ETISKA RIKTLINJER (CODE OF CONDUCT) FÖR INFRATEK

Transkript

1 ETISKA RIKTLINJER (CODE OF CONDUCT) FÖR INFRATEK

2 Innehåll 01 VAD KODEN INNEBÄR RELATIONER INOM INFRATEK 2.1. Arbetsvillkor och arbetsmiljö 2.2. Hälsa och säkerhet 2.3. Känslig information och sekretess 2.4. Intressekonflikter 2.5. Skydd av egendom och tillgångar EXTERNA RELATIONER 3.1. Kunder 3.2. Kommunikation, media och sponsring 3.3. Insiderinformation och ekonomisk rapportering 3.4. Konkurrensfrågor 3.5. Korruption och mutor 3.6. Presenter och affärsgåvor 3.7. Penningtvätt 3.8. Relationen med leverantörer 3.9. Miljöskydd GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING 4.1. Genomförande 4.2. Uppföljning 4.3. Överträdelser av koden 4.4. Bekräftelse

3 01 VAD KODEN INNEBÄR Infrateks etiska riktlinjer kallas Koden eller Code of Conduct. Koden är ett juridiskt och etiskt ramverk för hur alla Infrateks anställda bör uppträda. Den gäller för hela Infratek-koncernen och för alla dotterbolag. Koden är en garanti för Infrateks integritet då den definierar de normer enligt vilka vi bedriver vår verksamhet och hur vi agerar som ansvarstagande representanter för vårt företag. Den påverkar hur vi ser på våra handlingar och vad vi bör och inte bör göra. Alla anställda ska ha en förståelse för vilken inverkan Koden har på deras dagliga arbete och hur vi verkar enhetligt med den. Det är alla anställdas ansvar att handla enligt de fastställda riktlinjerna. Inför det årliga energisamtalet som chefer har med medarbetare, ska samtliga medarbetare ha genomfört Infrateks webbaserade Code of Conduct-quiz. Alla nyanställda i Infratek ska genomföra quizen för att bekräfta att de har läst, förstått och åtar sig att följa de principer som anges i Koden. Även om Koden utformats för att täcka in alla relevanta områden för företagets agerande kommer det att uppkomma situationer då Koden inte ger någon exakt vägledning. I sådana situationer är den vägledande principen att agera i Infrateks intresse samt att rådgöra med närmsta chef om det är ovisst vilket agerande som är tillrådigt. Koden definierar de grundläggande förhållningsregler som gäller inom företaget och i relation till affärspartners samt allmänheten. Den återspeglar även våra grundläggande värderingar, särskilt vad gäller anställningsförhållanden, arbets- och produktsäkerhet samt miljöskydd. Endast en affärsetik som helt står i samklang med lagar och bestämmelser och högt ställda etiska standarder kan säkerställa att Infratek blir långsiktigt framgångsrikt och på bästa sätt är till nytta för samhället. Code of Conduct har upprättats av Infrateks styrelse. Frågor som berör Koden ställs till koncernens Compliance Officer. På Infratek är det CFO/finansdirektören som har denna roll. 3

