EXAMENSARBETE. Intranät och extranät. den elektroniska kommunikationen inom och mellan företag. Annette Wärme. Samhällsvetenskapliga utbildningar

Transkript

1 2001:016 SHU EXAMENSARBETE Intranät och extranät den elektroniska kommunikationen inom och mellan företag Annette Wärme Samhällsvetenskapliga utbildningar Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Industriell marknadsföring 2001:016 SHU - ISSN: ISRN: LTU-SHU-EX--01/016--SE

2 EXAMENSARBETE Intranät och Extranät Den elektroniska kommunikation inom och mellan företag Annette Wärme Samhällsvetenskapliga och ekonomiska utbildningar EKONOMPROGRAMMET D-NIVÅ Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Industriell marknadsföring

3 Förord Jag vill tacka Åke Westberg vid Ericsson samt även Charlie Nordblom och Jenny Forsström vid ABB för att de gjort detta arbete möjligt genom att dela med sig av sina erfarenheter inom området.

4 Abstract Through the growing use and availability of information technology the dependency of Internet is today increasing. Internet makes ways for a more mobile business communication that cost less. One of the latest applications of Internet technology are intranet and extranet. I have asked myself the question how intranet and extranet can affect companies efficiency and competitive advantage. In order to answer this question I performed a case study at Ericsson and ABB. What I found was that both intranet and extranet leads to an increased efficiency and to some extent it becomes a competitive advantage.

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Problemdiskussion Syfte Avgränsningar Litteraturstudie Varför intranät Intranät vs Internet Intranäts beståndsdelar Intranät och kommunikation Intranäts fyra modeller Intranät och säkerhet Varför extranät Extranäts beståndsdelar Extranät och kommunikation Extranäts tre modeller Extranät och säkerhet Metod Syftet med undersökningen Forskningsansats Litteraturstudie Undersökningsansats Val av företag Datainsamlingsmetod Analysmetod Metodproblem Validitet Reliabilitet Empiri Ericsson AB Ericssons Intranät Ericssons Extranät ABB ABB:s Intranät Analys Varför Intranät Intranäts beståndsdelar Intranät och kommunikation Intranäts fyra modeller Intranät och säkerhet Varför extranät Extranäts beståndsdelar Extranät och kommunikation Extranäts tre modeller Extranät och säkerhet Slutsatser Förslag till fortsatta studier... 36

6 Referenslista Intervjuföreteckning Bilaga Intervjuguide Figurförteckning Figur 1 Internet och affärsutveckling...1 Figur 2 Skillnaden mellan intranät och Internet...7 Figur 3 Den publika modellen...9 Figur 4 Den asymmetriska modellen...10 Figur 5 Den symmetriska modellen...11 Figur 6 Den synkrona virtuella omvärldsmodellen...11

7 Kapitel 1 Inledning 1 Inledning Detta kapitel kommer att inledas med en bakgrund till problemområdet. Den kommer sedan att följas av en problemdiskussion, syfte och avgränsningar. 1.1 Bakgrund Enligt Chesher och Kaura (1998, s 94f) kan man se ett mönster i hur företag påbörjar sitt engagemang med Internet (se figur 1) för att stegvis utöka sina aktiviteter till att även göra affärer elektroniskt via Internet. I den initiala fasen etableras oftast en förbindelse med en Internetleverantör. På detta sätt kan anställda få tillgång till Internet med all dess information, kanske för forskning eller konkurrentanalyser. Den andra fasen i utvecklingen är att företaget etablerar en närvaro på Internet via en publik webbsida, vars främsta syfte är att marknadsföra företaget samt att tillgängliggöra ett företags produkter och tjänster för allmänheten. Eftersom den publika webbsidan kan kommas åt av vem som helst som har tillgång till Internet är det vanligt att placera den utanför företagets brandvägg 1, antingen genom att använda en separat webbserver 2 eller att hyra ett utrymme hos en publik server. Utvecklingen av en extern webbplats är till för att förse potentiella kunder och andra intresserade med information om företaget. Utvecklingen av en extern webbplats sker oftast innan ett företag implementerar ett intranät 3, vilket är nästa steg i utvecklingen när företag sätter upp en intern företagswebbplats. Intranät stödjer utbytet av företagsinformation i elektronisk form. Den sista fasen i Internetutvecklingen, där bland annat extranät 4 återfinns, är när interna applikationer, inkluderat online beställningar och kostnadsförslag utökas till (tillsammans med säkerhetsåtgärder) att även inkludera företagskunder och leverantörer. Internethandel Affärslösningar Extranät Affärstransaktioner Närvaro Företagskommunikation Intranät Dokumentation Kunskapsöverföringar World Wide Web Marknadsföring Informationsdistribution Uppkoppling/ Förbindelse Internetleverantör Tele2 Telenordia Figur 1 Internet och affärsutveckling (modifierad efter Chesher och Kaura 1998 s 95) 1 En säkerhetsmekanism som förhindrar oönskad tillgång till delar av Internet. 2 Programsystem eller dator som fullgör en avgränsad uppgift eller tjänst i ett nät av datorer. 3 Se definition s 4. 4 Se definition s 4. 1

