INFORMATION FRÅN LÅNGVINDS SAMFÄLLIGHET. Kallelse till ÅRSSTÄMMA Söndag 19 juli 2015

Transkript

1 LångvindsBrevet INFORMATION FRÅN LÅNGVINDS SAMFÄLLIGHET Juni 2015 nr.2 Kallelse till ÅRSSTÄMMA Söndag 19 juli 2015 Härmed kallas samtliga fastighetsägare i Långvinds Samfällighetsförening till årsstämma 2015 Datum: Söndag 19 juli 2015 Tid: Kl Eftersom registreringen tar så lång tid, kom i Plats: god tid så att vi kan börja årsstämman kl Kolhuset, Långvinds Bruk Välkommen till årsstämman Anmäl dig vid ankomsten Deltagarlistan används vid stämman såsom röstlängd. Ett röstkort per fastighet delas ut Detta förutsätter att årsavgiften är betald. Röstkortet används vid eventuell votering på stämman. Fullmakt Om delägare i fastighet inte kan närvara,var vänlig medtag fullmakt. Ombud får inte företräda mer än en medlem. Kaffe serveras Styrelsen önskar alla hjärtligt välkomna och hoppas på många deltagare. OBS! Vid votering gäller EN röst - EN fastighet Innehåll Kallelse...1 Dagordning...2 Verksamhetsberättelse...3 Resultat o balansräkn Resultat o balansräkn. Ga2-Ga3...5 Resultat o balansräkn. Ga4-Ga5...6 Utdebiteringsföslag Framställan från styrelsen och motioner...8 Info till fast.ägare GA2...9 Avtappning av servisledning...9 Rapport vintervattenprojektet...10 Arbetsordning, valberedningen...11 Underhålls- o förnyelseplan...12 Fullmakt...13

2 Dagordning 1. Mötets öppnande 2. Godkännande av dagordningen 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justerare, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Stämmans behöriga utlysande 8. Verksamhetsberättelse och revisionsberättelse 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Rapporter 11. Framställning från styrelsen och motioner från medlemmarna 12. Ersättning till styrelsen och revisorerna 13. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 14. Val av revisorer, jämte suppleanter 15. Val av styrelse och styrelseordförande, jämte suppleanter 16. Fråga om valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 19. Avslutning 2

3 Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse till Styrelsen har haft följande sammansättning: Ordinarie ledamöter Torbjörn Englund ordförande, hemsida. Anders Kjällman vice ordförande. Sven Sjöberg kassör Elisabeth Bystedt bangolf Margaretha Holmgren sekreterare Tord Karlsson Anders Björkman skogsvård Ersättare Per Eriksson vägar inom fritidsområdet Pia Wallin Jan Evaldsson Gösta Strömberg Hans Westelius Styrelsen har haft nio styrelsemöten under verksamhetsåret. Revisorer Ordinarie ledamöter Peter Grönström Anders Järnkrok Revisorssuppleanterna Jonas Broström Tommy Karlsson Valberedningen Owe Nygren sammankallande Lennart Sundberg Carina Ravnsborg Jorma Saarela Ansvariga Tomas Eriksson, båthamn Saltpannan Hans Andersson, fiskevård Sven-Olof Grenedal, skidspår Anders Torén, båthamn Dragösviken Kurt Jansson, tennis Bo Sjöberg, vattenledningar och vattenverk Avgifter Under verksamhetsåret har nedanstående avgifter debiterats fritidsboende fastighetsägare (kr). Etapp I Etapp II Bebyggd tomt -sommarvatten vintervatten Obebyggd tomt* -sommarvatten vintervatten *= Enligt förrättningen är tomt betraktad som obebyggd intill dess att bygglov beviljats. GA 3 Huvudvattenledningar, vägar och parkområden inom etapp 2, Korsholmen. GA 4 Vattenverk Investeringar gjordes under året i vattenverket med bl a ny filteranläggning. GA 5 Tennisbanor, bangolf, sommarbutik, klubblokal, fotbollsplan, beachvolley, lekplan, bouleplan och båthamn. Avgifterna ska, förutom kostnader inom ovan nämnda gemensamhetsanläggningar (GA), täcka kostnader för sophantering vintertid, administration, föreningsstämma, styrelsearvoden och trivselåtgärder. Tennis Årsavgift 350:- (separat inbetalning) Årsavgift 300:- (förskottsinbetalning i samband med betalning av föreningens årsavgift) Strötid 30:-/tim. (betalas i sommarbutiken). Under en vecka samlas den kommande generationen till tekniklektioner, lek och spel på våra banor. Tennisansvarige Kurt Jansson med medhjälpare kunde i år räkna in ett rekordantal och flera pass fick dubbleras för att hinna lära ut bollkänsla, forehand, serve och backhand. Det viktigaste är dock att ha skoj och nyttja vår anläggning. Det flitiga deltagarna och deras familjer ökar därefter ströbokningarna på banorna och intäkterna stiger för tennisverksamheten. Bangolf Vuxen 20:- Barn under 15 år 10:- Båthamn i Saltpannan Årsavgift för båtplats 250:- Midsommarfirande 2014 Vi kan nu slå fast att lekar och sång runt stången inleder sommaren på Långvind. Som vanligt samlades medlemmar och barn för att klä stången redan på torsdagen och när Börje Ring med dragspelets lockande ton spelade upp strömmade flera hundra ned till butiken för att delta. Lotterier och lekar gör att alla glada hälsar god midsommar till varandra och sommaren kan börja. helger i juni avsattes för frivilligt arbete vid och runt butiken. Naturligtvis regnade det småspik och blåste snålt men ett stort antal medlemmar slöt upp och efter två helger hade gemensamma ytor rensats och snyggats till. En professionell målare gav sen butiken en ny kulör. Boule Varje onsdag såväl sommartid som vintertid träffas boulegruppen. Till kommande säsong anläggs den tredje banan och intresset är ökande. Vintervatten för GA2 Anläggning av vintervattenledningar genomfördes i en första större etapp av Pelles Entreprenad. Resterande arbeten för Renlavsstigen och Fornstigen planeras att ske under senhösten Fiber till Långvinds fritidsområde I samarbete med Fiberstaden i Hudiksvall, och efter informationen till förra årets stämma, valde styrelsen att anlägga fiber samtidigt med grävning av nya vattenledningar. På detta sätt kunde erbjudande med ett förmånligt anslutningspris lämnas av Fiberstaden. En fjärdedel av de boende på etapp ett har tecknat sig för fiberanslutning. Vi fortsätter diskussionen med fiberstaden kring kvarvarande stigars önskemål om fiberanslutning. Snäckenvägen Delar av Snäckenvägen behöver förbättras och byggas om. Allt fler nyttjar vägen och Snäckenvägens samfällighetsförening, där föreningen har ca 91% i andel, planerar för en ytterligare ombyggnad och upprustning av de återstående kilometerna. Långvind 21 juni 2015 Torbjörn Englund Anders Kjällman Sven Sjöberg Elisabeth Bystedt Margaretha Holmgren Tord Karlsson Anders Björkman Föreningen förvaltar GA 2 Vägar, grönområden och huvudvattenledningar inom etapp 1. Sommarbutiken/Förråd mm Sommaren 2014 drevs butiken framgångsrikt av Mikael Pettersson. Två 3