4 02 RELATIONER INOM INFRATEK 2.1. Arbetsvillkor och arbetsmiljö Infratek förväntar sig att alla personer som agerar på uppdrag av företaget behandlar andra med artighet och respekt. Infratek ska vara en stimulerande arbetsplats med en inkluderande arbetsmiljö. Infrateks strävan är att vara en arbetsplats där varje anställd har möjlighet att utveckla sina individuella förmågor och talanger. Ingen anställd får utsättas för diskriminering eller trakasserier på grund av ålder, kön, religion, sexuell läggning, funktionsnedsättning, politisk åskådning eller etnicitet. Infratek respekterar och stödjer efterlevnad av internationellt proklamerade mänskliga rättigheter som överensstämmer med FN:s deklaration om mänskliga rättigheter. Företaget stödjer principerna i ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet. Företaget är positivt inställt till ILO:s arbete med att formulera och driva igenom internationella arbetsstandarder och sociala standarder samt skapa värdiga arbetsförhållanden för människor, för att på så sätt bekämpa fattigdom. Företaget erkänner och befrämjar organisationsfriheten och arbetstagarnas rätt till kollektiva förhandlingar inom ramen för gällande lagar och bestämmelser. Infratek tolererar inte trakasserier eller förnedrande behandlingar i någon form, varken om anställda utsätts för det eller utsätter andra för det. Infratek förväntar sig att alla anställda avstår från alkohol och droger under arbetstid Hälsa och säkerhet Infratek ska vara branschledande på området hälsa och säkerhet för anställda. Infratek har en nollvision för arbetsplatsolyckor. De anställdas säkerhet är företagets högsta prioritering. Risker ska identifieras, bedömas och följas upp så att olyckor och arbetsrelaterade sjukdomar kan förebyggas. Alla anställda förväntas rapportera avvikelser och olyckor i Infrateks HSEQ-system (fportal) Känslig information och sekretess Enligt lag har alla anställda ett ansvar för att behandla allt material som kan ge tredje part obehörig tillgång till sekretessbelagd information konfidentiellt. Det ska noggrant övervägas hur, var och med vilka Infratek-relaterade frågor diskuteras. Information från externa parter ska behandlas med minst lika stor sekretess som vår egen information Intressekonflikter Intressekonflikter uppstår då ett personligt eller ett utomstående intresse står i konflikt med Infrateks intresse. En anställd ska inte agera eller ha personligt intresse som gör att det blir svårt att utföra arbetet på ett objektivt sätt. Anställda får inte för sitt eget personliga intresse dra nytta av företagets egendom, information eller utnyttja företagets position. Om en intressekonflikt uppstår ska den anställda notera den aktuella frågan och informera sin närmaste chef samt Infrateks Compliance Officer. Även om vi inte tror att vårt omdöme på något sätt skulle kunna påverkas av utomstående intressen kan det föreligga en intressekonflikt om andra har anledning att tro att det föreligger en sådan. Det är ledningens ansvar att vidta bästa möjliga åtgärder för att förebygga olyckor och säkerställa att arbetsplatsen uppfyller hälso- och säkerhetskraven samt se till att alla anställda har tillräcklig utbildning i säkerhetsfrågor. 4

5 2.5. Skydd av egendom och tillgångar Infrateks egendom och tillgångar ska skyddas på lämpligt sätt. Företagets tillgångar får endast användas för legitima affärsändamål och endast av behöriga medarbetare. Anställda har ett ansvar för att skydda företagets tillgångar från stöld och förlust. Anställda ska rapportera eventuella stölder och svinn och missbruk av företagets tillgångar. Anställda som använder Infrateks fordon får endast använda dessa för arbetsrelaterade ändamål. De anställdas användning av IT-system och internettjänster ska styras av verksamhetens behov och inte av personliga intressen. Information som skapas och lagras i Infrateks IT-system betraktas som företagets egendom, och anställda ska behandla elektroniska filer och arkiv på ett aktsamt sätt. Privat användning är endast tillåten i begränsad utsträckning och information som kan anses vara olaglig eller olämplig får under inga omständigheter behandlas eller laddas ner. 5