8 Kapitel 1 Inledning 1.2 Problemdiskussion Aldrich (1999, s 5) berättar att precis som den industriella ekonomin gradvis utvecklades från den agrikulturella ekonomin banar den industriella ekonomin väg för den digitala ekonomin. Med tillkomsten av den digitala ekonomin har teknologin för första gången blivit den dominerande faktorn. I den digitala ekonomin, fortsätter Aldrich, ser vi räckvidden av informationsteknologin utökad till även de mest traditionella och stadgade industrierna. Via de universella möjligheterna som e-post, digitala telefoner, personsökare och andra former av elektronisk kommunikation, har användare idag en oöverträffad förmåga att ge omedelbar feedback och att göra mer specifika förfrågningar till de företag som förser dem med produkter och tjänster. Enligt Zineldin (2000) kommer Internet och World Wide Web att dramatiskt påverka hur en organisation gör affärer och etablerar företags eller kundrelationer. Internet påverkar varje del av ett företag, upphäver nuvarande affärsmodeller, öppnar för nya marknadsmöjligheter och omvärderar kundrelationerna och dess interaktioner. Zineldin har samma uppfattning som Good och Stone (2000) om att företagsmiljön är komplex och kräver att aktörer på marknaden är flexibla. Information har blivit en viktig tillgång som ändrar konkurrensförutsättningarna. Till följd av detta har det blivit en dramatisk ökning av redskap, som intranät och extranät, som datoriseringen möjliggjort för att ta hand om all information. Romm och Sudweeks (1998, s ix) framhåller att utvecklingen av elektronisk handel som en del av affärsverksamheten, ses av många forskare och chefer som den viktigaste kommersiella trenden i vår tid. Med den snabba förändringen av nätverksteknologi hos företag bevittnar världen en fantastisk förändring i hur man gör affärer. Enligt Gummesson (1998, s 121) har Internet med e-post och hemsidor tillsammans med den internationella mobiltelefonin och dess kringtjänster etablerat en ny våg inom kommunikation och relationsbyggande. Den fysiska marknaden håller på att kompletteras och i vissa fall ersättas av den elektroniska marknaden. Enligt Romm och Sudweeks (1998, s ix) påverkar den elektroniska handeln alla delar i affärsverksamheten hos ett företag. De säger också att den elektroniska handeln är viktig för effektiviteten hos ett företag, speciellt i en värld där företag måste handskas med leverantörer, kunder, partners och sina egna enheter distribuerade världen över. Enligt Aldrich (1999) betyder information makt eftersom ett företags framgång eller misslyckande kan avgöras av hur snabbt företaget kan införskaffa information och vidarebefordra den till sina kunder. På konkurrerande marknader är information enligt Good och Stone (2000) en del av ett företags strategiska paket. Behovet av information gör innehavet av teknologisk nyckelinformation till en avgörande faktor. Haimes (1998) har samma uppfattning som Good och Stone men tillägger att den kritiska punkten i den flexibla affärsprocessen är att ge rätt information vid rätt tidpunkt. Chesher och Kaura (1998, s 3) framhåller att det idag görs fler och fler affärstransaktioner elektroniskt till följd av utvecklingen inom informationsteknologin. Framgång avgörs av förmågan att ta till sig förändringar och att arbeta för att utveckla nya teknologier. 2

