Strategisk planering för länsbiblioteken

Transkript

1 UPPSATS KVALITETSMÄSSAN Strategisk planering för länsbiblioteken Utveckling för kommunbiblioteken Friskt vågat - GötaPriset Uppsats Kvalitetsmässan 2003

2 Pacta Guideline, Bengt Lorentzon, UPPSATS KVALITETSMÄSSAN Regionbibliotek Kalmar, Christer Bergqvist, Länsbibliotek Sydost, Ulf Redmo, Strategisk planering för länsbiblioteken Utveckling för kommunbiblioteken Sammanfattning Länsbiblioteken är en del av det allmänna biblioteksväsendet. Uppdraget är att bistå de kommunala biblioteken och utveckla den samlade biblioteksverksamheten. Målet är att öka kvaliteten för bibliotekens kunder. Länsbiblioteken finansieras av landsting och staten. Pacta Guideline AB är ett värdeskapande konsultbolag inom strategi, kvalitet och utvärdering. Konsulterna utformar tillsammans med kunderna tjänsterna. Kunder är kommuner, landsting och statliga organisationer. Pacta Guidelines insats ska var en framgångsfaktor för uppdragsgivaren. Uppsatsen är utformad för att väcka intresse för strategisk planering som kvalitetsverktyg i alla verksamheter inom kommuner, landsting och statliga organisationer. Kommunbiblioteken har under ett drygt sekel byggts upp för att svara för medborgarnas efterfrågan av bl.a. information i olika former. Utvecklingen av att söka, lagra, strukturera och distribuera information utvecklas i ett rasande tempo. Den tekniska utvecklingen och intresset för nya medier är mycket högt. Dessa omvärldsförutsättningar påverkar direkt kommunbibliotekens verksamhet, utformning, innehåll och organisation. Samtidigt ska kommunbiblioteken svara för service av traditionella bibliotekstjänster. I detta scenario har kommunbiblioteken ett tuffare uppdrag. Kommunbiblioteken har en outnyttjad potential i att berika och utveckla kommunal verksamhet. Detta beror på att kommunerna inte har upptäckt möjligheten men förhållandet visar också att kommunbiblioteken måste skärpa sin profil. Länsbibliotekens uppgift är att stärka kommunbibliotekens roll som en aktiv part i utvecklingen utifrån ett samhälls- och medborgarintresse. Detta är bakgrunden till att länsbiblioteken i södra och västra Sverige under hösten 2002 tillsammans med konsultbolaget Pacta Guideline utvecklat Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken. Uppsatsen beskriver hur länsbiblioteken har definierat sin position, distansen som ska tillryggaläggas och destinationen för sitt arbete. Vid Kvalitetsmässan 2003 kommer författarna att avslutande berätta om projektets resultat och mervärde för kommuninvånarna, kommunbiblioteken, länsbiblioteken och de politiska uppdragsgivarna. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 2 (15)

3 STRATEGISK PLANERING FÖR LÄNSBIBLIOTEKEN UTVECKLING FÖR KOMMUNBIBLIOTEKEN SAMMANFATTNING...2 VAD ÄR STRATEGISK PLANERING OCH HAR MAN NÅGON NYTTA AV DEN?...4 Av Bengt Lorentzon, Pacta Guideline... 4 DET HELA BÖRJADE I ATEN...4 MAN DRICKER INTE GÄRNA SUR MJÖLK...4 SOM MAN ROPAR FÅR MAN SVAR...4 POLITISKA OCH KULTURELLA SKILLNADER BESTÄMMER STRATEGIN...5 INTERNA ARBETSPROCESSER BESTÄMMER STRATEGIN...5 PLANERING SOM UNDERLAG FÖR VAL AV STRATEGI...5 EVOLUTIONEN ÄR AVGÖRANDE...5 MÅL SOM INTE ÄR MÄTBARA ÄR MENINGSLÖSA...6 Miljardbelopp slösas årligen bort...6 TAKTIK ORDNINGSFÖLJD FÖR HANDLINGSPLANERNA...6 Alla flygplan kan inte starta och landa samtidigt...6 VISION ÄR DET ÖVERGRIPANDE MÅLET STRATEGIN HUR DU KOMMER DIT...7 HIMMEL ELLER HELVETE...7 ETT STORT STEG FÖR MÄNSKLIGHETEN...7 EN RIKTIGT BRA VISION...7 UTBILDNING OCH PRAKTISKT ARBETE MED STRATEGISKA PLANER...8 Det är inte riskfritt att sätta upp en vision...8 ETT LÄNSBIBLIOTEK ÄR INTE ETT BIBLIOTEK...9 Av Christer Bergqvist, Kalmar Regionbibliotek och Ulf Redmo, Länsbibliotek Sydost... 9 VARFÖR ÄR STRATEGISK PLANERING VIKTIGT OSS?...9 UPPSLAGSBÖCKER OCH FACKLITTERATUR FÖRSVINNER FRÅN BOKHYLLORNA...9 Ny Internetportal...10 VILKA ÄR DE BÄRANDE TANKARNA I STRATEGIN?...10 Gemensam strategi för länsbiblioteken...10 HUR UTFORMAR LÄNSBIBLIOTEKEN SINA STRATEGISKA PLANER?...10 Regionbibliotek Kalmar...10 Länsbibliotek Sydost...11 HUR UTFORMAS HANDLINGSPLANER OCH TAKTIK VID LÄNSBIBLIOTEKEN...12 Regionbibliotek Kalmar...12 Länsbibliotek Sydost...13 HUR HAR DEN STRATEGISKA PLANERINGEN FÖRANKRATS?...13 Regionbibliotek Kalmar...13 Länsbibliotek Sydost...13 HUR GÅR VI VIDARE...13 Regionbiblioteket i Kalmar...13 Länsbibliotek Sydost...14 VIKTIGA ERFARENHETER SOM VI GJORDE UNDER KURSEN...15 Regionbiblioteket Kalmar...15 Länsbibliotek Sydost...15 ADRESSER...15 Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 3 (15)

