Uppförandekod. Vi bryr oss! En sammanställning av de juridiska och etiska. normer som tillämpas inom Celesio

Transkript

1 Uppförandekod En sammanställning av de juridiska och etiska normer som tillämpas inom Celesio Vi bryr oss!

2 Information från företagsledningen Vi bryr oss! Celesio är ett ledande internationellt handelsbolag, som tillhandahåller logistik och tjänster inom läkemedels- och sjukvårdssektorn. Vårt proaktiva och förebyggande arbetssätt ser till att patienter får de produkter och det stöd de behöver för optimal vård. Vår Vision är en hälsosammare värld där fler människor kan leva livet till dess fulla potential. Vår Mission är att på ett passionerat och effektivt sätt erbjuda meningsfulla och innovativa apotekstjänster som inspirerar människor till ett mer positivt liv. Utifrån vår Vision och vår Mission arbetar vi som en sammansvetsad grupp där alla delar de värderingar som uttrycks i de här etiska riktlinjerna: Vi bryr oss verkligen om varandra och varje enskild kunds hälsa och välmående. Vi ser innovation som en naturlig del för att hitta de bästa lösningarna åt våra kunder. Vi värdesätter kompetens och delar med oss av den. Vi tror att hög kompetens och best praxis måste spridas till alla genom ett samarbete över gränserna mellan funktioner, verksamheter och länder. Vi strävar efter att hela tiden höja vår kompetens för att bättre kunna ta hand om våra kunder och öka produktiviteten i våra system, för sjukvården kan inte vänta. Vi strävar även efter att i varje möte dela med oss av vår kundskap för att hjälpa kunden till ett hälsosammare liv. Vi går verkligen in för att ta vårt ansvar och för att tillhandahålla god vård och bidra till ett uthålligt system som klarar framtidens hälso- och sjukvård. Vi vill inspirera människor till ett mer positivt och aktivt liv och vi skapar långsiktiga relationer med kunder, samarbetspartners och kollegor för att uppnå våra mål. Utifrån denna grundläggande övertygelse strävar vi efter att skapa förtroende. Förtroende är en förutsättning för allt samarbete. Det kan ta lång tid att vinna ett förtroende men ett vunnet förtroende kan gå förlorat på mycket kort tid. Just detta understryker vikten av våra etiska riktlinjer: De hjälper oss hitta vägar för att motivera och skapa förtroende i vårt dagliga arbete. 2 (11)

3 Som en internationell koncern bedriver Celesio verksamhet på många fronter på grundval av olika kulturella, lokala, nationella och internationella konventioner, lagar och bestämmelser. Trots skillnader mellan ekonomier och samhällen har Celesio vissa kärnvärden och ansvarsområden. Vi strävar efter att skapa förtroende, respekt och öppenhet, både inom och utanför vår företagsgrupp. Celesio kräver att alla bolag och deras anställda tillämpar reglerna om integritet och ärlighet på högsta nivå, och att det dagliga arbetet bedrivs med hög noggrannhet, omsorg, flit och rättvisa. Detta betyder att var och en som arbetar för Celesio måste följa alla lagar och bestämmelser som gäller i det land där verksamheten bedrivs, och själv ta ansvar enligt denna Uppförandekod. Dessa etiska regler ska ges högsta prioritet, och vi måste förstå dem, ha tilltro till dem och tillämpa dem fullt ut. De etiska reglerna är obligatoriska och har inga undantag; alla inom Celesio har ansvar för att reglerna och värderingarna tillämpas. Etiska regler (Uppförandekoden) kan inte täcka alla situationer där juridiska eller etiska frågor dyker upp; reglernas syfte är att förhindra felsteg och främja ärligt och anständigt uppträdande i relationerna till andra. Detta syfte sträcker sig längre än till de ämnen som behandlas här. Celesio reviderar dessa etiska regler med jämna mellanrum, och gör ändringar när framtida händelser gör detta motiverat. Om en anställd är osäker om vilket agerande som är rätt, eller vill fråga om de etiska reglerna eller en konkret situation i vardagen, står bolagets Compliance Officer till förfogande för frågor som även kan behandlas konfidentiellt. //namnteckning// //namnteckning// //namnteckning// Markus Pinger Dr Marion Helmes Stephan Borchert CEO, Celesio AG CFO, Celesio AG CMO, Celesio AG 3 (11)