9 Kapitel 1 Inledning Aldrich (1999, s 116) framhåller dock att idén inte är att gå med i informationsvågen bara för att den finns där. Att bli ett digitalt företag bör representera en möjlighet inte ett måste. Idag fortsätter Aldrich, stoltserar de flesta företag med sina intranät och extranät. De som verkligen vill bli bra inom den digitala ekonomin måste enligt Aldrich lägga vikt vid en digital gemenskap där alla deltagare arbetar med de nya verktygen och lär och växer tillsammans. Enligt Zineldin (2000) måste marknadsförare och företagsledare vara medvetna om utvecklingen i teknologin och dess möjliga effekter, eftersom teknologin kan påverka ett företags aktiviteter och relationer på många olika sätt. Det påverkar kommunikation och koordinationsförmågan inom ett nätverk av allianser och andra kollaborationer. Teknologiska framsteg och implementeringar kan revolutionera en bransch eller tillintetgöra den. Hur ett företag använder eller inte använder teknologin är viktigt för dess långsiktiga relationer och för dess överlevnad på lång sikt. Grundläggande för affärer idag är enligt Chesher och Kaura (1998, s 57) behovet av att samla in, lagra och kommunicera information så att individer får tillgång till den nödvändiga informationen från vilken beslut kan tas. Den digitala eran har enligt Aldrich (1999, s 12) givit användarna tillgång till mer information än de kan hantera. Detta har bland annat lett till en enorm efterfrågan på verktyg som kan hjälpa användarna att ta in informationen mer effektivt för att därigenom lättare kunna fatta beslut. Exempel på verktyg som kan hjälpa användarna att ta hand om all information är bland annat intranät och extranät. Genom den växande användningen och tillgängligheten av informationsteknologin sker, enligt Chesher och Kaura (1998, s 58), en växelverkan mellan individer som använder informationsteknologin för att få tillgång till rutininformation som tidigare fanns tillgänglig via icke elektroniska media, ibland lagrade hos en enskild individ. Affärskommunikation inom organisationer är oftast beroende av individer. Enligt Haimes (1998) möjliggör Internet mindre kostsam och mer rörlig affärskommunikation. Beroendet av Internet för informationsutbyte ökar allteftersom företag använder intranät och extranät för att hantera flödet av information mellan sina affärspartners. Den nya utmaningen ligger i att ta ut det viktiga bland all information som utbyts när den breder ut sig bortom en relativt enkel relation och sträcker sig genom leverantörskedjor, från produktkedjor till distributörer och återförsäljare till kunderna och tillbaka igen. Allt eftersom teknologin skapar nya mer effektiva metoder för hur man handskas med information börjar enligt Aldrich (1999, s 123) de regler och överenskommelser på vilken varje organisation grundas på, att ifrågasättas. När anställda tar till sig e-post, röstbrevlåda och groupware 5 och när företag börjar använda intranät, elektronisk handel, virtuella privata nätverk, virtuella nätverksutbyten och andra metoder för kommunikation och samarbete ökar möjligheten för företag att möta målen med att konkurrera i den digitala ekonomin. Enligt Zineldin (2000) är Intranät en av de allra senaste tillämpningarna av Internetteknologi i dagens företag. Intranät möjliggör det faktum att de flesta organisationer distribuerar väldigt mycket mer information internt än de gör till omvärlden. Intranät tjänar som en lättillgänglig 5 Grupprogram som exempelvis e-postprogram, kalenderprogram, dokumentadministrationsprogram och databashanterare. 3

10 Kapitel 1 Inledning förvaringsplats åt företagsinformation. Företag kan enligt Gummesson (1998, s 121) i många fall interagera med kunder, distributörer, egna leverantörer med flera genom elektroniska nätverk och utan fysisk kontakt. Intranät erbjuder ett nytt medium för intern kommunikation och intern marknadsföring och med extranät kan den sträcka sig ut i ett företags nätverk. Enligt Kleindl (2000, s 8) är ett extranät en Internetbaserad förbindelse mellan ett företag och dess leverantörer, distributörer och partners. Ett extranät är inte öppet för allmänheten. Genom att länka intranät, extranät och Internet utvecklar företag ett dynamiskt informationscentrum, förändrar företagskulturer och tillåter snabb reaktion för omvärldsförändringar. Poirier (1999, s 162) har samma uppfattning men tillägger att ett extranät är ett privat nätverk utvecklat för att använda Internet för dataöverföringar som tillåter utvalda människor att få ta del av den interna och externa informationen. Gemensamt utvecklat blir extranät ett system som transporterar information endast avsedd för vissa och det sammanlänkar företag. Nätverket bör inkludera leverantörer, distributörer och nyckelkunder genom vilka produkterna eller tjänsterna kommer till slutkonsumenten. Whiteley (2000, a 168) har även han samma uppfattning men tillägger att vissa företag har webbsidor tillgängliga på Internet för enbart utvalda kunder/leverantörer via ett lösenordssystem. Ett sådant system kallas för extranät. Extranät används när det handlar om business to business affärer där det krävs att kunderna har ett datakonto för att få tillgång till huvudföretagets intranät. En annan användning av extranät är av konsulter och för företagsinformationstjänster, där företagsrapporter blir tillgängliga on-line till kunder och prenumeranter. Anders Tufvesson på Webblication ett konsultföretag inom Internetlösningar definierar intranät och extranät enligt följande: Han börjar med att se på intranät och Internet. Intranät: Ett avgränsat nät byggd på Webbteknik inom en organisation, exempelvis inom ett företag. Internet: Publik webbplats för alla. Extranät kan då vara två saker: 1) En inloggningsbar del av Internethemsidan som ett utvalt antal användare har tillgång till. 2) En del av en organisations intranät som är inloggningsbar för ett utvalt antal kunder, leverantörer osv. Tufvesson poängterar att vad som är viktigt är att det är organisationen som bestämmer vilka som skall använda extranätet. När man exempelvis går in på Telias Mina sidor eller registrerar sig som användare på en webbsida är det inte ett extranät. Intranät och framförallt extranät verkar vara något som allt fler företag tar till sig idag. Då extranät är en förlängning av ett intranät ansåg jag det vara av intresse att studera båda då de ligger varandra nära. Den definition av extranät som jag kommer att använda mig av är Tufvessons. Tufvesson är ej vetenskapligt verksam men sammanfattar på ett bra sätt vad ett extranät är. Anledningen till att jag väljer att använda mig av Tufvessons definition när det gäller extranät är på grund av extranäts lite diffusa synvinkel, vad gäller gränsdragningen mellan intranät och extranät. Den definition av intranät som jag kommer att använda mig av är den som Lynch och Gonzales tillsammans ger. Enligt dem är intranät ett internt Internet där företag lättillgängligt kan förvara företagsinformation. 4