4 Resultat- och balansräkning Resultat 2014/2015 Balansräkning Resultat 2014/2015 Budget Totalt Långvinds Samfällighet Ack Utfall Ack Utfall Budget Budget förslag Konto 2013/ / / / /2017 Tillgångar UB Driftsbidr beb E Tillgångar 3011 Driftsbidr obeb E Lager av varor 0 Nordbanken plusgiro Driftsbidr beb E Nordbanken fonder och sparkonton Driftsbidr obeb E Innestående Mellanskog Driftsbidrag E Morath Kundfordringar Intäkt tennis Inerima fordringar Intäkt minigolf Summa omsättningstillgångar Intäkt båthamn Sommarbutik, förråd (ej avskrivet) Försäljn skog Vattensystem Etapp1 (ej avskrivet) Driftsbidrag Pimsbovägen Vattensystem Etapp2 (ej avskrivet) Driftsbidrag Snäckenvägen Maskiner och inventarier (ej avskrivet) Arrende Summa anläggningstillgångar Erhållna statliga/komm. bidrag Summa tillgångar X Övriga intäkter Skulder Summa intäkter Övr. kortfristiga skulder, personalens källskatt Kostn för fria driftsbidrag Övriga interimsskulder och leverantörsskulder Tenniskostnader Checkkredit Minigolfkostnader Summa skulder Skogskostnader Eget kapital netto, IB Avgift för Pimsbovägen Fondavsättningar, IB Avgift Snäckenvägen Årets resultat före fondavsättning Sommarvatten, påsläpp,tappning Investeringar Renhållning, sophämtning Eget kapital brutto, UB Snöröjning, sandning Summa skulder o. Eget kapital Vägunderhåll Rep.,underhåll av sommarbutik,förråd Ej utnyttjad checkkredit Rep.,underhåll av vattensystem Rep.,underhåll av båthamn Rep.,underhåll övrigt Elkostnader Reparation o underhåll av maskiner Summa rörelsens direkta kostnader Löner Ersättning styrelsemöten Res- bilersättningar Lagstadg arbetsgiv avgifter Summa personalkostnader Kontorsmaterial Trycksaker Fast telefoni Porto Företagsförsäkringar Kundförluster Möteskostnader Årsmöteskostnader Redovisningstjänster,PA o SS IT-tjänster, web-plats Bankkostnader Tidningar,facklitteratur Föreningsavgifter Övriga externa kostnader Summa externa kostn Summa övriga kostn Summatotala kostn Ränteintäkter Ränta på fonderade medel 7821 Avskrivn byggnader Resultat efter vattenfondavsättningar Resultat före fondavsättningar ) Fond. nytt vattensystem GA2: Återbetalning av 2012 års fondering 2) Fond. nytt vattensystemga3: Totalt fond. Vattensystem GA2+GA3:

