KAEFERS FÖRETAGSETIK. KAE010GI00 Code of Conduct GB Rev: 3

Transkript

1 KAEFERS FÖRETAGSETIK KAE010GI00 Code of Conduct GB Rev: 3

2 Meddelande från ordföranden En grupp - En kod Från utbildad arbetskraft på byggarbetsplatsen till projektledning och hela vägen fram till koncernledningen - vårt dagliga arbete formar allmänhetens uppfattning och anseendet hos KAEFER. Det avgör vår framgång, inte bara som ett företag, men också som individer. Vårt hållbara tänkesätt, våra höga hälso- & säkerhets standarder, våra kunders tillfredsställelse och vår ekonomiska utveckling är alla direkta resultat av våra egna handlingar och det sätt på vilket vi utför dem. Vi är inte bara isolatorer, interiörinredare, ställningsbyggare, ingenjörer eller kontorsarbetare - vi är KAEFER ambassadörer över hela världen! Alla våra medarbetare över hela världen påverkar och formar KAEFER på lokal och global nivå. Resultatet: ett skickligt och globalt sammanlänkat företag som förbinder sig att fullfölja visionen "att eliminera energislöseriet" genom att leva upp till sitt uppdrag att erbjuda de mest professionella kompletta isoleringslösningarna till sina kunder varje dag. Därigenom har vi alla, naturligtvis, ett juridiskt och moraliskt ansvar för våra handlingar: att teckna avtal, bygga relationer med våra kunder och följa hälso- & säkerhetsriktlinjer är bara några aspekter av den dagliga verksamheten där olämpligt beteende inte bara sätter företaget, utan även den enskilde, i underläge. Kulturell mångfald inom gruppen innebär en rad olika rättsliga former och moraliska normer. Samtidigt är ett gemensamt åtagande viktigt för att överskrida gränserna för KAEFER i de enskilda länderna, efter vår förståelse av "gemensam anda - lokal mångfald". Det är de skäl som tvingar oss att införa KAEFER s uppförandekod. Det ska fungera som den underliggande koden för KAEFER-koncernen och alla dess anställda. På detta sätt strävar vi efter att erbjuda en professionell, hållbar och etisk modell för KAEFER s anställda att göra affärer över hela världen. Jag önskar dig massor av lycka i att följa vår kod.. Peter Hoedemaker Chairman KAEFERS FÖRETAGSETIK 2

3 1. Inledning och omfattning RIKTLINJER INTEGRITET UPPFÖRANDEKOD KAEFER står för välutbildade och motiverade medarbetare, teknisk kompetens, kvalitet, säkerhet, nytänkande och kundorientering. Denna företagsprofil uppstår genom det laglydiga och etiska beteendet hos alla våra medarbetare. Under sina affärstransaktioner har KAEFER många juridiska skyldigheter som måste uppfyllas. Detta leder inte bara till att ett antal skyldigheter skall uppfyllas inom en viss period, utan också nödvändiga kontroller, eftersom underlåtenhet i enlighet med bestämmelserna kan leda till betydande ekonomiska förluster och skador på KAEFER s rykte, samt orsaka konkurrensnackdelar. KAEFER s rykte är uppbyggt på agerandet och integriteten hos våra medarbetare. KAEFER s uppförandekod ska hjälpa alla anställda att garantera sig mot legala nackdelar och ansvarsfrågor, att organisera nödvändiga kontroller så effektivt som möjligt och för att optimera motivationen att stödja förbättringar i våra processer och rutiner. KAEFER s uppförandekod är ett brett ramverk och tar inte upp alla situationer där frågor om företagsetik kan uppstå, men bör fungera som en riktlinje för alla våra medarbetare världen över. KAEFER s Uppförandekod är en bindande intern standard som gäller för alla affärstransaktioner och verksamheter utifrån gällande lagar. Den gäller för alla individer och enheter som hör till KAEFER-gruppen, oavsett position eller plats. Alla våra ledare och medarbetare ansvarar för efterlevnaden av KAEFER s Uppförandekod. I händelse av att lokal lagstiftning, som gäller för en region, ett land eller företag, kräver mer än vad som anges i denna kod, måste den strängare ordningen eller lagstiftningen efterföljas. KAEFERS FÖRETAGSETIK 3