11 Kapitel 1 Inledning 1.3 Syfte Syftet med undersökningen är att beskriva hur använder företag sig av intranät och extranät? Som delsyften kommer jag att undersöka hur intranät och extranät kan stödja ett företags verksamhet? att undersöka hur säkerhet hanteras? 1.4 Avgränsningar Jag kommer inte att specifikt undersöka det traditionella Internet, men kommer dock att beskriva det till viss del i teorikapitlet eftersom det är grundpelaren för både intranät och extranät. 5

12 Kapitel 2 Litteraturstudie 2 Litteraturstudie I detta kapitel presenteras litteratur och modeller som behandlar användningen av informationsteknologin i samband med nyttjandet av intranät och extranät. Den litteratur som nedan kommer att presenteras uttrycker oftast likartad uppfattning varför de olika författarnas uppfattningar endast i begränsad omfattning ställs mot varandra. 2.1 Varför intranät Den primära anledningen för att implementera ett intranät är enligt Chesher och Kaura (1998, s 92) för att förbättra flödet och tillgången till rätt information inom ett företag liksom att underlätta samarbete vid företagsprojekt. Användandet av Internetteknologier erbjuder kostnadsbesparingar vid jämförande med andra alternativ, som att man minskar utbildningstiden när det gäller genomförande av projekt. Ett till flera tillämpningsprogram kan markant minska kostnaderna för produktion, tryckning, leverans och uppdatering av företagsinformation. Tvåvägskommunikationsdrivna applikationer kan förbättra informationskvalitén och ge ett väldigt effektivt alternativ till pappersbaserad affärskommunikation. Till slut har vi även många-till-många kommunikationen som underlättar utbytet av information mellan intresserade individer som kanske bildar en del av en nyhetsgrupp eller arbetsgrupp Intranät vs Internet Enligt Chesher och Kaura (1998, s 92) har accepterandet av Internet i affärsvärlden speciellt e-post och tillgången till information via Webben fått många företag att fundera på att tillämpa samma modell för enbart internt bruk. På detta sätt kan företag ta del av Internets lättillgänglighet och andra fördelar men undvika de säkerhetsproblem som uppstår i samband med Internet. Väldigt enkelt har termen intranät utvecklats till att beskriva användandet av Internetteknologier inom en organisation för intensifiera relationerna och kommunikationen. Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 524) berättar för oss hur ett intranät särskiljs från Internet. Det grundläggande är att intranät och Internet inte särskiljs vad gäller den underliggande arkitekturen. Arkitekturen är i princip den samma. Vad som skiljer allmänhetens Internet från intranät är skillnaden i fokus och innehåll. Följande tabell sammanfattar några av de utmärkande dragen. 6

13 Kapitel 2 Litteraturstudie Intranät Privat information Riktad mot de anställda Kommunikation mellan medarbetare Metodorienterad Påverka företaget Betonar arbetsgrupper samt flödet mellan avdelningarna Skapar en lärande organisation Måstevaramycket decentraliserad Internet Allmän information Riktad mot allmänheten Finansiella transaktioner Försäljning och marknadsorienterad Påverka kund och försäljningscykeln Betonar envägskontakt med organisationen och dess användarprofiler Skapar märkesmedvetenhet Måste vara mycket centraliserad Figur 2 Skillnaden mellan intranät och Internet (efter Shaw, Blanning, Strader och Whinston 2000, s 525) Intranäts beståndsdelar Den viktigaste informationskällan för de flesta företag finns, enligt Aldrich (1999, s 250), redan i deras egna datasystem. Transaktionsdata över alla kontakter med kunder, leverantörer, partners, distributörer, underleverantörer och banker har traditionellt lagrats on-line bara så länge som de behövs för behandling och historisk åtkomst. Sedan början av 1990-talet har företag insett att de kan använda sig av datakonsulter, databehandlingsverktyg 6, beslutsunderlagssystem, administrativa system och andra former av intelligenta affärsprodukter för att samla gamla upplysningar, från gammal data, som tidigare skulle ses som föråldrade efter bara ett par år. Nya verktyg som utför statistiska analyser baserade på gamla försäljningsvolymer kan finna nya marknadsmöjligheter, sätt att minska omloppstiden, förbättra kundservicen och eliminera kostnader. Chesher och Kaura (1998, s 86) säger att med etablerandet av ett företags intranät (nätverk som använder Internetteknologier inom ett företag) använder många företag nätteknologier för att distribuera företagsinformation som exempelvis den interna adresskatalogen. Enligt Lynch (1997) varierar definitionerna men den tydligaste förklaringen är att ett intranät är ett internt Internet. Även Gonzales (1998, s 58) definierar termen intranäts olika betydelser. För vissa människor är intranät bara det fysiska mediet för att transportera data. För andra är ett intranät en uppsättning webbsidor med innehåll och andra ser det som en virtuell plats där ett antal applikationer kan kombineras för att leverera förbättringar i den organisationella kommunikationen, arbetsflödet och transaktionsbehandling. 6 Verktyg för maskinell bearbetning av stora mängder data som kan uttryckas som talvärden. 7