5 Resultat- och balansräkning Ga2 och Ga3 Resultat- och balansräkning per gemensamhetsanläggning 2013/ Ga2 Vägar, grönområden och VA-ledningar inom etapp 1 Ga2 Utfall Budget Budget Budget Förändring Konto Beskrivning 2014/ / / /2017 Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Intäkter Eget kapital X Driftsbidrag Fondavsättn. vägar Försäljning av skog ) 2031 Fondavsättn. vattensystem Arrendeintäkter Fondavsättn. skog Komm. Och statliga bidrag Totalt Övriga ersättningar ) Investeringen har här redovisats med bruttobelopp vilket ger negativt fonderingssaldo för att visa max. lånebehov. S:a Rörelseintäkter Det verkliga saldot = för år 2014/2015 och = 0 för resterande år. Kostnader Budget 2015/2016 Förändring 4060 Skogskostnader Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Sommarvatten, påsläpp, tappning Eget kapital Renhållning, sophämtning Fondavsättn. vägar Snöröjning, sandning Fondavsättn. vattensystem Vägunderhåll Fondavsättn. skog Rep., underhåll av vattensystem Totalt Rep., underhåll övrigt Företagsförsäkringar Budget 2016/2017 förslag Förändring 6990 Övriga externa kostnader Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Utfördelning av centrala kostnader Eget kapital Avskrivningar Fondavsättn. vägar S:a kostnader Fondavsättn. vattensystem Resultat Fondavsättn. skog Utdeb. Vattenfondering Totalt Ga3 Vägar och VA-ledningar inom etapp 2 (Korsholmen) Ga3 Utfall Budget Budget Budget Förändring Konto Beskrivning 2013/ / / /2017 Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB XX Driftsbidrag Eget kapital S:a Rörelseintäkter Fondavsättn. vägar Kostnader 2032 Fondavsättn. vattensystem Snöröjning, sandning Totalt Vägunderhåll Rep., underhåll av vattensystem Budget 2015/2016 Förändring 5176 Rep., underhåll övrigt Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Utfördelning av centrala kostnader Eget kapital Avskrivningar Fondavsättn. vägar S:a kostnader Fondavsättn. vattensystem Resultat Totalt Utdeb. Vattenfondering Budget 2016/2017 förslag Förändring Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Eget kapital Fondavsättn. vägar Fondavsättn. vattensystem Totalt

6 Resultat- och balansräkning Ga4 och Ga5 Resultaträkning per gemensamhetsanläggning 2013/ Ga4 Vattenverk Ga4 Utfall Budget Budget Budget Förändring Konto Beskrivning 2014/ / / /2017 Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Intäkter Eget kapital X Driftsbidrag etapp Fondavsättn. vattenverk X Driftsbidrag etapp Totalt S:a Rörelseintäkter Kostnader Budget 2015/2016 Förändring 5173 Rep., underhåll av vattensystem Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Elkostnader Eget kapital Utfördelning av centrala kostnader Fondavsättn. vattenverk Avskrivningar Totalt S:a kostnader Resultat Budget 2016/2017 förslag Förändring Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Eget kapital Fondavsättn. vattenverk Totalt Ga5 Tennisbanor, fotbollsplan, sommarbutik och båthamn Ga5 Utfall Budget Budget Budget Förändring Konto Beskrivning 2014/ / / /2017 Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB X Driftsbidrag etapp Eget kapital båthamn X Driftsbidrag etapp Eget kapital Ga5 övrigt Intäkt tennis Fondavsättn. Sommarbutik Intäkt minigolf Fondavsättn. Båthamn Intäkt båthamn Totalt Driftsbidrag Pimsbovägen Driftsbidrag Snäckenvägen Budget 2015/2016 Förändring S:a Rörelseintäkter Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Kostnader Eget kapital båthamn Tenniskostnader Eget kapital Ga5 övrigt Minigolfkostnader Fondavsättn. Sommarbutik Avgift Pimsbovägen Fondavsättn. Båthamn Avgift Snäckenvägen Totalt Renhållning, sophämtning Rep., underhåll av sommarbutik mm Budget 2016/2017 förslag Förändring 5174 Rep., underhåll av båthamn Fondering och eget kapital IB under året Investering Ränta UB Rep., underhåll övrigt Eget kapital båthamn Elkostnader Eget kapital Ga5 övrigt Rep., underhåll av maskiner Fondavsättn. Sommarbutik Fast telefoni Fondavsättn. Båthamn Företagsförsäkringar Totalt Övr. externa kostnader Utfördelning av centrala kostnader Resultaträkning båthamn: Utfall Budget Budget Förslag 7821 Avskrivningar Konto Beskrivning 2014/ / / /2017 S:a kostnader Intäkter Resultat Kostnader Resultat