4 INNEHÅLL Sida 1. Tillämplighet Grundläggande aspekter Lagstiftningens krav Engagemang för våra affärspartner Ansvar och föredöme Företagets samhällsansvar Mänskliga rättigheter Produktsäkerhet Miljöskydd Hälsa och säkerhet Ömsesidig respekt och ingen diskriminering Externa kontakter Skydd av företagets tillgångar & hantering av företagets egendom Företagets utrustning och lokaler Immateriell egendom Intressekonflikter Konkurrens på lika villkor Förbud mot bedrägeri Hinder mot pengatvätt Förbud mot korruption samt hantering av gåvor och andra förmåner Donationer, sponsring och andra former av bidrag Skydd av konfidentiell information och data; hinder mot insideraffärer Protokoll och rapporter (dokumentation) Sekretess Dataskydd och datasäkerhet Insiderinformation Användning av mejl, internet och andra kommunikationsvägar Media och PR Slå larm Kontakter i samband med regelefterlevnad (11)

5 1. Tillämplighet De här etiska reglerna (Uppförandekoden) gäller globalt för hela Celesio- gruppen. När orden "Celesio", "företaget" eller "koncernen" används menas alltid samtliga bolag inom Celesio- gruppen. Varje företag i koncernen och dess nationella styrelse har det direkta ansvaret för tillämpningen av Uppförandekoden och de interna riktlinjerna. De etiska reglerna (denna Uppförandekod) ersätter inga lagar, bolagsordningar eller andra bestämmelser, stadgar eller liknande. Om de etiska reglerna strider mot lokal lagstiftning kan enskilda regler få modifieras, förutsatt att deras huvudsakliga innehåll och syfte inte ändras och att de godkänns skriftligen av Group Compliance Officer. 2. Grundläggande aspekter 2.1 Lagstiftningens krav Alla anställda inom Celesio måste följa de lagar och bestämmelser som gäller för vårt legala system samt hålla en hög etisk nivå enligt vår Uppförandekod när verksamheten bedrivs. 2.2 Engagemang för våra affärspartner Centralt för vår verksamhet är strävan efter att skapa ett mervärde för våra affärspartner. Celesio arbetar därför proaktivt och preventivt för att säkerställa att våra affärspartner får det stöd som behövs för att uppnå optimala resultat. Vi tillhandahåller våra tjänster på ett professionellt, vänligt och respektfullt sätt, vi behandlar våra affärspartners information konfidentiellt och vi reagerar korrekt och snabbt på alla klagomål. 2.3 Ansvar och föredöme Varje anställd har ansvar för Celesios rykte. Särskilt företagsledare måste alltid vara föredömen och främja en kultur på arbetsplatsen som präglas av förnuft och etik. Detta är en oavvislig del av ledarskapet. Varje ledare bär ansvar, inom det egna ansvarsområdet, att se till att ingen begår sådana brott mot våra etiska regler eller gällande lag som skulle kunna förebyggas med korrekt tillsyn. Att en ledare har delegerat uppgifter friskriver inte vederbörande från detta ansvar. 3. Företagets samhällsansvar Celesio är införstått med sitt samhällsansvar som företag. Detta är en del av vår tradition och vår 5 (11)