14 Kapitel 2 Litteraturstudie Enligt Gonzales (1998, s 96f) designas och utvecklas intranät för en variation av anledningar: För att göra information tillgänglig som tidigare varit otillgänglig eller som tidigare distribuerats i tryckt form. För att underlätta samarbetet mellan användare som befinner sig på olika ställen. För att föra ut personlig eller självvald information till andra användare. Att underlätta arbetet för mobila användare. För att knyta ihop olikartade system och information. Möjliggöra för nya sätt att göra affärer Intranät och kommunikation Lynch (1997) berättar vad ett intranät i praktiken kan tillföra. När det gäller informationsinhämtning, som är den mest uppenbara användningen, är det etableringen av ett webbaserat företagssystem innefattande tjänst och produktkataloger, kunders och de anställdas adresskatalog, elektroniskt bibliotek, företagets policy, nyhetsbrev, kalender över aktuella händelser med mera. Genom att strukturera detta system som ett nätverk av webbsidor leder det till klara fördelar när det gäller användandet som exempelvis lättillgänglig information som är effektiv och innehållsrik. Ett sådant informationssystem representerar det första, och för en del det enda, användandet av webbteknologi inom ett företag. När det gäller kommunikation och samarbete är det enligt Lynch (1997) lätt att med ett intranät sätta upp virtuella arbetsgrupper för att debattera och lösa företagsfrågor. Groupware applikationer som jobbplanering, kostnadsplaner och även semesterförfrågningar kan också implementeras. Bildtelefon och/eller realtidsutgåva av exempelvis en Excel spreadsheet 7 av ett antal användare på separata ställen kan stödjas av ett intranät som använder Internets bakomliggande teknologier. På grund av den öppna naturen när det gäller Internetteknologin kan intranät lätt installeras genom många olika plattformar och förhållanden men med kontrollen och administrationen centralt ledd. Potentialen för bättre kommunikation, samarbete och minskade IT kostnader associerade med implementeringen av ett intranät leder enligt Lynch (1997) till en mer effektiv organisation och optimalt en förbättrad kundservice. Kunder vinner också på att få tillträde till leverantörens intranät genom att tillåta dem att exakt ta reda vad de behöver om företaget och dess produkter och tjänster. De flesta människor skulle, enligt Lynch, medge att även om fördelarna från ett intranät i princip är lönsamma, är implementeringen av ett intranät långt ifrån okomplicerad. 7 Program avsett för simulering och beräkningar. Presenterar på bildskärmen ett i olika riktningar förskjutbart arbetsblad i matrisform med data och formler insatt i celler i matrisen. En ändring av data i en cell påverkar data i andra. 8

15 Kapitel 2 Litteraturstudie För ett företag som ska till att implementera intranät finns det flera hinder som det måste tas hänsyn till på vägen. Dessa hinder bör tas i anspråk och de relevanta frågorna bör lösas innan en implementering kan påbörjas. Först bör resurser frigöras för att etablera TCP/IP 8 över vilket intranät körs. Det är även viktigt att man bestämmer sig för vad intranätet ska fylla för funktion, vilken information som ska presenteras och var informationen ska komma ifrån. När det väl är beslutat, måste man försäkra sig om att det är rätt information och att den uppdateras Intranäts fyra modeller Enligt Gonzales (1998, s 65) finns det fyra intranätmodeller; Den publika modellen Den asymmetriska interaktionsmodellen Den symmetriska interaktionsmodellen Den synkrona virtuella omgivningsmodellen Nivån av interaktivitet och variation av särdrag ökar efter varje modell. Stödjande webbteknologier Innehåll Kommunikationstyp Envägskommunikation I publish, you read Nätstandards och protokoll (URL, HTTP, HTML) Nätservermjukvara HTML editor software. Produktkataloger Företagspolicy Arbetsrekrytering Arbetshjälp Träningsmaterial Konkurrensprofiler Figur 3 Den publika modellen (efter Gonzales 1998 s 66) Enligt Gonzales (1998, s 69ff) distribueras det i företag vanligen tryckt material som nyhetsbrev, policymanualer och produktspecifikationer genom spridning via en rundradio 9. Individer som är källa till information förser de individer som tjänar som utgivare eller gatekeeper med information. Gatekeepern lägger till, drar bort eller omstrukturerar materialet och väljer ut den mest lämpliga distributionskanalen. Slutanvändare väntar på distributionen av materialet. När väl materialet är inlagt kan slutanvändaren ta fram informationen på sin dator. 8 Transmission Control Protocol over Internet Protocol, standard för kommunikation mellan datorer och basen för Internet. 9 Ljudradio och televisionssändning som är avsedd för en större allmänhet. 9