4 Vad är strategisk planering och har man någon nytta av den? Av Bengt Lorentzon, Pacta Guideline. Det hela började i Aten I det antika Grekland på 400-talet före vår tidräkning valdes tio strateger. En av strategerna utsågs till att leda hären och vara överbefälhavare. Dessa strateger var folkvalda politiker med ett avgörande politiskt inflytande. Strategerna kunde både bli omvalda och förlora valet. Strateg är en sammansättning av de grekiska orden stratos som betyder här och ordet ago som betyder leda. En av de mest kända strategerna under antiken var statsmannen Perikles. Han var partiordförande för det demokratiska partiet. Perikles ledde strategkollegiet (regeringen) under 30 år. Under hans regeringstid blev Aten den främsta industri-, handels och kulturstaden i Medelhavsområdet. Parthenon uppfördes. I praktiken var Aten världsledande. Man dricker inte gärna sur mjölk Förklaring till vad en strategi är kan enligt min mening göras mycket enkel. Strategi är att tänka före du handlar. I den mån är alla människor strateger. Utveckling av en strategi kräver ett metodiskt tänkande där uppdraget och omvärlden analyseras. Strategin ska leda fram till att en övergripande målsättning uppnås. Strategi var under lång tid ett militärt begrepp för hur en stad eller en nation skulle avskräcka eventuella fiender, försvara sig eller för att vinna ett krig. Strategi har idag en betydelse långt utöver de militära frågorna. Strategibegreppet används inom exempelvis politik, kultur, sport och näringsliv vilket överensstämmer med den ursprungliga betydelsen Samtidigt är det idag otydligt vilka strategier olika organisationer har för att uppnå sina visioner. Strategierna har blivit så inbäddade i verksamheten att de knappt är urskiljbara för ledare och medarbetare. Strategier borde också ha en bäst före datum. Man dricker ju inte gärna gammal mjölk. Länsbiblioteken i södra och västra Sverige definierade sitt uppdrag med att bistå och stödja kommunbibliotekens utveckling. Länsbiblioteken såg att det fanns en outnyttjad potential hos kommunbiblioteken. Kommunbiblioteken ska berika och utveckla kommunal verksamhet. Frågan var hur länsbiblioteken skulle forma en framgångsrik strategi. Vi ska återkomma till denna fråga. Först ska jag berätta om varför strategiska slutsatser kan bli olika. Som man ropar får man svar Olika strateger har olika betraktelsesätt för hur världen fungerar och varför man bör handla på ett speciellt vis. Ett aktuellt exempel är skillnaden mellan Saddam Husseins och George Buschs världssyn. Detta kallas för strategiska doktriner. Vi ska därför titta närmare på fyra strategiska utgångspunkter. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 4 (15)

