Bättre vård, skola och omsorg med kvalitetscertifierad IT. Linköping Sveriges första ISO/IEC certifierade kommun

Transkript

1 Bättre vård, skola och omsorg med kvalitetscertifierad IT Linköping Sveriges första ISO/IEC certifierade kommun 1

2 Vilka är vi? Krister Siggesjö Fredrik Eriksson Cecilia Wretner Anders Brunberg

3 Kort om Linköping En av Sveriges snabbast växande kommuner med närmare invånare. Högteknologi i världsklass. Ett nytänkande universitet. Livlig handel. Dynamik 42 % av befolkningen är inflyttade. Låg snittålder 39,2 år. Nära samverkan mellan näringsliv, kommun och universitet. Ett allt intensivare samarbete med Norrköping och andra grannkommuner. Lägst skattesats i regionen, 20,4%.

4 LKDATA Bakgrund Linköpings kommuns IT-enhet IT-verksamhet sedan 1973 Komplett utbud av IT-tjänster Beställare/utförare sedan 1992 Kultur av early adopter

5 Affärsidé Stödja, utveckla och effektivisera kundernas verksamhet, genom att kombinera hög kunskap inom informationsteknologi och kunskap om kommunal verksamhet.

6 Fakta om LKDATA 75 anställda vid lokalerna i Mjärdevi Science Park Omsättning ca 129 MSEK Ca 60% av omsättningen via ca 230 st underleverantörer Återkommande prissänkningar sedan 2007 Ett 100-tal etablerade IT-tjänster och ca ärenden i Servicedesk Ca st. IT-arbetsplatser och IT-utbildningsplatser, ca 1100 ITklassrum Drift av drygt 200 system, Ca 450 servrar varav 220 virtuella servrar Ca användarkonton, Ca elevkonton, Ca 19 TB lagring, Telefoni; växel med ca anknytningar, smartphones, UC

7 Varför ISO certifiera sig? Ökad kvalitet och effektivitet av IT leveransen Tjänstestyrning medför flexibilitet och driver utveckling och innovation i högre takt Kultur präglad av ständiga förbättringar Stolthet skapar bred vilja att upprätthålla ett professionellt arbetssätt Bättre förutsättningar för kommunens verksamhet IT Service Management bidrar till kommunens utveckling mot serviceorganisation Inspirerar till bredare kvalitetssäkring av kommunala uppdrag Förtroende och PR

8 Historik 2004 IT-sam 2005 Tydligare affärsstyrning - organisationsförändringar påbörjas Beslut tas om införande av Service Management (ITIL) Införande av Incident och Problem påbörjas 2006 Kärnvärden och varumärke LKDATA 2007 IT-strategisk funktion infördes Servicedesksystem, Deb- IT Dokumentstandard (SED, SIR) Införande av Configuration, Change och Release Utbildning för personlig utveckling(växtkraft) påbörjas 2008 Systemförvaltning formaliseras för IT-tjänster Vetskap om ISO/IEC Införande av Information Security, SLM LKDATA Wiki Utbildning inom ISO/IEC för PL 2010 Införande av Capacity-, Continuity-, Availability-, Supplier Mgmt Beslut tas om ISO/IEC certifiering

9

10 Förvaltningsspecifik ITgrupp Förvaltningsspecifik ITgrupp Förvaltnings -specifik ITgrupp Förvaltnings -specifik ITgrupp Förvaltningsspecifik ITgrupp Förvaltningsspecifik ITgrupp

11

12 Aktiviteter i projektet GAP-analys (Sep 2010) Uppstart projekt (dec 2011) Interna revisioner (Feb 2011) Extern förrevision (April 2011) Inledande besök från revisionsföretag ISO-revisor nu mer rådgivande än polis Förbereda för revision Extern revision del 1 (juni 2011) Extern revision del 2 (Sep 2011) Hantering av avvikelser Certifikat (Okt 2011) Löpande om-revisioner

13 GAP-analys utgångsläge sep 2010

14 Planering Uppdelat på kunnande om verksamheten och ITIL-processer Extern resurs för att föra in resterande processer Genomgång gapanalysens resultat med fokus på gula/röda områden LKDATA-fiera ISO-bilden

15 Tillvägagångssätt krav på ledningssystemet LKDATA-fiera ISO-bilden

16

17 Tillvägagångssätt Service Design Mål, mätetal och kritiska framgångsfaktorer för varje process Processdesign och beskrivningar Rollbeskrivningar med ansvar och befogenheter Policies och planer Utökning till alla processer enligt samma modell Ta fram mätmetoder/rapportmall Utbildningsmaterial och utbildning managers Design av övergripande kundrapport Utökning av processförvaltningen Anpassning av verktyg för security incidents

18 Certifieringen Inledande samtal nuläge (april) Uppdelad på två tillfällen med max 3 månader mellan Första delen i mitten av juni en dag: scope, ledningens ansvar, plan-do-check-act Andra delen i september fyra dagar Resten!

19 Certifieringen - genomförande I förväg skickades relevant dokumentation för certifieringens första del till revisorn Först genomgång teori med respektive manager och projektledare Därefter ut i korridorerna och verksamheten och stämma av teorin med medarbetarna. Kan jag få se anvarsförbindelser för konsulter, Jag tittar på när du löser denna incident Se minnesanteckningar från avstämningsmötet med den leverantören Kan jag få se städavtalet?

20 Resultatet Styrkor enligt revisorn 14 mindre avvikelser (minor) 3 observationer, 4 förbättringsförslag En massa goda råd! Dessa anmärkningar används: major = måste åtgärdas innan godkännande minor = en plan för hur åtgärd ska ske ska redovisas och godkännas innan godkännande observation opportunity for improvement - Förbättringsförslag

21 Vad händer framåt - Löpande revisioner Internrevision enligt program Årligen, nästa revision 11 sept Omcertifiering vart tredje år Hur behålla nivån? Övergång till 2011 års version

22 Framgångsfaktorer Gynnsamt utgångsläge Engagerad ledning Prioriterat projekt Projektledare och konsult, båda med mandat, drivkraft och kunskap Fokus på good enough - ej överarbeta LKDATA Wiki, dokumentstöd kring processer och verksamheten utspridd CMDB (CMS) Kommunikation, inte bara nya arbetssätt utan så som vi gör redan

23 Erfarenheter Nyttja extern expertis Även begränsat scope betyder mycket arbete Teamkänsla för hela LKDATA

24 Erfarenheter - Service management Tydlighet Funktion - Teknik Flexibla affärsmodeller Synliggör kostnader Förväntningar på transparens/öppenhet Konkreta nyttoeffekter Ringar på vattnet för hela kommunen

25

26