgrad) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Allvarlig (4) Katastrofal (5) Mycket stor (5) 1 Stor (4) Normal (3) 6 Liten (2) 3, 5 2 Mycket liten (1) Systemintegration Risk: Risk finns att integration mellan de olika systemen (ex.vis verksamhetssystem och planerings- och uppföljningssystem) inte fungerar. Detta kan leda till att vårdtagare inte får beviljade insatser. Åtgärd: Kravställ tydligt att integration mellan de olika systemen skall implementeras. Begär redovisning av infört system. Risk: Risk finns att integration mellan de olika systemen (ex.vis verksamhetssystem och planerings- och uppföljningssystem) inte fungerar. Detta kan leda till att vårdtagare inte får beviljade insatser. Åtgärd: "Kravställ tydligt att integration mellan de olika systemen skall implementeras. Begär redovisning av infört system."

7 28 7 (15) 2.2 Bristande implementation/felaktig förståelse av syfte Risk: "Risk finns för motstånd på grund av upplevd övervakning av de anställda. Risken finns både hos anställda, politiker och hos vårdtagare" Åtgärd: Kommunicera hur det är tänkt att systemet skall användas. Viktigt att informera det faktiska syftet för både personal och politiker. 2.3 Utbildning av system Risk: Risk finns att personal som inte blir utbildad korrekt i det nya systemet faller tillbaka i gamla icke-fungerande rutiner Åtgärd: "Skapa tydliga rutiner för hur personal skall utbildas. Inblanda personalen i frågorna. Informera både befintliga anställda och nyanställda om förutsättningar kopplat till IT." 2.4 Tillgänglighet av system Risk: Risk finns att kravställning på tillgänglighetsgrad blir felaktig, vilket kan leda till onödig otillgänglighet. Åtgärd: Representanter från verksamheten kontrolläser kravdokument innan anbud går ut i skarpt läge Risk: Risk finns att uppdateringar och driftstopp av system inte informeras samt samkoordineras med verksamheten. Åtgärd: "Skapa tydliga rutiner för hur systemuppdateringar skall genomföras. Tillse att dessa rutiner är tydligt förankrade hos all berörd personal." 2.5 Mobilåtkomst Risk: Risk finns att uppdateringar i ärenden missas på grund av obefintlig mobiltäckning Åtgärd: "Skapa tydliga rutiner för berörd personal att säkerställa uppdatering vid exempelvis två bestämda tidpunkter under arbetspasset.

8 28 8 (15) Osäkerhet finns i sannolikheten innan svar på täckningskollen inkommit." 3 Nyckelfria lås I nedan tabell sammanställs kortfattat de tydligaste riskerna för nyckelfria lås. Efterföljande kapitel redovisar diskuterade åtgärder. Sannolikhet Konsekvens (allvarlighetsgrad) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Allvarlig (4) Mycket stor (5) 2 Stor (4) 7 Normal (3) 9 8 Liten (2) 3,4 12 Mycket liten (1) 5,6,11 1,10 Katastrofal (5)

9 28 9 (15) 3.1 Låst dörr Risk: Risk finns att det nyckelfria låset inte kan låsas upp av mobiltelefon. Åtgärd: "Komplettera och kommunicera den rutin som finns kring ""låst dörr"". Säkerställ att mobiltelefoner alltid kan laddas. " 3.2 Tid Risk: Risk finns att larminsatser dröjer om nyckelfria lås inte införs Åtgärd: "Underlag för att införa nyckelfria lås bedöms som tillräckligt Undersök statistik kring larm och hur dessa insatser påverkas tidsmässigt" 3.3 Mobilåtkomst Risk: Risk finns att möjlighet till inloggning försvinner på grund av obefintlig mobiltäckning Åtgärd: "Tillse att inloggning sker vid arbetspassets början, samt att utloggning inte sker inom ett visst tidsintervall. Skapa en tydlig rutin som kommuniceras till samtlig berörd personal." 3.4 Motstånd hos brukare Risk: Motvilja hos brukare kan finnas att införa ny utrustning på dörren. Misstro. Åtgärd: "Säkerställ att det faktiska syftet kommuniceras tydligt inom verksamheten. Tillse att rätt och konkret information förmedlas internt och externt Kommunikationsplan Skapa och kommunicera en tydlig rutin för de brukare som motsätter sig införande av nyckelfritt lås" 3.5 Utbildning/införande Risk: Risken är att inte tillräcklig utbildning tillhandahålls Åtgärd: Pedagogisk utbildning av personal krävs med fokus på kompetensöverföring.

10 28 10 (15) 3.6 Batteri Risk: Risk finns att batteri tar slut hos sällan-besökare, då övervakning sker i samband med besök Åtgärd: Säkerställ att brukare som sällan eller aldrig får besök från hemtjänsten oavsett karaktär regelbundet besöks i syfte att kontrollera det nyckelfria låsets status. 3.7 Dokumentation Risk: Risk finns att systemet inte är dokumenterat Åtgärd: "Säkerställ att förfrågningsunderlaget tydligt specificerar vilka dokument som efterfrågas. Nedan följer exempel på efterfrågade dokument -Installationsmanual -Användarmanual -Vanligt förekommande uppgifter i lathundsformat (daglig, vecko, månad) -Felsöknings-schema" 3.8 Införandefas Risk: Risk finns att låssmed inte är med vid inkoppling av låskista. Åtgärd: Kompetens behöver säkerställas 3.9 Förvaltning Risk: Risk finns att det saknas resurs för förvaltning av brukarens utrustning. Åtgärd: "Personal behöver utbildas i förvaltning av nyckelfria lås, exempelvis montage, batteribyte och övriga återkommande insatser. Förvaringsutrymme av brukarens utrustning måste säkerställas." 3.10 Försäkring Risk: Risk finns att hemförsäkring inte gäller. Åtgärd: "Utred hur försäkringsbolag ställer sig till nyckelfria lås, exempelvis med avseende på ansvarsfråga. Problematiken finns oavsett teknisk lösning så fort nyckel lämnats ut."