16 Kapitel 2 Litteraturstudie Fördelar med den publika modellen är enligt Gonazales bland annat minskade utskriftskostnader, information kan hämtas när som helst på dygnet, materialet kan lätt uppdateras, material kan sparas för framtida bruk samt att information kan sammanlänkas. Nackdelar med den publika modellen är bland annat att det är en envägskommunikation, värdet av informationen för slutanvändaren kan oftast bara gissas samt att feedback om materialet kan bli försenat och förvanskat. Kommunikationstyp Stödjande webbteknologier Innehåll Tvåvägs- och tidförskjuten kommunikation I ask, you respond eller Du frågar, jag svarar Tidigare nämnda plus Tabeller Formulär Skrift Self-serve HR benefits enrollment Automatisk kursregistrering Utbudsersättning Kostnadsrapportering Interna undersökningar Självstudier on-line Diagnostiska verktyg Figur 4 Den asymmetriska interaktionsmodellen (efter Gonzales 1998 s 67) När det gäller den asymmetriska interaktionsmodellen kan anställda enligt Gonzales (1998, s 78ff) inte bara läsa material utan de kan även fylla i blanketter och lämna information. Det är dock en brist i den temporära samverkan eftersom någon producerar informationsmaterialet vid en tidpunkt och användare interagerar med informationen vid en annan tidpunkt. Fördelar med den asymmetriska modellen är enligt Gonzales bland annat samma som gäller för den publika modellen men även effektivisering av pappersbaserade processer. Anställda som använder systemet behöver inte ha någon programmeringskunskap för att bidra med material och information samt att responsen från olika individer kan sammanställas och analyseras. Begränsningar med den asymmetriska modellen är bland annat att värdet av materialet/ informationen till slutanvändaren vanligtvis mäts genom kostnadsbesparingar. Interaktionen är datorbaserad, människor interagerar till största del med systemet och inte med andra människor samt att det är krävande att få anställda att acceptera och lita på on-line system när de är vana vid pappersbaserade system och interaktionen med människor som sin primära kommunikationskanal. 10

17 Kapitel 2 Litteraturstudie Stödjande webbteknologier Innehåll Multiriktad kommunikation. Omfattande feedbackssprialer. Vi har alla möjligheten att prata och lyssna, fråga och svara Tidigare nämnda plus Diskussionsområden där människorna har möjligheten att anslå samt svara. Onlinediskussioner med syftet att: Dela kunskap, information och erfarenheter Bygga intresse- eller övningssamhällen Produktutveckling genom virtuella arbetslag. Figur 5 Den symmetriska interaktionsmodellen (efter Gonzales 1998 s 68) Den symmetriska interaktionsmodellen enligt Gonzales (1998, s 85ff) tillämpar dynamisk interaktivitet. Denna typ av intranät inkluderar öppen kommunikation där individer kan både skriva och läsa. Därför kan en del av innehållet vara dynamiskt och kan ändras med endast en tillfällig försening. Fördelar med den symmetriska interaktionsmodellen är enligt Gonzales bland annat att diskussionsgrupper påskyndar informationsflödet. Tidsförseningar associerade med post, fax, telefon eller personliga möten minskar drastiskt. Anställda kan ge feedback omedelbart angående publicerat material. Anställda kan också dokumentera misstag och framgångar efterhand som de sker och tillgängliggöra denna information till andra som kan lära sig av andras misstag. Nackdelar med den symmetriska modellen kan bland annat vara att för många företag är konceptet av många-till-många kommunikation främmande samt att beslut måste tas angående sådana frågor som identifiering av användare, om man ska hålla diskussionsgrupperna öppna eller stängda och hur man bäst leder diskussionerna. Kommunikationstyp Kommunikationstyp Stödjande webbteknologier Innehåll Realtid, dynamisk och multiriktad kommunikation för att stödja kärnan i företagsprocessen. Så här arbetar vi Tidigare nämnda plus hypermedia applikations-centrala teknologier såsom arbetsflödesapplikationer, sambandsdatabaser, transaktionssystem och samarbetsgroupware Fullt integrerade kommunikationsapplikationer och möjlighet till hypertextlänkar som gör det lättare att flytta sig mellan en applikation till en annan. Den virtuella rymden fyller ut och kompletterar den fysiska. Figur 6 Den synkrona virtuella omvärldsmodellen (efter Gonzales 1998 s 69) 11