6 syn på affärsverksamheten och agerandet i kontakt med kunder, anställda, aktieägare och allmänhet. Celesio ser inte sig självt enbart som en partner till industri- och handelsföretag, utan också som en aktiv samhällsmedlem. 3.1 Mänskliga rättigheter Celesio anstränger sig för att tillämpa principerna i FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, och respekterar mänskliga rättigheter inom koncernens inflytandesfär. Vi anstränger oss för att se till att Celesio inte är delaktigt i några brott mot mänskliga rättigheter. Vi fördömer alla former av slaveri och följer alla lagar mot barnarbete. 3.2 Produktsäkerhet Vi är försiktiga när vi hanterar produkter och utför tjänster för våra kunder. Vår affärsmässiga framgång bygger på långsiktiga relationer med våra kunder. Vi anstränger oss för att erbjuda dem produkter och tjänster som är säkra och av hög kvalitet. 3.3 Miljöskydd Celesio ser miljöskydd som en viktig aspekt av verksamheten. Vi skaffar alla miljötillstånd, godkännande och registreringar som krävs, vi håller dem uppdaterade och vi följer de anvisningar som ges beträffande drift och rapportering. Alla anställda förväntas stödja Celesio i arbetet för att skydda och bevara våra naturresurser. 3.4 Hälsa och säkerhet Celesio skapar säkra arbetsmiljöer och försöker efter bästa förmåga se till att arbetsprocesser, arbetsplatser och arbetsutrustning följer gällande lagar och interna riktlinjer för att upprätthålla hälsa och säkerhet i arbetet. Våra anställda får inte sprida, inneha eller använda olagliga eller obehöriga substanser inom Celesios lokaler/anläggningar, eller förtära alkohol eller andra lagliga substanser på ett sätt som kan påverka deras förmåga att utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert och effektivt sätt. 3.5 Ömsesidig respekt och ingen diskriminering Vi tolererar ingen diskriminering eller mobbning, oavsett syftet, varken direkt eller indirekt, fysisk, psykisk eller verbal, eller i annan form. Alla anställda ska behandlas med samma respekt och värdighet och ges samma möjligheter att utvecklas personligen och karriärmässigt. Ömsesidig respekt är en central princip för vår företagskultur. Vi uppmuntrar därför våra anställda att stötta både varandra och utomstående. 6 (11)

7 3.6 Externa kontakter Vi har korrekta och juridiskt oklanderliga relationer till alla statliga beslutsfattare, politiska partier och intresseorganisationer, myndigheter, ideella föreningar och fackförbund. När vi har kontakt med dessa grupper uppträder vi alltid ärligt och öppet och vi följer alla tillämpliga lagar. Kontakter med statliga organ kan förekomma i den normala verksamheten (införskaffande av licenser eller övriga godkännanden, teckna avtal m.m.), vid politiskt lobbyarbete eller vid besvarande av frågor från myndigheter eller rättsliga organ eller andra förfrågningar (t.ex. utskottsförhör, utredningar, rättstvister och liknande). 4. Skydd av företagets tillgångar & hantering av företagets egendom 4.1 Företagets utrustning och lokaler Alla anställda är skyldiga att skydda företagets utrustning, egendom och lokaler mot förlust, stöld, skada och missbruk. Anställda får inte använda utrustning eller lokaler för personlig vinning (ekonomisk eller annan) utöver det som erhålls från Celesio som ersättning och förmåner i samband med anställningen. 4.2 Immateriell egendom Celesio inser värdet av immateriell egendom, exempelvis patent, mönster, varumärken, affärshemligheter och upphovsrättigheter, inklusive dataprogram. Celesio skyddar och försvarar sina egna immateriella rättigheter. Samtidigt måste andra rättigheter respekteras. Celesios anställda får inte göra intrång på andras immateriella rättigheter. 5. Intressekonflikter Alla anställda förväntas agera rättvist och lojalt mot företaget. Alla beslut som fattas i verksamhet ska ligga i linje med Celesios intressen; inte personliga intressen. Därför måste varje anställd ta eget ansvar och upprätthålla en tydlig åtskillnad mellan affärsverksamheten och privatlivet. Allmänt bör anställda undvika varje investering, aktivitet, samröre eller situation som står i strid med eller förefaller strida mot det egna fristående omdömet om vad som står i företagets intresse eller som kan leda till en situation där den anställdes personliga, familjerelaterade eller ekonomiska intressen strider mot företagets. Varje potentiell intressekonflikt ska rapporteras till närmaste chef. 7 (11)