7 Utdebitering 2016 Utdebitering 2016 enligt förslag till årsstämman 2015 och inkomna anmälningar om önskan att få vintervatten Etapp 1 Långvind 9:2-9:341 Snäckenv. Pimsbov. Fondering nytt vattenvägsamf. vägsamf. Totala system Antal Altrenativ: Ga2 Ga4 Ga5 driftskostn. Vinterv. Sommarv. Totalt fastigheter Fastigheter som idag har sommarvatten: Bebyggd Fritidsboende Vill ha vinterv Bebyggd Fritidsboende Vill ha sommarv ) Bebyggd Fast boende Vill ha vinterv Bebyggd Fast boende Vill ha sommarv Obebyggd Vill ha vinterv Obebyggd Vill ha sommarv Fastigheter som idag har vintervatten: 0 Bebyggd Fritidsboende "Gamla" Bebyggd Fast boende "Gamla" Obebyggd "Gamla" Bebyggda Fritidsboende "Nya" Obebyggd "Nya" Totalt antal: 340 1) Av dessa har 4 st "gammalt" vintervatten till tomtgräns men är inte anslutna. Totalt antal som vill ha vintervatten är 182 st. Båtavgifter som tillkommer: 123st x 250kr + 2st x 125kr Fastigheterna 9:62-9:65, 9:71-9:79, 9:128-9:139 och 9:259-9:269 med "nytt" vintervatten betalar endast driftskostnader tills deras gjorda investeringar i vintervatten är betalda, dvs slipper fondera 1500 kr. Etapp 2 Långvind 9:342-9:440 Snäckenv. Pimsbov. Fondering nytt vattenvägsamf. vägsamf. Totala system Antal Altrenativ: Ga3 Ga4 Ga5 driftskostn. Vinterv. Totalt fastigheter Bebyggd Fritidsboende Bebyggd Fast boende Obebyggd E. Morath

8 11 Framställan från styrelsen och motioner 1. Fiberanslutning för resterande GA2 samt GA3 Styrelsen har tidigare fattat beslut om att förlägga kanalisation för bredbandsfiber i samband med att nya vintervattenledningar förläggs inom GA2. De fastigheter som tidigare haft vintervatten har inte fått denna möjlighet till bredbandsanslutning. Styrelsen föreslår att stämman beslutar: a. Om anläggning av kanalisation för bredband inom GA2 till en budget om 350 Tkr. b. Om anläggning av kanalisation för bredband inom GA3 till en budget om 300 Tkr c. Möjlighet för styrelsen att uppta lån för att finansiera ovanstående samt förhandla med Fiberstaden AB om möjlig delfinansiering 2. Anslutning av vintervatten på Svensviksvägen och Ljungstigen I det tidigare stämmobeslutet gällande vintervatten från 2013 var Svensviksvägen och Ljungstigen inte med eftersom det finns redan till viss del befintliga vintervattenledningar. För att möjliggöra vintervatten till alla fastigheterna på Svensviksvägen och Ljungstigen föreslår styrelsen att stämman beslutar om ett tilläggsbelopp om 150 Tkr för att anlägga vintervattenanslutningar på dessa stigar. 2. Utökad låneram Stämman 2013 beslutade att styrelsen fick i mandat att uppta lån på maximalt 5,2 Mkr för att finansiera anläggning av vintervattenledningar inom GA2. Resterande finansiering gjordes genom att ianspråkta fonderade medel för vattenledningar (2,3 Mkr), skogsfonden (0,1 Mkr) samt vägfonden (0,5 Mkr). För att färdigställa vintervattenledningar och vintervattenanslutningar på Renlavsstigen, Fornstigen, Svensviksvägen och Ljungstigen samt kompletterande fiberanslutningar inom GA2 och GA3 föreslår styrelsen att låneramen utökas med ytterligare 3 Mkr. 3. Ändringar föreningens stadgar 5 Stämman 2014 beslutade att ändra föreningens stadgar 5 från Styrelsen skall bestå av minst 5 och högst 7 ledamöter och 5 suppleanter till Styrelsen ska bestå av minst 5 och högst 12 ledamöter. Stadgeändringen gäller inte förrän beslut tagits på två stämmor och att ett positivt beslut skickats till Lantmäteriet för slutgiltigt godkännande. Styrelsen föreslår stämman att för andra gången besluta om ändring av stadgarna samt skicka beslutet till Lantmäteriet för slutgiltigt godkännande. 4. Inriktningsbeslut för ombyggnad av Snäckenvägen Styrelsen för Snäckenvägens samfällighetsförening har beslutat att inleda en förstudie för att bygga om Snäckenvägen för den del som sträcker sig från Långvinds Bruk över Mistermo fram till Långvinds fritidsområde, ca 4 km. Sträckan närmast fritidsområdet om 1.8 km renoverades för 5 år sedan. Kostnader för ombyggnaden ska fördelas mellan medlemmarna i Snäckenvägens samfällighetsförening där Långvinds samfällighetsförening är 91% delägare. En ombyggnad kommer att innebära att årsavgiften för Snäckenvägen kommer att öka med i storleksordningen 400 kr per fastighet. Styrelsen föreslår att stämman ställer sig positiv till en fortsatt utredning och att Snäckenvägens samfällighetsförening uppmanas att till nästa årsstämma komma med ett beslutsunderlag för ombyggnationen. 5. Arbetsordning för valberedningen Se separat inlaga., sid 11. Styrelsen föreslår stämman att fastställa arbetsordningen för valberedningen. Motion nr 1 Låsning av lock till vattenventiler Jag vill kort och gott lämna in en motion om att det bör vara fritt för medlemmarna att låsa locken till de nya vattenventilerna, åtminstone de som har andelstalet 1, dvs är anmälda för åretruntvatten. (Resterande måste väl plomberas och det kanske är bra att bestämma om vad som skall gälla för respektive andelstal). Håkan Jansson Orrstigen 12 Styrelsens har inga synpunkter på om fastighetsägare med andelstalet 1 låser locken till de nya vattenventilerna och föreslår därför stämman att bifalla motionen. 8