5 Politiska och kulturella skillnader bestämmer strategin Hur man ser på världen beror på vilken politisk och kulturell uppfattning man har. Vi vet att det finns flera uppfattningar om krisen i Mellersta Östern, men också i jämställdhets- och mångfaldsfrågor, miljö osv. Inom strategiteori kallas detta för systemteori. Man anser således att man ska handla efter de förutsättningarna som finns inom en stad, en nation eller världsdel för att nå det övergripande målet. Översätter vi detta till biblioteksvärlden så finns det viktiga skillnader mellan biblioteken. Enligt systemteoretisk strategi kan man inte lyckas med ett projekt om man inte tar hänsyn till och utgår från regionala och lokala skillnader. Denna strategiteori har influenser från sociologin. Interna arbetsprocesser bestämmer strategin Processteori utgår från hur arbetsorganisationen fungerar och hur det interna lärandet går till. Enligt detta synsätt måste länsbiblioteken ta hänsyn till sina egna och folkbibliotekens arbetsprocesser för att lyckas. Genom förändring av arbetsprocesserna utvecklas arbetet och verksamheten. Denna strategiteori har influenser från psykologin. Planering som underlag för val av strategi Den klassiska strategin utformas genom interna analyser och planer. Denna teori utgår från att man genom planering kan nå sitt mål. Inom biblioteksområdet innebär detta att planering och analys avgör vilken strategi som länsbiblioteken ska välja. Denna strategiteori är mest känd från ekonomisk planering och militär organisation. Det har länge funnits en övertro till planeringens värde. Planerarna bortser ofta ifrån att planerna måste läsas och förstås av dem som ska utföra arbetet. Ett gap uppstår och planeringens värde begränsas därför till direktionsrummen. Jag har träffat planerare som är förvånade över att målet om minskad sjukfrånvaro eller budget i balans inte uppnåddes. Hade alla bara handlat efter planen Evolutionen är avgörande Enligt den fjärde teorin finns synsättet att evolutionen är avgörande. Strategerna ser världsdelars, nationers och till och med kommuners evolution som underlag för utveckling av en framgångsrik strategi. Enligt detta synsätt ska länsbiblioteken utgå från och försöka förstå hur läns- och kommunbiblioteken utvecklas i omvärlden. Denna teori har influenser från biologin och ibland pratar man om Darwinism. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 5 (15)

6 Mål som inte är mätbara är meningslösa Genomförande av strategi sker i operationer. Inom kirurgin, matematiken och det militära är detta ett välkänt begrepp. Operation handlar om hur man med ett metodiskt genomförande uppnår ett operativt önskat resultat. Exempelvis ska en operation av ett lårbensbrott återställa patientens rörelseförmåga. Pacta Guideline har översatt begreppet operation till strategiska handlingsplaner. Detta begrepp är anpassat till verksamhet inom staten, landsting och kommunerna. En strategisk handlingsplan måste ha ett mätbart mål. Det man kan mäta kan man också styra. Mål som inte är mätbara är meningslösa. Kör du bil eller flyger ett flygplan kan du utan mål hamna på helt oväntade platser. I värsta fall kan det inträffa olyckor. Detsamma gäller för alla verksamheter, företag och organisationer. Ett mätbart mål innebär att du vet när målet är uppnått och du kan bilda dig en uppfattning om hur du kan göra förbättringar. Miljardbelopp slösas årligen bort Ett metodiskt angreppssätt skiljer sig från ett slumpmässigt förfarande. Handlingsplanen gör att du upprepar åtgärder som ger bra resultat. Inom sjukvården ser patienterna detta som en självklarhet. Avsaknaden av handlingsplan gör att arbetet tar längre tid och att felaktigt utfört arbete måste göras om. Detta kostar antagligen miljardbelopp varje år inom offentlig verksamhet. Länsbiblioteken behöver således utforma handlingsplaner med mätbara mål som anger hur strategin ska genomföras. Handlingsplaner behövs på alla de områden som strategin omfattar. Taktik ordningsföljd för handlingsplanerna Det finns ytterligare ett begrepp som är viktigt att känna till. Det är taktik. Detta ord ger vardagligt ett intryck att något skumt är på gång, att det finns baktankar och dolda avsikter. Inom strategisk planering är det inte så. Taktik kommer från grekiskan taktike och anger hur man bäst och i vilken ordningsföljd man bör genomföra handlingsplanerna, operationerna. Får man exempelvis in en akutpatient till ett sjukhus med både ett benbrott och en hjärtinfarkt måste man bestämma i vilken ordning operationerna ska göras för att bäst kunna hjälpa patienten. Detta är taktiken. En strategi är en överordnad mall för hur sjukhuset ska handla för att kunna rädda så många patienter som möjligt. Till akutmottagningen kan det exempelvis dagligen komma 100-tals patienter med olika behov. Alla flygplan kan inte starta och landa samtidigt Taktik kan också beskrivas med hur en flygledning ger start- och landningstillstånd för olika flygplan. Det är uppenbart att alla flygplan inte kan landa och starta samtidigt. En prioritering måste göras utifrån flygledningens och flygplatsens kapacitet. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 6 (15)