18 Kapitel 2 Litteraturstudie Enligt Gonzales (1998, s 94ff) är den synkrona virtuella omvärldsmodellen en fjärde generationens intranät där den virtuella platsen är skräddarsydd för varje potentiell deltagare. Där existerar och sker olika former av teknologibaserad kommunikation samtidigt. Fördelar med den synkrona virtuella omvärldsmodellen är samma som för de övriga modellerna men även också bland annat att människor inte behöver vara tillgängliga samtidigt för att kommunikation ska kunna ske. Meddelandet kan lämnas när författaren har tid och läsas av mottagaren när den har tid och anställda kan räcka upp handen elektroniskt och fråga sina arbetskamrater om hjälp. Nackdelar med den synkrona virtuella omvärldsmodellen är bland annat att användare behöver få stöd av de som jobbar med intranätet för att kunna leda diskussionsgrupperna, hålla länkarna och informationen uppdaterad Intranät och säkerhet Lynch (1997) förklarar hur Internetkonceptet appliceras inom ett företag. Den grundlägganden iden är att Internettjänster som elektronisk e-post, nyhetsgrupper samt Webben är utvecklad i ett slutet nätverk som bara de anställda inom ett företag har tillgång till eller en grupp inom företaget som arbetar tillsammans, exempelvis leverantörer och kunder. Intranätsfunktionen är ungefär den samma, som den av Internet, men utan offentlig insyn. De som har intresse av de underliggande teknologierna kan notera att datorer länkade till intranätskommunikation använder samma standard eller protokoll som används för Internetkommunikation, detta protokoll kallas för TCP/IP. En mer positiv syn är att intranät tillåter företag att dra fördel från Internetteknologin utan de nackdelar som följer med Internet, speciellt bristen på säkerhet och dålig trovärdighet. Det är ingen tvekan om enligt Lynch (1997) att den inneboende bristen på säkerhet representerar ett hinder i användandet av Internet för företag. Användandet av Internet kan öppna kanaler av kommunikation som är till stor del oskyddade och dataintrång är ett stort hot. Eftersom intranät är baserat på Internetteknologi lovar det en hel del. I princip kan ett intranät agera som en möjlighet för information, som informationsinhämtande, dela med sig av sin information, styrning, kommunikation och samarbete, tillgång till databaser och applikationer. Naturligtvis är ingen av dessa funktioner nya. Många stora företag har redan ett eller flera datanätverk som förmodligen stödjer de tidigare ovannämnda aktiviteterna. Skillnaden med ett intranät är att det kan använda Internet och World Wide Web teknologier för att göra alla dessa saker bättre och mer integrerat än tidigare. 2.2 Varför extranät Vad som blir allt tydligare enligt Poirier (1999, s 171) är utvecklingen av vad som kan kallas den digitala affärskedjan. Denna typ av nätverksbindningar tillåter kunden att gå direkt till det valda systemet för att bestämma och arrangera för transport av den slutgiltigt valda produkten. Denna möjlighet är resultatet av ett extranät som sammanlänkar partners i leverans till den nödvändiga informationen on-line i realtid. Ett intranät används för att sammanlänka teknologier, affärsprocesser och de organisationella beståndsdelarna till ett nätverk som kan erbjuda produkter/tjänster via Internet. Leverantörer av nödvändiga beståndsdelar är samman- 12