9 Information till fastighetsägare inom GA2 Vintervattenledningar för första etappen inom GA2 är nu utförda fram till tomtgräns för respektive fastighet. Vid tomtgräns är det monterat en avstängningsventil på frostfritt djup var-efter ledningen är ansluten till er befintliga sommarvattenledning in till huset. I de flesta fallen är ledningen mellan hus och den nya vintervattenledningen ej förlagd frostfritt vilket betyder att funktionen ej uppnås vintertid. Av denna anledning åligger det respektive fastighetsägare att själv se till att ledning i mark mellan den nya avstängningsventilen och hus utförs så att frysrisk elimineras. Detta kan utföras på flera sätt, exempelvis: 1. Ledning nedgräves och förläggs på frostfritt djup. 2. Ledning förläggs på ett djup på ca cm samt isoleras. 3. Ledning förläggs på ett djup av ca 60 cm samt förses med värmekabel inuti ledningen. Ledning bör då ha en dim av min 25 mm. 4. Ledningarna töms när frysrisk föreligger. Kom ihåg att även installationer inom fastigheten måste skyddas mot sönderfrysning vintertid, lämpligtvis genom att tömma systemet på vatten. Vid detta förfarande bör man även stänga avstängningsventilen vid tomtgräns. Vi råder er också att på tydligt sätt markera var ventilen är monterad så att den är lätt att återfinna om systemet skall tas i bruk vintertid. Bredvid avstängningsventilen vid tomtgräns är även tomrör för fiberkabel avslutad. Se därför till att detta tomrör blir skarvat och förläggs tillsammans med rörledningen in till huset. Eftersom systemet fram till servisventilen är ett åretruntsystem kommer ej Samfällighetsföreningen att som tidigare stänga respektive öppna ventilen allt efter årstider. Detta åligger där så erfordras respektive fastighetsägare. Vidare råd och anvisningar beträffande ovanstående kan erhållas från Svante Backman, tel Styrelsen 1.Vattenanslutning för de som ej har anslutit sig till vintervatten. 2. För de som anslutit sig till vintervatten men ej avser att utnyttja vattnet vintertid. Alt.1 På T-röret monteras en R25 propp, som bortmonteras på hösten och vattnet blåses ur ledningen. Man bör även blåsa, eller suga, ur vattnet ned mot den nya servisventilen c:a 0,5m. 0,5m Förslag till avtappning av servisledning Avtappningsbrunn Ø 0,2-0.3m Ny servisledning Ø32 från frostfri servisventil Alt.2 Lika som alt. 1 men man monterar en kulventil R20 istället för propp samt en dubbelnippel R25xR20. Detta är enklare om bef. vattenled- ning till huset ligger djupare än 0,3m. Bef. sommarvatten- ledning in till hus, oftast Ø25 1.Vattenanslutning för de som installerar värmekabel i bef. sommarvattenledningar och vill ha avtappningsmöjligheter. 2.Om värmekabel installeras och har för avsikt att vara påkopplad hela vintern behövs ingen åtgärd göras. Ny servisledning Ø32 från frostfri servisventil Värmekabel från hus avslutas före servisventil Alt.2 Man monterar en kulventil R20 istället för propp samt en dubbelnippel R25xR20. Detta är enklare om bef. vattenledning till huset ligger djupare än 0,3m. Avtappningsbrunn Ø 0,2-0.3m Isolering Det är fastighetsägarens skyldighet att eliminera frostskador från nya servisventilen och in till huset. Bef. sommarvattenledn. in till hus Alt.1 På T-röret monteras en R25 propp för ev. avtappning vintertid. Om ej, är värmekabeln påslagen hela vintersäsongen. 9