7 Inom offentlig förvaltning är det samma sak. Alla handlingsplaner kan inte starta och avslutas samtidigt även om man gärna vill. Ingen organisation har så stora resurser. Länsbiblioteken måste alltså genomföra sina handlingsplaner på ett taktiskt vis så att kommunbiblioteken är med på rätt plan och att mellanlandningarna är gjorda så att deltagarna hinner med transfer till sina nya flighter. Det är ju ingen bra idé genomföra flygningen när passagerarna stå kvar på marken. Vision är det övergripande målet strategin hur du kommer dit För att veta vad som ska uppnås måste alla organisationer ha en vision. Visionen är det övergripande målet. Ordet vision kommer från latinets visio vilket betyder syn eller uppenbarelse. Många kommuner, landsting och statliga myndigheter saknar en samlande vision. Frågar man chefer och medarbetare så har de inte tänkt på frågan. Många olika målbilder eller visioner finns parallellt. Självklart kan man inte uppnå något som man inte känner till. Himmel eller helvete Den kanske mest kända visionen är om paradiset och helvetet. Långt fram i vår tid har det funnits en världsbild om att jorden och människorna är medelpunkten i universum. Ovanför människorna fanns himlen och helvetet var beläget i jordens innanmäte. Detta var en mycket stark och tydlig vision som styrde all mänsklig aktivitet under många århundraden. Strategierna och handlingsplaner utformades av kyrkan för att nå visionen (att komma till paradiset). På 1500-talet ruckades denna världsbild när Kopernikus, med risk för sitt liv introducerade den heliocentriska världsbilden. Sedan dess har positionen för jorden genom ny kunskap bestämts längre och åter längre bort från centrum av universum. Ett stort steg för mänskligheten En i nutid mycket kraftig vision är president John F. Kennedys uttalande 1961 om att USA inom tio år skulle sätta en man på månen. Visionen uppnåddes. Den 21 juli 1969 tog astronauterna Neil Armstrong och Edwin Aldrin de första stegen på månen. Deras kamrat, Michael Collins kretsade under tiden runt månen med Apolloskeppet (vem kommer ihåg honom). Visionen var kraftfull därför att den baserads på en hållbar analys av möjligheterna. Den är dessutom tydligt mätbar. Kraftfullheten ligger i att vision var fattbar och tydlig för alla organisationer och människor som skulle omsätta den i strategier, handlingsplaner och taktiska upplägg. Visionen var en utmaning för forskare, industrin, finansiärer och tals medarbetare. En riktigt bra vision En riktigt bra vision ska man kunna uppnå. Även om det är svårt och tar lång tid. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 7 (15)

8 Inom industrin uttrycks ofta visioner om att verksamheten ska bli världsledande och helst uppnå monopol. Fast drömmen om monopol uttalas inte högt. Konkurrens är drivkraften till förbättringar. Konkurrensen är således inget självändamål Det är möjligt att bli världsledande. Det går att sälja flest lastbilar eller flest operativsystem vilket är mätbart. Det är däremot mycket ovanligt att uppnå monopol. Det finns samhällsregler om konkurrenshindrande verksamhet. Kända fordonsföretag och datorföretag har fått begränsa sin verksamhet utifrån dessa regler. Inom den offentliga sektorn är det också möjligt för en verksamhet att bli världsledande. Problemet är att det uppstår en rad mätproblem för att bestämma när verksamheten har nått målet. Ett projekt om benchmarking i världen blir stort. I detta perspektiv är det bättre att bestämma en vision som är mer hanterlig och förmår engagera både kunder, leverantörer, uppdragsgivare och medarbetare. Utbildning och praktiskt arbete med strategiska planer Länsbiblioteken i södra och västra Sverige formulerade gemensamt att det behövdes strategisk planering för att bistå och biträda kommunbibliotekens utveckling. Den avgörande frågan var hur kommunbibliotekens kraft skulle länkas in i kommunerna för att berika och utveckla kommunernas verksamhet. Tillsammans med konsultbolaget Pacta Guideline utformades en interaktiv utbildning i strategisk planering för länsbibliotekens konsulenter och chefer. Utbildningen utformades i fyra rubriker: 1. Kunskap om den nuvarande positionen. 2. Kunskapen om distansen. 3. Kunskap om destinationen. 4. Kunskap om metoderna. Utbildningen varvades med introduktioner och praktiska övningar. Deltagarna fick till uppgift att kapitel för kapitel under utbildningen skriva fram en strategisk plan för sitt länsbibliotek. Ett skarpt läge uppstod. Detta innebar att kursdeltagarna från fem regionbibliotek omgående måste tillämpa metoder och kunskaper i strategisk planering. Det är inte riskfritt att sätta upp en vision Analys gjordes för att bestämma länsbibliotekens nuvarande position genom att gå igenom krav och förväntningar från politiker, kunder och medarbetare. Analys gjordes av konkurrens- och marknadssituationen. Länsbiblioteken måste ha de tjänster och den kunskap som efterfrågas idag och tillräcklig smidighet för att utvecklas. Strategin är således hur man tar sig mellan den nuvarande positionen till den uppsatta destinationen - visionen. Detta är inte riskfritt. All utveckling kan ifrågasättas. Ett av de största hoten är misslyckandet. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 8 (15)