19 Kapitel 2 Litteraturstudie länkade elektroniskt med länkade sidor. Transportörer och informationschefer är också sammanlänkade i nätverket. När kunder gör beställningar reagerar systemet genom att tillverka den efterfrågade produkten och skicka iväg den via marknadsenheten direkt till kunden via de lämpliga kanalerna. Denna typ av nätverk erbjuder den bästa responsen när det gäller flexibilitet och enkelhet. Det är ett sätt att uppnå ökat värde till en minskad kostnad med flera möjligheter. Enligt Anandarajan et al, (1998) är extranät det elektroniska dator till dator utbyte av företagsinformation i ett strukturerat format som kan inträffa mellan handelspartners, mellan företag och mellan olika avdelningar inom ett företag. Ett extranät underlättar utbytet och behandling av stora volymer av företagsdata från en dator till en annan dator. Extranät har använts av företag för att kommunicera med sina kunder, leverantörer, handelspartners och övrig publik som bidrar till effektiviteten. Tillämpningen av extranät involverar omvandlingen av skrivna dokument till ett strukturerat format som kan läsas av datorer som underlättar överföringen av data från en dator till en annan. Ett extranät representerar bryggan mellan Internet och ett företags privata intranät. Internet tillhör alla medan ett intranät tillhör företaget som skapat det. Extranät är en del av ett intranät som förmedlar ett allmänt fönster in till företagets tjänster eller samlade data. Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 538) tillägger att ett extranät öppnar en organisations intranät till resten av världen. Det bildar en kommunikationslänk mellan organisationen och dess partners, säljare, distributörer, entreprenör, leverantörer, dotterbolag och även ett företags egna säljrepresentanter. Fokusen av ett extranät är på organisationens leveranskedja. Innan utvecklingen av extranät hänvisades de flesta organisationer till ansikte mot ansikte kontakter, telefonsamtal, fax, e-post, nyhetsbrev och tillhörande EDI (Electronic Data Interchange) för att kommunicera och samarbeta med sina partners Extranäts beståndsdelar Enligt Poirier (1999, s 173) är i de flesta system planeringen osammanhängande från själva systemet eftersom det utförs oberoende av de olika leden i leveranskedjan. Leverantörer planerar efterfrågan av råmaterial av sina leveranser på basis av förutsägelser/gissningar. Extra lager finns vid speciella lagerlokaler för att försäkra sig om att det inte blir några avbrott i produktionen på grund av felaktiga förutsägelser hos återförsäljarens kunder. Det leder till att man konstruerar svarssystem, planerar tillverkningen och sammanställer scheman och arrangerar transporten av den färdiga varan till distributören eller en direkt kund. Denna process kräver korrekt data och analyser före avsändandet av beställningarna till fabriksgolvet. Detta kräver en så hög nivå av korrekt data att det näst intill är omöjligt att uppnå. Genom att samarbeta när det gäller planeringen kan leverantörer, distributörer och nyckelkunder enligt Poirier (1999, s 173f) uppnå flera fördelar som snabbare reaktion vad gäller marknadens efterfrågan och vad gäller leverans av rätt produkter och/eller tjänster. Minskad produktionstid från den ursprungliga leveransen till den slutgiltiga leveransen och från nya koncept till genomförande. Ökad översikt vad gäller lager genom hela nätverket genom att man kan eliminera ålderdomliga och icke existerande produkter. Omedelbar över- 13

20 Kapitel 2 Litteraturstudie sikt av kundens önskemål och system vad gäller respons och påfyllning samt maximal användning av tillgångar och kapitalinvesteringar. Det nya systemet kräver, enligt Poirier (1999, s 175), att det centrala företaget börjar sammanlänka sig genom att kontakta leverantörer via Internet med ett användarvänligt program. Kontakten är från värdföretagets centrala huvudplanering i förbindelse med on-line tillgång till företagskundens resursplaneringssystem till nyckelleverantörernas fabriksgolv och till den nödvändiga interaktionen med distributören. Allt detta genomförs via ett sammanlänkande extranät. Denna typ av system maximerar responsen och eliminerar de normala förseningar som att vänta på svar via telefon, fax och oförutsedda leveransförfrågningar vilka i detta system är on-line och i realtid Extranät och kommunikation Den klassiska kommunikationen mellan leverantörer och köpare skedde enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 433) via pappersbaserade system. Dessa papperssystem är nu på väg att bli ersatt av elektroniska system. Klassiska värdekedjesystemets dokument är pappersbaserade med ett antal naturliga begränsningar. Dokument skapas för att göra andra dokument. Som ett resultat ökar sannolikheten av fel när informationen flyttas från ett dokument till ett annat. Trots att pappersdokument kan överföras till ett databaserat system, kräver utveckling och dataöverföring och dokumentinformation flera kopior av data. Papperssystemen är också beroende av att alla delaktiga avdelningar får kopior av dokumenten som är nödvändiga för att de ska kunna sköta sina jobb. Även om bara en liten del av dessa dokument försvinner eller förläggs kan det bli glapp i systemet och det kan bli missar i beställningarna. Enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 538f) kan ett extranät tillgodose nyckelkunder med produktuppdateringar, orderstatus, kontostatus och on-line support. Säljrepresentanter, distributörer och dotterbolag med tillgång till kundregistreringar, konkurrerande data, prisinformation och lager. Reparation och supportpersonal med produktreleaseinformation, produktkatalog och tekniska manualer on-line. Joint venture partners med uppdateringar av projektstatus, finansiella rapporter och undersökningsrapporter. Tidigare online kommunikation mellan partners hänvisades ofta till dyra tillhörande mjukvaruapplikationer som opererade över ett värdeökande nätverk. Implementeringen av ett extranät är relativt enkel och kostnadseffektiv. Det enda nödvändiga är att parterna har en webbläsare och tillgång till Internet samt att en organisation öppnar sitt intranät till utvalda partners. Enligt Zineldin (2000) representerar informationsteknologin inte bara sammanlänkandet av datorer utan även en förändring i ett företags filosofi gentemot att dela med sig och bygga starka och långsiktiga relationer med respektive partner eller kunder baserat på informationsteknologin och informationsöverföringar. Extranät är enligt Anandarajan et al, (1998) en viktig del i ett företags strategi, produktleveranssystem och kundsupportanordning. Därför kan extranät ses som ett distributionsdataprocessystem som sammanlänkar ett företag med sina leverantörer och kunder. Ett extranät är ett virtuellt nätverk inom Internet som har stängda dörrar för att hindra det från att 14