4 II. Ansvar för varje Kaefer-anställd RÄTTVISA TILLFÖRLITLIG SAMVERKAN SAMARBETE Alla KAEFER s anställda bidrar till en företagsmiljö som kännetecknas av rättvist samarbete. Tolerans och förtroendefullt samspel under dagtill-dag aktiviteter tillhör de grundläggande övertygelserna i bolaget. Utöver detta har varje anställd förbundit sig till ett ansvarsfullt beteende och integritet. Personlighet och värdighet för varje individ måste respekteras. Ömsesidig uppskattning är baserad på intern övertygelse och en vilja att delta. Det innebär också att problemen på arbetsplatsen kan diskuteras och lösningar kan sökas gemensamt. Först då kan en atmosfär som präglas av öppenhet, tolerans och rättvisa utvecklas. KAEFER s anställda ska bidra till en positiv atmosfär genom sitt beteende mot varandra. Möjligheten att lära känna och komma att respektera andra kulturer och mentaliteter under samarbetet är berikande och en värdefull kvalitet. När det gäller medarbetarnas beteende, representerar de också företaget och dess rykte utåt, och utövar ett inflytande på kulturen internt. Som ett resultat krävs ett rättvist och respektfullt beteende mot kunder, leverantörer och andra personer utanför bolaget i samband med en affärsrelation. Varje medarbetare ska vara medveten om de lagbestämmelser som gäller för hans eller hennes ansvarsområde, iaktta dessa och skall även överlämna respektive förordningar till andra. Dessutom ska bestämmelserna i anställningsavtalet och i de relevanta företagens interna regler följas. För att bevara KAEFER s rykte, bör denna KAEFER s Uppförandekod inte bara observeras under arbetstid, utan dess principer och innehåll bör också iakttas vid utanför arbetetaktiviteter som berör bolagets intressen, eller i situationer där de anställda ses som representanter för företaget. Det krävs att alla medarbetare också hjälper andra kollegor att följa reglerna, och att de samarbetar med företaget när det gäller tillämpningen av bestämmelserna. KAEFER s anseende och framgång kan endast garanteras genom en gemensam ansträngning i tillämpningen av dessa bestämmelser. KAEFERS FÖRETAGSETIK 4

5 III. Ansvar för KAEFER s ledning ETIK FÖREGÅ MED GOTT EXEMPEL VÄRDIGHET Vid genomförandet av etiska riktlinjer och den med nödvändighet associerade ledningens beteende bör ledningen stödja tolerans och rättvisa i arbetsmiljön. På detta sätt kan ledningens beteende bidra till att säkerställa att vederbörlig respekt tas till personlighet och värdighet för alla anställda. Genom en öppen attityd gentemot de anställda kan ledningen skapa arbetsro i vilken ett utbyte av idéer är möjlig. Inom ramen för sina skyldigheter kan förvaltningen förhindra oacceptabelt beteende. Ledningen måste agera som medlare i händelse av konfliktsituationer. Var och en av KAEFER s chef ska: > Föregå med gott exempel i överensstämmelse med KAEFER s Uppförandekod och tillämpliga lagar > Främja efterlevnaden genom att etablera en miljö där kränkningar tas på allvar > Uppmuntra hans/hennes anställda att tala öppet om sina problem så kommer dessa att behandlas på ett effektivt sätt > Se till att åtgärder enligt affärsresultat inte äventyrar efterlevnaden av KAEFER s uppförandekod. KAEFERS FÖRETAGSETIK 5

6 IV. Beteende gentemot tredje man KRITERIER GÅVOR 1. Kontakter med leverantörer, kunder och andra affärspartners. ÖPPENHET Leverantörer ska identifieras och anlitas enbart på kriterierna pris, kvalitet, säkerhet och tillförlitlighet. Varken personliga relationer eller beviljande av material eller icke-materiella förmåner kan tillåtas att få påverka sådana beslut. Privata företag och finansiella transaktioner i strid med KAEFER s intressen eller som kan påverka besluten för de anställda och deras verksamhet på uppdrag av KAEFER måste avstås ifrån. Särskilt följande bestämmelser om gåvor, inbjudningar till måltider och organiserade evenemang, etc. måste observeras: 1.1 KAEFER s anställda får inte ta emot några gåvor, presenter, tjänster eller förmåner av något slag på grund av sin ställning, från någon person eller enhet som kan påverka deras objektivitet eller har något inflytande i en kommersiell, yrkesmässig eller administrativ relation. Dessutom får KAEFER s anställda inte direkt eller indirekt erbjuda gåvor, tjänster eller andra förmåner till kunder, leverantörer eller andra personer eller enheter som har eller kan ha förbindelser av något slag med företaget, i syfte att ha en olaglig påverkan på sådana relationer. Vid tillämpningen av KAEFER s Uppförandekod skall gåvor, presenter eller förmåner tillåtas om de uppfyller följande villkor: > Om de tillåts enligt lokal lagstiftning och etiska principer i sina respektive kulturer; > Om de inte strider mot de värden om etik och öppenhet som antagits av KAEFER; > Om de inte skadar företagets rykte, och > Om de levereras eller tas emot med stöd av en allmänt accepterad affärspraxis eller social sed eller består av föremål eller förmåner med ett symboliskt eller ekonomiskt obetydligt värde. Alla gåvor eller förmåner som erbjuds till eller tas emot av KAEFER s anställda som inte uppfyller de krav som ställs i denna KAEFER Uppförandekod och därför inte är tillåtna skall avvisas eller returneras, förutsatt att detta inte kommer att allvarligt kränka den person eller de juridiska personer som erbjuder dem, i vilket fall avdelningschefen skall underrättas. KAEFERS FÖRETAGSETIK 6