9 För att klara genomförande av strategin krävs tydliga handlingsplaner och en bestämd taktik. I de kommande avsnitten ska vi berätta om hur detta arbete praktiskt har gått till väga. Vi kommer emellertid inte att kunna berätta hela historien i denna uppsats. Projektet är i full gång just nu. Kom och lyssna på oss på Kvalitetsmässan. Då får du hela vår berättelse med resultat och erfarenheter. Ett länsbibliotek är inte ett bibliotek Av Christer Bergqvist, Kalmar Regionbibliotek och Ulf Redmo, Länsbibliotek Sydost. Ett Länsbibliotek är inte ett bibliotek. Länsbiblioteken är främst till för att stödja och utveckla verksamheten för kommunbiblioteken genom rådgivning, utbildning och utvecklingsarbete Länsbiblioteken finansieras av stat och landsting. Regionbibliotek Kalmar tillhör Regionförbundet i Kalmar län. Uppdragsgivaren är regionförbundets styrelse. Länsbibliotek Sydost är ett samordnat länsbibliotek för Blekinge och Kronobergs län och styrs av nämnd med sex politiker. Varför är strategisk planering viktigt oss? Vi såg att snabba omvärldsförändringar med en accelererande ökning av informationsutbudet och utveckling av IT innebär möjligheter för biblioteken att förstärka sin roll i den demokratiska samhällsutvecklingen och det livslånga lärandet. Detta har direkt effekt för kommunmedborgarna. Länsbiblioteken uppgift är att genom strategisk planering ge kommunbiblioteken en framträdande roll i denna utveckling. För detta krävs ett utvecklat och metodisk arbetssätt vid länsbiblioteken. Uppslagsböcker och facklitteratur försvinner från bokhyllorna Metoderna för att lagra, distribuera och söka information ökar i ett rasande tempo. Bakom denna utveckling ligger främst utvecklingen inom IKT. Denna förkortning står för Information, Kommunikation och Teknologi. Databaser för information, elektroniska böcker och tidskrifter gör sitt intåg på marknaden och Internet är på väg att bli den huvudsakliga informationskällan för studerande och kunskapsföretag. Den information man förut hämtade i böcker och tryckta rapporter finns idag på nätet. Att hitta rätt information vid rätt tillfälle skapar försprång. Problemet är att det är svårare att kontrollera om uppgifterna är riktiga. Läsaren måste nu i högre grad granska och jämföra den information han tar emot. Vår analys ger vid handen att facklitteratur i pappersformat på sikt kommer att ge vika för de elektroniska böckerna, som kan laddas ner i en handdator. Inte minst gäller detta för uppslagsverk, årsböcker, studielitteratur och manualer av olika slag. Däremot Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 9 (15)