10 Rapport vintervattenprojektet Enligt den omförrättning som gjordes och som sedan vann laga kraft är föreningen ålagd att anlägga vintervatten inom hela GA2 inom 10 år. Stämman 2013 beslutade att ge styrelsen i uppdrag att tillsätta en projektgrupp, som ansvarar för anläggning av nya vintervattenledningar. Projektgruppens uppdrag var att detaljplanera arbetet och tekniska lösningar, budgetera och kostnadsstyra arbetena och i samråd med berörda fastighetsägare fastställa ledningsdragningen samt kontrollera att arbetena utförs på ett fackmässigt sätt samt att ta ett lån på maximalt 5,2 miljoner kronor och i övrigt ta i anspråk likvida medel samt fonderingar för nytt vattenledningssystem inom GA 2. Budgeten för detta sattes till 7,5 Mkr inklusive kostnader för projektledning. Upphandling av entreprenör för ledningsarbetena Strax före stämman 2014 inkom anbud där det lägsta anbudet låg på 6,7 Mkr inkl moms och styrelsen rapporterade på stämman att anbud bedöms ligga in budgetramen på 7,5 Mkr. Under sommaren 2014 kom styrelsen i kontakt med Torsten Brickner som är vvs-konstruktör med erfarenhet från liknande arbeten. Styrelsen uppdrog åt Torsten att dimensionera och upprätta ritningar för vattenledningarna, upprätta ett fullständigt förfrågningsunderlag med en AF-del och en teknisk beskrivning samt att medverka i projektgruppen. Efter uppmätningar av ledningarna på det nya digitala ritningsunderlaget konstaterades att ledningslängden är ca meter och inte meter som tidigare beräknats. Mängdavvikelsen berodde till största delen på ledningar som går tvärs på stigarna. Likaså var antalet ventiler fler än i den mängdförteckning som låg till grund för de anbud som styrelsen begärde in tidigare under sommaren. Styrelsen beslöt då att låta anbudsgivarna under september komplettera sina tidigare anbud med det nya förfrågningsunderlaget och med de nya ledningslängderna. Pelles Entreprenad AB lämnande då det lägsta anbudet för att genomföra arbetena med vintervatten och anbudssumman är på ca 7,4 Mkr inkl moms och inklusive en viss mängd sprängning och bortforsling av storsten. Styrelsen bedömde att marginalen mellan den uppskattade kostnaden och disponibla medel är för liten för att genomföra hela entreprenaden på en gång. Innan kontrakt skrevs med Pelles Entreprenad AB kontaktade styrelsen vår advokat för att inhämta hans tolkning av stämmobeslutet då kostnaderna riskerade att bli högre än 7,5 Mkr. Hans tolkning är att styrelsen har mandat att låna 5,2 Mkr och disponera de likvida medel som finns i GA2, totalt ca 8 Mkr. Behövs mer pengar får styrelsen inhämta ett nytt stämmobeslut. Styrelsen informerade även revisorerna om läget. Styrelsen bedömde att den bästa lösningen för medlemmarna, och ur finansiell synpunkt, är att starta arbetena som planerat men senarelägga arbetena på Renlavsstigen och Fornstigen till hösten 2015 vilket också innebär att möjligheten ökar att övriga arbeten färdigställs tills i slutet av april 2015 om det blev en kall vinter. Kontraktet med Pelles Entreprenad delades av den anledningen upp i två huvuddelar varav en del är på 6,1 Mkr och en del (Renlavsstigen och Fornstigen) är på 1,3 Mkr, totalt 7,4 Mkr inkl moms. Styrelsen beslöt även att om behov finns återkomma till stämman 2015 om att utöka låneramen vilket i så fall inte kommer att påverka fonderingsbeloppen per fastighet och år utan enbart några års förlängning av fonderingstiden. 10 Fiberanslutning inom GA2 Styrelsen informerade på stämman 2014 om möjligheter att förlägga optofiber i samband med ledningsförläggningen då det finns sedan lång tid tillbaka ett växande intresse av bredbandsinstallation bland medlemmarna. Problemet har tidigare varit att Fiberstaden krävt ett visst antal fastigheter beställt fiberanslutning per stig för att utföra förläggning av fiberkanalisation. Förhandlingar med Fiberstaden genomfördes under hösten 2014 vilket utmynnade i ett styrelsebeslut att samförlägga fiberkanalisation intill de nya vintervattenledningar till en kostnad av 90 Tkr. Fiberstaden erbjuder samtidigt en reducering av anslutningsavgiften med ca kr. Slutkostnadsprognos (Tkr) Anbud Tillägg sprängning och frostisolering huvuddel Tillägg sprängning och frostisolering huvuddel Ersättningsmassor huvuddel 1 och Byggel till bodetablering 90 Merkostnader pga höga vattenflöden 395 Investering i fiberkanalisation enligt styrelsebeslut 90 Byggledning och besiktning 500 Digitala ritningar och koordinatinmätning 150 Övrigt (marklov, avverkning, digitala underlag) 80 Återställning vägar med asfaltkross 60 Budgetreserv för huvuddel Summa Erfarenheterna från huvuddel 1 är att antalet meter verkar bli nära den uppskattning styrelsen gjorde 2013 men att det har varit mer sten än beräknat, mer ersättningsmassor har behövts och att dikena efter de flesta stigar fylldes med grundvatten samt anlitande av erfarna konsulter. Dessa problem och åtgärder har medfört att kostnaderna blir högre än tidigare beräknat trots att projektledningen vidtagit en del åtgärder för att hålla nere kostnaderna, bl a genom köp ersättningsmassor från en annan leverantör till halva priset vilket sparat ca 300 Tkr. Projektledningen har även sett till att föreningen får en digitaliserad karta över vattenledningssystemet inom området där ventiler, skarvar, isolerade ledningar mm finns angivna med GPS-koordinater, vilket kommer att underlätta framtida åtgärder i systemet. För att slutföra projektet (Renlavsstigen och Fornstigen) krävs att låneramen utökas i enligt med styrelsens framställan. Styrelsen föreslår att stämman godkänner rapporten.