8 6. Konkurrens på lika villkor Celesio tror på rättvis och fri konkurrens. Därför tillåts inga kontakter med konkurrenter som sker i syfte att förhindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen, eller som får detta till följd. Anställda som kontaktas av konkurrenter, affärspartner eller tredje part i sådant syfte måste utan dröjsmål rapportera detta till företagets Compliance Officer. Om någon anställd känner osäkerhet ska råd inhämtas från företagets Compliance Officer. > Närmare detaljer återfinns i våra interna riktlinjer. 7. Förbud mot bedrägerier Celesio tolererar inga bedrägliga metoder, varken riktade mot företaget eller mot tredje part. Stöld, förskingring och motsvarande handlingar är strängt förbjudna. Beslut och åtgärder med ekonomiska följder måste anpassas till fyra ögon principen. > Närmare detaljer återfinns i våra interna riktlinjer. 8. Penningtvätt Celesio vidtar alla nödvändiga åtgärder för att förhindra att pengatvätt sker inom företagets inflytandesfär. 9. Förbud mot korruption samt hantering av gåvor och andra förmåner Celesio och dess anställda tolererar inte korruption i någon form. Vårt arbete med affärspartner och potentiella affärspartner baseras på objektiva, begripliga kriterier, som kvalitet, service, pris och uthållighet samt på affärspartnerns pålitlighet och integritet. Det är därför inte tillåtet att ta emot eller ens efterfråga förmåner av något slag, som skulle påverka eller ge intryck av att påverka ett affärsbeslut. När affärsgåvor eller underhållning delas ut eller tas emot, sker detta på ett öppet sätt som överensstämmer med företagets regler, branschstandard och tillämplig lagstiftning. Varje utdelad eller mottagen förmån, som gåvor eller inbjudningar, måste överensstämma med gällande lag och får inte strida mot givarens eller mottagarens regler. Anställda vid Celesio måste informera sin chef om varje gåva (eller annan förmån) vars värde överstiger 10 euro (ca 85 kronor) som de erbjudits, oavsett vilken typ av gåva eller förmån det gäller. 8 (11)

9 Det är endast i undantagsfall tillåtet att ta emot gåvor, om dessa är tillfälliga eller av reklamtyp och har begränsat värde (mindre än 50 euro, ca 425 kronor). Kontanta gåvor (pengar) får aldrig förekomma. Inbjudningar till affärsmåltider eller liknande kan accepteras, om de ligger inom normalt godtagen affärspraxis och inte överstiger en rimlig kostnadsnivå. Förmåner som inte kan godtas måste avvisas och/eller returneras. Den standard vi tillämpar för våra affärspartner gäller också för oss själva, och vi respekterar våra affärspartners regler i den mån vi känner till dessa. Förmåner till anställda hos våra affärspartner ska ske på ett sätt så att avsikten inte kan missförstås. Vi ger därför inga förmåner som skulle kunna orsaka en intressekonflikt hos mottagaren, eller gåvor med ett avsevärt värde (mer än 50 euro, ca 425 kronor). Kontanta gåvor (pengar) får aldrig förekomma. Inbjudningar till affärsmåltider eller liknande kan ges, om de ligger inom normalt godtagen affärspraxis och inte överstiger en rimlig kostnadsnivå. Gåvor eller andra förmåner får inte ges till personer som arbetar åt eller företräder det allmänna (exempelvis stat, kommun, Landsting ). Många lagar innehåller stränga regler om affärsrelationer, avtalsförhandlingar och avtalsvillkor för statliga organ och deras tjänstemän. Alla anställda som bedriver affärer med ett statligt organ, myndighet eller tjänsteman måste känna till och följa dessa regler. > Närmare detaljer återfinns i våra interna riktlinjer. 10. Donationer, sponsring och andra former av bidrag Celesio är införstått med sitt ansvar i frågor som gäller utbildning, kultur och samhälle. Vi ger därför penningbidrag eller andra bidrag eller utför tjänster utan kostnad. Alla bidrag har en rimlig storlek, sker öppet och följer gällande lag. Inga bidrag får ges till en person eller en organisation om detta skulle kunna skada Celesios rykte. Bidragets tidpunkt, storlek och mottagare ska dokumenteras noggrant. Donationer får inte ges till enskilda, politiker, politiska partier eller deras närstående organisationer. Donationer i form av betalningar till privata konton får aldrig ske. > Närmare detaljer återfinns i våra interna riktlinjer. 9 (11)