10 bedömer vi att skönlitteratur och barnlitteratur kommer att stå sig länge i sin nuvarande form. Ny Internetportal Länsbiblioteken i södra och västra Sverige har gått samman i ett projekt kring uppbyggnad av en Internetportal. En första version av portalen blir klar till hösten 2003 och beräknas tas i full drift inom något år. Här kommer bibliotekspersonal och bibliotekens kunder att enkelt och lätt kunna söka i kataloger över tryckt och digitalt material i fullversion och i sökögonblicket bli länkad vidare till intressanta och relevanta informationskällor. Bibliotekskunden kan också i Internetportalen få hjälp att utarbeta en personlig sökprofil över särskilda intresseområden. Detta innebär att han/hon fortlöpande får en automatisk uppdatering inom sin profil direkt till sin e-postlåda. Redan nu finns det flera andra sökmotorer som är direkt riktade till kunderna. Vilka är de bärande tankarna i strategin? Gemensam strategi för länsbiblioteken Ökad samverkan mellan länsbiblioteken behövs för att ta till vara den samlade kompetensen, resurserna och erfarenheterna för utveckling av kommunbiblioteken. Idén med samverkan bygger på att varje länsbibliotek är för litet för att helt på egen hand klara av att driva utvecklingsarbetet. De viktiga områdena i den gemensamma strategin är nya former för informations- och mediaförsörjning och kompetensutveckling för läns- och kommunbibliotekens medarbetare. Exempel på konkreta åtgärder är: Utbildningsplattform för läns- och kommunbibliotekens medarbetare. o Bredd- och spetsutbildningar. o Utbildningstekniker och pedagogiska metoder. Organisation för gemensamt samarbete. o Samverkan i verksamhetsfrågor och projekt. o Teknikprojekt inom media och informationsförsörjning för 126 kommuner för 3,8 miljoner medborgare. Gemensam webbsida för projekt. o Ge snabb information till kommunbiblioteken. Hur utformar länsbiblioteken sina strategiska planer? Vid varje länsbibliotek slutförs arbetet med att utarbeta länsvisa strategier. Detta anknyter till att en strategisk plan måste vara politiskt och kulturellt förankrad inom det egna länet. Regionbibliotek Kalmar Vår strategiska plan innehåller följande delar: en vision. vårt uppdrag. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 10 (15)

11 våra kärnuppgifter. fem övergripande och prioriterade verksamhetsområden spelregler och arbetssätt. Utifrån strategin inventerade medarbetarna samtliga arbetsuppgifter och behov av nya. Uppgiften gick ut på självklarheten att ett litermått som mest rymmer en liter. Litermåtten var överfyllda med arbetsuppgifter. Prioriteringar var nödvändiga. I personalgruppen var man överens om att prioritera efter vem som var beställaren. Prioriteringsordningen var: 1. Uppdragsgivaren (Regionbiblioteket i Kalmar och Kulturrådet). 2. Kunden (kommunbiblioteken). 3. Medarbetarna (medarbetarna vid Regionbiblioteket). Resultatet blev att stryka uppgifter som inte beställts av uppdragsgivaren eller kunden. Exempel på uppdrag som fick läggas i malpåse var en framtidsgrupp, organisationsutredningar och rekryteringsprojekt som ska växla in yngre bibliotekspersonal för att klara generationsväxlingen. Länsbibliotek Sydost Vi har regelbundna inplanerade heldagsarbetsmöten då vi diskuterar, rapporterar och stämmer av pågående insatser och tar ställning till ev. omprioriteringar och fördelning av arbetsuppgifter. Vid dessa tillfällen har vi också fortsatt arbetet med den strategiska planen. Vi har bl.a. gått igenom ägareförhållande och organisation, krav från huvudmän, målsättning och verksamhetsinriktning med prioriteringar av verksamhetsområden, ramar och lagverk, primära och sekundära målgrupper för länsbibliotekets tjänster, intressenter och samverkansparter, arbetsprocesser och stödprocesser och viktiga utvecklingsfrågor. Ett viktigt inslag var att se över verksamheten utifrån fyra perspektiv: Vilka nya initiativ skall sås: Livslångt lärande biblioteken som lärcentra. Ökad tillgänglighet för funktionshindrade. Vad skall vi låta växa: Stöd till kommunbibliotekens planer. Övergång till digital talbokshantering. Vad skall vi skörda: Projekt kring bibliotekens roll i utbildnings- och kunskapssamhället. Integrationsprojekt för barn och ungdom. Vad ska vi plöja: Underhållningskurser ersätts med kompetensutveckling. Gamla rutiner för fjärrlån mellan bibliotek ersätts med nya lösningar. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 11 (15)