11 28 11 (15) 3.11 Inkompatibla lås Risk: Risk finns att nyckelfria lås inte kan införas på samtliga dörrar, vilket kan leda till förvirring hos personal. Åtgärd: "Alternativ 1. Skapa en tydlig rutin i planeringsverktyg för nyckelhantering. Alternativ 2. Erbjud brukare att byta ut lås/dörr" 3.12 Nyckelhantering Risk: Risk finns att nycklar krävs eller tappas till eventuella ytterdörrar, tvättstugor, soprum, inkompatibla dörrar o dyl. och därför inte kommer med vid besök Åtgärd: "Alternativ 1. Skapa en tydlig rutin i planeringsverktyg för nyckelhantering. Alternativ 2. Erbjud brukare att byta ut lås/dörr"

12 28 12 (15) 4 Övrigt I nedan tabell sammanställs kortfattat de tydligaste riskerna för övriga risker. Efterföljande kapitel redovisar diskuterade åtgärder. Sannolikhet Konsekvens (allvarlighetsgrad) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Allvarlig (4) Katastrofal (5) Mycket stor (5) 3 7 Stor (4) 6,9 2 Normal (3) 4,10 5 Liten (2) 1 Mycket liten (1) 4.1 Nyckelpersonsberoende Risk: Risk finns att betydande resurser slutar. Detta kan ha förödande konsekvenser för verksamheten som helhet. Åtgärd: "Tillse att flera olika medarbetare besitter kunskap kring identifierade områden Säkerställ att nyckelpersoners kompetens finns tydligt dokumenterad"

13 28 13 (15) 4.2 Införandefas Risk: "Risk finns att införandefasen kan utföras felaktigt med avseende på följande moment: - Avsatt tid (för lite) - Icke genomarbetad genomförandeplan - Inkompletta rutiner där införandet sker under för långdragen tid - Dokumentation saknas i flera led - Support saknas i kritiskt skede i början av användande Risk finns att införandet inte får tillräckliga resurser i projektorganisationen vilket leder till ofärdiga implementationer" Åtgärd: "Konkretisera en tydlig förankringsprocess som skall kommuniceras till alla berörda inom verksamheten Avsätta resurser i alla delar av verksamheten Genomarbetade fullkostnadskalkyler Skapa en trovärdig genomförandeplan med resursplanering från verksamhet och leverantör Skapa en trovärdig förvaltningsplan med långsiktig resursplanering och ansvarsfördelning från verksamhet och leverantör Kontinuerliga avstämningsmöten med avvikelsehantering från genomförandeplanen Hur hanterar man eventuella förändringar under införande gentemot förfrågningsunderlag" 4.3 Kvalitetsledningssystem Risk: Kvalitetsledningssystem saknas, vilket kan resultera i onödigt merarbete och ett icke enhetligt arbetssätt samt att brister inte uppmärksammas/åtgärdas Åtgärd: Upprätta kvalitetsledningssystem 4.4 IT-avdelningen Risk: Risk finns att IT-avdelningen inte har möjlighet att vara stödfunktion i förvaltningens IT frågor Åtgärd: "Upprätta tydliga krav och förväntningar Kommunicera gränsytor i ansvarsfrågor mellan rollerna beställare och leverantör /7-verksamhet Risk: "IT-stöd saknas på obekväm arbetstid. Under vardagar finns support tillgänglig under 6 timmar. IT-stöd som ligger hos förvaltningen riskerar också bli lidande utanför arbetstid samt semester."

14 28 14 (15) Åtgärd: Ta fram underlag till politiska beslut för höjd beredskapsnivå 4.6 Upphandlingstempo Risk: "Upphandling upplevs som stressad. Risk finns att underlaget blir ofullständigt, frågor som är obesvarade osv. Risk finns att kravställning på systemen blir ofullständig pga kompetensbrist och tidsbrist" Åtgärd: Korrekturläsning av förfrågningsunderlag av flera olika kompetenser 4.7 Systemstöd Risk: Risk finns att fel i programvara inte åtgärdas av leverantör på grund av OS som inte supporteras av leverantören. Åtgärd: Utred möjlighet att använda kompatibla OS i verksamheten 4.8 Avtalstid Risk: Risk finns för felaktigt bedömd avtalstid, antingen för lång eller för kort. Åtgärd: Utredas närmare och beslut måste tas av nämnd 4.9 Felaktig kravställning Risk: Risk finns att kravställningen blir felaktig vilket leder till att inga anbud kommer in, alternativt anbud med höga kostnader Åtgärd: Korrekturläsning av förfrågningsunderlag av flera olika kompetenser 4.10 Avslag på upphandling Risk: Risk finns att det blir avslag på hela eller delar av upphandlingen av politiska beslut.

15 28 15 (15) Åtgärd: "Tydliga beslutsunderlag till politiska beslut Tydliga ekonomiska incitament"