7 IV. Beteende gentemot tredje man INBJUDNINGAR GODKÄNNANDE PERSONLIGA FÖRDELAR 1.2 Som gäst hos affärspartners, får anställda bara acceptera inbjudningar till evenemang eller affärsmåltider om inbjudan har skickats frivilligt, om inbjudan tjänar ett berättigat affärssyfte och om den är organiserad inom ramen för sedvanligt samarbete (t.ex. en lunch under ett seminarium eller ett möte, en mottagning vid slutet av en händelse eller en kvällsmåltid i samband med händelser som varat flera dagar). Anställda måste informera sina överordnade om hur ofta och anledningen till måltider eller arrangemang som betalas av affärspartners och måste ha dessa godkända. 1.3 Deltagande i idrottsevenemang eller besök på idrottsevenemang, utställningar och andra arrangemang som gäst hos en och samma affärspartner är som regel bara tillåtet två gånger per år. 1.4 Om KAEFER s anställda får varor eller tjänster från leverantörer eller kunder för privat bruk, är det marknadspriset som skall betalas och betalningen ska dokumenteras. 1.5Det är inte tillåtet att begära eller ta emot lån eller andra finansiella tjänster i någon form från leverantörer eller kunder för sin egen personliga fördel.. KAEFERS FÖRETAGSETIK 7

8 IV. Beteende gentemot tredje man SPONSRING AFFÄRSHEMLIGHETER EGENDOM 1.6 Leverantörer och kunder får inte agera som sponsorer för affärspartners kan endast erhållas medelst källor som är både lagliga personliga evenemang och festligheter som födelsedagsfirande, och etiskt försvarbara, t.ex. via pressen, internet, allmänt tillgängliga pensionsfest för anställd etc. En anställd får varken begära eller ta databaser, filialer eller branschtidningar eller andra icke-hemliga emot stöd av leverantörer för välgörenhetsarrangemang eller för källor. Information om marknader, leverantörer, kunder och andra liknande ändamål, antingen i hans eller hennes eget namn eller i affärspartners kan endast begäras eller godtas om det är lagligt att namnet på företaget, om det inte har godkänts av ansvarig lokal acceptera och använda denna information. Inga försök skall göras ledning. I annat fall finns risken att, i valet av leverantörer, andra med hjälp av olagliga eller oetiska metoder såsom stöld, mutor, kriterier än pris, kvalitet, säkerhet och tillförlitlighet också har spelat spioneri eller brott mot sekretessavtal, att förvärva affärshemligheter en roll, inte kan uteslutas. eller annan konfidentiell eller skyddad information av en underleverantör, kund eller annan affärspartner. Vid insamlandet av 1.7 KAEFER respekterar rättigheter och egendom hos tredje part. information om marknader, leverantörer, kunder och andra Information om marknader, leverantörer, kunder och andra affärspartners ska KAEFER s anställda alltid identifiera sig som sådana. KAEFER respekterar rättigheter och egendom hos tredje part. KAEFERS FÖRETAGSETIK 8

9 IV. Beteende gentemot tredje man BROTT ANTI-KORRUPTION LAGAR 2. Relationer med myndigheter och mellanhavanden med regeringar och kunder 2.1 Betalningar, lån eller andra värdesaker som beviljats av KAEFER, dotterbolag till KAEFER eller deras anställda, till tjänstemän eller statsförvaltningens anställda i syfte att erhålla order eller förmåner för KAEFER, dess dotterbolag eller andra personer, är inte tillåtet. 2.2 KAEFER står mot korruption i alla former och iakttar korruptionsbekämpande lagar som antagits av respektive länder, regioner och allmänt accepterade internationella konventioner. KAEFER förbjuder betalningar till medlemmar i regeringar, tjänstemän, eller politiska organ i utbyte mot order eller andra förmåner för KAEFER eller dess anställda. KAEFER tillåter inte någon medarbetare att hänge sig på något sätt i en handling eller aktivitet för sig själv eller för företaget som kränker lagar mot korruption. 2.3 Konsekvenserna av brott mot dessa lagar för KAEFER och de personer som deltar i sådana kränkningar kan vara mycket stora, även utvidgas till böter eller fängelsestraff. För frågor som rör tillämpningen av gällande lagar i ens eget ansvarsområde, bör anställda kontakta Corporate Legal & Insurance eller mejla till codeofconduct@kaefer.com KAEFERS FÖRETAGSETIK 9