11 Arbetsordning för valberedningen i Långvinds samfällighetsförening Mål Valberedningen skall nominera personer som på bästa sätt kan administrera, förvalta och driva föreningen. Vid beredning av valen till styrelsen ska valberedningen sträva efter en sammansättning utifrån en bredd av olika kompetenser samt så långt det är möjligt spegla medlemmarna utifrån till exempel kön, ålder, geografisk spridning. Syfte Valberedningen är en förtroendevald arbetsgrupp vars uppdrag är att förbereda Långvinds samfällighetförening för val av ordförande, styrelseledamöter, styrelsesuppleanter samt revisorer och revisorssuppleanter. Föreslå till årsstämman styrelsearvoden och grunder för kostnadsersättningar. Valberedningens mötesordning Valberedningen ska hålla ett konstituerande möte direkt efter föreningstämman. Utse inom sig sammankallande. Upprätta en förteckning till nästa årsstämma på styrelsemedlemmar som är sittande eller på tur att avgå. Ange för de styrelsemedlemmar som är på tur att avgå senaste svarstid. Att ange när medlemsförslag till nomineringar senast ska vara inlämnade till valberedningen. Protokollet ska biläggas stämmoprotokollet som information till kommande årsstämma. Valberedningen ska under året ha minst ett möte gällande nomineringar till kommande årstämma. Valberedningen ska vid minst ett tillfälle kallas att delta på ett ordinarie styrelsemöte. Styrelsen ska meddela när senast valberedningens förslag till nomineringar ska vara inlämnade till styrelsen. Valberedningen ska informera styrelsen de svar som har inkommit från de styrelsemedlemmar som är på tur att avgå vid kommande årsstämma. Valberedningen ska ha minst ett möte för att färdigställa till stämman ett förslag på nomineringar, arvoden och kostnadsersättningar. En eller flera ur valberedningen ska vara närvarande på årsstämman. Arbetsgång Valberedningen skall hålla sig underrättad om hur funktionärer och styrelsen i sin helhet fungerar. Detta görs genom samtal med styrelseledamöter och funktionärer. Valberedningen skall hålla sig underrättad om hur medlemmarna tycker att föreningen administreras. Detta görs genom samtal med medlemmar. Valberedningen ska ha tillgång till styrelseprotokoll för genomläsning vid behov och/eller att sekreteraren lämnar en förteckning på styrelsemedlemmarnas närvaro vid styrelsemöten. Vid nominering till uppdrag ska valberedningen beakta samfällighetsföreningens målsättning. Nomineringar och förslag Medlemmarna ska i första hand kontakta valberedningen med förslag och nomineringar. Förslagen ska innehålla namn och kontaktuppgifter. Den nominerade ska vara tillfrågad och ställa sig positiv till nomineringen. Nomineringar och förslag ska vara underskrivna av de som nominerar eller föreslår. Nomineringar och förslag ska vara valberedningen tillhanda enligt det bilagda konstituerande protokollet i föregående årsstämmoprotokoll. Valberedningen har att kontakta varje person som blivit nominerad samt förklara vad det föreslagna uppdraget innebär och vad som förväntas av den som påtar sig uppdraget. Medlemmar kan lägga egna nomineringsförslag på årsstämman som ställs mot valberedningens förslag. Den/de nominerade ska dock vara tillfrågade i förväg och ställa sig positiv till nomineringen samt delta i årsstämman för att presentera sig. Valberedningen föreslår inte kandidater till ny valberedning. Arvoden och kostnadsersättningar. Valberedningen ska i dialog med styrelsen diskutera gällande arvoden och kostnadsersättningar. Valberedningen ska göra en skälighetsbedömning på varande arvoden och kostnadsersättningar. I den bedömningen kan samfällighetens revisorer tillfrågas. Valberedningens ansvar Varje enskild ledamot av valberedningen har ett ansvar för att valberedningens uppdrag fullföljs. Känslig information om enskilda personer eller uppgifter i styrelseprotokoll som framkommer genom valberedningens arbete skall behandlas konfidentiellt. Valberedningens valbarhet Medlem som sitter i styrelsen eller är revisor kan inte samtidigt vara valberedare