12 Verksamhetsgenomgången var i själva verket mer omfattande. Uppräkningen ovan är viktiga exempel på åtgärder. Ett problem var dock att sätta gränser och göra tydliga prioriteringar. Vissa punkter upplevde vi som extra komplicerade, bl.a. frågan om kursverksamhet och kompetensutveckling. Länsbiblioteken har idag en omfattande och uppskattad kursverksamhet som riktar sig till kommunbiblioteken. Kursplaneringen föregås också av frågor till kommunbiblioteken där de kan lämna synpunkter på genomförda kurser och förslag till nya. Vi upplever att en del av kurserna i första hand fungerar som allmän inspiration men utan tillräcklig koppling och uppföljning till den pågående verksamheten. Vi är överens om att prioritera en starkare inriktning på kompetensutveckling. Frågan är dock om vi konsekvent ska plöja ner alla inspirations/"underhållningskurser" eller om några har ett berättigande. Hur utformas handlingsplaner och taktik vid länsbiblioteken Regionbibliotek Kalmar För att förverkliga visionen och de prioriterade områdena håller vi på att färdigställa den strategiska planen. Inom de fem prioriterade områdena, som utgörs av chefer och medarbetare, politiker, verksamheter, ny informationsteknologi och omvärldsbevakning, görs ett antal prioriteringar. Under avsnittet Politiker kan man läsa: Framtidskonferenser. Nämnd- och kommunstyrelsebesök. Utbildning av nämndspolitiker. Politisk strategigrupp. Biblioteksplaner. För varje prioriterat delområde ovan skall finnas en handlingsplan med uppgifter om innehåll, tidplan och ansvar. Ett exempel från området Politiker får åskådliggöra: Senast 2004 skall samtliga kommunstyrelse ha besökts. Ett program för dessa besök tas fram. Hösten 2003 anordnas utbildningsdagar för ansvariga nämndspolitiker med inriktning på biblioteksplaner. Den politiska strategigruppen för uppföljning av Vision och strategi, träffas minst en gång per år. Hela personalen träffades för att dela ut ansvar och tidsätta de nya handlingsplanerna ett resultat av den strategiska planen. Eftersom gruppen är en trygg grupp kunde vi utan större svårigheter välja bort vissa handlingsplaner och lägga till nya. Dessutom har vi, utifrån strategin, att prioriterat fyra av 40 handlingsplaner. De prioriterade handlingsplanerna är: Kommun- och länsövergripande projekt. Arbete för den politiska nivån. Insatser för att få igång strategiska planer för kommunbiblioteken. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 12 (15)

13 Webbplats som verktyg för kommunbibliotekens utveckling. Vårt sätt att arbeta med handlingsplaner för varje delområde i den strategiska planen underlättar dels den egna uppföljningen och dels uppföljningen mot den politiska nivån. Länsbibliotek Sydost En viktig bas för länsbiblioteksverksamheten är den nuvarande planen för inriktning och mål. Vi har nu börjat se över planen mot bakgrund av våra erfarenheter från kursen strategisk planering. Ett viktigt inslag här har varit att ta fram ett nytt förslag till vision och strategi- och verksamhetsplan för den närmaste treårsperioden. Mot denna bakgrund avser vi också att vidareutveckla och tydliggöra handlingsplaner beträffande insatser i rätt tid till rätt målgrupp. Vi måste ta hänsyn till utvecklingsstadium, önskemål och prioriteringar från de olika kommunbiblioteken. Våra handlingsplaner förutsätter också ett systematiskt uppbyggande av nätverk mot viktiga samverkansparter, t.ex. länsbibliotek, bildningsorganisationer, universitets/högskolebibliotek. Hur har den strategiska planeringen förankrats? Regionbibliotek Kalmar För uppföljning mot våra uppdragsgivare, Regionförbundets politiker och ledning, planeras följande: Möte med Regionförbundets styrelse två gånger per år: uppföljning och ev. revidering av den strategiska planen. Möte med Regiondirektören en gång per månad för bl.a. uppföljning av handlingsplanerna. Minst ett möte per år med strategigruppen (representanter för ansvariga nämnder i länet och Regionförbundets styrelse). Politikerutbildning under hösten. Framtidskonferenser vartannat år med start Kommunstyrelsebesök: Före 2004 har samtliga 12 kommunstyrelser besökts. Länsbibliotek Sydost Vi lämnar ett förslag till strategi- och verksamhetsplan för den kommande mandatperioden till den nya nämnden. Detta görs under särskilda utbildnings- och planeringsdagar med början under våren. Vi kommer att arbeta vidare utifrån fastställda politiska riktlinjer. Vi tar också upp frågor om målsättning och verksamhetsinriktning för länsbibliotek och kommunbibliotek vid samrådsmöten för bibliotekschefer och olika personalgrupper. Hur går vi vidare Regionbiblioteket i Kalmar Tre viktiga saker återstår innan planerna kan användas fullt ut i verksamheten Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 13 (15)