10 11. Skydd av konfidentiell information och data; hinder mot insideraffärer 11.1 Protokoll och rapporter (dokumentation) All relevant information (dvs. information som har rättslig, skattemässig eller bokföringsmässig anknytning) ska dokumenteras och sparas. Dokumentationen måste vara fullständig, korrekt, noggrann, precis och begriplig samt i alla avseenden följa tillämplig lagstiftning. Anställda som hanterar ekonomiska ärenden eller redovisningsfrågor har ett särskilt ansvar Sekretess Information är en värdefull tillgång för ett företag. Celesio skyddar sin egen konfidentiella och företagsegna information, liksom sådan information som yppas av tredje part, exempelvis leverantörer, affärspartner och kunder. Konfidentiell information får inte yppas eller spridas inom eller utanför företaget utan vederbörlig behörighet. Sekretessen upprätthålls särskilt i fråga om interna frågor som inte har offentliggjorts. Hit hör exempelvis detaljer som gäller koncernens organisation och egendom, liksom frågor som gäller affärer, tillverkning, forskning och utveckling eller interna redovisningssiffror. Skyldigheten att upprätthålla sekretess gäller också efter den tidpunkt då en anställning upphört Dataskydd och datasäkerhet Vi är medvetna om att koncernens framgångar som helhet är beroende av såväl ett globalt nätverk med informationsvägar som pålitlig och säker hantering av data. En hög standard måste upprätthållas i fråga om datakvalitet, dataförvaltning och databegränsning. Personuppgifter ska bara insamlas, bearbetas eller användas i den utsträckning detta medges av lagen och/eller har medgetts av den berörda personen. Alla anställda ansvarar för att skydda sina behörighetskoder Insiderinformation Insiderinformation är sådan information som inte är allmänt känd och som skulle kunna påverka aktiekursen om den blev allmänt känd. Insiderinformation får inte användas på ett obehörigt sätt eller utan tillstånd yppas för personer utanför koncernen (t.ex. journalister, finansanalytiker, kunder, konsulter, familjemedlemmar eller vänner). Även inom koncernen får sådan information bara vidarebefordras om den mottagande parten behöver den för att utföra sina arbetsuppgifter. Vidare måste den anställda hela tiden kontrollera att insiderinformation skyddas eller hålls inlåst så att inga obehöriga får tillgång till den. 10 (11)

11 12. Användning av mejl, internet och andra kommunikationsvägar Celesios informationstekniska resurser måste användas ansvarsfullt och i överensstämmelse såväl med dessa etiska regler som med gällande lagstiftning. 13. Media och PR För att allmänheten ska få tydlig och korrekt information ska all kommunikation med media hanteras av kommunikationsansvarig på koncernnivå, någon medlem av ledningsgruppen för koncernen eller en utsedd informatör. På "sociala medier" som Facebook, internet- forum och bloggar ska vårt företag, dess anställda, kunder, partner och produkter behandlas med respekt. > Närmare detaljer återfinns i våra interna riktlinjer. 14. Slå larm Celesio uppmanar sina anställda att öppet och direkt ta upp frågor som oroar dem. Alla anställda förväntas rapportera alla omständigheter som tyder på att något brott har skett mot lagen, dessa etiska regler eller våra interna riktlinjer. Alla sådana rapporter behandlas konfidentiellt. Den som lämnar en rapport gällande en kollega kommer att skyddas. Å andra sidan tolererar vi inte att denna möjlighet missbrukas. Alla anställda ska kontakta sin närmaste chef, sin lokala Compliance Officer, koncernens Compliance Officer eller det telefonnummer som är avsett för sådana frågor (extern Compliance officer). Denna externa Compliance officer är skyldig att skydda din anonymitet om du så begär. 15. Kontakter i samband med regel efterlevnad Om en anställd har frågor eller vill ge förslag som berör denna Uppförandekod eller vårt program för regel efterlevnad eller om tveksamhet råder huruvida en föreslagen åtgärd är laglig eller överensstämmer med Celesios kärnvärderingar, bör vederbörande rådfråga sin närmaste chef eller sin lokala Compliance Officer. 11 (11)