6 03 EXTERNA RELATIONER 3.1. Kunder Infratek ska skapa tillväxt genom att vara en partner som kunderna föredrar och litar på samt genom att leverera tjänster på ett kostnadseffektivt sätt och med hög kvalitet. Eftersom Infrateks anställda ofta arbetar nära kunderna, i kundernas lokaler och ibland med kundernas IT-system, är det viktigt att Infrateks anställda följer kundens Code of Conduct, säkerhetsföreskrifter och andra grundregler. Om kunden inte givit några instruktioner ska Infrateks anställda efterfråga sådana. Om det föreligger en diskrepans mellan Infrateks och kundens Code of Conduct, ska Infrateks anställda följa de regler som är mest stringenta Kommunikation, media och sponsring Infratek arbetar för att ha en transparent, öppen och proaktiv dialog med alla intressenter, utan att avslöja konfidentiell eller känslig information som kan påverka företaget eller företagets kunder negativt. Sponsoravtal och donationer får endast hanteras av kommunikationsavdelning/kommunikationschef på koncernnivå. Infratek ingår inte sponsoravtal eller ger donationer lokalt Insiderinformation och ekonomisk rapportering Genom en obligationsemission på Oslobörsen är Infratek skyldig att följa de lagar om informationsutlämning som gäller för börsnoterade företag. Infratek lämnar därför ut ekonomisk information till finansmarknaden i enlighet med de relevanta lagar och regler som gäller för börsnoterade bolag i Norge. Årsbokslutet och kvartalsrapporterna ska vara utformade i enlighet med lagen, IFRS och god redovisningssed. Infrateks redovisningsprocesser ska säkerställa att alla transaktioner registreras korrekt och i enlighet med lokal lagstiftning och god redovisningssed Konkurrensfrågor Endast speciellt utsedda talespersoner har rätt att göra uttalanden för Infrateks räkning och uttrycka företagets officiella syn i olika frågor. All kommunikation med media (press, radio, tv) ska endast gå via, eller godkännas av, Infrateks kommunikationsavdelning/kommunikationschef. Anställda ska därför hänvisa eventuella frågor från media till kommunikationsavdelningen/kommunikationschefen. Infratek är för en rättvis och öppen konkurrens på alla marknader. Företaget har åtagit sig att bedriva sin verksamhet i enlighet med principen om rättvis konkurrens. Här ingår att strikt följa konkurrenslagstiftningen och regler som syftar till att främja konkurrens och förhindra kartellbildning och liknande. Infrateks kriskommunikation ska vara serviceorienterad och baseras på öppenhet och ärlighet. Om en allvarlig, oväntad situation uppstått är det viktigt att Infrateks krisledningsgrupp så snart som möjligt informeras. Alla anställda ska följa Infrateks riktlinjer för rapportering i händelse av en allvarlig, oväntad incident eller utveckling som påverkar Infratek. Infratek får inte utbyta information eller ingå avtal med konkurrenter, kunder eller leverantörer på ett sådant sätt att det riskerar att förhindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen på marknaden. 6

7 3.5. Korruption och mutor 3.7. Penningtvätt Infratek är emot all form av korruption och kommer att göra aktiva insatser för att säkerställa att något sådant inte förekommer inom företagets verksamhet. Anställda får inte erbjuda olagliga eller olämpliga gåvor, pengar eller andra ersättningar för att företaget eller personen själv ska ges några fördelar. Anställda får inte heller utnyttja överenskommelser med mellanhänder för att få förmåner som kan tolkas som korruption. Alla betalningar ska göras i enlighet med Infrateks redovisningsoch ekonomirutiner för godkännande och registrering av betalningar. Betalningarna ska också kontrolleras på rätt chefsnivå i enlighet med företagets fullmakts- och attesteringsstruktur Presenter och affärsgåvor Infratek och dess anställda får aldrig använda sig av gåvor, förmåner eller annan otillåten ersättning av något slag i relationen till kunder, leverantörer, myndigheter eller andra beslutsfattare för att säkra eller behålla uppdrag. Infrateks anställda får inte ta emot gåvor, förmåner eller annan ersättning från kunder, leverantörer eller andra parter som kan påverka objektiviteten i deras beslutsfattande. Att ge eller ta emot gåvor och föremål av symboliskt värde kan i vissa fall vara tillåtet, förutsatt att det sker i enlighet med Infrateks riktlinjer gällande antikorruption. Företaget är förbundet att endast göra affärer med välansedda kunder och andra affärspartner som bedriver sin verksamhet på ett lagligt sätt och vars tillgångar erhållits på legitim väg. Alla anställda ska rapportera till Compliance Officer om kunder eller andra (blivande) affärspartner beter sig misstänkt, samt följa de redovisnings-, bokförings- och ekonomirapporteringskrav som gäller för kontantbetalningar och andra betalningar i samband med transaktioner Relationen med leverantörer Infrateks anställda ska behandla leverantörer, inklusive inhyrda konsulter och rådgivare, opartiskt och rättvist. Leverantörer förväntas följa sådana etiska standarder som överensstämmer med Infrateks standarder. Infratek ska aktivt se till att leverantörerna åtar sig att följa de principer som anges i Coce of Conduct. Det finns en särskild Code of Conduct för leverantörer, vilken ska bifogas till alla större avtal. Leverantörer åtar sig att bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att de inte bryter mot internationellt vedertagna principer och riktlinjer gällande mänskliga och arbetsmässiga rättigheter, miljö och korruption. Leverantörer ska även säkerställa att deras egna tillverkare och underleverantörer inte bryter mot dessa principer. Infrateks krav är att alla inköp ska hålla en miljömässigt hög kvalitet. Upprepade eller allvarliga brott mot principerna i Code of Conduct leder till att samarbetet med den aktuella leverantören avbryts. 7