14 Antagande av strategin i Regionförbundets styrelse. Konkretisering av de olika handlingsplanerna. Förankring av handlingsplanerna på kommunbiblioteken. För varje handlingsplan finns en ansvarig person, men även ett bollplank. Tanken är nu att personalen i olika konstellationer skall sitta ner under våren och lägga upp konkreta handlingsplaner som är tidsatta och mätbara. Vidare skall innehåll och upplägg klart framgå. Våren 2003 kommer de handlingsplaner, som är färdiga, att presenteras inför länets bibliotekschefer och hösten kommer att användas för en remissbehandling. Redan nu kan vi dock säga att ett genomförande av handlingsplanerna kommer att leda till en utveckling vid kommunbiblioteken. De är inte framtagna i ett vakuum, utan bygger på analyser, dialog och samarbete med kommunbiblioteken under de senaste åren. De områden där vi förväntar den främsta utvecklingen är inom kompetensutveckling och verksamhetsplanering. Från och med 2004 är det tänkt att planerna kan användas fullt ut i Regionbibliotekets verksamhet. Länsbibliotek Sydost Länsbibliotek Sydost kommer att fortsätta arbetet med handlingsplaner i kontinuerlig kontakt med politiska uppdragsgivare, kommunbibliotek och samverkansparter. Vi kommer att fortsätta våra insatser för att stödja och inspirera kommunbiblioteken att utveckla egna strategiska planer. Viktiga områden är social biblioteksverksamhet, barnverksamhet, stöd till vuxnas lärande. Vi träffas i arbetsgrupper men vi besöker också kommunbiblioteken enligt upplagda scheman. Kommunbiblioteken kan sägas utgöra både målgrupper, samverkansparter och uppdragsgivare för länsbibliotekens tjänster. Vår uppfattning är att kommunbiblioteken överlag har en klar ambition att anpassa sin verksamhet till samhällsutvecklingen för att möta ökade krav från gamla och nya grupper av biblioteksanvändare. I det sammanhanget finns också medvetenhet om att det finns angelägna kopplingar mellan övergripande länsstrategier och den lokala verksamhetsinriktningen. Men självfallet finns också svårigheter på vägen. Biblioteken, såväl länsbibliotek som kommunbibliotek, har långtifrån obegränsade resurser för att problemfritt klara både nuvarande verksamhet och samtidigt arbeta med kompetensutveckling och utveckling av ny/förändrad verksamhet. Det finns också i alla organisationer en viss trögrörlighet i varierande grad. Man behöver veta mer och få tid att reflektera över konsekvenser av nya åtaganden. Arbetet kring strategiska frågor och prioriteringar blir av avgörande vikt för fortsatta framgångar, men arbetet tar också tid och kraft. Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 14 (15)

15 Vi avser emellertid inte att fastna i attityden "varför - det går inte". Vi vill fortsätta vårt utvecklingsarbete och tänka "varför inte- det kan gå! Viktiga erfarenheter som vi gjorde under kursen Regionbiblioteket Kalmar Den största vinsten med kursen i strategisk planering har varit att vi numera tänker mer systematiskt och målinriktat. För varje större arbetsinsats eller projekt infinner sig med automatik frågorna om mål, avgränsningar, tidplan och ansvar. Vi tror att ett dylikt arbetssätt är nödvändigt om man arbetar i en utvecklingsinriktad organisation, som har mål och sikte inställt på förändringsarbete som en naturlig del av verksamheten. Något vi måste bli bättre på är att kunna göra prioriteringar, inte bara lägga till nya uppgifter, utan att också kunna ta bort. Här har vi mycket att lära, men kursen har givit oss en knuff på vägen. En tredje lärdom är att samtliga medarbetare tidigare inte insåg värdet av strategisk planering. Numera omfattas vi alla av denna tanke. Länsbibliotek Sydost Kursen innebar att deltagarna fick ännu bättre tid och möjlighet att lära känna varandra. Våra länsbibliotek har olika politiska organisationer och omfattningen av våra uppdrag varierar. Vi diskuterade en hel del om i vilken utsträckning länsbiblioteken gjorde/borde göra direkta serviceinsatser till andra målgrupper än kommunbiblioteken; bl.a. lärare, omsorgspersonal, förvaltningar, föreningar. Vi var dock överens om att länsbiblioteken måste förstärka sin konsultativa roll. Kommunbiblioteken utvecklas framför allt genom hjälp till självhjälp. Den övervägande erfarenheten blev också att länsbiblioteken framför allt har mycket gemensamt och att vi ska fördjupa och stärka vårt samarbete och vår strategi för gemensamma projekt. --- Adresser Adress Bengt Lorentzon Pacta Guideline Linnégatan Göteborg Christer Bergqvist Kalmar Läns Bibliotek Box Kalmar Ulf Redmo Länsbibliotek Sydost Soft Center Ronneby Tfn Fax E-post bengt.lorentzon@pactaguideline christer.bergqvist@kalmar.regio ulf.redmo@softcenter.se.se nforbund.se Webb Strategisk planering för länsbiblioteken utveckling för kommunbiblioteken 15 (15)