10 IV. Beteende gentemot tredje man INTRESSEN REPRESENTATION INITIATIV 3. Bisysslor Utan uttryckligt medgivande från KAEFER s ledning får anställda inte delta i styrelsen, tillsynsorganet eller rådgivande styrelse i ett annat företag. Anställda får inte utföra regelbundna bisysslor som strider mot berättigade intressen i bolaget eller som kan försämra deras arbetsprestationer åt KAEFER. Utöver detta får medarbetarna inte engagera sig på uppdrag av samarbetspartners eller konkurrenter utan att dessförinnan få uttryckligt samtycke av den lokala ledningen. Arbetstagarinflytande i icke-vinstdrivande organisationer, t.ex. i samhället eller i medborgarinitiativ, är tillåtet och anses önskvärt av KAEFER. Sådant deltagande får dock inte stå i strid med KAEFER s berättigade intressen. Begränsningar gäller om den anställde framstår som en representant för KAEFER eller betraktas som sådan. Med tanke på deras ställning och deras kompetensområden inom företaget, är befattningshavare föremål för större begränsningar här än anställda. 4. Intressekonflikter KAEFER s anställda har en skyldighet att undvika personlig eller yrkesmässig verksamhet som skapar intryck av intressekonflikt - detta inträffar när en individs privata intressen på något sätt inkräktar på deras ansvar hos KAEFER. KAEFERS FÖRETAGSETIK 10

11 V. Interna Kontroller DATASKYDD SKYDD EFTERLEVNAD 1. Skydd av företagets egendom/sekretess Anställda är skyldiga att skydda företagets egendom från förlust, stöld och missbruk. Anställda måste upprätthålla strikt sekretess med avseende på alla handels-och affärshemligheter, både under deras arbete och efter slutet av arbetsförhållandet. Alla bestämmelser om skydd, även uppgifter om företag, interna regler, måste beaktas. 2. System för intern kontroll/dokument KAEFER använder interna kontrollsystem för att säkerställa att lagen följs och interna regler för att skydda företagets egendom, för att förhindra missbruk, samt att bidra till att omhändertagande och transaktioner endast genomförts i företagets namn med lämpligt tillstånd. Anställda måste se till att alla affärstransaktioner omsorgsfullt dokumenteras fullt ut. Företagsutgifter måste åtföljas av noggrann och snabb fakturering. Affärsdokument är KAEFER s exklusiva egendom och måste beredas och förvaras i enlighet med företagets bestämmelser. KAEFERS FÖRETAGSETIK 11

12 VI. Efterlevnad av KAEFER s Uppförandekod av anställda och leverantörer codeofconduct@kaefer.com MEDVETENHET RELATIONER 1. Efterlevnad Brott mot KAEFER s Uppförandekod eller andra av KAEFER s förordningar eller riktlinjer kan leda till disciplinära åtgärder, uppsägning av anställningsförhållandet och att ytterligare rättsliga åtgärder tas. Det åligger varje medlem av ledningen vid KAEFER att säkerställa att alla medarbetare är medvetna om dessa regler och följa bestämmelserna i dessa. Personal som inte uppfyller dessa krav måste också i detta fall räkna med disciplinära åtgärder och rättsliga konsekvenser. 2. Leverantörer. KAEFER stöder och uppmuntrar sina leverantörer att införa och genomföra jämförbara principer i sina egna bolag. KAEFER förväntar sig av sina leverantörer att de tillämpar dessa principer som grund för ömsesidiga relationer. KAEFER anser att detta är en mycket god grund för en varaktig affärsrelation. 3. Frågor om KAEFER s Uppförandekod. IVid osäkerhet eller frågor om korrekt beteende i enlighet med dessa direktiv, bör anställda ta upp frågan med sina överordnade eller med deras personalavdelning. Skulle det misslyckas att komma till klarhet kan anställda kontakta codeofconduct@kaefer.com (där frågan kommer, om så önskas, att behandlas konfidentiellt). KAEFERS FÖRETAGSETIK 12