8 3.9. Miljöskydd Infratek ska agera ansvarsfullt med ambitionen att reducera sin direkta och indirekta negativa miljöpåverkan. Infratek följer relevanta internationella och nationella lagar och standarder och strävar efter att minska sin miljöpåverkan. Infratek har som princip att erbjuda kunderna möjligheten att välja miljövänligare lösningar om det finns bra alternativ. Dessutom arbetar vi hårt med att utveckla och använda miljövänliga metoder och lösningar. Vidare ska utvecklingen av verksamheten, produkter och tjänster baseras på hållbarhetsprinciper. Alla anställda ska informera sig om och strikt följa miljölagstiftning och miljöregler samt genom sitt eget beteende bidra till uppfyllandet av målen gällande miljöskydd och bevarandet av naturresurser, vilka är mer långtgående än gällande lagstiftning. Nya anställda ska genomgå Infrateks e-learningprogram om miljö. 8

9 GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING 4.1. Genomförande Personer på chefsposter har ansvar för att informera om de krav som ställs i Koden. Anställda ska se till att de känner till innehållet i Code of Conduct, skriva under Code of Conduct, och utföra sina arbetsuppgifter i enlighet med de krav som anges däri Uppföljning Chefspersoner är ansvariga för att både uppmana till efterlevnad samt följa upp hur Code of Conduct efterlevs inom deras respektive ansvarsområde. Brott mot Code of Conduct tolereras inte utan kan leda till interna disciplinära åtgärder, uppsägning eller åtal Överträdelser av Koden Alla anställda uppmanas rapportera misstänkta överträdelser mot gällande lagar och bestämmelser eller Koden. Överträdelser ska rapporteras till den anställdes chef eller till Infrateks Compliance Officer. Rapportering kan ske anonymt. Alla rapporterade fall kommer att utredas. Infratek accepterar inte att personer som i god tro rapporterat misstänkta överträdelser diskrimineras eller utsätts för annan negativ behandling. Eventuella avsteg från Koden ska godkännas av Infrateks styrelse. Försummelser som kan resultera i disciplinära åtgärder är bland annat (men inte enbart): - Att bryta eller uppmana andra att bryta mot lagar, regler eller Code of Conduct - Underlåtenhet att omgående informera om en känd eller misstänkt överträdelse - Underlåtenhet att samarbeta i Infrateks utredningar av möjliga överträdelser - Vedergällning mot en anställd som i god tro rapporterat integritetsproblem Styrelsen ska vidta alla åtgärder den anser vara lämpliga för att utreda eventuella överträdelser. Om en överträdelse begåtts ska Infratek vidta de disciplinära eller preventiva åtgärder som bedöms vara lämpliga Bekräftelse Som anställd vid Infratek bekräftar jag att jag känner till innehållet i Koden. Denna Kod kan då och då komma att revideras. Jag är skyldig att själv hålla mig uppdaterad på införda förändringar. Datum: Namn (textat): Den som bryter mot lagar, regler eller Koden ska vara beredd på att ta konsekvenserna, beroende på överträdelsens art och omfattning. Allvarliga överträdelser kan leda till rättsliga åtgärder eller till uppsägning. Namnteckning: 9