12 Underhålls- och förnyelseplan för Långvinds samfällighetsförening Enligt lagen om förvaltning av samfälligheter är föreningen skyldig att avsätta medel till fonder för att säkerställa underhåll och förnyelse av våra gemensamhetsanläggningar när gemensamhetsanläggningen är av kommunalteknisk natur. I vår förening gäller detta vattenverk, vattenledningar och vägar. Av den anledningen har styrelsen gjort en underhålls- och förnyelseplan, som uppdateras årligen, uppdelad på de olika gemensamhetsanläggningarna så föreningens medlemmar kan ställning till storleken på fondavsättningarna. Gemensamhetsanläggning GA2 (Vägar, grönområden och vattenledningar i etapp 1 Långvind) Fastigheten Långvind 9:41 ägs av delägarna till GA2 och har ett taxeringsvärde på Tkr. Vägar: Fonderade medel per var 537 Tkr och styrelsen föreslår att fondering görs under 2015/2016 med 40 Tkr. Lagning efter vintervattenprojektet görs på stigarna med asfaltkross och ingår i projektkostnaden. Möjligtvis asfalteras vissa delar av Saltpannevägen. Övrig förbättring och lagning av de asfalterade vägarna görs inte under de närmaste åren. Skogen: Styrelsen föreslår att de 118 Tkr som fonderats används de kommande åren till röjning av sly, upprustning av skogsstigar mm. Vattenledningar: I enlighet med tidigare stämmobeslut och gällande lantmäteriförrättning genomförs under 2015 anläggning av nya vattenledningar på frostfritt djup. Utdebitering görs i enlighet med tidigare stämmobeslut med 1500 kr per fastighet för de som anslutit sig till vintervatten och 1050 kr för övriga. Gemensamhetsanläggning GA3 (Vägar och vattenledningar i etapp 2 Korsholmen) Vägar: Den finns 107 Tkr fonderat och styrelsen bedömer att ingen ytterligare fondering behövs göras då grusvägarna behöver justeras vart tredje år för ca 30 Tkr. Vattenledningar: Styrelsen bedömer att den kvarvarande livslängden på vattenledningarna och ventiler är ca 40 år. Per fanns 297 Tkr fonderat för vattenledningar och styrelsen föreslår att fondering görs med kr/fastighet per år fortsättningsvis som ska täcka framtida utbyte av ledningar, underhåll av befintliga ledningar samt för anläggande av fiberkanalisering. Under året reparerades ledningar för 61 Tkr. Gemensamhetsanläggning GA4 (Brunn och vattenverk) Totalt eget kapital för GA4 är./.113 Tkr. Även under detta år har omfattande underhåll och investeringar gjorts för att förbättra driftsäkerheten och arbetsmiljön. Styrelsen föreslår en höjd avgift för att nå ett positivt eget kapital under Inga ytterligare investeringar planeras de närmaste åren. Gemensamhetsanläggning GA5 (Båthamn, klubbstuga, sommarbutik, tennisbanor, bangolf mm) Totalt eget kapital för GA5 är 378 Tkr varav båthamnen disponerar 251 Tkr. Under 2014/2015 har underhåll gjorts på sommarbutiken, bangolfen mm med ca 146 Tkr vilket innebär fonderade medel ianspråktagits till största delen. Styrelsen bedömer att det finns ytterligare underhållsbehov i sommarbutiken samt ett ev behov av investering i nya strandtoaletter på sikt. Styrelsen föreslår därför att fonderingen höjs under budgetåret 2016/2017. Styrelsen bedömer därutöver att underhållsbehovet är ca 100 Tkr om ca 5 år för att asfaltera om en av tennisbanorna samt renovera tennisplanket. Styrelsen bedömer att båthamnens fonderade medel och eget kapital räcker för kommande besiktning, byte av ankarkättingar samt renoveringar av landfästen och därför föreslås årsavgiften ligga kvar på nuvarande nivå. Styrelsen för Långvinds samfällighetsförening 12

13 FULLMAKT Härmed ger jag/vi (givare) fullmakt för nedanstående person (tagare) att såsom ombud för mig/oss rösta vid föreningsstämman den 19 juli 2015 i Långvinds Samfällighetsförening. Fastighetsbeteckning: Adress: Långvind 9: Fullmaktsgivare Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Fullmaktstagare Namnförtydligande Utdrag ur lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Den som underlåtit att i rätt tid fullgöra sin bidragsskyldighet får delta i förhandlingarna men ej utöva rösträtt innan han fullgjort vad han eftersatt (48 SFL). Röstberättigad medlem, som är närvarande vid föreningsstämma, har oavsett om han äger en eller flera delägarfastigheter, en röst (huvudtalsmetoden). I fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal i stället beräknas efter delägarfastigheternas andelstal, om medlem begär det. Dock får medlems röstetal ej överstiga en femtedel av det sammanlagda röstetalet för samtliga närvarande röstberättigade medlemmar (49 SFL) (andelsmetod). Medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Ombud för ej företräda mer än en medlem. Som stämmans beslut gäller den mening för vilken de flesta rösterna avgivits. Vid lika röstetal avgöres val genom lottning, medan i andra frågor den mening gäller som biträdes av ordföranden. Avvikelse från bestämmelserna om ombud kan dock föreskrivas i stadgarna (49 SFL). 13

14 14 Utgivare: Långvinds Samfällighetsförening Text: Styrelsen Lay-out: Inger Backman Foto: Gerold Gerland Väl mött till Årsstämman 2015 LÅNGVINDS SAMFÄLLIGHETS FÖRENING